Módulo 2 Seiso/Limpeza, Seiketsu/Asseio, Shitsuke/Disciplina, o 6º S Setsuyaku/Economia, o 5S no dia-a-dia e seus benefícios, exercícios

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1 Módulo 2 Seiso/Limpeza, Seiketsu/Asseio, Shitsuke/Disciplina, o 6º S Setsuyaku/Economia, o 5S no dia-a-dia e seus benefícios, exercícios

2 Seiso Limpeza Conceito Sentido literal: retirar pó e sujeiras utilizando vassouras, aspirador, água, etc. Sentido do 5S: retirar pó e sujeiras utilizando vassouras, aspirador, água, deixando bem limpo. Não é só varrer por varrer. Não basta varrer tirando pó e sujeira: é importante que cada um, ao utilizar uma determinada máquina, ferramenta, instrumento, veículo, banco de dados, etc. o deixe na melhor condição de uso possível. Uma interpretação mais ampla do senso de limpeza considera os seguintes aspectos: não forçar (não utilizar uma máquina ou equipamento fora das suas especificações de projeto), não desperdiçar (não utilizar materiais e matérias primas além do necessário) e não variar (controlar com rigor o processo: temperatura, pressão, vazão etc.) de modo a ter qualidade de produto. Procedimento: 1 - Educar para não sujar 2 - Limpar instrumentos de trabalho após uso 3 - Conservar limpos mesas, gavetas, armários, equipamentos e móveis em geral 4 - Inspecionar enquanto executar a limpeza para garantir que fique bem limpo 5 - Descobrir e eliminar as fontes de sujeira Critério: só está limpo quando a limpeza ocorreu dentro do procedimento definido. Por exemplo: no ar condicionado não vemos a sujeira, a não ser depois de longo tempo. Mas como sabemos que suja, devemos planejar a limpeza.

3 Seiso Limpeza Como fazer Eliminar a sujeira, inspecionando para descobrir e atacando as fontes de problemas, é uma oportunidade de inspeção e de reconhecimento do ambiente. Seiso significa inspeção, zelo, a arte de tirar o pó. Cada pessoa deve limpar a sua própria área de trabalho e conscientizar o grupo para não sujar. O objetivo é manter o ambiente físico agradável. Mantenha tudo sempre limpo limpeza é forma de inspeção, ela possibilita a identificação de defeitos, peças quebradas, vazamentos, etc. O local de trabalho deve ser dividido em áreas de responsabilidade: cada um deve cuidar da sua área. Seguem algumas dicas para manter o ambiente continuamente limpo: Comece a observar a entrada da sua organização, que é o elo de ligação com a comunidade e logicamente com os clientes. Observe com atenção: A grama está cortada? Há lixo espalhado? O meio fio está pintado? O portão está com a tinta toda desbotada? Falta grama no jardim? Veja a imagem da sua organização pelos olhos do cliente. Realize diariamente a limpeza dos 3 minutos na sua área de trabalho.

4 Seiso Limpeza Como fazer O mais importante é não sujar! Evite a sujeira desnecessária. Lembre-se que ambiente limpo não é o que mais se limpa, é o que menos se suja! Limpar, lavar ou pintar o local de trabalho, corredores e banheiros (pisos, paredes, tetos, janelas, arquivos, armários, bancadas, máquinas, ferramentas e veículos) Providenciar lixeiras, cestos e cinzeiros em sua área de trabalho Solicitar à manutenção o conserto do que estiver quebrado Educar para não sujar Não permitir restos e detritos no chão

5 Seiso Limpeza Lista de verificação Após a implantação devemos verificar se não esquecemos de nada, e podemos perguntar à equipe: Paredes, teto, piso, máquinas, equipamentos estão limpos, isentos de poeira, cavaco, óleo, graxa, etc.? As instalações estão devidamente pintadas e identificadas? Existe poeira por trás ou por baixo dos objetos armazenados e dos móveis e utensílios? Existe vazamento de óleo ou produtos para o ambiente? Os equipamentos, móveis, etc. estão sempre sendo limpos após o uso? É boa prática estabelecer em cada local de trabalho um responsável pela limpeza, e que esta atividade seja realizada em rodízio por todos.

6 Seiso Limpeza Benefícios Causa boa impressão aos clientes Melhora a qualidade dos serviços Gera bem-estar pessoal O local de trabalho fica limpo e agradável Há redução de acidentes

7 Exercício cio Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( ) Não precisamos inspecionar a limpeza. 2 ( ) Uma interpretação mais ampla do senso de limpeza considera os seguintes aspectos: não forçar, não desperdiçar e não variar. 3 ( ) Conservar limpos suas mesas, gavetas, armários, equipamentos e móveis é dever do funcionário. 4 ( ) Objetos e documentos não devem ser guardados nos locais determinados após o uso. 5 ( ) A limpeza causa boa impressão aos clientes. 6 ( ) Limpar instrumentos de trabalho após o uso não é importante. 7 ( ) O pessoal responsável pela limpeza deve providenciar lixeiras e cestos para todas as áreas de trabalho. 8 ( ) Devemos limpar, lavar ou pintar o local de trabalho, corredores e banheiros (pisos, paredes, tetos, janelas, arquivos, armários, bancadas, máquinas, ferramentas e veículos).

8 Resposta do exercício cio Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( F ) Não precisamos inspecionar a limpeza. 2 ( V ) Uma interpretação mais ampla do senso de limpeza considera os seguintes aspectos: não forçar, não desperdiçar e não variar. 3 ( V ) Conservar limpos suas mesas, gavetas, armários, equipamentos e móveis é dever do funcionário. 4 ( F ) Objetos e documentos não devem ser guardados nos locais determinados após o uso. 5 ( V ) A limpeza causa boa impressão aos clientes. 6 ( F ) Limpar instrumentos de trabalho após o uso não é importante. 7 ( V ) O pessoal responsável pela limpeza deve providenciar lixeiras e cestos para todas as áreas de trabalho. 8 ( V ) Devemos limpar, lavar ou pintar o local de trabalho, corredores e banheiros (pisos, paredes, tetos, janelas, arquivos, armários, bancadas, máquinas, ferramentas e veículos).

9 Seiketsu Asseio Conceitos Sentido literal: manter as condições de trabalho favoráveis (físicas e mentais) para a saúde. Sentido do 5S: é a verificação de que o pensamento do 5S foi implementado ou não. Ou seja, é a verificação da implementação do 5S em toda empresa. É a verificação da excelência dos banheiros, sanitários, refeitórios, oficinas, escritórios, áreas operacionais, etc. Quando todas as áreas da organização estiverem bem limpas, diremos que a organização está asseada. Ao visitarmos uma empresa que atingiu o 5S nós a consideramos bonita e agradável. Procedimentos: 1 - Pensar e agir positivamente 2 - Manter bons hábitos e higiene pessoal 3 - Manter limpos e higienizados ambientes de uso comum 4 - Conservar o ambiente de trabalho com aspecto agradável 5 - Evitar qualquer tipo de poluição 6 - Melhorar as condições de trabalho Critério: não pode apenas estar limpo tem que parecer limpo.

10 Seiketsu Asseio Como fazer Conservar a higiene, tendo o cuidado para que os estágios da organização, ordem e limpeza já alcançados não retrocedam. Isto é feito através da padronização de hábitos, normas e procedimentos. Seiketsu significa padrões, ambientação, higiene, conservação, asseio. É a arte de manter em estado de limpeza. Padronização significa manter em estado de limpeza que, no contexto do 5S, inclui outras considerações, tais como: cores, formas, iluminação, ventilação, calor, vestuário, higiene pessoal e tudo o que causar uma impressão de limpeza. Manter condições favoráveis de saúde, no trabalho, em casa e pessoalmente refere-se à preocupação com a própria saúde em nível físico, mental e emocional. A aplicação do 3S citados anteriormente já faz com que o senso de saúde não seja abalado por outros aspectos que poderiam afetá-la. A padronização busca então manter os três primeiros Ss (organização, arrumação e limpeza) de forma contínua.

11 Seiketsu Asseio Como fazer A padronização, ou seja, a definição de métodos-padrão de trabalho é fundamental. Por exemplo: na pintura das paredes podem ser usados padrões de cores para cada setor ou para toda a empresa. A sinalização também é bastante importante: letras claras e grandes, pisos e tubulações pintados, marcas no piso de onde deve ficar as lixeiras, voltagem de cada tomada, indicadores de extintores de incêndio, definição do tamanho das setas que estão sendo utilizadas, tipos de etiquetas e corespadrão de máquinas. A partir do estabelecimento do que é certo, fica fácil para o funcionário saber o que está errado. As anomalias devem saltar aos olhos devido ao processo de padronização. Outros aspectos de padronização são o cuidado com a higiene pessoal, com o uniforme, etc. A folha de verificação deve refletir o padrão de cada área. A padronização busca criar um estado de limpeza. Não basta estar limpo é necessário também parecer limpo.

12 Seiketsu Asseio Como fazer Devemos definir qual o padrão ideal para o nosso ambiente de trabalho, buscando como objetivo a melhoria da qualidade de vida no trabalho. Devemos nos preocupar com a ambientação, quebrando o peso da área de trabalho através de uso de aquários, plantas (auxiliam o relaxamento), salas para funcionários, paisagens... Em suma, tudo aquilo que possa contribuir positivamente para um bom ambiente. Esta é uma forma de desacelerar as pessoas. Manter tudo arrumado e limpo Mapear e eliminar fontes de risco Manter áreas comuns em excelentes conduções de higiene Cuidar da higiene pessoal Estar atento às condições de segurança e de saúde

13 Seiketsu Asseio Lista de verificação O local de trabalho é limpo, após a execução dos serviços, pelo próprios executantes? O ambiente é agradável para o trabalho? Há critérios para avaliação do 5S? Existe identificação no lado externo sobre o conteúdo do lado interno? Há quadros indicativos e decorativos nas paredes? Todos foram treinados? Todos obedecem as regras de segurança? Os uniformes estão limpos e bem passados? As condições sanitárias são excelentes? As mentes das pessoas estão em excelentes condições?

14 Seiketsu Asseio Benefícios Local de trabalho agradável Redução/ausência de acidentes e doenças Melhoria da qualidade de vida Pessoas mais saudáveis Melhoria na qualidade dos produtos e serviços

15 Exercício cio Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( ) Manter condições favoráveis de saúde no trabalho, em casa e pessoalmente não é obrigação do funcionário 2 ( ) A padronização busca manter os três primeiros Ss de forma contínua. 3 ( ) Os extintores de incêndio podem ser colocados em qualquer ambiente. 4 ( ) Deve-se manter as áreas comuns em excelentes condições de higiene. 5 ( ) A padronização não busca criar um estado de limpeza. 6 ( ) Devemos estar atentos às condições de segurança e de saúde. 7 ( ) Não devemos ter quadros indicativos e decorativos nas paredes. 8 ( ) Não basta estar limpo é necessário também parecer limpo.

16 Resposta do exercício cio Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( F ) Manter condições favoráveis de saúde no trabalho, em casa e pessoalmente não é obrigação do funcionário 2 ( V ) A padronização busca manter os três primeiros Ss de forma contínua. 3 ( F ) Os extintores de incêndio podem ser colocados em qualquer ambiente. 4 ( V ) Deve-se manter as áreas comuns em excelentes condições de higiene. 5 ( F ) A padronização não busca criar um estado de limpeza. 6 ( V ) Devemos estar atentos às condições de segurança e de saúde. 7 ( F ) Não devemos ter quadros indicativos e decorativos nas paredes. 8 ( V ) Não basta estar limpo é necessário também parecer limpo.

17 Shitsuke Disciplina Conceitos Sentido literal: treinamento da força mental, física e moral utilizando instruções e autotreinamento com força de vontade na busca da melhoria. Sentido no 5S: ter os empregados habituados a cumprir procedimentos operacionais, éticos e morais. Um assunto problemático nas empresas é o não-cumprimento de procedimentos operacionais, éticos e morais. Para alterar esta situação é necessário repetir inúmeras vezes as instruções. Não adianta falar uma vez somente: todo homem provavelmente esquecerá e o procedimento não será cumprido. Procedimentos operacionais ou instruções de trabalho devem ser simples, curtos e fáceis de entender. Deve-se utilizar ilustrações e desenhos, sempre que possível, para facilitar a comunicação. Procedimento: 1 - Compartilhar visão e valores 2 - Educar para a criatividade 3 - Ter padrões simples 4 - Melhorar comunicação em geral 5 - Treinar com paciência e persistência

18 Shitsuke Disciplina Como fazer Cumprir rigorosamente as normas e tudo o que for estabelecido pelo grupo. A disciplina é um sinal de respeito ao próximo. Significa auto-disciplina, educação, harmonia. A arte de fazer as coisas certas, naturalmente. Comprometimento com normas e padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua em nível pessoal e organizacional. Uma pessoa auto-disciplinada discute até o último momento mas assim que a decisão for tomada, ela executa o combinado. Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a sociedade funcione em harmonia. É o caminho para a melhoria do caráter dos funcionários. Nós enxergamos a disciplina no 5S quando: Executamos a limpeza diária de 3 minutos como rotina Fazemos a medição periódica, utilizando a folha de verificação e colocando os resultados no gráfico de controle Não sujamos mais. E se sujamos, limpamos imediatamente Devolvemos ao seu local os instrumento que utilizamos Repintamos os letreiros que estão apagados e corrigimos a pintura do piso se aparecem falhas

19 Shitsuke Disciplina Como fazer Quando se quer fazer algo bem feito e com habilidade, o que se deve fazer? Praticar! Repetir! Atletas repetem lances. O estudante que almeja uma vaga na Universidade estuda, estuda e estuda. Artistas repetem ensaios. Disciplina é praticar e praticar para que as pessoas façam a coisa certa naturalmente. É uma forma de criar bons hábitos. Disciplina é um processo de repetição e prática. Assim estaremos no caminho certo. Praticar os 4Ss: Exercer sua responsabilidade, realizando seu trabalho com qualidade Dar idéias e sugestões para a melhoria contínua da qualidade do trabalho Respeitar as normas da empresa, direitos e deveres de cada um

20 Shitsuke Disciplina Lista de verificação As pessoas são pontuais, atendem os compromissos assumidos? Os objetos e documentos são guardados nos locais determinados após o uso? O relacionamento entre as pessoas é agradável? Os ambientes são avaliados com a freqüência estabelecida? Aquilo que se procura é acessado sem perda de tempo? Fica material sobre a mesa após encerrado o serviço? As instruções de trabalho são claras, simples e fáceis de entender? Por exemplo, se estivermos em uma estrada e virmos uma sinalização dizendo: Cuidado, mais adiante há uma curva perigosa, diminua a velocidade, se não você pode se acidentar e cair no abismo. Quando terminarmos a leitura provavelmente já estaremos caindo no abismo. Melhor seria : ATENÇÃO: CURVA PERIGOSA

21 Shitsuke Disciplina Benefícios Consolidação do 5S Estímulo ao auto-desenvolvimento Consolidação do trabalho em equipe Serviços dentro dos requisitos da qualidade Redução de controles

22 O 6º 6 S Setsuyaku Economia Quando os demais sensos estiverem incorporados no dia-a-dia das pessoas, a economia e o combate ao desperdício devem ser realizados por todos. Como fazer: Praticar o 5S Introduzir mudanças e melhorias de baixo ou nenhum investimento Contribuir com o combate ao desperdício e aumento da produtividade Ter responsabilidade ao administrar recursos escassos, principalmente tempo e dinheiro

23 O 8S Outros 2Ss tem sido acrescentados por algumas empresas para serem implementados antes dos 6Ss que citamos anteriormente: Shikari Yaro Senso de Determinação. Quando planejamos a implantação do 5S, sempre a primeira fase é o comprometimento da alta direção. Portanto realmente esse S já é utilizado na prática da implantação do 5S. Shido Senso de Educação. Treinamento. Também consideramos esta fase no planejamento do 5S logo após o comprometimento da alta administração. Portanto quando se fala de 8S estamos falando da seguinte seqüência: Shikari Yaro Senso de Determinação Shido Senso de Educação, Treinamento Seiri Senso de Organização Seiton Senso de Arrumação Seiso Senso de Limpeza Seiketsu Senso de Asseio Shitsuke Senso de Disciplina Setsuyaku Senso de Economia

24 5S no dia-a-dia Antigamente bastava mandar fazer. Todavia no mundo atual é fundamental que se explique o por que fazer. Ou seja, há necessidade de explicações teóricas para poder convencer as pessoas, e isto vem se acentuando a cada geração. Elogiar e reconhecer após alguém fazer um determinado procedimento é muito importante para que as pessoas se motivem. Outro aspecto importante para implantar um procedimento é repetí-lo até que se obtenha o hábito. As chefias devem mostrar o que pode ser melhorado, para facilitar o trabalho da próxima vez. Devemos ter em mente que o elogio e o reconhecimento levam à motivação e a repetição leva ao hábito. Uma boa prática é a supervisão conversar sobre o 5S todos os dias por alguns minutos com a equipe, e a gerência realizar um evento ao menos uma vez ao mês. A coordenação do programa 5S deve sistematizar levantamento dados como: reclamações de clientes, não-conformidades identificadas, arrumação, limpeza, produtividade, custos, absenteísmo, etc. e fornecer estas informações aos supervisores, gerentes e diretores, para que estes possam conversar com os subordinados, publicar em quadros de aviso, jornais, etc.

25 5S no dia-a-dia Quando os procedimentos operacionais não forem cumpridos devemos buscar as causas e tomar ações para que as não-conformidades não voltem a ocorrer. O diagrama de Ishikawa, uma das sete ferramentas da qualidade, é muito útil para identificar causas de NCs e pode ser utilizado junto com brainstorming. Devemos utilizar ferramentas simples sempre que possível. A liderança deve coordenar a realização de ações preventivas buscando eliminar causas potenciais de não-conformidades. O custo-benefício da ação preventiva é maior que da corretiva. Todos devem realizar treinamento sobre o 5S periodicamente. Por exemplo: uma vez ao ano um novo treinamento para manutenção também seria boa prática. Como a implantação do 5S depende muito das lideranças serem comprometidas e serem capazes de conquistar seus subordinados para o programa, treinamentos para melhoria das competências em liderança, administração, planejamento e técnicas de comunicação deveriam ser aplicados, se necessário, aos profissionais que estejam exercendo ou venham a exercer funções de liderança. O cumprimento de horário faz parte da auto-disciplina, sendo que a direção deve dar o exemplo. Cumprir horários faz parte da conquista do primeiro estágio da qualidade.

26 Benefícios do 5S Eliminação do desperdício Otimização do espaço Racionalização do tempo Redução do stress das pessoas Redução de condições inseguras Prevenção de quebras Aumento da vida útil Padronização Prevenção da poluição Melhoria da qualidade Melhoria de relações humanas Incremento da eficiência Redução de acidentes Incentivo à criatividade Auto-disciplina Dignificação do ser humano Base para a qualidade total Etc.

27 Exercício cio Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( ) Seiketsu em seu sentido literal significa manter as condições de trabalho favoráveis (físicas e mentais) para a saúde. 2 ( ) Para conseguir que uma pessoa se motive não adianta elogiar e reconhecer a qualidade de um profissional após ele ter feito um bom trabalho. 3 ( ) Setsuyaku: Antes dos demais sensos serem incorporados no dia-a-dia das pessoas, a economia e o combate aos desperdícios devem ser realizados por todos. 4 ( ) São exemplos de perguntas a serem realizadas para verificação da implantação do Shitsuke: As pessoas são pontuais? Atendem aos compromissos assumidos? Os objetos e documentos são guardados nos locais determinados após o uso? 5 ( ) Com o 5S as anomalias saltam aos olhos devido ao processo de padronização. 6 ( ) São alguns dos benefícios do 5S: Otimização do espaço, Redução de acidentes, Prevenção da poluição. 7 ( ) Quando os procedimentos operacionais não forem cumpridos devemos conversar com o funcionário responsável para que as não-conformidades não voltem a ocorrer. 8 ( ) Para que o operador compreenda claramente a orientação ela deve ser o mais detalhada possível, por exemplo: Cuidado, mais adiante há uma curva perigosa, diminua a velocidade, se não você pode se acidentar e cair no abismo.

28 Respostas do exercício cio Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( V ) Seiketsu em seu sentido literal significa manter as condições de trabalho favoráveis (físicas e mentais) para a saúde. 2 ( F ) Para conseguir que uma pessoa se motive não adianta elogiar e reconhecer a qualidade de um profissional após ele ter feito um bom trabalho. 3 ( F ) Setsuyaku: Antes dos demais sensos serem incorporados no dia-a-dia das pessoas, a economia e o combate aos desperdícios devem ser realizados por todos. (depois da implantação do 5S) 4 ( V ) São exemplos de perguntas a serem realizadas para verificação da implantação do Shitsuke: As pessoas são pontuais? Atendem aos compromissos assumidos? Os objetos e documentos são guardados nos locais determinados após o uso? 5 ( V ) Com o 5S as anomalias saltam aos olhos devido ao processo de padronização. 6 ( V ) São alguns dos benefícios do 5S: Otimização do espaço, Redução de acidentes, Prevenção da poluição. 7 ( F ) Quando os procedimentos operacionais não forem cumpridos devemos conversar com o funcionário responsável para que as não-conformidades não voltem a ocorrer. (devemos pesquisar a causa-raíz para eliminá-la) 8 ( F ) Para que o operador compreenda claramente a orientação ela deve ser o mais detalhada possível, por exemplo: Cuidado, mais adiante há uma curva perigosa, diminua a velocidade, se não você pode se acidentar e cair no abismo. (quanto menos melhor - por exemplo diga apenas Curva perigosa )

29 Fim do Módulo 2