PRÊMIO SOROCABA DA GESTÃO PÚBLICA CICLO Modalidade Melhoria de Processos

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1 PRÊMIO SOROCABA DA GESTÃO PÚBLICA CICLO 2011 Modalidade Melhoria de Processos Título do trabalho: REGULARIZAÇÃO FUNDIÁRIA DO CONJUNTO HABITACIONAL ANA PAULA ELEUTÉRIO HABITETO Secretária de Negócios Jurídicos Área da Regularização Fundiária Período de realização: de 01/01/2010 até 11/12/2010 Componentes: Secretário: Luiz Ângelo Verrone Quilici Diretor de Área : Francisco Carlos Rodrigues da Silva Componentes da Equipe: Saulo Joel Freddi, Jean Benitez Mello, Cristina Matos Bolzan, Camila Pontes Moreira, Elias Augusto Correa, Adriana Paschoal Costa, Daniele Teixeira de Lemes, Neide Aparecida Pontes Moreira, Marcos da Cruz Pedroso Filho, Fernando Canhavate da Silva, Daniele Aparecida Gomes Vestina, Rogéria Pereira, Débora Espirito Santo Ramos. Coordenador da equipe de melhoria: Fábio Gomes Camargo 1

2 Descrição da situação anterior ao processo de melhoria Histórico O Conjunto Habitacional Ana Paula Eleutério, conhecido popularmente como Habiteto, localizado na zona norte de Sorocaba. Teve seu início em 16 de junho de 1998, num programa habitacional desenvolvido pelo município e relacionado à população de baixa renda, que através de um projeto de desfavelamento beneficiou famílias originarias de áreas públicas e de risco. Contudo existia a necessidade da regularização fundiária para providenciar o registro da documentação do imóvel, ou seja, do título de propriedade dos imóveis aos seus ocupantes de direito. Ocorre que isto não acontecia, o que existia era a permissão de uso de um bem público municipal através de um Título Precário, que periodicamente tinha que ser renovado. O processo antes O processo acontecia a partir do atendimento ao munícipe pela SECID, onde o interessado, por iniciativa própria, procurava o Poder Público, por meio do CIS- Habiteto, para solicitar o Título, onde nesta ocasião era orientado por uma equipe a preencher um requerimento pedindo a autorização de uso do imóvel por ele ocupado, sendo feito também o cadastro social, e orientado-o a providenciar cópias dos documentos necessários para dar seqüencia ao processo. O munícipe assim que conseguia as cópias dos documentos entregava-os no CIS-Habiteto, que em seqüencia encaminhava-os junto com o requerimento e o cadastro social à DCDAO para abertura de um P.A. O P.A. retornava a SECID, para ciência e encaminhamento a SEJ, onde era elaborada a Minuta do Decreto e automaticamente o Decreto. A SEJ encaminhava o P.A. para DCDAO, para a juntada do Decreto e sua publicação, que em seguida encaminhava a SECID para tomada de providências. A SECID através do CIS-Habiteto, providenciava, junto ao munícipe a assinatura do Termo de Recebimento e Responsabilidade, e a entrega do Título Precário, que concedia a permissão de uso do bem público por tempo determinado, sendo este prazo renovado no seu vencimento, tornando assim um processo cíclico e sem definição, o que gerava uma expectativa negativa ao munícipe quanto ao seu futuro, e conseqüentemente algumas limitações quanto as melhorias ou benfeitorias que pretendiam fazer nos imóveis por eles ocupados, criando conseqüentemente uma grande insatisfação. IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS PROBLEMAS CAUSAS Dificuldade do munícipe em conseguir um Título de Propriedade do imóvel ocupado. Dificuldade da renovação do Título Precário Dificuldade dos munícipes em requerer seus direitos quanto ao imóvel ocupado. Só era concedido um Título Precário de uso de um bem público por tempo determinado. Falta de iniciativa do Poder Público em conceder um Título de Propriedade. A renovação dependia da solicitação do munícipe, que sem orientação não o fazia. Falta de local exclusivo para atendimento. Falta de funcionários capacitados no processo. Falta de procedimentos. Ferramentas inadequadas. Insatisfação do munícipe. Falta de informação e orientação Demora no trâmite do processo. 2

3 FLUXOGRAMA DO PROCESSO ANTES DA MELHORIA SECID DCDAO SEJ INICIO ATENDIMENTO AO MUNÍCIPE REQUERIMENTO CADASTRO SOCIAL ENTREGA DAS CÓPIAS DOS DOCUMENTOS PELO MUNÍCIPE JUNTADA DOS DOCUMENTOS E ABERTURA DO P.A. CIÊNCIA E PROVIDÊNCIAS ELABORAÇÃO DO DECRETO ASSINATURA DO MUNÍCIPE NO TERMO DE RECEBIMENTO E COMPROMETIMENTO JUNTADA DO DECRETO E SUA PUBLICAÇÃO DECRETO ENTREGA AO MUNÍCIPE DO TÍTULO PRECÁRIO 3 AGUARDANDO PRAZO DO VENCIMENTO DO TÍTULO PRECÁRIO

4 Plano de ação Desenvolveu-se um plano que tinha como objetivo dar sustentabilidade ao processo de Regularização Fundiária no Conjunto Habitacional Ana Paula Eleutério de forma clara, sucinta e ágil proporcionando assim ao morador local, meios de exercer sua cidadania, requerendo os seus direitos legais quanto ao imóvel de sua ocupação, o que permitiria o alcance do objetivo maior que era de fornecer os Títulos de Propriedade (Termo Administrativo de Concessão de Direito Real de uso para fins de moradia) dos imóveis aos moradores legalmente habilitados do conjunto. Para atingir o objetivo proposto foram definidas algumas metas, conforme relatado: Adequação de um trailer, com estrutura de um escritório, com máquina copiadora, computador, moveis e etc..., para atendimento ao munícipe no local, visando à celeridade do processo. Capacitação de auxiliares administrativos, orientando-os quanto aos procedimentos no atendimento aos munícipes no trailer (preenchimento do requerimento, documentação necessária, esclarecimento das dúvidas, etc...) Implantação do serviço social para cadastramento sócio-econômico do munícipe no trailer. Capacitação de auxiliares administrativos responsáveis pela finalização do processo junto ao cartório de registro de imóveis, após o deferimento do jurídico. Algumas práticas/ações foram adotadas agilizando o processo conforme segue: Agendamento com dia e hora para atendimento ao munícipe. Atendimento domiciliar em casos de incapacidade do munícipe em comparecer ao trailer (idosos, doentes, dificuldade de mobilidade física, etc...). Sistema de Tira Dúvidas, onde todos os funcionários envolvidos estavam constantemente atualizados quanto as informações dos processos, tornando-os capazes de sanar a maioria das dúvidas dos munícipes. Solicitação de todos os processos referentes a regularização já existentes para serem centralizados em um arquivo no próprio trailer, otimizando assim o rastreamento dos mesmos. O resultado esperado após a implantação do processo era de conceder ao munícipe um Título de Propriedade (Termo Administrativo de Concessão de Direito de Uso Real) ao invés de um Título Precário (Permissão de uso de um bem público por tempo determinado), prevendo a entrega de 400 Títulos de Propriedade no ano de 2010, conforme objetivo definido no SIG (Sistema de Informações Gerenciais), que tem como finalidade auxiliar na Gestão do Planejamento Estratégico. Outros ganhos esperados com a implantação do processo a saber: a satisfação do munícipe diretamente envolvido, e também da população de todo município, vendo no Poder Público o interesse na legalização de todas as moradias, inclusive no que diz respeito à arrecadação dos tributos municipais, que é uma obrigação de todos os cidadãos. 4

5 O QUE FAZER? QUEM VAI FAZER? QUANDO VAI FAZER? POR QUE VAI FAZER? ONDE VAI FAZER? COMO FAZER? Orientar o munícipe Auxiliar Adm. Na data e hora previamente agendada Para o munícipe requerer a regularização de seu imóvel Copiar os documentos do munícipe Auxiliar Adm. No dia da orientação Embasar o pedido no Processo Administrativo Avaliar Socialmente Assistente Social No dia da orientação Preencher o cadastro social Verificar se já existe P.A. sobre o assunto Confeccionar o Termo Administrativo Auxiliar Adm. Após a Avaliação Social Decidir entre abrir um P.A., ou fazer juntada em um já existente Auxiliar Adm. Após a abertura do P.A. ou a juntada Analisar o pedido Chefe de Divisão da RF Após a confecção do Termo Administrativo Para documentar a permissão de uso do imóvel concedido ao munícipe Conferir juridicamente Diretor de Área da RF Após a analise do DRF Verificar se a solicitação é legal Autorizar o registro do Termo Administrativo Secretário de Negócios Jurídicos Após a conferência do DARF Conferir o Termo Administrativo Auxiliar Adm. Após a autorização do registro Providenciar assinaturas no Termo Administrativo Auxiliar Adm. Após conferência do Termo Administrativo SCRA (Trailer) SCRA (trailer) SCRA (Trailer) SCRA (Trailer) SCRA (Trailer) Atendimento pessoal Utilizando máq. copiadora Consultando o munícipe Consultando o Net Term Preenchendo um modelo padrão com os dados do munícipe Tomar providências DRF Consultando o P.A. DARF Analisando a luz da Lei vigente Autorizar o registro do Termo Administrativo no cartório SEJ Tomando ciência Evitar erros no registro SAPOCI Conferindo os dados dos documentos do munícipe Para encaminhar ao cartório para registro SAPOCI Colhendo as assinaturas das partes Encaminhar ao cartório Auxiliar Adm. Após as assinaturas Solicitar o registro SAPOCI Entregando pessoalmente Registrar o Termo Administrativo Auxiliar Cartorário No prazo legal Tornar o Termo Adm. Cartório Anotando nos livros Auxiliarizado auxiliares e microfilmando o Copiar o Termo Administrativo e o Registro do Imóvel Juntar a cópia do Termo Administrativo registrado no P.A Entregar ao munícipe o Título de Propriedade (Termo Administrativo) registrado Auxiliar Adm. Após o registro do Termo Administrativo Auxiliar Adm. Após a cópia. Para completar e finalizar o P.A. SEJ/Regularização Fundiária PLANO DE AÇÃO Após a conclusão do P.A. Termo Adm. Juntar ao P.A. SAPOCI Utilizando máq. copiadora Conceder ao munícipe o Título de propriedade de seu imóvel, registrado SAPOCI Local público através de sessão solene Anexando no P.A. Através de ato solene 5

6 Descrição do processo melhorado O processo melhorado foi desenvolvido por uma equipe multidisciplinar, onde atuavam Auxiliares Administrativos, Assistentes Sociais, Técnicos e Advogados, todos pertencentes à Secretaria de Negócios Jurídicos/Área da Regularização Fundiária, atuando diretamente com o processo e sincronizados no mesmo propósito. Após a adequação do espaço físico para o trabalho, a capacitação dos funcionários e a implantação de algumas ações, para dar sustentabilidade e agilidade ao processo, conforme mencionado no item anterior Plano de Ação, iniciou-se o processo melhorado de acordo com o descritivo abaixo: Atendimento ao munícipe no trailer, feito por um Auxiliar Administrativo que orienta o mesmo sobre o processo da regularização fundiária, desde o auxilio no preenchimento do requerimento padrão onde o munícipe solicita a regularização do imóvel por ele ocupado, providenciando também todas as cópias dos documentos que farão parte do processo. Esta ação proporcionou agilidade ao processo e satisfação ao munícipe, visto que: O Poder Público foi até o cidadão (trailer no bairro) evitando que o mesmo perambulasse por diversos setores da prefeitura solicitando informações, que na maioria das vezes não eram esclarecidas. O Poder Público disponibilizou uma prestação de serviço no Trailer, onde o requerimento, e as cópias dos documentos, que antes eram providenciados pelo munícipe, passaram a ser providenciado pelo Auxiliar administrativo no momento do atendimento. Avaliação Social do munícipe no trailer, feita por um Assistente Social, que após a avaliação, providência o Cadastro Sócio-Econômico do mesmo. Esta ação proporcionou agilidade ao processo e satisfação ao munícipe, visto que: O Assistente Social, já no momento do atendimento inicial, faz a avaliação e o Cadastro Sócio-Econômico, dando agilidade ao processo e satisfação ao munícipe, não precisando de outro agendamento. Verificação se já existe Processo Administrativo, feita pelo Auxiliar Administrativo que verifica através do Net Term se já existe algum P.A. em nome o requerente, ou no endereço a ser regularizado, decidindo desta forma se encaminha os documentos à DCDAO para abertura do novo P.A., ou se faz a juntada dos documentos, ao P.A. existente, que se encontra arquivado no Trailer. Esta ação proporcionou agilidade ao processo, visto que: Durante o Plano de Ação, foi providenciada a centralização de todos os processos de regularização já existentes no Trailer, o que facilitou, e agilizou a juntada dos documentos, e conseqüentemente o trâmite do processo. 6

7 Confecção do Termo Administrativo e juntada do mesmo ao P.A., feito pelo Auxiliar Administrativo, de acordo com os dados constantes no P.A. Esta ação proporcionou agilidade ao processo, visto que: Utiliza-se um documento padronizado, onde são informados os dados constantes no P.A. e automaticamente se faz a juntada do mesmo ao processo. Conferência Administrativa e tomada de providências, feita pelo Chefe da Divisão da Regularização Fundiária de acordo informações do P.A. Conferência e considerações jurídicas, feita pelo Diretor de Área da Regularização Fundiária, de acordo informações do P.A., e a legislação vigente. Caso em que o processo não confere e não a possibilidade de correção, o pedido é indeferido, mas se houver possibilidade de correção segue para que sejam providenciadas. Ciência e autorização do registro do Termo Administrativo, feito pelo Secretário dos Negócios Jurídicos. Estas ações demonstraram planejamento, controle e sustentabilidade ao processo, e proporcionou a concessão de um Título de Propriedade através do Termo Administrativo, de acordo com o que preconiza as leis, visto que: As conferências são realizadas em função de um planejamento administrativo e jurídico já existente, a sistemática do processo implica em um controle, e o conjunto dessas ações demonstram a sustentabilidade. Providência das assinaturas com reconhecimento de firma da parte cedente no Termo Administrativo, feito pelo Auxiliar Administrativo. Envio do Termo Administrativo junto com as cópias dos documentos pessoais do munícipe ao Cartório de Registro de Imóveis, feito pelo Auxiliar Administrativo. Registro do Termo Administrativo, feito pelo Auxiliar Cartorário. Cópia do Termo Administrativo registrado, feita pelo Auxiliar Administrativo. Juntada da cópia do Termo Administrativo registrado no P.A., feita pelo Auxiliar Administrativo. Entrega do Termo Administrativo (Título de Propriedade) ao munícipe, feita em uma Sessão Solene. Estas ações demonstraram uma finalização do P.A., concluindo de uma maneira clara, sucinta e honrosa com o munícipe, de forma a atender a solicitação inicial. 7

8 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DEPOIS DA MELHORIA SCRA (TRAILER) DCDAO DRF DARF SEJ SAPOCI CARTÓRIO INICIO ATENDIMENTO AO MUNÍCIPE REQUERIMENTO PADRÃO CONFERÊNCIA CÓPIA DOS DOCUMENTOS AVALIAÇÃO SOCIAL PROVIDENCÍA ASSINATURAS DO CADASTRO SOCIAL VERIFICAÇÃO SE JÁ EXISTE P.A. ENCAMINHA AO CARTÓRIO SOLICITANDO O REGISTRO DO REGISTRA O TERMO ADM. SIM EXISTE? CONFECÇÃO NÃO JUNTADA DOS DOC./ABERTURA P.A. CÓPIA DO REGISTRADO REGISTRADO ANÁLISE E TOMADA DE PROVIDÊNCIAS CONFERÊNCIA JURÍDICA SIM CONFERE? NÃO CIÊNCIA E AUTORIZAÇÃO DO REGISTRO DO TERMO ADM. JUNTADA DA CÓPIA DO TERMO ADM. AO P.A. PROVIDÊNCIAR CORREÇÃO SIM NÃO POSSIBILITA CORREÇÃO? ENTREGA DO REGISTRADO AO MUNÍCIPE EM ATO SOLENE INDEFERIDO FIM 8 FIM

9 Padronização Formulários padronizados utilizados no processo: Requerimento padronizado Documento padronizado a ser preenchido e assinado pelo munícipe, requerendo a regularização do imóvel. Cadastro Sócio-Econômico Documento padronizado a ser preenchido pelo Assistente Social em função da Avaliação Social. Termo Administrativo de Concessão de Direito de Uso Real Documento padronizado preenchido pelo Auxiliar Administrativo com os dados do munícipe e do imóvel objeto da regularização. Planilha de controle dos munícipes atendidos Ferramenta utilizada no SCRA para controle dos munícipes atendidos. Padronização dos Trailers utilizados na Regularização Fundiária identificando os locais de atendimento. Padronização dos uniformes utilizados na Regularização Fundiária identificando os funcionários que fazem o atendimento. : 9

10 Resultados alcançados Como previsto no Plano de Ação, o objetivo inicial era a concessão de Títulos de Propriedade dos imóveis aos seus ocupantes de direito, ao invés de Títulos Precários que tinham prazos pré-estabelecidos. Atingimos o proposto, inclusive superando em quantidades, conforme demonstrado no gráfico abaixo. TÍTULO PRECÁRIO X TÍTULO DE PROPRIEDADE Título Precário Título de Propriedade Entregamos 400 Títulos de Propriedade aos munícipes em 2010, atendendo as expectativas, e ao objetivo proposto conforme relatado no Plano de Açao, e que era a meta programada no SIG Sistema de Informações Gerenciais. Devido a este resultado nos comprometemos com a entrega de mais 640 Títulos de Propriedade para o próximo ciclo, demonstrando assim uma tendência favorável ao processo. PROGRAMADO X EXECUTADO Programado no SIG Executado

11 Outro objetivo proposto era a satisfação do munícipe no processo, o que foi comprovado por meio de uma pesquisa de opinião feita com os mesmos, durante a sessão solene de entrega dos Títulos. Os munícipes eram questionados sobre três itens que serviram para medir a sua satisfação, tendo quatro alternativas para respostas, sendo elas: ótimo, bom, regular e ruim. PESQUISA DE OPINIÃO COM O MUNÍCIPE Quanto ao atendimento ÓTIMO - 89% BOM - 11% REGULAR - 0% RUIM - 0% Quanto a clareza das informações ÓTIMO - 73% BOM - 27% REGULAR - 0% RUIM - 0% 11

12 Quanto a ter um Título de Propriedade do imóvel ÓTIMO - 96% BOM - 4% REGULAR - 0% RUIM - O% Procuramos apresentar outro índice comparativo, que serviu de indicador para avaliar o êxodo no processo, comparamos Títulos de Propriedades entregues em outros municípios da região em 2010, conforme segue: MUNICÍPIO No. DE HABITANTES No. TÍTULO % Sorocaba ,070 Itu ,041 Tatui ,067 TÍTULOS DE PROPRIEDADES ENTREGUES EM ,07 0,06 0,05 0,04 0,03 0,02 Sorocaba Itu Tatuí 0,

13 Glossário ARF CIS DARF DCDAO DRF PA RF SAPOCI SCRA SECID SIG - Área da Regularização Fundiária - Centro de Integração Social - Diretor de Área da Regularização Fundiária - Divisão de Controle de Documentos a Atos Auxiliares - Divisão da Regularização Fundiária - Processo Administrativo - Regularização Fundiária - Seção de Apoio ao Cidadão - Seção de Cadastro e Regularização Fundiária - Secretaria da Cidadania - Sistema de Informações Gerenciais 13

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