COMO ELABORAR POLÍTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUE

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1 COMO ELABORAR POLÍTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUE Cezar Sucupira Ms.C Felipe Oliveira Ms.C 1 Introdução O gerenciamento da cadeia de suprimentos é uma estratégia de gestão que considera como um dos aspectos primordiais para sua implementação, a integração entre todas as áreas funcionais da empresa. Essa integração se dá tanto no ambiente interno quanto externo. Dentro deste contexto a gestão de estoques nas empresas tem grande importância para um fluxo de materiais enxuto, onde seja garantido o bom atendimento ao cliente final sem que haja desperdícios e estoques excedentes ao longo da cadeia. O estoque se destaca como alvo para reduções de custos porque, além de ser uma parcela relevante destes, tem um grande impacto sobre o retorno do investimento dos acionistas. Enquanto as taxas de juros e a escassez de recursos pressionam os estoques para baixo a incerteza da demanda força as empresas a manterem um estoque de segurança, a fim de evitar problemas com as rupturas de estoque. Por isso, as reduções de estoques devem ser feitas de forma criteriosa, mantendo o nível de serviço adequado a operação. Esta forma criteriosa de se empenhar pouco capital em estoque e manter o nível de serviço adequado aos clientes é o tradeoff básico da gestão de estoques.

2 A gestão de estoques contempla o cadastramento dos itens a serem controlados, o planejamento dos estoques, o controle, e a retroalimentação do planejamento. A seguir esses papéis serão definidos. Cadastramento dos materiais: Esta atividade consiste nos processos de identificação dos materiais a serem controlados, na padronização de uma nomenclatura para que todos os envolvidos, internos e externos à empresa consigam se comunicar, na classificação de tais materiais de maneira a permitir tratamentos das informações dos itens de forma consolidada, na codificação dos materiais para seu processamento através de sistemas eletrônicos e na catalogação dos materiais utilizados na empresa. Esta atividade será melhor discutida em outro artigo. Planejamento de estoques: consiste na determinação dos valores que o estoque terá no decorrer do tempo. Consiste ainda na determinação das datas e quantidades de entrada e saída dos materiais e na determinação dos pontos de reposição. Neste momento é que deverão ser definidas as políticas de gestão de estoque. Controle de estoques: consiste no registro dos dados das movimentações e mudanças de situação dos itens de estoque. Retroalimentação: consiste na comparação dos dados de controle com os dados estabelecidos no planejamento, a fim de constatar desvios e investigar possíveis causas. É papel dos gestores de estoques rever ou corrigir o planejamento estabelecido a fim de tornar o planejamento e o controle cada vez mais coincidentes.

3 Os objetivos de gestão são atingidos com a adoção das funções descritas abaixo. Cálculo de estoque de segurança dos itens; Cálculo do lote de encomenda; Manutenção dos controles de estoque atualizados; Revisão dos parâmetros de planejamento quando houver razões para modificações; Emissão de solicitações de compra ou produção, quando o nível de estoque atingir o ponto de reposição, ou quando houver necessidades futuras identificadas ou previstas; Recebimento e conferência dos materiais; Armazenagem; Conservação do material em condições adequadas; Expedição do material, para a produção ou para clientes; Para Arozo (2002), o processo de gestão de estoques pode ser decomposto em quatro aspectos básicos: As políticas e modelos quantitativos utilizados; As questões organizacionais envolvidas; Tipo de tecnologia utilizada; Monitoramento do desempenho do processo. Os indicadores de desempenho na gestão de estoques podem ser divididos em três grupos: custo, nível de serviço e conformidade do processo. Onde custo e nível de serviço compõem o trade-off básico da gestão de estoques. Já os indicadores de conformidade mostram as razões que levaram ao desempenho alcançado.

4 Para Bowersox & Closs (1997), o termo política de estoques consiste em normas sobre o que comprar e o que produzir, quando comprar e produzir, e em quais quantidades. Inclui também decisões sobre posicionamento e alocação de estoques em fábricas e centros de distribuição. A definição da política adequada, para cada grupamento de itens controlados em cada empresa é a tarefa mais difícil da gestão de estoques. Em resumo tais políticas buscam o equilíbrio representado no quadro a seguir: Custo da Falta Custo de Estoque Custo Total Custo ($) Ponto de equilíbrio Quantidade Figura 1: Relação entre custo de manutenção dos estoques e o custo da falta de estoques Neste gráfico está representado o objetivo principal dos gestores de estoques de qualquer ambiente empresarial. Por um lado quando existe estoque em excesso, menor será a probabilidade de faltas e

5 consequentemente o custo da falta será menor, porém o custo com estoques é alto. Por outro lado manter níveis de estoques abaixo do necessário pode gerar muitas faltas, o que acarretará altos custos de falta de estoques, apesar do custo de estoque ser menor. Para este tipo de problema existe um ponto de equilíbrio, onde a quantidade em estoque está equilibrada em relação a esses dois custos. Ou seja, onde o custo total é o mínimo possível. Este é o chamado ponto de equilíbrio perseguido pelos gestores de estoque. É forçoso reconhecer a dificuldade em se determinar o custo da falta. É possível, por exemplo, calcular o custo envolvido com uma parada de produção causada pela falta de um componente do produto, mas, qual o custo de uma falta do produto acabado? Como calcular o impacto de custo de uma venda perdida? Este custo é somente igual a média de demanda multiplicada pelo tempo em que o estoque esteve em ruptura? E os impactos no comportamento do consumidor? Ele mudará de fornecedor? Como calcular o custo exato de tais efeitos danosos da ruptura do estoque? Neste artigo o foco será em como determinar políticas sobre o que, quando e quanto comprar e produzir. Serão vistos alguns parâmetros para elaboração de uma política de estoques e todos os fatores que devem ser considerados para determinação desses parâmetros. 2 Principais parâmetros de Gestão de Estoques Para melhor entendimento dos conceitos envolvidos com o tema das políticas de gestão de estoques, em seguida serão descritos os principais parâmetros envolvidos nos modelos matemáticos utilizados.

6 2.1 Lote de Encomenda (LE) A decisão de quanto comprar ou fabricar baseia-se em equilibrar o custo de colocação do pedido ou preparação de máquinas (set-up) e o custo de manter itens em estoque. A abordagem mais comum busca alcançar o equilíbrio entre as vantagens e desvantagens de se manter estoques. Esta fórmula equilibra o custo de colocação de pedidos e o custo de estocagem e tem como resposta a quantidade ótima (LEC) que deve ser comprada a fim de se minimizar o Custo Relevante Total (CRT). Esta abordagem pode ser utilizada tanto para definição de lotes de produção, quanto para lotes de compra. A diferença está no fato de que para lotes de compra utiliza-se o custo de emissão de um pedido de compra, o frete pago e o posterior recebimento físico, e para o lote de fabricação é utilizado o custo de preparação de máquinas (set-up) para a produção de um novo lote. Segue a fórmula do LEC: LEC = 2C P D / C E Onde: CP = Custo de emissão de pedido + fretes + recebimento ou no caso de item produzido, custo de preparação de máquina; D = Demanda anual do item (número de unidades); CE = Custo anual do estoque (custo total com estocagem e demais despesas de manutenção dos estoques).

7 Na figura abaixo temos uma representação gráfica da variação dos custos de estocagem no período e o custo de colocação do pedido/set-up no período em função do LEC. O ponto de equilíbrio entre esses custos, ou seja, a quantidade que minimiza o custo relevante total é o chamado Lote de Encomenda Econômico. Verifica-se que o Lote Econômico é o ponto de interseção entre a reta do custo de colocação do pedido/set-up com a do custo de manutenção dos estoques. Custo do pedido Custo de Estocagem Custo Total Custo($) Quantidade do Pedido Figura 2 Representação Gráfica do Lote de Encomenda Críticas ao modelo do Lote de Encomenda As críticas ao modelo dizem respeito aos pressupostos incluídos, aos custos reais de estoques e ao uso do modelo como instrumento prescritivo.

8 Quanto aos pressupostos assumidos no modelo, para manter o modelo relativamente simples assume-se que as variáveis são fixas e facilmente identificáveis e mensuráveis. Quanto ao custo do pedido ou da preparação, quanto maior for este, maior a tendência de se comprar maiores lotes em menor freqüência. Quanto aos custos de manutenção dos estoques, à medida que eles aumentam, maior é a tendência de comprar mais vezes, em quantidades menores. Em relação ao uso do LEC como uma prescrição, os gestores tendem a agir de forma reativa ao invés de buscarem mudanças em seus processos que diminuam os níveis de estoques necessários. As pessoas tendem a aceitar o LEC como uma verdade absoluta sem buscar reduzir os custos envolvidos. Na seção a seguir é analisado este fenômeno Impactos do custo de pedido (CP) ou set-up sobre o Lote de Encomenda (LE) Para melhor entendimento do problema serão feitas algumas simulações variando-se apenas o CP e analisando as variações sofridas pelo LEC e pelo CRT. Veja tabela a seguir:

9 Custo do Pedido ($) CP Lote de Encomenda(un) LEC Custo Relevante Total ($) CRT Tabela 1: Variação CP x LEC x CRT Uma das críticas ao modelo é a de admitir que o CP seja fixo. Na tabela podemos verificar o aumento do CRT em função do aumento do CP. E por isso torna-se importante a busca para reduzir ao máximo esse custo. Quanto mais custosa for a encomenda maior será a tendência de geração de estoques, pois a empresa deverá comprar menos vezes quantidades maiores. Comprando quantidades maiores aumenta-se o estoque médio e conseqüentemente o custo de estocagem. Ou seja, o CRT aumenta. Tanto para o lote de produção ou lote de compra podem ser tomadas providências. Para lotes de produção este custo está intimamente ligado ao custo de preparação das máquinas que pode ser reduzido buscando redução dos tempos de preparação através de técnicas de Troca Rápida de Ferramentas que reduzem significativamente o custo CP. É importante entender que neste custo de preparação estão incluídos também os custos com matérias primas e mão de obra perdidas durante o processo de ajuste do lote de

10 produção, até ser prodizida a primeira peça perfeita após a troca. Para minimizar tais custos, devem ser aplicados esforços no sentido de melhorar os processos e ferramentas para obter qualidade de produtos logo na primeira ou primeiras peças. Para itens comprados devemos buscar modalidades de aquisição que reduzam os custos da colocação de uma ordem de compra, seja através do uso das compras em aberto, seja através do uso de aquisições através da internet. Negociações com fornecedores que sejam capazes de fornecer a real quantidade demandada na hora certa são fundamentais para a redução do custo de compra. Importante ainda cuidar da utilização de modais mais eficientes para transporte de pequenos lotes e conseguir dos fornecedores processos de qualidade que permitam a certeza das quantidades fornecidas para evitar contagens no momento do recebimento. A filosofia Just-is-Time (JIT) 1, prega entre outras coisas, lote de encomenda igual a um. Ou seja, que o fornecedor para o lote de compra, ou uma ordem para lote de produção seja capaz de atender a quantidade real demandada, no menor espaço de tempo. Isto é, a taxa de suprimento deve ser o mais semelhante possível à taxa de demanda dentro de uma unidade de tempo. Na seção seguinte será demonstrado o impacto que o LE tem sobre o estoque médio do item, aumentando consideravelmente o custo de estocagem para a empresa. 1 A filosofia JIT surgiu na TOYOTA na década de cinqüenta, criada por Taiichi Ohno. Tem como principais mandamentos a redução de perdas e desperdícios em todos os processos empresariais através da redução de tempos de espera, estoques, movimentações e inspeções desnecessárias.

11 2.2 Estoque Médio Na literatura existente, o Estoque Médio (EM) é definido simplesmente como a quantidade média em estoque de um ou mais itens, em um determinado intervalo de tempo. Compreende a quantidade de materiais, componentes, estoque em processo e produtos acabados normalmente mantidos em estoque. Ao se definir uma política, o nível de estoque adequado deve ser determinado para cada instalação física. A fórmula consagrada do estoque médio é mostrada a seguir: EM = LE/2 + ES Onde: EM = Estoque médio do item LE = Lote de Encomenda do item ES = Estoque de Segurança do item Para melhor entendimento do conceito, vejamos a seguir, em um gráfico do tipo dente-de-serra (Quantidade X Tempo), o EM: Quantidade EM LE ES Tempo Figura 3: Gráfico dente de serra demonstrando o estoque médio

12 Como pode ser observado quanto menor o Estoque de Segurança - ES, menor será o Estoque Médio EM Outras formas de medição do Estoque Médio É comum também o estoque médio ser medido tendo como base o valor de estoque disponível em um determinado momento. Exemplo: Uma empresa pode medir seu estoque em todos os dias de fechamento mensal e calcular o estoque médio mensal. Ou calcular o estoque médio diário utilizando os dados de estoque do final de cada dia, somando-os e dividindo esse total pelo número de dias do mês Uso do Estoque Médio como indicador O grande desafio da gestão de estoques é equilibrar o conflito entre custo de estoques com um nível de serviço aceitável. Para isso, dois indicadores são importantes para verificar este equilíbrio: Estoque Médio e Nível de Serviço ao Cliente. O que as empresas buscam é manter o nível de serviço ao cliente aceitável com o menor estoque médio possível. Por isso a importância de realizar medições constantes desses dois indicadores. 2.3 Estoque de Segurança O estoque de segurança (ES) admite em sua formulação que a partir do momento em que um pedido de reposição é efetuado, a empresa está sujeita a dois riscos:

13 A demanda poderá ser em uma quantidade maior do que a esperada, e por isso o nível de estoque poderá atingir o nível zero (nível de ruptura), sem que a demanda seja atendida totalmente; O tempo de reposição (TR) pode ser também maior do que o esperado, e por isso o nível de estoque pode atingir o nível zero, sem que a demanda seja atendida totalmente. O estoque de segurança é então, uma quantidade de estoque projetada para atender: Um aumento na demanda, durante o tempo de reposição esperado para o item. A própria demanda normal, quando o suprimento deixa de ser feito,por atraso do fornecedor ou da produção A fórmula tradicional para cálculo do estoque de segurança é: ES = K x σ C Onde: ES = estoque de segurança expresso em unidades K = fator K que corresponde a f(k), uma função da distribuição normal acumulada que indica a probabilidade de haver uma demanda maior que o estoque de segurança projetado, considerando-se um determinado Nível de Serviço ao cliente. σ C = desvio-padrão combinado, considerando-se incertezas de demanda durante o tempo de reposição

14 A tabela de K para diversos níveis de serviço pode ser vista a seguir: K (σc ) 0 0,68 0,84 1,04 1,28 1,41 1,56 1,65 1,75 1,88 2,05 2,33 2,58 3,08 NS (%) ,5 99,9 Tabela 2: K em função do nível de serviço ao cliente desejado O gráfico dente-de-serra, onde é representado o ES pode ser verificado na seção sobre estoque médio Considerações sobre o estoque de segurança e a distribuição normal Como visto anteriormente, a definição do estoque de segurança está diretamente ligada à distribuição normal. O gráfico a seguir mostra duas curvas da distribuição normal. A previsão para o primeiro dia tem uma média DP e um desvio-padrão σ e a previsão para o segundo dia tem a mesma média DP e um desvio-padrão σ. 1 0 dia 2 0 dia σ σ DP DP Figura 4: Erros de previsões para cada dia Já a soma dos erros de previsão para dois dias, ou seja, se fosse feita uma previsão de demanda para daqui a dois dias, considerando o

15 erro acumulado, a nova distribuição teria o comportamento conforme distribuição a seguir: Soma dos dois dias 2 σ Figura 5: Erros de previsões para dois dias somados O desvio-padrão da previsão para os dois dias somados seria 2σ. Isso quer dizer que quanto menor o número de dias abrangidos pela previsão, menor será o erro acumulado da previsão. E consequentemente menor será a necessidade de estoque de segurança para o item, conforme o cálculo a seguir: Previsão 1 dia: ES (1 dia) = k x σ x TR Previsão para dois dias somados: ES (2 dias) = k x 2σ x TR Como pode ser observado o estoque de segurança ES (2 dias) = 2 ES (1 dia). O estoque de segurança é diretamente proporcional ao desvio-padrão.

16 O mesmo acontece em relação ao TR. O estoque de segurança é diretamente proporcional ao TR. O mesmo item, com o mesmo perfil de demanda, a mesma média DP, o mesmo desvio-padrão σ, com o mesmo fator K (nível de serviço), porém comprado de dois fornecedores distintos, um com tempo de reposição TR e outro com tempo de reposição 2TR, sofrem o mesmo fenômeno, conforme o cálculo do estoque de segurança a seguir. Item 1: ES (1 dia) = k x σ x TR Item 2: ES (2 dias) = k x σ x 2 TR Portanto: ES (1 dias) < ES (2 dias) ; ES (2 dias) = 2 ES (1 dias) Ou seja, o efeito do TR sobre o estoque de segurança é o mesmo efeito do σ. Em termos práticos, quanto maior o TR maior será a incerteza da previsão da demanda prevista para o item. Quando a empresa compra de um fornecedor com um TR de 2 dias, a previsão utilizada considera a variação de dois dias somados, aumentando a probabilidade de erro de previsão e consequentemente, como foi visto anteriormente, a necessidade de dobrar o estoque de segurança, a fim de se manter o mesmo nível de serviço. Esse assunto será também explorado na seção a seguir.

17 2.3.2 Relação TR vs. ES Como pode ser observado com a fórmula descrita anteriormente, o ES sofre influência do Tempo de Reposição (TR) sob dois aspectos: O primeiro relacionado à própria incerteza do tempo de fornecimento, onde quanto maior esta incerteza maior será a quantidade necessária para a proteção contra estas variações; O segundo relacionado à incerteza da demanda, pois quanto maior for o TR maior será a probabilidade de variações da demanda real em relação à demanda prevista, dentro do tempo de reposição. Esses dois aspectos mostram a importância que a redução do TR e sua confiabilidade têm para a gestão de estoques. O gráfico a seguir demonstra o comportamento do ES em função do TR do fornecedor. Para este gráfico foi admitida uma amostra com os seguintes dados de demanda realizada por dia: Dia Consumo(un) Tabela 3: Consumo diário do item Essa amostra gerou uma demanda média de 13,5 unidades diárias e um desvio-padrão σ d de 1,87. Para estes valores e utilizando um K = 3,08 (fator de multiplicação do desvio padrão a um nível de serviço ao cliente de 99,9 %, conforme mostrado na Tabela1, variamos o valor do TR de 0 a 60 dias, gerando o gráfico a seguir:

18 ES (un.) TR (Dias) Figura 5: Gráfico do estoque de segurança em função do tempo de reposição Neste gráfico pode ser verificado o impacto que o TR tem sobre o ES pois, para um TR de 30 dias, o ES calculado foi de 175; para um TR de 60 dias o ES calculado foi de 350 unidades. Para o cálculo com o TR de 30 dias, substituindo na fórmula, teremos: ES = K x σ d x TR ES = 3,08 x 1,87 x 30 = 175 unidades Para o cálculo com o TR de 60 dias teremos: ES = K x σ d x TR ES = 3,08 x 1,87 x 60 = 350 unidades Isso nos mostra a importância que fornecedores rápidos e confiáveis têm para uma boa gestão de estoques, através da redução do estoque médio sem redução do nível de serviço projetado. Vale ressaltar que neste modelo admitiu-se que o TR não sofre variações aleatórias. Alguns autores utilizam a idéia de que é possível utilizar a média do TR

19 encontrada nos fornecimentos anteriores de um item, o que não recomendamos. É preciso trabalhar na gestão dos estoques com tempos de reposição definidos em função dos tempos de planejamento, produção e transportes considerados como objetivos. O importante é manter constante vigilância sobre tais tempos e não usar a simplificação da média para cobrir a nossa falta de gestão nas compras ou na produção Estoque de Segurança ES vs. Relação Incerteza da demanda (σd) O ES também sofre influência da incerteza da demanda, ou seja, quanto mais incerta a demanda do item, maior será a quantidade de segurança necessária para poder atender possíveis aumentos de demanda. Em outras palavras, quanto maior a incerteza da demanda, maior será o desvio padrão. Esse aspecto pode ser impossível de ser controlado por ser uma questão mercadológica e, por mais que sejam feitos esforços buscando boas previsões de demanda, as previsões sempre terão o risco de serem diferentes da realidade. Também pode ser impossível de ser controlado quando estamos fazendo a gestão de itens utilizados no ambiente de manutenção de equipamentos, sujeitos a demandas aleatórias por quebra dos mesmos. Para lidar com a incerteza da demanda é preciso desenvolver diversas habilidades na empresa como: velocidade em todos os ciclos de processos, flexibilidade de produção e compra, modularidade dos produtos para facilitar montagens, postergação da produção ou compra, manutenção preditiva, manutenção preventiva, etc..

20 O gráfico a seguir representa este conceito, agora fixando o TR=10 dias, variando o σ d (desvio padrão da demanda) e mantendo o mesmo K, ou nível de serviço de 99,9 %: ES (un.) σ d Figura 6: Gráfico do estoque de segurança em função do desvio padrão da demanda Relação Estoque de Segurança ES vs. Nível de Serviço ao Cliente NS O Nível de serviço ao cliente é um objetivo fixado pela alta direção da empresa. É um dos objetivos de desempenho que a gestão de estoques deve atingir. O nível de serviço pode ser definido em termos de tempo de atendimento de pedido ou em percentual de quantidades atendidas. A relação entre o estoque de segurança e o nível de serviço ao cliente é representada pela curva descrita a seguir, onde podemos verificar que quanto maior o ES maior será o NS ao cliente. Pois quanto maior o ES, maior será a probabilidade de atendimento de possíveis aumentos de demanda não previstos anteriormente.

21 NS (%) 100 % 0 % ES Figura 7: Gráfico do nível de serviço em função do estoque de segurança Este gráfico demonstra que a partir de certa quantidade, o ES já não terá muita influência em relação ao ganho com nível de serviço. O grande desafio da gestão de estoques é buscar esse equilíbrio, onde o nível de serviço aceitável é atingido com a mínima quantidade de estoque possível, pois como já foi visto o ES tem grande impacto sobre o estoque médio e consequentemente sobre o custo total de estocagem e a necessidade de investimento em ativos por parte da organização Nível de Serviço ao cliente em ambientes de atendimento por ordem (Make-To-Order MTO) As empresas que têm como estratégia produtiva o MTO são aquelas que iniciam a produção apenas no momento em que existe uma ordem colocada do cliente. Ou seja, só fabricam quando existe um pedido de cliente colocado. Neste ambiente é muito comum o uso

22 de indicadores de nível de serviço em função da data de entrega real do produto em função da data de entrega prometida ao cliente. Um dos indicadores poderia ser o percentual de pedidos com entregas atrasadas. Esse indicador é calculado conforme a fórmula a seguir: Pedidos atrasados (%) = Número de pedidos atrasados x 100 Número de pedidos prometidos no período Outro indicador também utilizado é a média de dias atrasados, onde é medida a quantidade média em dias dos pedidos com atraso de entrega: Atraso médio(dias)= Somatório dos atrasos dos pedidos (dias) Numero total de entregas com atraso Nível de Serviço ao cliente em ambientes de atendimento do estoque (Make-to-Stock MTS) As empresas que têm como estratégia produtiva o MTS são aquelas que produzem para estoque. Ou seja, fabricam quando o estoque de produto acabado atinge o chamado ponto de reposição, visando neste momento repor o estoque do item. O que importa é sempre manter estoque aguardando a chegada de um pedido de cliente. Neste ambiente é comum o uso de indicadores de disponibilidade de estoque. Um indicador simples de ser calculado é o que indica a fração do tempo que o estoque de um determinado item ficou zerado em um determinado período. A fórmula do nível de serviço para este indicador pode ser vista a seguir:

23 Nível de Serviço (%) = Nº de dias de venda com estoque zero do item x 100 Nº total de dias de venda do período Este indicador admite a existência de política de estoque para o item determinando que sempre deve haver estoque para atender a um cliente em qualquer momento que ele deseje Pedido Perfeito Na literatura existente sobre gestão de estoques também é comum encontrar o indicador de nível de serviço ao cliente denominado Pedido Perfeito. Este indicador é calculado conforme a seguinte fórmula: Pedido Perfeito (%) = % pedidos entregues pontualmente X % de pedidos entregues na quantidade exata da encomenda X % de pedidos entregues sem avarias X % da documentação entregue sem erros Note que o cálculo do pedido perfeito conjuga vários indicadores, que juntos definem a total satisfação do cliente final. 2.4 Tempo de Reposição (TR) O Tempo de Reposição pode ser dividido em dois tipos principais, são eles: TR para itens comprados e TR para itens fabricados Tempo de Reposição para itens comprados

24 O Tempo de Reposição (TR) para itens comprados é o tempo decorrido entre o momento de identificação da necessidade e o momento em que o item será incorporado ao estoque após os devidos exames de qualidade. Pode ser uma estimativa baseada em históricos de compra ou definido em um contrato com o fornecedor. O TR baseado em históricos das ocorrências de compra tem o grave inconveniente de, por ser uma média, incorporar em seu cálculo os diversos problemas que podem ter havido com o fornecedor isto é, representa a média de sua administração das entregas. A área de compras deve insistir em contratar fornecedores estabelecendo os prazos de entrega e fazendo-os cumprir com o acordado. Para medir corretamente esse tempo devem ser considerados para itens comprados não-repetitivos os seguintes tempos: planejamento, emissão de requisição, cotação, colocação do pedido, prazo de fabricação do fornecedor, transporte, recebimento, inspeção. Para itens comprados repetitivos, onde a empresa já estabelece contratos de fornecimento em aberto, consideram-se os seguintes tempos: comunicação ao fornecedor, prazo de entrega do fornecedor, transporte, recebimento e inspeção Tempo de Reposição para itens fabricados Para itens fabricados o TR é o tempo decorrido entre a data de liberação da ordem de produção e a data em que o item será incorporado ao estoque após a devida avaliação de qualidade. É composto por três fatores: O tempo de fila, o tempo de preparação (setup) e o tempo de operação (variável em relação ao número de peças a fabricar).

25 Atualmente com o desenvolvimento dos softwares de programação avançada de produção - APS 2 os tempos de fila não são mais arbitrados, ou predefinidos como parâmetros fixos do sistema; estes dependem da ocupação momentânea dos centros de trabalho da fábrica e da política de priorização de ordens de produção adotada para as ordens existentes naquele momento Impacto do Tempo de Reposição sobre os estoques Os tempos de reposição têm grande impacto sobre os estoques. Isto está relacionado ao fato de que quanto maior o TR maior será a probabilidade de erro nas previsões de demandas futuras. A figura a seguir mostra essa questão: Dp Dr Ep T0 Quanto maior o intervalo T 0... T n maior a diferença entre a demanda prevista Dp e a demanda realizada Dr Tn Onde: Figura 8: Erros de previsão em função do tempo de reposição 2 APS é a sigla correspondente a Advanced Production Schedule que são softwares baseados no conceito de capacidade finita que fazem programação da produção de bens e serviços, gerando planos de produção realistas e confiáveis possibilitando a tomada de decisões rápidas e seguras sobre seqüenciamento de operações e prazos de atendimentos

26 Ep = Erro de previsão Dp = Demanda prevista no momento T 0 para o momento Tn Dr = Demanda real no momento Tn Na seção sobre estoque de segurança os impactos do TR sobre o estoque de segurança foram abordados com mais detalhes Algumas formas de redução de Tempo de Reposição Nos últimos anos fornecedores e clientes buscam melhores formas de integração ao longo da cadeia de suprimentos, visando reduzir estoques e melhorar o serviço ao cliente. No âmbito fabricantevarejista surgiram: ECR, CRP, VMI, CPFR, QR etc. Já no fabricantefornecedor surgiu o JIT (just-in-time). Estes tipos de relacionamentos e processos possibilitam maior eficiência das empresas em seu planejamento e tomada de decisões referentes a gestão de estoques (Wanke, 2003). É importante ressaltar que a redução do TR não é o único objetivo deste programas que também buscam através de uma maior integração entre os parceiros de uma mesma cadeia reduzir estoques, custos, e garantir melhores níveis de serviço ao cliente Quick Response (QR): Neste programa os fornecedores usam dados do ponto de venda do cliente para melhorar suas previsões de demanda e programações de produção. Os clientes continuam colocando pedidos de ressuprimento. O QR surgiu no setor têxtil e de confecções dos EUA. Além de impactos na produção também gera impactos na distribuição,

27 reduzindo-se a armazenagem e passando a existir estações de crossdocking 3, para que os produtos ao chegarem nos centros de distribuição do varejo sejam encaminhados diretamente para as lojas. Esse programa reduz ciclos de pedido e consequentemente os níveis de estoque (Ver Figura 8). Figura 9 Representação do Fluxo de Produtos e de Informações no QR Fonte: Adaptado de Wanke (2003) Continuous Replenishment (CR) Este programa é muito parecido com o QR; o fornecedor também usa os dados do ponto de venda para manter os estoques em níveis estáveis no cliente, sem muita flutuação, sempre entre níveis 3 Segundo o CSCMP (Council of Supply Chain Management Professionals), a expressão cross-docking é utilizada quando um sistema de distribuição opera sem armazenagem. Os itens chegam ao centro de distribuição do varejista, são imediatamente separados e já são enviados para o cliente ou loja de destino. Esse modo de operação requer uma grande sincronização de todas as operações de distribuição. Como elimina a armazenagem este modo de operação reduz significativamente os custos de distribuição e aumenta a velocidade com que as mercadorias chegam às gôndolas dos pontos de venda.

28 pré-estabelecidos contratualmente, de máximos e mínimos. Apesar de ter surgido antes do ECR Efficient Consumer Response, alguns autores apontam o CR como uma das cinco ações do ECR. Ele surgiu nos EUA, e foi uma iniciativa da Pampers e do Wal-Mart para a reposição de fraldas nas lojas Efficient Consumer Response (ECR) A estratégia básica do ECR define que os fornecedores e clientes devem obter melhorias em cinco áreas: o compartilhamento de informações em tempo real, o gerenciamento de categorias em conjunto com fornecedores, a reposição contínua, o custeio baseado em atividades e a padronização (Ver figura 9). Segundo o próprio ECR Brasil, é uma estratégia na qual o varejista, o distribuidor e o fornecedor trabalham muito próximos para eliminar custos excedentes da cadeia de suprimentos e melhor servir ao consumidor. Figura 10 Representação da Reposição Contínua em um Programa ECR entre um varejista e um fabricante de cervejas Fonte: Adaptado de Wanke (2003)

29 Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR) O CPFR constitui uma extensão do CRP/ECR, e tem como objetivo principal determinar previsões de venda e reposição mais precisas para um determinado item, para um determina horizonte de planejamento e em uma determinada região. Este programa foi uma iniciativa da empresa de alimentos Nabisco, partindo do pressuposto que apenas coletar informações no ponto de venda não era o suficiente para obter uma boa utilização do CRP e todas as operações da empresa. O relacionamento colaborativo entre fabricantes e varejistas permite que sejam definidas táticas de estabelecimento de mix de produtos, de promoções de venda e de reposição, de maneira a conseguir estoques mais equilibrados, maior lucratividade e menor risco de rupturas nas categorias de produto objeto do CPFR Vendor Managed Inventory (VMI) O VMI ocorre quando o poder de barganha dos fornecedores é maior em relação aos clientes. Os fornecedores gerenciam seus estoques no cliente sendo assim capazes de gerenciar melhor suas operações. Eles são motivados por altos custos de oportunidade de manter estoques ou por altos custos fixos de distribuição. Caso o poder de barganha do cliente seja maior que o do fornecedor pode haver consignação dos produtos por parte dos fornecedores, que permite o pagamento pelo comprador somente no momento da reposição ou após o uso/venda (pay-on-demand).

30 Essa iniciativa não deixa de ser uma política de estoques empurrada porém, a negociação entre fornecedor e comprador deve ser feita com o estabelecimento de políticas de estoque médio que sejam satisfatórias para o comprador. Nesse programa as revisões de reposições são feitas periodicamente pelos fornecedores que fazem a reposição dos itens consumidos entre as reposições. No VMI o controle de estoques é feito pelo fornecedor, com base em informações do cliente ou através de informações por equipamentos de medição e comunicação eletrônica Just in Time (JIT) Na evolução da utilização dos conceitos JIT, o fornecedor disponibiliza um funcionário seu dentro da planta do cliente. Esse funcionário participa do planejamento da produção e aquisição de insumos, além de participar de projetos de engenharia simultânea. Esta função pode substituir as funções do comprador e planejador do cliente e o vendedor do fornecedor. Porém esta substituição tem de ser precedida por um estudo das funções dentro da empresa. Essa iniciativa foi primeiro utilizada pela Bose Corporation a fim de estreitar a relação entre comprador e vendedor, eliminar esforços redundantes e melhorar a resposta do fornecedor. 4) Como estabelecer as políticas de gestão de estoques Boa maneira de determinar uma política de gestão de estoques é utilizando a matriz de criticidade. Essa matriz servirá de regra para determinação dos parâmetros descritos anteriormente, como lotes de

31 encomenda, intervalo de ressuprimento e revisão dos itens, e estoque de segurança. A matriz de criticidade busca aglutinar a criticidade de suprimento de um item com sua criticidade de demanda, seja em termos de previsão de utilização (caso de MRO), seja em termos de previsão de venda, assim como levar em consideração a criticidade do item em relação ao andamento das operações da empresa ou a importância estratégica do item em relação ao mercado. Essa matriz pode contar com mais atributos distintos dependendo do ambiente onde é utilizada. Em uma empresa varejista, por exemplo, os atributos podem ser: margem de contribuição do item, tempo de reposição, incerteza da demanda, incerteza do fornecimento, influência do item no comportamento do consumidor, etc.. Já para itens de manutenção, os atributos podem ser: criticidade do item para a fábrica, parque instalado, incerteza do fornecimento, origem do item (nacional ou importado), possibilidade de recuperação, entre outros. Cada atributo deverá ter um grau de importância. E os itens serão classificados em função de cada atributo. A combinação dessas classificações determinará a criticidade de gestão do item. Quanto mais crítico for o item, maior será a necessidade de aumento no seu estoque de segurança e possivelmente, esse item terá que ser revisto em períodos menores de tempo. O exemplo a seguir ilustra esse assunto.

32 Exemplo: Imaginem a empresa de varejo ABC artigos esportivos. Ao elaborar a sua política de gestão de estoques, os gestores da empresa definiram os seguintes atributos e seus seguintes graus de importância respectivamente. Atributo Importância Dificuldade do suprimento 1 Incerteza da demanda 2 Influência no comportamento do 3 consumidor Tabela 4: Grau de importância de cada atributo Quanto maior o valor atribuído, maior será a importância do atributo. Sendo assim o atributo de maior importância será estabelecido pela influência do item no comportamento do consumidor isto é, a falta do item pode ocasionar que o cliente desista de fazer outras compras na loja. Cada atributo por sua vez terá suas classificações possíveis, em muitos casos consideradas em termos de alta, média e baixa. Ou seja, cada item a ser gerido será avaliado em função de sua criticidade para o atributo. Cada item poderá ser classificado de acordo com a tabela a seguir: Criticidade por Atributo ALTA MÉDIA BAIXA Dificuldade de suprimento (amplitude do tempo de reposição) Incerteza da Demanda* (desvio padrão da demanda/média) Influência no comportamento do consumidor (item carro-chefe ) Tabela 4: Classificações possíveis dos itens por atributo

33 A ABC artigos esportivos vende entre outras coisas um tênis Mike que foi classificado da seguinte forma em relação aos diferentes atributos. Dificuldade de Suprimento = 1 Incerteza da Demanda = 2 Influência no comportamento do consumidor = 3 Multiplicando-se o valor de cada atributo do item pelo grau de importância de cada atributo teremos a Criticidade de Gestão do Item para a área de Compras. Determinação da Criticidade: 1 x x x 3 = 14 Dificuldade de Suprimento Incerteza da Demanda Influência no comportamento do consumidor Criticidade de Gestão Após calcular a Criticidade de Gestão do item, definir o Estoque de Segurança levando em consideração a regra a seguir: Criticidade de Gestão Estoque de Segurança (dias) Tabela 5: Intervalos de Criticidade x Estoque de Segurança Portanto, para o exemplo citado anteriormente, o item Mike terá seu estoque de segurança para 30 (trinta) dias de demanda, e

34 multiplicando-se pela demanda média teremos o estoque de segurança em unidades. Esse estoque de segurança pode ser revisto periodicamente. Os valores determinados para o estoque de segurança de cada grau de criticidade de gestão são valores arbitrários e deverão ser otimizados a medida que são monitorados os índices de nível de serviço ao cliente e cobertura de estoques. Como exemplo, podemos citar que se este item Mike que tem o estoque de segurança de 30 dias de demanda média, tiver seu nível de serviço ao cliente de 100% durante três ou quatro meses, isto indica que deve ser tentada uma redução do estoque de segurança para menos dias do que os 30 dias de demanda média estabelecidos. A segunda parte do cálculo é estabelecer a periodicidade da colocação de pedidos no fornecedor do item Mike. Para tal, temos que ver com nosso fornecedor qual a quantidade que ele consegue nos entregar, a cada vez que fazemos uma encomenda. Tal resposta irá levar em consideração a quantidade média diária que vendemos daquele item. Para efeito de nosso exemplo, vamos imaginar que nosso fornecedor consegue nos fazer entregas econômicas no correspondente a nossa demanda de 10 dias. Então, o nosso Lote de Encomenda corresponde a 10 dias de demanda média. Com estas duas etapas de cálculo, estoque de segurança e lote de encomenda, podemos então dizer que a Política de Estoque do item Mike é de 35 dias de demanda. Isto se deve ao fato da fórmula do Estoque Médio (ver item 2.2) ser: EM = LE/2 + ES

35 Então, para o nosso exemplo, podemos substituir na fórmula as quantidades em dias de demanda do estoque de segurança e do lote de encomenda: 35 = 10/ Nosso item Mike, então teria um estoque médio de 35 dias de demanda média! 4) Conclusão No texto em questão fica clara a importância que o tema gestão de estoques tem para o bom funcionamento das empresas e sua competitividade. O objetivo de equilíbrio entre os níveis de estoque e o nível de serviço ao cliente é alcançado através da elaboração de políticas de gestão de estoques aderentes à empresa em questão e aos itens geridos. Estas políticas definirão as regras a serem seguidas para definição dos parâmetros utilizados no sistema de gestão como visto anteriormente. Além da importância de uma política de gestão de estoques e dos cálculos dos principais parâmetros envolvidos, é necessário que os gestores estejam com a preocupação constante de aumentar a confiabilidade de suas previsões de demanda, negociar com seus fornecedores para a redução dos tempos de entrega e investir nos programas de qualidade para assegurar uma gestão com menores estoques e maiores níveis de serviço ao cliente.

36 Também é importante que os gestores desenvolvam estratégias e métodos de fabricação que reduzam o tempo deste ciclo e aumentem a flexibilidade produtiva, no sentido de conseguir proporcionar melhor serviço ao cliente com menores estoques de matérias primas e componentes comprados, materiais em processo, semi-acabados e produtos acabados. Referências Bibliográficas AROZO, Rodrigo. Monitoramento de desempenho na gestão de estoques. Disponível em: < Rio de Janeiro, BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, BARROS, M. Probabilidade: Um curso Introdutório. Papel Virtual Editora. Rio de Janeiro, BORNIA, Antonio C. Análise gerencial de custos em empresas modernas. Porto Alegre: Bookman, BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J. Logistical Management: the integrated supply chain process. New York: McGraw Hill, CHING, Hong Y. Gestão de Estoque na Cadeia de Logística Integrada. 2. ed. São Paulo: Atlas, HUTCHINS, D. Just in Time. São Paulo: Ed. Atlas; LAMBERT, D.M.; STOCK, J. R. Strategic Logistics Management. Third Edition, Richard D. Irwin Inc., Boston, 1993.

37 PIMENTA, Mauricio. Estoque: Custo de Oportunidade e Impacto sobre os Indicadores Financeiros, disponível em: < Rio de Janeiro, SLACK N.; CHAMBERS S.; JOHNSTON R. Administração da Produção. 2. ed. São Paulo: Atlas, WANKE, P. Uma Revisão dos Programas de Resposta Rápida: ECR, CRP, VMI, CPFR, JIT II, Disponível em: < Rio de Janeiro, Metodologia para Gestão de estoques de peças de reposição: um estudo de caso em empresa brasileira. Disponível em: < Rio de Janeiro, 2005.