PROPOSIÇÃO DE UM SUBSISTEMA DE INFORMAÇÕES NO SETOR DE ESTOQUES PARA UMA ESCOLA INFANTIL

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1 UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL DEPARTAMENTO DE ECONOMIA E CONTABILIDADE CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS PROPOSIÇÃO DE UM SUBSISTEMA DE INFORMAÇÕES NO SETOR DE ESTOQUES PARA UMA ESCOLA INFANTIL (Trabalho de Conclusão de Curso) CLAUDETE FERNANDES VIEIRA IJUÍ (RS) 2010

2 2 UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL DECON DEPARTAMENTO DE ECONOMIA E CONTABILIDADE CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS PROPOSIÇÃO DE UM SUBSISTEMA DE INFORMAÇÕES NO SETOR DE ESTOQUES PARA UMA ESCOLA INFANTIL Trabalho de Conclusão de Curso apresentado no Curso de Ciências Contábeis da UNIJUI, como requisito para obtenção de Titulo de Bacharel em Ciências Contábeis. ALUNA: CLAUDETE FERNANDES VIEIRA Profª. Orientadora: Eusélia Paveglio Vieira Ijuí, Dezembro, 2010

3 3 SUMÁRIO LISTA DE FIGURAS... 6 LISTA DE QUADROS... 7 INTRODUÇÃO CONTETUALIZAÇÃO DO ESTUDO Área do Conhecimento Contemplada Caracterização da Entidade Problematização do tema Objetivos Objetivo Geral Objetivos específicos Justificativa Metodologia do trabalho Classificação da pesquisa Do Ponto de Vista de sua Natureza Do Ponto de Vista de seus Objetivos Do Ponto de Vista dos Procedimentos Técnicos REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Conceitos de contabilidade Finalidade da contabilidade Sistemas de informações Conceito A importância dos sistemas de informações gerenciais para as empresas Sistemas abertos e fechados Subsistemas empresariais Sistemas de Informações Operacionais... 27

4 Subsistema de compras Subsistema de estoques Subsistema de Saídas Sistema de apoio à gestão Níveis do sistema de informações gerenciais Qualidade da informação Tecnologia da informação Tecnologia da Informação e SIG Processo decisório Sistema de apoio a decisões PROPOSIÇÃO DE UM SUBSISTEMA DE INFORMAÇÕES NO SETOR DE ESTOQUES PARA UMA ESCOLA INFANTIL: ESTUDO APLICADO Descrição dos estoques Descrição dos Processos Processo de Solicitação de Materiais Processo de Recebimento da Solicitação Processo de Baixa/Consumo de Materiais Controle dos estoques O controle no processo de solicitação O controle no processo de recebimento O controle no processo de consumo/baixa do estoque Descrição dos controles O processo de solicitação O processo de solicitação para os gêneros alimentícios O processo de solicitação para os materiais de higiene e limpeza O processo de solicitação para os materiais de enfermagem O processo de solicitação para os materiais de expediente e pedagógico O processo de recebimento de materiais O processo de recebimento e registro no estoque dos gêneros alimentícios não perecíveis O processo de recebimento e registro no estoque dos materiais de higiene e limpeza O processo de recebimento e registro no estoque dos materiais de enfermagem... 62

5 O processo de recebimento e registro dos materiais de expediente e pedagógico O processo de saída/baixa do estoque Avaliação do processo de Controle de Estoques Proposição de um subsistema de controle de estoque Avaliação do sistema proposto Identificação e Análise das Informações Informações gerencias nos diferentes níveis CONCLUSÃO BIBLIOGRAFIA... 78

6 6 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Estrutura funcional da escola Figura 2: Solicitação Período Normal Figura 3: Solicitação/Pedido Extra Figura 4: Recebimento da Solicitação Figura 5: Baixa/Consumo de Produtos/Materiais Figura 6: Baixa/Consumo Material Pedagógico... 47

7 7 LISTA DE QUADROS Quadro 1:Controle de estoques alimentos não perecíveis Quadro 2: Solicitação de alimentos não perecíveis Quadro 3: Solicitação de materiais de higiene e limpeza Quadro 4:Solicitação de materiais de enfermagem Quadro 5:Solicitação de gêneros alimentícios não perecíveis Quadro 6: Solicitação de materiais de higiene e limpeza Quadro 7: Solicitação de materiais de enfermagem Quadro 8: Saída/baixa de estoque Quadro 9: Pontuação para avaliação dos Controles Internos Quadro 10: Informações e freqüência nos diferentes níveis

8 8 INTRODUÇÃO Partindo de uma visão geral sobre Sistemas de Informações, procurou-se abordar neste trabalho a proposição de um Subsistema de Controle de Estoque para uma Escola de Educação Infantil, após situar-se nos processos usados pela entidade, buscou-se um conhecimento mais aprofundado sobre esses processos, dos benefícios e importância do novo sistema proposto. Foram levados em consideração todos os fatores envolvidos, desde os usuários diretos, indiretos e eventuais, bem como equipamentos que precisam serem disponibilizados. Também o estudo relata quais as vantagens para a Secretária Municipal de Educação e o Poder Executivo, em relação ao sistema proposto. Neste contexto associa-se o emprego da teoria aliando-se á forma de Controle de Estoque utilizado atualmente na entidade. Como pressuposto de mudanças que assegure um melhor desempenho das suas atividades gerenciais, com relação ao Controle de Estoque dos produtos e/ou materiais disponíveis na escola. Pois entidade inserida nesta atividade precisa estar preparada para conviver com as mudanças da atualidade, tanto no que diz respeito ao ambiente educacional pedagógico, como em relação à legislação referente à alimentação do educando e a legislação sanitária. Devem encarar essas mudanças como oportunidades de melhoria, visando um melhor desempenho de sua visão e missão. Por tanto é preciso que esteja receptiva aos processos de inovação ou mudanças. Sendo assim, este trabalho apresenta inicialmente o capitulo primeiro, que consta a contextualização do estudo, que envolveu a identificação do objeto e elementos integrantes do estudo, a área de conhecimento contemplada, a caracterização da entidade, bem como sua visão, missão e organograma. Trata também da problematização do estudo, onde se levanta as

9 9 questões sobre o estudo e sua importância para a entidade, seguido dos objetivos e da justificativa. Neste capitulo também consta a metodologia utilizada na realização do trabalho. No capitulo seguinte, consta a revisão bibliográfica baseada na pesquisa em livros, revistas, e artigos publicados em várias formas, referentes ou relacionados ao estudo de sistemas de informações. No próximo capitulo apresenta a proposição de um Subsistema de Informações no Setor de Estoques para uma Escola Infantil, um estudo de caso, onde foi descrito a composição do estoque de uma escola de educação infantil, sua rotina e processo atual, e uma breve análise do mesmo, logo em seguida faz-se a proposição do novo sistema, e um levantamento e análise das informações que podem ser obtidas pelo novo sistema. Finalmente, o estudo apresenta a conclusão e a bibliografia consultada, onde estão relacionados todos os materiais e meios utilizados na construção deste trabalho.

10 10 1 CONTETUALIZAÇÃO DO ESTUDO Neste capitulo apresenta-se a contextualização do estudo que tem como base a proposição de um sistema de informação para o controle de estoque de uma escola de educação infantil. Assim este trabalho teve como propósito conhecer e fazer uma análise geral dos procedimentos referentes ao controle de estoques da escola, onde se pode verificar e identificar os procedimentos usados. Com vistas a fazer um reconhecimento das necessidades de melhoria no sistema de controle de estoque da escola que integre todos os elementos envolvidos no processo. Analisando a organização como um todo, pode-se visualizar a carência ou dificuldade de acesso as informações, sobre determinados itens, especificamente sobre as quantidades de cada item participante da lista de produtos que devem ser disponibilizados para a escola. E que por falta de um sistema adequado/informatizado, a direção da escola precisa se dirigir a secretária municipal para obtê-las um ou dois dias depois. 1.1 Área do Conhecimento Contemplada A Ciência Contábil, como ciência social aplicada, proporciona vários campos de atuação profissional aos bacharéis desta área. Um deles é o Sistema de Informação Contábil com foco no Controle de Estoque. Com a tecnologia em pleno desenvolvimento, em um momento que as decisões devem ser tomadas o mais rápido possível e de maneira satisfatória para a entidade, faz-se necessário que as mesmas tenham informação disponível a todo o momento, é acertado que as organizações disponham de um sistema de informações adequado para que suas atividades sejam desenvolvidas com maior eficácia. Segundo Chiavenato (2008), todas as organizações necessitam de uma boa base de informação e comunicação, muito bem estruturada onde todos os seus colaboradores tenham participação efetiva e não apenas em nível hierárquico. Neste sentido, Druker (apud CHIAVENATO 2008) relata que cada pessoa deve-se fazer duas perguntas fundamentais: A primeira: qual informação eu necessito para o meu trabalho: de quem, quando e como? A segunda: qual informação eu proporciono aos outros a respeito do trabalho que eles fazem, de que forma e quando?

11 11 Um sistema de informação precisa proporcionar uma visão adequada da situação em questão, e dar ao usuário informações confiáveis e necessárias para que as decisões corretas possam ser tomadas. Pode ser simples, mas acessível para todos que necessitam dos dados nele contido. Neste sentido, este trabalho se propôs a desenvolver um subsistema de informações para o setor de estoques de uma escola municipal de educação infantil, com o propósito de melhor gerenciar os produtos utilizados na referida entidade. Visando um melhor desempenho das suas atividades, diminuindo os riscos de falta de produtos, bem como melhor controle da quantidade de cada item utilizado durante um determinado período ou época do ano. 1.2 Caracterização da Entidade Escola Municipal Infantil Professora Cândida Iora Turra, localizada á Avenida João Batista Bos, nº 838, Bairro Getúlio Vargas, no Município de Ijuí, no Estado do Rio Grande do Sul, Brasil. Conta atualmente com trinta e dois funcionários, assim divididos: Uma Diretora; uma Coordenadora Pedagógica; um secretário; quatorze Professoras; doze Auxiliares, sendo onze nomeadas e uma estagiária; e cinco Serviçais. Duzentos e três alunos matriculados, divididos entre Berçário 1(um) e 2(dois), Maternal 1(um), Maternal 2(dois) A e B, e Pré escola 1(um), Pré- escola 2(dois) A e B, conforme o Boletim Estatístico de Novembro de 20l0. A entidade tem como missão o comprometimento com uma educação de qualidade, assegurada para todos, garantindo a participação ativa da comunidade escolar e contribuindo para a formação integral das crianças. A visão de futuro é ser uma escola reconhecida em todo o Município de Ijuí pela qualidade e excelência em suas práticas educativas, assim como pela valorização e parceria com a comunidade, pelo comprometimento, seriedade e participação de sua equipe escolar, pelo respeito à diversidade e à inclusão de todos na escola, demonstrando e assumindo sua responsabilidade social. A seguir, apresenta-se o fluxograma que demonstra a estrutura funcional da escola, onde está descrito as atividades na seqüência que envolve o almoxarifado.

12 12 P. M. IJUI PODER EECUTIVO SEC. MUN. de EDUCAÇÃO SETOR MUNIC.de ALIMENTAÇÃO ESCOLAR ESCOLA M. INF. Profª. CÂNDIDA I. TURRA DIRETORA COORD. PEDAGÓGICA SECRETARIA PROFESSORES ALMOARIFADO Higienização e Limpeza Alimentação Material de Enfermagem Material Pedagógico e de Expediente Serviçais Monitora Auxiliares Figura 1: Estrutura funcional da escola Fonte: Dados conforme pesquisa

13 Problematização do tema O avanço da tecnologia da informação tem possibilitado á Ciência Contábil ampliar a sua área de atuação, seus limites e campos de aplicação. Em parceria com os Sistemas de Informações, oferecem vários benefícios as entidades. O Sistema de Informação é um sistema que oferece informações úteis e necessárias para a tomada de decisões, podendo ser local ou centralizado. O sistema de informação centralizado difere do local pelo fato de poder acessar as informações á distância, podendo obter as mesmas a partir de uma fonte de dados central. Todo sistema de informação tem como base um banco de dados, onde são armazenados dados codificados, onde ficam disponíveis para posterior processamento. Esses dados quando classificados, e relacionados entre si, permitem a obtenção de informação, formação de opinião, e solução de problemas, de acordo com (CHIAVENATO, 2002). Os elementos que constituem um determinado sistema são considerados subsistemas, portanto o modelo de subsistema de informação proposto, dentro da entidade em questão, foi um subsistema de controle de estoques, em relação à Secretária Municipal de Educação, diretamente relacionado ao Setor Municipal de Alimentação Escolar constituindo um subsistema do sistema geral do Poder Executivo. Na entidade em estudo, o sistema que proporciona informações sobre as entradas, e saídas, quantidade de produto em estoque em determinado período, são feitos manualmente, através de preenchimento de uma planilha. Ao final de um determinado período, são somados os produtos consumidos, se verifica o estoque final, se faz um novo pedido de produtos para o período seguinte. Com esse processo a direção da escola não tem o conhecimento explicito da quantidade de cada produto necessário para o desenvolvimento de suas atividades. Portanto os pedidos são feitos por estimativa com base nas quantidades de cada item restantes no estoque, caso determinado produto venha faltar no meio do período, faz-se um novo pedido, chamado de Pedido Extra.

14 14 Neste contexto questiona-se: Qual a estrutura mais adequada de um subsistema de controle de estoques para a escola, que proporcione informações sobre as efetivas entradas, saídas e quantidades efetivamente consumidas pela escola? 1.4 Objetivos Objetivo Geral Este trabalho tem como objetivo geral desenvolver um subsistema de informações para o controle de estoque em uma Escola de Educação Infantil, enquanto fator de apoio á tomada de decisão e manutenção de suas atividades Objetivos específicos -- Revisão Bibliográfica, referente ao Sistema de Informação e subsistema de controle de estoque. -- Descrever o processo de entradas, e saídas de estoque; -- Proposição de um sistema de controle de estoque; -- Avaliar o sistema proposto; -- Identificar as informações geradas pelo sistema em estudo, e analisar a sua adequação as informações desejadas pelos usuários. 1.5 Justificativa Segundo Druker (apud CHIAVENATO 2008), encontrar meios capazes de transformar informações dispersas em conhecimento produtivo é o maior desafio que as organizações enfrentam. Com os avanços da tecnologia, principalmente na área de informática, torna-se mais fácil esse desafio. Mesmo que a burocracia ainda seja um grande obstáculo, as entidades aos poucos tendem a usar a tecnologia a seu favor, primando sempre pelo melhor desempenho das suas funções. Melhorando e qualificando os dados por elas gerados.

15 15 A proposição de um subsistema de informação para uma Escola de Educação Infantil pode trazer mais agilidade aos processos de verificação do estoque no final de cada período. Maior controle e rapidez em suprir a falta de algum item ou produto do estoque, dentro do referido período. Maior agilidade no processo de pedido, de produtos para o próximo período, etapas que poderiam ser eliminadas das atividades dentro da escola. Melhor visualização das quantidades de cada item utilizado na escola, em determinado período. Para a Unijui e o curso de Ciências Contábeis é o retorno do conhecimento e da minha evolução enquanto estudante deste curso e desta instituição. O qual pode colaborar com outros estudantes e enriquecer o acervo bibliográfico desta instituição. Ninguém voa alto demais, quando voa com as próprias asas. (William Blake) Fazer este trabalho em uma área que esta em plena ascensão, e em uma entidade que tenho o maior apreço e carinho. Onde pessoas simples, mas revestidas de paixão pelo que fazem dedicadas, e unicamente especiais, me fazem saber que valeu a pena todo o esforço e tempo perdido nestes anos dedicados aos estudos. 1.6 Metodologia do trabalho Nesta etapa são descritos os procedimentos metodológicos que foram utilizados, na elaboração deste trabalho. Ou seja, a classificação da pesquisa quanto aos seus diversos pontos de vista, onde é descrito o plano utilizado para a coleta de dados, bem como os instrumentos considerados. E descreve também o Plano de análise e interpretação dos dados Classificação da pesquisa Do Ponto de Vista de sua Natureza Este trabalho quanto a sua natureza, é classificada como uma pesquisa aplicada, a pesquisa aplicada é fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver problemas concretos, mais imediatos, ou não. Tem, portanto, finalidade prática,... (VERGARA 2009, p.43). Pois o seu objetivo é gerar conhecimento, para aplicação na prática de um modelo de Subsistema que visa à solução de problemas, e melhoria das rotinas referentes ao controle de estoque, da referida instituição.

16 Do Ponto de Vista de seus Objetivos Explicativa. Quanto aos seus objetivos se classifica como, pesquisa Exploratória, Descritiva e As pesquisas exploratórias têm como principal finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e idéias, tendo em vista, a formulação de problemas mais precisos ou hipóteses pesquisáveis para estudos posteriores. [...] são desenvolvidas com o objetivo de proporcionar visão geral, de tipo aproximativo, acerca de determinado fato (GIL, 1999, p.43). Proporcionando um melhor conhecimento do problema, tornando-o mais claro e de maior acessibilidade, podendo assim ser desenvolvidas melhores maneiras de administrá-lo. Classifica-se como pesquisa descritiva pela possibilidade de se poder descrever e observar os processos sendo executados. As pesquisas deste tipo têm como objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre variáveis. [...], pretendendo determinar a natureza dessa relação. Neste caso tem-se uma pesquisa descritiva que se aproxima da explicativa. [...], há pesquisas que, embora definidas como descritivas a partir de seus objetivos, acabam servindo mais para proporcionar uma nova visão do problema, o que as aproxima das pesquisas exploratórias (GIL, 1999, p.44). Também classifica-se como explicativa, pois objetiva demonstrar a importância e os benefícios que um Subsistema de Controle de Estoque traria para a entidade. São aquelas pesquisas que têm como preocupação central identificar os fatores que determinam ou que contribuem para a ocorrência dos fenômenos. Este é o tipo de pesquisa que mais aprofunda o conhecimento da realidade, por que explica a razão, o porquê das coisas. [...]. Pode-se dizer que o conhecimento científico está assentado nos resultados oferecidos pelos estudos explicativos. [...]. Uma pesquisa explicativa pode ser a continuação de outra descritiva, posto que a identificação dos fatores que determinam um fenômeno exige que este esteja suficientemente descrito e detalhado (GIL, 1999, p.44).

17 Do Ponto de Vista dos Procedimentos Técnicos Este estudo classifica-se também como pesquisa bibliográfica, documental e estudo de caso. Enquadra-se como Pesquisa Bibliográfica, porque foi elaborado com o uso de materiais bibliográficos publicados, em suas várias formas. Pesquisa bibliográfica é o estudo sistematizado desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes eletrônicas, isto é, material acessível ao publico em geral (VERGARA, 2009, p.43). É pesquisa documental pelo fato de ser elaborado com base nos procedimentos utilizados atualmente pela entidade. A pesquisa documental é realizada em documentos conservados no interior de órgãos públicos e privados de qualquer natureza, ou com pessoas: registros, anais, regulamentos, circulares, ofícios, [...], (VERGARA, 2009, p.43). Um estudo de caso é o circunscrito a uma ou poucas unidades, entendidas essas como pessoa, família, produto, empresa, órgão publico, comunidade ou mesmo país. Tem caráter de profundidade e detalhamento (VERGARA, 2009, p.43). Possibilita um estudo mais detalhado do Sistema de Estoque atual da referida entidade, onde se pode obter um conhecimento mais claro e profundo com relação ao objeto de pesquisa Plano de coleta de dados O presente trabalho visa à proposição de um subsistema de Controle de Estoque para uma Escola de Educação Infantil. Onde o primeiro passo foi à busca de autorização junto a Secretaria Municipal de Educação, para que este fosse desenvolvido. As fontes de dados para o desenvolvimento do referido estudo foram obtidas através de observações e questionamentos, junto à direção da escola, e as pessoas, no caso três, responsáveis pela distribuição dos produtos do Almoxarifado da SMED (Secretária Municipal de Educação), para a escola Instrumentos de coleta de dados Foram considerados instrumentos de coleta de dados, para elaboração do referido trabalho os seguintes itens:

18 18 - Observação De acordo com Marconi e Lakatos (1996), é uma técnica utilizada para a coleta de dados que utiliza os sentidos como forma de colher informações, sobre alguns aspectos da realidade. De acordo com os meios utilizados e o lugar onde se realiza, divide-se em várias modalidades. Neste trabalho com relação aos meios utilizados se classificam como, observação sistemática: com planejamento e controle previamente elaborados; e com relação ao lugar onde se realiza, classifica-se como, observação na vida real: o registro de dados foi feito à medida que ocorreram, dentro do ambiente da instituição em estudo. - Entrevista Conforme Marconi e Lakatos (1996, p. 84), a entrevista é um encontro entre duas pessoas, a fim de que uma delas obtenha informações a respeito de determinado assunto, mediante uma conversação de natureza profissional. De acordo com o propósito, a entrevista divide-se em vários tipos, neste contexto este trabalho utilizou a entrevista, despadronizada ou não-estruturada: onde uma estrutura prédefinida ou roteiro a ser seguido não existe Plano de análise e interpretação dos dados - Revisão bibliográfica, base do estudo. - Descrição dos processos de entradas, saídas e consumo de material. - Identificação dos pontos de controles. - Apuração das informações para o gerenciamento das atividades.

19 19 2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Neste capitulo consta a revisão bibliográfica baseada na pesquisa em livros, artigos, e outros meios disponíveis. Onde se buscou um melhor conhecimento teórico dos assuntos que envolvem a proposição de um subsistema de informação, com ênfase no controle de estoques. Sendo o controle de estoques parte da contabilidade, é inevitável que o conceito de contabilidade seja destacado. Como o próprio nome reza o controle de estoques, junto com a contabilidade principalmente pela sua finalidade, oferece importante suporte a controladoria, motivo pelo qual também foi conceituada. 2.1 Conceitos de contabilidade A seguir apresenta-se o conceito de contabilidade, conforme pesquisa em autores. Com o objetivo de rever e melhor entender o propósito deste projeto. A Contabilidade, na qualidade de metodologia especialmente concebida para captar, registrar, acumular, resumir e interpretar os fenômenos que afetam as situações patrimoniais, financeiras e econômicas de qualquer ente, seja este pessoa física, entidade de finalidade não-lucrativas, empresa, ou mesmo pessoa de Direito Público, tais como: Estado, Município, União, Autarquia etc., [...]. (EQUIPE DE PROFESSORES DA FEA/USP, 1995, p.21). Entendemos que a Contabilidade, como conjunto ordenado de conhecimentos, leis, princípios e métodos de evidenciação próprios, é a ciência que estuda, controla e observa o patrimônio das entidades nos seus aspectos quantitativo (monetário) e qualitativo (físico) e que, como conjunto de normas, preceitos e regras gerais, se constitui na técnica de coletar, catalogar e registrar os fatos que nele ocorrem, bem como de acumular, resumir e revelar informações de suas variações e situação, especialmente de natureza econômico-financeira, (BASSO, 2000, p.19). Portanto pode-se dizer que a contabilidade é um instrumento norteador dos rumos de uma organização. Pois ao cumprir seu principal objetivo, de registrar, acumular e analisar o patrimônio de uma organização, ela influirá diretamente no seu desenvolvimento. Pois é a partir de sua análise que decisões vitais são tomadas.

20 Finalidade da contabilidade Segundo Basso (2000, p.20) a finalidade fundamental da Contabilidade é gerar informações de ordem física, econômica e financeira sobre o patrimônio, com ênfase para o controle e o planejamento. Ao cumpri sua finalidade, a contabilidade gera um retrato da organização. Que é apresentado em forma de relatórios econômicos financeiros. Preparados com a finalidade de apoiar todos os seus setores, e suas respectivas tomadas de decisões. Bem como todos os elementos envolvidos com a empresa, ou seja, os proprietários, os administradores, gerentes, controles, os investidores, os fornecedores, clientes e governos. Os proprietários ou administradores precisam saber quanto à entidade está gerando de lucros, por exemplo, para que sejam planejadas ações para o alcance de metas estabelecidas, decidindo sempre pelo que for mais favorável. Os investidores para poderem escolher a melhor forma de aplicação de seus recursos. Após verificar se a entidade tem condições de quitar as dívidas contraídas, os fornecedores possam julgar sobre a concessão ou não de novos créditos. Já o governo tem interesse em verificar se o valor recebido está de acordo com o contabilizado, pois ele arrecada tributos que incidem sobre os produtos ou serviços por ela vendidos, bem como sobre seu lucro. Sabendo que a contabilidade não é privativa de empresas com fins lucrativos, mas também de pessoas de Direito Público, tais como: Estado, Município, União, Autarquias. Torna-se importante ressaltar que nessa esfera a contabilidade é muito importante para que a sociedade de um modo geral seja informada de atos e práticas adotadas por seus devidos setores, e a forma de emprego dos tributos por ela pagos. Podendo ser usada como uma importante ferramenta de vigilância e fiscalização, no sentido de verificar o emprego correto de recursos administrados pelo poder público.

21 Controladoria Considerando as mudanças que acontecem com grande rapidez em todos os setores em todo o mundo, gerar informações que auxiliem ou permitem uma rápida tomada de decisão, torna-se essencial nos dias atuais. Assim a controladoria oferece todos os requisitos necessários para contribuir com o desenvolvimento global das organizações. A Controladoria pode ser conceituada como um conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências da Administração, Economia, Psicologia, Estatística e principalmente da Contabilidade, que se ocupa da gestão econômica das empresas, com o fim de orientá-las para a eficácia, segundo Mosimann, et al. (apud PADOVEZE, 1998, p.99). Segundo Padoveze (1998, p.99), na visão desses autores, a controladoria é uma ciência autônoma e não se confunde com a contabilidade, apesar de utilizar pesadamente o instrumental contábil. Já na opinião de PADOVEZE (1998, p.99), a Controladoria pode ser entendida como a ciência contábil evoluída. Como em todas as ciências, há o alargamento do campo de atuação. Esse alargamento [...] conduziu a que ela seja melhor representada semanticamente pela denominação de controladoria. A controladoria com sua estrutura, apoiada na contabilidade possui uma visão ampla de toda a organização. E pode ser considerada a responsável pelo desenvolvimento de teorias e conceitos, que se tornarão essencial para o planejamento, implantação e manutenção, dentre outros itens os sistemas de informações. Pois estes devem ser apropriados aos níveis de gestão dominante na organização. Devendo estar de acordo com as demandas de informações exigidas em cada nível organizacional. Sendo assim, pode-se dizer que a controladoria tem grande abrangência, ou melhor, atua em todas as áreas da entidade. Na Contabilidade atua na escrituração comercial e fiscal. É a base para a elaboração de orçamentos, acompanhamento e sua execução. Nas finanças fornece dados para o planejamento financeiro, através da administração dos recursos financeiros e fluxo de caixa. Desenvolvimento e implantação de sistemas de informações integrados, integração de atividades e funcionários e a integridade dos recursos tecnológicos, para melhor processamento de dados, bem como a implantação de plano de auditoria interna.

22 Estrutura da controladoria Cuidar do planejamento, gerar, controlar, analisar, e interpretar informações sobre a entidade e sua atuação no mercado, em constante relacionamento com os gestores da entidade são algumas das atividades da controladoria. É responsabilidade da controladoria, manter todos os setores da organização, interagindo entre si, e a empresa como um todo. Basicamente a controladoria é responsável pelo sistema de informação contábil gerencial da empresa e sua missão é assegurar o resultado da companhia. Para tanto, ela deve atuar fortemente em todas as etapas do processo de gestão da empresa, sob pena de não exercer adequadamente sua função de controle e reporte na correção do planejamento, (PADOVEZE, 1998, p.110). Segundo Vieira (2006), a controladoria tem como missão dentro da empresa, uma ampla atuação e interação na busca dos objetivos da entidade. devendo suportar todo o processo de gestão empresarial por intermédio de seu sistema de informações, com características de um órgão de apoio à gestão. Conforme Padoveze (1998, p.110), a estruturação da controladoria deve estar ligada aos sistemas de informação necessários à gestão. Assim, a controladoria tem sua estruturada dividida em duas grandes áreas: a área contábil e fiscal e a área de planejamento e controle. Sendo a controladoria considerada um órgão de apoio a gestão, que coordena as informações sobre a gestão econômica da entidade e abrange todas as áreas de suporte. A controladoria tem como base as informações geradas pela contabilidade, ou seja, a contabilidade societária, a contabilidade tributária, e o controle patrimonial. Seguindo nesse mesmo nível pela área de planejamento e controle, onde são feitas as projeções, análises e orçamentos. Também neste mesmo nível está a contabilidade de custos e o acompanhamento do negócio. Estas duas áreas estão diretamente ligadas ao sistema de informações gerenciais, que por sua vez se liga á auditoria interna, que fornece informações, que por intermédio da controladoria mantém relações com investidores, Padoveze (apud VIEIRA 2006). Tornando se assim um órgão de vital importância para as organizações, pois além de promover a integração de toda a empresa propicia que a tomada de decisão sejam em nível de eficiência elevado e de grande qualidade, o que favorece o alcance de seus objetivos.

23 Sistemas de informações Conceito Pode se definir um sistema como um conjunto de elementos dinamicamente relacionados entre si, formando uma atividade para atingir um objetivo, operando sobre entradas e fornecendo saídas processadas, (CHIAVENATO, 2002, p.239). Segundo Chiavenato, Informação: é um conjunto de dados organizados, agrupados e categorizados em padrões para criar um significado. A informação reduz a incerteza ou aumenta o conhecimento a respeito de algo. É que, o significado transforma um dado em informação. O mesmo autor se refere a dados, como um registro ou anotação a respeito de um evento ou ocorrência. E a comunicação, quando uma informação é transmitida ou compartilhada com alguém, tornar comum a uma ou mais pessoas uma determinada informação. Um Sistema de Informação é um conjunto de componentes inter-relacionados cujo elemento principal é a informação. Seu objetivo é coletar, armazenar, processar, e fornecer informações de modo a apoiar as funções ou processos de uma organização. Geralmente, um Sistema de Informação é composto de um subsistema social e de um subsistema automatizado. O primeiro inclui as pessoas, processos, informações e documentos. O segundo consiste dos meios automatizados (máquinas, computadores, redes de comunicação) que interligam os elementos do subsistema social. As pessoas, juntamente como os processos que executam e com as informações e documentos que manipulam, também fazem parte do Sistema de Informação. O Sistema de Informação é algo maior que um software, pois além de incluir o hardware e o software, também inclui os processos, e seus agentes, que são executados fora das máquinas. Isto significa que as pessoas, que não trabalham diretamente com os computadores, também façam parte do sistema. Não dar atenção ao aspecto social é correr o risco de que depois de implantados, principalmente os sistemas automatizados, não sejam eficazes ou não possam ser utilizados, apesar de estarem funcionando perfeitamente. Os aspectos sociais interferem e muito no

24 24 funcionamento de um Sistema de Informação. Os processos podem ser modificados em razão de aspectos sociais não controlados. Por esta razão, é que existem muitos sistemas que depois de implantados acabam não sendo utilizados ou até mesmo trazendo prejuízos ou dificultando o trabalho nas organizações A importância dos sistemas de informações gerenciais para as empresas O sucesso de qualquer organização está diretamente ligado, a sua capacidade de gerar e transferir informações, de forma eficaz. Entender os meios pelos quais a entidade se desenvolve e desenvolve as suas atividades, é o ponto de partida para qualquer gestor. Portanto, este devera ter a seu dispor mecanismos que o auxiliem no processo de coletar, manter, e distribuir informações. Os sistemas de informações desempenham um importante papel, ajudando as entidades a aperfeiçoarem seu fluxo de informação, e capturar sua base de dados, ou seja, a forma como é armazenado, pode em um momento ou outro se perder caso não tiver sido coletado e armazenado de forma lógica e coerente, (CHIAVENATO, 2008). Os sistemas baseados em computadores se tornaram essenciais nas organizações, nos últimos tempos, por fornecer instrumentos úteis ao apoio nas decisões dos gestores e demais envolvidos. As soluções existem, cabe aos gestores tomar as decisões corretas e olharem a tecnologia da informação como uma ferramenta, de auxilio para antecipar-se e prever acontecimentos, eliminando retrabalhos, melhorando a comunicação, e facilitando a circulação das informações, (LAUDON E LAUDON, 1999). A tecnologia da informação desempenha junto aos processos de gestão, a coresponsabilidade de ajudar a desenvolver os processos inerentes as atividades da entidade. Tornando mais fácil para as pessoas que compõem a organização, o compartilhamento de problemas, perspectivas, idéias e soluções no dia-a-dia profissional.

25 Sistemas abertos e fechados Quanto a sua natureza os sistemas podem ser classificados em abertos ou fechados, ou seja, são considerados abertos por apresentarem relacionamento constante com o meio onde estão inseridos. Recebendo e enviando produtos ou informações regularmente, estando assim em constante adaptação. São considerados fechados os sistemas que não se utilizam de recursos externos, ou seja, não recebem e não enviam produtos ou informações, na relação com o meio onde estão inseridos. Os sistemas abertos, segundo CHIAVENATO (2002, p. 321/324), são caracterizados por um processo de intercâmbio infinito com o seu ambiente para trocar energia e informação, [...] através de entradas e saídas. Os sistemas fechados, conforme o autor citado anteriormente, são os sistemas que não apresentam intercâmbio com o meio ambiente que os circunda, pois são herméticos a qualquer influência ambiental. [...] Não recebem nenhum recurso externo e nada produzem que seja enviado para fora. Um sistema pode ser considerado um equipamento qualquer, por exemplo, um computador é considerado um sistema aberto, ao ser utilizado por um usuário produz uma interação com o meio externo, o usuário ao manipular ou depositar novos dados promove uma interação com a máquina. Também pode ser considerado um sistema fechado quando programado para executar determinadas tarefas, ou seja, aqueles que são adaptados as máquinas de uma linha de produção. São considerados sistemas circulares que ao final de determinado movimento voltam ao início do mesmo Empresa como um sistema aberto De acordo com as considerações anteriores pode-se dizer que, uma empresa é considerada um sistema aberto em razão de sua interação com a sociedade e o ambiente em que ela atua. A empresa é considerada um sistema aberto em virtude de interagir permanentemente com todo o ambiente onde está inserida. Além de ser um sistema aberto, a

26 26 empresa também é dinâmica, por realizar um conjunto de atividades que a leva a constantes mudanças com a orientação de atingir seus objetivos. Por interagir com o ambiente onde está inserida, a organização sofre diversas pressões do ambiente externo, (CHIAVENATO, 2002). É importante que a empresa para continuar ativa no mercado, deve se adequar as mudanças que ocorrem a nível local, regional ou mundial. Com a globalização, as mudanças principalmente na economia e na tecnologia, podem afetar de forma negativa a organização. Também deve considerar os subsistemas e suas mudanças, e se adequar da melhor maneira possível Subsistemas empresariais Subsistema, segundo Resende e Abreu (2009, p.28) é a divisão do sistema em questão, são partes estruturadas e identificadas, [...] conforme os mesmos autores, a essência de muitos subsistemas empresariais é parecida na maioria das empresas, pois elas têm necessidade de produzir, comercializar, controlar suas riquezas e gestionar recursos humanos, mesmo as empresas sem fins financeiros. Conforme Catelli (2001, p. 55) os subsistemas empresariais são: Subsistema Institucional, formado pelas crenças, valores e expectativas dos proprietários, diretrizes de orientação para atingir resultados desejados; Subsistema Organizacional revela a estrutura administrativa e a forma como as tarefas e atividades são agrupadas; Subsistema Físico- Operacional compreende os elementos materiais e físicos da organização, são os recursos utilizados para desenvolver suas atividades e gerar produtos ou serviços; Subsistema Social são as pessoas e suas características, a motivação e satisfação neste subsistema devem ser observadas, pois irão refletir diretamente no desempenho da organização; Subsistema de Gestão orienta a realização das atividades da empresa é onde são tomadas as decisões. É justificado pela necessidade de planejamento, execução e controle das atividades; Subsistema de Informação compreende a atividade de obtenção, processamento e geração de informação, utilizado na execução e gestão das atividades, incluindo aqui as informações ambientais, econômico-financeiras e operacionais. A missão de uma organização caracteriza-se pela orientação comum advinda de seus subsistemas, que estabelecem os objetivos de sua atuação. Para que possa atingir seus

27 27 objetivos a entidade deve contar com um bom sistema de informação, que deve ser orientado por um conjunto de regras de controle de entrada de dados, e estes devem estar de acordo com princípios e normas legais. Esses dados após processados são transformados em informações de qualidade e economicamente compreensíveis aos interessados Sistemas de Informações Operacionais Segundo Padoveze, (1998, p.50) os sistemas de informações de apoio às operações nascem da necessidade de planejamento e controle das diversas áreas operacionais da empresa. Os sistemas de informações operacionais são os mais simples e os mais comuns nas organizações. Pois eles apóiam as funções operacionais da organização, aquelas realizadas no dia-a-dia. Por isto, são facilmente identificados no nível operacional da organização. Geralmente, são os primeiros a serem implantados, apesar de esta não ser necessariamente uma regra. A razão é que são os mais fáceis e baratos de serem adquiridos, além de darem origem aos sistemas mais avançados, os gerenciais e de apoio à decisão. Os sistemas operacionais têm por objetivo processar dados, isto é, fazer cálculos, armazenar e recuperar dados, ordenar e apresentar dados para os usuários. Seu benefício principal é a agilidade obtida nas rotinas e tarefas, incluindo documentação rápida e eficiente, busca acelerada de informações e cálculos rápidos e precisos. Entretanto, outros benefícios podem ser conseguidos com este tipo de sistema, como por exemplo, confiabilidade, redução de pessoal e custos e melhor comunicação interna, entre setores, ou externa com clientes e fornecedores. Entre os sistemas operacionais, incluem-se: sistemas de cadastro em geral, como de clientes, produtos e fornecedores; os sistemas de contabilidade; sistemas de vendas e distribuição, folha de pagamento, controle de estoque. Dois casos especiais de Sistema de Informações Operacionais são: os sistemas de gestão empresarial (ERP): responsáveis por administrar, automatizar e apoiar todos os processos de uma organização de forma integrada; e os sistemas de automação comercial: que incluem apoio às vendas, estoque e contabilidade, com uso de terminais ponto-de-venda (PDV) e centrais automatizadas. Existem pacotes de software prontos, para serem adquiridos, a preços acessíveis, o que pode ser mais vantajoso do que desenvolver o software por conta própria ou com terceiros.

28 28 Entretanto, como qualquer software, nem sempre estes pacotes são adequados aos processos da organização, pois cada organização possui pequenas diferenças no seu modo de trabalhar, mesmo sendo de um ramo que pouco se modifica. Assim, pacotes com parâmetros prédefinidos podem ser facilmente adaptados ao ambiente local, se tornando assim uma boa opção. Como qualquer outra ferramenta, neste tipo de software a desvantagem, é que muitas vezes os pacotes são difíceis de serem ajustados, portanto se faz necessário uma equipe técnica experiente para dar suporte Subsistema de compras O subsistema de compras é parte integrante das atividades operacionais da empresa, está diretamente ligada às áreas de estoques e fiscal. Este subsistema conforme Chiavenato (2002) recebe entradas ou insumos para poder operar. A entrada de um sistema é tudo o que o sistema importa ou recebe de fora para poder operar, podendo ser constituído de informações ou materiais. Materiais segundo o autor citado anteriormente são, os recursos físicos utilizados, como meios para produzir produtos ou serviços. Conforme Cassarro (apud, VIEIRA, 2006) as funções deste setor são: receber solicitações de compras; verificar sua adequação; obter aprovação; selecionar fornecedores; emitir e receber solicitação de cotação; analisar e escolher a melhor alternativa; emitir os pedidos de fornecimento de mercadorias; obter aprovação dos pedidos de mercadorias; receber do almoxarifado avisos de recebimento, e irregularidades ocorridas no processo; verificar a documentação e encerrar o processo; resolver pendências junto a fornecedores; emitir relatórios dos trabalhos realizados. São dados gerados pelo sistema de compras: número de identificação do item; principais fornecedores; lista de preços; preços efetivamente praticados, quantidades compradas; autor das compras; transportador e local de entrega; destino/utilização do material; custo a ser debitado; conta para contabilização; itens fiscais; controle de estoque.

29 Subsistema de estoques No subsistema de estoques, os procedimentos são de recebimento de mercadorias, e conferência física e documental. Segundo Padoveze (1998, p. 87), fluxo subseqüente da área de compras, o controle dos estoques tem um ou mais sistemas específicos para seu controle. A entrada dos estoques é integrada com a baixa no sistema de compras, ao mesmo tempo em que inicia a contabilização e área fiscal. No subsistema de estoques os principais dados gerados são: número e descrição do item; quantidades de entradas, saídas e saldos; ponto de pedido; estoque de segurança e mínimo; identificação de entradas e saídas, autor ou requisitante responsável, dados de local de guarda dos materiais, tipo de embalagem para movimentação dos produtos, emissão de etiquetas de identificação. Em resumo é no estoque que se processa o controle físico, financeiro e de armazenagem de materiais. As informações fornecidas por esse setor são: recebimento físico, que é o processo de recebimento de mercadorias, quando se faz a conferência física e documental, acionando na maioria das vezes o controle de qualidade. Recebimento fiscal, após o recebimento dos dados do controle físico, e do sistema de estoque, apura se os códigos fiscais, créditos de impostos, custos e contabilização Subsistema de Saídas Saída conforme Chiavenato (2002) é o resultado final da operação de um sistema. Este sistema envolve o processo de consumo dos materiais em estoque, cabe a ele a identificação e cadastro dos usuários e consumidores, o processamento de pedidos, encomendas e distribuição dos materiais. Os conjuntos de informações fornecidas por esse setor são: sistema de cadastros, onde constam informações cadastrais dos consumidores/clientes; informações para a tomada de decisão, como a quantidade consumida de cada item por determinado setor/entidade. Utiliza-se do sistema de emissão de Nota Fiscal, Faturamento ou Documento de Saída de Mercadoria, onde consta a identificação do consumidor/cliente; descrição (data de saída, transportador), quantidade, valor unitário e total dos itens.

30 Sistema de apoio à gestão O subsistema de apoio à gestão compreende um conjunto de procedimento e diretrizes, partindo do planejamento até o controle das operações (PADOVEZE, 1998). Segundo o autor, os sistemas de apoio à gestão são os sistemas ligados à vida econômico-financeira da empresa, são utilizados principalmente pela área administrativa e financeira das organizações, com o propósito de planejar e controlar o fluxo financeiro e avaliar o desempenho das suas atividades. São considerados sistemas de apoio à gestão, o sistema de informação contábil, o sistema de custos, orçamento, planejamento de caixa, de resultados e lucros, entre outros. Segundo Vieira (2006), os sistemas de apoio à gestão se utilizam, das informações geradas pelos subsistemas operacionais. Visando atender um determinado objetivo, fornecendo instrumento para avaliação e controle das atividades, sendo chamado de subsistema gerencial Níveis do sistema de informações gerenciais Sistema de informações gerenciais (SIG) é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados (OLIVEIRA, 2001). Esse sistema tem como objetivo a integração, e consolidação das informações necessárias à gestão da organização. Integram os subsistemas dos sistemas operacionais e sistemas de apoio à gestão, por meio da tecnologia da informação. Desta forma os processos desenvolvidos pela entidade são visualizados de forma dinâmica, com visão horizontal e de processos de todos os departamentos e funções. O sistema de informações gerenciais deve ser capaz de fornecer informações relevantes para utilização nos três níveis de decisão. Que são o estratégico, tático, e operacional. O nível estratégico processa os dados das operações táticas e operacionais, trabalhando com dados em nível macro, relacionadas com informações internas (funções desenvolvidas), e externas (comportamento de mercado). Dados que auxiliam no processo de tomada de decisão pela alta administração.

31 31 As decisões estratégicas, derivadas do planejamento de longo prazo, segundo Resende e Abreu (2009) gera atos de efeito duradouro e difícil de inverter. O nível estratégico considera toda a estrutura organizacional da empresa para obter uma melhor interação desta com o ambiente. São consideradas informações estratégicas, conforme Resende e Abreu, entre outras, a quantidade produzida versus número de pedidos em negociação; quantidade de valor total de faturamento versus valor de contas a pagar; data de planejamento de compras versus quantidade de estoque disponível; valor total dos custos versus valor total de contas a receber. O nível tático tem como finalidade aperfeiçoar determinada área de resultado ou função empresarial e não a empresa inteira. Contempla o processamento de grupos de dados das operações e transações operacionais, transformando-os em informações agrupadas. Geram atos de efeito á curto prazo, e de menor impacto no funcionamento estratégico da empresa (RESENDE e ABREU, 2009). É o nível que cuida do relacionamento e integração interna da organização. Neste nível as informações demandadas são, sobre planejamento e controle da produção, faturamento diário e mensal, contas a pagar e inadimplência, estoques, relatório de salários e impostos. O sistema de informação operacional contempla o processamento de operações e transações rotineiras do dia a dia das organizações, incluindo seus respectivos procedimentos (RESENDE e ABREU, 2009). Controla as operações funcionais da organização, demandando ações que assegurem que as funções sejam desenvolvidas com efetividade e eficiência. Auxiliando na tomada de decisão dos gerentes de cada departamento. Estão classificadas neste sistema as informações, de planejamento e controle de produção, juntamente com o nome do produto e data de produção; faturamento e nome do item de venda, preço do produto e data do faturamento; contas a pagar com o valor do título e data do vencimento; estoques com código e tipo de material; folha de pagamento com o respectivo valor do salário e provento, e nome do funcionário; contabilidade fiscal onde deve constar o valor do lançamento e sua natureza contábil. Nos sistemas de informações operacionais, as informações são apresentadas no menor nível, ou seja, analítica, detalhada e normalmente apresentada no singular (RESENDE e ABREU, 2009). Conforme o autor, sendo esse a parte central dos sistemas de informações,