DECANTAR O PATRIMÓNIO ATRAVÉS DOS ARQUIVOS: A ISAAR (CPF)

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1 DECANTAR O PATRIMÓNIO ATRAVÉS DOS ARQUIVOS: A ISAAR (CPF) Joana Braga Sousa decantar - v. tr. transvasar um líquido a fim de o separar do sedimento; trasfegar (Do fr. décanter, "id.") decantar - v. tr. celebrar em verso; exaltar (Do lat. decantare, "cantar, elogiar") Gostaria, antes de mais, de agradecer o convite para estar aqui hoje neste seminário, (em especial ao meu colega Silvestre Lacerda), e ter a oportunidade de vos falar sobre algo que tem ocupado, nos últimos tempos, grande parte do meu trabalho como arquivista: as normas internacionais de descrição em arquivo, a ISAD(G) e a ISAAR(CPF). Dedicar-me-ei em especial a esta última, falando-vos sobre os seus objectivos, a sua composição, e explorar as suas potencialidades para transformar a descrição arquivística num imenso portal de acesso a um mundo de informação, onde não só existem descrições da documentação de arquivo, mas onde também cabe informação sobre os produtores dessa documentação, e tudo o que com eles possa estar relacionado1. Sucintamente, e em especial para os não arquivistas, as referidas normas internacionais de descrição, foram desenvolvidas pelo Comité de Normas de Descrição do Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que dá mostras do seu trabalho desde 1990, permitindo que a comunidade arquivística internacional já disponha hoje das segundas versões da General International Standard fo r Archival Description (ISAD(G))2 e da International Standard for Archival Authorities Records for corporate bodies, persons and families (ISAAR (CPF)) 3, datadas de 2000 e 2004 respectivamente. Estas normas representam um esforço de convergência de diferentes tradições arquivísticas, sendo reconhecidas internacionalmente pelos profissionais porque se transformaram na linguagem comum que permite apreender, compreender e interpretar o mundo da documentação de arquivo. Se a ISAD(G) representa um enorme incremento na qualidade da descrição da documentação, apresentando-se como um novo instrumento aplicável a uma, actividade desde há muito desenvolvida, já a ISAAR(CPF) é uma novidade que veio revolucionar os tradicionais serviços de arquivo, atribuindo-lhes capacidades inimagináveis há algum tempo atrás. E esta alteração deve-se ao facto de os registos de autoridade arquivística elaborados de acordo com a ISAAR, integrados em ficheiros de autoridade alimentados e mantidos em sistemas informáti- 147

2 JOANA BRAGA SOUSA cos potentes e devidamente coordenados, poderem transformar-se numa fonte infindável de informações, permitindo estabelecer inúmeras relações entre produtores de arquivos e ilimitadas ligações a qualquer recurso que com eles esteja relacionado, desde uma obra publicada, uma peça de museu, ou um website. É precisamente nestes termos que a ISAAR(CPF) define como seu primeiro objectivo, o estabelecimento de regras genéricas para a normalização da descrição arquivística dos produtores de documentos de arquivo e do contexto de produção desses documentos. Os objectivos últimos são ambiciosos, porque se pretende que a descrição dos produtores permita: -"o acesso a arquivos com base na descrição do seu contexto de produção, por sua vez ligada às descrições dos próprios documentos de arquivo, tantas vezes diversos e fisicamente dispersos; - aos utilizadores, a compreensão do contexto subjacente à produção e utilização dos arquivos, para melhor interpretarem o seu sentido e significado; -a identificação precisa dos produtores de documentação de arquivo, incorporando descrições das relações entre as diferentes entidades, especialmente informação relativa a mudanças administrativas no que res peita a pessoas colectivas ou mudanças pessoais e de circunstâncias no que toca às pessoas singulares e famílias; e -o intercâmbio destas descrições entre instituições, sistemas e/ou redes"4. Compondo o complexo esquema de descrição arquivística, que abarca tanto a descrição da documentação como dos que a produziram, as duas normas internacionais apresentam diversos pontos de articulação entre alguns dos seus elementos de informação, alguns dos quais estão representados no esquema 1. Esquema 1: Articulação entre os elementos de informação da ISAD(G) e a ISAAR(CPF) ISAD (G) ISAAR(CPF) :::: Código :----:5 - de referência. Formas autorizadas do nome... o,tr:::: :::: Nome do produtor História administrativa/biográfica História administrativa biográfica entificador do recurso relacionado Nota do arquivista O ponto de partida para a "decantação" é, evidentemente, a instituição, a pessoa ou a família, produtora de documentação de arquivo. Do lado das autoridades arquivísticas (ISAAR) existe o elemento de informação Formas auto- 148

3 DECANTAR O PATRIMÓNIO ATRAVÉS DOS ARQUIVOS: A ISAAR (CPF) rizadas do nome, que constitui o principal ponto de acesso à informação disponível, onde podem ser registados um ou mais nomes formais ou legais desse produtor, registada de uma forma autorizada, ou seja, segundo uma regra estabelecida. Do lado da descrição documental (ISAD) encontra-se um elemento Nome do produtor, que "bebe" a informação directamente das Formas autorizadas do nome, ou seja, os dados devem constar exactamente no mesmo formato autorizado, e até servir de link entre a descrição do produtor e a descrição da documentação. O mesmo acontece com a História administrativa/biográfica onde se pretende registar os factos mais marcantes da existência e percursos das instituições, das pessoas ou das famílias que constituem registo de autoridade. Um outro elemento, o Título, isto é, a denominação dada ao conjunto documental, poderá ser igual à Forma autorizada do nome, ou pelo menos semelhante, uma vez que ao nível mais alto da descrição (aquilo a que é habitual designar-se porfundo 5 ), o título corresponde, na maioria das vezes, ao nome da entidade produtora do conjunto documental. Mas no caso, de por ventura, se optar por outra designação para o fundo, é possível que coincida com um outro nome da entidade produtora, e nesse caso constará no elemento da ISAAR, Outras fo rmas do nome. Apresenta-se mais um elemento de conexão entre as duas descrições quando as Datas de existência do produtor coincidem com as Datas da documentação, situação que acontece na maioria das vezes. O encadeamento da descrição arquivística 6 (e nunca é demais relembrar, que implica a descrição não só da documentação mas também dos seus produtores) toma-se mais compacto, à medida que se estabelecem as ligações entre os produtores e qualquer recurso que com esse produtor tenha afinidade. Mas o potencial destas ligações, está menos naquelas que são estabelecidas entre a entidade produtora e a documentação de arquivo por ela produzida, o que é uma ligação óbvia quando se procede à descrição arquivística, mas mais no manancial de informações que é possível disponibilizar sobre qualquer coisa de alguma forma vinculada com o produtor descrito. O primeiro tipo de ligação surge no esquema 1, quando se referencia o Código de identificação, unívoco e atribuído a cada unidade documental, no elemento Identificador do recurso relacionado. Trata-se da ligação entre o produtor e própria documentação por ele produzida, que ao estar fisicamente dispersa por diversas entidades detentoras, poderá ser virtualmente reunida no registo de autoridade. No segundo tipo, as possibilidades de ligações são inúmeras. Se na ISAAR(CPF) estão elencados os recursos possíveis, como os instrumentos de descrição, as monografias, os artigos de publicações periódicas, os websites, as, reproduções fotográficas, as peças ou colecções museológicas, filmes, registos de história oral, podem acrescentar-se à lista, o património edificado, os estudos monográficos sobre o produtor, a obra de qualquer tipo produzida por ele, e tudo o mais que se julgue apropriado referenciar. 149

4 JOANA BRAGA SOUSA Esquema 2: Articulação possível entre a descrição dos produtores e a descrição da documentação. I DESCRIÇÃO da DOCUMENTAÇÃO I I DESCRIÇÃO dos PRODUTORES Instituto do Vinho do Porto (F) ED: Arq. D. Porto - Museu do Douro :llo... '- l rn - s...,. titūtō-: dō ;-; V i,.-, nh :- ō d :- o -;:: Pōrt_ o _, "" 1 9 "" 33 ::- - "' 19 = Real Companhia Velha (F) + ED. R.C.V. - Gma C ; '- Agricultura Vinhas Alto Douro (F) ED: R.C.V. - Ga1a C ; " Agricultura Vinhas Alto Douro (F) - - ED: Arq. MOP f _lr= R,-- ea...,. om _ p a J-=c,-- _,_, nh...,. ia ""' v "" e "" Lhā,-=? =??? I t -..,.,_ Companhia Agricultura das Vinhas do Alto Douro, Junta do Comércio (F) ED: TI r-----=.=.:.: 1 Junta do Comércio (F) ED: Arq. MOP Explorando um caso concreto para melhor se compreender, através de exemplos práticos, aquilo que se tem vindo a expor de forma teórica, é fácil visualizar no esquema 2 algumas possíveis articulações entre a descrição de diferentes produtores de uma forma ou de outra relacionados com o vinho do Porto, e relacionados entre si, e o redireccionamento provável para a documentação existente em diferentes entidades detentoras 7. Verifica-se que os quatro produtores estão ou estiveram relacionados entre si, tanto de uma forma associativa, como é o caso da Real Junta do Comércio, Agricultura, Fábricas e Navegação destes Reinos e seus Domínios e a Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro, porque eram instituições que mantinham um relacionamento administrativo; ou de uma forma cronológica, como acontece entre a Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro e a Real Companhia Ve lha 8, que podem ser consideradas como duas instituições distintas9, mas uma sucedendo à outra em algumas das a c ti v idades. A documentação produzida pela Junta do Comércio, Agricultura, Fábricas e Navegação está dispersa em várias entidades detentoras, entre as quais a Torre do Tombo e o Arquivo Histórico do Ministério das Obras Públicas10, poderá finalmente reunir-se, ainda que intelectualmente, através do registo de autoridade. Outras situações semelhantes estão representadas no mesmo esquema 2, estabelecendo-se relações existentes entre a descrição das entidades produtoras e a descrição da documentação dispersa. 150

5 DECANTAR O PATRIMÓNIO ATRAVÉS DOS ARQUIVOS: A ISAAR (CPF) Mas um registo de autoridade arquivística apresenta potencialidades de verdadeira fonte de informação como se pode verificar no exemplo a seguir apresentado. Apesar de não ser mais do que um esboço de um Registo de Autoridade Arquivística para a Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro, é ilustrativo do que é possível fazer e obter através de uma descrição de um produtor de documentação de arquivo. Na tabela a seguir apresentada são elencados na coluna da esquerda os elementos de informação previstos na ISAAR(CPF) na ordem em que a norma os apresenta, e na coluna da direita, a informação concernente à Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro. ZONA DA DESCRIÇÃO Tipo de entidade Forma autorizada do nome: Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras: Outras fo rmas do nome: Pessoa colectiva Datas de existência: História: Locais: Estatuto legal: Funções, ocupações e actividades: Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro, Portugal. Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro Junta Administrativa da Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro Comissão Administrativa, Direcção da Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro Real Companhia Velha, A Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro foi instituída em... Vila Nova de Gaia rio Douro Companhia pública A Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro tinha como principais atribuições a promoção... Mandato/fo nte de autoridade: O Decreto de instituição da Companhia é datado de... Estrutura interna: Contexto geral: ZONA DO CONTROLO 1.0 Nome/identificador da p.c., p.s. Real Junta do Comércio, Agricultura, Fábricas e Navegação destes Reiou família relacionada: nos e seus Domínios Categoria : Descrição : Associativa. Datas da Relação: Nome/identificador da p.c., Instituto do Vinho do Porto p.s. ou família relacionada: Categoria : A Real Junta do Comércio, Agricultura, Fábricas e Navegação tinha certas... Associativa. 151

6 JOANA BRAGA SOUSA Descrição : O IVP era uma a instituição criada com o objectivo de... Datas da Relação: o Nome/identificador da p.c., Real Companhia Velha p.s. ou família relacionada: Categoria : Descrição : Sucessora A Real Companhia Velha sucedeu à Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro em... Datas da Relação: ZONA DO CONTROLO Identificador do registo de PT FAA 1234 PC autoridade: Identificador da instituição: Regras ou convenções: Estatuto: Nível de detalhe: Data de criação, revisão ou eliminação: Língua e escrita: Fontes: Notas de manutenção: PT RCV (Real Companhia Velha) ISAAR(CPF)2 Versão preliminar Completo Português LIGAÇÕf:S DAS PESSOAS ÇOLECTIVAS, PESSOAS SINGULARES E FAMÍLIAS A DOCUMENTAÇAO DE ARQUIVO E A OUTROS RECURSOS 1.0 Identificador e título do PT RCV-CGAVAD; Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do recurso relacionado Alto Douro Natureza Data do recurso relacionado e/ou Documentação de arquivo - fundo A Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro é o produtor da documentação. 2.O Identificador e título do SOUSA, Fernando - O arquivo da Companhia Geral da Agricultura das recurso relacionado Vinhas do Alto Douro. Porto: CEPESE, ISBN Natureza Instrumento de descrição documental Objecto Data do recurso relacionado e/ou o Identificador e título do < recurso relacionado Natureza Data do recurso relacionado e/ou 2004 Si te na Internet A Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro é objecto de informação neste site. 4.0 Identificador e título do PT TT - JC/ A/E/0 1 - Estatutos da Companhia Geral da Agricultura das recurso relacionado Vinhas do Alto Douro Cota: JC, mç. 70, ex

7 DECANTAR O PATRIMÓNIO ATRAVÉS DOS ARQUIVOS: A ISAAR (CPF) Natureza Documento de arquivo A documentação produzida pela Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro é objecto de estudo e descrição deste recurso. Data do recurso relacionado e/ou 5." Identificador e título do PT AHMOP - recurso relacionado Natureza Documento de arquivo Assunto Data do recurso relacionado e/ou 6." Identificador e título do PT - Garrafeira particular recurso relacionado Natureza Rótulo de garrafa de vinho da Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro (Imagem 1) Objecto Data do recurso relacionado e/ou 1908 Imagem 1 - Rótulo de garrafa da Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro 153

8 JOANA BRAGA SOUSA Mediante este exemplo de registo de autoridade arquivística, espero ter conseguido transmitir a ideia do que é possível fazer através da ISAAR(CPF), permitindo que o trabalho dos arquivistas vá ainda mais longe na disponibilização de informação. NOTAS Esta comunicação deveria ter sido apresentada no Seminário "O vinho do Porto em Gaia e Companhia" que decorreu em 10 e 11 de Dezembro de Por razões que me são alheias, não foi possível estar presente. No entanto, o CEPESE, entidade organizadora do evento, entendeu ser pertinente publicar esta comunicação, o que merece os meus devidos agradecimentos. CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS - ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística: adoptada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo, Suécia, de Setembro de Trad. Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição em Arquivo. 2a ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS - ISAAR(CPF) : Norma internacional de registos de autoridade arquivística para pessoas colectivas, pessoas singulares e famílias: versão provisória da segunda edição: preparada pelo Comité de Normas de Descri" ção, Rio de Janeiro, Brasil, de Novembro de Trad. Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição em Arquivo. 2 ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, ISAAR(CPF), p. 9. Este é o termo empregue internacionalmente no âmbito da descrição em arquivo, cuja definição consta no glossário da ISAD(G) como o "conjunto de documentos de arquivo, independentemente da sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por uma pessoa singular,família ou pessoa colectiva, no decurso das suas actividades ". A definição de "descrição arquivística" que consta nos glossários da ISAD(G) e da ISAAR(CPF) é a seguinte: "A elaboração de uma representação exacta de uma unidade de descrição e das partes que a compõem, caso existam, através da recolhas, análise, organização e registo de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar a documentação de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que a produziu." Gostaria de apresentar os exemplos com as informações mais completas. No entanto, os dados de que podia dispor de imediato não eram exaustivos, e com grandes falhas de informação para a elaboração de descrições arquivísticas mínimas. Este facto ilustra a dificuldade sentida pelos arquivistas quando, na prossecução do seu trabalho, têm de fornecer histórias administrativas e biográficas, sucintas mas completas, e com o máximo de correcção e fiabilidade. As informações de que dispunha não são as mais precisas quanto à história da Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro. No entanto, o exemplo das ligações mantém a sua validade. É oportuno chamar a atenção para o facto de não ser matéria consensual nem linear, considerar-se ou não como uma só instituição produtora, aquela que se prolongou no tempo, que sofreu alterações orgânico-administrativas, que mudou de estatuto legal, e de competências. Apesar de o ministério ter tido variadíssimas designações, o seu Arquivo Histórico é habitualmente designado desta forma. 154