COMUNICADOS RELATIVOS AO SGI Nº 007/13

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Caio de Figueiredo Assunção
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ENCONTREI UM DOCUMENTO NA INTRANET/ EXTRANET QUE ATENDE ÀS MINHAS NECESSIDADES, MAS PRECISA DE ALGUNS AJUSTES. COMO PROCEDER A ADEQUAÇÃO DESTE DOCUMENTO?

alteração/revisão sugerida, de forma que nenhum outro projeto ou departamento seja afetado negativamente pelas alterações.

1 ENCONTREI UM DOCUMENTO NA INTRANET/ EXTRANET QUE ATENDE ÀS MINHAS NECESSIDADES, MAS PRECISA DE ALGUNS AJUSTES. COMO PROCEDER A ADEQUAÇÃO DESTE DOCUMENTO? Sempre que identificada a necessidade de revisão de um documento, a Coordenação do SGI deverá ser informada para: 1- Analisar em conjunto com as demais áreas envolvidas a pertinência da alteração/revisão sugerida, de forma que nenhum outro projeto ou departamento seja afetado negativamente pelas alterações. 2- Disponibilizar ao solicitante da revisão (quando necessário) o arquivo editável do documento para que sejam registradas as alterações/adequações necessárias. 3- Submeter o documento revisado às aprovações necessárias dos envolvidos. 4- Cadastrar o documento na Intranet para conhecimento e aplicação das novas premissas por parte dos envolvidos.

2 NÃO ENCONTREI NA INTRANET/ EXTRANET ALGUM DOCUMENTO QUE ME ORIENTE QUANTO À METODOLOGIA QUE PRECISO CONSULTAR E/OU IMPLANTAR EM MEU CONTRATO OU DEPARTAMENTO. O QUE FAZER? Sempre que NÃO IDENTIFICADA na Intranet/ Extranet a existência de documento que retrate a metodologia que necessita ser consultada e/ou implementada, deverão ser observadas as seguintes premissas: 1- Efetuar contato com a Coordenação do SGI para que seja verificado o motivo da não disponibilização do documento na Intranet/ Extranet, que poderá ser: o mesmo encontra-se em elaboração, o mesmo encontra-se com identificação de título que tornou insuficiente o critério de busca pela palavra chave, etc. 2- Havendo o documento conforme necessidade do solicitante, proceder a informação de seu caminho na Intranet/ Extranet para imediata utilização. 3- Não havendo de fato o documento elaborado e divulgado que defina a metodologia que deverá ser adotada para determinado processo ou departamento, a Coordenação do SGI define um responsável pela elaboração do referido documento, orientando quanto à: padrão a ser utilizado, codificação a ser adotada, necessidade de revisão e aprovação pelos envolvidos antes da divulgação, etc. Para tanto, deverão ser adotadas as seguintes premissas de codificação, conforme slides a seguir:

DOCUMENTOS DO SGI SÃO OS DOCUMENTOS QUE POSSUEM METODOLOGIA DESCRITA DE FORMA QUE SEJA APLICÁVEL A TODOS OS PROJETOS OU DEPARTAMENTOS A QUE SE DESTINAM Os Documentos Normalizados são identificados

autorizados para uso na Empresa, conforme exposto ao lado. O 2º grupo de dígitos (TTT) serve para reunir os Documentos Normalizados por Disciplina/departamento.

3 DOCUMENTOS DO SGI SÃO OS DOCUMENTOS QUE POSSUEM METODOLOGIA DESCRITA DE FORMA QUE SEJA APLICÁVEL A TODOS OS PROJETOS OU DEPARTAMENTOS A QUE SE DESTINAM Os Documentos Normalizados são identificados através de um código alfanumérico constituído de 7 dígitos O 1º dígito (V) é utilizado, para identificar os tipos de Documentos Normalizados, elaborados, adaptados, verificados, aprovados e autorizados para uso na Empresa, conforme exposto ao lado. O 2º grupo de dígitos (TTT) serve para reunir os Documentos Normalizados por Disciplina/departamento. O 3º grupo de dígitos (ZZZ) é reservado ao número sequencial e poderá ser organizados a critério dos responsáveis pelos Departamentos/Disciplina, sendo eles de 0 a 999. Sendo assim, um documento codificado como PU03-004, significa que é um Procedimento (P) da área de Gerenciamento de Meio Ambiente (U03), de número 004.

4 E SE QUANDO DA ANÁLISE DO SGI, FOR IDENTIFICADO QUE MINHA NECESSIDADE DE ELABORAÇÃO OU REVISÃO DO DOCUMENTO LYON IMPACTARÁ OUTRO CONTRATO OU DEPARTAMENTO, PELA MINHA CARACTERÍSTICA E ESPECIFICIDADE? Para os casos aplicáveis à questão ao lado, a metodologia Lyon prevê que sejam elaborados documentos específicos aos contratos, que possuirão codificação, controles e distribuição diferenciada. Os passos que deverão ser observados são: 1- A partir da solicitação/identificação da necessidade de elaboração de documento específico ao contrato, a Coordenação do SGI define um responsável pela elaboração do referido documento, orientando quanto à: padrão a ser utilizado, codificação a ser adotada, necessidade de revisão e aprovação pelos envolvidos antes da divulgação, etc. Os Documentos elaborados para obras/empreendimentos específicos, que não são aplicáveis a todos os empreendimentos da empresa, possuirão codificação diferenciada.

O 2º grupo de dígitos (TTT) serve para reunir os Documentos Normalizados por Disciplina/departamento.

5 DOCUMENTOS DO SGI ESPECÍFICOS AOS CONTRATOS SÃO OS DOCUMENTOS QUE POSSUEM METODOLOGIA DESCRITA ESPECÍFICA A UM CONTRATO. O 1º dígito (V) é utilizado, para identificar os tipos de Documentos Normalizados, elaborados, adaptados, verificados, aprovados e autorizados para uso na Empresa. O 2º grupo de dígitos (TTT) serve para reunir os Documentos Normalizados por Disciplina/departamento. O 3º grupo de dígitos (YYYYY) serve para identificar a obra/projeto para onde o documento específico está sendo elaborado. Para tanto, deverão ser utilizados os 5 primeiros dígitos do centro de custo cadastrado. O 4º grupo de dígitos (ZZZ) é reservado ao número sequencial e poderão ser organizados a critério dos responsáveis pelos Departamentos/Disciplina, sendo eles de 0 a 999. Sendo assim, um documento codificado como PU , significa que é um Procedimento (P) da área de Gerenciamento de Meio Ambiente (U03), específico ao Projeto V&M Planejamento, de número 004.

6 ENTENDA A TABELA PARA IDENTIFICAÇÃO DOS CÓDIGOS DE ÁREA, QUE FAZEM PARTE DA CODIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO SGI:

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