MANUAL DE TRATAMENTO DE DADOS DO SISTEMA GERENCIADOR ESCRITÓRIOS VIRTUAIS IBICT PROSSIGA

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1 MANUAL DE TRATAMENTO DE DADOS DO SISTEMA GERENCIADOR DE ESCRITÓRIOS VIRTUAIS IBICT PROSSIGA Versão

2 1. INTRODUÇÃO O Escritório Virtual oferece uma metodologia para o gerenciamento eletrônico de documentos e automatização do fluxo de trabalho das organizações. É um amplo ambiente de trabalho que facilita a troca de informações entre membros de grupos de gestão compartilhada e seus parceiros, colocando à disposição de seus usuários todo o instrumental necessário, no que diz respeito à informação e documentação do seu programa. Além disso, facilita e estimula a colaboração e o trabalho cooperativo entre coordenadores e responsáveis por projetos, permitindo-lhes implementar, da melhor forma possível e com os melhores resultados, a organização, o planejamento e o controle de qualidade de seus empreendimentos. O presente manual visa orientar as agências parceiras quanto aos procedimentos que devem ser observados para a alimentação dos dados no Sistema, de forma a contribuir para a sua padronização e normalização, assegurando desta forma, a qualidade da informação divulgada. Os exemplos utilizados são fictícios e servem apenas como modelo para facilitar a compreensão e a descrição de cada campo. Bianca Amaro Melo Coordenadora do Prossiga Soluções Prossiga 2

3 2. CADASTRO DE MEMBROS/CONVIDADOS O cadastro dos Membros e Convidados do Escritório Virtual é o primeiro passo para a manutenção do sistema. A partir deste cadastro, as reuniões poderão ser agendadas e a as Atas, registradas e disponibilizadas. Para cadastrar os Membros/Convidados que fazem parte deste Escritório Virtual, siga as recomendações abaixo: No Menu, clique em Membros/Convidados; Clique no botão Incluir para cadastrar um novo membro; Digite o nome completo do Membro/Convidado que deseja cadastrar, e clique (O sistema fará uma busca entre todos os Membros e Convidados cadastrados nos Escritórios Virtuais.) Caso ele não encontre o nome no cadastro, aparecerá a seguinte tela para ser preenchida com os dados do novo membro/convidado: Preencha o formulário de acordo com as instruções para cada campo. (Todos os campos em vermelho são de preenchimento obrigatório) a. Nome: Preencha com o nome completo, por extenso, sem abreviações. Ex: Fulano de Sousa. b. Telefone: Preencha com o código da cidade, seguido do número do telefone, separado por hífen. Ex: xxxx c. Preencha com o . Ex: fulano@ig.com.br Soluções Prossiga 3

4 d. Login: Preencha com o login desejado que deve ter, no máximo, 10 caractereres. e. Órgão/Classe que representa: Este campo deve ser preenchido de acordo com a função que o usuário representa no Comitê: Membros indicar sua representação. Ex: Representante da FINEP No caso de representante de um grupo, incluir a seguir, entre parênteses, a instituição a qual o membro está vinculado. Ex: Representante da Comunidade Científica (UNICAMP) Substitutos indicar qual representação está substituindo. Ex: Substituto do Representante da FINEP Outras funções indicar o órgão ao qual está vinculado. Ex: MCT f. Função no Comitê: Selecione a função que este usuário tem neste Comitê. g. Permissões relacionadas: O cadastro de usuários de cada Escritório Virtual permite atribuir permissões de acesso diferenciadas para cada participante, de acordo com a estruturação interna de cada Comitê Gestor. Dê um clique duplo na permissão desejada ou ilumine a permissão que deseja atribuir no quadro a direita e clique na seta indicando o lado esquerdo, de forma a montar a lista de permissões selecionadas. Ao final, clique no botão Incluir Como situação padrão, são sugeridas as seguintes permissões: Função APT (todos) APT Docs. Usuários + Atas Public.. da Ata* Relat. Presidente Secretário Técnico Membro / Substituto Consultor Técnico Convidado Suporte Figura 1 * somente um usuário credenciado (consultor responsável pela ata ou suporte) poderá fazer a publicação da Ata Soluções Prossiga 4

5 3. CADASTRO DE REUNIÃO No Menu, clique em Reuniões; Clique no botão Incluir para cadastrar uma nova reunião; Figura 2 Preencha o formulário específico, de acordo com as instruções para cada campo. (Todos os campos em vermelho são de preenchimento obrigatório) a. Nº da Reunião Preencher este campo com o número de reunião, com dois dígitos. Ex: 01 b. Data A data deve ser preenchida no formato dd/mm/aaaa. Ex: 12/02/2002 c. Hora Preencher este campo com a hora inicial da reunião. d. Local O local da reunião deve ser preenchido de forma padronizada, iniciando-se com o nome da instituição onde se realizará, seguido de sua sigla, separada por hífen. A seguir, após um ponto, informe a sala onde se realizará. Em seguida, após um ponto, a cidade e o estado, separados por hífen. Ex: Ministério da Ciência e Tecnologia MCT. Sala da Assessoria de Regionalização. Brasília DF Soluções Prossiga 5

6 e. Membros e Convidados convocados para esta reunião No quadro à esquerda, encontram-se os nomes dos membros do Comitê do escritório, selecionados automaticamente. No quadro à direita, encontram-se os nomes dos demais participantes do Comitê (como convidados, substitutos, consultores técnicos, etc.). Dê um clique duplo no nome a ser convocado ou ilumine-o e clique na seta indicando o lado esquerdo, de forma a montar a lista de nomes convocados. A lista de participantes da reunião, a ser confirmada posteriormente, é montada a partir desta seleção. Ao final, clique no botão Incluir 3.1. Cadastro de item de agenda Selecione a reunião desejada e clique no botão Agenda Clique em NOVO e aparecerá o campo Descrição. a. Descrição Preencha este campo com cada item de agenda proposta. Inicie a frase com letra maiúscula e conclua com um ponto-e-vírgula. Somente o último item de agenda deve ser concluído com um ponto. Ex: Apresentação do relatório de prestação de contas; Ao final, clique no botão Incluir 3.2. Cadastro de item de ata Este campo só poderá ser preenchido após a realização da reunião. Para cadastrar a ata, é necessário antes confirmar os participantes da reunião. Clique no botão Participantes e marque a presença de todos que participaram da reunião. Clique no botão OK. Clique no botão Ata Clique em NOVO e aparecerão os campos Descrição e Termos Livres. a. Descrição Descreva o item discutido na reunião. Cada item de ata deve tratar de um assunto específico. Podem ser usados comandos de html para facilitar a visualização do texto. Use <br> para mudar de linha. Use <li> para incluir tópicos. Este campo é de preenchimento obrigatório. Soluções Prossiga 6

7 b. Termos Livres No campo Termos Livres, inclua as palavras-chaves significativas relativas ao item da ata. Cada termo deve ser separado por ponto-e-vírgula. Ao final, clique no botão Incluir 3.3. Cadastro de tarefas Quando o item da ata discutido gerar uma ação a ser executada por algum dos presentes, esta tarefa deve ser cadastrada neste formulário. Selecione a reunião. Clique no botão Ata. Escolha a tarefa e clique em NOVO. a. Descrição Descreva sucintamente qual a tarefa que deve ser executada, finalizando com um ponto. Ex: Enviar o Plano para todos os membros do Comitê. b. Responsável Selecione no menu dos participantes da reunião, aquele que for responsável por executar esta tarefa. c. Data Limite Preencha este campo, no formato dd/mm/aaaa, com a data-limite para a execução da tarefa. d. Data de conclusão Preencha este campo, no formato dd/mm/aaaa, com a data da execução da tarefa. Ou seja, este campo deve ser preenchido apenas após a ação ter sido executada. Ao final, clique no botão Incluir 3.4. Cadastro de resoluções - Selecione a reunião - Clique no botão Resoluções - Clique em NOVO. a. Descrição Descreva a resolução da reunião. Podem ser usados comandos de html para facilitar a visualização do texto. Use <br> para mudar de linha. Use <li> para incluir tópicos. Este campo é de preenchimento obrigatório. b. Termos Livres No campo Termos Livres, inclua as palavras-chaves significativas relativas ao item da ata. Cada termo deve ser separado por ponto-e-vírgula. Ao final, clique no botão Incluir Soluções Prossiga 7

8 Depois de cadastrar todas os itens da Ata, bem como as tarefas a serem executadas, clique em Ata em Processo de Aprovação Aparecerá a seguinte mensagem: Ao colocar a Ata em processo de aprovação, o sistema envia mensagens aos participantes, informando da disponibilidade desta Ata no ambiente personalizado de trabalho. Confirma a publicação restrita desta Ata? OK CANCELAR Após a análise da Ata por todos os seus membros no Ambiente Personalizado de Trabalho e a aprovação dos mesmos, clique no botão Ata e depois em Ata Aprovada Aparecerá a seguinte mensagem: Ao colocar a Ata com status de Aprovada, não é mais possível editar os textos dos itens de ata e das resoluções. O sistema envia mensagens aos participantes desta reunião, informando que esta ata está disponível publicamente. Confirma publicação desta Ata? OK CANCELAR Pronto. A Ata já está pronta para ser divulgada publicamente. Soluções Prossiga 8

9 4. CADASTRO DE DOCUMENTOS 4.1. NOVA CATEGORIA Para criar uma nova Categoria de documentos, clique em Documentos, no Menu à esquerda. Aparecerá a seguinte tela: Figura 3 Clique no botão Incluir a. Nome Selecione no menu o nome da categoria que deseja incluir. Caso não haja nenhuma categoria que contemple o escopo desejado, selecione no menu a opção - NOVO - a.1. Novo Nome de Categoria Preencha o campo com o nome da categoria desejada. As palavras principais devem iniciar com maiúsculas. Ex.: Projetos em Andamento Clique no botão Incluir b. Comentário Esta informação deve descrever claramente que tipos de documentos são encontrados, e como são organizados, quando for o caso. Ex: Encontram-se aqui os editais e cartas-convite publicados pelo Fundo Setorial. Organizam-se na página de acordo com o estágio em que se encontram: editais com submissão em aberto (disponibiliza acesso aos formulários e instruções para preenchimento); editais com submissão encerrada e editais com resultados divulgados (link para página que informa sobre os projetos aprovados). Soluções Prossiga 9

10 c. Escondido Marcar este campo quando desejar que a categoria não seja disponibilizada aos usuários. Somente quando esta opção estiver desmarcada, a categoria é disponibilizada no Escritório Virtual. Ao final, clique no botão Incluir 4.2. CAMPO EXTRA Cada campo extra criado gera um campo a ser preenchido no formulário de entrada de dados dos documentos. Para criar um Campo Extra, selecione a categoria desejada e clique no botão Campos Extras Clique no botão Incluir a. Nome Preencha com o nome do campo extra que deseja criar. O nome do campo deve se iniciar com letra maiúscula. Ex.: Formulário Ao final, clique no botão Incluir 4.3. SEPARADORES Os separadores têm como função a organização da informação em cada página. Para criar um novo Separador, selecione a categoria desejada e clique no botão Separadores Clique no botão Incluir a. Nome Preencha com o nome do separador que deseja criar. O nome do separador deve se iniciar com letra maiúscula. Ex.: Decretos 4.4. MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS Cada campo do formulário de cadastro de documentos deve ser preenchido de acordo com as instruções específicas de cada categoria, apresentadas a seguir Documentos De Base São documentos de planejamento que apresentam as diretrizes, objetivos, áreas prioritárias do Fundo Setorial a que se refere o Escritório Virtual. Encontram-se também planos de investimento, Soluções Prossiga 10

11 manuais operativos, notas técnicas etc. Para ter acesso ao texto completo de cada documento, clique sobre a referência desejada. Para cadastrar um novo documento, clique no link Documento de base e depois no botão Incluir Figura 4 Preencha todos os campos, seguindo a padronização descrita a seguir. Entrada Registre neste campo a referência bibliográfica, seguindo as normas da ABNT (NB-6023). Em se tratando de documento eletrônico criado a partir da rede, isto é, que não se origine do papel, pode haver omissão de dados. Alguns exemplos são relacionados abaixo, para os demais consultar a ABNT. BRASIL. Ministério da Ciência e Tecnologia. Centro de Estudos e Gestão Estratégica. Panorama dos recursos hídricos. Brasília : 2001 em caixa alta. I. Autor Entidade As obras de responsabilidade dos Fundos têm a entrada pelo seu próprio nome com a sigla CTPETRO. Plano Nacional de Ciência e Tecnologia do Setor Petróleo e Gás Natural. Plano plurianual de investimentos Brasília, MCT/FINEP/CNPq/ANP, f. Soluções Prossiga 11

12 URL Registrar neste campo a URL do recurso que está sendo cadastrado, tal como aparece na janela do browser (navegador). Para tanto, usar os comandos copiar" e "colar, de forma a evitar erro na reprodução da URL. Comentário O comentário deve incluir o objetivo do documento, o formato do arquivo caso esteja disponível e outras informações relevantes. Para comentar o tema, buscar informações no resumo do documento. Caso não haja resumo disponível, colher informações através dos títulos das partes do trabalho. Documento, elaborado pelo Centro de Gestão, do MCT, em sua terceira versão. Em formato PDF, é estruturado em seções, que tratam do histórico dos recursos hídricos, crise da água, síntese dos recursos hídricos no Brasil, desenvolvimento científico e tecnológico, desafios e um anexo com estatísticas sobre recursos hídricos. Termos Livres Registrar neste campo termos que representem os assuntos a que se refere ao documento separando-os por ponto e vírgula. Usar letras minúsculas, exceto nas iniciais de nomes próprios e nomes geográficos. Para se determinar uma palavra chave deve-se: ler e examinar o documento para identificação do seu conteúdo sempre pensando na perspectiva da clientela a quem se destina. As palavras chave podem ser identificadas no título, subtítulo (principalmente), resumo (se tiver), primeiras e últimas parte do texto. crise da água; desenvolvimento científico e tecnológico; estatísticas sobre recursos hídricos; gerenciamento dos impactos; gerenciamento urbano integrado; histórico dos recursos hídricos; regiões semi-áridas; síntese dos recursos hídricos; sistemas hídricos e sociedade; sustentabilidade hídrica; uso e conservação de sistemas hídricos; uso e conservação do solo; variabilidade climática Separador Soluções Prossiga 12

13 Escolher no menu a opção definida na ocasião da modelagem de dados. Para esta categoria, é sugerido que se utilize os seguintes separadores: Manual operativo, Diretrizes gerais, Plano plurianual de investimentos, Notas Técnicas. Separador Novo Preencher este campo quando for preciso criar um novo separador, isto é, um separador que não conste do menu criado na ocasião da modelagem dos dados. Observações Internas Preencher este campo quando julgar necessário acrescentar quaisquer observações. Escondido Desmarcar este campo quando a revisão tiver sido feita. Somente quando esta opção estiver desmarcada, o registro é disponibilizado no Escritório Virtual. Ao final, clique no botão Incluir Editais e Cartas-Convite Nesta área apresentam-se os editais e cartas-convite, produzidos pelo Fundo Setorial a que se refere o Escritório Virtual. Para ter acesso ao texto completo de cada documento, clique sobre a referência desejada. Para cadastrar um novo documento, clique no link: Editais e Cartas-Convite e depois em Preencha todos os campos, seguindo a padronização descrita a seguir. Incluir Entrada Registrar neste campo os editais e cartas convites referentes ao fundo. Em se tratando de documento eletrônico criado a partir da rede, isto é, que não se origine do papel, pode haver omissão de dados. Registrar pelas normas da ABNT EDITAL CT-HIDRO 03/2002 URL Soluções Prossiga 13

14 Registrar neste campo a URL do recurso que está sendo cadastrado, tal como aparece na janela do browser (navegador). Para tanto, usar os comandos copiar" e "colar, de forma a evitar erro na reprodução da URL. Comentário O comentário deve incluir o objetivo do edital ou carta-convite, link para as instruções de preenchimento do formulário e para o próprio formulário, quando disponível. Quando encerrado, deve oferecer informações sobre a fase em que se encontra, e link para o resultado, quando disponível. Deve incluir a aplicação dos recursos (se houver) e para que se destina, o formato do arquivo caso esteja disponível e outras informações relevantes. Para comentar o tema, buscar informações no resumo do documento. Caso não haja resumo disponível, colher informações através dos títulos das partes do trabalho. No caso de versão eletrônica formatada para download, fazer um link do arquivo e informar o software necessário. Edital para apresentação de propostas para a obtenção de financiamento para projetos de pesquisa no âmbito do Fundo Setorial, dentro da ação para 2002 de climatologia, meteorologia e hidrologia, código de ação nº 22 e 23, de acordo com o que estabelece o presente Edital. As propostas encaminhadas devem deverão atender a, pelo menos, uma das áreas prioritárias discriminadas a seguir:gerenciamento de Recursos Hídricos; Conservação da Água no Meio Urbano;Sustentabilidade nos Ambientes Brasileiros;Uso Integrado e Eficiente da Água Termos Livres Registrar neste campo termos que representem os assuntos a que se refere a carta convite ou editais, separando-os por ponto e vírgula. Usar letras minúsculas, exceto nas iniciais de nomes próprios e nomes geográficos. Para se determinar uma palavra chave deve-se: ler e examinar o documento para identificação do seu conteúdo sempre pensando na perspectiva da clientela a quem se destina. As palavras chave podem ser identificadas no título, subtítulo (principalmente), resumo (se tiver), primeiras e últimas parte do texto. Soluções Prossiga 14

15 climatologia; concessão de bolsas; conservação da água no meio hurbano; doutorado; gerenciamento de recursos hídricos; hidrologia; mestrado; meteorologia; programas de pós-graduação; sustentabilidade nos ambientes brasileiros; uso eficiente da água; uso integrado da água Separador Escolher no menu a opção definida na ocasião da modelagem de dados. Para esta categoria, é sugerido que se utilize os seguintes separadores: editais com submissão em aberto, editais com submissão encerrada e editais com resultados divulgados. Proponentes elegíveis (campo extra) Preencher este campo com os proponentes elegíveis do edital ou carta convite. pesquisadores de qualquer instituição de ensino superior ou de pesquisa Observações Internas Preencher este campo quando julgar necessário acrescentar quaisquer observações. Escondido Desmarcar este campo quando a revisão tiver sido feita. Somente quando esta opção estiver desmarcada, o registro é disponibilizado no Escritório Virtual. Ao final, clique no botão Incluir Eventos A categoria abrange eventos promovidos pelo Fundo a que se refere o Escritório Virtual, com objetivo de tratar de assuntos relacionados a sua gestão. Para ter acesso ao texto completo de cada documento, clique sobre a referência desejada. Para cadastrar um novo evento, clique no link Eventos e depois no botão Preencha todos os campos, seguindo a padronização descrita a seguir. Incluir Entrada Registrar neste campo a referência bibliográfica, seguindo as normas da ABNT (NB-6023). Em se tratando de evento eletrônico criado a partir da rede, isto é, que não se origine do papel, pode haver omissão de dados. Soluções Prossiga 15

16 I. Quando se tratar de um evento. Nome do evento em letra maiúscula separada por vírgula, seguido de sua numeração em arábico (se houver), seguido de ponto. Acrescentar depois do ponto uma vírgula, o ano de realização, vírgula e nome da cidade onde o evento foi realizado. WORKSHOP DE CONCEITOS E TÉCNICAS PARA PROSPECÇÃO CIENTÍFICA E TECNOLÓGICA, 1., 2001, Brasília II. Quando se tratar de mais de um evento com mesmo nome e número, mas com cidades diferentes. Nome do evento em letra maiúscula separada por vírgula, seguido de sua numeração em arábico (se houver), seguido de ponto. Acrescentar depois do ponto uma vírgula, o ano de realização, vírgula e nome da cidade onde o evento foi realizado, ponto e vírgula, cidade. III. Quando se tratar de mais de um evento com mesmo nome e cidade, mas com número diferente. Nome do evento em letra maiúscula separada por vírgula, seguido de sua numeração em arábico (se houver), seguido de ponto. Acrescentar depois do ponto uma vírgula, a segunda numeração em arábico (se houver), seguido de ponto. Acrescentar depois do ponto uma vírgula e nome da cidade onde o evento foi realizado. IV. Quando se tratar de mais de um evento com nome e número diferente, mas com a mesma cidade. Nome do evento em letra maiúscula separada por vírgula, seguido de sua numeração em arábico (se houver), seguido de ponto. Acrescentar depois do ponto uma vírgula, o ano de realização, vírgula e nome da cidade onde o evento foi realizado, ponto e vírgula, cidade, depois de ponto. Acrescentar o nome do segundo evento em letra maiúscula, separado por vírgula, seguido de sua numeração em arábico (se houver), seguido de ponto. Acrescentar depois do ponto uma vírgula, a ano de realização, vírgula e nome da cidade onde o evento foi realizado, ponto e vírgula, cidade. V. Quando o evento for conhecido pela sigla, nome ou acrônimo oficial. Nome do nome ou acrônimo, seguido de ponto. Nome do evento em letra maiúscula, separado por vírgula, seguido de sua numeração em arábico (se houver), seguido de ponto. Acrescentar depois do ponto uma vírgula, a Segunda numeração em arábico (se houver), seguido de Soluções Prossiga 16

17 ponto. Acrescentar depois do ponto uma vírgula, o ano de realização, vírgula e nome da cidade onde o evento foi realizado. URL Registrar neste campo a URL do recurso que está sendo cadastrado, tal como aparece na janela do browser (navegador). Para tanto, usar os comandos copiar" e "colar, de forma a evitar erro na reprodução da URL. Comentário O comentário deve incluir os promotores (instituições, empresas, etc.); organizadores e apoio (se significativo); data, local e periodicidade; tema; programação; condições de inscrição; normas de apresentação de trabalhos e outras informações que julgar relevantes. Informar se é possível submeter trabalhos pela Internet; se os anais do evento registrado ou de anos anteriores estão disponibilizados; mecanismo interno de busca e outras informações que julgar relevantes. Realizado em Brasilia, em agosto de 2001, teve por objetivo promover o nivelamento de conceitos e técnicas de prospecção científico-tecnológica, no âmbito da gestão compartilhada, para subsidiar o processo de tomada de decisão dos Fundos Setoriais. Termos Livres Registrar neste campo termos que representem os assuntos a que se refere o evento, separando-os por ponto e vírgula. Usar letras minúsculas, exceto nas iniciais de nomes próprios e nomes geográficos. Para se determinar um termo livre deve-se: ler e examinar o documento para identificação do seu conteúdo sempre pensando na perspectiva da clientela a quem se destina. As palavras chave podem ser identificadas no título, subtítulo (principalmente), resumo (se tiver), primeiras e últimas parte do texto fundos setoriais; gestão compartilhada; prospecção científica e tecnológica; tomada de decisão Separador Escolher no menu a opção definida na ocasião da modelagem de dados. Observações Internas Preencher este campo quando julgar necessário acrescentar quaisquer observações. Soluções Prossiga 17

18 Escondido Desmarcar este campo quando a revisão tiver sido feita. Somente quando esta opção estiver desmarcada, o registro é disponibilizado no Escritório Virtual. Ao final, clique no botão Incluir Legislação Nesta área apresentam-se os diversos tipos de legislação referentes ao Fundo Setorial a que se refere o Escritório Virtual, organizados pela sua tipologia. Para ter acesso ao texto completo de cada documento, clique sobre a referência desejada.. Para cadastrar um novo documento clique no link Legislação e depois no botão Preencha todos os campos, seguindo a padronização descrita a seguir. Incluir Entrada Registrar neste campo a referência bibliográfica, seguindo as normas da ABNT (NB-6023). I. Lei, Decreto, Medida Provisória, Instrução Normativa Nome da jurisdição (país, estado ou município) em letra maiúscula, seguido de ponto. A seguir informar se é lei, decreto, medida provisória ou instrução normativa. Acrescentar numeração e data, todos separados por vírgula. BRASIL. Decreto nº 3.874, de BRASIL. Lei nº 9.993, de BRASIL. Medida provisória nº , de 11 de dezembro de 1997 Obs: Se a Jurisdição for de um estado que tem uma cidade com o mesmo nome, colocar entre parênteses se cidade ou estado. Este é o caso de Rio de Janeiro e São Paulo. SÃO PAULO (Estado). Decreto nº , de 20 de janeiro de 1998 Soluções Prossiga 18

19 II. Emenda Constitucional Nome do país em letra maiúscula, seguido de ponto. Acrescentar a palavra Constituição e a data da promulgação entre parênteses, seguida de ponto. A seguir acrescentar a palavra Emenda constitucional, numeração e data, todos separados por vírgula. BRASIL. Constituição (1988). Emenda constitucional nº 9, de 9 de novembro de III. Portaria Nome da jurisdição (país, estado ou município) em letra maiúscula, seguido de ponto. O nome da instituição deve ser seguido de ponto. A seguir acrescentar a palavra Portaria, numeração e data, todos separados por vírgula. BRASIL. Ministério de Ciência e Tecnologia. Portaria MCT nº 870, de IV. Código Nome da jurisdição (país, estado ou município) em letra maiúscula, seguido de ponto. Acrescentar o tipo de código e a data da promulgação entre parênteses, seguida de ponto. A seguir, acrescentar a lei ou decreto, numeração e data, todos separados por vírgula. BRASIL. Código civil Obs: Se o código for comentado, a entrada será feita pelo nome do autor. URL Registrar neste campo a URL do recurso que está sendo cadastrado, tal como aparece na janela do browser (navegador). Para tanto, usar os comandos copiar" e "colar, de forma a evitar erro na reprodução da URL. Comentário O comentário deve incluir: descrição da legislação; órgão responsável; número do processo, regulamento; alterações e outras informações que julgar relevantes. Destina recursos da compensação financeira pela utilização de recursos hídricos para fins de geração de energia elétrica e pela exploração de recursos minerais para o setor de ciência e tecnologia. Soluções Prossiga 19

20 Termos Livres Registrar neste campo termos que representem os assuntos a que se refere a legislação, separando-os por ponto e vírgula. Usar letras minúsculas, exceto nas iniciais de nomes próprios e nomes geográficos. Para se determinar um termo livre deve-se: ler e examinar o documento para identificação do seu conteúdo sempre pensando na perspectiva da clientela a quem se destina. As palavras chave podem ser identificadas no título, subtítulo (principalmente), resumo (se tiver), primeiras e últimas parte do texto. alocação de recursos; ciência e tecnologia; energia elétrica; exploração de recursos minerais; geração de energia elétrica; recursos hídricos; recursos minerais Separador Escolher no menu a opção definida na ocasião da modelagem de dados. Para esta categoria, é sugerido que se utilize os seguintes separadores: Leis, Decretos, Portarias Observações Internas Preencher este campo quando julgar necessário acrescentar quaisquer observações. Escondido Desmarcar este campo quando a revisão tiver sido feita. Somente quando esta opção estiver desmarcada, o registro é disponibilizado no Escritório Virtual. Ao final, clique no botão Incluir Na Mídia Apresentam-se aqui as notícias de jornais e revistas especializadas sobre o Fundo Setorial a que se refere o Escritório Virtual. Para ter acesso ao texto completo de cada documento, clique sobre a referência desejada. Para cadastrar uma nova notícia, clique no link Na mídia e depois no botão Preencha todos os campos, seguindo a padronização descrita a seguir. Incluir Soluções Prossiga 20

21 Entrada Registrar neste campo a referência bibliográfica, seguindo as normas da ABNT (NB-6023). Em se tratando de documento eletrônico criado a partir da rede, isto é, que não se origine do papel, pode haver omissão de dados. Alguns exemplos são relacionados abaixo, para os demais consultar a ABNT. I. Autor Pessoal Os autores são indicados pelo último sobrenome em maiúscula, seguido dos prenomes e outros sobrenomes abreviados ou não. Os nomes devem ser separados por ponto e vírgula, seguido de espaço. * Sobrenomes que indicam parentesco são considerados compostos. Ex: COSTA NETO, Antônio FERREIRA FILHO, José CARDOSO SOBRINHO, Geraldo CARVALHO JUNIOR, Pedro * Sobrenomes constituídos de substantivo + adjetivo são considerados compostos. Ex: SANTA ROSA, Joaquim CASTELO BRANCO, José SANTA FÉ, João * Sobrenomes em espanhol são considerados compostos. Ex: BLANCO COSSIO, Fernando Andrés MENÉNDEZ CASTILLERO, Moacyr Ely * Sobrenomes ligados por hífen são considerados compostos. Ex: SCHIMIDT-NIELSEN, Knut * Sobrenomes com prefixos são considerados compostos. Ex: DE LUCA, Rosali Regina DI FIORE, Mariano S. H. Artigo Escrito Por 1 Autor PACHECO, Carlos Américo. Tecnologia, competição e petróleo. O Globo, Rio de Janeiro, 10 dez Seção Opinião. Acesso em: 13 de set Artigo Escrito Por 2 Ou 3 Autores Soluções Prossiga 21

22 PACHECO, Carlos Américo, FERNÁNDEZ E FERNÁNDEZ, Eloi. Tecnologia Competição e petróleo. O Globo, Rio de Janeiro, 10 dez Seção Opinião. Acesso em: 13 de set Obs: Quando existirem mais de três autores, indica-se apenas o primeiro, acrescentando-se a expressão et al. Em caso de autoria desconhecida a entrada é feita pelo título. Nunca usar o termo anônimo em substituição ao nome do autor desconhecido, colocando a primeira palavra em caixa alta. CTPETRO dá novo gás ao setor de petróleo no Brasil. Folha Inovação. Informativo FINEP, Rio de Janeiro, n.9, jul/set., 2001.p 3-5. Acesso em 17 de set II. Tipo De Documento Artigos De Jornal Com Indicação De Autoria PACHECO, Carlos Américo. Tecnologia, competição e petróleo. O Globo, Rio de Janeiro, 10 dez Seção Opinião. Acesso em: 13 de set Sem Indicação De Autoria CTPETRO dá novo gás ao setor de petróleo no Brasil. Filha Inovação. Informativo FINEP, Rio de Janeiro, n.9, jul/set., 2001.p 3-5. Acesso em 17 de set Entrevistas CARDOSO, Maurício. CTHidro investe R$ 28 milhões em pesquisa. Notícias do MCT, Brasília, 18 jan Acesso em: 25 mar III. Títulos E Subtítulos: O título deve ser registrado tal como figura no documento, sendo apenas a primeira letra em letra maiúscula, a não ser nos casos geográficos e nomes próprios. Soluções Prossiga 22

23 COTTA, Paulo. CTHidro financia 147 projetos para aumentar oferta e qualidade de água: subtítulo. Notícias do MCT, Brasília, 21 mar Acesso em: 25 mar O título e o subtítulo devem ser separados por dois pontos. Em títulos e subtítulos demasiadamente longos, podem-se suprimir as últimas palavras, desde que não seja alterado o sentido. A supressão deve ser indicada por reticências. URL Registrar neste campo a URL do recurso que está sendo cadastrado, tal como aparece na janela do browser (navegador). Para tanto, usar os comandos copiar" e "colar, de forma a evitar erro na reprodução da URL. Comentário Nesta categoria, este campo não deve ser preenchido. Termos Livres Registrar neste campo termos que representem os assuntos a que se refere ao documento, separando-os por ponto e vírgula. Usar letras minúsculas, exceto nas iniciais de nomes próprios e nomes geográficos. Para se determinar um termo livre deve-se: ler e examinar o documento para identificação do seu conteúdo sempre pensando na perspectiva da clientela a quem se destina. As palavras chave podem ser identificadas no título, subtítulo (principalmente), resumo (se tiver), primeiras e últimas parte do texto. capacitação profissional; contaminação de águas subterrâneas; drenagem urbana; esgotamento sanitário; gerenciamento de recursos; irrigação; uso racional da água; Separador Escolher no menu a opção definida na ocasião da modelagem de dados. Soluções Prossiga 23

24 4Observações Internas Preencher este campo quando julgar necessário acrescentar quaisquer observações. Escondido Desmarcar este campo quando a revisão tiver sido feita. Somente quando esta opção estiver desmarcada, o registro é disponibilizado no Escritório Virtual. Ao final, clique no botão Incluir Soluções Prossiga 24

25 5. RELATÓRIOS A área de relatórios tem como objetivo facilitar o gerenciamento das informações contidas no sistema. Permite a revisão de todas as atas e os documentos, além da indexação, através dos índices de termos livres. O Quadro Totalizador fornece uma visão global do volume de informação contida no Escritórios Virtuais. Os tipos de relatórios existentes são: Relatório de Membros e Convidados Relatório de Atas Relatório de Documentos por número de registro do documento por categoria Relatório de Termos Livres Índice de Termos Documentos Índice de Termos Atas Índice de Termos Global Quadro totalizador 5.1 Membros e Convidados Apresenta o nome, função e dos membros participantes do Comitê Gestor do Fundo Setorial a que se refere o Escritório Virtual. Ex: :: Membros :: Fulano da Silva Presidente fulano@hotmail.com :: Convidados :: Mané da Silva Representante da comunidade (Brasil) mané@hotmail.com :: Suporte :: Fulana de Fátima Analista de sistemas fulana@hotmail.com Soluções Prossiga 25

26 5.2 Atas Este relatório mostra todas as atas cadastradas. Para visualizar a ata de reunião, clique sobre a reunião desejada. Observe que existem atas aprovadas (de acesso público), em processo de aprovação (de acesso apenas através do Ambiente Personalizado de Trabalho) e em edição (ainda sendo incluídas no sistema). Figura 5 Para a sua exibição, em formato de revisão, clique sobre o link da reunião desejada. 5.3 Documentos Por número de registro A primeira opção de relatório de documento é "por nº de Registro" e tem como objetivo facilitar a revisão dos registros através de seu número. Digite o número de registro do documento desejado e clique no botão Localizar * Essa função permite a alteração de qualquer informação constante no documento. Ao final, clique novamente no botão Alterar Por Categoria Os demais relatórios são específicos para cada categoria de informação disponível no Escritório Virtual. Clique sobre o nome da categoria desejada para selecioná-la. Ex: Documento de base; Eventos; etc. Soluções Prossiga 26

27 Ao clicar sobre o nome da categoria, é exibido um formulário com todos os campos disponíveis para esta categoria. Preencha as datas inicial e final (período) de entrada dos registros que deseja visualizar e, em seguida, quais campos deseja que sejam exibidos no relatório. Desmarcando a opção "TODOS", pode-se escolher apenas alguns campos. Para continuar, clique no botão Avançar Figura 5 O relatório exibe todos os campos selecionados. Caso seja necessário incluir ou modificar qualquer informação, clique no botão Alterar 5.4 Termos Livres Índice de Termos - Documentos Os relatórios de termos livres permitem visualizar todos os registros cadastrados sob cada termo livre. Estão organizados em "Documentos", "Atas" e "Global". Estes relatórios contém todos os termos utilizados na indexação, incluindo aqueles utilizados nas atas em edição, em processo de aprovação e nos documentos escondidos. Soluções Prossiga 27

28 Para consultar, clique na letra inicial do termo correspondente ao assunto que deseja pesquisar. Ou digite as primeiras letras do termo que procura na caixa de texto. Clique em OK Aparecerá uma Lista de termos cadastrados em Documentos por ordem alfabética. Para consultar o documento, clique no termo desejado. * Esta função permite consultar e alterar qualquer informação do documento. Índice de Termos - Atas Termos que representam os assuntos contidos em todas as atas cadastradas neste Escritório Virtual, inclusive aquelas ainda não aprovadas (não concluídas). Os termos são provenientes do campo "termos livres" dos itens de atas e das resoluções. Para consultar, clique na letra inicial do termo correspondente ao assunto que deseja pesquisar. Ou digite as primeiras letras do termo que procura na caixa de texto Clique em OK Aparecerá uma Lista de termos cadastrados em Atas por ordem alfabética. Para consultar o documento, clique no termo desejado. * Esta função permite consultar e alterar qualquer informação do documento. Soluções Prossiga 28

29 Índice de Termos - Global Todos os termos que representam os assuntos contidos nos documentos e atas cadastradas neste Escritório Virtual, inclusive aquelas ainda não aprovadas (documentos escondidos ou atas não concluídas). Os termos são provenientes dos campos "termos livres" e "campos extras" (quando utilizados) dos documentos e do campo "termos livres" dos itens de atas e das resoluções das atas. Para consultar, clique na letra inicial do termo correspondente ao assunto que deseja pesquisar. Ou digite as primeiras letras do termo que procura na caixa de texto Clique em OK Aparecerá uma Lista de termos cadastrados no Escritório Virtual tanto em Atas, quanto em Documentos, por ordem alfabética. Para consultar o documento, clique no termo desejado. * Esta função permite consultar e alterar qualquer informação do documento. Soluções Prossiga 29

30 5.5 Quadro Totalizador Este Quadro mostra o total de registros cadastrados em determinado período. Para consultar, digite as datas limite (início e fim) e clique em Listar Figura 6 Soluções Prossiga 30

31 6. SAÍDA 6.1. BUSCA TRANSVERSAL O sistema permite realizar a pesquisa por assunto em todos os Escritórios Virtuais, ou em quantos forem necessários. Além disso dá a opção de uma busca por tipo de documento ou Global, ou seja, em todos os documentos cadastrados no Escritório Virtual. Para fazer uma pesquisa por meio de palavras-chave, utilize a caixa que se encontra na parte inferior da tela, selecionando no menu o tipo de documento desejado, o Escritório Virtual que deseja pesquisar ou a opção "TODOS". Para ter acesso a lista de termos utilizados para indexação dos documentos do Escritório Virtual, clique sobre o ícone "Índice de Termos". Figura COMITÊ GESTOR Apresenta o nome, órgão ou classe que representa e de todas pessoas cadastradas com a função de MEMBRO do Comitê Gestor do Fundo Setorial a que se refere o Escritório Virtual. Soluções Prossiga 31

32 6.3. AMBIENTE Ambiente Personalizado de Trabalho Este ambiente é reservado para os membros do Escritório Virtual. Para ter acesso ao ambiente é preciso digitar o login e senha. Caso os tenha esquecido, clique na opção Esqueci meu login e/ou senha. Será solicitado seu e os dados de login e senha serão enviados a esse . Para trocar a senha de acesso, clique na opção Troca de senha e preencha os campos solicitados. Figura 7 Na primeira tela são mostradas as tarefas atribuídas na última reunião, caso existam. As tarefas das atas de reunião que estão em processo de aprovação são exibidas nesta tela para os todos os membros do comitê gestor e para os convidados que tenham participado desta reunião específica. As tarefas das atas de reunião aprovadas são exibidas para os todos os membros e convidados das reuniões.o acesso ao texto completo da ata pode ser feito através do link "Ata de Reunião". Na parte inferior da tela, há um link para "Tarefas da Reunião Anterior". Através desse menu pode-se navegar pelas tarefas atribuídas (caso existam) em cada reunião do Comitê Gestor: reuniões anteriores e posteriores. O presidente do Comitê Gestor, secretário técnico e assessores técnicos têm acesso, através desta tela, aos Relatórios do Escritório Virtual. Esses relatórios têm por objetivo revisar os documentos incluídos no Escritório Virtual. Para esses participantes, abaixo do menu de navegação pelas tarefas, há um botão para acesso aos Relatórios. Soluções Prossiga 32

33 6.4. ATAS O resultado da busca em Atas oferece uma lista com o texto inicial dos itens de Ata e das Resoluções que tratam do assunto selecionado. Para ter acesso ao texto completo do item de Ata ou da Resolução, clique sobre o ícone que se encontra ao lado do texto. Ao realizar a pesquisa por palavra-chave, o sistema traz a(s) ata(s) que trata(m) do assunto desejado. Figura PROPOSTA DE AGENDA Neste item aparecerão todas as Propostas de Agenda para as reuniões que ainda não tenham sido realizadas, programadas para o Comitê Gestor DOCUMENTOS O resultado desta busca oferece uma lista com os documentos de cada categoria, que foram cadastrados no Escritório Virtual. Pode-se também fazer uma pesquisa por palavra-chave. Basta escolher a categoria desejada (tipo de documento), digitar na caixa de texto o termo desejado e clicar no botão BUSCAR. Para se ter acesso ao texto completo de cada documento, clique sobre a referência desejada. Soluções Prossiga 33

34 Figura 9 Soluções Prossiga 34

35 7. EQUIPE Equipe Escritórios Virtuais Coordenadora do Prossiga Bianca Amaro Melo Analistas de Informação Janaína Oliveira de Sousa Maíra Murrieta Costa Analistas de Sistemas Carlos Duarte de Oliveira Júnior Francisca Bezerra Vale Bentes Sara Mamani Gutiérrez Webdesigners Flávia Rubenia Barros Rhonise Pereira Martins Técnicos da Secretaria dos Fundos Setoriais - MCT Antônio de Pádua Oliveira (área informática) padua@mct.gov.br Elianne Prescott prescott@mct.gov.br Maria de Lourdes Cardoso dos Santos mlourdes@mct.gov.br Soluções Prossiga 35