A FERRAMENTA KAIZEN RESUMO

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1 A FERRAMENTA KAIZEN Anderson Claudino 1 Caio Cesar Alvarenga Pinheiro 2 Juliana Pupulin 3 Rodrigo Calegari 4 Willian de Campos Vecchi 5 Rosanna Montargil Rocha SALDANHA² RESUMO Kaizen é uma palavra de origem japonesa, que surgiu após a segunda guerra mundial, pois o Japão se encontrava com sérios problemas econômicos. Devido à ocupação norte-americana foram introduzidas novas leis trabalhistas para reforçar a posição dos trabalhadores na negociação de condições mais favoráveis de emprego. A prática dessa ferramenta visa um bem não somente da empresa como do homem que trabalha nela. Kaizen em outras palavras significa mudar o processo, layout ou método de trabalho para uma condição melhor do que a existente. Palavra chave: Kaizen, a chave para o sucesso. ABSTRACT Kaizen is a word of Japanese origin, which emerged after World War II, as Japan met with serious economics problems. Because the U.S ocupacion labor laws were introduced to strengthen the position of worker in negotiating more favorable terms of employment. Praticing this tool aims not only a good business man who works as her. Kaizen in other words means changing the process, layout or working methods to a condition better than the existing one. Word - Key: Kaizen, the key to sucess. 1 Graduando CEUNSP, curso Gestão da Qualidade, Turma Professora CEUNSP, Itu/SP, Orientadora TCC.

2 2 INTRODUÇÃO O objetivo artigo está em apresentar os benefícios que a Ferramenta Kaizen traz para uma empresa, para um processo ou até mesmo para uma equipe de trabalho seja ela parte de um processo ou não. O Kaizen apresenta-se como a principal ferramenta da qualidade na busca de melhorias, englobando custos, tempo e recursos disponíveis para um melhor desempenho e produtividade, buscando sempre aperfeiçoar resultados nos processos. Será também apresentado em conjunto outras ferramentas como o PDCA, Lean Manufacture que auxiliam na aplicação do Kaizen e orientam como entender os problemas e atuar diretamente neles. 1 DESENVOLVIMENTO A qualidade possui vários conceitos apresentados pelo seus estudiosos, um deles seria que a mesma é definida por cinco abordagens principais: transcendental, qualidade baseada no produto, qualidade baseada no usuário, qualidade baseada na produção e qualidade baseada no valor, o qual também pode ser definido em conceitos básicos como desempenho, características, confiabilidade, conformidade, durabilidade, atendimento entre outras, segundo Garvin. Já de acordo com a filosofia de Deming a qualidade apresenta atributos como liderança, conhecimento, metodologias estatísticas, compreensão e utilização do ciclo de melhoria continua. Juran já define qualidade de outra maneira, o qual associa o conceito de qualidade à estratégia empresarial, a qual está divida em três pontos fundamentais que são o planejamento, controle e melhoria. Porém Ishikawa afirma ainda que todos em uma empresa devem estudar, praticar e participar do controle da qualidade. Falando um pouco mais afundo de uma das ferramentas da qualidade, o Kaizen é uma palavra de origem japonesa que significa melhoria continua, teve sua origem por volta dos anos 50, quando os japoneses retomaram as ideias administrativas de Taylor. Esta filosofia não precisa ser aplicada necessariamente na organização, pode também ser utilizada na vida pessoal, como profissional. Esta ferramenta busca reduzir os desperdícios, tornar o processo

3 3 mais produtivo, buscar novos produtos, e aplicando-a corretamente você atingira uma estabilidade financeira, emocional e um clima empresarial agradável. Visando analisar a sua aplicabilidade em um mercado competitivo onde os clientes são cada vez mais exigentes, buscando principalmente a qualidade assegurada dos produtos, é preciso buscar novos mecanismos e inovações para busca de melhores resultados com rapidez, visando a redução de prazos de entregas e desperdícios. A ferramenta também auxilia no método de gestão, onde, além de ser uma ferramenta simples é agregada a outras ferramentas como o ciclo PDCA ( planejar, fazer, checar, agir), onde é possível envolver todos os colaboradores desde a alta direção até o chão de fábrica. Antes de aplicar esta ferramenta em um estudo de caso, precisamos esclarecer o que é estoque. Principalmente para os administradores, estoque de trata de mercadorias ou produtos, seja ele acabado ou não, que ficam alocados em espaços dentro da organização, esperando o processo seguinte, o qual pode ser uma nova etapa de produção ou a entrega final para o cliente. Com essas informações foi realizado um estudo de caso na empresa Automotive Solucition Ltda. com o objetivo de fazer uma analise de gestão de estoques em uma indústria automobilística, tendo como intuito apontar as condições atuais do estoque de matéria prima, apontando seus pontos positivos e negativos, e posteriormente apresentando soluções para seu processo decisório. No atual cenário empresarial é notável a grande competitividade, dando-se pelo alto grau de instabilidade, isso se dando pela alta velocidade da globalização diante dessa realidade as empresas de acordo com as suas necessidades buscam ferramentas e técnicas que as auxiliem no processo gerencial. E umas das ferramentas mais precisas é o Planejamento e o monitoramento da produção auxiliando a gestão de estoques. A programação dos estoques é fator primordial tratando-se em termos financeiros é enfatizado que existe um custo de estoque que consideravelmente alavanca em aumento dos custos operacionais diminuindo os lucros, devido a uma boa administração dos mesmos, se tornando essencial. Nesse contexto pretende-se avaliar como a organização trabalha com questões quanto ao planejamento e gestão de estoques de matéria-prima, para verificar sua maior eficiência.

4 4 Já relacionado a gestão de estoque constitui um série de ações que permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados, isto de acordo com a teoria de Petrônio Garcia Martins e Paulo Renato Campos. O estoque deve ser controlado em seus níveis físicos, contábeis e financeiros de todos os materiais movimentados na empresa, abrangendo não só a matéria-prima, mas também os materiais auxiliares, produtos semiacabados, conjuntos ou subconjuntos até chegar ao produto acabado. É importante lembrar-se do controle de ferramentas e peças de reposição que são materiais de uso próprio. A Gestão de Estoques tem por objetivo controlar seus custos e aperfeiçoar a qualidade dos produtos armazenados e manufaturados. Uma das dúvidas mais frequentes está em definir uma quantidade de estoque que atenda as necessidades de produção com baixo custo sem ter problemas com paradas produtivas imprevistas. De acordo com Paulo Sérgio Gonçalves (2010), o objetivo da função de compras é dirigido a uma única finalidade: garantir que materiais e serviços exigidos sejam fornecidos nas quantidades corretas, com qualidade, no tempo desejado. Esse processo envolve objetivos como: comprar de forma eficiente, maximizando o ganho para a empresa, dentro dos padrões éticos, garantir o suprimento dos matérias, nas quantidades e nos prazos exigidos pelos usuários, criar e desenvolver de forma permanente e intensiva um cadastro de fonte de suprimentos de que dê garantia quanto ao fluxo de materiais a serem abastecidos na empresa, criar rotinas e procedimentos dentro dos processos de aquisição que sejam ágeis e que permitam um efetivo controle de todos os processos. Também pode ser viabilizada quando se há um planejamento da produção, uma vez que para se determinar os estoques de segurança é necessário saber qual é a programação prevista para o fornecimento dos produtos. Analisando o sistema produtivo, quando definidas as metas e as estratégias, é necessário definir planos para atingi-las, uma vez que os recursos humanos e físicos tem que ser administrados de acordo com esses planos, devido a isto a programação de matérias de ser vista de uma forma mais ampla, como o planejamento de suprimentos. Pois o planejamento das atividades que desenvolvido pelo subsistema deve estar em uma mesma sintonia com o planejamento estratégico da empresa.

5 5 Para que a organização possa ter um diferencial na gestão de negócios, a mesmo deve ter setor e PCP (planejamento e controle de produção), eficaz para que os resultados sejam capazes de um planejamento e manutenção do controle de recursos e desempenho do processo produtivo e com isso buscar a atender as expectativas interna e externas. Este deste setor a função de apoiar e coordenar as atividades pré-estabelecidas conforme planejamento. A gestão de estoque deve ser compreendida como planejamento, organização e controle de recursos materiais armazenados num sistema de transformação. O objetivo da organização dos estoques é não deixar faltar material sem imobilizar excessivamente os recursos financeiros. Um período importante na gestão de estoques de algum item é definir a recolocação do mesmo, para que seja suprida a demanda. Então, a importância do PCP, em executar a programação de compras, a emissão de ordem de compras. Devendo elaborar o planejamento de produção e também sua coordenação e controle. A programação de materiais tem origem da programação de produção, o PCP faz o planejamento da produção, consequentemente a programação de matéria-prima, emite ordens de compras e requisição de materiais junto ao almoxarifado, feito isso os materiais são direcionados para os setores produtivos. Entretanto, a de se tomar cuidados para que os estoques não sejam reduzidos a zero, sabendo que deve se ter apenas o necessário conforme planejado, e nem uma grama a mais do que foi traçado estrategicamente. Uma das mais importantes funções da programação da produção é definir qual nível de estoques o sistema devera operar. Uma vez que a existência do setor de programação gera custos para a empresa, e a ausência do mesmo pode acarretar sérios problemas para a organização como parada de produção, acarretando atraso e a não entrega de produto ao cliente. Muitas decisões tomadas no planejamento da produção são determinantes para ajustar os recursos de materiais da empresa para sustentar as variações da demanda em períodos maiores. É possível dizer que a intensão do planejamento é fixar taxas de produção para atingir metas gerenciais. Um aspecto deve ser ressaltado refere-se aos avanços tecnológicos, que produziu uma série de inovações no processo de controle de estoques e tomada de decisões. É possível enfatizar que maioria dos estoques que tem tamanho significativo possui gestão por sistemas

6 6 computadorizados, fazendo com que todas as informações sejam atualizadas, de acordo com cada movimentação executada nos estoques. Verificando vários aspectos que envolvem a gestão de estoques é possível dizer que é fundamental a busca da redução de custo total dos estoques. De acordo com empresa analisada, a mesma possui setor único para cada estoque, e é estruturado da seguinte forma, conta com almoxarifados de (matéria-prima, componentes, materiais secundários, produtos químicos e material de embalagem), cada um dos materiais é armazenado em lugares específicos. Contando ainda com um setor de expedição, onde são armazenados produtos acabados, executados no setor produtivo, aguardando o envio para o cliente. O controle de estoque é feito por um sistema chamado Protheus, que faz automaticamente a atualização de determinadas famílias de produtos. As informações são coletadas diariamente por coletores que fazem a leitura dos códigos de barra que agilizam a alimentação do sistema, que por sua vez facilita a visualização do PCP, informando como encontra-se o andamento dos estoques. Para realização do estudo em questão, foi realizado um levantamento dos pontos positivos e negativos referentes à gestão de estoques. A análise do processo de gestão e controle de estoques foi realizada observando e considerando os seguintes aspectos: cada item é armazenado em um local específico, porém não possuem um controle que propicie um levantamento rápido de seu status, o estoque de cada item depende da demanda de produção e o planejamento produtivo é baseado nos pedidos das montadoras, a quantidade produzida tem uma variação pequena, porém os pedidos não têm um período determinado, podendo ser semanal, quinzenal ou mensal, verificaram-se casos de parada de produção por falta de matéria-prima e isto se deve à falta de controle de estoques, a empresa possui um espaço amplo para armazenamento das matérias-primas, nem todas as matérias-primas estão localizadas adequadamente e de maneira estratégica que facilite o manuseio das mesmas, a movimentação dos materiais é comprometida devido às empilhadeiras muitas vezes estarem quebradas, os materiais consumidos nem sempre respeitam uma sequência de datas de validade apresentando dessa maneira problemas com vencimento de matéria-prima, a empresa conta com um sistema de estoque informatizado, porém os funcionários não recebem um treinamento adequado para operação desse sistema, o PCP utiliza-se do sistema informatizado para comunicar o almoxarifado sobre as matérias-primas necessárias para o processo produtivo com no mínimo um dia de antecedência.

7 7 De acordo com as informações levantadas podemos verificar sugestões positivas de melhoria para melhora e agilidade do sistema de gestão de estoques, armazenamento em local específico, com identificação tanto alfabética como numérica das prateleiras e corredores, para agilidade da busca pelo material, antecipar junto ao cliente a programação dos produtos em carteira, fazendo uma parceria de previsão de estoque, implantação de um sistema informatizado de gestão capaz de atualizar toda e qualquer movimentação de material do estoque, aperfeiçoar os espaços, para facilitação e agilidade da movimentação dos materiais, melhor armazenamento dos materiais de acordo com o volume, tamanho e peso possibilitando maior facilidade no manuseio, aquisição de paleteiras elétricas que facilitam a movimentação nos corredores dos estoques, e o aumento das manutenções preventivas das empilhadeiras, implantar o sistema de FIFO (first in, Firt out / primeiro que entra, primeiro que sai), para o controle efetivo de materiais, ministrar treinamentos aos colaboradores para o bom funcionamento do processo de controle de estoque, e reciclagem aos que já conhecem o sistema, implantação de um sistema de coleta de dados que propicie informações reais e atualizadas no momento da movimentação dos materiais. Este estudo procurou apontar os pontos falhos referentes à gestão de estoques em uma indústria do setor automotivo. Para isso foram levantados alguns aspectos positivos e negativos e em seguida apresentadas algumas sugestões alternativas. A empresa conta com um sistema informatizado eficiente, porém não possui um programa de treinamento que supra as necessidades de abastecimento para que esse sistema seja eficaz. Seu processo produtivo conta com profissionais competentes e a qualidade dos produtos e cumprimento dos prazos fica por conta da agilidade de seus administradores, muitas vezes tendo que tomar decisões para ações corretivas. Essa postura é de alto risco e pode ser determinante para a perda de clientes. É necessário ter um plano estratégico para casos extremos onde a entrega pode ficar comprometida. Uma gestão de estoques mais aprimorada é necessária para garantir que o processo produtivo possa operar sem interrupções que comprometem os prazos. Dessa maneira a empresa pode obter resultados interessantes no processo de controle de materiais de forma geral, envolvendo principalmente as áreas que se relacionam diretamente à gestão e controle de estoques. Diante das informações colhidas e das ações corretivas apresentadas, buscou-se durante todo o estudo de caso melhorar a gestão e controle de estoques, visando um melhor desempenho produtivo e comercial, uma melhor interação entre os setores envolvidos e

8 8 consequentemente um aumento nas vendas com o objetivo de promover o crescimento da empresa. CONCLUSÃO De acordo com os pontos levantados no estudo de caso a empresa apresentava um cenário de falta de planejamento, os quais podem citar para de produção devido a falta de matéria prima ou até mesmo, a falta de componentes para manutenção, uma vez que se não há peça para conserto, a máquina/ produção irá ficar para até que a mesma seja providenciada. Outro ponto falho seria a maneira de armazenamento dos materiais que estão distante, gerando os desperdícios. Visto todos os pontos, foram dadas algumas sugestões de melhorias, como por exemplo, realizar uma melhoria na forma de armazenagem, e para que não haja a tal falta de componente, foi realizado um planejamento anual de compra de materiais, visto que foi criada uma estrutura no sistema utilizado pela empresa, para controle de estoque. Com isso quando visto a necessidade de compra do mesmo o sistema dispara um e- mail para o responsável para este gerar um pedido de compra dos materiais / componentes. Realizando este planejamento vimos que a possibilidade de falta de peças/componentes ou matérias é reduzida, não dizemos que é praticamente zero, pois todos são passiveis de falhas. Em anexo segue o fluxograma de como ficou o processo, e após planejamento adequado. A busca constante por crescimento, organização e sucesso em uma empresa, remete cada vez mais a um modelo de administração enxuto. A flexibilidade e a dinâmica do mercado atual exige que as empresas estejam sempre buscando um diferencial dentro desse cenário. Baseado nessas tendências e em ferramentas e modelos de gestão e produção buscouse aqui mostrar alguns caminhos capazes de facilitar esse modelo de administração atual. Neste trabalho foram apresentados alguns benefícios que a Ferramenta Kaizen, o ciclo PDCA, a Lean Manufacture e a Gestão e Controle de Estoques podem trazer para uma empresa e seus funcionários. Mais do que nunca o tempo se tornou um dos recursos mais valiosos dentro de uma organização, e quando aliado com baixos custos de produção e uma manutenção de estoques adequada e eficiente, viabiliza um melhor desempenho da empresa em prol do seu crescimento.

9 9 Dessa maneira, é importante que toda a equipe envolvida nas mais diversas atividades esteja sempre empenhada e seus objetivos e metas sejam claros e bem definidos. Assim se pode determinar o melhor e mais eficiente caminho a ser percorrido para se alcançar esses objetivos. Lembramos também que, para o processo de melhoria ter sucesso na sua implantação e manutenção, é necessário o comprometimento de seus gestores. É por esse motivo que a tendência mundial norteia para uma administração aproximando cada vez mais os níveis estratégicos, táticos e operacionais. REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS JUNIOR, Isnard Marshal. CIERCO, Agliberto Alves. ROCHA, Alexandre Varanda. MOTA, Edmarson Bacelar. LEUSIN, Sérgio. Gestão da Qualidade - Rio de Janeiro: FGV Management ª edição IMAI, Masaaki. Gemba Kaizen Estratégia e Técnicas do Kaizen no Piso de Fábrica - São Paulo. Instituto IMAM ª edição. RODRIGUES, Gerson José Jorio. Redução de Estoque em Dimensões - São Paulo. Instituto IMAM ª edição. GONÇALVES, Paulo Sergio. Administração de Materiais Rio de Janeiro. Editora Elsevier ª edição. PALADINI, Edson Pacheco. BOUER, Gregório. FERREIRA, José Joaquim do Amaral. CARVALHO, Marly Monteiro de. MIGUEL, Paulo Augusto Cauchick. SAMOHLY, Robert Wayne. ROTONDARO, Roberto Gilioli Gestão da Qualidade Editora Elsevier. Rio de Janeiro ª edição. Disponível em - acessado em 03 de maio de 2013 Disponível em Intermedi%C3%A1rio/ html - acessado em 10 de abril de 2013 Disponível em - acessado em 24 de maio de 2013 Disponível em - acessado em 14 de março de 2013 Disponível em - acesado em 13 de abril de 2013 Disponível em - acesado em 01 de junho de 2013