AULA DEMONSTRATIVA. Concurso: Carreiras de nível médio Matéria: Noções de Administração de Materiais Professor: Tiago Zanolla

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1 AULA DEMONSTRATIVA 1. APRESENTAÇÃO INICIAL SOBRE O CURSO ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS BREVE INTRODUÇÃO CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS CONSIDERAÇÕES FINAIS Concurso: Carreiras de nível médio Matéria: Noções de Administração de Materiais Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei n.º 9.610/1998, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências.

2 1. APRESENTAÇÃO INICIAL Olá Concurseiro! Meu nome é Tiago Elias Zanolla, tenho 30 anos, formado em Engenharia Produção e atualmente exerço o cargo de Técnico Judiciário - Oficial de Justiça no Tribunal de Justiça do Estado do Paraná. Assim como você, também sou concurseiro! Estou há cerca de cinco anos envolvido com concurso público. Por isso, sei das dificuldades de se encontrar bons materiais para se estudar. 2. Sobre o Curso Este curso faz parte de uma iniciativa bem bacana do Concurseiro24horas. Está sendo disponibilizado diversos cursos gratuitos para auxiliar na preparação dos concurseiros. Nesse curso veremos o seguinte conteúdo: 1 Classificação de materiais. 1.1 Tipos de classificação. 2 Gestão de estoques. 3 Compras. 3.1 Modalidades de compra. 3.2 Cadastro de fornecedores. 4 Compras no setor público. 4.1 Edital de licitação. 5 Recebimento e armazenagem. 5.1 Entrada. 5.2 Conferência. 5.3 Critérios e técnicas de armazenagem. 6 Gestão patrimonial. 6.1 Controle de bens. 6.2 Inventário. 6.3 Alterações e baixa de bens. 7 Logística sustentável. Decreto 7.746/

3 3. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS BREVE INTRODUÇÃO CARREIRAS DE NÍVEL MÉDIO Para entender o que é administração de materiais, vamos à um exemplo: imagine uma grande indústria. Durante o processo de produção, haverá determinados materiais em determinados momentos e em determinados locais. Esses materiais devem ser armazenados, transportados, selecionados, contados, entre diversas outras tarefas. É nesse contexto que a administração de materiais atua. A administração de materiais visa a colocar os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo da empresa. Administração de Materiais Além do controle de estoques, a área de gestão de materiais engloba as atividades de compra, almoxarifado, movimentação e distribuição de materiais Uma das funções precípuas do administrador de materiais é minimizar o uso dos recursos envolvidos na área logística da empresa, visando economia e eficiência. Em uma organização, podemos identificar vários tipos de recursos: RECURSOS Materiais Humanos Financeiros Técnológicos Associados ao mercado Nosso foco será o estudo dos recursos materiais. Em primeiro lugar é necessário diferenciar recursos materiais e recursos patrimoniais. Recursos Materiais Sentido amplo: engloba a todos os meios físicos disponíveis para a organização. Por exemplo, mesas, papeis, computadores, prédios etc. Sentido estrito: podemos em definir Recurso material, é ligado aos meios físicos que são utilizados pela intituição na produção de seu produto final, podendo ser um produto material ou serviços Recuso Patrimonial, são os meios físicos destinados à manutenção das atividades de uma organização. Outra definição importante é que os recursos materiais não são bens permanentes, enquanto os recursos patrimoniais o são. Exposto essa diferenciação, vamos definir Administração de Materiais: 3

4 Administração de Materiais O conjunto de atividades conduzidas em uma organização, visando a maximizar a utilização dos recursos da empresa. Em outras palavras, maximizar a utilização de recursos significa evitar o desperdício. Esse é o objetivo principal da administração de materiais. Porém, para alcançar esse objetivo primário, a gestão de materiais contém objetivos secundários, a saber: Objetivos sencudários Administração de Materiais Suprir a organização dos materiais nas quantidades corretas, na qualidade requerida, no momento certo, armazenando-os da maneira e no local apropriados, praticando preços econômicos e minimizando estoques. Para cumprir esses objetivos, GONÇALVES (2007) define as grandes funções da administração de materiais: Compras: a função de Compras pode ser dividida em compras no mercado interno e importações. Toda compra envolve fornecedores, contratos (licitações), tomada de preços, pedido de compras (prazos, condições de pagamento, etc.), transporte e controle no recebimento da mercadoria. Caso haja importações, os compradores deverão ter conhecimento das leis e guias de importação, bem como dos processos envolvendo órgão do governo federal mediador das importações. Transporte: a função de Transportes envolve do fornecedor até o espaço físico de estocagem pode ser feita interna ou por terceiros. Caso seja interna, envolve o processo de gerenciamento e distribuição das cargas. Se externa, envolve a contratação de transportadoras (rodoviárias, ferroviárias, aéreas ou marítimas). Armazenagem e conservação: as funções de Armazenagem e Conservação envolvem todos os processos de recebimento das mercadorias, controle de qualidade e fechamento contra o pedido de compra, catalogação dos itens conforme codificação do estoque, armazenagem no local físico (localização) designado para os itens e contabilização dos itens. Manipulação e Controle de estoques: As funções de Manipulação e Controle dos Estoques envolvem todos os processos de requisição e devolução de itens em seja para fabricação, consumo ou revenda. Cada um desses processos é composto por subprocessos legais. Caso a retirada de itens seja para venda e entrega em um cliente, um processo de emissão de notas fiscais para circulação de mercadorias (pode ser o faturamento direto) deve ser incluído para esta função. Segundo Chiavenato a administração materiais: envolve a totalidade dos fluxos de materiais da empresa, desde a programação de materiais, compras, recepção, armazenamento no almoxarifado, movimentação de matérias, transporte interno e armazenamento no depósito de produtos acabados. E o que isso tudo quer dizer? Quer dizer que, dentro de um processo de produção, a administração de materiais precisa coordenar: 4

5 A quantidade Deve sempre manter uma quantidade mínima para suprir a demanda Administração de materiais dentro do processo produtivo controla O tempo A localização O material deve estar disponível sempre que for necessário O material deve estar no local certo, no tempo certo e na quantidade certa. Por isso, a localização deve ser próxima de seu local de uso 3.1. Classificação de Materiais A classificação é necessária para aperfeiçoar o controle dos estoques, visando à identificação, codificação e catalogação de todos os itens da empresa. Segundo Fernandes (1981): A classificação de materiais surge por necessidade, uma vez que com o aumento da industrialização e da introdução da produção em série, foi necessário, para que não ocorressem falhas de produção devido à inexistência ou insuficiência de peças em estoque. Trata-se de um procedimento de unir de materiais por características parecidas, servindo de informação gerencial ao administrador de materiais, que se torna capaz de voltar sua atenção a determinadas categorias, ao invés de tentar, em vão, lidar com uma infinidade de itens de materiais. Um sistema de classificação deve ser detentor de alguns atributos para que seja eficiente. Segundo Viana (2000), essas qualidades são: Abrangência a classificação deve abordar uma série de características dos materiais, caracterizando-os de forma abrangente. Aspectos físicos, financeiros, contábeis. São todos fundamentais em um sistema de classificação abrangente. Praticidade a classificação deve ser simples e direta, sem demandar do gestor procedimentos complexos. Flexibilidade Segundo Viana (2000), um sistema de classificação flexível é aquele que permite interfaces entre os diversos tipos de classificação, de modo a obter uma visão ampla da gestão de estoques. Enquanto a abrangência tem a ver com as características do material, a flexibilidade refere-se à comunicação entre os tipos 5

6 Além das qualidades acima, um sistema de classificação de materiais deve ter certos princípios, os quais dão as características específicas para cada grupo na classificação de materiais: CATALOGAÇÃO arrolamento de todos os itens de material existentes em estoque, permitindo uma ideia geral do conjunto; SIMPLIFICAÇÃO redução da diversidade de itens de material em estoque que se destinam a um mesmo fim. Caso existam dois itens de material que são empregados para a mesma finalidade, com o mesmo resultado indiferentemente, optase pela inclusão no catálogo de materiais de apenas um deles. A simplificação é uma etapa que antecede a padronização ESPECIFICAÇÃO minuciosa do material, possibilitando sua individualização em uma linguagem familiar ao mercado NORMALIZAÇÃO estabelecimento de normas técnicas para os itens de material em si, ou para seu emprego com segurança. Pode-se dizer, da mesma forma, que a normalização de itens de material é necessária para a consecução da padronização em sua completude. A entidade oficial de normalização no Brasil é a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT); PADRONIZAÇÃO uniformização do emprego e do tipo do material. Facilita o diálogo com o mercado, facilita o controle, permite a intercambialidade de sobressalentes ou demais materiais de consumo (peças, cartuchos de impressoras padronizadas, bobinas de fax etc.); CODIFICAÇÃO atribuição de uma série de números e/ou letras a cada item de material, de forma que essa informação, compilada em um único código, represente as características do item. Cada item terá, assim, um único código Tipos de Classificação O sistema de classificação é de extrema importância para qualquer área de controle de materiais, pois, não havendo um sistema eficiente, não há como existir um planejamento de estoques, compras e despachos corretos, nem mesmo controle de utilidade dos itens. Existem inúmeros critérios para a classificação de materiais. Tais critérios são determinados com base nas informações do gestor de materiais. Vejamos quais os principais tipos de classificação 1 : Por tipo de demanda: é de grande uso nas empresas. A mesma se divide em: 1 VIANNA, 2006, p. 62 6

7 Materiais NÃO de estoque São materiais que tem a demanda imprevisível e não há parâmetros para o ressuprimento. Esses materiais são de consumo imediato, ou seja, são adquiridos quando há demanda e imediatamente consumidos, não havendo regularidade de consumo nem de compra. Materiais de estoque São materiais que devem existir nos estoques para uso atual e futuro. Geralmente, para que não haja falta são criados mecanismos de ressuprimento automático. Os materiais de estoque se subdividem em: Quanto à aplicação: Materiais produtivos: É todo material ligado direta ou indiretamente ao processo produtivo. Matérias primas: São os materiais básicos e insumos que compõem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo. Produtos em fabricação: São os materiais em processamento, ou seja, são os que estão sendo processados ao longo do processo produtivo. Não estão mais no almoxarifado porque já não são mais matérias-primas, nem no estoque final porque ainda não são produtos acabados. Produtos acabados: produtos já prontos. Materiais de manutenção: materiais usados em manutenção. Materiais improdutivos: materiais que não fazem parte do produto no processo produtivo. Materiais de consumo geral: materiais de consumo, aplicados em diversos setores da empresa. Quanto ao valor econômico: Para que se se tenha sucesso na gestão de estoques é necessário que se separe de forma clara, aquilo que é essencial do que é secundário em termos de valor de consumo. Para isso, existe a chamada de curva ABC ou Curva de Pareto. Nessa é determinado à importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período. Para Gonçalves (2007), o principal objetivo da análise ABC é identificar os itens de maior valor de demanda e sobre eles exercer uma gestão mais refinada, especialmente por representarem altos valores de investimentos e, muitas vezes, com impactos estratégicos para a sobrevivência da organização. 7

8 Materiais A Materiais B Materiais C materiais de grande valor de consumo materiais de médio valor de consumo materiais de baixo valor de consumo Os percentuais aproximados (e não fixos) são os relacionados abaixo: CLASSE % do critério selecionado % Qtde aproximada em estoque A 80% 20% B 15% 30% C 5% 50% A CURVA ABC baseia-se no princípio de que a maior parte do investimento está concentrada em um pequeno número de itens. Aplicando-se este conceito à gestão de estoques, obtemos uma ferramenta de gestão de estoques, através da qual é possível a identificação dos itens de maior valor financeiro em estoque (ou maior valor de demanda), e sobre eles exercer uma gestão mais refinada. Quanto à importância operacional: Esta classificação aprecia a imprescindibilidade ou ainda o grau de dificuldade para se obter o material. Materiais X materiais de aplicação não importante, com similares na empresa Materiais Y Materiais Z materiais de média importância para a empresa, com ou sem similar materiais de tal importância que, sem similar na empresa, sua falta causa paralisação da produção Para essa classificação, deve-se responder o seguinte: É imprescindível? Fácil Aquisição? Existe similar? A compra do original/similar é fácil? CLASSE SIM NÃO NÃO - Z 8

9 SIM SIM NÃO - Y NÃO NÃO SIM NÃO Y SIM SIM SIM SIM X NÃO SIM SIM SIM X Materiais Críticos Classificação que é muito utilizada por indústrias. São materiais com sua reposição específica, cuja demanda não é previsível e a decisão de estocar tem como base o risco. A quantidade de material classificada como crítico deve ser mínimo. Os materiais são classificados como críticos segundo os seguintes critérios: Críticos por problemas de obtenção: material importado; único fornecedor; falta no mercado; estratégico e de difícil obtenção ou fabricação. Críticos por razões econômicas: materiais de valor elevado com alto custo de armazenagem ou de transporte. Classificação Materiais Críticos Críticos por problemas de armazenagem ou transporte: materiais perecíveis, de alta periculosidade, elevado peso ou grandes dimensões. Críticos por problema de previsão: ser difícil prever seu uso Críticos por razões de segurança: materiais de alto custo de reposição ou para equipamento vital da produção. Perecibilidade Diz-se perecível aquele material com a possibilidade de extinção de suas propriedades físico-químicas, geralmente pelo fator tempo. assim, quando a empresa adquire um material para ser usado em um período, e nesse período o consumo não ocorre, sua utilização poderá não ser mais necessária, o que inviabiliza a estocagem por longos períodos. Quanto à possibilidade de se extinguirem, os materiais podem ser classificados em perecíveis e não perecíveis. Periculosidade 9

10 O uso dessa classificação permite a identificação de materiais que devido a suas características físico-químicas, podem oferecer risco à segurança, seja ela no manuseio, transporte, armazenagem. Possibilidade de fazer ou comprar Esta classificação visa determinar quais os materiais que poderão ser recondicionados, fabricados internamente ou comprados: Fazer internamente: fabricados na empresa Fazer ou comprar Comprar: adquiridos no mercado Decisão de comprar ou fazer: sujeito à análise de custos Recondicionar: materiais passíveis de recuperação sujeito a análise de custos Nesse contexto de decidir entre comprar ou fazer que é tomada pela alta cúpula -, há duas possíveis estratégias: Verticalização Tenta-se produzir internamente tudo o que for utilizado na empresa Horizontalização Compra-se o máximo possível de itens que compõem o produto final da empresa, mantendo na empresa apenas os processos fundamentais (core processes) Materiais permanentes ou de consumo: Esta é basicamente uma classificação contábil, pois se refere à natureza de despesa, no âmbito do SIAFI. Material de Consumo Em razão de seu uso rotineiro, normalmente perde a identidade física e tem sua utiliazação limitada a dois anos Material Permanente É aquele que, mesmo em rezão de seu uso rotineiro, não perda a identidade física, tendo durabilidade superior a dois anos. Dificuldade de Aquisição Os materiais podem ser classificados pelo grau de dificuldade de serem encontrados no mercado para aquisição: 10

11 Fabricação especial Escassez no mercado Sazonalidade Monopólio ou tecnologia exclusiva Logística sofisticada Importações envolve encomendas especiais com cronograma de fabricação longo há pouca oferta no mercado e pode colocar em risco o processo produtivo há alteração da oferta do material em determinados períodos do ano dependência de um único fornecedor material de transporte especial, ou difícil acesso os materiais sofrer entraves burocráticos, liberação de verbas ou financiamentos externos QUADRO SINÓPTICO DOS TIPOS DE CLASSIFICAÇÃO CLASSIFIC. OBJETIVO VANTAGEM DESVANTAGEM APLICAÇÃO Valor consumo de Materiais de maior valor (consumo) método ABC Demonstrar os materiais de grande investimento no estoque Não fornece análise de importância operacional Fundamental. Deve ser utilizada em conjunto com importância operacional Importância operacional Importância dos materiais para funcionamento da empresa Demonstra os materiais vitais para a empresa Não fornece análise econômica dos estoques Fundamental. Deve ser utilizada em conjunto com valor de consumo Perecibilidade Se o material é perecível ou não Identifica os materiais sujeitos à perda por perecimento, facilitando armazenagem e movimentação. Básica. Deve ser utilizada com classificação de periculosidade Periculosidade Grau de periculosidade de material Determina incompatibilidade com os outros materiais, facilitando armazenagem e movimentação. Básica. Deve ser utilizada com a classificação de perecibilidade 11

12 Fazer ou comprar Se o material deve ser comprado, fabricado internamente ou recondicionado. Facilita a organização da programação e planejamento de compras Complementar para os procedimentos de compras Dificuldade aquisição de Materiais de fácil ou difícil aquisição Agiliza a reposição de estoques Complementar para os procedimentos de compras Veja como irá cair na sua prova! QUESTÃO 01 (CESPE / CNPQ / 2011) Uma das funções precípuas do administrador de materiais é minimizar o uso dos recursos envolvidos na área logística da empresa, visando economia e eficiência. COMENTÁRIOS: Nessa questão temos uma pegadinha de prova. Ao se minimizar o uso dos recursos, estamos evitando o desperdício. Assim estaremos maximizando o uso dos recursos. Não há de se falar em minimizar o uso visando economia e eficiência. Gabarito: INCORRETA. QUESTÃO 02 (CESPE / STM / adaptada) A administração de materiais visa a colocar os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo da empresa. COMENTÁRIOS: Nessa questão, é cobrado conhecimentos sobre os objetivos secundários da Administração de materiais. Não podemos esquecer que a gestão de materiais contempla, inclusive, os materiais auxiliares. Gabarito: CORRETA. 4. Considerações Finais É isso ai pessoal. Essa primeira aula é demonstrativa, por isso é curta e tem poucas questões Espero que tenham gostado de nossa primeira aula e que, juntos possamos terminar essa jornada! Será dessa maneira que conduziremos nossas aulas, muita teoria, muitos esquemas e várias questões Então é isso! Obrigado, um forte abraço e até a próxima aula! 12