Banco de Dados, Sistemas de Informação e Auditoria em RH

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1 Banco de Dados, Sistemas de Informação e Auditoria em RH Autores: Ana Carolina Caldas, Bruno Bitencourt, Iure Braidy, Juliana Tourinho, Patrícia de Moura e Tadeu Santa Bárbara. Resumo: O presente artigo foi elaborado no intuito de trazer um maior esclarecimento quanto à verdadeira importância dos temas abordados Banco de Dados, Sistemas de Informação e Auditoria em Recursos Humanos. No decorrer do mesmo, conceituaremos cada um desses itens, demonstrando o que é relevante para cada empresa conter em relação aos mesmos. O estudo de caso realizado foi elaborado para demonstrar com maior clareza a teoria estudada e a prática em uma empresa. Palavras-chave: banco de dados, sistemas de informação e auditoria em recursos humanos. Introdução Este presente trabalho abordará os seguintes temas: banco de dados, sistema de informação e auditoria. Banco de dados é um conjunto de informações relacionadas entre si, referentes ao mesmo assunto, organizadas de uma forma bastante prática para que o usuário obtenha as informações facilmente. O Sistema de Informação é o gerenciamento do fluxo de dados na organização. Tem como objetivo principal auxiliar no planejamento, implementação e controle dos processos, no caso específico do trabalho de Recursos Humanos. Entretanto, a auditoria é a verificação das políticas e práticas do pessoal da organização e tende a analisar a conformidade das mesmas. É conduzida por uma pessoa tecnicamente preparada, que emite um parecer sobre o processo analisado. Foi realizado um estudo de caso, no qual foi escolhida uma empresa do ramo do varejo, de origem holandesa e fundada no século XIX. Veio para o Brasil na década de 70, em São Paulo. Além de ser uma das grandes empresas varejistas, também trabalha com produtos e serviços financeiros. Banco de Dados O banco de dados pode ser considerado como uma coleção de dados interrelacionados, representando informações sobre um domínio específico, ou seja, sempre que for possível agrupar informações que se relacionam e tratar de um mesmo assunto, pode-se dizer que temos um banco de dados. Os dados servem de base para a formação de juízos e resolução de problemas, porém só tem maior importância quando estão classificados, armazenados e relacionados, permitindo a obtenção de informação. Os objetivos de um sistema de banco de dados são o de isolar o usuário dos detalhes internos do banco de dados (promover a abstração de dados) e promover a independência dos dados em relação às aplicações, ou seja, tornar independente a aplicação, a estratégia de acesso e a forma de armazenamento. O banco de dados é responsável pelo armazenamento e acumulação de dados devidamente codificados e tem como principal objetivo a transmissão das informações desejadas.

2 Banco de dados de RH Um banco de dados de Recursos Humanos pode ser classificado como um conjunto de dados armazenados, organizados e relacionados logicamente e que seja referente às pessoas internas e externas da organização e esteja ligado à Gestão de Pessoas. Algumas informações desejadas que devem conter em um banco de dados de recursos humanos são: Avaliação de desempenho demonstrar com base nas competências que os cargos exigem uma avaliação individual ou geral dos funcionários, armazenando uma série histórica das competências e do desempenho. Administração de Treinamento informar as necessidades de treinamentos com base no perfil do cargo, selecionar os participantes, ajudar na definição do orçamento. Avaliação e pesquisa informar a eficácia dos treinamentos com base em pesquisas de opiniões, demonstrar como se encontra o Clima Organizacional, com pesquisa de Clima Organizacional, entre outros. Provisão de pessoal Visualizar currículos cadastrados, fazer triagem de candidatos por perfil estabelecido, mostrar agenda de entrevistas, fazer acompanhamento do processo de seleção. De acordo com Chiavenato (2000, p. 466), o exemplo de banco de dados de RH pode ser visto na figura abaixo: Banco de Dados Cadastro de Pessoal Cadastro de Cargos Entrada de Dados Cadastro de Seções Cadastro de Remuneração Saída de Informações Cadastro de Benefícios Cadastro Médico 2

3 Banco de dados na empresa Quando saímos da teoria e vamos para a prática, em relação a esse assunto, conseguimos observar a sua importância para, por exemplo, a obtenção do resultado esperado dentro de uma empresa, seja em vendas, em treinamento de pessoal, em desenvolvimento organizacional, etc. Um banco de dados, quando bem elaborado e utilizado, pode levar uma empresa a possuir algo que certamente irá diferenciá-la das concorrentes no mercado. A empresa estudada utiliza-se do seu banco de dados para armazenar e acumular dados que, após serem processados, irão facilitar o controle e gerenciamento dos seus clientes (internos e externos) e fornecedores. Em relação ao RH, a empresa possui cerca de associados nas suas mais de 100 lojas espalhadas pelo Brasil e um departamento de RH centralizado (atualmente encontra-se em processo de mudança e terceirização), o que dificulta ainda mais o controle dos seus funcionários e eleva a necessidade de possuir um banco de dados eficiente. As lojas atuam ligadas a uma matriz administrativa. No entanto, todo o processo de seleção e recrutamento de pessoas, até o cargo de auxiliar de cliente sênior, é feito pela própria loja ou por uma empresa de RH terceirizada. As lojas são responsáveis pelo cadastramento dos funcionários junto a sua ocupação pela atualização e correção dos pontos eletrônicos, pela criação do seu próprio banco de dados de currículos, para que, em momentos que exista necessidade de aumentar o quadro, consiga rapidamente selecionar as pessoas e suprir a carência existente. A empresa tem uma carência no que se refere a ter um banco de dados de avaliação de desempenho, pois possui apenas uma avaliação dos funcionários, que é feita anualmente, o que talvez, pela rotatividade das pessoas, acaba por perder talentos para outras empresas. No entanto, já está sendo construído um banco de dados com uma nova formulação de avaliação de desempenho, o que certamente irá auxiliar a empresa no treinamento e desenvolvimento dos seus funcionários. Outra carência que existe na empresa é a de não formular pesquisas de opiniões. Sem conseguir demonstrar como se encontra o Clima Organizacional, por exemplo, enfrenta dificuldades na relação empresa-associados, pois não identifica o grau de concordância e discordância para as suas práticas de gestão de RH. Por conseguinte, não tem como monitorar o impacto das mudanças eventualmente implantadas. Em relação aos custos e as receitas, as lojas possuem um banco de dados completo com todos os custos e receitas para que, ao serem processados, consigam sinalizar eventuais desvios nos objetivos da empresa. A empresa ainda trabalha com os seguintes bancos de dados: cadastro de cargos, cadastro de seções, cadastro de benefícios, cadastro de remuneração, dados sobre candidatos, sobre cursos e atividades de treinamento, dentre outros. É válido ressaltar que a empresa possui um excelente banco de dados dos seus clientes (externos), onde 3

4 constam todos os registros de compra e pagamento destes, fazendo com que possa ser utilizado na obtenção de informações valiosas quando for, por exemplo, lançar uma coleção. O processamento desses dados é feito nas seguintes formas: manual, pois uma parte desse processamento é feita através de talões ou fichas sem auxílio de máquina de escrever ou de microcomputadores; semi-automático, pois possuem características de processamento manual ligadas às de processamento automático, onde utiliza-se da máquina programada para determinado conjunto complexo de operações que desenvolve totalmente a seqüência de operações, sem que haja intervenção humana entre um ciclo e o seguinte. A importância do Banco de Dados O Banco de Dados de Recursos Humanos é uma poderosa ferramenta para a empresa, pois com um banco de dados bem implantado e integrado os gestores serão capazes de tomar decisões mais adequadas. O sucesso de um programa de Recursos Humanos depende basicamente de como o sistema é planejado e desenhado. Um Banco de Dados de RH tem que ser capaz de prover informações gerenciais para subsidiar decisões da administração, bem como suas metas e objetivos. Também se espera que ele disponibilize informações estratégicas para a área de RH e que tenha uma fácil visualização e utilização por parte dos usuários. Atualmente o Banco de Dados de RH deixou de ser utilizado apenas pelo administrativo e passou a ser uma ferramenta indispensável a vários membros de uma organização. Ele dá um suporte aos gerentes de linha e aos funcionários, permitindo a visualização de desempenho e escolha de melhores decisões; e ao administrativo, redução dos custos e tempo de processamento da informação. Sistemas de Informações Um sistema de informação gerencial (SIG) tem como principal objetivo auxiliar a tomada de decisões do administrador. Para tal, a informação deve ser colhida, processada e armazenada. A tomada de decisão vem com o conhecimento oportuno gerado pelo sistema de informação. Esse conhecimento é gerado através de dados trabalhados. Segundo Chiavenato (1997, p. 108), dados são apenas índices, uma manifestação objetiva, passível de análise subjetiva. Informações são dados classificados, armazenados e relacionados entre si que permitem que a mesma seja gerada, sendo ambas necessitadas de processamento. O processamento de dados é, então, o grande responsável pela transformação dos dados em informações. De acordo com Chiavenato (1997, p. 109), existem três tipos de processamento: a) Manual através de fichas, talões, etc., sem auxílio de máquinas. b) Semi-automático ainda há características dos sistemas manuais, porém já existe uma máquina para auxiliar as operações. c) Automático o processo é totalmente automatizado, geralmente auxiliado por máquinas, sem a necessidade da intervenção humana. 4

5 Sistemas de Informação Uma das maneiras do SIG gerar as informações é através de relatórios e índices. A incerteza é reduzida na hora de se tomar a decisão, pois o gerente está de posse de informações precisas sobre o assunto que for tratar. Para a área de recursos humanos, é importante que o Sistema de Informações de Recursos Humanos (SIRH) utilizado forneça informações (sejam elas sobre cargos, cadastro médico, remuneração, por exemplo) para os demais órgãos sobre as pessoas que nela trabalham. Para Chiavenato (1997, p. 111), um sistema de informações recebe entradas (inputs) que são processadas e transformadas em saídas (outputs). Um fator importante a ser levado em consideração na hora de elaborar o SIG é o conceito de ciclo operacional (Chiavenato, 1997, p. 111), onde são localizadas cadeias de eventos que se iniciam fora da organização, passam por dentro dela e terminam mais uma vez fora. A importância se deve ao fato de que, se esse ciclo for seguido, nenhuma parte do fluxo de informações fique de fora. Um sistema de informações é composto por sistemas operacionais. Sistemas de Informação de Recursos Humanos no Brasil É importante ressaltar que nos dias atuais a função do Departamento de Recursos Humanos deixou de ser meramente burocrática e passou a, segundo Tegon, ser responsável direto por ajudar a empresa a atrair, reter e desenvolver as pessoas que compõem o seu negócio. Seja qual for a função do Departamento de RH, a presença da tecnologia e da informática é cada vez mais visível. Para as chamadas funções burocráticas, os sistemas utilizados são apenas parte de um todo, de uso interno e restrito apenas a aquele setor. No entanto, quando se fala de funções a nível global (melhor dizendo estratégico), é essencial que o sistema utilizado seja integrado com toda a organização, pois o Departamento de Recursos Humanos tem função de staff e responsabilidade de linha, ou seja, atende a todos os demais departamentos. Sistemas Operacionais Segundo Prince apud Chiavenato (1997, p. 112), um sistema operacional é uma rede integrada de fluxos de informações, baseada em computador, representando um conjunto significativo das atividades da empresa. Vale lembrar que neste tipo de sistema não há retorno da informação à entrada, ou seja, é um sistema de uma mão só, onde as informações entram, são processadas e saem, daí a ser chamado de sistema fechado. Não é permitido, nesse tipo de sistema, mudanças rápidas em suas variáveis. Na área de recursos humanos, os sistemas operacionais resultam de programas de computação que estão relacionados entre si. É através desses sistemas que os gerentes poderão obter dados relevantes sobre os empregados, sobre o ambiente organizacional, sobre o ambiente externo e sobre o macroambiente, seja qual for o setor desejado. Essa abrangência na coleta de informações permite que as mesmas sejam tanto externas quanto internas à organização, gerando assim relatórios mais completos para os gerentes, sejam eles do nível operacional, intermediário ou estratégico. Como todo sistema a ser desenvolvido, deve haver uma grande preocupação com a elaboração do mesmo. É preciso que haja um forte contato dos analistas com as pessoas que irão utilizar o sistema, pois as mesmas irão identificar os processos que 5

6 vêm sendo usados para posterior documentação, além de se manterem firmes aos objetivos, metas e cultura da organização. Para Chiavenato (1997, p. 117), um sistema de informações utiliza como fonte de dados elementos fornecidos por: a) Banco de Dados de Recursos Humanos b) Recrutamento e Seleção de Pessoal c) Treinamento e Desenvolvimento de Pessoal d) Avaliação de Desempenho e) Administração de Salários f) Higiene e Segurança g) Estatísticas de Pessoal h) Registros e Controles de Pessoal, a respeito de faltas, atrasos, disciplina, etc. Sistema de Informação na empresa A empresa estudada utiliza-se do seu banco de dados para abastecer os seus Sistemas de Informação com o objetivo de munir os administradores de relatórios eficientes, fazendo com que consigam tomar decisões rápidas, precisas e fundamentadas. Em relação ao sistema de informação de custos e receitas e informações do macroambiente, a empresa possui um sistema de nome RIS, que consegue formular relatórios com um comparativo das vendas e dos custos em relação ao ano anterior e meta (target) proposta pela empresa, assim como fazer um comparativo do fluxo de clientes da empresa em relação aos seus principais concorrentes, fazendo com que o gerente e os administradores consigam diariamente saber qual a real situação da loja e da empresa que gerenciam, respectivamente. A instituição possui um moderno sistema de informação dos seus clientes externos (atuais e candidatos) integrado com diversas entidades como: Receita Federal, SPC, SERASA, Bancos, outras empresas, etc. Essa integração proporciona à empresa a minimização dos riscos diante da possibilidade de um eventual aumento de crédito ou da prospecção de novos clientes, além de conseguir construir relatórios sobre marca mais consumida pelo cliente, poder de consumo e freqüência de compra do mesmo, pontualidade do pagamento, período em que o cliente mais consome os produtos da empresa, etc. Enfim, todos esses relatórios e informações fazem com que a empresa tenha a possibilidade de oferecer os seus diversos produtos, na medida em que vai cruzando todos os dados e informações existentes deste cliente. Em relação ao Sistema de Informação de Recursos Humanos, a empresa possui um sistema operacional de nome TP (Terminal de Ponto), no qual, integrado com os bancos de dados, proporciona aos gerentes e administradores relatórios, índices e listagens como: relatório de produtividade diária, construído a partir de uma relação de horas trabalhadas / peças vendidas, relatório de faltas e atrasos e índices de absenteísmo por seção, relatório de rotação de pessoal por seção, relatório de tempo médio dos funcionários por cargo e seção, idade média dos funcionários, relatório de desvios dos salários em função dos cargos, relatório de folha de pagamento e relatórios conexos, relatório de situação de férias por seção, histórico dos funcionários, relatório do efetivo por cargo, listagem do efetivo, dentre outros. Enfim, esses relatórios fazem com que os gerentes estejam abastecidos de informações e, consequentemente, consigam planejar, executar e ter controle sobre as diversas áreas da organização. 6

7 Auditoria Auditoria, de uma forma geral, compreende em Exame pericial que segue o desenvolvimento das operações..., tem como objetivos revisar e controlar o programa em desenvolvimento, para assim poder informar à administração a atual situação deste, mostrando sua eficiência e eficácia. A auditoria em Recursos Humanos, segundo Mee apud Chiavenato (1994, p. 483), pode ser definida como análise das políticas e práticas de pessoal de uma organização, e avaliação do funcionamento atual, seguida de sugestão para melhoria. Ou seja, a empresa busca se conhecer melhor, para poder assim alcançar seus resultados de uma maneira mais eficiente e rápida. Chiavenato (1997, p. 124) alega que o propósito principal da auditoria de recursos humanos é mostrar como o programa está funcionando, localizando práticas e condições que são prejudiciais à organização ou que não estão compensando o seu custo, ou ainda práticas e condições que devem ser acrescentadas. As principais funções da auditoria são: indicar as falhas e problemas, determinar as possíveis soluções e sugestões, bem como salientar os aspectos positivos e tentar melhorá-los. Para avaliar e controlar o funcionamento do sistema de administração de Recursos Humanos são utilizados vários padrões, os principais estão relacionados abaixo: Padrões de Qualidade: não estão relacionados com os aspectos quantitativos, mas sim com métodos de seleção, resultados de treinamentos, etc. Padrões de Quantidade: são padrões que apresentam números, como percentagem de empregados, números de demissões, quantidade de empregados, etc. Padrões de Tempo: são padrões relacionados com o período, exemplo: permanência de um funcionário na empresa, tempo de processamento das requisições de pessoal, etc. Padrões de Custo: são padrões que apresentam valor financeiro, custos dos benefícios sociais, custo direto e indireto de rotação de funcionários, entre outros. Segundo Chiavenato (1997, p. 124), a auditoria de RH, dependendo da política da organização, poderá ser bastante profunda, focando em um ou todos os seguintes níveis de profundidades: Resultados: estão relacionados com as realizações, bem como com os problemas existentes. Programas: incluem práticas e procedimentos detalhados que compõem o programa. Políticas: podem ser as explícitas quanto as implícitas. Filosofia: da administração, seus valores, objetivos, etc. Teoria: que possa explicar a filosofia, as políticas, práticas e contínuos problemas. Desta maneira, é notório que, quanto maior e mais descentralizada a organização, maior a necessidade de auditoria e que esta deve orientar e, principalmente, educar, mas nunca punir. Os principais aspectos que a Auditoria de Recursos Humanos permite verificar são: 7

8 a) Objetivos e expectativas quanto à administração de Recursos Humanos, em relação à quantidade, qualidade, tempo e custo. b) Contribuição do RH aos objetivos e resultado da organização. c) Eficiência e eficácia quanto ao treinamento, desenvolvimento de pessoas, bem como remuneração, benefícios sociais, relação sindical entre outros. d) Clima organizacional. e) Política de Recursos Humanos. Para desenvolver auditoria, algumas empresas contratam um consultor externo, ou utilizam os seus próprios funcionários, formando assim comissões de auditoria. Esta comissão, na maioria das vezes, é constituída por um coordenador, que pode ser o diretor de RH ou gerente de Relações Industriais. Por fim, existem algumas empresas que criam um órgão específico de auditoria. O consultor, tanto interno quanto externo, é um profissional habilitado a examinar as operações trabalhistas, direitos e deveres do empregado e do empregador. No fim, emite um parecer sobre as irregularidades observadas, bem como sugere as melhores ações que a empresa deve tomar. Um auditor de Recursos Humanos necessita de um profundo conhecimento, os principais são: jurídicos, trabalhistas, comportamentais e empresariais. É imprescindível que o mesmo mantenha-se sempre atualizado e atento às mudanças. Além do conhecimento amplo, é necessário que o auditor tenha um bom senso analítico e crítico; um senso empresarial, para poder tratar dos problemas enfrentados no decorrer do trabalho e, preferencialmente, experiência de auditoria. Deve ser uma pessoa ponderada, com conhecimentos básicos de psicologia e bom relacionamento com o público. Além do que, o auditor deverá ser o mais simpático possível, pois vai tentar evitar danos tanto para o empregado como para o empregador. Tem que ter a capacidade de convencer, apresentando argumentos e conclusões convincentes e ser hábil o bastante para fazer sugestões para adaptação da empresa à norma legal, sem necessitar de grandes mudanças na política empresarial. Yoder apud Chiavenato (1997, p. 127) afirma que as principais mudanças que alteraram o cenário da Auditoria de Recursos Humanos são: Mudança nas filosofias e teorias administrativas. O empregado passa a ter influências positivas e significativas no incentivo e êxito da organização. Mudança no papel do governo. Aumenta a intervenção deste, a fim de propiciar a segurança econômica e o pleno emprego. O governo passa a proteger mais os empregados. Expansão dos sindicatos. Elevações salariais, aumento dos custos da mão de obra e também maiores oportunidades de vantagem competitiva na administração de pessoal. Competência internacional mais agressiva. Por fim, é importante ressaltar que os aspectos mais importantes da auditoria são a Contabilidade de RH e o Balanço Social. Estes devem constar dos aspectos éticos, bem como a responsabilidade social da organização. Auditoria na empresa Em função de ser uma grande empresa descentralizada e pelo fato de possuir diversas lojas em diversos locais, criou-se uma equipe de auditoria, formada por funcionários internos e um coordenador, que é o diretor de RH. A função dessa equipe é 8

9 revisar e controlar o programa em desenvolvimento para que possa informar à administração a real situação e a eficácia e eficiência do programa que foi implantado ou proposto. Essa equipe acompanha, verifica e audita os seguintes itens: Índices contábeis: verificam a validade dos índices apresentados. Investimentos em responsabilidade social: verificam se aquilo que foi proposto como receita para uma determinada instituição social está atendendo ao seu objetivo. Origens das receitas e os fins dos custos: verificam se os números, principalmente os custos, foram destinados àqueles fins que as lojas especificaram no sistema. Análise e descrição dos cargos: verificam se os cargos estão alinhados com o programa da empresa. Recrutamento: custo e fontes. Seleção: verifica os registros de acompanhamento e de desenvolvimento do pessoal, assim como os seus registros individuais e custos. Treinamento: número de empregados treinados, tempo aplicado, resultados obtidos e custo do treinamento. Nível de empregados: registro de produtividade. Promoções e transferências: registro de promoções e transferência de pessoal, registro de tempo de serviço e custo da sistematização. Manutenção do moral e da disciplina: registros e avaliação geral. Saúde e segurança: registro de acidentes e sanidades, custos. Controle de pessoal: registro de empregados, turnover, custo da manutenção e serviços de segurança, compensações, etc. Administração salarial: dados sobre pagamento, valor dos cargos, custo unitário de trabalho, etc. Acordos coletivos: listagem dos sindicalizados, acordos em suspenso, suspensão de trabalhos, cláusulas contratuais e custos dos acordos coletivos. Inventário: planejamento, execução e resultado. Em função da descentralização, torna-se ainda mais importante o papel dessa equipe de auditoria, pois irá verificar se todas as políticas, resultados, programas e filosofia propostos pela empresa estão sendo cumpridos e alcançados, utilizando-se de ferramentas como: relatórios, clientes ocultos (sistema onde a equipe de auditoria contrata uma pessoa para se disfarçar de cliente nas lojas, sem o conhecimento destas em relação às datas das suas visitas, para que possam elaborar um relatório sobre: arrumação da loja, grau de satisfação dos funcionários, eficácia e eficiência destes e dos processos nas lojas, grau de conhecimento dos funcionários em relação aos produtos e serviços da empresa, etc.) e visitas freqüentes às lojas. Todo esse processo torna-se bastante eficiente a partir do momento em que o seu objetivo é levado realmente a sério e na medida em que essas revisões e acompanhamentos sejam feitos de forma sistemática, periódica e planejada, adequada às circunstâncias particulares da organização, no sentido de permitir controle e retroação (feedback) realmente preventivos e educativos. Conclusão Banco de Dados, Sistemas de Informação e Auditoria são vitais em qualquer organização, seja na área de Recursos Humanos ou não. No que tange a ARH, contém 9

10 informações sobre o maior capital da empresa, o capital humano. Na Era da Informação, é preciso saber que os funcionários não são apenas uma função, mas parceiros que ajudam no sucesso da organização. Informações que antes eram consideradas como complementares, tornam-se essenciais para desenvolver um perfil do quadro da equipe de cada empresa. As áreas de Medicina, Higiene e Segurança no Trabalho são exemplos de áreas que têm papel importante no banco de dados, no qual dados (que podem ser, por exemplo, relatórios médicos, históricos da equipe) são guardados e processados pelo sistema de informação e auditados pelas pessoas responsáveis. O mesmo processo pode ser observado na área de Treinamento de Pessoal. É importante que as empresas tenham consciência que um banco de dados é muito mais do que armazenamento. Se os dados não são processados, não se transformam em informações e não há sentido em se criar o banco de dados. Se as informações não são auditadas, será inviável avaliar a eficiência e eficácia das políticas e práticas de gestão de RH, quer na área de Recrutamento e Seleção, quer na área de Treinamento, Desenvolvimento Pessoal e Organizacional ou qualquer outra área. Referências Bibliográficas CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos na Empresa. v. 5 ed. 3. São Paulo: Atlas, CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos, ed. 3. Edição Compacta. São Paulo: Atlas, CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas. Rio de Janeiro: Campus, PARRA FILHO, Domingos; SANTOS, João Almeida. Metodologia Científica. São Paulo: Futura, TEGON, Celso Antônio. Sistema de Informação de Recursos Humanos no Brasil. Texto disponível em Acessado em: 08/05/