APLICAÇÃO DA GESTÃO DE RISCOS NA LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO. Clique para editar o cargo Ouvidor autor

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1 APLICAÇÃO DA GESTÃO DE RISCOS NA LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO Clique para Luiz Gustavo editar o Meira nome do Homrich autor Clique para editar o cargo Ouvidor autor Rio Clique de Janeiro, para 6 editar de julho local de e 2016 data

2 Números do SIC/ANS Pedidos de acesso à informação: (Média mensal: 58); Tempo médio de resposta: 6,43 dias; Nº de prorrogações de prazo: 104 (3,64%); 99,82% dos pedidos respondidos; Nº de pedidos de acesso negados: 105 (3,68%) Nº de Recursos: 185 1ª instância: 145 (5,09%) Diretor-Presidente: 23 (0,81%) CGU: 13 CMRI - Comissão Mista de Reavaliação de Informações : 4 Fonte: Período de maio de 2012 a maio de

3 Comparativo: Agências Reguladoras Nº de Demandas Agência Reguladora Nº de Demandas Nº de Recursos (1ª instância) Recurso 1ª inst./ Demanda (%) ANEEL ,8% ANATEL ,1% ANVISA ,3% ANTAQ ,4% ANS % ANAC ,6% ANP ,7% ANTT ,2% ANA ,4% ANCINE % 5ª AR com o maior número de demandas; 3ª AR com o menor índice de recurso 1ª Inst. Fonte: Período de maio de 2012 a maio de

4 Comparativo: Agências Reguladoras Tempo de Resposta Agência Reguladora Dias ANS 6,43 ANEEL 6,61 ANA 8,2 ANTAQ 8,37 ANTT 9,53 ANATEL 11,13 ANP 12,52 ANCINE 12,98 ANVISA 15,96 ANAC 16,49 Menor tempo de resposta 6,43 dias Fonte: Período de maio de 2012 a maio de

5 Unidades Respondentes Demandadas Unidade Respondente Nº de Demandas Participação (%) EQUIPE SIC/ANS* ,5% DIPRO ,6% DIDES 110 9,8% DIGES 92 8,2% DIOPE 67 5,9% DIFIS 54 4,7% PROGE 27 2,4% PRESI 22 1,9% OUTRAS** 6 0,5% CONJUNTAS 28 2,5% TOTAL % * 51,5% dos pedidos de acesso à informação foram respondidos diretamente pela Equipe SIC/ANS, sem encaminhamento às unidades respondentes. ** Ouvidoria, com 3 Demandas; Auditoria com 2 Demandas e Corregedoria com 1, completam a lista Fonte: Sistema de controle interno da Unidade Gestora do SIC/ANS Período de maio de 2014 a maio de

6 Temas Demandados Temas Nº de Demandas Participação (%) DADOS BENEF./OPER./PLANOS ,2% COBERTURA/ROL ,8% DOCUMENTOS/ANS ,6% FISCALIZAÇÃO 92 8,2% RECURSOS HUMANOS 69 6,2% REAJUSTE 65 5,8% OUTROS ÓRGÃOS 57 5% PORTABILIDADE/CARÊNCIA 52 4,7% PROCESSO ADMINISTRATIVO 50 4,4% CONTRATOS/LICITAÇÕES 30 2,6% DEMITIDOS/APOSENTADOS 30 2,6% DADOS FINANCEIROS 28 2,4% REEMBOLSO 23 2% NÃO IDENTIFICADOS 18 1,5% TOTAL % Fonte: Sistema de controle interno da Unidade Gestora do SIC/ANS Período de maio de 2014 a maio de

7 Checklist Protocolo E-SIC nº: Área técnica responsável : I TIPO DE RESPOSTA: DADOS GERAIS 1. A informação existe no âmbito da ANS? Sim ( ) Não ( ) 2. Foi necessária a extração de dados de sistemas internos da ANS? Sim ( ) Não ( ) 3. Houve necessidade de tarjamento de dados? Sim ( ) Não ( ) 4. A informação está classificada conforme o grau de sigilo e consta do rol publicado no portal da ANS, de acordo com a Lei nº /2011? Sim ( ) Código de Classificação: Não ( )

8 Checklist 5. Há necessidade de classificação da informação de acordo com a Lei nº /2011? Sim ( ) Não ( ) 6. A informação requerida é de interesse coletivo ou geral, para fins de divulgação no portal da ANS (transparência ativa)? Sim ( ) Não ( ) 7. Há potencial de impacto na imagem da ANS (cf. RA nº 61/2014 Gestão de Riscos)? ( ) Sim. ( ) Muito baixo ( )Baixo ( ) Médio ( ) Alto ( ) Extremo ( ) Não 8. Qual a resposta ao pedido de acesso à informação? ( ) Acesso concedido ( ) acesso parcialmente concedido ( ) acesso negado ( ) informação inexistente

9 Checklist II JUSTIFICATIVA DA NEGATIVA DE ACESSO À INFORMAÇÃO* *preenchimento necessário apenas no caso de negativa total ou parcial de acesso à informação 9. A informação é protegida por sigilo legal? Sim ( ) Qual? Não ( ) 10. A informação refere-se à atividade empresarial de pessoas físicas ou jurídicas obtida pela ANS no exercício de atividade regulatória, cuja divulgação possa representar vantagem competitiva a terceiros? Sim ( ) Não ( ) 11. O pedido de acesso à informação é desproporcional ou desarrazoado? Sim ( ) Por que? Não ( ) 12. O pedido de acesso à informação exige trabalho adicional que impacta as atividades rotineiras de forma negativa? Sim ( ) Quantifique com número de pessoas e tempo envolvido Não ( )

10 Checklist 13. O pedido de acesso à informação é genérico? Sim ( ) Por que? Não ( ) 14. O pedido de acesso à informação é incompreensível? Sim ( ) Por que? Não ( ) 15. O pedido de acesso refere-se a documento preparatório ou à informação nele contido utilizado como fundamento de tomada de decisão (processo decisório em curso)? Sim ( ) Não ( ) 16. O pedido de acesso refere-se a informações pessoais? (intimidade, vida privada, honra e imagem de pessoa física)? Sim ( ) Qual? Não ( )

11 Status da Gestão de Riscos na ANS ESTRUTURAÇÃO IMPLATAÇÃO RESULTADO

12 Fases da Gestão de Riscos na ANS FASE 1 - ESTRUTURAÇÃO Órgão regimentado na ANS (RN nº 331/2013) Criação da Política de GR (RA nº 60/2014) Divulgação da Política (Seminário, Cartilha, Espaços Abertos e Comunidade na Intranet) Capacitação interna: 4 turmas do curso básico do TCU (para os gestores) 2 Servidores certificados internacionalmente 32 capacitações para o curso Ferramentas de avaliação de riscos para os Agentes de riscos Criação e designação dos membros do COMARI

13 Fases da Gestão de Riscos na ANS FASE 2 - IMPLANTAÇÃO Iniciativa de avaliação na COREC Plano de Gestão de Riscos (via COMARI) Processo de Gestão de Riscos (via Agentes de riscos) Definição de indicadores.

14 Fases da Gestão de Riscos na ANS FASE 3 - RESULTADOS Preenchimento dos Mapas de Riscos Primeiros relatórios Criação de Catálogo de Riscos Teste de eficácia dos controles propostos (via Auditoria)

15 Riscos Mapeados Processo/Atividade: Objetivo: Pedido de Acesso à Informação com Base na LAI Garantir ao cidadão acesso às informações, dentro dos prazos estabelecidos, respeitando os sigilos legais e de dados classificados. Risco Causas Efeitos Controles atuais Tratamento Negar a informação sem fundamentação devida. Insuficiência de capacitação sobre a Lei de Acesso à Informação e suas regulamentações. Responsabilização do Agente. Capacitação periódica dos Respondentes e Servidores da ANS, prevista no PAC. [Afeta a garantia à informação] Manutenção de regra de sigilo por prazo maior ao previsto em lei. Imagem negativa da Instituição. Utilização de Checklist. Utilização obrigatória por meio de normativo do Checklist Checklist sem obrigatoriedade de preenchimento. Dano a garantia de acesso à informação. Checklist disponibilizado na Intranet para orientar a avaliação dos requisitos. Servidor respondente não possui o Checklist para orientar a avaliação dos requisitos. Correspondência recebida no Protocolo e enviada diretamente para as Diretorias sem análise pelo respondente. Alerta ao protocolo para atenção aos documentos recebidos na ANS que citem a LAI. Possibilidade de recurso em três instâncias. Possibilidade de reclamação junto à Ouvidoria da ANS. Mapeamento formal de processo de trabalho Comunicar a Corregedoria.

16 Riscos Mapeados Processo/Atividade: Objetivo: Pedido de Acesso à Informação com Base na LAI Garantir ao cidadão acesso às informações, dentro dos prazos estabelecidos, respeitando os sigilos legais e de dados classificados. Risco Causas Efeitos Controles atuais Tratamento Envio indevido de informação classificada. Insuficiência de capacitação sobre a Lei de Acesso à Informação e suas regulamentações. Responsabilização do Agente. Capacitação periódica dos Respondentes e Servidores da ANS, prevista no PAC. [Afeta o respeito ao sigilo] A informação não foi classificada na origem pela autoridade responsável. A informação foi classificada na origem pela autoridade responsável, mas o tratamento documental foi indevido Ex: Documento sem TCI. A informação foi classificada na origem pela autoridade responsável, o tratamento foi devido, mas o respondente enviou a informação. Checklist sem obrigatoriedade de preenchimento. Servidor respondente não possui o Checklist para orientar a avaliação dos requisitos. Imagem negativa da Instituição. Dano à segurança da sociedade e do Estado. Informe anual para todas as unidades administrativas sobre classificação da informação e disponibilização na internet. Manual sobre a classificação de documentos conforme LAI. Utilização de Checklist. Checklist disponibilizado na Intranet para orientar a avaliação dos requisitos. Utilização obrigatória por meio de normativo do Checklist Correspondência recebida no Protocolo e enviada diretamente para as Diretorias sem análise pelo respondente. Alerta ao protocolo para atenção aos documentos recebidos na ANS que citem a LAI. Mapeamento formal de processo de trabalho

17 Riscos Mapeados Processo/Atividade: Objetivo: Risco Causas Efeitos Controles atuais Tratamento Envio indevido de informações com sigilo legal. [Afeta o respeito ao sigilo] Pedido de Acesso à Informação com Base na LAI Garantir ao cidadão acesso às informações, dentro dos prazos estabelecidos, respeitando os sigilos legais e de dados classificados. Insuficiência de capacitação sobre a Lei de Acesso à Informação e suas regulamentações e correlatos. A informação não foi tratada na origem pela área responsável. Ausência de identificação dos sigilos legais trabalhados nas áreas técnicas. Responsabilização do Agente. Imagem negativa da Instituição. Dano à segurança da sociedade e do Estado. Capacitação periódica dos Respondentes e Servidores da ANS, prevista no PAC. Informe anual para todas as unidades administrativas sobre classificação da informação e disponibilização na internet. Manual sobre a classificação de documentos conforme LAI. Checklist sem obrigatoriedade de preenchimento. Utilização de Checklist. Utilização obrigatória por meio de normativo do Checklist Servidor respondente não possui o Checklist para orientar a avaliação dos requisitos. Correspondência recebida no Protocolo e enviada diretamente para as Diretorias sem análise pelo respondente. Checklist disponibilizado na Intranet para orientar a avaliação dos requisitos. Alerta ao protocolo para atenção aos documentos recebidos na ANS que citem a LAI. Comunicar a Corregedoria. Mapeamento formal de processo de trabalho

18 Riscos Mapeados Processo/Atividade: Objetivo: Pedido de Acesso à Informação com Base na LAI Garantir ao cidadão acesso às informações, dentro dos prazos estabelecidos, respeitando os sigilos legais e de dados classificados. Risco Causas Efeitos Controles atuais Tratamento Informação de caráter pessoal (sigilosa) entregue sem comprovação de titularidade ou autorização. [Afeta o respeito ao sigilo] Insuficiência de capacitação sobre a Lei de Acesso à Informação e suas regulamentações. A informação não foi tratada na origem pela área responsável. Ausência de identificação dos sigilos legais trabalhados nas áreas técnicas. Correspondência recebida no Protocolo e enviada diretamente para as Diretorias sem análise pelo respondente. Solicitação de informação de caráter pessoal pelo próprio requerente sem comprovação de identidade na entrega da informação ou de autorização para obtenção da informação. Responsabilização do Agente. Imagem negativa da Instituição. Dano à segurança da sociedade e do Estado. Capacitação periódica dos Respondentes e Servidores da ANS, prevista no PAC. Informe anual para todas as unidades administrativas sobre classificação da informação e disponibilização na internet. Manual sobre a classificação de documentos conforme LAI. Utilização de Checklist. Alerta ao protocolo para atenção aos documentos recebidos na ANS que citem a LAI Checklist disponibilizado na Intranet para orientar a avaliação dos requisitos. Comunicar a Corregedoria. A entrega da informação é feita de forma pessoal com a comprovação da identificação do requerente ou autorizado. Utilização obrigatória por meio de normativo do Checklist Mapeamento formal de processo de trabalho

19 Riscos Mapeados Processo/Atividade: Objetivo: Pedido de Acesso à Informação com Base na LAI Garantir ao cidadão acesso às informações, dentro dos prazos estabelecidos, respeitando os sigilos legais e de dados classificados. Risco Causas Efeitos Controles atuais Tratamento Envio de respostas desatualizadas ou não atendendo à requisição. Registro no banco de modelo de respostas desatualizados ou não versionados. Responsabilização do Agente. Atualização periódica do banco de modelo de respostas. Atualização periódica do banco de modelo de respostas, mantendo histórico de versões. [Afeta a garantia à informação] Erro no cadastramento dos formulários preenchidos nos Postos SIC. Imagem negativa da Instituição. Atendimento pessoal para cadastramento direto no SIC. Dano à garantia de informação. Possibilidade de reclamação junto à Ouvidoria da ANS.

20 Riscos Mapeados Processo/Atividade: Objetivo: Pedido de Acesso à Informação com Base na LAI Garantir ao cidadão acesso às informações, dentro dos prazos estabelecidos, respeitando os sigilos legais e de dados classificados. Risco Causas Efeitos Controles atuais Tratamento Respostas fora dos prazos estabelecidos. institucional fora de operação. Responsabilização do Agente. Conferência periódica do SIC com o institucional. [Afeta os prazos estabelecidos] Erro no cadastramento dos formulários preenchidos nos Postos SIC. Imagem negativa da Instituição. Envio de alerta do SIC ao respondente por e por telefone. Atraso ou extravio de correspondência recebida no Protocolo. Dano à garantia de informação. Atendimento pessoal para cadastramento direto no SIC. Correspondência recebida no Protocolo e enviada diretamente para as Diretorias sem análise pelo respondente. Alerta ao protocolo para atenção aos documentos recebidos na ANS que citem a LAI. Mapeamento formal de processo de trabalho Possibilidade de reclamação junto à Ouvidoria da ANS.

21 Riscos Mapeados Processo/Atividade: Objetivo: Pedido de Acesso à Informação com Base na LAI Garantir ao cidadão acesso às informações, dentro dos prazos estabelecidos, respeitando os sigilos legais e de dados classificados. Risco Causas Efeitos Controles atuais Tratamento Resposta enviada por servidor não autorizado. Correspondência recebida no Protocolo e enviada diretamente para as Diretorias sem análise pelo respondente. Responsabilização do Agente. Alerta ao protocolo para atenção aos documentos recebidos na ANS que citem a LAI. Mapeamento formal de processo de trabalho [Afeta a garantia à informação] [Afeta o respeito ao sigilo] Imagem negativa da Instituição. Dano à garantia de informação. Comunicado a Corregedoria.

22 Riscos Mapeados Processo/Atividade: Objetivo: Pedido de Acesso à Informação com Base na LAI Garantir ao cidadão acesso às informações, dentro dos prazos estabelecidos, respeitando os sigilos legais e de dados classificados. Risco Causas Efeitos Controles atuais Tratamento Perda dos dados históricos de atendimento (planilha eletrônica) ou de modelo de respostas (arquivos eletrônicos de textos) [Afeta a garantia à informação] [Afeta a produtividade] Dados armazenados fora da rede da ANS, em local não seguro. Falha nas concessão de acesso à rede. Ocorrência de instabilidade na rede da ANS. Retrabalho. Perda de produtividade. Backup.

23 Às vezes, quando você inova, comete erros. É melhor admiti-los rapidamente e continuar a melhorar suas outras inovações. Steve Jobs Inovação

24 Obrigado! 24

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