Agora OS Software Milenial Comunicacao Visual LTDA

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1 Agora OS Software

2 Agora OS Software Todos os direitos reservados a Milenial Comunicação Visual LTDA. Nenhuma parte deste documento pode ser reproduzida em nenhuma forma sem a permissão do autor. Impresso em: novembro 2012

3 Contents 3 Índice Introdução 5 Inicio 8 1 Página... Inicial 8 2 Micronews Mensagens Clientes 11 1 Clientes Adicionar... Cliente 13 Exibir Cliente Contrato Adicionar... Contrato 23 Exibir Contrato Inventário Índices Introdução Índices textuais Índices numéricos Modo de Faturamento Eventos Extrato Faturas Config. Faturamento Arquivos Listar Índices Tabela de... Preço 37 OS & Venda 37 1 Ordem... de Serviço 38 2 Venda Chamado... Técnico 45 4 Relatórios Estoque 47 1 Estoque Nota... Fiscal 49 Produto & Serviço 51 1 Produtos Serviços... 55

4 4 Agora OS Software 3 Marcas Categorias Grades... & Cores 62 6 Fornecedores Equipamento 1 Equipamentos Tipo... de equipamento Financeiro 1 Fluxo... de Caixa 67 2 Contas... a Pagar 69 3 Contas... a Receber 71 4 Gerância... Complementar 73 5 Gerência... de Contas Bancárias 75 6 Relatórios Suporte 1 Ticket... de Suporte 79 2 Base... de Conhecimento Usuários 1 Usuários Papéis Lojas 89 Configurações 91 Índice Remissivo

5 Introdução 1 5 Introdução Menu Principal Os módulos do Agora OS estão localizados no Menu Principal, que pode ser acessado na barra superior do sistema. Cada módulo possui uma ou mais Subcategorias, que darão acesso às funções do sistema. Menu Lateral Além do Menu Principal, as telas contam com uma série de links relativos ao módulo aberto, no Menu Lateral, localizado do lado direito da tela. O Menu Lateral pode ser exibido ou ocultado conforme a necessidade de espaço na área de trabalho. Para exibi-lo ou ocultá-lo, clique na aba localizada no canto superior esquerdo, conforme imagem abaixo: Deve-se lembrar de que uma vez que o Menu Lateral seja ocultado, a navegação em outros módulos continuará com este menu oculto. Meu Menu É uma área especial dentro do Menu Lateral, que permite que o usuário crie atalhos para

6 6 Agora OS Software as seções do sistema que ele mais utiliza. Além de permitir criar links internos, o Meu Menu também permite que sejam criados links externos, apontando para qualquer site na Internet. Clique no Botão Alterar para acessar as configurações do Meu Menu: Clique no Botão Adicionar Menu. Na tela Adicionar Menu:

7 Introdução 7 - Selecione Link Sistema ou Link Externo. Link Sistema São os links internos do Agora OS e podem ser gravados no Meu Menu. Marque as opções desejadas e clique no Botão Adicionar, ao final da listagem, para gravar as alterações. Link Externo São links para sites fora do sistema do Agora OS. - Nome: Nome do link que deseja. Ex: Site HP - URL: Endereço do site externo. - Target: Marque a opção Mesma Janela para que o site seja aberto usando a janela em uso ou marque a opção Nova Janela, para que seja aberta uma nova tela de seu navegador. Clique no Botão Adicionar, para gravar as alterações.

8 8 Agora OS Software Para modificar a ordem de exibição dos links, clique e arraste a linha desejada movimentando-a para cima ou para baixo até a nova posição. Depois, clique no Botão Salvar Ordem. 2 Inicio 2.1 Página Inicial A página inicial do Agora OS permite acessar o resumo de diversas informações do sistema. Para adicionar novas caixas, clique no Botão Adicionar Conteúdo, no menu que localiza-se ao lado direito da tela. Adicionar Conteúdo Ao clicar no Botão Adicionar Conteúdo, será exibida a aba de conteúdo e as áreas (módulos) com caixas disponíveis.

9 Inicio 9 Selecione a área desejada que será vinculada à Página Inicial e clique no Botão +Adicionar. A organização das caixas pode ser modificada. Para isso, clique em cima do título da caixa e arraste-a para a nova posição, alternando verticalmente ou horizontalmente as posições. As configurações da Página Inicial são individuais. Ou seja, cada usuário pode escolher as posições e caixas que forem mais convenientes ao seu trabalho.

10 Agora OS Software Micronews A Micronews é uma espécie de microblog, que detalha as atualizações recentes ocorridas no sistema. Verifique a Micronews sempre que o ícone superior estiver grifado em vermelho para saber que modificações foram feitas no sistema. 2.3 Mensagens O módulo de Mensagens permite a troca de mensagens com outros usuários do sistema. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Mensagem e Adicionar Mensagem. Listar Mensagens Para visualizar as mensagens, selecione o local de exibição entre a Caixa de Entrada, Enviados e Excluídos, ao lado do Botão Criar Mensagem.

11 Inicio 11 Adicionar Mensagem Para enviar uma mensagem: - Clique no Botão Criar Mensagem ou no atalho Adicionar Mensagem, no Menu Lateral. - Digite o nome / assunto da mensagem. - Digite a descrição / conteúdo da mensagem. - Selecione o destinatário e clique no Botão Adicionar. (adicione quantos desejar). - Clique em Enviar. 3 Clientes Este é o módulo do Agora OS onde é realizado o cadastro de clientes e o gerenciamento de contratos.

12 Agora OS Software Clientes Nesta seção é realizado o cadastro e o gerenciamento de clientes. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Clientes e Adicionar Cliente. Listar Clientes Esta tela lista os Clientes cadastros no sistema. Utilize os filtros e o Botão Filtrar para localizar um Cliente. Exportar Excel Para exportar os dados de seus clientes para o Excel, utilize os filtros para localizar os clientes que deseja e clique no Botão Filtrar, ou, clique diretamente no Botão Todos, para listar todos os clientes. Em seguida, clique no Botão Exportar Excel. Registros por página Selecione quantos registros quer visualizar na mesma página.

13 Clientes 13 Comandos: Excluir - Exclui o Cliente selecionado. Ao excluir um cliente, TODAS as informações vinculadas à ele também serão excluídas do sistema. Ou seja, Ordens de Serviço, Vendas, Chamados Técnicos, entre outros, serão apagados. Ativar - Ativa o cadastro do cliente dentro do software. Desativar - Desativa o cadastro do cliente dentro do software. Exibir - Detalha os dados do cliente em uma tela composta por diversas abas Adicionar Cliente Adicionar Cliente Para cadastrar um novo cliente, clique em Adicionar Cliente, no Menu Lateral.

14 14 Agora OS Software

15 Clientes 15 Dados de Login Essas credenciais serão utilizadas para o cliente acessar a Interface. O " e senha" de login são utilizados pelo cliente para acessar a Interface, módulo do Agora OS que permite que o cliente interaja coma a Empresa. Acesse o manual da Interface em: Dados Cadastrais Selecione Pessoa Física ou Pessoa Jurídica Campos Pessoa Física Sexo: Selecione Masculino ou Feminino. Nome: Digite o nome completo do cliente. CPF: Digite o CPF do cliente. Data Nasc.: Digite a data de nascimento do cliente. Endereço: Composto pelos campos: CEP, endereço, número, complemento, bairro, cidade e estado. Outros s: Digite um adicional e clique em Adicionar. Inclua quantos s desejar. Telefone: Digite o telefone do cliente, selecione o tipo de telefone e clique em Adicionar. Inclua quantos telefones desejar. Grupo: Selecione um Grupo. Você também pode criar um novo Grupo, clicando em Novo. Fonte/Indicação: Selecione uma Fonte/Indicação. Você também pode criar uma nova Fonte/Indicação, clicando em Novo. Observação: Digite uma observação sobre o cliente. Para finalizar, clique no Botão "Cadastrar". Campos Pessoa Jurídica Razão Social: Digite a razão social da empresa. Nome Fantasia: Digite o nome fantasia da empresa. CNPJ: Digite o CNPJ da empresa.

16 16 Agora OS Software Inscrição Estadual: Digite a inscrição estadual da empresa. Inscrição Municipal: Digite a inscrição municipal da empresa. Responsável: Digite o nome do responsável pela empresa. Data Nasc.: Digite a data de nascimento do responsável pela empresa. Endereço: Composto pelos campos: CEP, endereço, número, complemento, bairro, cidade e estado. Outros s: Digite um adicional e clique em Adicionar. Inclua quantos s desejar. Telefone: Digite o telefone da empresa ou do contato, selecione o tipo de telefone e clique em Adicionar. Inclua quantos telefones desejar. Grupo: Selecione um Grupo. Você também pode criar um novo Grupo, clicando em Novo. Fonte/Indicação: Selecione uma Fonte/Indicação. Você também pode criar uma nova Fonte/Indicação, clicando em Novo. Observação: Digite uma observação sobre a empresa. Para finalizar, clique no Botão "Cadastrar" Exibir Cliente Navegue pelas abas da tela Cliente 1. Perfil

17 Clientes 17 No perfil do cliente, encontramos: Resumo Principais dados do cliente. Caixa Últimas Ordens de Serviço Exibe as Últimas Ordens de Serviço do cliente, com opção de cadastrar uma Nova Ordem de Serviço. Caixa Últimos Chamados Técnicos Exibe os Últimos Chamados Técnicos do cliente, com opção de cadastrar um Novo Chamado Técnico. Caixa Últimos Arquivos Exibe os Últimos Arquivos do cliente. 2. Dados Cadastrais

18 18 Agora OS Software Exibe todos os Dados Cadastrais do cliente. Clique no Botão Alterar Login para alterar o de login e a senha do cliente. Em seguida, clique em Alterar.

19 Clientes 19 O " e senha" de login são utilizados pelo cliente para acessar a Interface, módulo do Agora OS que permite que o cliente interaja coma a Empresa. Acesse o manual da Interface em: Para alterar outros campos de Dados Cadastrais, faça as alterações desejadas e clique em Salvar. 3. Arquivos Esta aba permite adicionar arquivos de qualquer natureza ao cadastro do cliente. Incluir Arquivo Clique no Botão "Adicionar". Selecione o arquivo. Clique em abrir. Preencha descrição para identificar o arquivo. Finalize através do Botão "Incluir". Todos os arquivos adicionados ficarão listados na grade à direita. Para removê-los, clique no Botão X. Os arquivos carregados consomem espaço em disco das assinaturas. 4. Informações Técnicas

20 20 Agora OS Software Cadastro de Informações Técnicas do cliente. Por exemplo: Informações sobre a rede elétrica. Cria-se um Modelo com o Título: "Rede Elétrica" e as Perguntas "Voltagem" e "Amperagem". Feito isso, este modelo de Pergunta/Resposta poderá ser utilizado para qualquer cliente, para anotar os dados de voltagem/amperagem da rede do cliente. Selecione o modelo, responda a(s) pergunta(s) e clique no Botão "Cadastrar. Novo modelo de Informação Técnica Clique no Botão "Novo" ao lado do campo modelo. Digite o título da informação técnica. Digite a pergunta e clique em "Adicionar". Inclua quantas perguntas desejar. Clique em Salvar. 5. Inventário Inventário de Equipamentos do Cliente. Relacione os equipamentos do cliente de forma a facilitar a abertura de Ordens de Serviço ou o Faturamento em Contrato, eliminando a necessidade de cadastrar estas informações mais de uma vez. Adicionar Equipamento

21 Clientes 21 Clique no Botão "Adicionar Equipamento" Selecione o tipo de Equipamento. Selecione a marca. Clique no nome do Equipamento a ser adicionado. Responda a(s) pergunta(s) caso haja alguma. Clique no Botão "Adicionar". O inventário é salvo automaticamente. Antes de proceder com o cadastro de Equipamentos no Inventário, verifique as configurações de Tipo de Equipamento e Equipamento no sistema. Ver seção Equipamento. 6. Financeiro Informações financeiras do cliente. Fluxo de Caixa: Informa todas as movimentações financeiras já realizadas pelo cliente. Contas à Receber: Informa todas as pendências em aberto do cliente. 7. Contrato Exibe os Contratos vinculados ao cliente.

22 Agora OS Software Contrato Nesta seção é realizado o cadastro e o gerenciamento de contratos. No Menu Lateral, você utilizará os comandos "Listar Contrato", "Adicionar Contrato", "Listar Índices", "Listar Modelo", "Listar Tabela de Preço" e "Adicionar Tabela de Preço". Listar Contrato Exibe todos os contratos cadastrados. Comandos: Excluir - Exclui o contrato. Exibir - Detalha as informações do contrato. Duplicar - Cria um novo contrato com as mesmas informações do anterior. Novo Modelo - Cria um modelo de contrato a partir do contrato selecionado.

23 Clientes Adicionar Contrato Para cadastrar um novo contrato, clique em Adicionar Contrato, no Menu Lateral. Após selecionar o cliente a qual o Contrato pertence, o sistema irá direcionar para a tela "Adicionar Contrato". Se existirem Modelos de Contrato cadastrados, o sistema indicará uma tela na qual você poderá escolher um dos Modelos cadastrados ou criar o contrato "a partir do zero": Em "Adicionar Contrato":

24 24 Agora OS Software Título: Informe o título do Contrato (obrigatório). Número do Contrato: Campo opcional para controle interno da empresa. Data de Início: Data de início do contrato (obrigatório) Data de Término: Data de término do contrato. Por exemplo, em contratos mensais, esta data deve ser atualizada a cada renovação. Status: Status pré-definidos para classificar os contratos como: Aguardando Ativação, Ativo, Cancelado, Em teste, Fim do Teste, Pendente e Suspenso. Descrição/Objeto do Contrato: Descrição curta do contrato, para ciência dos funcionários da Empresa. Utilize a aba "Arquivos" do Contrato para incluir os arquivos que detalham o contrato com as disposições legais. A aba "Arquivos" será carregada na próxima tela, ao seguir no botão "Contin

25 Clientes Observação: qualquer observação a respeito do contrato Exibir Contrato A tela principal do Contrato é composta por diversas abas, sendo a primeira a aba "Geral": Permite editar as informações gerais do contrato. 25

26 Agora OS Software Inventário Nesta tela, você pode trabalhar com Equipamentos em regime de aluguel / comodato. Defina a "Quantidade" e opcionalmente o "Valor" de cada unidade de Equipamento. Dessa forma, quando for realizado o Extrato do Contrato, estes valores serão computados. Os Equipamentos presentes no Inventário do Contrato são os mesmos vinculados ao Inventário do Cliente. Para alterá-los, faça dentro do cadastro do Cliente Índices A aba Índices do Contrato informa tudo que será cobrado dentro do contrato de acordo com suas franquias. Também registra a descrição de dados de configuração do contrato.

27 Clientes Clique no botão "Adicionar Bloco de Índice". Será criado um bloco de informações, que abrigará os Índices do Contrato. Crie quantos blocos de informações julgar necessário para organizar melhor a informação do contrato. Título: Preencha o título do bloco. Colunas de Impressão: função em desenvolvimento. Ordem de Impressão: Ordena este bloco em relação aos outros. Clique no botão "Salvar" no rodapé da página para gravar as informações alteradas em todos os blocos. Avalie a necessidade de criar um novo contrato para o cliente em vez de utilizar um único contrato com diversos blocos. Por exemplo, o cliente tem uma linha telefônica e deseja contratar mais uma. É preferível criar um novo contrato para esta linha adicional, em vez de criar um outro bloco para abrigar esta informação. Desta forma, os objetos contratados - as duas linhas telefônicas - ficam representados de forma isolada e, no caso de um cancelamento, apenas um contrato será desativado, sem qualquer necessidade de edição de dados. 2. Clique no botão "Adicionar Índice". Vincule os Índices ao Bloco escolhido.

28 28 Agora OS Software Veja como criar os Índices de Contrato Introdução Os Índices do contrato se dividem em dois grupos: Índices textuais: o São índices que armazenam valores em texto, que não permitem contabilização por Evento, mas que podem receber preços. o Os índices textuais podem ser de três tipos: Texto livre, Seleção e Múltipla Escolha. Índices numéricos: o São os índices que podem ser contabilizados por Evento. Por exemplo: horas trabalhadas, visitas, minutos, cópias em impressão, créditos Índices textuais Os Índices textuais podem ser de três tipos: Caixa de Texto - Permite que o operador escreva uma descrição livre Caixa de Seleção - Obriga o operador a escolher uma das opções pré-definidas Múltipla Escolha - Permite que o operador escolha nenhuma, uma ou mais de uma opção pré-definida Exemplo de uso: Com base no site do Agora OS, vamos exemplificar o uso de Índices Textuais. Em nosso site, temos a seguinte tela que explica os limites (franquias) de nossos Planos:

29 Clientes 29 Dessa forma, vamos reproduzir estas informações na aba Índices do nosso contrato. Como se pode notar, além das informações públicas do contrato, as que o cliente tem ciência pelo site, foram incluídas informações de controle da empresa como os Índices "Conta"; "Senha"; "Contrato" e "Tipos de Acesso". Vale notar que apenas o Índice "Nome do Plano" tem faturamento "Fixo". Ou seja, dentro de um período de apuração será cobrado R$ 59, Índices numéricos A principal diferença entre os Índices textuais para os numéricos é que estes últimos podem contabilizar Eventos. Os Índices numéricos podem ser de dois tipos: Controle de Hora - Permite a contabilização de horas em uma notação facilitada. Sem controle de Hora - Permite a contabilização de qualquer número com até 18 dígitos e duas casas decimais ou 20 dígitos sem casa decimal. Veja o próximo tópico "Eventos" para saber mais sobre como contabilizar Eventos. Exemplo de uso: Supondo uma empresa que trabalha vendendo as horas e visitas que realiza para os clientes.

30 30 Agora OS Software Neste exemplo, temos um segundo Bloco de Índice com o título "Controle de Horas". Note que os Índices "Hora Designer" e "Visitas" são faturados em cima de cobranças fixas. O Índice "Hora Designer" utiliza uma "Tabela de Preço" (Plano Designer > Plano 200), ou seja, 200 horas a R$ 7.000,00. O Índice "Visitas" têm sua "Franquia" definida manualmente para 5 visitas ao preço de R$ 250,00. Cada visita que exceder será cobrada a R$ 350,00. Utilizar "Tabelas de Preço" é especialmente útil quando a empresa tem uma política de preços, com tabelas de descontos progressivos Modo de Faturamento Os "Modos de Faturamento" alteram a maneira como os "Índices" serão cobrados no "Extrato" do contrato. 1. Não Disponível

31 Clientes 31 Não realiza qualquer apuração em cima do Índice e não aparece no Extrato. É um tipo de faturamento útil para armazenar informações de um Índice que só dizem respeito ao dia-a-dia operacional da Empresa, que o cliente não precisa saber. 2. Setup É cobrado apenas uma vez, no primeiro Extrato do contrato. Também é conhecido como "taxa de instalação". Admite o capo "Franquia" e um total "Preço" para o Setup. 3. Fixo Valor fixo, cobrado a cada apuração do contrato. Em Índices textuais, admite apenas a descrição (ainda que seja um número), sem qualquer contagem de Eventos e o "Preço". Em Índices númericos, admite o uso de franquia (contagem de Eventos), "Preço" e "Valor Unitário Excedente". 4. Tabela Fixa Valor fixo, cobrado a cada apuração do contrato. Quando as faixas são excedidas, utiliza-se o "Valor Unitário Excedente" do Índice. Usado somente em Índices númericos, admite o uso de franquia (contagem de Eventos), "Preço" e "Valor Unitário Excedente". 5. Tabela Adaptativa Adapta o cliente à faixa de valor correspondente de acordo com a utilização dele. Quando as faixas são excedidas, utiliza-se o "Valor Unitário Excedente" do Índice. Usado somente em Índices númericos, admite o uso de "Valor Unitário Excedente".

32 32 Agora OS Software Neste exemplo, supondo os seguintes consumos de horas: Periodo Janeiro Fevereiro Março Hora Mensal Valor Cobrado R$ 4.000,00 R$ 1.250,00 R$ ,00 6. Tabela Acumulativa Adapta o consumo do cliente faixa a faixa, escalando uma a uma, de acordo com o VALOR UNITÁRIO do evento. Quando as faixas são excedidas, utiliza-se o "Valor Unitário Excedente" do Índice. Usado somente em Índices númericos, admite o uso de "Valor Unitário Excedente". Neste exemplo, supondo os seguintes consumos de horas: Periodo Hora Mensal Janeiro 133 Fevereiro Março Valor Cobrado (100 * 100) + (33 * 80) = R$ (43 * 100) = R$ (100 * 100) + (100 * 80) + (34

33 Clientes 33 * 55) = R$ Crédito Sistema de crédito. Deve-se acessar a aba "Evento" e creditar e/ou debitar os créditos do cliente. O faturamento dos créditos - venda de pacotes de crédito - não é acompanhada pelo módulo de Contrato. Estas vendas podem ser feitas pelo módulo de Faturas ou de Venda. No momento em que são registrados os créditos de um cliente, é possível dizer qual a Data de Expiração deles. Sendo assim, conforme os créditos forem debitados através dos Eventos, eles serão debitados primeiro do pacote que irá vencer mais cedo, para depois começarem a ser debitados dos pacotes mais recentes - caso o cliente tenha comprado mais de um pacote de crédito para o mesmo Índice Eventos Dentro da aba Eventos se faz o controle de todos os Índices numéricos de um contrato. O controle de "Eventos" também pode ser feito na aba "Eventos" das Ordens de Serviço, Tickets de Suporte e Chamados Técnicos, desde que estes também estejam vinculados ao contrato. Clique no botão "Registrar Evento" para iniciar o registro dos eventos. Por exemplo, cada visita feita foi registrada no sistema de Eventos no dia em que ela ocorreu.

34 Agora OS Software Extrato O Extrato detalha o que foi faturado em um contrato. Se um contrato tem vencimento todo dia 13 do mês, então neste dia deverá ser gerado um Extrato. Em seguida, o Extrato será faturado, ou seja, será gerada uma Fatura em cima do Extrato do contrato. Neste exemplo, geramos um Extrato clicando no botão "Gerar Extrato" para os Índices e Eventos que criamos nos exemplos anteriores deste manual. Em seguida, clicamos no ícone "Gerar Fatura" (caixa registradora) e uma Fatura (22) foi gerada para cobrar este Extrato. Apuração do Serviço: Pré-Pago ou Pós-Pago Período: Número de meses que foram cobrados. Contabilizar Eventos: Incluí no extrato os últimos Eventos do contrato que ainda não foram contabilizados em nenhum outro extrato. Contabilizar Inventário: Incluí no extrato os Equipamentos do Inventário com suas respectivas quantidades e preços. Vincular OS, Chamado e Ticket: Vincula as OSs, Tickets e Chamados que estejam relacionadas à este contrato e que não estejam vinculadas outro extrato. Observação: Campo livre para observação Para detalhar o Extrato, clique o botão Exibir:

35 Clientes Faturas Esta tela detalha as Faturas relacionadas ao Contrato. A gerência de Faturas encontra-se dentro do Módulo Financeiro. 35

36 Agora OS Software Config. Faturamento Este Módulo Permitirá a automação do Contrato, que atualmente é manual. Hoje, para um contrato que vence todo dia 13, o operador deve gerar o Extrato e a Fatura manualmente todo dia 13. O Módulo de Contrato permitirá a automação desta tarefa. Consulte o suporte para mais detalhe sobre esta função Arquivos Permite a inclusão de arquivos de qualquer natureza no Contrato do cliente. Os arquivos carregados consomem espaço em disco das assinaturas Listar Índices Esta tela permite criar e alterar os Índices que compõem todos os Contratos do sistema. No caso dos Índices numéricos, escolha "Contagem de hora: Sim", quando o Índice contabilizar eventos que contenham horas. Desta forma, o lançamento do evento poderá ser feito na notação facilitada, por exemplo: "3d 30m" (3 dias e 30 minutos) e o sistema irá converter automaticamente esta notação para o equivalente em horas.

37 Clientes Tabela de Preço As tabelas de Preço podem ser usadas em Índices numéricos nos modos de faturamento "Tabela Fixa", "Tabela Adaptativa" e "Tabela Acumulativa". Note que o Início da Faixa corresponde ao Fim da faixa anterior. Não é necessário colocar um número acima, pois o sistema fará esse calculo automáticamente. Por exemplo, no Plano 100 é errado colocar o Início da Faixa como "51.00". 4 OS & Venda Este é o módulo do Agora OS onde se encontram todos os recursos para prestação de serviço, como Ordem de Serviço, Venda e Chamado Técnico.

38 Agora OS Software Ordem de Serviço Nesta seção é exibida a lista de OS, onde a ordenação é feita de forma decrescente, ou seja, da mais nova para mais antiga, podendo ser listada em outras formas, bastando clicar no título da coluna desejada. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar OS e Adicionar OS. Listar OS A organização da lista é feita de forma decrescente, ou seja, da mais nova para mais antiga, podendo ser listada em outras formas, bastando clicar no título da coluna desejada. Utilize os filtros e o Botão Filtrar para localizar uma OS. Exportar Excel Para exportar a Lista para o Excel, utilize os filtros para localizar as OS que deseja, ou, para refinar ainda mais sua busca, clique no Botão Busca Avançada. Em seguida, clique no Botão Filtrar. Detalhar OS - Para detalhar as informações de alguma OS, basta clicar sobre a qual deseja e será aberta a tela da OS. Esta tela é composta por três abas: 1. Ordem de Serviço 2. Pendências 3. Financeiro

39 OS & Venda 39 Ordem de Serviço Nº Nota Fiscal e Data da Nota Fiscal: Local para armazenar o número da Nota Fiscal referente à Ordem de Serviço (emissão externa). Data do Atendimento e Local: Para Ordens de Serviço que serão executadas no futuro. Status: Classificação do andamento da Ordem de Serviço. Utilize o Botão "Novo" para cadastrar novos Status. Este Botão só aparece na tela de usuários que tem permissão para realizar esta tarefa. Exemplos de Status: Aguardando Peça; Pendente; Cancelado; Pronta Entrega; Sem Solução; Orçamento. Grupo: Classificação da Ordem de Serviço por Grupos definidos pelo usuário. Utilize o Botão "Novo" para cadastrar novos Grupos. Este Botão só aparece na tela de usuários que tem permissão para realizar esta tarefa. Técnico: Relaciona o(s) Usuário(s) que realizarão os serviços na Ordem de Serviço. Após escolher o usuário, clicar no Botão "Adicionar". Observação: Campo de observação genérica. As informações digitadas nesse campo serão exibidas na Impressão da Ordem de Serviço. Adicionar Equipamento Clique no Botão Adicionar Equipamento. Selecione o Tipo e a Marca para localizar o Equipamento. Clique no Botão Adição Avançada ao lado do item desejado. Informe o defeito declarado e selecione Gravar este Equipamento no Inventário do Cliente?, se desejar. 5. Finalize clicando no Botão Adicionar. Editar Equipamento (Defeito Encontrado e Solução) Estes passos devem ser seguidos para o preenchimento do Defeito Encontrado e Solução: Clique no Botão Editar na caixa do Equipamento. Selecione Gravar este Equipamento no Inventário do Cliente, se desejar. Preencha os campos Defeito Encontrado e Solução. Clique no Botão Salvar.

40 40 Agora OS Software Adicionar Produto e Serviço Nesta janela são adicionados os Produtos (peças) assim como os Serviços executados. Os Produtos e os Serviços devem ser pré-cadastrados na seção Produtos & Serviços do Menu Principal. (linkar) 1. Clique no Botão "Adicionar Produto" ou "Adicionar Serviço". 2. Utilize os filtros e o Botão "Filtrar" para localizar os itens. 3. Clique no Botão "Adição Rápida" para adicionar uma unidade do item à Ordem de Serviço ou no Botão "Adição Avançada" para modificar a quantidade, desconto e preço do item. 4. Clique no Botão "Ok" para adicionar mais Produto ou Serviço ou no Botão Cancelar, para voltar para OS. Caso a OS já tenha sido preenchida, para adicionar um Produto ou Serviço que ainda não tenha sido cadastrado, abra uma nova janela do seu navegador e cadastre o Produto ou Serviço na seção Produtos & Serviços do Menu Principal. Em seguida, volte à janela anterior do seu navegador e mande "Filtrar" o Produto/Serviço recém- cadastrado. Editar Item

41 OS & Venda Clique no nome do Produto ou Serviço. 2. Altere a Quantidade, Desconto e Preço. 3. Altere o Status do Produto (Ativo - Será cobrado e descontado do Estoque quando Finalizar a OS, Cancelado - Não será cobrado nem descontado do Estoque quando Finalizar a OS, Recuperado - Será cobrado, mas não será descontado do Estoque quando Finalizar a OS. Comandos: Excluir Exclui a OS Enviar por - Permite enviar os dados da OS diretamente por . Garantia - Gera uma nova Ordem de Serviço copiando os dados da Ordem de Serviço original para a nova OS. Imprimir - Abre uma nova janela com a versão de impressão da OS. Finalizar OS - Lança os pagamentos da Ordem de Serviço; Efetua baixa no Estoque com os Produtos (peças) usados na OS; Tranca a Ordem de Serviço (Não pode ser modificada). Reabrir OS - Estorna o Financeiro da Ordem de Serviço; Devolve os Produtos utilizados na OS ao Estoque; Destranca a Ordem de Serviço. Pendências Esta aba permite que seja estabelecida uma conversa entre os usuários do sistema relativa à Ordem de Serviço. Para isso, deve-se adicionar uma pendência ou comentar uma pendência existente. Adicionar Pendência Clique no Botão "Adicionar Pendência". Preencha o Título (assunto). Selecione o Status. Escreva a Mensagem. Clique no Botão "Adicionar". Comentar Pendência

42 42 Agora OS Software 1. Em uma pendência existente, clique no Botão "Comentar". 2. Os campos Título e Status não poderão ser modificados. Para modificá-los, clique no Botão Editar, na caixa da pendência. 3. Escreva a Mensagem. 4. Clique no Botão "Adicionar" para gravar o comentário. Financeiro Esta permite lançar Receitas e Despesas diretamente no Financeiro > Fluxo de Caixa. (linkar) Esses lançamentos ficarão vinculados à Ordem de Serviço. É importante notar que a aba Financeiro se destina à lançamentos extraordinários e correções - despesas com transporte, estornos, etc. No momento de finalizar uma Ordem de Serviço, o sistema perguntará sobre o Pagamento da OS. Logo, não é necessário lançar pagamentos regulares da Ordem de Serviço diretamente na aba Financeiro. Adicionar uma Receita/Despesa Avulsa: Clique no Botão Receita/Despesa Avulsa. Selecione o Usuário. Selecione a opção Receita ou Despesa. Preencha os campos solicitados. Clique no Botão Ok para finalizar.

43 OS & Venda Adicionar uma Conta a Receber: 1. Clique no Botão Adicionar Conta. 2. Preencha as informações solicitadas. 3. Clique no Botão Confirmar. 43

44 Agora OS Software Venda Nesta seção é exibida a lista de vendas, onde a ordenação é feita de forma decrescente, ou seja, da mais nova para mais antiga, podendo ser listada em outras formas, bastando clicar no título da coluna desejada. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Venda e Efetuar Venda. Para detalhar uma venda, basta clicar no Botão Exibir, na linha da venda desejada. Efetuar Venda Esta seção é utilizada para efetuar uma venda rápida, sem necessidade de abrir uma OS Clique em Efetuar Venda, no Menu Lateral. Selecione um cliente (opcional). Informe o número da nota. Informe a data da nota. Clique no Botão "Adicionar Produto". Nesta janela são adicionados os Produtos, que devem ser pré-cadastrados na seção Produtos & Serviços do Menu Principal. Para adicionar um Produto ou Serviço que ainda não tenha sido cadastrado, abra uma nova janela do seu navegador e cadastre o Produto ou Serviço na seção Produtos & Serviços do Menu Principal. Em seguida, volte à janela anterior do seu navegador e mande "Filtrar" o Produto/ Serviço recém- cadastrado. 7. Utilize os filtros e o Botão "Filtrar" para localizar os Itens. 8. Clique no Botão "Adição Rápida" para adicionar uma unidade do Item à Ordem de Serviço. 9. Clique no Botão "Adição Avançada" para modificar a quantidade, desconto e preço do Item. 10. Clique no Botão "Salvar e Finalizar". 11. Informe suas credenciais de usuário. A tela de lançamento será aberta caso as credenciais sejam confirmadas. 12. Preencha os dados da venda. 13. Clique no Botão "Finalizar Venda" para concluir a operação.

45 OS & Venda Chamado Técnico Esta seção disponibiliza todos os recursos necessários para abertura de um Chamado Técnico (Atendimento) e consultar um Chamado já aberto. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Chamado e Adicionar Chamado. Listar Chamado Lista todos os chamados já abertos no sistema. A lista é organizada de forma decrescente, ou seja, do Chamado mais recente para o mais antigo. Adicionar Chamado Clique no Botão Novo Chamado Téc., ao lado do Cliente desejado.

46 46 Agora OS Software Será aberta a tela do novo chamado: Data do Atendimento e Local do Atendimento: Para Ordens de Serviço que serão executadas no futuro. Status: Classificação do andamento do Chamado técnico. Utilize o Botão Novo para cadastrar novos Status. Este Botão só aparece na tela de usuários que têm permissão para realizar esta tarefa. Exemplos de Status: Aguardando Peça; Pendente; Cancelado; Pronta Entrega; Sem Solução; Orçamento. Defeito Declarado: Defeito declarado pelo cliente. Observação: Observação sobre o Chamado. Técnico: Selecione o técnico que realizará os serviços no Chamado. Em seguida, clique no Botão Adicionar. Inclua quantos técnicos desejar e finalize clicando no Botão Salvar.

47 OS & Venda Relatórios Esta seção disponibiliza dois relatórios: Equipamentos Lista os Equipamentos vinculados nas Ordens de Serviços em determinado período/ filtro. Equipamentos x OS Lista as Ordens de Serviço em determinado período/filtro e agrupa elas pelo Tipo de Equipamento, Marca e Modelo. 5 Estoque Este é o módulo do Agora OS onde se gerencia o(s) Estoque(s) de sua empresa. 5.1 Estoque Nesta seção será feita a configuração de todos os parâmetros de seu Estoque. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Estoque e Adicionar Estoque. Listar Estoque Lista o(s) estoque(s) de sua empresa. Nesta tela é possível gerenciar estoques, entrar com notas fiscais, editar ou excluir.

48 48 Agora OS Software Adicionar Estoque Nesta tela é feito o cadastro do(s) Estoque(s) da sua Empresa. 1. Clique no Botão Adicionar Estoque. 2. Preencha o Nome do Estoque. 3. Marque a opção Permitir Estoque Negativo, se desejar permitir Produtos com quantidades negativas. Para finalizar, clique no Botão Cadastrar e Sair. Depois de cadastrado o Estoque, clique em "Gerenciar" para incluir os Produtos nele. Gerenciar Utilize os filtros para encontrar Produtos do estoque, que devem ser pré-cadastrados na seção Produtos & Serviços do Menu Principal. Em seguida, adicione Produtos avulsos ou entre com uma nota fiscal. Adicionar Produtos Avulsos Clique no Botão "Adicionar Avulso". Utilize os filtros para localizar os Produtos. Clique no nome do Produto. Marque "Entrada" para adicionar um Produto ou "Saída" para retirar um Produto do Estoque. 5. Se desejar, altere o valor e a quantidade. 6. Clique no Botão "Adicionar". Entrada de Nota O Botão Entrada de Nota redireciona para a Tela de Nota Fiscal. Editar Estoque Clique no Botão Editar para alterar o Nome do Estoque, o Status e a opção de Permitir

49 Estoque 49 Estoque Negativo. Para finalizar, clique no Botão Salvar/Salvar e Sair. 5.2 Nota Fiscal Nesta seção serão detalhadas suas notas de entrada e poderão ser incluídas novas notas. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Nota Fiscal e Adicionar Nota Fiscal Listar Nota Fiscal Nesta tela são listadas todas as suas Notas Fiscais. Você pode clicar nos Botões Editar ou Excluir, para alterar os dados de sua Nota Fiscal ou para Excluí-la. Adicionar Nota Fiscal Esta tela é composta por 2 abas: 1. Dados Cadastrais (dados relativos à NF) 2. Valores e Pagamentos (valores da NF) Dados Cadastrais Estoque: Selecione o Estoque ao qual a nota será vinculada. Fornecedor: Selecione o Fornecedor dos Produtos na NF.

50 50 Agora OS Software Nota: Digite o número da Nota Fiscal. Emissão: Digite a data de emissão da NF. Observação: Digite uma observação sobre a nota fiscal. Nome ou Cód. Produto/Fornecedor: 1. Digite o nome, cod. interno ou cod. de Fornecedor referente ao Produto. E clique em Adicionar. Só serão exibidos os Produtos que estiverem vinculados ao Fornecedor. 2. Será exibida uma janela com os Produtos encontrados. 3. Informe os valores. Obs: se QTD estiver zerada o Produto não será incluído. 4. Caso encontre Produtos que não deseja adicionar, altere a QTD para zero. 5. Clique no Botão Confirmar. 6. Após adicionar todos os Produtos, clique no Botão Continuar ou clique na aba Valores e Pagamentos. Valores e Pagamentos Valor Produtos: Valor total dos Produtos da NF. Valor de IPI: Valor total de IPI dos Produtos da NF. Desconto: Permite adicionar um desconto à NF. Clique no Botão $ ao lado do campo desconto, digite o valor do desconto, selecione real ou percentual e clique no Botão Confirmar. Total da Nota: Valor total da NF. Centro de Custo: Informe o centro de custo. Classif. Financeira: Informe a Classificação Financeira da NF. Min. Entrega: Valor mínimo de entrega. Parcelas: Número de parcelas. Intervalo: Intervalo de dias das parcelas. Clique no Botão Calcular para gerar as parcelas. Salve a Nota Fiscal através do Botão Salvar Nota Fiscal.

51 Estoque 6 51 Produto & Serviço Este é o módulo do Agora OS onde se gerencia os Produtos que seerão vendidos e os Serviços que serão prestados por sua empresa. 6.1 Produtos Nesta seção é realizado o cadastro de Produtos. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Produtos e Adicionar Produto.

52 52 Agora OS Software Listar Produtos Nesta tela são listados os Produtos cadastrados e é possível editá-los, excluí-los e relacionar Equipamentos, utilizando os Botões Excluir, Editar e Relecionar Equipamentos. Utilize os filtros e o Botão Filtrar para localizar um Produto. Excluir - Exclui um Produto do sistema. Editar - Permite alterar as informações de um Produto Relacionar Equipamentos 1. Clique no Botão Relacionar Equipamento. 2. Selecione o Tipo para localizar o Equipamento. 3. Clique no Botão Adição Rápida ao lado do item desejado ou clique em Adicionar Tudo, para relacionar todos os Equipamentos. O Equipamento será automaticamente listado na janela ao lado. Para excluir um relacionamento, clique no Botão ao lado do Equipamento.

53 Produto & Serviço Adicionar Produto Clique no Botão Adicionar Produto. Tem Sortimento? Marque a opção Sim ou Não. Código de Barra: Digite o Código de Barras do Produto. Nome: Digite o Nome do Produto. Modelo (Nº Serial): Digite o número de série do Produto. 53

54 54 Agora OS Software Descrição: Digite uma descrição para o Produto. Marca: Selecione a marca do Produto e clique no Botão Adicionar. Para cadastrar uma nova Marca: 1. Clique no Botão Nova Marca. 2. Digite o Nome da Marca e clique no Botão Salvar. Categoria: Selecione a Categoria do Produto e clique no Botão Adicionar. Para cadastrar uma nova Categoria: 1. Clique no Botão Nova Categoria. 2. Digite o Nome da Categoria e o Status. 3. Selecione "Subcategoria de" para que a nova categoria pertença à uma categoria existente. Ex.: Nova Categoria "Display" pertence à categoria "Monitor". 4. Clique no Botão Salvar. Fornecedor: Selecione o Fornecedor do Produto e clique no Botão Adicionar. Para cadastrar um novo Fornecedor: 1. Clique no Botão Novo Fornecedor. 2. Digite o Nome e o Nome Fantasia do Fornecedor. 3. Clique no Botão Salvar. Código Externo do Fornecedor: Digite o código do Produto.

55 Produto & Serviço 55 Custo: Digite o custo do Produto. IPI: Digite o percentual de IPI do Produto. Preço: Digite o preço de venda do Produto. Markup: Digite o Markup do Produto. Moderado: Selecione Sim ou Não. Não Moderado é utilizado quando mais de um funcionário é responsável pelo cadastro do produto. Um para cadastrar e outro para conferir. Neste caso, o primeiro funcionário ao cadastrar, marca Moderado Não e o outro, após realizar a conferência, marca Moderado Sim. Para finalizar, clique no Botão Cadastrar. 6.2 Serviços Nesta seção é realizado o cadastro de Serviços. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Serviços e Adicionar Serviço. Listar Serviços Nesta tela são listados os Serviços cadastrados e é possível excluí-los, desativá-los, editá-los e relacionar Equipamentos, utilizando os Botões Excluir, Desativar, Editar e Relecionar Equipamentos. Utilize o filtro e o Botão Filtrar para localizar um Produto. Excluir - Exclui um Serviço do sistema. Desativar - Desativa um Serviço do sistema. Editar - Permite alterar as informações de um Serviço. Relacionar Equipamentos 1. Clique no Botão Relacionar Equipamento.

56 56 Agora OS Software 2. Selecione o Tipo para localizar o Equipamento. 3. Clique no Botão Adição Rápida ao lado do item desejado ou clique em Adicionar Tudo, para relacionar todos os Equipamentos. O Equipamento será automaticamente listado na janela ao lado. Para excluir um relacionamento, clique no Botão ao lado do Equipamento. Adicionar Serviço Clique no Botão Adicionar Serviço. Digite o Nome do Serviço. Selecione a Categoria do Serviço. Digite o valor do Serviço e clique no Botão Cadastrar. Para cadastrar uma nova Categoria: 1. Clique no Botão Nova Categoria. 2. Digite o Nome da Categoria e o Status. 3. Selecione "Subcategoria de" para que a nova categoria pertença à uma categoria existente. Ex.: Nova Categoria "Display" pertence à categoria "Monitor". 4. Clique no Botão Salvar.

57 Produto & Serviço 6.3 Marcas Nesta seção é realizado o cadastro de Marcas e Relacionamentos de Produtos. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Marcas e Adicionar Marca. Listar Marcas Nesta tela são listadas as Marcas cadastradas e é possível excluí-las, editá-las e relacionar Produtos, utilizando os Botões Excluir, Editar e Relecionar Produtos. Utilize o filtro e o Botão Filtrar para localizar uma marca. Excluir Exclui uma Marca do sistema. Editar Permite alterar as informações de uma Marca. Relacionar Produtos Para relacionar Produtos à uma Marca: 1. Clique no Botão Relacionar Produtos. 2. Utilize os filtros para localizar os Produtos desejados. 57

58 58 Agora OS Software 3. Clique no Botão Adição Rápida ao lado do item desejado ou clique em Adicionar Tudo, para relacionar todos os Produtos. O Produto será automaticamente listado na janela ao lado. Para excluir um relacionamento, clique no Botão ao lado do Produto. Adicionar Marca Nome: Digite o nome da marca. Fornecedor: Selecione o Fornecedor. Para cadastrar um novo Fornecedor: Clique no Botão Novo ao lado do campo. Digite o Nome do Fornecedor. Digite o Nome Fantasia do Fornecedor. Clique no Botão Salvar. Logo: Clique no Botão Adicionar e selecione a imagem de logo da marca. Banner: Clique no Botão Adicionar e selecione o de banner da marca. Destacar: Marque para destacar a marca. Para finalizar, clique no Botão Cadastrar.

59 Produto & Serviço Categorias Nesta seção é realizado o cadastro de Categorias e Relacionamentos de Produtos. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Categorias e Adicionar Categorias. Listar Categorias Nesta tela são listadas as Categorias cadastradas e é possível excluí-las, editá-las e relacionar Produtos, utilizando os Botões Excluir, Editar e Relecionar Produtos. Utilize o filtro e o Botão Filtrar para localizar uma marca. Excluir - Exclui uma Categoria do sistema. Editar - Permite alterar as informações de uma Categoria. Relacionar Produtos Para relacionar Produtos à uma Categoria: 1. Clique no Botão Relacionar Produtos. 2. Utilize os filtros para localizar os Produtos desejados. 3. Clique no Botão Adição Rápida ao lado do item desejado ou clique em Adicionar Tudo, para relacionar todos os Produtos. O Produto será automaticamente listado na janela ao lado. Para excluir um relacionamento, clique no Botão ao lado do Produto.

60 60 Agora OS Software Adicionar Categoria Nome: Digite o nome da Categoria. Status: Selecione o status da Categoria. Subcategoria de: Selecione "Subcategoria de" para que a nova categoria pertença à uma categoria existente. Ex.: Nova Categoria "Display" pertence à categoria "Monitor". Para finalizar o cadastro clique no Botão Cadastrar.

61 Produto & Serviço 61

62 Agora OS Software Grades & Cores Nesta seção é realizado o cadastro de Grades de tamanhos e Cores de Produtos. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Grade, Adicionar Grade, Listar Tamanho de Grade, Adicionar Tamanho de Grade, Listar Cores e Adicionar Cor. Listar Grade Lista as Grades cadastradas e é possível excluí-las e editá-las, utilizando os Botões Excluir, Editar. Adicionar Grade Listar Tamanho de Grade Lista os Tamanhos de Grades cadastrados e é possível excluí-los e editá-los, utilizando os Botões Excluir, Editar. Adicionar Tamanho de Grade 1. Selecione a Grade. 2. Digite o Tamanho 3. Clique no Botão Adicionar. Listar Cores Lista as Cores cadastradas e é possível excluí-las e editá-las, utilizando os Botões Excluir, Editar. Adicionar Cor 1. Digite um Nome para a Cor.

63 Produto & Serviço Digite a Cor 3. Marque a opção Status para ativar a cor. 4. Clique no Botão Cadastrar e inserir novo ou Cadastrar e Sair. 6.6 Fornecedores Nesta seção é realizado o cadastro de Fornecedores. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Fornecedores e Adicionar Fornecedores. Listar Fornecedores Nesta tela são listados os Fornecedores cadastrados é possível editá-los e excluí-los, utilizando os Botões Editar e Excluir. Adicionar Fornecedor

64 64 Agora OS Software Nome/Razão Social: Digite o Nome/Razão Social do Fornecedor. Nome Fantasia: Digite o nome fantasia do Fornecedor. CNPJ: Digite o CNPJ do Fornecedor. Inscrição Estadual: Digite o número da inscrição estadual do Fornecedor. Endereço: Composto pelos campos: CEP, endereço, número, complemento, bairro, cidade e estado. Responsável: Digite o nome do responsável. Digite o do Fornecedor e clique no Botão Adicionar. Adicione quantos desejar. Telefone: Digite o telefone, selecione o tipo, digite o nome do contato e Botão Adicionar. Adicione quantos desejar. Para finalizar, clique no Botão Cadastrar.

65 Equipamento 7 65 Equipamento Este é o módulo do Agora OS onde se gerencia os Equipamentos que serão atendidos pela sua empresa. 7.1 Equipamentos Nesta seção é realizado o cadastro de Equipamentos. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Equipamentos e Adicionar Equipamento. Listar Equipamentos Nesta tela são listados os Equipamentos cadastrados é possível excluí-los e editá-los, utilizando os Botões Excluir, Editar. Adicionar Equipamento Tipo: Selecione o Tipo de Equipamento. Para cadastrar um novo Tipo de Equipamento: 1. Clique no Botão Novo Tipo ao lado do campo. 2. Digite o Título (nome como será exibido) e clique no Botão Adicionar. 3. Se desejar adicionar algum Campo Extra, selecione o modo como deseja exibi-lo, digite o nome do Campo Extra e clique no Botão Adicionar. (Adicione quantos campos desejar). 4. Para finalizar, clique no Botão Salvar.

66 66 Agora OS Software Marca: Selecione uma marca. Para cadastrar uma nova marca: 1. Clique no Botão Nova Marca. 2. Digite o Nome da Marca 3. Clique no Botão Salvar. Modelo: Especifique o modelo do Equipamento a ser cadastrado. Em seguida, clique no Botão Cadastrar. 7.2 Tipo de equipamento Nesta seção é realizado o cadastro de Tipos de Equipamentos (categorias para a organização dos Equipamentos). No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Tipos de Equipamentos e Adicionar Tipo de Equipamento. Listar Tipo de Equipamento Nesta tela são listados os Tipos de Equipamentos cadastrados é possível editá-los e excluí-los, utilizando os Botões Editar e Excluir. Adicionar Tipo de Equipamento Título: Nome como o Tipo do Equipamento será exibido. Exemplo: Automóveis, Impressoras, Celulares, etc... Marca: A marca será perguntada sempre na inclusão do novo Produto. Modelo: O modelo será perguntado sempre na inclusão do novo Produto.

67 Equipamento 67 Clique no Botão Adicionar. Se desejar adicionar algum Campo Extra, selecione o modo como deseja exibi-lo, digite o nome do Campo Extra e clique no Botão Adicionar. (Adicione quantos campos desejar). Para finalizar, clique no Botão Salvar. 8 Financeiro Este é o módulo do Agora OS responsável por toda área financeira da empresa. Ao finalizar alguma OS, lançar novos gastos, contas, ou qualquer outro tipo de movimentação, utilize este módulo para gerenciar e organizar as suas contas. 8.1 Fluxo de Caixa Seção para o gerenciamento do Fluxo de Caixa de sua empresa. No Menu Lateral, você utilizará o comando Listar Fluxo de Caixa. Listar Fluxo de Caixa Exibe de forma simples e rápida todas as movimentações no caixa de sua empresa, mostrando a origem da movimentação, valores, conta, centro, grupo financeiro, classificação financeira, número da venda, número da OS, usuário, valores de crédito e débito e o saldo acumulado. Utilize o Filtro de Caixa para agilizar buscas e refinar os resultados.

68 68 Agora OS Software Para lançar uma receita ou despesa avulsa, clique no Botão Receita/Despesa avulsa Preencha os campos com os dados do lançamento a ser feito e clique no Botão Ok. Para Excluir um lançamento, clique em cima do lançamento que deseja excluir. Em seguida, clique no Botão Excluir Lançamento, na janela que se abrirá. Gráfico

69 Financeiro 69 O gráfico exibido na abertura do Módulo Financeiro é um gráfico sem filtros. Quando filtros forem utilizados, o gráfico se adaptará de acordo com as opções selecionadas. 8.2 Contas a Pagar Seção para a organização e consulta de Contas a Pagar. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Contas a Pagar e Adicionar Contas a Pagar. Listar Contas a Pagar Exibe de forma simples e rápida as contas a pagar, mostrando a origem da conta, valores, centro de custo, grupo financeiro, classificação financeira, data do cadastro, código da nota, parcela, se é fixa, ou se já está pago. Utilize o Filtro para agilizar buscas e refinar os resultados. Adicionar Contas a Pagar

70 70 Agora OS Software Credor: Selecione o tipo de credor. Ex.: Fornecedor, Funcionário, Cliente, Outros. Centro de Custo: Selecione um Centro de Custo. Ex.: Marketing, Recursos Humanos, Vendas (Receitas), etc. Grupo Financeiro: Selecione um Grupo Financeiro. Ex.: Escritório, Pessoal, Vendas, etc. Classificação Financeira: Selecione uma Classificação Financeira. Ex.: Para o Grupo Pessoal, as opções podem ser: FGTS, INSS, Provisão Salário, Salário, etc. Nota Fiscal: Digite o número da Nota Fiscal. Data da Emissão: Digite a data de emissão da nota fiscal. Observação: Digite alguma informação importante para deixar como anotação no lançamento da conta.

71 Financeiro 71 Conta Fixa: Selecione Não ou Sim. Se a conta não for fixa, preencha a data de vencimento, o valor, informe se houver desconto ou multa, o número de parcelas e clique no Botão Gerar Parcelas. Em seguida, na caixa ao lado, selecione se deseja ou não dividir o valor entre as parcelas e clique no Botão Confirmar. Se a conta for fixa, preencha a data de vencimento, o valor, informe se houver desconto ou multa e clique no Botão Confirmar. 8.3 Contas a Receber Seção para a organização e consulta de Contas a Receber. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Contas a Receber e Adicionar Contas a Receber.. Listar Contas a Receber Exibe de forma simples e rápida as contas a receber, mostrando a origem da conta, valores, centro de custo, grupo financeiro, classificação financeira, data do cadastro, código da nota, parcela, se é fixa, ou se já está pago. Utilize o Filtro para agilizar buscas e refinar os resultados. Adicionar Contas a Receber

72 72 Agora OS Software Devedor: Selecione o tipo de devedor. Centro de Custo: Selecione um Centro de Custo. Ex.: Marketing, Recursos Humanos, Vendas (Receitas), etc. Grupo Financeiro: Selecione um Grupo Financeiro. Ex.: Escritório, Pessoal, Vendas, etc. Classificação Financeira: Selecione uma Classificação Financeira. Ex.: Para o Grupo Pessoal, as opções podem ser: FGTS, INSS, Provisão Salário, Salário, etc. Nota Fiscal: Digite o número da Nota Fiscal. Data da Emissão: Digite a data de emissão da nota fiscal. Observação: Digite alguma informação importante para deixar como anotação no lançamento da conta.

73 Financeiro 73 Conta Fixa: Selecione Não ou Sim. Se a conta não for fixa, preencha a data de vencimento, o valor, informe se houver desconto ou multa, o número de parcelas e clique no Botão Gerar Parcelas. Em seguida, na caixa ao lado, selecione se deseja ou não dividir o valor entre as parcelas e clique no Botão Confirmar. Se a conta for fixa, preencha a data de vencimento, o valor, informe se houver desconto ou multa e clique no Botão Confirmar. 8.4 Gerância Complementar Seção para o gerenciamento de categorias e subcategorias dos Grupos Financeiros e Classificação Financeira. No Menu Lateral, você utilizará os comandos: "Listar Grupo Financeiro", "Adicionar Grupo Financeiro", "Listar Class. Financeira" e Adicionar Class. Financeira. Listar Grupo Financeiro Lista todos os Grupos Financeiros cadastrados. Comandos: Editar - Permite a edição de um Grupo Financeiro. Excluir - Permite a exclusão de um Grupo Financeiro ou uma Classificação Financeira. Adicionar Classificação Financeira - Permite cadastrar uma nova Classificação Financeira para determinado Grupo Financeiro. Adicionar Grupo Financeiro Permite cadastrar um novo Grupo Financeiro

74 74 Agora OS Software Adicionar Grupo Financeiro Digite corretamente o nome do Grupo Financeiro e clique no Botão Cadastrar. Adicionar Classificação Financeira Permite cadastrar uma nova Classificação Financeira para determinado Grupo Financeiro.

75 Financeiro 75 Classificação Gerencial: Fixo, Impostos, Variável. Grupo Financeiro: Selecione um Grupo Financeiro. Tipo: Ambos, Crédito, Débito. Classificação Financeira: Digite o nome da Classificação a ser adicionada. Para finalizar, clique no Botão Cadastrar. 8.5 Gerência de Contas Bancárias Seção para o gerenciamento das Contas Bancárias do módulo Financeiro. No Menu Lateral, você utilizará os comandos: "Listar Contas Bancárias" e "Adicionar Contas Bancárias". Listar Contas Bancárias Exibe a lista de todas as Contas Bancárias cadastradas e permite a editá-las e excluí-las através dos Botões Editar e Excluir. Adicionar Conta Bancária

76 76 Agora OS Software Tipo: Selecione Conta ou Caixa. (conta bancária ou caixa da empresa) Para a seleção Conta: Título: Digite o nome como a conta será mostrada no sistema. Ex: Itaú, Bradesco, etc... Banco Número: Digite o número do banco. Ex.: O número do Itaú é 341. Agencia: Digite o número da Agência. DV: Dígito verificador da agência, caso exista. Conta: Digite o número da conta. DV: Dígito verificador da conta. Para finalizar, clique no Botão Cadastrar. Para a seleção Caixa: Título: Digite o nome do Caixa da empresa. Para finalizar, clique no Botão Cadastrar. Lembre-se de preencher as informações corretamente, pois as contas bancárias ou o caixa da empresa serão utilizados para todas as operações financeiras, e tendo as contas preenchidas corretamente você terá um relatório mais preciso de contas à pagar e receber.

77 Financeiro Relatórios Esta seção exibe o demonstrativo do Fluxo de Caixa, que resume em uma tabela todo o resumo financeiro anual de todas as suas lojas, ou de uma loja em específico. No Menu Lateral, você utilizará o comando: " Fluxo de Caixa (Demonstrativo). Filtro Caixa Tipo: Selecione Resumido ou Expandido. Utilize Resumido para um resumo apenas do Crédito, Débito, e valor Líquido obtido durante o ano selecionado. Utilize Expandido para uma movimentação detalhada de todos os Centros de Custos, Grupos Financeiros e Classificações Financeiras, além do total do Saldo Inicial e Saldo Final. Ano: Selecione o ano a ser visualizado. Loja: Selecione uma loja em específico ou todas. Clique no Botão Ok.

78 78 Agora OS Software

79 Suporte 9 79 Suporte Este é o módulo do Agora OS onde se permite estabelecer para maior interatividade com o cliente, criando e respondendo Tickets de Suporte e elaborando Base de Conhecimento, com dúvidas frequentes. 9.1 Ticket de Suporte Seção para interatividade com o cliente, criando e respondendo Tickets de Suporte. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Tickets e Adicionar Ticket. Listar Tickets Utilize o filtro e clique no Botão Filtrar para localizar um Ticket ou clique no Botão Todos, para listar todos os Tickets. Clique em cima do Ticket desejado para exibi-lo. Os Tickets com o Status Aberto significam que estão ativos, aguardando uma resposta da parte da empresa ou do cliente. Cada pergunta ou resposta é caracterizada como uma ação dentro do Ticket e ambas as partes são informadas via sobre a ação realizada. Os Tickets com o Status Fechado significam que já foram respondidos e todas as pendências ou dúvidas foram respondidas e a empresa pode fechar o Ticket. A empresa pode fechar um Ticket a qualquer momento, se assim achar necessário. Comandos: Excluir - Exclui o Ticket. Fechar Ticket - Finaliza o Ticket. Voltar a Listagem de Tickets - Retorna à Lista de Tickets.

80 80 Agora OS Software Gravar Alterações - Salva as alterações realizadas. Gravar Mensagem - Grava uma mensagem dentro do Ticket. Adicionar Ticket Utilize o filtro e clique no Botão Filtrar para localizar um Cliente ao qual deseja adicionar o Ticket ou clique no Botão Todos, para listar todos os Cliente. Clique no Botão Novo Ticket de Suporte. Preencha as informações solicitadas e clique no Botão Gravar Ticket.

81 Suporte 81

82 Agora OS Software Base de Conhecimento Seção para criação de respostas para dúvidas mais frequentes. O cliente pode acessar a Base de Conhecimento diretamente pela Interface dele, economizando tempo no suporte e no atendimento. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Tópicos e Adicionar Assunto. Listar Tópicos Lista todos os Tópicos cadastrados na Base de Conhecimento. Comandos: Editar - Edita o Tópico. Excluir - Exclui o Tópico. Add. Pergunta Adiciona uma pergunta ao Tópico. Adicionar Assunto Titulo: Digite o título do assunto. Utilize o mais simples possível para facilitar a visualização. Usuário: Selecione o Usuário do sistema responsável pelo assunto criado. Clique no

83 Suporte 83 Botão Adicionar (adicione quantos desejar). Em seguida, clique no Botão Gravar. Adicionar Pergunta Após adicionar o Assunto, crie perguntas e respostas para esclarecer dúvidas a respeito deste assunto. Basta voltar à Lista de Tópicos e clicar no Botão Add. Pergunta, ao lado do Tópico desejado. Assunto: Selecione um Assunto. Pergunta: Digite uma pergunta referente ao assunto. Ex.: Meu Equipamento não liga. Resposta: Digite uma resposta objetiva que ajude o seu cliente, economizando tempo de atendimento ou suporte telefônico. 10 Usuários Este é o módulo do Agora OS que permite a criação de Usuários e Gerência seus Papéis dentro do sistema Usuários Nesta seção é realizado o cadastro de Usuários (funcionários). No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Usuários e Adicionar Usuário.

84 84 Agora OS Software Listar Usuários Lista todos os Usuários do Sistema. Comandos: Excluir: Exclui o Usuário. Editar: Edita os dados do Usuário. Adicionar Usuário Os Usuários têm permissões específicas no sistema e devem ser criados corretamente de acordo com suas funções especificadas no Papel de cada Usuário (previamente cadastrado).

85 Usuários 85 Dados para Login: Login: Digite o nome de Usuário desejado para efetuar o login no sistema. Senha: Digite a senha desejada para o login. Confirmar Senha: Confirme a senha. Dados Cadastrais: Papel: Escolha o Papel referente ao Usuário que será criado. Nome: Digite o nome completo do usuário. CEP: Digite o CEP, somente números sem traços ou hífen. Endereço: Digite o endereço completo, ou complete com o que o CEP já preencheu automaticamente. Número: Digite o número do imóvel.

86 86 Agora OS Software Complemento: Digite o complemento do imóvel. Bairro: Digite o bairro. Estado: Selecione o Estado ou UF. Cidade: Selecione a cidade. Digite o , em seguida clique no Botão Adicionar. Adicione quantos s desejar. Telefone: Preencha o telefone somente com números, sem traços ou símbolos com o DDD+Número. Em seguida selecione o tipo do telefone e clique em Adicionar Papéis Nesta seção é realizado o cadastro e o gerenciamento do Papel do Usuário dentro do sistema. A teoria que diz que é mais fácil uma pessoa mudar de função dentro de uma empresa do que as atribuições da função mudarem. Ou seja, um estoquista sempre irá realizar as tarefas comuns de gerência de estoque, assim como um contador sempre irá realizar tarefas contábeis, relacionadas ao financeiro. Se o contador for promovido a gerente, ele passará a realizar tarefas de gerente e não mais de contador. Nesse sentido, o Agora OS possui um sistema de permissões baseado em "papéis de usuário", que facilita a gerência de permissões, principalmente quando o sistema passa a ter muitos usuários, pois não será necessário definir as permissões por cada pessoa. Qual o papel que o usuário desempenha dentro da empresa? Ele é Administrador, Vendedor, Técnico ou Contador? Crie os diversos papéis dentro do sistema de acordo como sua empresa é organizada. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Papéis e Adicionar Papel.

87 Usuários Listar Papéis Lista todos os Usuários do Sistema. Comandos: Excluir: Exclui o Papel. Editar: Edita o Papel. Adicionar Papel Ao papel será atribuído uma série de permissões específicas: 87

88 88 Agora OS Software Exemplo:

89 Usuários Lojas Este é o módulo do Agora OS que permite a criação de Lojas (ou escritórios), que serão a base de operações da sua Empresa. No Menu Lateral, você utilizará os comandos Listar Lojas e Adicionar Loja. Listar Lojas Lista todas as Lojas cadastradas no sistema. Comandos: Excluir Exclui a loja do Sistema. Desativar Desativa a Loja do Sistema. Editar Edita os dados da Loja no Sistema.

90 90 Agora OS Software Adicionar Loja Preencha corretamente os dados e respeite a gramática. Essas informações serão impressas nas ordens de serviço, recibos, s, entre outros. CNPJ: Digite o CNPJ utilizando somente números.

91 Lojas 91 Nome: Digite o nome da loja. CEP: Digite o CEP, somente números sem traços ou hífen. Endereço: Digite o endereço ou complete com o que o CEP já preencheu automaticamente. Número: Digite o número do imóvel. Complemento: Digite o complemento do imóvel. Bairro: Digite o bairro. Estado: Selecione o Estado ou UF. Cidade: Selecione a cidade. Digite seu , e clique no Botão Adicionar. Adicione quantos s desejar. Telefone: Digite somente números, sem traços ou símbolos com o DDD+Número. Em seguida, selecione o tipo do telefone e clique no Botão Adicionar. Adicione quantos telefones desejar. Site: Digite o endereço do site completo. Ex.: 12 Configurações Este é o módulo do Agora OS onde são realizadas as configurações e a personalização de todos os aspectos da sua conta. Configurações do Sistema

92 92 Agora OS Software Configuração Inicial: Passo-a-passo (Wizard)

93 Configurações 93 Através do Wizard, configure os principais aspectos da sua conta de uma forma interativa e simples. Aparência do Sistema Aparência do Sistema > Modificar Logotipo Permite a personalização do logotipo da sua empresa caso não queira utilizar o padrão do Agora OS. 1. Crie uma "imagem base" de fundo branco com a dimensão de 250x78 pixel (aplique sua logomarca alinhada à esquerda superior, dentro da "imagem base") e salve em seu computador. Caso nenhuma imagem seja cadastrada, o logotipo padrão do Agora OS, será mantido. Para impressão, prefira imagens em preto e branco. Apenas imagens no formato JPG/JPEG são permitidas. 2. Clique no Botão Adicionar. 3. Localize a imagem salva em seu computador e clique em Botão Cadastrar.

94 94 Agora OS Software Aparência do Sistema > Meu Menu Meu Menu faz parte do Menu Lateral, para inclusão de atalhos rápidos para a utilização das principais funções do sistema. Para alterar a ordem dos itens de acordo com a sua preferência, clique em cima do item e arraste-o para cima ou para baixo.

95 Configurações 95 Para criar novo Menu, clique no Botão Adicionar Menu. Para adicionar um Link Externo, selecione a opção desejada e crie um link para um site externo. Ex.: Site da HP

96 96 Agora OS Software Nome: Digite o nome do site. URL: Digite o endereço do site. Ex.: Target: Marque a opção Mesma Janela ou Nova Janela. Para finalizar, clique no Botão Adicionar. Cliente Cliente > Cadastro de Grupo Permite a organização de seus clientes em Grupos específicos.

97 Configurações 97 A qualquer momento, edite o nome de um determinado Grupo clicando no Botão Editar ou remova-o clicando no Botão Excluir. Para adicionar um novo Grupo de clientes clique no Botão Adicionar Grupo. Grupo: Digite o nome do novo Grupo. Para finalizar, clique no Botão Salvar.

98 98 Agora OS Software Cliente > Cadastro de Fonte / Indicação O cadastro de fonte ou indicação serve para organizar e manter guardado a origem do seu cliente. EX.: Anúncio Google, Jornal, Rádio, etc... A qualquer momento, edite o nome de uma Fonte/Indicação clicando no Botão Editar ou remova-a clicando no Botão Excluir. Para adicionar uma nova Fonte/Indicação clique no Botão Adicionar Fonte/Indicação.

99 Configurações 99 Fonte / Indicação: Digite o nome da sua fonte ou indicação. Para finalizar, clique no Botão Salvar. Ordem de Serviço Ordem de Serviço > Cadastro de Grupo Os Grupos servem para organizar o tipo de atendimento da Ordem de Serviço. A qualquer momento, edite o nome de um determinado Grupo clicando no Botão Editar ou remova-o clicando no Botão Excluir. Para adicionar um novo Grupo clique no Botão Adicionar Grupo.

100 100 Agora OS Software Grupo: Digite o nome do novo Grupo. Para finalizar, clique no Botão Salvar. Ordem de Serviço > Cadastro de Status O Status serve para definir a posição atual ou estado de uma Ordem de Serviço. A qualquer momento, edite o nome de um determinado Status clicando no Botão Editar ou remova-o clicando no Botão Excluir. Para adicionar um novo Status clique no Botão Adicionar Status.

101 Configurações 101 Status: Digite o nome do novo Status. Para finalizar, clique no Botão Salvar. Ordem de Serviço > Permissão de uso de Status por Papel de Usuário Esta opção restringe o uso dos Status de Ordem de Serviço à um determinado Papel. Se nenhum Status for definido para um Papel, então este Papel poderá utilizar todos os Status da Ordem de Serviço. Selecione um vendedor e adicione o Status. Ao terminar clique no Botão Salvar. Ordem de Serviço > Perguntas Extras pra a OS Permite criar Perguntas Extras na Ordem de Serviço. 1. Selecione o Campo como será exibida a Pergunta Extra. 2. Digite a Pergunta 3. Selecione se deseja que a Pergunta seja impressa na OS 4. Clique no Botão Adicionar. Adicione quantas perguntas desejar. 5. Clique no Botão Salvar. Ordem de Serviço > OS Pendente Permite definir em quantos dias uma Ordem de Serviço será considerada Pendente caso se ela não seja finalizada. Para desligar esta função basta definir o número de dias como 0. Ordem de Serviço > Impressão: Logotipo e Termos de Serviço Logotipo Permite a personalização do logotipo da sua empresa na OS, caso não queira utilizar o padrão do Agora OS.

102 102 Agora OS Software 1. Crie uma "imagem base" de fundo branco com a dimensão de 250x78 pixel (aplique sua logomarca alinhada à esquerda superior, dentro da "imagem base") e salve em seu computador. Caso nenhuma imagem seja cadastrada, o logotipo padrão do Agora OS, será mantido. Para impressão, prefira imagens em preto e branco. Apenas imagens no formato JPG/JPEG são permitidas. 2. Clique no Botão Adicionar. 3. Localize a imagem salva em seu computador e clique em Botão Cadastrar. Termos de Serviço Permite cadastrar e editar os termos e garantias do seu Serviço ou Produto. Ordem de Serviço > Impressão: Modelo de Impressão

103 Configurações Permite a configuração dos modelos de impressão da sua Ordem de Serviço. Para adicionar um novo modelo, clique no Botão Adicionar Modelo. 103

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