UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO EMPRESARIAL

Transcrição

1 Priscila Vinci Corrêa de Oliveira UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO EMPRESARIAL Taubaté SP 2004

2 Priscila Vinci Corrêa de Oliveira UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO EMPRESARIAL Monografia apresentada para obtenção do Certificado de Especialização em MBA Gerência Empresarial do Departamento de Economia, Contabilidade e Administração da Universidade de Taubaté. Orientador: Prof. Mestre Mario Celso de Fellipe Taubaté SP 2004

3 PRISCILA VINCI CORRÊA DE OLIVEIRA UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO EMPRESARIAL UNIVERSIDADE DE TAUBATÉ, TAUBATÉ, SP. Data: Resultado: COMISSÃO JULGADORA Prof. Mestre Mario Celso de Fellipe (Orientador) - UNITAU Assinatura: Prof. Mestre Valter João de Sousa - UNITAU Assinatura: Prof. Mestre Norio Ishisaki - UNITAU Assinatura: Prof. Mestre Paulo César Correa Lindgren (Suplente) - UNITAU Assinatura:

4 Dedicatória Aos meus Pais, fonte primária de minha essência e de minha existência, que sempre confiaram em mim. Aos demais membros de minha família que constituem a base de apoio aos meus esforços e são sempre partes integrantes de minha felicidade.

5 Agradecimentos Primeiramente a Deus, por dar-me a vida, a fé e a coragem na difícil e contínua luta de viver e que ilumina meu coração para que seja um ponto de luz aos que de mim precisam. Ao Prof. Mestre Mario Celso de Fellipe, que aceitou prontamente o desafio da árdua tarefa de conduzir-me, com seus ensinamentos e paciência, nesta minha jornada, na construção de mais um pedaço de minha história. Minha eterna gratidão. Ao Prof. Dr. Edson Aparecida de Araújo Querido Oliveira, Coordenador e Professor do curso que independente de ser meu Pai, foi um dos profissionais que muito contribuiu para meu crescimento, bem como para todos os meus colegas de turma que expressam a mesma opinião. Este trabalho representa os esforços de muitas pessoas que, direta ou indiretamente, muito contribuíram para a sua realização. A todos sou imensamente grata.

6 Oliveira, Priscila Vinci Corrêa. Utilização de Sistemas de Informações Contábeis no Processo de Tomada de Decisão Empresarial p. Monografia (Especialização, MBA Gerência Empresarial) - Departamento de Economia, Contabilidade e Administração - ECA, Universidade de Taubaté, Taubaté. RESUMO Na gestão empresarial moderna as necessidades dos usuários de informações contábeis para a tomada de decisões empresariais têm passado por mudanças substanciais e até os próprios usuários têm mudado, portanto é correto afirmar que a função dos sistemas de informações permanece, mas o enfoque precisa ser continuamente revisto. Um ponto importante e complexo é identificar o que é útil ou não para o processo decisório a fim de evitar a produção de informação irrelevante, muito comum na atualidade, dada a multiplicidade de dados disponíveis. O objetivo deste trabalho é demonstrar como o sistema de informação contábil é utilizado para fornecer aos usuários dos demonstrativos financeiros as informações necessárias para a tomada de decisões gerenciais. Pode-se realmente afirmar que os sistemas de informações contábeis devem gerar verdadeiros mapas de navegação que nortearão os rumos a serem tomados pelos gestores da empresa. Concluí-se que os assuntos tratados estão fortemente presentes na realidade da função do gestor, e que é primordial pelo menos um conhecimento básico de controladoria e sistema de informação contábil para uma bem sucedida tomada de decisão, principalmente nas atuais grandes corporações industriais ocidentais, ainda que as pequenas e médias empresas também podem ser beneficiadas pelo uso das informações contábeis como ferramentas de tomada de decisões empresariais. Palavras chave: gestão empresarial, tomada de decisão, informações contábeis, sistema de informações.

7 Oliveira, Priscila Vinci Corrêa. Use of Systems of Countable Information in the Process of Taking of Enterprise Decision p. Monograph (Specialization, MBA in Financial Management and Accountability) - Economy, Accountancy, and Administration Department - University of Taubaté, Taubaté. ABSTRACT In the modern enterprise management the necessities of the users of countable information for the taking of enterprise decisions have passed for substantial changes and until the proper users they have moved, therefore he is correct to affirm that the function of the systems of information remains, but the necessary approach to be continuously I coat. An important and complex point is to identify what it is useful or does not stop the power to decide process in order preventing the production of irrelevant information, very common in the present time due the multiplicity of available data. The objective of this work is to demonstrate as the system of countable information is used to supply to the users of the financial demonstratives the necessary information the taking of managemental decisions. It can be really affirmed that the systems of countable information must generate true maps of navigation that will guide the routes to be taken for the managers of the company. I concluded that the treat subjects are strong gifts in the reality of the function of the manager, and that it is primordial at least one basic knowledge of controladoria and system of countable information for a successful taking of decision, mainly, in current the great occidental industrial corporations, still that small the e average companies also can be benefited by the use of the countable information as tool of taking of enterprise decisions. Keywords: enterprise management, countable taking of decision, information, system of information.

8 SUMÁRIO RESUMO... 6 ABSTRACT INTRODUÇÃO REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Controller Comparação entre Contabilidade Financeira e Contabilidade Gerencial Conceito de Accountability A Informação Contábil Características do Sistema de Informação Benefícios ou Ganhos em um Sistema de Informação Contábil na Gestão Empresarial OS SUBSISTEMAS CONTÁBEIS LEGAIS E GERENCIAIS Subsistema de Contabilidade Societária e Fiscal Subsistema de Controle Patrimonial Subsistema de Análise Financeira e de Balanço Subsistema de Gestão de Impostos Subsistema de Orçamento Subsistema de Custo Subsistema de Contabilidade por Responsabilidade Subsistema de Acompanhamento do Negócio SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO EMPRESARIAL SIGE Benefícios ou Ganhos esperados no SIGE Contabilidade dentro do SIGE A Informação Contábil no Processo de Tomada de Decisão Empresarial CONCLUSÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 45

9 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Estrutura da Controladoria...15 Figura 2 Integração do Subsistema de Orçamento e Outros Subsistemas...31 Figura 3 - Integração do Subsistema de Custos e Outros Subsistemas...33 Figura 4 Abrangência e Subsistemas de um SIGE...37 Figura 5 Fluxo das Informações das Áreas Operacionais para Contabilidade...38

10 LISTA DE QUADROS Quadro 1 - Comparação entre Contabilidade Financeira e Gerencial...17 Quadro 2 - Sistema de Informação Contábil...23.

11 11 1. INTRODUÇÃO O trabalho tem como objetivo demonstrar como o sistema de informação contábil é utilizado para fornecer aos usuários dos demonstrativos financeiros as informações necessárias para a tomada de decisões. O desvendar do estudo será importante para que administradores, gerentes e outros usuários possam conhecer as melhores alternativas de se utilizar o sistema de informações contábeis. As necessidades dos usuários têm passado por mudanças substanciais e até os próprios usuários têm mudado, portanto é correto afirmar que a função dos sistemas de informações permanece, mas o enfoque precisa ser continuamente revisto. Um ponto importante e complexo é identificar o que é útil ou não para o processo decisório a fim de evitar a produção de informação irrelevante. Conhecer o modelo decisório do usuário e estar de acordo com a filosofia gerencial da empresa também são fatores que auxiliam na produção de informação relevante e precisa para o usuário. Tradicionalmente a Contabilidade é conceituada, conforme GAUTIER (1966), como o método de identificar, mensurar e comunicar informação econômica, a fim de permitir decisões e julgamentos adequados por parte dos usuários da informação. Este processo de comunicação implica o reconhecimento dos tipos de informações necessárias para cada tipo de usuário da informação contábil e a avaliação da habilidade dos usuários em interpretarem a informação adequadamente. Realça, assim, a noção de relevância, talvez uma das poucas formas de delimitar a quantidade e a qualidade da informação prestada, caso contrário, não se saberia quais os limites a serem impostos à comunicação e à informação econômica. Envolve um processo de participação entre usuário e Contabilidade e uma noção sistêmica de informação empresarial. O cliente, neste trabalho, é entendido como o usuário interno da informação contábil que a utiliza em seu processo decisório, visto que os relatórios do sistema têm por objetivo a avaliação do resultado dos produtos/serviços gerados pelas diversas atividades. É fundamental, para uma atuação bem sucedida do Contador, visualizar seu cliente como a entidade mais importante e para a qual deve dirigir seus esforços. O trabalho está estruturado em quatro capítulos, cujos objetivos e conteúdos assim se resumem:

12 12 O primeiro capítulo visa fornecer uma visão geral do trabalho.caracteriza o problema, apresenta o objetivo, a contribuição esperada do estudo, assim como a metodologia de pesquisa adotada. O segundo capítulo traz uma revisão bibliográfica dos principais conceitos de contabilidade e processo de tomada de decisão. No terceiro capítulo são apresentados os principais subsistemas que compõem o sistema de informações contábeis utilizados na gestão empresarial. O quarto capítulo aborda o Sistema de Informações Contábeis e a sua utilização no processo de tomada de decisões empresariais. O último capítulo apresenta a conclusão do trabalho, destacando a utilização das informações contábeis no processo de tomada de decisões.

13 13 2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Segundo FIGUEIREDO & CAGGIANO (1997) o aumento da complexidade na organização das empresas, o maior grau de interferência governamental por meio de políticas fiscais, a diferenciação das fontes de financiamentos das atividades, a percepção das necessidades de consideração dos padrões éticos na condução dos negócios e, principalmente, a demanda por melhores práticas de gestão, criando a necessidade de um sistema contábil mais adequado para um controle gerencial mais efetivo, têm sido, entre outras, algumas das razões para que a responsabilidade com o gerenciamento das finanças das empresas tenha aumentado de importância dentro do processo de condução dos negócios. A controladoria é o atual estado evolutivo da ciência contábil, PADOVEZE (2000) afirma ser a controladoria uma ciência, visto apresentar objeto próprio de estudo, utilizar métodos racionais, estar em constante evolução, ter caráter preditivo, apresentar caráter de certeza na afirmação de seus enunciados, entre outros. O autor afirma que não há razões teóricas ou científicas para distinção entre contabilidade e contabilidade gerencial, uma vez que, em sua essência, a contabilidade é gerenciamento e é sistema de informação, afirmando, ainda, que a contabilidade gerencial nada mais é nas empresas do que a controladoria. Para CATELLI (1999), a missão da controladoria é assegurar a eficácia da empresa por meio da otimização de seus resultados. Segundo HECKERT & WILSON (1963), à controladoria não compete o comando do navio, pois esta tarefa é do primeiro executivo; representa, entretanto, o navegador que cuida dos mapas de navegação. É sua finalidade manter informado o comandante quanto à distância percorrida, ao local em que se encontra, à velocidade de embarcação, à resistência encontrada, aos desvios da rota, aos recifes perigosos e aos caminhos traçados nos mapas, para que o navio chegue ao destino. Dessa forma, pode-se explicitar a missão da controladoria: dar suporte à gestão de negócios da empresa, de modo a assegurar que esta atinja seus objetivos, cumprindo assim sua missão.

14 14 De acordo com FIGUEIREDO & CAGGIANO (1997), para que a controladoria atue na busca da eficácia e no cumprimento da missão é necessário que se definam os seguintes modelos: Modelo de Gestão: é composto pelo conjunto de crenças, princípios, valores e idéias dos administradores da empresa definindo, assim, as diretrizes de como os gestores serão avaliados e os princípios de como a empresa será administrada; Modelo de Decisão: é uma definição de como deve ser escolhida a melhor alternativa para se alcançar os objetivos da empresa, conforme o planejado, buscando a otimização da decisão; Modelo de Informação: o propósito da informação é permitir que a organização alcance os seus objetivos pelo uso eficiente da própria informação e de seus outros recursos: pessoas, materiais, máquinas, dinheiro, tecnologia e outros ativos. Tem como objetivo fornecer a melhor informação para a tomada de decisão; Modelo de Mensuração: é um conceito que visa expressar os objetivos como metas definidas sobre as quais as decisões deverão ser tomadas e pode ser elaborado em qualquer tempo: passado, presente e futuro. O padrão da mensuração contábil é a unidade monetária, pois através dela é possível traduzir todas as operações da empresa em um único padrão. A controladoria deve atuar em todas as etapas do processo de gestão da empresa, com a finalidade de exercer corretamente sua função de controle e reporte na correção do planejamento. Entretanto, ela não pode afastar-se da execução de suas tarefas regulares, ligadas à legislação e aspectos societários. A controladoria deve estar ligada aos sistemas de informação necessários ao desenvolvimento de seu trabalho. A Figura 1 demonstra de um lado a área contábil e fiscal, responsável pelas informações societárias, fiscais, guarda de ativos, gestão de impostos, entre outras atribuições. Do outro lado há a área de planejamento e controle, responsável pelos orçamentos, projeções, custos e simulações, que tem, como ponto de partida para seu trabalho, as informações existentes na escrituração, daí decorrendo a importância da integração entre os sistemas.

15 15 Controladoria Auditoria Interna Sistema de Informação Gerencial Planejamento e Controle Escrituração Orçamento e Projeções Contabilidade de Custos Contabilidade por Responsabilidade Acompanhamento do Negócio e Estudos Especiais Contabilidade Societária Controle Patrimonial Contabilidade Tributária Figura 1 - Estrutura da Controladoria (Padoveze, 2000) 2.1. Controller FIGUEIREDO & CAGGIANO (1997) definem Controller como um gestor encarregado do departamento de controladoria; seu papel é, por meio do gerenciamento de um eficiente sistema de informação, zelar pela continuidade da empresa, viabilizando as sinergias existentes, fazendo com que as atividades desenvolvidas conjuntamente alcancem resultados superiores aos que alcançariam se trabalhassem independentemente. Controller: Pode-se destacar alguns requisitos necessários para o desempenho da função de Conhecimento do ramo da atividade da empresa; Conhecimento dos objetivos, metas, políticas e problemas básicos da empresa; Conhecimento de informática e habilidade para análise contábil e estatísticos; Conhecimento dos princípios contábeis e das implicações fiscais que afetam o resultado empresarial. O Controller tem que ampliar sua atuação na contabilidade em aplicações gerenciais desenvolvendo responsabilidades e atividades básicas em planejamento, controle, informação e contabilidade. Segundo Heckert & Wilson (1963), a essência da função de Controller é uma visão proativa, permanentemente voltada para o futuro. (...) Essencial para a compreensão apropriada da função de controladoria é uma atitude mental que energiza e vitaliza os dados financeiros por aplicá-los ao futuro das atividades da companhia. É um conceito de olhar para frente - um enfoque analiticamente treinado, que traz balanço entre o planejamento administrativo e o sistema de controle.

16 Comparação entre Contabilidade Financeira e Contabilidade Gerencial Os métodos da contabilidade financeira e da contabilidade gerencial foram desenvolvidos para diferentes propósitos e para diferentes usuários das informações. A contabilidade financeira, dita como Contabilidade tradicional, preza os princípios contábeis geralmente aceitos. É utilizada para fins fiscais, societários e regulatórios, base de escrituração de dados passados e mensuração em moeda corrente. Origina-se da necessidade de controle das operações de qualquer empresa e disponibiliza informações para os acionistas, credores e outros que estão de fora da organização (usuários externos). A contabilidade gerencial, conforme PADOVEZE (2000), mudou o foco da contabilidade, passando dos registros e análises das transações financeiras à utilização da informação para decisões que afetem o futuro. Está ligada à necessidade de informações para planejamento, controle e avaliação de desempenho. Auxilia os administradores, isto é, aqueles que estão dentro da organização e que são responsáveis pela direção e controle de suas operações (usuários internos). A contabilidade financeira não deve ser classificada como uma ciência diferente da contabilidade gerencial; esses dois segmentos fazem parte de um todo. O Quadro1 ilustra a comparação entre a Contabilidade Financeira e a Contabilidade Gerencial. 2.3 Conceito de Accountability De acordo com a sociedade e as relações políticas e econômicas que ocorrem nela, nota-se que sempre há existência da delegação de poder (empowerment) e sua contrapartida, a geração de responsabilidade (accountability). NAKAGAWA (1993) diz que Accountability é a obrigação de se prestar contas dos resultados obtidos, em função das responsabilidades que decorrem de uma delegação de poder. Nas grandes empresas, onde é muito clara a noção de separação entre propriedade e gerência, os acionistas majoritários, representando muitas vezes interesses de inúmeros investidores minoritários, elegem os membros de seu conselho de administração, os quais, por sua vez, escolhem as pessoas que efetivamente deverão gerir os negócios da empresa, formando-se, assim, uma grande cadeia de accountability que percorre toda a sua estrutura organizacional.

17 17 Fator Contabilidade Financeira Contabilidade Gerencial Usuários dos relatórios Externos e internos Internos Objetivo dos relatórios Facilitar a análise financeira para as necessidades dos usuários externos Forma dos relatórios Balanço Patrimonial, Demonstração dos Resultados, Demonstrações das Origens e Aplicações de Recursos e Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido. Freqüência dos relatórios Anual, trimestral e, ocasionalmente mensal Facilitar o planejamento, controle, avaliação de desempenho e tomada de decisão internamente Orçamentos, contabilidade por responsabilidade, relatórios de desempenho, relatórios de custo, relatórios especiais não rotineiros para facilitar a tomada de decisão Quando necessário pela administração Custos ou valores utilizados Primariamente históricos Históricos e esperados. Bases de mensuração usadas para quantificar os dados Restrições nas informações fornecidas Característica da informação fornecida Moeda corrente Várias bases(moeda corrente, Princípios contábeis geralmente aceitos Deve ser objetiva, verificável, relevante e a tempo moeda estrangeira, etc.) Nenhuma restrição, exceto as determinadas pela administração Deve ser relevante e a tempo, podendo ser subjetiva, possuindo menos verificabilidade e menos precisão Perspectiva dos relatórios Orientação histórica Orientada para o futuro, para facilitar o planejamento, controle, e avaliação de desempenho antes do fato, acoplada com uma orientação histórica para avaliar os resultados reais Quadro 1 Comparação entre Contabilidade Financeira e Gerencial (Padoveze, 2000)

18 18 Nakagawa, citando IJIRI, afirma que accountability é o que distingue a contabilidade de outros sistemas de informações existentes. Para ele, a contabilidade começa registrando e divulgando os resultados das atividades de uma empresa, mas sua eficácia só se esgota após a constatação da quitação da accountability, assumida pelos diversos tipos e níveis de agentes do sistema. A necessidade de prestar contas dos resultados obtidos encontra na estrutura da controladoria o meio necessário para suprir os usuários com informações que levarão à tomada de decisão. 2.4 A Informação Contábil A literatura de economia, administração e contabilidade reconhecem a importância da informação como um recurso, e a teoria da informação tem se tornado cada vez mais um tema importante, principalmente nas organizações que buscam eficiência e eficácia. Para isso, é necessária a definição de um sistema de informação. Conforme Gil (1992) sistemas de informações compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informação. Para se desenvolver um sistema de informação é necessário seguir alguns princípios básicos, como verificar as crenças, valores e diretrizes da empresa, a utilidade das informações geradas voltadas para a necessidade do usuário e o poder de decisão dos gestores sobre os recursos da empresa. As informações geradas devem beneficiar a empresa em sua totalidade e estimular os gestores para as tomadas de decisões, com a utilização de conceitos e critérios que sejam lógicos, racionais e imparciais. Do trabalho de RICCIO (1989) podem ser extraídas as seguintes definições de contabilidade e o objetivo do sistema de informação contábil: SÉRGIO DE IUDÍCIBUS define: construção de um arquivo básico de informação contábil, que possa ser utilizado de forma mais flexível por vários tipos de usuários...porém extraídos todos os informes do arquivo básico ou data-base estabelecido pela Contabilidade...

19 19...a função da Contabilidade (objetivo) permanece praticamente inalterada através dos tempos, ou seja, quanto a prover informação útil para a tomada de decisões econômicas. Segundo FREDERICK H. WU: um sistema de informação contábil é uma entidade ou um componente, dentro de uma organização, que processa transações financeiras para prover informações para operação, controle e tomada de decisões aos usuários. Para BARRY E. CUSHING: o termo sistema de informação contábil é definido como um conjunto de recursos humanos e de capital, dentro de uma organização, responsável pela preparação de informações financeiras e também das informações obtidas da coleta e processamento de transações. Dois papéis básicos do sistema de informação contábil no processo de decisão gerencial: a informação contábil sempre provoca um estímulo à decisão pela gerência por mostrar situações em que uma ação é requerida; a informação contábil sempre proporciona uma base para a escolha de uma entre várias alternativas. o sistema de informação contábil deve ser desenvolvido para atender eficazmente à essas necessidades. CVM-IBRACON-IPECAFI definem: A Contabilidade é, objetivamente, um sistema de informação e avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, com relação à entidade objeto de contabilização. Os objetivos da Contabilidade, pois, devem ser aderentes, de alguma forma explícita ou implícita, àquilo que o usuário considera como elementos importantes para seu processo decisório. EDSON LUIZ RICCIO afirma: Assim, com base nas diversas proposições examinadas, podemos resumir os objetivos de um sistema de informação contábil como sendo: Prover informações monetárias e não monetárias, destinadas às atividades e decisões dos níveis operacional, tático e estratégico da empresa, e também para os usuários externos à ela. Constituir-se na peça fundamental do sistema de informação gerencial da empresa

20 Características do Sistema de Informação Nos tempos atuais, a organização tem a necessidade de manter um equilíbrio com o ambiente, integrar-se e comunicar-se com as partes em que é constituída (subsistemas), dentro do conceito de continuidade, procurando atingir seus objetivos. É essencial, na empresa, a preocupação com a informação, em termos de utilidade, conteúdo, disponibilidade, oportunidade, custo/beneficio e realidade. Para que atinja esses propósitos é necessário que o sistema de informação tenha os seguintes aspectos, conforme PEREIRA (1999): Integração: o modelo de informação deve estar integrado aos modelos de decisão e mensuração; Segmentação da empresa em áreas de responsabilidade: a empresa deve ser dividida em áreas de responsabilidade, de forma a permitir a identificação dos custos e receitas das atividades de acordo com seus respectivos gestores, permitindo que atuem no sentido de otimizar seus resultados; Centros de custos, de resultados e de investimentos: as informações sobre custos e receitas devem ser acumuladas segundo os conceitos de centros de custos, de resultados e de investimentos, conforme as necessidades de controle definidas pelos gestores. Idealmente, para a avaliação de desempenho, as áreas de responsabilidade que devem corresponder a centros de custos não preenchem seus requisitos; Base conceitual uniforme sobre os desempenhos planejado e realizado: a produção de informações sobre os desempenhos planejados e realizados deve utilizar-se da mesma base e estrutura conceitual, garantindo a comparabilidade entre eles; Contribuição das atividades ao resultado global da empresa: as informações sobre desempenho devem evidenciar a contribuição das atividades ao resultado global da empresa, requerendo a identificação de efeitos econômicos dos aspectos operacionais e financeiros das atividades; Bases informativas para a comparação entre os desempenhos planejado e realizado: o modelo de informação deve ser estruturado de forma a evidenciar, analiticamente, as causas das variações entre os desempenhos planejado e

21 21 realizado, segundo os conceitos de orçamentos flexíveis, padrões e equação de resultados, que provêem bases para comparação com o desempenho realizado; Eficácia e eficiência: as informações sobre desempenho devem espelhar suas dimensões qualitativas, ou seja, a eficácia e eficiência relativas às operações, de acordo com os níveis planejados; Oportunidade: as informações sobre desempenho devem transitar por canais que permitam ações oportunas, em tempo hábil, para a implementação de eventuais correções ( em nível de planejamento ou execução); Acionalidade e suporte ao sistema de decisões: as informações sobre desempenho devem acionar e suportar um sistema de decisões e, portanto devem ser direcionadas às pessoas que possuem autoridade e influência sobre as variáveis que requerem ações. Esses aspectos devem ser estruturados para que dependam cada vez mais de informação; levem em conta os aspectos operacionais, econômicos e financeiros, possibilitem a operacionalização, possuam um banco de dados integrado, meçam os resultado, sejam formais e possibilitem interface entre os sistemas operacionais, seja proporcional à complexidade operacional ou ao volume versus necessidade. 2.5 Benefícios ou Ganhos em um Sistema de Informação Contábil na Gestão Empresarial Os principais benefícios ou ganhos esperados para um sistema de informação contábil são, conforme PADOVEZE (2000): redução do tempo de liberação das informações e entrega de relatórios, essa redução deverá trazer benefícios reais para os processos de tomada de decisão dos principais usuários da informação contábil; redução do uso de softwares aplicativos; redução ou eliminação de equipamentos em duplicidade; redução do uso de materiais de expediente com emissão de relatórios substituídos por informações em tela; redução dos gastos com licenciamento de sistemas antigos e caros; redução da utilização do departamento de informática da empresa; redução de gastos de comunicação tradicional telefônica e fax; redução da estrutura física do departamento de contabilidade e controladoria; liberação de mão de obra para ocupar outras tarefas mais importantes.

22 22 Segundo MAGALHÃEL E LUNKES (2000), as políticas, os objetivos e programas nada mais são que uma hierarquia de decisões sobre aspectos detalhados das atividades que o sistema deve desenvolver; e a gestão da empresa pode ser entendida como um conjunto dessas decisões com a finalidade de estabelecer um equilíbrio entre seus objetivos e atividades empresariais. É neste sentido que serão desenvolvidos os capítulos seguintes, evidenciando a aplicação do sistema de informações contáveis na gestão empresarial. Este capítulo teve como objetivo estabelecer a base teórica que norteará o desenvolvimento do trabalho como um todo.

23 23 3. OS SUBSISTEMAS CONTÁBEIS LEGAIS E GERENCIAIS As empresas vêm comumente partilhando o sistema de informação contábil em duas grandes áreas: a área societária e fiscal e a área gerencial. Esta divisão é válida para fins de entendimento, mas, na verdade, o ideal é a perfeita integração entre ambas, que tem a mesma importância para a empresa operacionalizada como um todo. O responsável pelo sistema, na questão de relevância, não deve fazer nenhuma diferenciação. Dentro da área legal HÁ subsistemas de informação para análises de elaboração rotineira, tais como análise de balanço e de caixa e a gestão dos impostos destinados ao primeiro gerenciamento da empresa, mesmo tendo uma abordagem gerencial. O Quadro 2 apresenta o sistema de informação contábil em três grandes áreas e nos principais subsistemas; SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL ÁREA LEGAL/FISCAL ÁREA DE ANÁLISE ÁREA GERENCIAL Contabilidade Geral Análise de Balanço Orçamentos e Projeções Correção Monetária Integral Análise Fluxo de Caixa Custos e Preços de Venda Contabilidade em outras Moedas Gestão de Impostos Contabilidade por Responsabilidade Consolidação de Balanços Centro de Lucros e Valorização de Inventários Unidades de Negócios Controle Patrimonial Acompanhamento do Negócio Quadro 2 Sistema de Informação Contábil (Padoveze, 2000) Os subsistemas de informação contábil devem, preferencialmente, ter as seguintes facilidades e operacionalidades, conforme PADOVEZE (2000): Flexibilidade e integridade: a flexibilidade é necessária tendo em vista o aspecto gerencial da informação contábil; a segurança é necessária pela própria característica de ser um grande sistema de informações legais e fiscais que deve ser mantido por muitos anos;

24 24 Parametrização: deve permitir a criação, por meio de parâmetros, de novas estruturas informacionais a partir do banco de dados existente. Ex.: a possibilidade de se criar outros tipos de períodos utilizando o banco de dados de datas, tais como período semanal, período decencial, período quinzenal, período bimestral, entre outros; Multiempresa e multiusuário: o conceito de multiempresas não necessariamente implica que seja uma empresa dentro de formas legais. O conceito de multiempresas pode ser o conceito de unidades de negócios em que não há uma empresa diferente de forma explícita. É necessário, também, o atendimento a todos os usuários do grupo empresarial; Sistema corporativo e de consolidação de balanços: este sistema deve permitir qualquer processo de aglutinação de informações para a corporação. Para atender as necessidades legais, tanto quanto as necessidades gerenciais, deve ter todas as operacionalidades para o processo de consolidação de balanços; Internação dos dados e atualização das informações: o processo de entrada dos dados deve ser imediato em cada conta (on line) e a atualização deve ser imediata (real time); Tabelas e relacionamentos: é importante que o sistema tenha condições de construir tabelas (centros de custos, linhas de produtos, etc.) para facilitar o processo de construção de contas e planos de contas. Além disso, o sistema deve propiciar uma estrutura de relacionamentos. Relacionamento é uma facilidade operacional de ligação entre contas contábeis, seja uma a uma ou por meio do conceito de tabelas de contas, centros de custos ou outras estruturas da conta contábil; Gerador de relatórios: operacionalidade que permite aos usuários da informação contábil formatar seus próprios relatórios com muita facilidade, sem necessidade de conhecimento das tecnologias de informática. É um conceito próximo ao de sistema de suporte à decisão. Os geradores desses relatórios devem propiciar a possibilidade de um relatório completo, ou seja: acessar todas as informações do sistema; fazer a edição da forma desejada pelo usuário;

25 25 possibilitar introdução de cálculos com as informações oriundas do sistema (índices, percentuais, entre outros); adicionar textos e informações não constantes do sistema; o relatório deve passar a fazer parte do processo de atualização do sistema-mãe. Essas operacionalidades, em linha geral, devem estar dentro de todos os subsistemas contábeis, porém mais fortes no subsistema de contabilidade societária e fiscal, conforme será detalhado em seguida conforme PADOVEZE (2000). 3.1 Subsistema de Contabilidade Societária e Fiscal Também conhecido como sistema de Contabilidade Geral, pode ser considerado como o coração do sistema de informação contábil. Dentro de um enfoque gerencial, quando bem estruturado, terá a sua utilização melhor integrada com os demais subsistemas. Esse subsistema tem como objetivo atender as informações de caráter legal, da legislação societária ou fiscal, criando e estruturando a base de dados dessas informações. Como enfoque básico, tem como objetivo as informações contábeis fundamentais, processamento, armazenamento e a geração dos seguintes relatórios e arquivos: lançamentos contábeis; livro Diário; livro Razão e fichas Razão; balancetes; plano de contas; balanço patrimonial e demonstração de resultados; arquivo contábil. O administrador desse subsistema é o responsável pelo fluxo geral das informações e tem como tarefa a abertura e o encerramento dos períodos contábeis e a manutenção dos modelos de informação contábil já adotados pela empresa. Deve levar em conta qual o formato ideal de informação, se o dado já existe em outro subsistema, quais os prazos e qual o processo de arquivamento, entre outros. A conciliação contábil ou análise contábil é a tarefa complementar da Contabilidade que consiste em rever os lançamentos e as classificações contábeis para

26 26 garantir a segurança das informações. Com a implantação dos sistemas integrados de gestão empresarial esta tarefa tende a diminuir. Esse subsistema se integra com quase todos os subsistemas empresariais, sejam contábeis ou operacionais. Recebe interfaces e informações de outros subsistemas e fornece dados para outros sistemas, sendo, assim, um grande banco de dados da Contabilidade. 3.2 Subsistema de Controle Patrimonial A necessidade desse subsistema é o controle dos ativos permanentes principalmente os imobilizados. Os principais objetivos são: assegurar o controle físico e escritural de todos os itens considerados como ativos permanentes dentro da empresa; permitir o processo de valorização contábil fiscal e gerencial do ativo permanente; permitir o processo de planejamento e controle dos recursos permanentes à disposição da empresa; armazenar todas as informações necessárias para todas as gestões relacionadas com ativo permanente; permitir o processo de segurança e responsabilidade dos bens e direitos à disposição dos funcionários da empresa. As atribuições e funções do administrador desse subsistema são: Conceito de controle: o administrador pode optar por três conceitos de controle, são eles: controle geral e irrestrito, físico e escritural, de todos os itens considerados permanentes; controle apenas escritural e nenhum controle físico; controle parcial físico e escritural dos itens relevantes e controle apenas escritural dos itens classificados como não relevantes. Normalização dos procedimentos dos eventos patrimoniais: classificar e normalizar os procedimentos dos eventos patrimoniais (entradas e saídas de bens e direitos permanentes) como, por exemplo, a aquisição de bens e direitos permanentes e a doação de bens e direitos, entre outros;

27 27 Critérios de atribuição de valor e depreciações e decisão de ativamento de gastos: após a determinação dos eventos patrimoniais para definir o valor a ser registrado no sistema existem critérios de cálculo de depreciação e a decisão de ativamento de gastos; Identificação patrimonial: com as plaquetas de patrimônio atribui-se número e ordem aos bens e direitos da empresa. Elas são necessárias para a escrituração de controle das depreciações, baixas patrimoniais e inventário físico. Esse Subsistema está ligado aos valores de entradas e saídas, dessa forma se integra com os seguintes subsistemas: Entradas: entradas fiscais, controle de projetos e saídas fiscais; Saídas: contabilidade em outras moedas, contabilidade societária e fiscal, custos, orçamentos e contabilidade por responsabilidade. São gerados relatórios comuns atendendo qualquer usuário da empresa de acordo com suas necessidades: aquisições ou entradas do mês; baixas do mês; resultados nas vendas de permanentes; depreciações por equipamentos; depreciações do mês por centro de custo; imobilizado por centro de custo; ativos por divisão ou unidades de negócios; livro razão auxiliar de correção monetária de balanço (obrigatório para legislação fiscal); controle dos impostos creditados (para fins fiscais). 3.3 Subsistema de Análise Financeira e de Balanço Esse subsistema se apresenta dentro do subsistema de contabilidade geral é a principal ferramenta de análise da contabilidade gerencial.

28 28 Para a análise financeira são necessários o fluxo de caixa, demonstrações das origens e aplicações dos recursos (DOAR) e demonstrações das movimentações do capital e dos investimentos. Para análise de balanço é preciso uma análise vertical e horizontal; indicadores de análise de balanço; análise de rentabilidade; análise de valor patrimonial e das ações e análise de valor da empresa. As informações constantes nesses relatórios são: valores absolutos em várias moedas; avaliações percentuais; indicadores específicos e inter-relacionados; indicadores de potencial, entre outros. Esse subsistema tem como objetivos dar uma visão geral da empresa; avaliar sua liquidez financeira e de sua solidez; analisar as tendências de todos indicadores, mostrar o potencial da empresa em termos de fluxo futuro de lucros e caixa, avaliar o valor da empresa e acompanhar a sua imagem no mercado. 3.4 Subsistema de Gestão de Impostos São inúmeros os impostos, taxas, contribuições, bases de cálculos e tributações existentes no país; a gestão de impostos permite um gerenciamento eficaz dos impostos gerados pela empresa reduzindo o impacto financeiro. De forma geral, esse subsistema pode ser dividido em quatro grandes blocos de informações: impostos e contribuições sobre mercadorias; impostos e contribuições sobre o lucro; contribuições sobre folha de pagamento; outros impostos, taxas e contribuições. Os principais objetivos são: informar as bases de cálculos e exceções de incidência dos tributos, buscar a gestão operacional dos tributos, permitir a visão do impacto dos tributos sobre todos os estabelecimentos da empresa e das empresas do grupo corporativo, possibilitar o acompanhamento sistemático dos impostos a recuperar, dos créditos tributários pendentes e dos impostos parcelados e fornecer informações para o balanço social.

29 29 A principal função do administrador desse subsistema é, após a coleta de dados de outros subsistemas, saber identificar com clareza e precisão as informações relevantes que serão utilizadas para a tomada de decisão. Os sistemas operacionais ou contábeis que geram as informações de base de cálculo, ou exceções de base de cálculo, como emissão de notas fiscais (saídas), entradas de notas fiscais, apuração fiscal, contabilidade fiscal e societária e folha de pagamento, devem estar totalmente integrados com o subsistema de gestão de impostos. tributo: Os principais relatórios gerados devem conter as seguintes informações sobre cada principais bases de incidências dos impostos; principais bases de não incidências dos impostos; tipos de movimentação mais relevantes; prazos de recolhimento, indexador legal, se existir, prazo de entrega das guias ou declarações; alíquotas básicas para as movimentações mais relevantes; valor dos impostos, debitados, creditados, aproveitados, postergados, diferidos, a recuperar entre outros dados. 3.5 Subsistema de Orçamento O sistema de orçamento soma-se ao sistema de contabilidade geral; esse conjunto de subsistemas trabalha as informações contábeis de forma integrada, em três módulos: informações contábeis do passado, informações contábeis do presente e informações contábeis do futuro, onde estão as informações do orçamento. O controle do sistema orçamentário é a análise das variações dos dados orçados com os dados reais que se encontram na contabilidade geral. O objetivo básico é cumprir o plano orçamentário. O processo de orçamento dentro de uma empresa não se limita às informações inseridas no sistema, esse processo é longo e exige uma integração muito grande em todas as áreas da empresa. O subsistema de orçamento tem os seguintes objetivos principais: executar o plano orçamentário da empresa; pré-orçar e orçar o que deve acontecer; administrar as responsabilidades e a integração das informações;

30 30 programar, calcular e contabilizar todos os dados orçados; efetuar o controle orçamentário. As principais funções do administrador são: definição da metodologia de orçamento e critérios de inserção dos dados orçamentários no sistema de informação; revisão dos conceitos de classificação das receitas e despesas; revisão ou elaboração do manual de contabilização das despesas e receitas; definição dos métodos e critérios de valorização, tais como: que moeda(s) utilizar, critérios de indexação (se necessário), tabelas das projeções dos indicadores de variação de preços, índices de quantificação ou dados gerais de volume de venda e produção, etc. O sistema orçamentário fornece os seguintes relatórios: relatório de pré orçamento; orçamento por centros de custos ou departamentos; orçamento por divisões ou unidades de negócio; orçamento geral da empresa; orçamento original e orçamento ajustado; orçamento em várias moedas; orçamento consolidado; relatórios de controle orçamentário (real x orçado e análise das variações). Além disso, deve fornecer informações para a formação do custo-padrão, formação e/ou análise de preços de venda, planejamento e simulação de resultados e avaliação de projetos e investimentos. O subsistema de orçamentos necessita de informações oriundas das diversas áreas da empresa, como, por exemplo: o estudo da capacidade e logística; orçamentos de materiais, de mão-de-obra, de despesas gerais, de produção, de caixa, de investimentos e principalmente o orçamento de vendas que determina todos os demais. A Figura 2 ilustra os principais subsistemas que devem conectar-se com o sistema de orçamento.

31 31 ORÇAMENTOS Carteira de Pedidos Previsão de Vendas Acompanhamento do Negócio Estoque Produtos Acabados Estoque de Materiais Compras Processo de Fabricação De Vendas De Produção De Materiais Folha de Pagamento De Mão-de-Obra Sistema Orçamentário Efetivo Contabilidade Geral Demonstracões Contábeis Controle Patrimonial De Depreciações Relatórios Diversos Financiamentos, Recebimentos De Produtos Financeiros Projetos De Investimentos Planejamento Financeiro De Caixa Figura 2 Integração do Subsistema de Orçamento e outros Subsistemas (Padoveze, 2000) 3.6 Subsistema de Custo Para se tratar o subsistema de custo com o enfoque gerencial, tem-se dificuldade de generalização, pois a ciência contábil desenvolveu diversos métodos para custear um produto, e cada empresa tem seu modo individual de interpretar esse Subsistema. Dentro de um grande leque do sistema de custos, o principal objetivo é apurar os custos unitários dos produtos fabricados pela empresa. Partindo desse objetivo, é preciso estar preparado para gerar e fornecer informações e relatórios para análise de custos e tomadas de decisões. A seguir, alguns relatórios fixos que são gerados por esse subsistema: Custo unitário dos produtos;

32 32 Comparação entre preços de vendas praticados x preços de vendas calculados; Levantamento de custos das ordens de trabalho, no custeio por ordem; Custo de fabricação por setor ou departamento, no custeio por processo; Análise das variações entre custo padrão e custo real. Os atributos do administrador são definir formatos de cálculos de valores a serem utilizados pela empresa, o conceito de mensuração e qual o método de custeamento unitário dos produtos que podem ser por absorção ou variável. Na apuração dos custos unitários é necessária a integração com outros subsistemas. Para as informações quantitativas os sistemas abastecedores são: estrutura de produtos (composição e quantidade dos produtos) e processos de fabricação (tempo para execução das fases de fabricação). Para as informações de valores são os: sistemas de compras e cotações (valorização dos materiais); sistema de contabilidade fiscal e societária (valorização dos custos de fabricação) e sistema de controle patrimonial (valorização das depreciações). Na acumulação dos gastos por ordem de trabalho se integram os seguintes sistemas: coletor de dados (horas trabalhadas), chão de fábrica (fases trabalhadas), controle de estoques de materiais (requisições de materiais), inventário de materiais (custeamento dos materiais) e contabilidade societária e fiscal (custeamento do custo de fabricação). Na análise de custos e rentabilidade dos produtos se integram os seguintes sistemas: faturamento, lista de preços, compras e cotações e estoque de produtos acabados. A Figura 3 ilustra este processo. 3.7 Subsistema de Contabilidade por Responsabilidade Este é o subsistema gerencial por excelência, também conhecido por contabilidade divisional. Tem, como objetivo, apresentar a contabilidade por segmentos da empresa onde exista um responsável por determinados custos e receitas. Os principais centros de responsabilidade são: centros de custos ou centros de despesas, atividades, centros de lucros e centros de investimentos ou unidades de negócios. Para cada um desses centros é necessário um responsável hierárquico. Dentro do sistema contabilidade geral o objetivo é separar e identificar as informações contábeis para cada um dos centros de responsabilidade.

33 33 Estrutura dos Produtos Processo de Fabricação Compras e Cotações Controle de Estoques (materiais e produtos acabados) Sistema Orçamentário Contabilidade Fiscal e Societária Sistema de Custos Contabilidade por Responsabilidade Controle Patrimonial Análise de Balanço Coletor de Dados Chão de Fábrica Faturamento Figura 3 - Integração do Subsistema de Custos e outros Subsistemas (Padoveze, 2000) Os atributos do administrador desse sistema são a identificação das áreas de responsabilidade e dos centros de resultado em que se deve segmentar a empresa, definição dos conceitos de mensuração a serem aplicados, definição do sistema de transferência entre os centros de resultado e as atividades, definição do momento das transferências e definição dos procedimentos gerais do fluxo de informações entre os centros de resultados ou atividades segmentadas no sistema. Esse subsistema consiste no apoio à gestão da empresa e no máximo aproveitamento que se pode ter dos dados dos sistemas, como contabilidade fiscal ou societária, controle patrimonial e sistemas de custos, entre outros. Os principais relatórios gerados são: demonstração de resultados por atividade ou centro de lucro; balanço patrimonial por responsabilidade ou centro de lucro; receitas e despesas por filial; despesas por centro de custo ou despesas; análise da rentabilidade por centro de investimento, entre outros.

34 34 Esse subsistema tende a ser específico para cada empresa, dependendo da ênfase que ela dá para seus produtos, divisões e às necessidades de informações para gerir os negócios. 3.8 Subsistema de Acompanhamento do Negócio Para a empresa situar-se no mercado de seus produtos, analisar o país e o mundo, necessita do acompanhamento do negócio que reuna informações para o seu planejamento estratégico e para análise das oportunidades e ameaças do ambiente. Essas informações devem ser inseridas de alguma forma dentro desse subsistema, e em conjunto com as informações internas (informações de outros subsistemas) e externas (dados dos concorrentes, dados econômicos) permitirão dar uma visão do acompanhamento do negócio e seus mercados. Os atributos do Administrador desse subsistema são: definir quais informações devem fazer parte do banco de dados do sistema, identificar as fontes das informações, bem como os meios e processos de coleta, e definir os critérios de ajustes das informações externas que devem ser inseridos no sistema. Esse sistema é abastecido pelo sistema de vendas interligado ao sistema de cadastro de clientes para análise das vendas. Para análise dos concorrentes utiliza-se o sistema de análise de balanço. As coletas de dados dos diversos sistemas operacionais da empresa servem para as informações de produtividade e evolução de preços comparados com o setor. Para as informações externas, a coleta de dados é feita pela tecnologia de EDI (Exchange Data Infomations) Troca Eletrônica de Dados O sistema de acompanhamento de negócios é o grande monitor do planejamento estratégico, fornecendo informações para o sistema orçamentário e para suporte à tomada de decisão. As principais informações e relatórios gerados nesse subsistema são: análise de balanço dos concorrentes; análise percentual e evolutiva dos dados da conjuntura econômica e do setor; análises comparativas e evolutivas entre a empresa e os dados do setor; estatística de vendas por regiões, clientes, produtos, mercados, entre outros; estatísticas e gráficos para avaliação do consumo aparente.