1. Projeto Lógico de Sistemas de Informações Especificações

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1 Os SIG s - Sistemas de Informação Gerencial O conhecimento e a informação estão substituindo o capital como a principal fonte de criação de riqueza. A organização de sucesso, no século XXI, será aquela que conseguir cultivar e tirar o melhor proveito dos seus ativos de conhecimento e informação Paul Strassmann economista americano (apud GRAELM, 2000, p.67) Os SIG s Sistemas de Informação Gerencial são ferramentas informatizadas de Gestão Empresarial, compostas por um conjunto integrado de módulos e programas de computador, que tem por objetivo a operacionalização automática de atividades das diversas áreas de uma organização, bem como transformar os dados das operações em informações gerenciais a utilizar na sua estrutura decisória. Propiciam o fluxo eletrônico das informações entre as diversas funções e processos da empresa, evitando o retrabalho e otimizando o uso dos recursos operacionais e administrativos, com agilidade, precisão e segurança. Possibilitam ao gestor o conhecimento dos contextos e variáveis envolvidas nos processos de tomada de decisões, para a maximização da probabilidade de sucesso das ações empresariais. Mediante uma analogia ao sistema nervoso do corpo humano, onde os sentidos - visão, audição, tato, olfato, paladar - funcionam como sensores de coleta de dados que monitoram as variáveis do ambiente para as pessoas decidirem sobre as suas ações, pode-se afirmar que os SIG s funcionam como uma rede nevrálgica que capta, trata, armazena e fornece informações que embasam as decisões e ações empresariais. 1. Projeto Lógico de Sistemas de Informações Especificações Quem determina as possibilidades e requisitos de automação dos processos e atividades de uma empresa, e as necessidades de informações para tomar decisões no seu gerenciamento, enfim, quem especifica o SIG para uma empresa, é o seu administrador. Em analogia com a aquisição de uma casa, é o seu usuário principal quem deve definir seu projeto, com a sua composição de aposentos, tamanhos e quantidades, facilidades e instalações. Deve ainda, efetuar uma análise de custo/benefício de cada uma destas características, e a proporcionalidade do porte do investimento total em relação à sua - 1 -

2 utilidade real e capacidade financeira, bem como sobre a forma de aquisição da solução, que poderá ser de comprar pronta ou construir. Então, o projeto lógico do sistema de informação gerencial de uma empresa, que compreende a definição e detalhamento dos requisitos, com especificações das funcionalidades e facilidades operacionais necessárias, e os produtos finais de informações que o mesmo deve fornecer, deve ser especificado pelo seu usuário final. O administrador/gestor é quem melhor do que ninguém sabe dos problemas a serem resolvidos pelo sistema, o custo X benefício de cada problema resolvido e qual a capacidade de investimento da empresa. A definição dos requisitos as especificações de um sistema deve abranger e contemplar as exigências dos três níveis empresariais: Operacional, transacional visando a EFICIÊNCIA, para a execução automática, correta, ágil e segura das atividades e rotinas a informatizar, zelando pela facilidade e simplicidade nas suas execuções, mas sem transigir quanto à sua abrangência e requisitos essenciais, e a sua viabilidade econômico-financeira; Tático, Gerencial buscando a EFICÁCIA das decisões gerenciais, embasando-as com as informações provindas do sistema. Deve-se assegurar que o sistema fornecerá informações ágeis, precisas e suficientes, para garantir que as decisões tomadas proporcionem o alcance real dos objetivos e resultados esperados; Estratégico propiciar a EFETIVIDADE da empresa em seu negócio, com a consistência e permanência dos resultados do uso da Informação, mediante a implementação das Tecnologias de Informações nos requisitos essenciais de atuação da empresa em seu mercado, em diferenciais competitivos que a destaquem positivamente da concorrência e no desenvolvimento e aprimoramento de suas competências essenciais Ex: caixas eletrônicos para bancos; códigos de barras em supermercados; uso da Internet em integrações com fornecedores e clientes; treinamentos informatizados

3 A partir da definição de o quê o sistema deve fazer e fornecer, é necessário a definição de como isto deve ser feito, contemplando as peculiaridades de cada atividade executada pela empresa, e com prioridade às funcionalidades dos seus principais processos, principalmente os envolvidos nas áreas de suas atividades-fim Funcionalidades Produção/operação: automatização dos processos de projeto e desenvolvimento de seus produtos/serviços, bem como nos de planejamento, controle e avaliação dos processos de fabricação dos produtos e/ou de prestação dos serviços e atendimento técnico; Comercial: agilização de processos relacionamento com os clientes em geral, envolvendo os de marketing, divulgação, vendas e entrega dos produtos e serviços da empresa, bem como os de atendimento pósvenda e do mercado em geral; A definição da forma como estes processos deverão ser automatizados e executados depende do ramo de atuação da empresa, seu produto/serviço e seu porte/volume de operação. Contudo esta priorização das atividades-fim não deve levar a empresa a descuidar da informatização dos demais processos das atividades-meio, imprescindíveis à sua atuação, tais como: Financeiros: processos de controle de fluxo dos recebíveis e exigíveis (contas a receber e a pagar), disponibilidades (saldos) de recursos financeiros, com a determinação e o controle de captação (empréstimos, financiamentos) e de aplicações (capital de giro, investimentos); Suprimentos: processos e atividades de compras de materiais e serviços, controle de estoques de matéria prima e insumos, e a logística de armazenamento e movimentação dos mesmos; - 3 -

4 Gestão de recursos humanos: processos de recrutamento, desenvolvimento, avaliação e controle, e de benefícios e manutenção dos seus profissionais. Não podem ser esquecidos também os processos necessários aos registros de resultados e apuração de tributos devidos tais como a contabilidade, os registros fiscais e o controle de ativos imobilizados Integrações internas e externas Além da automatização de execução de processos, os sistemas informatizados devem procurar atender ao máximo os fluxos internos e externos de dados e informações, de modo a agilizar e alimentar as transações efetuadas entre as diferentes áreas internas da empresa, minimizando o fluxo de papéis, e com as entidades externas com quem a empresa interage. Para as integrações externas, a grande maioria das instituições governamentais e financeiras disponibiliza formas de integrações diretas com os seus sistemas e, quando não for possível, dispõe de mecanismos de troca eletrônica de arquivos para facilitar suas próprias operações. Exemplos: integrações para cálculos e recolhimento de impostos, máquinas on-line de débitos automáticos, cartões de crédito, serviços integrados de cobranças e recebimentos. A integração com clientes e fornecedores também pode e deve ser viabilizada, bastando que haja interesses comuns e vantagens para ambos. Exemplos: Logística integrada, SCM- Supply Chain Management, EDI-Eletronic Data Interchange 1.3. Indicadores de desempenho e Banco de Dados - 4 -

5 O fato do sistema informatizado de uma empresa registrar todos os dados envolvidos em suas operações e respectivos documentos, alimenta um banco de dados estruturado, contendo todos os detalhes das mesmas. Este banco de dados mediante tratamentos, tais como seleção, classificação, consolidação e outros, possibilita a elaboração das informações gerenciais, materializadas em indicadores de desempenho dos diversos processos e áreas da empresa, a serem expostos em balanços, relatórios e consultas, que permitem aos gestores terem conhecimento das atividades empresariais e de seus resultados. 2. Projeto Físico e Regras de Negócios Plataforma e Ambiente O projeto físico de um Sistema de Informação Gerencial compreende a formatação de suas interfaces e a determinação das regras de negócios Interfaces As interfaces são as partes do sistema aparentes ao usuário final, isto é, as aparências (layouts) de telas de entrada de dados e de visualizações de telas de consulta a dados e informações, bem como o projeto de formatação dos relatórios e gráficos, e dos documentos a serem emitidos pelo sistema. As telas de entrada de dados e de consultas deverão ser projetadas com as localizações dos seus campos onde serão inseridos/mostrados os dados, devidamente divididos em grupos de afinidades, obedecendo a uma lógica seqüencial de entrada e/ou de leitura. Nos relatórios e gráficos deve-se buscar um desenho que privilegie a clareza e estética, sem prejuízo ao seu entendimento e abrangência Regras de Negócios Para que as funcionalidades definidas no projeto lógico sejam realizadas pelo sistema, na sua execução devem obedecer a certas regras de processamentos, chamadas de - 5 -

6 algoritmos, compostos de agrupamentos encadeados de operações lógicas e matemáticas. Exemplo: cálculo de salários da folha de pagamento com funcionários horistas e mensalistas, classificação dos produtos mais vendidos por agrupamento e tipo, somatória de um cupom fiscal etc. Um conjunto de algoritmos para perfazer uma atividade ou processo denomina-se regra de negócio, que são específicas da natureza da atividade e podem variar de acordo com as características e peculiaridades de uma empresa. Exemplos: a folha de pagamento dos vendedores de uma loja de varejo deve computar as comissões por venda efetuada, cujo percentual pode variar de acordo com os tipos de produtos e o com montante da venda; os relatórios de controle de estoque de um supermercado devem mostrar as posições físicas (quantidades) e financeiras (valores) de cada produto, agrupadas por marca e por tipo de produtos. Ao definir as funcionalidades e respectivas regras de negócios das suas atividades, uma empresa praticamente determina e projeta o sistema de informação gerencial necessário à sua informatização Plataformas e Ambiente No caso de SIG s, além do atendimento às funcionalidades dos processos empresariais, integrações internas e externas e os armazenamentos de dados, os sistemas devem ser definidos quanto a plataforma e ambiente em que será operado, pois estas características determinam a agilidade e confiabilidade de sua operação, bem como os investimentos necessários na infra-estrutura necessária à sua implantação e, principalmente, às possibilidades de seu suporte e de suas evoluções futuras. A evolução acelerada das Tecnologias de Informação (informática, telecomunicação), nos últimos 30 anos, provocou três grandes mudanças de plataforma dos SIG s utilizados pelas empresas e organizações. Em cada uma destas mudanças houve significativas alterações dos ambientes para os usuários que usam e operam os seus sistemas, baseados nos princípios e tecnologias básicas aplicadas em cada época: - 6 -

7 Computadores de grande porte (mainframes) para rede de micros: Após o término da segunda guerra mundial (1945), onde foram desenvolvidos os grandes computadores denominados de mainframes para uso militar, as empresas viabilizaram a sua utilização civil, em tarefas repetitivas e de grande volume. Eram equipamentos bastante dispendiosos e que demandavam conhecimentos técnicos muito especializados, o que restringia a sua utilização às grandes corporações e governos. A partir de 1980 foram gradativamente substituídos pelos minis e microcomputadores, inicialmente nas tarefas mais simples, mas atualmente em tarefas bastante complexas, utilizando poderosas redes de microcomputadores. Rede de micros em ambiente Texto para ambiente Gráfico: Até o final dos anos 80 s o ambiente limitado de operação dos sistemas era em modo texto, excessivamente complexo e operado via teclado, com telas e relatórios de baixa resolução, possibilitando a exposição somente de caracteres. Com a evolução da capacidade e poder de processamento dos microcomputadores viabilizou-se a utilização de elementos gráficos nas interfaces dos sistemas e programas, tornando o ambiente de operação mais amigável e simples, o que possibilitou a popularização de seu uso. Rede Local para rede mundial (Internet): Com a evolução explosiva das telecomunicações, nos anos 90 s surge a Internet, a rede mundial de computadores, que além da disseminação global de informações, estabeleceu uma nova plataforma para que os sistemas de informações possam operar e se integrar com uma abrangência ilimitada e de forma segura e confiável. A Internet possibilita a independência geográfica e temporal do uso de sistemas que operam em seu ambiente, que podem ser acessados de qualquer lugar que haja um ponto de acesso e a qualquer hora. A tendência é a de que, em pouco tempo, todos os SIG s operem na plataforma compatível com a Internet, mesmo operando em redes restritas (intranet s e extranets), pela facilidades de adoção de um padrão mundial de navegação

8 Atualmente as TI s - Tecnologias de Informações apresentam constantes evoluções proporcionando melhorias sistemáticas e constantes nas diversas aplicações, e em revoluções, criando produtos e necessidades antes inexistentes. Isto reflete diretamente nos SIG s, pois determina a necessidade de desenvolvimento permanente, com a agregação das novidades tecnológicas proporcionando a modernização e ampliação das possibilidades que os mesmos podem ofertar às empresas usuárias,. 3. Desenvolvimento, Implantação, Documentação e Manutenção. Após a especificação das funcionalidades e dos requisitos necessários de um SIG para atender as necessidades de uma empresa, é necessária a busca e/ou construção do sistema especificado, para a sua implantação na empresa. O desenvolvimento de SIG s é feito por analistas e programadores, com domínio das técnicas e ferramentas adequadas para tal, transpondo para a linguagem do computador, as regras de negócio e as interfaces necessárias, bem como utilizando um banco de dados ágil e seguro para o armazenamento, guarda e acesso das informações coletadas e tratadas. Como os SIG s envolvem inúmeros algoritmos, regras de negócios, programas e comandos, comuns e específicos, é obrigatória a elaboração da documentação técnica (desenvolvimento) e de operação (manual de usuário) estruturada e detalhada, com atualização a cada alteração. Isto garante a integridade da lógica e do funcionamento geral do sistema no tempo, bem como a sua necessária manutenção e desenvolvimento permanente, acompanhando a evolução da empresa usuária. 4. Tipos de SIG s ERP s e Sistemas Especialistas Os SIG s podem ser classificados de várias formas e critérios, tendo em vista a variabilidade ilimitada de suas funcionalidades e abrangências, com fronteira tênues entre os diversos tipos e classes

9 Uma das classificações mais claras é a que discrimina sistemas de uso genérico e amplo, denominados de ERP Enterprise Resources Planning, dos sistemas voltados a um tipo específico de empresas especializadas e/ou problema empresarial, chamados de Sistemas Especialistas ERP Enterprise Resources Planning O conceito dos sistemas ERP é originário do conceito de MRP-Manufactoring Resources Planning, ampliando o referido conceito para toda uma empresa. MRP ou Planejamento de Recursos de Produção é uma ferramenta organizacional, utilizada na área de produção de uma indústria para a especificação, dimensionamento e previsão temporal dos recursos de mão de obra, matéria-prima, equipamentos, energia etc. para uma indústria fabricar os seus produtos. ERP s são sistema informatizados que abrangem todo o sistema-empresa, automatizando os processos de suas diferentes áreas, e agilizando os fluxos de informações. Além disto, planeja e controla todos os recursos empresariais necessários ao desenvolvimento das atividades e avaliando os resultados da empresa. Normalmente são compostos de módulos, que contemplam cada uma das áreas e funções empresariais, com as funcionalidades descritas no projeto lógico Sistemas Especialistas Para as empresas que atuam em ramos específicos, utilizando Tecnologias de Informação especializadas em suas atividades, e que normalmente não estão presente em ERP s, são necessários Sistemas Especialistas. Exemplos: Sistema de Roteamento para uma empresa de ônibus escolares ou para uma empresa de coleta de lixo; Sistema de balanceamento calórico para empresas de refeições industrializadas. Em outras empresas e organizações, Sistemas Especialistas são utilizados em atividades bastante específicas e estanques, podendo ser posteriormente integradas ao ERP da empresa

10 Exemplo: Sistema de folha de pagamento; sistema de emissão de etiquetas de código de barras de produtos; sistema de controle de frota de veículos de apoio. Bibliografia: ALBERTIN, Alberto Luiz.Administração de informática: funções e fatores críticos de sucesso.são Paulo:Atlas, 1996 ANGELONI, Maria T. (coord.). Organizações do Conhecimento: Infraestrutura, Pessoas e Tecnologias. São Paulo:Saraiva, 2002 BIO, Sérgio Rodrigues - Sistemas de informação:um enfoque gerencial.são Paulo: Atlas, 1993 DRUCKER, Peter F. Administrando em tempos de grandes mudanças. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, FELICIANO NETO, A.; Furlan, J. D.; e Higa, W. Engenharia da informação. Rio de Janeiro:Makron Books, 1992 FREITAS, H., et al, Informação e decisão, Porto Alegre:Ortiz S/A, 1997 GANE, Chris; SARSON, Trish. Análise estruturada de sistemas. São Paulo: Livros Técnicos e Científicos, 1985 GRAEML, Alexandre R. Sistema de informação: o alinhamento da estratégia de TI com a estratégia corporativa.são Paulo:Atlas, 2000 HARVARD BUSINESS REVIEW. Medindo o desempenho empresarial. Trad.Afonso Celso da Cunha Serra. Rio de Janeiro: Campus, 2000 KAPLAN, Robert S.; NORTON, David P. A estratégia em ação: balanced scorecard Rio de Janeiro:Campus, 1997 LAUDON, Kenneth. LAUDON Jane Sistemas de informação gerenciais: administrando a empresa digital, 5ª. edição. São Paulo: Prentice Hall, 2004 LIMA, Frederico O. A Sociedade Digital: o impacto da tecnologia na sociedade, na cultura, na educação e nas organizações. Rio de Janeiro: Qualitymark, O BRIEN, James A. Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da internet. 2ª.ed. São Paulo: Saraiva, OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas de informações gerenciais: estratégicas, táticas, operacionais. 8ª.ed. São Paulo:Atlas, 2002 REZENDE, Denis A. Planejamento de Sistemas de Informação e Informática:guia prático para planejar a tecnologia de informação integrada ao planejamento estratégico das organizações. São Paulo:Atlas, 2003 SOUZA, Alexandre de S,;SACCOL, Amarolina Z. (organ.) Sistemas ERP no Brasil: teorias e casos. São Paulo: Atlas, STAIR, Ralph M.; REYNOLDS, George W. Princípios de Sistemas de Informação. Uma Abordagem Gerencial. 4ª. ed. Rio de Janeiro: LTC, TAPSCOTT, Don: LOWY, Alex: TICOLL, David. Plano de ação para uma Economia Digital: prosperando da nova era do e-business. São Paulo: Makron,