MELHORIA NOS PROCESSOS: COMO OBTER INFORMAÇÃO DE GESTÃO RELEVANTE EM 5 DIAS ÚTEIS

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1 PATROCINADORES OURO Lisboa 28 e 29 Junho 2011 Museu do Oriente COMO OBTER INFORMAÇÃO DE GESTÃO RELEVANTE EM

2 Queremos explicar: Quem somos e onde estamos inseridos; O Porquê da nossa necessidade; O que existia e o que queríamos obter; O que fizemos; Os resultados obtidos; A criação de valor para a organização; O efeito positivo da replicação; 2

3 1. QUEM SOMOS - - Bilhete de Identidade: Nome: MRG Engenharia e Construção, S.A. Sector de Actividade: Construção Civil e Obras Públicas Fundação: 1978 Sede Social: Seia Sede Operacional: Coimbra Mercado: Portugal Continental, Açores, Angola e Brasil. Volume de Negócios 2010: (2009: M 40%) Nº de Colaboradores Directos: 172 (50% são Quadros) Capital Social: Capital Próprio: Certificação: ISO 2001:2008; OHSAS 18001:2007 3

4 2. ENVOLVENTE CONTEXTUAL E TRANSACCIONAL SITUAÇÃO ACTUAL NO SECTOR DA CONSTRUÇÃO ABRIL 2011: INDICADOR DE CONFIANÇA REGISTA NOVO MÍNIMO HISTÓRICO DESDE TRAJECTÓRIA DESCENDENTE DESDE JUNHO DE PRINCIPAIS CONSTRANGIMENTOS APONTADOS PELOS EMPRESÁRIOS PORTUGUESES: EXCESSO DE CONCORRÊNCIA: 83%; REDUZIDO Nº DE CONCURSOS: 78%; ASPECTOS FINANCEIROS: 44%; NUMA INDUSTRIA MARCADA PELA ACTUAL CONJUNTURA, OS PROCESSOS INTERNOS DE MELHORIA SÃO PILARES DE SUSTENTABILIDADE PARA AS EMPRESAS DO SECTOR. 4

5 3. CARACTERIZAÇÃO DA NECESSIDADE DE MELHORIA FLUXO DA INFORMAÇÃO DE CONTROLO NÍVEIS DE CONTROLO FLUXO DAS DECISÕES CONTROLO ESTRATÉGICO CONTROLO DAS DIRECTRIZES ESTRATÉGICAS DECISÕES ESTRATÉGICAS CONTROLO DE GESTÃO CONTROLO DOS BUSINESS PLAN DECISÕES DE GESTÃO CONTROLO OPERACIONAL CONTROLO DAS OBRAS DECISÕES OPERACIONAIS As falhas existentes ao nível do Controlo Operacional inviabilizavam a tomada de decisões operacionais em tempo útil e afectavam, negativamente, os restantes níveis de Controlo e de Decisão da Organização. 5

6 4. O OBJECTIVO O QUE EXISTIA O QUE SE PRETENDIA INEXISTÊNCIA DE UMA DATA CHAVE PARA PUBLICAÇÃO DA INFORMAÇÃO OPERACIONAL; ATRASOS SISTEMÁTICOS NA DISPONIBILIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO; INVIABILIZAÇÃO DA TOMADA DE DECISÕES EM TEMPO ÚTIL; NÍVEIS DE INEFICIÊNCIA ELEVADOS; CONFLITOS INTERDEPARTAMENTAIS PERMANENTES; TER INFORMAÇÃO OPERACIONAL, NO MÁXIMO, ATÉ AO 5º DIA ÚTIL; ELIMINAR AS INEFICIÊNCIAS/DESPERDICIOS; REDUZIR/ELIMINAR OS CONFLITOS; QUEIXAS FREQUENTES 6

7 5. A COMPLEXIDADE DO PROCESSO DE MELHORIA Gastos Directos (Registo em Obra) Mão-de-Obra Subcontratos Materiais/Despesas Equipamento Ajustamento Subempreitadas/Stocks Rendimentos (Registo em Obra) Autos de Produção + Gastos Indirectos (Registo Central) Mão-de-Obra Viaturas Laboratório Higiene e Segurança Operações Intra-grupo Obras dispersas por todo o País O apuramento dos Proveitos e de todos os Gastos é um processo complexo e envolve vários Departamentos Resultados das Obras +/- Outros Rendimentos/Gastos = Resultado da Empresa 7

8 6. TRABALHO DE EQUIPA NO PROCESSO DE MELHORIA Principais Etapas Departamentos Envolvidos Levantamento do problema Compreensão do problema Compreensão do valor para a organização Obter consensos Acordar metodologias Negociação e aceitação das Datas-Chave Divulgação Acompanhamento da implementação Medir resultados Publicitar os resultados Administração Auditoria e Qualidade Produção Recursos Humanos Equipamento Controlo e Reporting Alguns interesses antagónicos que foi necessário ultrapassar Contabilidade 8

9 NÍVEIS DE PRODUÇÃO MARGEM PFO À DATA SALDOS SUBEMPREITADA POR OBRA SALDOS POR SUBEMPREITADA 7. O QUE OBTIVEMOS O RESULTADO COMPROMISSO (DATAS CHAVE) ALINHAMENTO MOBILIZAÇÃO MOTIVAÇÃO INFORMAÇÃO DE GESTÃO NO 5º DIA ÚTIL CALENDÁRIO GLOBAL DE FECHO MENSAL APROVISIONAMENTO CONTROLO PRODUÇÃO PLANEAM. APOIO PROJECTO Descrição Mês Corrente Item Sub Item Descrição Observações Periodicidade Origem Registo Destino Auto Cliente Rendimento Auto Medição Cliente Salvo condições contratuais Mensal diferentes Obra Obra Cliente Produção Rendimento Auto Medição Produção Mensal Obra Obra Ctr Produção IMPUTAÇÃO CUSTOS À OBRA (MATERIAIS) BALIZAMENTO DE OBRA Produção Gastos Autos subempreitada Mensal Obra Obra Fornecedor Produção Gastos Guias entrada materiais Diario Obra Obra Ctr Produção Produção Gastos Ponto pessoal Distribuição; Diario regista Obra custos manhã Obrado RH Hierarquia informa % RH na 1º dia útil Produção Gastos Ponto equipamento (int) Diario Obra Obra Equipamento Produção Gastos Despesas pessoais semanal Obra Obra Contabilidade Produção Gastos Stocks Mensal Obra Obra Ctr Produção Produção Gastos Ajustamentos Mensal Obra Ctr Produção Ctr Produção Conf. Dir. Coordenador Produção Gastos Imputações internas % gestão equipamento externo Mensal Contabilidade Contabilidade Obras CC Produção Gastos Imputações intra grupo Mensal Contabilidade Contabilidade Obras CC ACTUALIZ. SUBEMPREITADAS/ COMPARATIVOS IMPUTAÇÃO CUSTOS À OBRA (MÃO DE OBRA) CRONOG. CUSTOS LIQUIDADOS P/OBRA CONTABILIDADE / FINANCEIRO CONTROLO DE CUSTOS PLANOS DE CONTROLO % EXECUÇÃO SUBEMPREITADAS CONSUMO TEÓRICO REC./MATERIAIS MARGEM PFO OBJECTIVO REUNIÕES 1/3 1/2 ORÇAMENTO ADMINISTRAÇÃO BASE TRANSFER COORDENAÇÃO DE OBRA Produção Relato Relatório desvios actividade Registar em correio internomensal Ctr Produção Ctr Produção Dir. Geral;CG; GAP Produção Relato Relatório gestão obra Registar em correio internomensal Obra Obra Dir. Geral Produção Relato Relatório mensal produção Registar em correio internomensal Ctr Produção Ctr Produção Dir. Geral; CG; GAP; CA Gestão Relato Relatório Mensal Equipamento Registar em correio internomensal Equipamento Equipamento Dir. Geral; CG; GAP; CA PREÇOS QUEBRAS OUTROS DESVIOS ACTIVIDADE RECURSOS RENDIMENTO MAT. / PRODUTIVIDADE AVANÇOS JUSTIFICAÇÃO Contabilidade Gastos Lançamento facturas externas Enviar protocolo Diário Contabilidade Financeira DE DESVIOS Contabilidade Gastos Especialização contabilistica mensal Contabilidade Contabilidade Contabilidade Rendimento Factura Cliente Mensal Contabilidade Financeira LEGENDA: Prazo Normal de Registo Aproximação de Fim de Prazo Data de Fim de Prazo RELATÓRIOS 9

10 5º Dia Útil 8. MEDIÇÃO DOS RESULTADOS 10

11 9. OS TESTEMUNHOS Nas Empresas onde trabalhei, algumas das maiores nacionais, só tinha informação sobre as obras praticamente no final do mês seguinte. Agora, na MRG, posso tomar decisões logo no inicio do mês seguinte. Isso facilita muito o meu trabalho como gestor Engº João Duarte Director Geral da Produção Com a disponibilização dos resultados operacionais no 5º dia útil, temos agora acesso aos resultados mensais da Empresa durante a 1ª Quinzena do mês seguinte, o que nos facilita imenso a tomada de decisão em tempo útil Engº Fernando Gouveia Presidente do Conselho de Administração da MRG O cumprimento das datas-chave por parte de todos os intervenientes no processo de apuramento de custos, facilita enormemente o nosso trabalho, evitando muitos desperdícios de tempo. Drª Isabel Silva Directora Administrativa e Financeira A partir do momento em que todos passaram a cumprir os compromissos estabelecidos no documento das datas-chave, não houve mais necessidade de andar atrás da informação, o que nos poupou muito tempo e muitas arrelias Dr. Cândido Sardinha Responsável pelo Controlo e Reporting 11

12 10. REPLICAÇÃO DO EFEITO DE MELHORIA De: Luis Freire Enviada: terça-feira, 14 de Junho de :37 Para: Antonio Santos Assunto: Fórum Excelência Portugal Junho - Inscrições Online! Muito bem, estou emocionado. Congratulações aos motivadores da acção e da candidatura. Somos os maaaáiores! Quem vai ser o nosso orador? Ainda com uma lágrima ao canto do olho. LF De: Antonio Santos [mailto:antoniosantos@mrg.pt] Enviada: terça-feira, 14 de Junho de :30 Para: Humberto Filipe Pais Pinto Martins Cc: Fernando Gouveia; rodolfogouveia@mrg.pt; antonioalfaiate@mrg.pt; Carlos Nogueira; Carlos Alberto Pires Cachorreiro; Joao Duarte; joaomarques@mrg.pt; Maria Oliveira; joseserio@mrg.pt; josemorgado@mrg.pt; susanamendes@mrg.pt; isabelsilva@mrg.pt; Cândido Sardinha; Alvaro Gomes; sararodrigues@mrg.pt; Miguel Coelho; António Lopes; João Vasco Ribeiro; aldapereira@mrg.pt; josegomes@mrg.pt; carlosverissimo@mrg.pt; luisfreire@mrg.pt; vitoragra@mrg.pt; Idilio Cardoso Ferreira; antoniocardoso@mrg.pt; nunobotinas@mrg.pt; Mauricio Marques; pedrocostaferreira@mrg.pt; gabrielaalmeida@mrg.pt Assunto: FW: Fórum Excelência Portugal Junho - Inscrições Online! Caros Colegas: Este é Evento para o qual fomos seleccionados!!! É um orgulho e uma honra ser MRG! Pelo programa podem avaliar a dimensão deste evento, onde estão as maiores e melhores Empresas nacionais. Conforme e- mail que recebi, foram imensos os trabalhos recebidos na APQ, tendo até dado origem ao adiamento da decisão para poderem apreciar todos os trabalhos. O Trabalho apresentado pela Equipa MRG (Segue em anexo), foi seleccionado entre centenas deles. Prova de que somos capazes de fazer bem, se quisermos. É uma questão de atitude! Aliás, podemos dizer com orgulho, que a partir deste trabalho de melhoria, o objectivo do 5º dia útil tem sido SEMPRE cumprido. Parabéns a todos. A Santos De: Vitor Agra Enviada: terça-feira, 14 de Junho de :08 Para: Antonio Santos Assunto: RE: Fórum Excelência Portugal Junho - Inscrições Online! Parabéns à equipa. Vitor Agra 12

13 11. CRIAÇÃO DE VALOR EFEITO MULTIPLI- CADOR POSITIVO AUMENTO DOS NÍVEIS DE FELICIDADE REDUÇÃO DOS CUSTOS MELHORIA DOS RESULTADOS Consideramos que o impacto nos Resultados, obtido por via da implementação deste processo de melhoria, deverá atingir um valor entre 0,5 e 1% sobre o volume da actividade anual. (Para um valor de actividade de 113 milhões de euros -> entre e ) 13

14 12. SINTESE FINAL INVESTIMENTO = Praticamente Nulo (0 ) P IMPACTO NOS RESULTADOS = Significativo P Muitas vezes não são necessários investimentos para introduzir processos de melhoria nas organizações, com impacto positivo significativo. O fundamental é alinhar as equipas e motivá-las em torno de um projecto que todos reconheçam ser valioso em termos organizacionais. 14

15 Fim 15