Concurso público para aquisição de plataforma de facturação electrónica. Resposta aos pedidos de esclarecimentos. Julho de 2009

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2 GLOBALGARVE COOPERAÇÃO E DESENVOLVIMENTO, SA Concurso público para aquisição de plataforma de facturação electrónica Resposta aos pedidos de esclarecimentos Julho de 2009 Página 1 de 7

3 No seguimento do anúncio de concurso público, publicado no Diário da República II Série de 23 de Junho de 2009 com o nº 299/2009, para apresentação de propostas para aquisição de uma Plataforma de Facturação Electrónica, verificou-se que em cumprimento do Artigo 7º do Programa do Concurso foram colocadas 28 questões. Após reflectida analise às questões colocadas, por parte do júri do concurso, junto seguem as respostas, precedidas das respectivas questões: 1. Na página 22 do Caderno de Encargos está mencionado Deverá ser incluída na proposta uma demonstração do portal proposto Esta demonstração pretende ser uma explicação funcional do Portal, eventualmente acompanhada de alguns slide shot s, ou algo mais funcional, como por exemplo um protótipo funcional da solução? Caso se trate dum protótipo, como pretendem que o mesmo seja disponibilizado? R: De forma a complementar a descrição funcional do portal proposto, pretende-se que o concorrente demonstre essas funcionalidades da melhor forma possível e, para isso, poderá recorrer a um ou mais meios como por exemplo: juntando imagens dos vários ecrãs, elaborando um vídeo com a navegação pelos vários opções do menu do portal de forma a percorrer as diversas funcionalidades, fornecendo credenciais de acesso ao portal (alojado em servidores do proponente) para que o júri do concurso possa aceder no momento da avaliação, entre outras possibilidades. Recorde-se a este propósito o 1º parágrafo do capítulo 5º do anexo ao Caderno de Encargos. 2. Na página 23 do Caderno de Encargos está mencionado Circuito e formas de validação e aprovação das facturas Este circuito deverá contemplar, apenas, regras relativas à legislação da facturação electrónica ou deverá também contemplar regras de negócio (por exemplo, permitindo que o responsável pela compra confirme a recepção do produto/serviço, preços, etc) R: Pretende-se que o portal tenha algumas funcionalidades que permitam, para os parceiros que o desejarem, a validação e aprovação das facturas directamente no portal, antes destas serem integradas nos respectivos ERP s. Nestes casos, o portal deve permitir definir vários perfis de utilizador e criar o circuito de conferência de facturas. 3. Ainda na Página 23 do Caderno de Encargos está mencionado criar facturas directamente no portal, relativamente ao Portal de Fornecedores Deve entender-se Facturas Electrónicas e não apenas Facturas, certo? Ou seja, criar facturas electrónicas a partir de facturas criadas previamente no ERP do fornecedor, certo? R: Certo. 4. No Caderno de Encargos, na página 24, está mencionado gestão dos certificados electrónicos e das suas assinaturas (assinatura digital de facturas), não havendo qualquer outra menção acerca dos certificados A leitura desta menção faz entender que se pretende a existência de mais do que 1 certificado digital. Neste caso, é pretendido que cada entidade com capacidade OutBound tenha o seu próprio certificado digital? Se não, qual a política de utilização de certificados que é pretendida? Página 2 de 7

4 R: A plataforma deve fazer a gestão da validade dos certificados digitais das entidades (por exemplo fornecedores) que tenham o seu próprio certificado e que emitam facturas para os parceiros do projecto. A plataforma deverá ter o seu próprio certificado. 5. Os Fornecedores dos Parceiros terão capacidade de enviar (OutBound) facturas a estes. Poderão enviar, através do Portal / Broker facturas para outras entidades que não sejam Parceiros? R: Apesar de não ter sido esse o principal objectivo do presente projecto, consideramos que, caso haja esse interesse por parte de algum fornecedor, deverá a plataforma estar preparada tecnicamente para essa realidade. Ver item relativo ao licenciamento da plataforma no sub-capítulo 3.1 do anexo ao caderno de encargos. 6. Custos: O Valor limite fixado, de 205 mil Euros, deve contemplar, para além dos custos da solução de facturação electrónica, os custos das restantes entidades tecnológicas (AIRC, MEDIDATA, SINGAP e LOGICA)? R: A proposta deve incluir no seu custo total, os custos associados de integração com os ERP s das empresas AIRC, MEDIDATA e QUIDGEST (SINGAP), pelo que, o proponente terá que entrar em contacto com essas empresas para obter os custos e acertar pormenores de integração. Relativamente à LOGICA, o proponente deverá contactar essa empresa para se inteirar da forma de integração. Caso haja custos do lado da LOGICA esses não fazem parte do âmbito desta proposta, pois essa integração será uma opção das respectivas câmaras municipais. O proponente deve garantir que a plataforma disponibiliza os mecanismos necessários para essa integração bem como garantir os serviços necessários do lado da plataforma para concretizar essa integração. 7. Relativamente à CCDRA, a integração referida será realizada com uma aplicação de Contabilidade (Singap). Pode entender-se, assim, que a CCDRA só participará no projecto na componente InBound, não se pretendendo que esta emita facturas a terceiros? R: Relativamente à CCDRA, a integração total (incluindo todos os custos) deverá estar garantida para a aplicação de contabilidade SINGAP da empresa Quidgest. Também devem ser disponibilizados mecanismos de integração, do lado da plataforma, de modo a que outras aplicações existentes nos parceiros se possam integrar. No caso da CCDRA existe a aplicação Gdoc da empresa Webuild (inbound) bem como uma aplicação interna para emissão de facturas (Gesguias) para outbound. Nestes dois últimos casos será necessário que a plataforma disponibilize à CCDRA os mecanismos de integração (por exemplo webservices). Caso necessitem de falar com a CCDRA para estes casos, podem contactar Rafael Carvalho com o telemóvel Contactos das entidades tecnológicas: Apesar de já termos marcadas e realizadas reuniões com algumas destas entidades, ao abrigo do presente projecto, agradecemos o favor de nos indicarem os interlocutores (Nome, função, telemóvel e ) que entendem como adequados para cada uma das entidades que se seguem: AIRC, MEDIDATA, QUIDGEST, LOGICA e CCDR Algarve. Página 3 de 7

5 R: AIRC: Ricardo Riquito, Coordenador Geral, tel , Medidata: Carlos Almeida, Director Comercial, tel , Laura Pinção, Directora Técnica, tel , QUIDGEST: Filipe Romão, Partner e Director Comercial, tel , fromao@quidgest.pt LOGICA (contactos devem ser feitos por ): jose.fontes@logica.com ou jaime.machado@logica.pt CCDRA: Rafael Carvalho, programador, tel , rcarvalho@ccdr-alg.pt 9. Credenciação para o acto publico: pedimos o favor de indicarem o V/entendimento para o que é referido como devidamente credenciado ; R: Á sessão de acto público pode assistir qualquer interessado, mas nele apenas podem intervir os concorrentes e os seus representantes, estes últimos desde que devidamente credenciados, bastando para tanto, no caso de intervenção do titular da empresa em nome individual, a exibição do seu bilhete de identidade e, no caso de intervenção dos representantes de empresas em nome individual e de sociedades ou de agrupamentos complementares de empresas, a exibição dos respectivos bilhetes de identidade e de uma credencial passada por quem obrigue a empresa em nome individual, sociedade ou agrupamento, da qual conste o nome e o número do bilhete de identidade do(s) representante(s). 10. Por último, solicitamos o favor de nos fazerem chegar copias das questões colocadas pelos restantes concorrentes, bem como as V/respectivas respostas. R: O presente documento responde a esta solicitação. 11. Existe preferência por alguma base de dados (Oracle, SQLServer,...)? R: Não existe preferência, contudo, factores como o preço de licenciamento do SGBD bem como a sua facilidade de administração devem ser tidos em conta. A proposta deve indicar claramente com que bases de dados a plataforma central poderá ser instalada. 12. Há algum condicionante na tecnologia a utilizar no desenvolvimento do projecto? R: Não existe condicionante, contudo serão valorizadas as propostas que possam dar maiores garantias de evolução da plataforma, nomeadamente por utilizarem tecnologia que seja conhecida pelo mercado em geral (open source ou não). 13. Está previsto para além da integração de sistemas, algum tipo de migração de dados? R: Não. 14. Está prevista a disponibilização de webservices dos fornecedores das soluções a integrar com o futuro sistema? Página 4 de 7

6 R: Ver respostas às questões 6, 7 e 8. Note-se que a integração não terá que ser obrigatoriamente por webservices, embora seja preferível na maioria dos casos. 15. Qual o número de formandos a considerar, por nível/tipo? R: A formação deverá cumprir com os requisitos do caderno de encargos, nomeadamente quanto às entidades a envolver na formação. Por ser um dos subfactores em avaliação para o mérito total da proposta, serão valorizadas as propostas de acordo com o seu plano de formação, pelo que importa envolver o maior número possível de formandos em cada perfil, de modo a que cada entidade possa utilizar as funcionalidades da plataforma de forma autónoma. 16. As sessões de formação deverão ser prestadas parceiro a parceiro? Ou podemos propor o agrupamento de algumas Câmaras Municipais para sessões de formação conjuntas? R: Tendo em conta a dimensão de cada autarquia, a sua localização geográfica e o número de formandos a envolver em cada acção de formação, podem ser propostas acções de formação conjuntas. 17. Solicitamos igualmente o envio com a acta do júri do concurso referente aos critérios e sub-critérios e todas as formulas que vão ser tidas em conta na classificação das propostas. R: Esta informação encontra-se disponível no anexo II do Programa do Concurso com as rectificações que entretanto foram comunicadas a todos os concorrentes. 18. A GLOBALGARVE pretende, com a plataforma de factura electrónica objecto do contrato e para apenas as entidades participantes do projecto do caderno de encargos, prestar serviços de custódia documental para os clientes e/ou fornecedoras empresas dessas entidades, que recebam e enviem facturas, e que segundo a lei actual terão também que ter um repositório.? No caso afirmativo, pretende a GLOBALGARVE facturar esse serviço a esses clientes e fornecedores empresa das entidades participantes do projecto? Em suma, a GLOBALGARVE pretende prestar serviço de comunicação electrónicas em Portugal assumindo-se como um "service Provider"? No caso negativo, é intenção da GLOBALGARVE ter um "service provider" que preste os serviços para os parceiros de negócio das entidades participantes do projecto? Nota: Entendemos que questionam sobre uma alteração do licenciamento para dar serviço a futuras outras entidades, no entanto a pergunta mantém-se para o cenário objecto do primeiro âmbito de implementação. R: A Globalgarve pretende com o presente projecto alojar no seu centro de dados a plataforma central de facturação electrónica, a qual deverá incluir todas as funcionalidade de repositório dos documentos (exemplo custódia das facturas electrónicas) que sejam trocados pelos parceiros do projecto com os seus clientes e fornecedores por essa via. Para esta situação, os custos serão suportados no futuro pelos parceiros do projecto tendo por base o número de documentos armazenados. A Globalgarve pretende pois ser um service-provider dos parceiros de projecto. Relativamente à 2ª parte da questão, ver resposta à pergunta nº5. Página 5 de 7

7 19. Temos um caso de implementação de factura electrónica em entidades públicas com o formato EDIFACT INVOIC D01B (GS1), sendo que altura o formato XML / GS1 ainda não estava publicado. Considera-se esta situação aceitável à luz dos requisitos de se ter que implementar UBL e/ou XML / GS1? R: A plataforma deve cumprir os formatos exigidos no caderno de encargos. Caso a plataforma permita outros formatos para além dos exigidos no Caderno de Encargos os mesmos devem ser indicados na proposta pois ajuda à sua valorização. 20. Relativamente ao suporte da imagem institucional no Portal de factura electrónica e encomendas, por cada entidade participante, considera-se apenas a inclusão de logotipo e fundos ou uma alteração completa a nível de menus de aplicação? R: Considera-se suficiente a inclusão de logótipo e adaptação de cores de fundo e cores dos menus de acordo com as cores desejadas por cada parceiro do projecto. 21. Caso a imagem seja da entidade participante do projecto a responsabilidade da acessibilidade é então dessa entidade? R: A responsabilidade pelo nível de acessibilidade do portal é da empresa proponente. 22. Para o acesso ao Portal da factura electrónica através dos sites institucionais das entidades participantes, pretende-se "single sign on"? R: Serão valorizadas as propostas que contemplem essa possibilidade. 23. A proposta deve considerar custos de módulos que as software houses MEDIDATA, AIRC, QUIDGEST e LOGICA eventualmente cobrem pelos interfaces, e que seja do conhecimento da GLOBALGARVE, ou a proposta deve apenas referir capacidades e a execução chave na mão sobre uma meio apresentado para a integração? R: A proposta deve considerar custos que as empresas MEDIDATA, AIRC e QUIDGEST cobrem pelos mecanismos de integração. Ver resposta à questão nº Qual a integração pretendida para o DOCLINK e GDOC, disponibilização de ficheiro de imagem, ficheiro ou escrita e leitura directamente em base de dados? R: A proposta deve especificar todos os mecanismos que a plataforma disponibiliza para possíveis integrações, independentemente do nome das aplicações a integrar. As facilidades de integração que a plataforma disponibilize valorizam a proposta. 25. Prevê-se contratação, para além do preço máximo de manutenção anual, de serviços de apoio à GLOBALGARVE para a dinamização da comunidade electrónica das entidades participantes do projecto ou algum outro retorno a esse apoio, como exemplo prestação de serviços às entidades outras que não as entidades participantes no projecto? R: No âmbito do projecto estão previstas acções de promoção e divulgação do projecto que não estão no âmbito deste concurso. Dentro do âmbito deste concurso, a entidade a quem for adjudicado o projecto, deverá em fase de implementação prestar apoio na Página 6 de 7

8 captação de fornecedores e clientes. Outras contratações para além do já referido não estão previstas nesta fase. 26. O "workflow" de aprovação de facturas será o mesmo para todas as entidades participantes do projecto? Se sim está documentado e pode ser disponibilizado já? R: O workflow de aprovação de facturas não está definido nem documentado. A plataforma deverá ser suficientemente flexível para em caso de necessidade adaptar o circuito de conferência de facturas a cada entidade parceira do projecto. 27. O que siginifica comprovar que a solução se integra com o software de gestão de águas ELAG da LOGICA? Por favor esclarecer que se pretende um certificado, uma prova de demo em fase de análise das propostas, ou outra. R: O proponente deverá comprovar que entrou em contacto com a empresa LOGICA e se inteirou do processo de integração (por exemplo anexando à proposta um da LOGICA ou outro documento bem como descrevendo como a plataforma se irá integrar com a aplicação ELAG). O proponente deverá assumir claramente na proposta que essa integração fica disponível do lado da plataforma de facturação electrónica. Para mais informação ver resposta à questão nº Solicitamos que informem se este concurso está aberto à participação de empresas de outros países da União Europeia, para além de Portugal. R: O concurso foi publicado no Diário da República de Portugal e nos sites e contudo, qualquer empresa de outro país que tenha tido conhecimento do mesmo poderá concorrer, desde que cumpra com todos os requisitos do Programa do Concurso e do Caderno de Encargos. Página 7 de 7