Administração de Sistemas de Informação Gerenciais

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1 Administração de Sistemas de Informação Gerenciais UNIDADE VI: Como desenvolver Sistemas de Informação e Gerenciar Projetos. Novos sistemas de informação são construídos como soluções para os problemas organizacionais. Existem quatro passos para desenvolver sistemas de informação, utilizando o processo resolução de problemas: Definir e compreender o problema Desenvolver soluções alternativas Escolher a melhor solução Implementar a solução As três primeiras etapas são chamadas de análise de sistemas. Desenvolvimento de uma solução de Sistema de Informação Análise de sistemas Desenvolvimento de uma solução de sistema de informação é baseada no processo de resolução de problemas. Definir e entender o problema Desenvolver soluções alternativas Escolher a melhor solução Implementar a solução Definir o problema Identificar suas causas Identificar objetivos de solução Identificar requisitos de informação Identificar soluções alternativas Avaliar as alternativas Escolher a melhor solução Criar especificações de projeto detalhadas Adquirir o hardware Desenvolver ou adquirir o software Testar o sistema Preparar treinamento e documentação Converter o sistema Avaliar a solução de sistema Definir e entender o problema O que causou o problema? Porque ela persiste? Porque não foi resolvido? Quais são os objetivos de uma solução? Requisitos de informação

2 Desenvolvimento de soluções alternativas Caminhos para uma solução determinada pela análise de sistemas Algumas soluções não necessitam de um sistema de informação. Algumas soluções exigem modificação dos sistemas existentes. Algumas soluções exigem novos sistemas. Avaliação e escolha de soluções Questões de viabilidade Custos e benefícios Vantagens e desvantagens Mudança de gestão Projeto de sistemas Atividades para concluir a implementação de uma solução de sistema Seleção e aquisição de hardware Desenvolvimento e programação de software Testes Treinamento e documentação Conversão Produção e manutenção Gerir a mudança Projeto de sistemas Mostra como a solução escolhida deve ser concretizada. É a planta ou modelo para uma solução de sistemas de informação e consiste em todas as especificações que executarão as funções identificadas durante a análise de sistemas. Aborda os componentes organizacionais, tecnológicos e humanos da solução de sistemas.

3 Seleção e aquisição de hardware Os desenvolvedores de sistemas selecionam o hardware apropriado para a aplicação. O hardware de rede e computadores podem ser comprados ou alugados de uma provedora de tecnologia. Desenvolvimento e programação de software O software pode ser programado internamente, sob medida, ou adquirido de fonte externa, como um fornecedor outsourcing (Terceirização). Pode ser um fornecedor de pacotes de software aplicativos como a TOTVS. Pode ser também um provedor de serviços de aplicação como a salesforce.com. Testes (Equipe de desenvolvimento juntamente com usuários) O sistema é exaustivamente testado para se assegurar de que está produzindo os resultados corretos. Para isso temos: Teste de unidade: realiza um teste detalhado de cada programa de computador (ou módulo do sistema). Teste de sistema: checa o funcionamento do sistema de informação como um todo. Treinamento e documentação Usuários finais e especialistas em sistema de informação precisam de treinamento para usar o novo sistema. Uma documentação detalhada deverá ser preparada para mostrar como o sistema funciona, tanto do ponto de vista técnico como do ponto de vista do usuário final. Teste de aceitação: provê a certificação final de que o sistema está pronto para ser usado em ambiente de produção.

4 Conversão É o processo de passagem do sistema antigo para o novo. Há três estratégias de conversão: Conversão em paralelo: Tanto o sistema antigo como o sistema novo são executados juntos durante algum tempo, até que todos estejam seguros de que o novo sistema funciona corretamente. Conversão direta: Substitui completamente o sistema antigo, pelo novo em data determinada, correndo-se o risco de não existir outro sistema de reserva ao qual recorrer caso ocorra algum problema. Conversão É o processo de passagem do sistema antigo para o novo. Há três estratégias de conversão: Conversão em fases: Introduz o novo sistemas em camadas (por exemplo, primeiro o módulo de pedidos de produtos, depois o módulo para transmissão de pedidos, e instruções aos fornecedores e transportadoras). Produção e manutenção Após a instalação do novo sistema e uma vez concluída a conversão, diz-se que o sistema está em produção. Durante este estágio, será revisado por usuários e técnicos especializados para determinar em que medida atingiu seus objetivos originais, e também para verificar se há a necessidade de alterações ou revisões no sistema. Mudanças em hardware, software, documentação ou atualização para corrigir eventuais erros de sistemas ou melhorar o desempenho do sistemas são chamados de manutenção. Gerir a Mudança Desenvolver uma nova solução de sistemas de informação não é apenas questão de instalar hardware e software. A empresa precisa lidar com as mudanças organizacionais que a nova solução implicará. Como: Novas informações, novos processos de negócios, novas relações hierárquicas e de poder para tomar decisões. Mesmo uma solução de sistema bem planejada pode não funcionar se não for introduzida na organização com muito cuidado. Devido ao fator humano.

5 Diferentes abordagens de desenvolvimento de sistemas Método mais antigo para a construção de sistemas de informação. Abordagem gradual com estágios formais. Abordagem em cascata. Divisão formal do trabalho. Ciclo de vida de sistemas tradicionais Utilizado para a construção de sistemas grandes e complexos. Diferentes abordagens de desenvolvimento de sistemas Ciclo de vida de sistemas tradicionais Análise de sistema Projeto de sistema Programação Teste O ciclo de vida de sistemas fragmenta o desenvolvimento de sistemas em estágios formais, com cada estágio precisa ser finalizado antes que o seguinte se inicie. Demorado e caro para usar. Conversão Produção e manutenção Diferentes abordagens de desenvolvimento de sistemas Prototipagem Um protótipo do projeto final é construído de forma rápida e barata. Diferentes abordagens de desenvolvimento de sistemas Prototipagem Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 O desenvolvimento do protótipo segue quatro etapas: Etapa 1: Identificar os requisitos básicos do usuário (Necessidades do usuário relativas ao sistema). Etapa 2: Desenvolvimento de um protótipo inicial (Protótipo funcional velozmente). Etapa 3: Utilização do protótipo (Usuário testa o protótipo). Etapa 4: Revisão e aperfeiçoamento do protótipo ( Realiza as alterações e refinamento do protótipo baseado nas requisições do usuário). Especialmente útil para o projeto da interface de usuário de SI. Identificar requisitos básicos Desenvolver protótipo funcional Usar o protótipo O processo de desenvolvimento de um protótipo pode ser desdobrado em quatro etapas. Uma vez que é possível desenvolver um protótipo rapidamente e sem grandes custos, os desenvolvedores de sistemas podem passar por diversas alterações, repetindo as etapas 3 e 4 para refiná-lo e aperfeiçoá-lo antes de chegar ao protótipo operacional final. Usuário Satisfeito? Sim Protótipo operacional Não Revisão e refinamento

6 Diferentes abordagens de desenvolvimento de sistemas Desenvolvimento pelo usuário final Usuários finais criam sistemas de informação simples, com pouca ou nenhuma ajuda de especialistas técnicos, reduzindo o tempo e as etapas necessárias para produzir uma aplicação acabada. Utilizam linguagens de quarta geração(4gl em sua abreviatura de origem inglesa, são linguagens de programação de alto-nível com objetivos específicos, como o desenvolvimento de softwares comerciais de negócios. Elas permitem o programador especificar o que deve ser feito visando um resultado imediato). Diferentes abordagens de desenvolvimento de sistemas Desenvolvimento pelo usuário final Utilizam linguagens gráficas e ferramentas de software para PC s para acesso a dados, criar relatórios e desenvolver SI. É concluída mais rapidamente do que sistemas desenvolvidos com ferramentas convencionais. Riscos organizacionais (Porque os sistemas são criados de modo rápido, sem metodologia formal de desenvolvimento, teste e documentação). Soluções de aquisição: Pacotes de software aplicativos e outsourcing (terceirização) Pacotes de software aplicativo Sistemas generalizados para funções universais com processos padronizados (Ex: Folha de pagamento, contas a receber, livrorazão ou controle de estoque). Customização (Permite que um pacote de software seja modificado para atender aos requisitos exclusivos de uma organização sem destruir sua integridade). Soluções de aquisição: Pacotes de software aplicativos e outsourcing (terceirização) Outsourcing (terceirização) As empresas alugam software e hardware fornecidos pelos Prestadores de Serviços de Aplicação (ASP), como plataforma técnica para seus sistemas. Outro tipo de outsourcing, uma empresa contrata um fabricante externo para projetar e criar o software para seu sistema, mas opera este em seu próprio computador.

7 Desenvolvimento rápido de aplicações para e-business Oferecem soluções rápidas sem causar rupturas em seus sistemas transacionais centrais e banco de dados organizacionais. Desenvolvimento rápido de aplicações (RAD) Refere-se ao processo de criar sistemas aptos em um espaço muito curto de tempo Projeto conjunto de aplicações (JAD) É usada para acelerar a geração de requisitos de informação e desenvolver o projeto inicial do sistema. Une usuários finais e especialistas em sistemas de informação para trabalharem juntos no projeto do sistema. estruturadas e orientadas a objetos Metodologias estruturadas A metodologia estruturada enfoca o que o novo sistema se destina a fazer e então desenvolve os procedimentos e dados para fazê-lo. Todo o trabalho é feito em série, com o trabalho em cada fase iniciada apenas quando a fase anterior estiver concluída estruturadas e orientadas a objetos Metodologias estruturadas Utiliza Diagrama de fluxo de dados (DFD) para representar os processos componentes de um sistema e as interfaces (fluxo de dados). DFD Especifica rigorosamente os processos ou transformações que ocorrem dentro de cada módulo e as interfaces existentes entre eles. estruturadas e orientadas a objetos Metodologias estruturadas Diagrama de Fluxo de Dados para o sistema de matrícula em uma universidade a distância Os retângulos de canto arredondado representam processos que retratam a transformação de dados. O quadrado descreve uma entidade externa que origina ou recebe informações localizadas fora das fronteiras do sistema modelado. Os retângulos pontilhados representam os armazém de dados, isto é, estoque de dados manuais ou automatizados. As setas ilustram a movimentação do fluxo de dados.

8 estruturadas e orientadas a objetos Metodologias estruturadas Diagrama de Fluxo de Dados para o sistema de matrícula em uma universidade a distância No processo 1.0, o sistema verifica se cada curso selecionado ainda está aberto, consultando os arquivos de curso da universidade. Determina então quais das opções do estudante podem ser aceitas ou rejeitadas. No processo 2.0, matricula o estudante nos cursos para os quais foi aceito, atualiza ainda o arquivo mestre de alunos da universidade com informações de novos estudantes ou mudança de endereço. estruturadas e orientadas a objetos Metodologias estruturadas Diagrama de Fluxo de Dados para o sistema de matrícula em uma universidade a distância Quando o limite de matrículas é atingido, o número do curso recebe uma marcação flag indicando que está fechado. No processo 3.0, envia então a cada estudante inscrito uma carta de confirmação de matrícula, listando os cursos para os quais está matriculado, citando as opções não atendidas. estruturadas e orientadas a objetos Metodologias estruturadas Diagrama de estrutura É um diagrama de cima para baixo que mostra cada nível do projeto, sua relação com os outros níveis e a sua localização na estrutura do projeto. Este diagrama mostra o nível mais abstrato, ou mais alto, do projeto de um sistema de folha de pagamento, dando uma visão geral de todo o sistema. estruturadas e orientadas a objetos Desenvolvimento orientado a objetos Baseia-se em conceitos de classe e herança. Objetos pertencentes a certa classe, isto é, categorias gerais de objetos similares, têm as características daquela classe.

9 Esta figura ilustra como as classes herdam as características comuns de sua estruturadas e orientadas a objetos superclasse. Desenvolvimento orientado a objetos Baseia-se em conceitos de classe e herança. Objetos pertencentes a certa classe, isto é, categorias gerais de objetos similares, têm as características daquela classe. Engenharia de software assistida por computação (CASE) Oferece ferramentas de software que automatizam as metodologias estruturada e orientada objetos, reduzindo a quantidade de trabalho repetitivo no desenvolvimento de sistemas. Oferece recursos gráficos automatizados para produzir gráficos e diagramas, dicionário de dados, geradores de telas e relatórios. As ferramentas CASE contêm recursos para validação de especificações e diagramas de projeto. Facilitam a documentação, e a coordenação do trabalho da equipe de desenvolvimento. Ganho de produtividade (compartilhamento do trabalho realizando entre as equipes de desenvolvimento). Administração de Sistemas de Informação Gerenciais Gerência de projetos Importância da gestão de projetos Desvio dos objetivos do projeto inicial e falha no sistema. Desvio nos projetos: 30% - 40% de projetos de TI Exceder cronograma, orçamento. Falha na execução do projeto. Tipos de falha na execução do projeto Não conseguem captar os requisitos essenciais do negócio. Não fornecem benefícios organizacionais. Complicado, interface com o usuário mal organizada. Dados inexatos ou inconsistentes.

10 Importância da gestão de projetos Sem gestão adequada, um projeto de desenvolvimento de sistemas leva mais tempo para ser concluído e na maioria das vezes ultrapassa o orçamento definido. O sistema de informação resultante mais provável é tecnicamente inferior e pode não ser capaz de demonstrar qualquer benefício para a organização. Importância da gestão de projetos Gerência de projetos As atividades incluem o planejamento do trabalho, avaliação do risco, estimar os recursos necessários, organizar o trabalho, atribuição de tarefas, controlando a execução do projeto, relatórios de progresso, analisando os resultados. Possui cinco variáveis principais: 1. Escopo Define os trabalhos incluídos ou não no projeto. 2. Tempo Refere-se a duração necessária à conclusão do projeto. 3. Custo baseia-se no tempo para a conclusão do projeto multiplicado pelo custo diário de recursos humanos necessários à execução dele. 4. Qualidade É um indicador de o quanto o resultado final do projeto satisfaz os objetivos especificados pela gerência. 5. Risco Se refere aos problemas potenciais que poderiam ameaçar o sucesso do projeto. Determinação de custos e benefícios do projeto Determinação de custos e benefícios do projeto Necessário para verificar a viabilidade econômica da solução de SI escolhida. Existem dois tipos de benefícios: Benefícios tangíveis Podem ser quantificados e atribuídos valor monetário Benefícios intangíveis Não podem ser imediatamente quantificados, mas pode levar a ganhos quantificáveis, a longo prazo Por exemplo, atendimento ao cliente mais eficiente.

11 Determinação de custos e benefícios do projeto Plano de sistema de informação Mostra quão bem a solução escolhida se encaixa na estratégia e no plano de negócio geral da empresa. Roteiro indicando o plano de SI, inclui: 1. Propósito do plano 2. Plano de negócios estratégico 3. Sistemas atuais 4. Novas tendências 5. Estratégia de gerenciamento 6. Plano de implementação 7. Requisitos orçamentários Análise de carteira (portfólio) Utilizado para avaliar projetos de sistemas alternativos. Inventários de todos os sistemas de informação da organização projetos e ativos. Cada sistema tem seu perfil de risco e benefício De alto risco e benefício baixo. De alto risco e benefício alta. De baixo benefício e risco baixo. De baixo benefício e alto risco. Analisar a carteira de projetos em termos de benefícios potenciais e riscos prováveis. Análise de carteira (portfólio) Certos tipos de projetos devem ser totalmente evitados, e outros, desenvolvidos rapidamente. Não existe uma fórmula ideal, já que empresas de diferentes setores têm perfis diversos. Focalizar sistemas de alto benefício e baixo risco. Sistemas de baixo benefício e alto risco devem ser evitados.

12 Gerência de riscos Dimensões do risco do projeto Nível de risco do projeto influenciado por: Tamanho do projeto Indicado pelo custo, tempo, número de unidades organizacionais afetadas Complexidade organizacional. Estrutura do projeto Estruturados, requisitos bem definidos para um menor risco na execução. Experiência com a tecnologia Gerência de riscos Dimensões do risco do projeto Mudança de gestão Necessários para a construção de sistema bem sucedido. Novos sistemas de informação têm impacto comportamental e organizacional poderoso. Mudanças na forma como a informação é usada muitas vezes levam a novas distribuições de autoridade e poder. Mudança organizacional interna, há resistência e oposição. Gerência de riscos Dificuldade de comunicação usuário-projetista Usuários e especialistas em sistemas de informação Diferentes origens, interesses e prioridades. Lealdades diferentes, prioridades, vocabulários. Preocupações diferentes a respeito de um novo sistema.

13 Controle dos fatores de risco Primeiro passo na gestão de risco do projeto envolve a natureza da identificação e nível de risco do projeto. Cada projeto pode ser gerenciado com ferramentas de gestão de risco e abordagens voltadas para o nível de risco. Gerenciar a complexidade técnica como: Ferramentas de integração interna. Líderes de projetos com experiência técnica e administrativa. Membros altamente experientes da equipe. Frequentes reuniões de equipe. Obtenção de experiência técnica fora empresa, se necessário. Controle dos fatores de risco Projetos maiores podem ser beneficiados com o uso de ferramentas formais de planejamento e de controle para documentação e monitoramento de planos do projeto. E com isso, controlando os fatores de riscos. O Método PERT São gráficos que demonstram as tarefas do projeto e suas interrelações, além disso, enumera as atividades específicas que compõem o projeto e as atividades que devem ser concluídas antes que outra seja iniciada. Controle dos fatores de risco Controle dos fatores de risco Este é um gráfico simplificado PERT para a criação de um site pequeno. Ele mostra a ordem das tarefas do projeto e da relação de uma tarefa com as tarefas anteriores e posteriores.

14 Aumentar o envolvimento do usuário e superar a resistência do usuário Resistência dos usuários à mudança organizacional Os usuários podem acreditam que a mudança é prejudicial aos seus interesses. Counter implementation (Contra a implementação): estratégia utilizada para impedir a implementação de um sistema de informações ou uma inovação em uma organização. Por exemplo, aumentou as taxas de erro, aumento do volume de sabotagem. Aumentar o envolvimento do usuário e superar a resistência do usuário Estratégias para superar a resistência dos usuários Participação do usuário. Qualificação do usuário e treinamento. Editais e políticas de gestão. Incentivos para a cooperação. Melhoria da interface de usuário final. Resolução de problemas organizacionais antes da introdução do novo sistema.