MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador

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1 MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador

2 ÍNDICE 1. ACEDER AO PORTAL EXPLICAR A LÓGICA DO MENUS DO PORTAL HCS CONFIGURAR PICKUP GROUPS CONFIGURAR NUMBER GROUPS CONFIGURAR HUNT GROUPS CONFIGURAR UTILIZADORES CONFIGURAR TELEFONES CONFIGURAR BOTÕES DE MARCAÇÃO RÁPIDA (SPEED DIALS) CONFIGURAR AS TRADUÇÕES DE DDI'S POR SITE INFORMAR SOBRE OUTRAS OPÇÕES MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 2

3 1. ACEDER AO PORTAL 1. O endereço IP para acesso ao portal obedece sempre ao formato onde os espaços ocupados com x são preenchidos com o endereço do servidor de voz. Neste exemplo aceder ao endereço 2. Inserir as credenciais de acesso, tendo em atenção que o username tem o formato user@nome_rede. No exemplo temos: user = gestao; nome_rede = PTC. 3. No primeiro acesso é necessário mudar a password de acesso, por segurança, tendo de obedecer aos critérios apresentados. MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 3

4 2. EXPLICAR A LÓGICA DO MENUS DO PORTAL HCS 1. No menu General Administration, observar o menu Divisions que representa as várias empresas de um Cliente (tipicamente haverá apenas uma). Dentro das Divisions estão as Locations que representam os vários sites do cliente. 2. Todos os sub-menus do menu General Administration são apenas para consulta e para navegação para a Location respetiva, cuja administração é feita no menu Location Administration. MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 4

5 3. CONFIGURAR PICKUP GROUPS 1. Os grupos de Captura são conhecidos como Pickup Groups. Após selecionar Location Administration, seguido do menu Pickup Groups, selecionar a Location que pretende administrar. Na listagem dos grupos que estão definidos basta adicionar um novo (ponto 2) ou selecionar o nome de um grupo de captura já existente para edição (ponto 3). 2. Para criar um grupo de captura novo selecionar Add, preencher o nome do grupo, a extensão associada a partir da lista que nos dá as extensões disponíveis e o modo de notificação aos restantes membros do grupo (No alert, Audio Alert, Visual Alert ou Audio and Visual Alert). Selecionar Add no final da página. NOTA: No caso de Visual Alert ou Audio and Visual, selecionar ainda as checkbox da informação que aparecerá no visor dos restantes telefones que fazem parte do grupo. MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 5

6 3. Para adicionar extensões a um grupo de captura novo ou já em funcionamento é necessário entrar no grupo, descer no ecrã de configuração até à opção Add Line e adicionar a extensão que vai fazer parte desse grupo de captura. Para remover uma extensão, efetuar Delete na extensão que se pretende remover. Para remover todo o grupo selecionar Delete no canto inferior direito da página. MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 6

7 4. CONFIGURAR NUMBER GROUPS 1. Os Number Groups associados aos Hunt Groups permitem configurar grupos de busca para a distribuição de chamadas automaticamente pelas extensões pertencentes ao grupo. Após selecionar Location Administration, seguido do menu Number Groups e selecionar a Location que pretende administrar, aparece a listagem dos grupos que estão definidos e basta adicionar um novo (ponto 2) ou selecionar o nome de um Number Group já existente para edição (ponto 3). 2. Para criar um Number Group novo, selecionar Add, preencher o nome do grupo, o método de distribuição de chamadas a partir da lista de escolha (Longest Idle Time (distribuição pelo membro que há mais tempo esta sem receber chamadas), Circular (uma chamada para cada membro de forma alternada), Top-Down (distribuição pela ordem configurada) ou Broadcast (Todos os membros simultaneamente)), o tempo de toque em cada extensão ( RNA Reversion Timeout ), a primeira extensão do grupo ( Line Number ). Selecionar Add. MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 7

8 3. Para adicionar extensões a um Number Group novo ou já em funcionamento é necessário entrar no grupo e selecionar a opção Add Line e adicionar a extensão que vai fazer parte desse grupo e em seguida selecionar Add. Para remover efetuar Delete Number na extensão que se pretende remover. Para reordenar a ordem de toque selecionar Re-order, alterar a ordem e efetuar Update. Para apagar o Number Group selecionar Delete no canto inferior direito da página. MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 8

9 5. CONFIGURAR HUNT GROUPS 1. Após selecionar Location Administration, seguido do menu Hunt groups e selecionar a Location que pretende administrar, aparece a listagem dos grupos que estão definidos e basta adicionar um novo (ponto 2) ou selecionar o nome de um Hunt group já existente para edição (ponto 3). 2. Para criar um Hunt Group novo selecionar Add, preencher o nome do grupo, a extensão virtual ( Pilot Number ) associada a partir do lista com as extensões disponíveis. Selecionar então o Number Group, o tempo máximo de distribuição de chamadas no grupo (opcional), o call pickup associado ao grupo (opcional), os Forwards, No answer e busy (opcional). No final da página selecionar Add. NOTA: Alterar sempre a Class of Service mesmo que não tenhamos nenhum Call Forward configurado. MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 9

10 3. Na listagem dos grupos que estão definidos selecionar o nome de um Hunt Group já existente para edição. Aqui pode encontrar todas as definições do grupo, como número de chamadas ou tempo de espera que pode ter a fila. MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 10

11 6. CONFIGURAR UTILIZADORES 1. Selecionar Location Administration e de seguida o menu End Users. Escolher o utilizador específico a configurar. 2. Neste menu pode alterar/configurar as várias opções disponíveis, tais como: os dispositivos telefónicos associados a cada utilizador, o nome ou extensão associada ou até os dados de login (PIN e a password), quando não há integração com uma AD externa (Active Directory). MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 11

12 7. CONFIGURAR TELEFONES 1. Selecionar Location Administration e de seguida o menu Phone Management. Escolher o terminal a alterar. 2. Neste menu podem-se alterar vários parâmetros tais como: reencaminhamentos, o nome e descrição do telefone, música em espera ou a quantidade de chamadas de entrada no dispositivo. MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 12

13 3. Gerir também as linhas e as marcações rápidas de cada telefone. 4. Alterar o nome associado à extensão. MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 13

14 5. Alterar o reencaminhamento do telefone/extensão caso a chamada não seja atendida, esteja ocupado ou indisponível, e também o tempo definido para reencaminhamento da chamada. 6. Alterar o nome que surge no telefone remoto quando recebe uma chamada deste telefone (campos Alerting Name e Alerting Name ASCII ) e o nível de chamadas permitido pelo utilizador (campo Line Class of Service ). MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 14

15 7. Consultar as classes de serviço disponíveis para inserir na configuração: Class of Service - Standard Hour Class Name/Description Internal Emergency Freephone No.s Internal Only 24x7 24x7 Blk Blk Blk Blk Blk Blk Blk Local24Hrs 24x7 24x7 24x7 24x7 Blk Blk Blk Blk Blk National24Hrs 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 Blk Blk Blk Blk NationalMobile24Hrs 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 Blk Blk International24Hrs 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 Blk Unlimited24Hrs 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 Lo-call No.s National Mobile Services International Premium Rate Class of Service - Restricted Hours (horário de trabalho) Class Name/Description Internal Emergency Freephone No.s LocalWrkHrs 24x7 24x7 WrkHrs WrkHrs WrkHrs Blk Blk Blk Blk NationalWrkHrs 24x7 24x7 WrkHrs WrkHrs WrkHrs WrkHrs Blk Blk Blk NationalMobileWrkHrs 24x7 24x7 WrkHrs WrkHrs WrkHrs WrkHrs WrkHrs Blk Blk InternationalWrkHrs 24x7 24x7 WrkHrs WrkHrs WrkHrs WrkHrs WrkHrs WrkHrs Blk UnlimitedWrkHrs 24x7 24x7 WrkHrs WrkHrs WrkHrs WrkHrs WrkHrs WrkHrs WrkHrs Lo-call No.s National Mobile Services International Premium Rate Class of Service - Call Forward Class Name/Description Internal Emergency Freephone No.s CF-BlockAll Blk Blk Blk Blk Blk Blk Blk Blk Blk CF-InternalOnly 24x7 24x7 Blk Blk Blk Blk Blk Blk Blk CF-Local24Hrs 24x7 24x7 24x7 24x7 Blk Blk Blk Blk Blk CF-National24Hrs 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 Blk Blk Blk Blk CF-NationalMobile24Hrs 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 Blk Blk Blk CF-International24Hrs 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 24x7 Blk Lo-call No.s National Mobile Services International Premium Rate Time of Day Table Schedule Name Days Time 24 Hours All Days 24/7 All Standard Business Hours Mon-Fri MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 15

16 8. CONFIGURAR BOTÕES DE MARCAÇÃO RÁPIDA (SPEED DIALS) GlobalConnect HCS 1. Funcionalidade disponível apenas em alguns modelos de telefones. Selecionar o menu Location Administration seguido do menu Phone Management e escolher o telefone que se pretende configurar. Premir o botão Manage Speed Dials para aceder à janela de configuração de botões de marcação rápida. 2. Premir o botão Add para adicionar uma marcação rápida e definir os parâmetros da mesma (número do Speed Dial, nome a apresentar e número de telefone associado). MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 16

17 9. CONFIGURAR AS TRADUÇÕES DE DDI'S POR SITE 1. Selecionar o menu Location Administration e de seguida o menu External Numbers e verificar a associação das extensões internas aos DDI s existentes para cada site. NOTA: Para remover um DDI basta selecionar DisAssoc da extensão à qual pretendemos remover o DDI. 2. Para atribuir um novo DDI selecionar Associate Range, seguido da check-box Map a PSTN Range to a single Extension. Selecionar o DDI e a Extensão e efetuar Submit. NOTA: Se a extensão tiver mais do que um DDI pode-se selecionar o DDI principal e qual se apresenta na PSTN através das duas checkbox de Primary E164. MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 17

18 10. INFORMAR SOBRE OUTRAS OPÇÕES 1. Verificar o histórico das tarefas efetuadas com o utilizador de administração no menu General Tools e sub-menu Transactions. 2. Alterar os dados principais do utilizador de administração (nome, ) ou alterar a password no menu My Account e sub-menu Account settings. 3. Os restantes menus não estão disponíveis para edição pelo cliente. MANUAL DE UTILIZAÇÃO Portal de Administrador 18