Conceitos Básicos Evolução do Gerenciamento de Projetos

Transcrição

1 EXCELÊNCIA EM GESTÃO DE PROJETOS Conceitos Básicos Evolução do Gerenciamento de Projetos Prof. Adriane Queiroz DEA-UFMS

2 PROJETO

3 VIDA PESSOAL E SOCIAL DE ONDE SURGEM OS PROJETOS? Sonhos e desejos Solidariedade Perspectivas de futuro De onde mais??? ORGANIZAÇÕES IDÉIA / INOVAÇÃO NECESSIDADE DE ADEQUAÇÃO DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL SOLUÇÃO DE PROBLEMAS REALIZAÇÃO DE EVENTOS

4 DE ONDE SURGEM OS PROJETOS? Das necessidades de mudanças e aproveitamento de oportunidades. É preciso constantemente redefinir e reavaliar necessidades e prioridades. Não há nada permanente, exceto a mudança Heraclitus, 513 AC

5 CONCEITO DE PROJETOS EMPREENDIMENTO (1) TEMPORÁRIO (2) QUE VISA À CRIAÇÃO DE UM PRODUTO SINGULAR (3) (PMI PMBOK:2004) (1) ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO (2) PRAZO TEMPORÁRIA (3) MISSÃO O R G A N I Z A Ç Ã O

6 1. TODO PROJETO É UMA ORGANIZAÇÃO TEMPORÁRIA (ESTRUTURA, FUNCIONAMENTO, MISSÃO E PRAZO) 2. POR SUAS CARACTERÍSTICAS, O PROJETO NÃO TEM PERSONALIDADE JURÍDICA: ESTÁ SEMPRE VINCULADO A UMA ORGANIZAÇÃO HOSPEDEIRA. (*) (*) OU ORGANIZAÇÃO RESPONSÁVEL: ABNT-ISO O PROJETO DEVE SER AJUSTADO À ORGANIZAÇÃO HOSPEDEIRA, (MISSÃO, POLÍTICA, OBJETIVOS, ESTRATÉGIA, PESSOAL, MATERIAL, FINANÇAS etc.) E DELA RECEBE RECURSOS E SERVIÇOS. CONCLUSÃO OS CONHECIMENTOS DE AMBIENTE, DE SISTEMA E DE ORGANIZAÇÃO SÃO IMPRESCINDÍVEIS AO GERENCIAMENTO DE PROJETO. E VICE-VERSA!!!

7 PROJETOS X PROCESSOS (Operações Correntes) PROJETO OPERAÇÕES FINALIDADE Criar Reproduzir prod./serv. DURAÇÃO Transitória Permanente ATIVIDADE Inovadora Repetitiva EQUIPE Multidisciplinar Funcional GER./ADM. Pessoas Processos VALORIZA Diversidade Similaridade PROCURA Eficácia Eficiência SINCRONIZAÇÃO Difícil Fácil INTEGRAÇÃO Poliglotas Monoglotas

8 Projeto Temporário Progressivo Único PROJETO é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.

9 CARACTERÍSTICAS DOS PROJETOS TEMPORALIDADE INDIVIDUALIDADE COMPLEXIDADE INCERTEZA 2 P&D 4 Grandes Projetos P&D Incerteza 1 Engenharia Eventos 3 Eventos Especiais Complexidade Maximiano

10 CARACTERÍSTICAS DOS PROJETOS TEMPORALIDADE INDIVIDUALIDADE COMPLEXIDADE INCERTEZA Gerenciamento do Projeto: CLAREZA PROGRESSIVIDADE CAPACIDADE DE ENTREGA

11 PROJETO GERENCIA MENTO DO PROJETO

12 Evolução do Gerenciamento de Projetos gerenciamento de projeto clássico ( ) uma idade média ( ) e moderno gerenciamento de projeto ( início em 1993). Década de 60- primeiros softwares: PERT, CPM etc. Apoio de grandes computadores aos projetos. Década de 80- softwares mais simples, automação individual dos projetos. Depois de 90- projetos de pequena envergadura e curta duração: problemas estratégicos, administrativos e gerenciais.

13 Entendendo o Gerenciamento de Projetos Uma analogia com o esporte: Projeto Equipe de Projeto (e Gerente do Projeto) Desempenho Grupo de Interessados (stakeholders) Patrocinador (sponsor)

14 O Universo do Conhecimento em Gestão de Projetos-PMBOK Gerenciamento de Projeto Aplicação de uma série de conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas visando atender ou superar as expectativas dos stakeholders. Considerando-se: Escopo, prazo custo e qualidade; Stakeholders têm diferentes necessidades e expectativas; Dificuldades na identificação de Requisitos. (PMI, 2004)

15 O que preciso saber sobre stakeholders? COOPERADOS COLABORADORES CLIENTES SOCIEDADE PROJETO FORNECEDORES CONCORRENTES MERCADO GOVERNO Se existem interesses conflitantes O que será feito para resolver esses conflitos Os conflitos devem sempre ser decididos a favor do cliente do projeto. Stakeholders do bem: potencialize as atitudes positivas. Stakeholders do mal: anule ou minimize as atitudes negativas.

16 SUCESSO DO PROJETO Prazo Custo Projetos acima do limite orçado, entregue com atraso e fora do escopo. Escopo Atingir ou exceder os resultados. alcançar o melhor balanceamento entre escopo (objetivo), custo, tempo e qualidade do produto (bem ou serviço).

17 SUCESSO DO PROJETO SUCESSO DO PRODUTO Atingir ou exceder os resultados. alcançar o melhor balanceamento entre escopo (objetivo), custo, tempo e qualidade do produto (bem ou serviço). atender ou superar as necessidades e as expectativas dos clientes e usuários.

18 NECESSIDADES E EXPECTATIVAS

19 NECESSIDADES E EXPECTATIVAS Fatores técnicos são importantes, porém os stakeholders são fatores críticos relevantes de sucesso.

20 Associações em Gerenciamento de Projetos IPMA International Project Management Association ( FEA JPMF Japan Project Management Forum ( AIPM Australian International Project Management ( PMI Project Management Institute ( São Paulo: Rio: Minas:

21 Instituições em Gerenciamento de Projetos Objetivos ampliar a base de conhecimento de Gerenciamento de Projetos ampliar o reconhecimento e aceitação do Gerente de Projeto desenvolver e expandir a comunidade de Gerenciamento de Projetos Associados Mais de 180 mil associados; Mais de 120 mil PMP s certificados Crescimento de Gestão de Projetos Profissionais Mem bros

22 Associações em Gerenciamento de Projetos Publicações PM Network PMI Today Project Management Journal Proceedings of PMI s Annual Seminars & Symposium Information Source Guide Revista Mundo PM

23 1976: Início da documentação de normas 1984: Publicação da primeira norma 1987: Publicação da norma revisada 1996: Atualização completa e lançamento do PMBOK Guide 1996 Edition 2000: Lançamento do PMBOK Guide 2000 Edition 2001: Lançamento da Norma Prática para Work Breakdown Structures 2003: Disponível para compra na bookstore do PMI a versão em Português do PMBOK 2004: Lançamento da versão III PMBOK. 2008: Lançamento da versão IV PMBOK. Associações em Gerenciamento de Projetos

24 PROJETO GERENTE DO PROJETO GERENCIA MENTO DO PROJETO

25 SÍNDROME DE ALICE Alice: - Qual caminho devo seguir? Gato Risonho: - Onde deseja chegar? Alice: - Não sei onde desejo ir!!! Gato Risonho: - Se não sabe onde deseja ir, qualquer caminho serve!!! (*) (*) Fonte: Alice no País das Maravilhas (1951) - The Walt Disney Company

26 A CLAREZA Definindo um Objetivo 1. O objetivo deve estar diretamente relacionado aos desejos e expectativas do cliente do projeto: dele fluirão as informações para que o objetivo seja definido. 2. O objetivo deve conter, preferencialmente dados quantificáveis. Ex.: Desenvolver um call center para reduzir o tempo de atendimento dos clientes em 50%, em seis meses e com investimento inferior à R$ 500 mil. É interessante ter em mente o não-objetivo do projeto.

27 A PROGRESSIVIDADE O ciclo de vida de um projeto Recursos e Esforços Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Iniciação Planejamento Execução Encerramento

28 O Universo do Conhecimento em Gestão de Projetos-PMBOK Grupo de Processos Processos Controle & Monitoramento Processos Planejamento Processos Início Processos Encerramento Processos Execução

29 Project Charter INÍCIO Planejamento Plano Definição Atividades WBS Estimativa Recursos Seqüência Atividades Duração Atividades Cronograma Orçamento Plano Final Estimativa Custos Planejamento Riscos PLANEJAMENTO Planejar Equipes Alocar Equipes Planejamento Aquisições Preparação Aquisições Identificar Riscos Quantificar Riscos Qualificar Riscos Responder Riscos Planejamento Qualidade Planejamento Comunicação Encerramento Contratos Encerramento Projeto Plano Desenvolver Equipes Distribui Informação Garantia Qualidade Pedido Propostas Seleção Fornecedores Administra Contratos Relato Desempenho Controle Mudanças Verificação Mudanças Controle Mudanças Controle Cronograma Controle Qualidade Controle Orçamento Controle Risco EXECUÇÃO CONTROLE ENCERRAMENTO SOW Preliminar Planejamento Escopo Definição Escopo Gestão Equipes Gestão Interessados

30 SUPRIMENTOS Áreas do Conhecimento na Gerência de É a área que descreve os Descreve Gerências os processos mecanismos para ter um Projetos Principais necessários para garantir É a que área os que vários descreve elementos os Segundo processos do o PMBok projeto de estão aquisição a área de do conhecimento com na o projeto, gestão de projetos materiais adequadamente está e serviços dividida fora em diversas gerências. da coordenados. organização para garantia da evolução do projeto CUSTO RECURSOS HUMANOS Descreve É Descreve os É a processos a área que os área processos que trata necessários É descreve constituído que se Processos dos referem para aspectos garantir os por processos a que a geração que processos identificação, visam garantem no desenvolvidos tempo garantir que visam análise que e na para que o o e forma que o projeto seja projeto garantir respostas apropriada, projeto será que completado aos irá a satisfazer o projeto riscos do no coleção, concluído dentro do prazo inclua previsto as a disseminação, necessidades armazenamento projeto. todo para orçamento e as apenas quais e previsto. ele o foi disponibilização trabalho criado. necessário das informações para completar do projeto. o projeto com sucesso. INTEGRAÇÃO melhor aproveitamento das pessoas envolvidas COMUNICAÇÃO ESCOPO QUALIDADE RISCO TEMPO

31 A CAPACIDADE DE ENTREGA PESQUISA: 31% dos projetos cancelados (81 bilhões de dólares) 53% tiveram algum tipo de problema (acarretando 59 bilhões de dólares de prejuízo) 16% foram considerados bem sucedidos. Standish Group, 1999

32 O Gerente de Projetos: Que competências são necessárias? Quando a empresa designa um gerente de projeto, ela espera que o ocupante do cargo seja capaz de assumir o empreendimento como um problema seu, de tomar as decisões necessárias para fazê-lo andar e de remover os problemas que dificultam seu desenvolvimento. (Maximiano, 1988)

33 Em: Rosalina e o piano EXERCÍCIO 1: Listar as competências comportamentais fundamentais observadas em Rosalina que deveriam ser generalizadas para um Gerente de Projetos efetivo. O caso encontra-se disponível em e é livre para uso didático.

34 Conceito de COMPETÊNCIAS Conhecimentos formação conceitual e teórica Habilidades experiência técnica, prática, histórico de aplicação Atitudes comportamentos demonstrados

35 INSTRUÇÕES 1. Listar competências comportamentais durante o filme 2. Consensuar lista em grupo 3. Apresentar a lista do grupo 4. Consolidar a lista da sala 5. Auto-avaliar em cada uma das competências listadas (zero: auto-percepção da ausência total da competência; dez: autopercepção da presença integral da competência) 6. Escolher uma das competências da lista. Não necessariamente aquela que se avaliar pior, mas aquela que acreditar que, uma vez que fosse desenvolvida melhor, lhe traria resultados expressivos de melhoria profissional rapidamente (estratégia de colher primeiro as maçãs dos galhos mais baixos). 7. Esboçar um plano de auto-desenvolvimento para tal competência de modo a contribuir com o seu processo de amadurecimento profissional como Gerente de Projetos.

36 COMPETÊNCIAS DO GP

37 IMPORTANTE! O responsável pelo projeto deve ser identificado e designado o mais cedo possível dentro do ciclo de vida do projeto.

38 COMPETÊNCIAS DA EQUIPE DE PROJETO

39 Como transformar um grupo em uma equipe de alto desempenho? Uma equipe é um grupo de pessoas comprometido com: OBJETIVOS RESULTADOS

40 Estágios para o alto desempenho Desempenho Estágio Zero Estágio Subagrupamento Eu mando Estágio Vocês Obedecem. Estágio Estágio Compartilhamento Participação Diferenciação Até este estágio tudo acontece A necessidade de conhecimento O Grupo Aqui Neste começa as estágio pessoas a as desenvolver fazem pessoas suas estarão naturalmente, não é necessário mútuo aliado à abertura de atividades definições, sendo em reagrupadas conjunto, tem iniciativa, porém segundo o seus técnica ou intervenção, Estágio Confrontação as participação imposta ao grupo objetivo próprios compartilham principal critérios Começa a confrontação. Existe é apenas riscos (líderes e um se naturais), pessoas se auto-gerenciam neste causa o fenômeno de muita conturbação, intensa maior preocupam passarão conhecimento com a aceitar o rumo mútuo, e da respeitar equipe um o caminho. A geração espontânea organização em subgrupos. mobilização interna, troca de estudo grupo de como terrenoum todo. no caos é uma realidade nos (opiniões, idéias ou afinidades) grupos sem acusações liderança e, em ou geral, grandes Cada Subgrupo cria uma dirigidos na dificuldades base do comandocontrole gestor. Aqui é esperado que para a atuação do proposta para um determinado tema e a considerada melhor surjam os líderes naturais. Aqui o que a do outro subgrupo. gestor precisa saber usar os líderes naturais. Participação Subagrupamento Confrontação Diferenciação Responsabilidade Compartilhada Tempo

41 PROJETO GERENTE DO PROJETO GERENCIA MENTO DO PROJETO O SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

42 O sistema de gerenciamento de projetos Monitoramento Ações corretivas Auditorias de desempenho CONTROLE Defina o Projeto Escolha a estratégia Programe o trabalho PLANEJAMENTO Histórico atual: custo, progresso INFORMAÇÃO Elaboração Valores Autoridade Programação Comportamentos Compromisso Tradições MÉTODOS CULTURA ORGANIZAÇÃO Motivação Liderança Negociação Composição da Equipe Comunicação Decisões FATORES HUMANOS

43 A descoberta consiste em olhar para a mesma coisa que todos veem e enxergar algo diferente. Roger von Oech.