Plano Nacional da Comissão de Direcção Nacional

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1 Plano Nacional da Comissão de Direcção Nacional Chairperson João Sousa Rego Date NOVEMBRO 2008 Membros da Comissão Membros Data de entrada na Comissão Telemóvel Data de Nascimento João Sousa Rego Dezembro Luísa Castro Caldas Dezembro Madalena Vidigal Dezembro Eugénio Castro Caldas Dezembro Mafalda Moz Teixeira Dezembro Ano de entrada no CISV Nota pessoal da Comissão: Sendo este o primeiro ano em que todas as comissões estão a preencher estes planos, queremos deixar expresso que o esforço desenvolvido para a implementação destes documentos propõe uma significativa melhoria da qualidade das comissões nacionais e a consequente autonomia das mesmas. Após um grande desenvolvimento do CISV Portugal considerámos fulcral desenvolver a estrutura da organização, e para nós, passa pelo desenvolvimento e fortalecimento das comissões, através de planos anuais fortes apresentados e aprovados em Assembleia-geral junto com o orçamento. Serão criadas reuniões com todos os chairs das comissões de forma a desenvolver o conteúdo das nossas actividades e permitir maior troca de experiencias entre actividades. A definição de dois grandes objectivos para o CISV Portugal propõe direccionar o mesmo numa única direcção e permitir às comissões definirem objectivos próprios inseridos nos gerais. Assim, todas as comissões caminharão no mesmo sentido, desenvolvendo projectos e actividades voltados para a mesma direcção. Gostaríamos ainda de referir o significativo esforço na organização nacional de actividades internacionais, este esforço impõe assim uma capacidade de renovação, treino de staffs e controlo financeiro. Este crescimento permite também uma forte melhoria da qualidade dos campos, torna-se assim possível criar um grupo mínimo anual de staffs que possa ser treinado nacional e internacionalmente. Promove-se assim o aumento do número de delegações a enviar, que tem sido uma constante necessidade dos sócios familiares devido ao número crescente de participantes. page 1 of 8

2 Tarefas da Comissão Membro da Comentário Comissão ADMINISTRATIVAS Task 1: Contacto com contabilista Madalena/ João Este tem sido um ano de mudanças relativas ao contabilista oficial do CISV Portugal devido à ampliação de exigências da nossa parte. A empresa que assume agora toda a responsabilidade da contabilidade é a 2HO e propõese a fechar a contabilidade mensalmente de forma a ser possível uma relação real e directa para nos ser útil nas decisões do dia a dia. Task 2: Contacto com Camp-sites Eugénio Estão a ser desenvolvidos esforços em conjunto com o grupo de staffs com o objectivo de realizar diferentes campos no Verão ao mesmo tempo e em diferentes espaços. Task 3: Contacto com a Secretaria Luísa/ João Promove-se um contacto directo e diário com a secretaria de forma a garantir o necessário apoio às diferentes necessidades. Conscientes que o trabalho e necessidades da secretaria está a aumentar fortemente estão em estudo diversas opções para o reforço da capacidade de resposta. Task 4: Contacto com o Banco Diana Foi negociado a alteração do gestor das contas do CISV devido a uma falta de acompanhamento consequente por nós exigida. Task 5: Comunicações da secretaria Luísa / João Estão a ser alterados os contratos das diversas comunicações existentes na secretaria de forma a economizar nos custos e permitir um único interlocutor nos diversos fornecedores de comunicação. Task 6: Partipicação ETG/AIM Trustee+1 Considerou-se relevante a participação de um membro da DN para além do trustee no ETG de modo a permitir que todos os membros estejam aptos a responder internacionalmente a todas as questões referentes às suas tarefas. Task 7: Sorteio + secretaria Com o crescente aumento do nº de participantes em cada programa vamos propor a divisão do sorteio por actividades. Task 8: Plano de actividades + comissões O plano anual de actividades tem de ser realizado até Dezembro do ano anterior e a partir deste ano será realizado em conjunto com todas as comissões através destas fichas. Assim todas as comissões dão o seu contributo para o plano. Task 9: Relatório anual O relatório anual é realizado e apresentado na Assembleia-geral aos sócios até 31 de Março em conjunto com o fecho das contas. Task 10: Realização de Orçamento Madalena / João É realizado até Dezembro deste ano e apresentado aos sócios em Assembleia geral. Data de finalização da tarefa Abril Março Dezembro de 2008 Fevereiro 2009 Dezembro 2008 page 2 of 8

3 Task 11: Definição de preços para as actividades nacionais e internacionais Definição os preços do CISV Portugal. É elaborado um estudo financeiro da organização e através da estratégia já definida são alterados, ou não os preços para o corrente ano. Task 12: Realização de reuniões de pais Será organizada uma reunião de pais por ano no princípio das actividades nacionais. O objectivo é a sua realização ser depois da 1º MA para os pais já estarem mais familiarizados com o CISV e terem mais questões. Task 13: Selecção do fornecedor para as viagens internacionais Pedido de orçamentos e selecção de fornecedor para a contratualização de todas as viagens internacionais do CISV. Temos estabilizado na empresa TAGUS devido aos preços praticados e ao contacto com apenas um comercial para toda a organização. Setembro 2008 Janeiro 2009 Fevereiro 2009 Task 14: Apoio aos aeroportos de delegações de partida Julho do 2009 Task 15: Welcome Organização do Welcome Setembro 2009 Task 15: Planning Organização do planning para o ano seguinte, ficando aqui definido as Outubro de 2009 comissões e estratégia do ano Task 16: Reuniões mensais de DN + secretaria Marcação e participação em reuniões mensais de direcção nacional para decisão dos diversos assuntos da associação. Estas reuniões são providas de acta e podem ser consultadas na secretaria. On going Task 17: Dia Mundial da Paz + JB Apoiar o Júnior Branch a organizar uma actividade para o Dia Mundial da Paz 21 Setembro 2009 COMUNICAÇÃO On going Task 1: Contacto com Comissão de Aldeias Madalena On going Task 2: Contacto com Comissão de Luísa On going Task 3: Contacto com Comissão de Summers Mafalda On going Task 4: Contacto com Comissão de Preparação João On going Task 5: Contacto com Junior Branch João On going Task 7: Contacto com Comissão de seminares Mafalda On going Task 8: Contacto com Comissão de Mosaic Eugénio On going Task 9 Contacto com Comissão de IPP Eugénio On going Task 10 merchandising Luísa O aumento da venda do merchandizing do CISV está todo direccionado On going financeiramente para o aumento da participação de workshops internacionais das comissões e staffs portugueses, permitindo uma melhoria da qualidade dos programas e renovação de conteúdos. Task 11 Site de CISV Portugal João Com o fortíssimo apoio do João Cabral. O site passa a ser um espaço onde os sócios podem obter toda a informação como inscrições, actividades nacionais, e os kits de apoio aos programas. Task 12 Contactos de emergência e contactos com leaders nos campos / secretaria O aumento dos contactos com os leaders nos diversos campos internacionais permitiu um maior apoio através da antecipação de questões Julho Agosto page 3 of 8

4 e problemas a existir. Acreditamos fortemente que o aumento da comunicação entre todos os actores traduz-se na melhoria da qualidade. 1. OBJECTIVO GERAL DO CISV: ENVIAR 200 PARTICIPANTES PORTUGUESES PARA AS ACTIVIDADES INTERNACIONAIS DO CISV COM A CORRECTA PREPARAÇÃO Membro da Comentário Comissão 1º. Objectivo : Preparação dos participantes Task 1: Certificar que se realizam actividades de Através do conhecimento e partilha de experiências inter-comissão preparação para todas as faixas etárias propõem-se conteúdos de preparação em todas as actividades Task 2: Adequar fins-de-semana a faixas etárias e É proposto a divisão formal das comissões e de forma a programas respectivos adequar os conteúdos às idades e programas indicados. Task 3: Envio de um membro de cada comissão a um Eugénio Está expresso em todo o nosso plano o apoio na participação das Work-shop Internacional comissões a workshops internacionais, de forma a garantir melhores conteúdos nas nossas actividades. Task 4: Kit Campos Secretaria / todos O desenvolvimento dos KIT campos tem permitido uma melhoria da qualidade das delegações a enviar. Assim, conseguimos que todas as delegações estejam preparadas e tenham uma noite nacional base standart. Consegue-se também responder às necessidades dos pais na compra antecipada dos fatos nacionais. Task 5: 1ª Reunião de pais da delegação Organização da 1ª reunião de delegação com os pais. Permitindo transmitir a filosofia do CISV e as regras da organização. Criando assim uma relação de maior proximidade com os pais. Data de finalização da tarefa Julho de 2009 Maio º.Objectivo: Divulgação Task 1: Apoio ao Grand Opening João Para tornar viável o aumento do número ode campos e delegações é necessário uma constante divulgação ao exterior para angariar novos leaders, e essa divulgação tem-se tornado mais eficaz com uma actividade de 1 dia na sede organizada pela comissão de preparação onde os sócios trazem amigos de amigos para conhecerem o CISV. Task 2: Redução do preço das mini-aldeias para os leaders Devido ao crescente custo das mini aldeias temos subido ao longo dos anos os fins-de-semana em todas as idades. Este ano, descemos o preço do custo dos fins-de-semana dos leaders pois são estes que se voluntariam e desenvolvem as actividades para as crianças e jovens. Dezembro 2008 page 4 of 8

5 Task 3: Angariar contactos para promoção local Mafalda Task 4: Enviar carta a todos os sócios com 21 anos em Secretaria É um meio simples e directo de divulgação aos próprios sócios das nossas Novembro 2009 actividades. Tem-se revelado eficaz! Task 5: Enviar carta a todos os sócios filhos de 11 anos em 2009 Secretaria É um meio simples e directo de divulgação aos próprios sócios das nossas actividades. Tem-se revelado eficaz! Novembro 3º.Objectivo:Actividades para todas as faixas etárias Task 1: Certificar que se conseguem convites para todos os programas Participantes no AIM Tem sido desde há alguns anos um objectivo relevante na associação. A garantia de actividades internacionais para todas as idades permite o regular funcionamento da associação como um todo. Participantes no AIM Reforçar convites para anos Task 2: Certificar que se conseguem convites para todas as idades Task 3: Dividir comissões por idades Promover actividades diferenciadas por idade, ajustando assim os conteúdos às actividades propostas. Task 4: Comissão de Seminars: Criação Mafalda O programa Seminar Camp é o programa com menor expansão nos últimos anos. Com a percepção desta limitação e das suas implicações nos programas das idades superiores este ano é criada a comissão de seminars com um projecto autónomo que desenvolva o programa e permita maior envio de participantes. Task 5: Interchanges para dois age- groups Luísa Com o objectivo de desenvolver o programa interchange de forma duradoura e consistente o seu desenvolvimento aposta em 2 age groups: os 12 e os 13 anos. Focando assim o programa para estas idades. Agosto de 2009 On going Novembro de 2008 Novembro de º.Objectivo: Avaliar os programas Task 1: Workshop de PDPEF Através do preenchimento dos PDPEF vamos ter um maior conhecimento dos conteúdos que estamos a atingir e poder melhorar nos anos seguintes. Assim e como estas avaliações são novas e complexas vamos promover a sua execução. Task 2: Avaliar as actividades nacionais em Expanded meeting Serão criadas reuniões regulares de expanded (com os chair das comissões) para avaliar as actividades nacionais e promover a partilha de conhecimentos. Task 3: Atribuição do cargo de Inclusion Facilitator João /Luísa Internacionalmente foi-nos solicitada a criação de este cargo a executar por um membro do CISV Portugal, que deverá acompanhar as comissões e os staffs de campo neste tema central que é Inclusion no CISV Internacional. Procurará trabalhar com outras associações tambem tendo um contacto directo com as comissões de Mosaic e IPP no futuro Task 4: Avaliação de pais João Realização de uma avaliação escrita a distribuir aos pais dos participantes enviados de forma a conhecer a visão e necessidades preenchidas, ou não Abril de 2009 Março 2009 Setembro 2009 page 5 of 8

6 das nossas actividades. Task 5: Avaliação dos participantes João Apoiar a comissão de preparação na distribuição das avaliações escritas e desenvolver em conjunto uma avaliação do ano para os sócios 16+. Esta avaliação é normalmente no Welcome 5º.Objectivo: Maior relação com os pais Task 1: Criação de uma comissão de pais João / Luísa Criação de uma comissão que permita o maior conhecimento das necessidades dos pais e possíveis actividades em conjunto. Task 2: Organização do Churrascão com os pais João / Luísa / pais Incentivar a organização do churrascão pelos pais e inserir nessa actividade a caça aos leaders. Task 3: Envio do calendário anual de actividades nacionais a alguns pais. Secretaria Propõe-se o envio do calendário das actividades anuais para receber o input dos pais antecipadamente, de forma a evitar que as actividades se localizem nas zonas de avaliação das crianças. Task 4: Kit pais Desenvolvimento do Kit pais de acordo com as necessidades apresentadas nas avaliações dos anos anteriores Task 5: Ida às camionetas Ida às camionetas nas mini aldeias para conhecer os pais dos participantes e transmitir a nossa filosofia a procedimentos, dando maior segurança aos pais em todo o processo. Outubro de 2009 Abril de 2009 Dezembro de 2008 Julho 2009 Junho º.Objectivo: Apoio às actividades nacionais Task 1: Divisão dos programas pelos membros da DN A divisão dos programas permite um maior acompanhamento e apoio On going Task 2: Ida às Mini aldeias Participar nas mini aldeias de forma a acompanhar e apoiar as comissões On going Task 3: Reuniões antes das mini aldeias Organização de reuniões antes da mini aldeia de forma a compatibilizar e On going conjugar os esforços realizados pelas comissões Task 4: Definição de regras claras A definição de regras claras permite um maior apoio às comissões para a On going toma de decisões. Task 5: Relação com pais Apoiar as comissões na relação com os pais indo às camionetas e quando necessário contactar directamente. On going page 6 of 8

7 2. OBJECTIVO GERAL DO CISV: ORGANIZAR 4 ACTIVIDADES INTERNACINOAIS TODOS OS ANOS Membro da Comentário Comissão 1º. Objectivo : Estabilidade de actividades Task 1: Host de aldeias num 5 year plan 1 Village por ano: fixo Task 2: Host de Summer num 5 year plan 1 Summer por ano: fixo Task 3: Host de Youth meeting num 5 year plan 1 IYM por ano: fixo (em datas diferentes do Verão) Task 4: Host de seminar num 3 year plan Task 5: Host de IPP num 3 year plan Task 6: Interchange estabilizado Propõe-se a estabilização do IC através do aumento das delegações a enviar e da criação de uma comissão específica para o programa, permitindo que as actividades nacionais também se direccionem para os conteúdos do programa. Data de finalização da tarefa 2º.Objectivo: Apoio aos staffs Task 1: Realização de reuniões com o grupo de staffs Esta reunião propõe a estabilização do grupo de staffs para os campos internacionais em Portugal, a definição das datas e camp sites. Task 2: Visita regular de membros da DN aos camp-sites A DN propõe assim, um regular acompanhamento dos campos de forma a Task 3: durante actividades internacionais Contacto com as famílias para campos para os fins-de-semana de família Julho de 2009 Julho Agosto ser possível todo o apoio necessário na gestão diária do programa Secretaria 3º.Objectivo: Estabilizar camp-sites Task 1: Contratos plurianuais com camp-sites Task 2: Início de projecto de Casa do CISV / Rita Muralha Têm sido criados contactos com diversas Câmaras Municipais no sentido criar um protocolo que permitisse a construção de um equipamento para a realização de campos internacionais. 4º.Objectivo: Formação de staffs Task 1: Envio de staffs a Workshops internacionais Conhecimento dos workshops que se vão realizar na Europa e através da experiencia dos staffs dos campos internacionais em Portugal selecção e definição dos apoios aos mesmos. Task 2: KIT Staff Mafalda / O kit staffs nasce com o aumento do número de campos realizados em Portugal. Propõe-se assim um documento que sirva de base ao Task 3: Organização regular dos campos internacionais em Portugal planeamento do campo internacional. Através da organização regular dos campos internacionais em Portugal permite a transição de conhecimentos plurianual e a garantia de maior Fevereiro de 2009 Janeiro de 2009 On going page 7 of 8

8 qualidade. 4º.Objectivo: Angariação de donativos Task 1: Envio das cartas de pedido de donativos Secretaria / Este ano, estamos a enviar as cartas de pedido de donativos bastante mais Dezembro 2008 cedo. Task 2: Doações através do IRS Secretaria / Apresentar a documentação necessária para aprovação por parte do Dezembro 2008 Ministério das Finanças das doações da parte do imposto do IRS à associação Task 3: Criação de uma associação JB Mafalda / A criação de uma associação de JB prende-se com a necessidade de ir captar fundos ao IPJ e União Europeia a associações Juvenis. O CISV Portugal não está inserido neste Âmbito porque os pais são também sócios. Junho 2009 page 8 of 8