Design, implementation and roll-out of electronic Procurement tools. Session 4. The Portuguese experience

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1 Design, implementation and roll-out of electronic Procurement tools The Portuguese experience Session 4 Workshop, Good Practices in Modernising Public Procurement MENA-OECD Network on Public Procurement rement Kuwait Day 2, May 14, espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados.

2 Agenda 1 The e-procurement perspective 2 Lessons learned and major findings 3 Overall Strategy for Public Procurement results 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 2

3 Agenda 1 The e-procurement perspective 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 3

4 The eprocurement perspective Major IT trends e-services: Increasing efficiency i and transparency by delivering i services electronically ll Integrated e-government: Through the virtualization of delivery and by using standard off-the-shelves products and solutions Green IT: Improving green attitude and reducing environmental costs Cloud Computing: Through the virtualization of the infra-structure Competitiveness enhanced by IT: Developing clusters and IT competence at national levels 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 4

5 The eprocurement perspective A STRATEGIC TOOL FOR DELIVERING ENVISAGED RESULTS The procurement model components Ordering Aggregation Awarding / Contract Tendering Payment Sourcing Invoicing 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 5

6 The eprocurement perspective A STRATEGIC TOOL FOR DELIVERING ENVISAGED RESULTS The e-procurement model components * * E-sourcing e-aggregation e-tendering e-contract e-catalogue e-ordering e-invoicing e-payment e-awarding Mandatory use since Nov 2009 * Within the scope of the current technological model put in place 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 6

7 The eprocurement perspective A New System electronic Public Procurement: set in the context of a broader legal and economic reform of public procurement 2007/2012 Pressure from the market. Opportunity to improve efficiency in public administration espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 7

8 The eprocurement perspective A New System Effectiveness Efficiency Value-for-money Governance Transparency Accountability Economic Development Business development Competitiveness Procurement Drivers Structural Actions Acting as Fiscal /Financial discipline To Achieve... Simplified rules Creating New legislation for Public Procurement Effective use of money A way to reduce waste A way to develop the private sector Modernizing Public Administration Enhanced Framework agreements covering categories of goods and Management services; Framework Catalogue web portal for goods and Standardized services; practices Reporting tools to obtain control; Strengthened commercial behavior A web Portal to publicize all public contracts ( works, goods and services); Effective oversight and monitoring Mandatory and not just recommended electronic public procurement 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 8 8

9 The eprocurement perspective A New System Three main pillars: Law + CPB + epp 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 9

10 The eprocurement perspective Legal Reform A short set of legislation focused on reliability The Code of Public Contracts. Specific provisions for eprocurement Institutional regulations towards a centralized national PP system Coverage of the whole contract life cycle. cle The provision of a mandatory usage of electronic means for all contracts valued above EUR espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 10

11 Portuguese Public Procurement system Legal Reform eprocurement Strategy t Government Commitment t Legislation 30 Jun Jan OCT DL 18/2008 (CCP) [EU Directive] DL 143-A/2008 As of 1 st January 2009 the electronic platforms need to be certified under the 701-G/2008 order All public procurement must be awarded using electronic platforms from this date onwards Implementing Order n. 701-G/2008 epublication Mandatory electronic use Electronic tools enotices etendering eclarifications equalificationq enotifications All tendering processes: eproposals List of tenderers econsultation 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 11

12 Portuguese Public Procurement system Main features of the Legal regime Public Contracts Law Mandatory use of electronic means The concept of electronic means Operations covered Selection of means depending on the type of procedure Consequences of non-compliance Contract formed through a non-epp tool ( paper based procedure ) is null and void (toughest sanction in the Portuguese Administrative i i Law) Disciplinary sanctions (e.f. fines) towards public entity management 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 12

13 Portuguese Public Procurement system Main features of the Legal regime Institutional framework Accreditation of e-platforms - license to operate The process of accreditation is run by CEGER (an entity in charge of the government ICT networks, having no other involvement in public procurement) Independent external compliance audit to each provider / platform Aggregation, centralization and CPBs helped delivering the change towards epp 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 13

14 Portuguese Public Procurement system Central Purchasing System The launch of a new Central Purchasing Body ANCP (now ESPAP) (National Agency for Public Procurement) as the central tool towards a sustainable system. TYPE OF ENTITY Central Administration and Public Institutes Municipalities, Regional and local entities State owned companies EPROCUREMENT USAGE (E-TENDERING AND E-AWARDING) Yes Mandatory Yes Mandatory Yes Mandatory NATIONAL PUBLIC PROCUREMENT SYSTEM (SNCP) Yes Mandatory Voluntary Voluntary 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 14

15 Portuguese Public Procurement system Central Purchasing System Strategic goals Public debt Expenditure control Savings Methodology: Efficiency and modernization of Public Administration Promotion of economic competitiveness Environment / Green Public Procurement Process optimization and normalization Public tender for framework agreement awarding Synergies and economic scale Setting of a strategic sourcing policy Adoption of legislative l measures Development of information systems guidelines 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 15

16 Portuguese Public Procurement system Central Purchasing System The Agency s Top priorities Public tenders with the aim of awarding framework agreements covering categories of goods and services that aim to fulfill common needs of the Public Administration (17 categories so far). This strategy aims at creating value, financial gains, savings and cost reductions through framework agreements, which in turn promote synergies and economies of scale as a result of a concentration process. Development and implementation of a Technological Model able to provide full support to framework agreement procedures and call-offs. Enhanced statistical information and reports on public procurement (goods and services). Setup of a comprehensive Public Procurement Information System, responding to both management control needs and EU requirements espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 16

17 Portuguese Public Procurement system SNCP Key Stakeholders Government Ministry of Finance Contractors/ Suppliers espap Interministerial Advisory Committee Community/ Society UMC (11) Contracting authorities and entities (mandatory and voluntary) UMC = MPU: Ministerial Purchasing Units 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 17

18 Agenda Lessons learned and major findings espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 18

19 Portuguese Public Procurement system Major Findings The winner partnership/alliance towards the big change Government Industry y( (eplatform operators and economic operators interested in accessing public markets) Public Administrations (central, regional and local) The success factors Attitude changing model: Legal, Economic, Educational/Training, Social Marketing Overarching element: confidence Three consistent pillars (Law, CPB, epp) Perception of gains and advantages 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 19

20 Portuguese Public Procurement system Major Findings e-public Procurement Simplified the relation Suppliers/Public Entities in the tendering process. Reduced paper consume. Improved standard tendering process. Improved communication. Promoted operational management change espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 20

21 Portuguese Public Procurement system Major Findings e-public Procurement Monitoring the value of contracts above and below thresholds. Improves auditing. Processes faster and efficient espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 21

22 Portuguese Public Procurement system Major Findings e-public Procurement Introduction of e-signature and e-registration. Workflow document management. Improve Data Auditing processes espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 22

23 The eprocurement perspective Success factors The success of the adoption of e-public Procurement in Portugal is by far due to the constructive commitment of all stakeholders, namely the already established Public etendering platform operators with several years of experience mostly in the private market. All stakeholders involved in PP trust the system and tools and see epp as a value added improvement. Players involved Contracting Entities Economic Operators Public etendering Platform Operators External Auditors for Platform s compliance auditing National Certification Office of e-tendering Platforms National Agency for Public Procurement ANCP National Portal for Public Contracts InCI Universities Training Institutes Lawyers PP external consultants Court of Auditors Administrative Courts Media PR&Press Political Institutions EU Citizens 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 23

24 The eprocurement perspective Lessons learned and major challenges Key issue: Lack of integration of information along the procurement process making it impossible to control and monitor. Solution: Develop an end-to-end technological model to ensure not only transparent and cost effective procurement processes, but also the construction of the knowledge base that is needed to support strategic decisions towards public expenditure reduction and optimization espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 24

25 The eprocurement perspective Lessons learned and major challenges e-awarding e-sourcing e-aggregation e-tendering e-contract e-catalogue e-ordering e-invoicing e-payment The implementation of the full model will allow the Agency to pursue its mission along three key strategic dimensions: Financiali Obtaining savings and public expenditure reductions both in the short and the long term, while delivering value and sustainability. Political Through completely transparent, rigorous and efficient procurement processes. Social Providing a better service for all stakeholders, achieving their buy-in and contribution, alongside a fundamental cultural change in the Public Administration towards the effective use of taxpayers funds espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 25

26 Major findings from our eprocurement knowledge Key factors to e-procurement e-procurement set as an approach to define Public Procurement Strategy and not an IT Tool to support public procurement investment. Investing in a Global Shared e-procurement model optimizes management and decreases waste and redundancy costs. e-procurement success depends firstly on simplicity, ty,transparence, ce,trustable Processes and People skills, and only then on Technology issues. e-procurement tis not just t Savings, it is also Profits. Critical Success Factors and Dimensions Governmental Top-Down project, transforming procurement from tactical to strategic. Political Create a Corporate Governance model to e-procurement and adapt Legislation to the new global trend. Financial Promote a change management plan focused on Implementation. Social Deliver value and service (full visibility into cost, risk and performance) to the Stakeholders and get economic and business compliance espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 26

27 To design, implement and roll-out eprocurement Please consider amongst others Coverage of the procurement chain step by step or full speed? Strategic planning where do we want to be in x yrs, investments, resources? Structure - are we capable? Or enough? Available electronic tools off the shelf? Legal framework is it sufficient? Add extra sugar? Enforcement and empowerment Government wants, Government gets? Mandatory or voluntary? Replicate models traditional approach? One size fits all? 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 27

28 To design, implement and roll-out eprocurement Possible implementation strategy for a pilot project Around 6 months time line planning Identify specific requirements Planning developments eprocurement Platform Development Analise and improve the specific legislation for eprocurement; Identify the main stakeholders related with Public Procurement; Identify and design Procurement Processes for eletronic Procurement Platforms (technical and functional requirements) Define and design an IT strategy Plan for sustainable eprocurement; Define IT suppliers and measure development effort; Define Pilot suppliers and pilot public entities; Define Project Plan and Governance development model Develop a eletronic Public Procurement Plataform; - e-tendering;e-awarding;e- Auctions; Develop a Suppliers management service; - B2B Develop a Integrated management system for monitoring eletronic public procurement; Platform Qualification Develop several qualified tests envolving several internal teams Training and Documentations Pilot RollOut of the Pilot Solution and stabilization of the solution; Implementations Support and Formation for internat procurement teams 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 28

29 Agenda 3 Overall Strategy for Public Procurement results 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 29

30 Portuguese Public Procurement system Framework agreements conducted by the Agency 2008/2012 Spending categories Car and Motorcycle Insurance Cleaning Services and Products Electric Vehicles Energy (incl. Electricity) E-procurement Tools Valid as of Feb 2011 Aug 2010 Sep 2011 Nov 2011 Jun 2009 FA Contractors qualified and selected Suppliers (70%+ are SME) Annual Public Expenditure addressed through framework agreements: Fuel and LGP Hardware and IT equipment Landline Communications (voice and data) Sep 2012 Aug 2011 Jun MEUR (about 80% of total t transversal expenditure of SNCP entities) Meals Jul Savings : 2012: Mobile Communications Office Furniture Paper and Stationery Oct 2012 Mar 2010 Apr Achieved: 155 MEUR (+13%) 17 Framework Agreements Printing and Copying Apr Security and Surveillance Services Apr Software Licensing Sep Travel and Accommodation Sep Vehicles and Motorcycles June espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 30

31 Portuguese Public Procurement system Evolution of Key figures Around 1,800 public entities use the system on a mandatory basis, more than 500 on the voluntary side Contractors Voluntary Entities Framework Agreement espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 31

32 Portuguese Public Procurement system Evolution of key figures N. voluntary entities Total Dec % 25 5% 51 10% 87 17% % Regional authorities State owned companies Others Local authorities (municipalities) Local authorities owned companies 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 32

33 Juntos, partilhamos eficiência Thank you

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