Administração Do Escritório Virtual Utilizando O Sistema Web Contábil IDEAL. Última Atualização: 17/11/2009

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1 Administração Do Escritório Virtual Utilizando O Sistema Web Contábil IDEAL Última Atualização: 17/11/2009 Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com

2 Índice 1. INTRODUÇÃO 1.1- A Web Contábil Proposta de Trabalho Vantagens aos Contabilistas e aos Clientes Importância do Atendimento Virtual ( via internet ) APRESENTAÇÃO FUNCIONAL 2.1- O que é um site Web Contábil Principais Objetivos Ambientes Disponibilizados ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO 3.1 Acesso Estrutura e Navegação Níveis de Operação (Permissões) Módulo Escritório Módulo Documentos Módulo Atendimento Módulo Calendário Módulo Orientações Módulo Links Módulo Ferramentas Módulos Agenda Módulo Suporte 56 Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 2

3 A WEB CONTÁBIL Nossa empresa, no mercado desde 2001, está sediada em São Paulo (SP), mas mantém atualmente relação com diversas outras empresas parceiras pelo País, que nos representam nos assuntos comerciais e/ou de suporte operacional. Podemos definir nossa empresa como um grupo que se mantém ligado às necessidades operacionais e de relacionamento dos profissionais contábeis para com seus clientes, buscando desenvolver e apresentar soluções simples e com custo acessível a todos. Sendo assim, trabalhamos cada vez mais no aperfeiçoamento e desenvolvimento de soluções que possam valorizar nosso trabalho. Somos especializados em sites para o ramo contábil PROPOSTA DE TRABALHO Nosso objetivo é de que os escritórios e/ou profissionais contábeis não tenham apenas um site estático (cartão de visitas), simplesmente com as opções padrões Quem Somos, Onde Estamos, O que fazemos, Etc.). Entendemos que este tipo de site, além de trazer um índice muito baixo de retorno, despresa o principal público do escritório: Seus Clientes. Estes já conhecem as informações que constam no site, e por esta razão, não o visitam. Assim, propomos aos contabilistas, apresentar em seu domínio (site), além da parte institucional (empresa), uma série de funcionalidades, valorizando o site, e possibilitando aos clientes acessar informações diversas, solicitar serviços, ou até mesmo acessar documentos contábeis em arquivos. Este site pode se tornar um escritório virtual, facilitando e muito a relação Contabilista X Clientes. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 3

4 VANTAGENS São inumeras as vantagens que o sistema oferece, tanto para os profissionais prestadores dos serviços contábeis como para seus clientes. Dentre elas podemos citar como principais as seguintes: Vantagens aos Clientes : Acesso prático e rápido a uma grande quantidade de orientações; Calendário de eventos e obrigações; Relação links diversos; Solicitaçãode serviços de uma forma prática e objetiva; Possibilidade de acesso instantâneo a documentos; Obtenção de respostas e relatórios em tempo real; Tudo isto, em qualquer computador conectado à Internet. Vantagens aos Profissionais : Disponibilização de um escritório virtual personalizado; Maior agilidade na prestação dos serviços; Redução nos custos de operação; Ampliação da disponibilidade dos serviços (24 horas); Acompanhamento e controle das solicitações realizadas; Aplicativos que possibilitam o auto-atendimento on-line; Apresentação de um conteúdo interessante, inclusive personalizado; Sugestão de conteúdo por nossa equipe; Possibilidade de apresentação de conteúdo próprio; Personalização do sistema, conforme sua estrutura real; Integração periódicas de implementações no sistema. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 4

5 IMPORTÂNCIA DO ATENDIMENTO VIRTUAL Seu site como um diferencial de atendimento O crescimento da informatização no ambiente empresarial é evidente, e a internet, com certeza, se mostra como o maior referencial deste processo. Cada vez mais, os profissionais têm aproveitado as facilidades de divulgação, pesquisa e principalmente de comunicação que este universo virtual possibilita. Exemplos disso são o uso de s, transferência de arquivos, entre outros. Assim, é importante que as empresas disponibilizem aos seus clientes opções de atendimento na internet, o que se mostra interessante às duas partes, se avaliarmos os seguintes fatores: Disponibilidade de informações, nos mais diversos padrões; Facilidade na atualização destas informações, sempre que necessário; Possibilidade de prestação de serviços, sem a necessidade de interferência humana; Possibilidade de comunicação, com informações objetivas, filtradas através de formulários; E o mais importante, tudo a disposição 24 horas por dia. Considerando o valor que a internet representa na sociedade atual e principalmente futura, a opção que ora apresentamos é uma solução necessária para os que pretendem se manter atuantes no mercado. No entanto devemos chamar sua atenção de que no mercado eletrônico, assim como no mercado real, não é suficiente ESTAR, é necessário AGIR. Gostaríamos então de lhe pedir um momento de atenção para que possamos apresentar uma opção para a AÇÃO de sua empresa no mercado virtual: Web Contábil O QUE É UM SITE WEB CONTÁBIL O modelo que propomos é um site desenvolvido para ser mais do que uma apresentação institucional, reunindo múltiplas funcionalidades objetivando a interação entre os profissionais do ramos contábil e seus clientes, trazendo vantagens em termos de interatividade, agilidade no atendimento e custos operacionais. A qualquer hora do dia ou da noite, seus clientes poderão acessar guias e/ou relatórios contábeis, declarações de imposto de renda, etc. Estes documentos que em geral são impressos e enviados aos clientes, passarão a ficar disponíveis para eles, no site do contador. Sempre que queiram, os clientes também poderão pesquisas informações atualizadas da área contábil, além de orientações sobre procedimentos contábeis. O site servirá ainda, como um canal de comunicação, pois o cliente poderá solicitar serviços através dele, de forma objetiva, e o escritório poderá disponibilizar o resultado da solicitação ao cliente. Analisando nosso trabalho, o contador perceberá que: Não basta estar na internet, é preciso interagir com seu cliente. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 5

6 PRINCIPAIS OBJETIVOS São muitos os objetivos buscados através da utilização do sistema, tanto para os profissionais prestadores dos serviços contábeis como para seus clientes. Dentre eles podemos citar como principais os seguintes: Acesso prático e rápido a uma grande quantidade de orientações; Solicitação de serviços de uma forma prática e objetiva Possibilidade de acesso instantâneo a documentos; Disponibilização de um escritório virtual personalizado; Maior agilidade na prestação dos serviços; Redução nos custos de operação; Ampliação da disponibilidade dos serviços (24 horas); Possibilidade de apresentação de conteúdo próprio; Personalização do sistema, conforme sua estrutura real; Utilização de futuras implementações sem custo adicional; Tudo isto, em qualquer computador conectado à Internet. Logicamente, para chegar a estes objetivos é necessário um empenho de ambas as partes, em um processo que costumamos chamar de reeducação do atendimento. Seguindo esta linha de pensamento é que nos propomos a orientar aos profissionais, tentando facilitar este processo e ampliar os resultados conquistados. AMBIENTES DISPONIBILIZADOS A apresentação dos sites Web Contábil se faz através dos seguintes ambientes: Área Institucional: Conhecida como Site, é onde o Escritório apesenta a empresa, seus serviços, etc. Esta área pode ser desenvolvida por nós, tendo como base o material (textos, imagens, etc.) disponibilizado pelo Escritório. Este ambiente também reúne diversas funcionalidades que possibilitam a interatividade com os Clientes, possibilitando que estes possam acessar informações, seus documentos, solicitar serviços, etc. Área de Administração: O acesso a esta área permitirá a operação, o controle e a gerência das ferramentas do sistema, funcionando como um painel de controle das funcionalidadesdo site. Sendo assim, este acesso será restrito aos usuários do escritório. Área de Cadastro: Onde os clientes irão definir quais pessoas poderão acessar as informações disponibilizadas no site ( definição de usuários), assim como configurar as limitações de seus respectivos acessos. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 6

7 ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO A Área de Administração (ADM) do sistema é o ambiente por onde você poderá configurar e controlar todas as ferramentas Web Contábil integradas ao seu site. :: Acesso O acesso a este ambiente é controlado através de senhas individuais para cada usuário do escritório. Acesse o endereço: será apresentada uma tela conforme imagem ao lado. Informe o Login e a senha e clique em Entrar. A Senha de Acesso é criada pelo sistema, num padrão placa de automóvel ( AAA9999 ) e enviada para o do usuário. :: Tela Inicial Acessando a Área de Administração será apresentada a tela abaixo: Tela Inicial da Área de Administração. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 7

8 :: Estrutura e Navegação A Área de Administração é dividida em Módulos, cada um deles se sub-dividindo no que chamamos de Aba(s). Na parte superior da tela, são apresentados os Módulos ( Escritório / Documentos / Atendimento / Calendário / Orientações / Links /Ferramentas). E o Módulo Clientes: Na parte inferior da tela, são apresentados os Módulos (Agenda e Suporte) Ao acessar um dos Módulos será(ão) apresentada(s) a(s) Aba(s) relacionadas. Cada Aba dá acesso a uma tela contendo Ações Possíveis. Estas ações são acessadas através de um menu de Ações Possíveis ou através de Ícones, como por exemplo: = Editar dados = Excluir registro :: Níveis de Operação (Permissões) Cada uma das Ações Possíveis no sistema tem sua relacionada permissão, o que possibilita configurar o que cada Usuário do Escritório poderá ou não fazer. Existem três níveis padrão de usuários do escritório: Administração, Supervisão e Operação. O sistema prevê um conjunto de permissões para cada um desses, no entanto este conjunto pode ser individualizado por usuário, caso seja necessário. A definição do nível padrão é configurada no cadastramento do usuário. Este conceito será apresentado mais detalhadamente, neste manual, na descrição da rotina de cadastramento de usuários do escritório. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 8

9 :: Módulo Escritório O módulo Escritório serve para que você possa configurar e gerenciar seu escritório virtual, com as mesma estrutura de seu escritório real, permintindo o cadastro de Usuários do Escritório (que utilizarão o sistema ), Departamentos ( existentes em sua empresa ) e Clientes ( que utilizarão o atendimento virtual através do seu site ), além de algumas configurações especiais como Grupo de Clientes e Objetivos de Mensagens. Este módulo apresenta seis abas: Cadastro, Departamentos, Usuários, Grupos, Clientes e Objetivos que passaremos a apresentar detalhadamente a seguir:.:. Aba Cadastro Esta opção permitirá a conferência dos dados de seu Escritório. Tela de Cadastro do Escritório No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção Alterar Cadastro, será apresentada a tela acima, com um formulário de edição de dados. Basta alterar os dados que achar necessário e clicar no botão Gravar. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 9

10 .:. Aba Usuários Esta opção permitirá o gerenciamento de dados dos Usúarios do Escritório, que terão acesso à Área de Administração do sistema (ADM). Tela listagem de Usuários do Escritório A listagem apresentará as seguintes colunas: Nível: apresentando o nível padrão de acesso do usuário no sistema; Acesso: indicando se o acesso do usuário à ADM está Bloqueado ou Liberado; Usuários: apresentando o nome do usuário; Apresentando o de contato com o usuário; Ações: com ícones relacionados as ações Editar Dados, Permissões, Enviar Senha, Gerar e Enviar Nova Senha, Mensagens e Excluir Usuário. No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção que possibilitará o cadastramento de novos usuários, em seus respectivos níveis padrão de acesso. Observações Importantes: - O nível de cada usuário será definido no cadastro do usuário mas poderá ser individualizado na rotina de edição do cadastro deste; - Para liberar ou bloquear o acesso de um usuário basta que você clique no ícone de acesso ( ou ); - Evite utilizar o mesmo para mais de um usuário, pois toda a comunicação será realizada desta forma; - Para cada ação apresentada na tela existe uma permissão. Assim, caso a configuração de um usuário não permita alguma ação, o ícone aparecerá desabilitado ( ). Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 10

11 .:. Aba Usuários / Criar Novo Usuário ou Editar Cadastro Tela de edição do Cadastro de Usuários do Escritório Selecionando a opção Criar Novo Usuário ou Editar Usuário será apresentada a tela acima, com um formulário de cadastramento de dados. Basta preencher os dados da pessoa, vincular os departamentos que esta terá acesso e clicar no botão Gravar. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 11

12 .:. Aba Usuários / Editar Permissões Tela Editar Permissões do Usuário do Escritório Selecionando a opção Editar Permissões será apresentada a tela acima, com a lista de Ações Possíveis e relacionadas Permissões. Escolhendo um dos níveis padrão (Administração, Supervisão ou Operação), o sistema gravará um conjunto de permissões pré-definidos para o usuário. Para individualizar as permissões do usuário basta marcar ( ) ou desmarcar ( ) as permissões para o usuário. Feito isto clique no botão Gravar. Observação: Para a conclusão desta ação será necessária a confirmação da contra-senha..:. Aba Usuários / Enviar Senha ( ) Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 12

13 Selecionando a opção Enviar Senha será apresentada a mensagem ao lado. Confirme ou cancele a ação. Caso confirme, a senha será enviada para o cadastrado para o usuário, e o sistema apresentará uma mensagem confirmando o envio. Observações: - A senha é gerada pelo sistema, no padrão placa de automóvel (03 (três) Letras e 04 (quatro) números = WEB1234). - O sistema não permitirá visualizar a senha de nenhum usuário.:. Aba Usuários / Gerar e Enviar Nova Senha ( ) Selecionando a opção Gerar e Enviar Nova Senha, o sistema irá gerar e enviar uma nova senha ao usuário, sendo que a anterior deixará de existir. Caso confirme, a senha será trocada e enviada para o cadastrado para o usuário, e o sistema apresentará uma mensagem confirmando o envio. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 13

14 .:. Aba Usuários / Mensagens ( ) Tela Mensagens do Usuário Selecionando a opção Mensagens será apresentada a tela acima, sendo possível verificar o histórico de mensagens enviadas e/ou recebidas pelo usuário selecionado, sejam estas internas ( enviadas ou recebidas por usuários do escritório) ou externas ( enviadas ou recebidas de ou para usuários dos clientes )..:. Aba Usuários / Excluir Usuário ( ) A seleção da opção Excluir Usuário, permitirá a exclusão de um Usuário do Escritório, sendo que para esta ação será necessário informar a Contra- Senha, como mostra a imagem ao lado. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 14

15 .:. Aba Departamentos Nesta opção será necessário cadastrar os departamentos de seu escritório, sendo necessário indicar o seu respectivo responsável. Sendo possível Criar um Novo, Editar ou Excluir um departamento. Tela de Departamentos Cadastrados A listagem apresentará as seguintes colunas: Departamento: apresentando o nome do departamento; Responsável: apresentando o nome e de contato do responsável pelo departamento; Ações: com ícones relacionados as ações Editar Dados ou Excluir Departamentos. No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção Criar Novo que possibilitará o cadastramento de novos departamentos. Tela de Edição de Departamentos Selecionando a opção Criar Novo ou Editar Departamento será apresentada a tela acima, com um formulário de cadastramento de dados. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 15

16 Basta prencher os dados, selecionar um responsável para o departamento e clicar no botão Gravar. A definição deste responsável, definirá para qual pessoa receberá um aviso por quando um cliente entrar no site e cadastrar uma solicitação de serviço..:. Aba Grupos Em Escritório / Grupos, permite que seja visualizado os Tributações. detalhes e Grupos naturais de clientes com suas Tela Grupos de Clientes Em Ações Possíveis podem-se criar Grupos Particulares Podendo Editar ou Excluir este grupo. Que ao criar um grupo particular você terá um facilitador de comunicação, de forma que se possa cadastrar um grupo conforme as igualdade ou necessidade de comunicação. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 16

17 .:. Aba Clientes Nesta opção serão listados os Clientes cadastrados para terem acesso ao atendimento virtual no seu site. Tela de Listagem de Clientes A listagem apresentará as seguintes colunas: Cód: apresentando o código do cliente, o qual sugerimos que seja igual ao utilizado em seu sistema contábil; Razão: apresentando a Denominação Social do cliente; Ações: com ícones relacionados as ações; Editar Dados: Permite a edição ou alteração dos dados cadastrais do cliente cadastrado. Usuários: Permite a inclusão, alteração e bloqueio dos usuários do seu cliente. Documentos: Permite que sejam vinculados os tipos de documentos a serem enviados aos clientes conforem a tributação deste. Arquivos: Permite a visualização dos arquivos disponibilizados (publicados) para o cliente. Atendimento: Informa quais solicitações estão disponíveis para este cliente no site e seu respectivo responsável. Solicitações: Informa quais solicitações já foram feitas pelo cliente e seu histórico de atendimento. Mensagens: Permite a visualização das mensagens que este cliente envio/recebeu. Desativar: Permite a desativação (exclusão) do cliente. Lembramos que após desativá-lo a reativaçaõ só permitida se solicitada ao suporte Web Contábil. No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção Cadastrar novo Cliente que possibilitará o cadastramento de novos clientes. Listar Clientes Inativos permite a visualização dos clientes desativados (excluídos). Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 17

18 Tela Cadastro de Clientes Selecionando a opção Cadastrar novo Cliente, você terá que informar se o cadastramento será de um cliente Pessoa Física ou Pessoa Jurídica, podendo informar o CEP, o que facilitará o cadastramento. Será apresentada a tela acima, com um formulário de cadastramento de dados. Basta prencher os dados e clicar no botão Gravar..:. Aba Objetivos Na ação Objetivos é possível criar em Ações Possíveis, objetivo da mensagem entre Escritório e Cliente. Tela Objetivos do Escritório Com este campo é possível fazer um banco de dados em relação a quais foram as Dúvidas mais freqüentes ou ver oque os clientes sugerem em relação ao seu escritório, dimuindo o indice de reclamções uma vez que com esta ferramenta é possível saber onde deixa a desejar e evitar o mesmo em um futuro atendimento. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 18

19 :: Módulo Documentos O módulo Documentos serve para que você possa gerenciar os arquivos disponibilizados para os clientes no site. Com isto, você poderá disponibilizar em arquivo no site, todos aqueles documentos que normalmente são enviados de forma impressa, diminuindo o tempo e o custo de remessa. Este módulo apresenta três abas: Publicação onde é possivel efetuar a publicação de arquivos, Tipos para que você possa configurar quais os tipos de documentos poderão ser publicados e Arquivos para que você possa gerenciar os arquivos já publicados. Existem até o momento duas formas de publicação de arquivos: Publicação Individual: para publicação de um arquivo por vez; Publicação Múltipla: para publicação de vários arquivos de uma vez, desde que sejam do mesmo tipo de documento..:. Aba Publicação Acessando esta aba será apresentada a tela de Publicação Individual : Tela Publicação de Documentos Indiviual Os passos para a Publicação Individual são: 1- Selecionar o Cliente para o qual será publicado o Arquivo; 2- Selecionar o Tipo de Documento que será publicado. Obs: A lista de Tipos de Documentos poderá variar para cada Cliente, conforme a configuração realizada em ADM / Clientes / Documentos. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 19

20 Tela Publicação de Documentos Individual Após esse processo deverão ser informados os dados do arquivo que será publicado, conforme imagem acima. Você deverá informar: Item 01: Onde foi selecionado o cliente; Item 02: Onde foi selecionado o tipo de documento a ser enviado; Item 03: O Título que será apresentado para o cliente; Item 04: Informe a Periodicidade deste documento. Ex.: Mês, Decêndio, Bimestre etc; Item 05: Informe o ano; Item 06: Informe a data de vencimento (salvo os casos onde não haja vencimento); Item 07: Informe o valor da guia a ser enviada; Item 08: Anexe ao sistema o arquivo que será enviado; Item 09: Validar nome do arquivo (veja explicação clicando sobre como funciona esta validação ); Item 10: Informe o limite de acessos (deixando em branco o acesso será ilimitado); Item 11: Informe data de expiração (para documentos com vencimento é necessáio preencher este campo com a mesma data do documento a vencer), para que não fique disponível um documento vencimento ; Item 12: Texto a ser incluído no aviso de publicação enviado por ; Item 13: Este item permite que seja enviado ao cliente um Aviso imediato do novo documento disponível no site; Item 14: Ao clicar em Gravar o documento e o aviso serão enviados. Após concluído processo o sistema apresentará uma mensagem de confirmação, conforme imagem a seguir: Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 20

21 Observações Importantes Sobre Avisos de Publicação: - O objetivo destes avisos é o de informar aos clientes sobre a disponibilidade de arquivos no site; - Os avisos são enviados por , para os Usuários do Cliente selecionados; - Atualmente o sistema emite 5 tipos de Avisos relacionados a Publicação de Arquivo: 1: Aviso Imediato de Publicação de Arquivo: - Este aviso pode ser emitido logo após a publicação, bastando para isso selecionar a opção Avisar imediatamente ; - Sugerimos que este tipo de aviso seja utilizado apenas para publicações de arquivos que os clientes estejam esperando com urgência, a fim de evitar o encher a caixa postal deles, provocando incômodos; 2: Resumo Diário de Arquivos Publicados - Este aviso é emitido diariamente, a partir das 20 horas, para os Usuários dos Clientes para os quais tenham havido publicações durante o dia. - Neste aviso são relacionados todos os arquivos publicados durante o dia, mesmo que já tenham sido avisados através de Aviso Imediato 3: Aviso de Segurança para Documentos de Pagamento não Acessados (para o Cliente do escritório). - Este aviso é emitido diariamente, a partir das 3 horas, para os Usuários dos Clientes para os quais hajam arquivos de pagamento, cujo vencimento seja na próxima data útil e que não tenham sido acessados no site nenhuma vez. 4: Aviso de Segurança para Documentos de Pagamento não Acessados (para o Colaborador do escritório) - Este aviso é emitido diariamente, a partir das 4 horas, para os Colaboradores do Escritório, onde estes estejam ligados a publicação de arquivos de pagamento, cujo vencimento seja na data útil e que não tenham sido acessados no site nenhuma vez. 5: Aviso de Documento Cancelado/Excluído do sistema - Este aviso tem a função de arlertar/comunicar o cliente do escritório quando algum documento é removido/excluído. # Reenvio do Aviso de Publicação Aviso de Segurança para Documentos de Pagamento não Acessados - Este aviso pode ser emitido a qualquer momento, quantas vezes for necessário - Lembramos que o uso deste reenvio deve ser feito quando o cliente solicitar novamente o envio do aviso evitando o encher a caixa postal deles, provocando incômodos; # Protocolo / Extrato do arquivo disponibilizado - O Protocolo de arquivo, permite ao cliente do escritório verificar os principas dados relacionados ao arquivo disponibilizado no site, trazendo segurança ao colaborador/departamento responsável pelo envio. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 21

22 Dica: - O sistema WEB Contábil conta diversos filtros para facilitar a busca por documentos/arquivos disponibilizados para o cliente do escritório. Tais como: Por nomenclatura (ordem alfabética crescente/descrescente); Por extensão do arquivo (PDF, DOC, XLS, JPG, TXT); Por Cliente/Empresa; Por tipo de documento; Por data de publicação (pré definidas); Por data de vencimento (pré definidas); Arquivos baixados e não baixados Arquivos com vencimento (pagamentos) e sem vencimento (relatório); Observações Importantes Sobre Gerenciamento de Arquivos Publicados: - Apesar dos avisos de publicações, é importante que se crie o procedimento de verificar a possível existência de arquivos de pagamento não acessados pelos clientes, a fim de evitar problemas à sua empresa. Este procedimento é possível acessando ADM / Documentos / Arquivos, e também está descrita neste manual...:. Publicação Múltipla Na Publicação Múltipla deve-se indicar um tipo de Documento e o sistema irá listar todos os clientes que tenham esse tipo de documento vinculado (como serviço prestado ao mesmo). Tela Publicação de Documentos Múltipla Após esse processo deverão ser informados os dados do documento a ser publicado. Conforme imagem acima Informando: - Periodicidade do documento - Procurar onde este arquivo foi salvo e Anexá-lo a cada cliente listado - Informar se este arquivo terá ou não Limite de acessos (deixando em branco o sistema entenderá que não há limite de acessos) - Data de Expiração que deixará de ser visualizada pelo cliente. - Clicar em Gravar Atenção: Neste caso a publicação será feita de forma que todos os títulos sejam do mesmo tipo de documento para diversas empresas. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 22

23 .:. Aba Tipos No Módulo Documento / AbaTipos, é possível visualizar os tipos de documentos (Títulos) cadastrados para sua empresa. Tela Tipos de Documentos É possível Editar cada tipo de documento a sua formatação (visualização). Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 23

24 É possível Cadastrar um novo Tipo/Título de Documento para publicação de arquivos. Tela Tipos / Ações Possíveis / Criar Novo Tipo de Documento Em Tipos / Ações Possíveis Informe os seguintes dados abaixo e obtenha um novo tipo/título de documento. Título: Informe o nome do tipo de arquivo que irá ser incluído nas opções de envio aos clientes do escritório; Sistema: Informe o software utilizado para gerar a guias e demais relatórios em seu escritório; Departamento Responsável: Vincule o departamento responsável por este tipo de documento. Periodicidade: Em qual período é disponibilizado este arquivo (Ex.: Diário, Decendial, Mensal etc) Pessoa Responsável: Este vínculo é necessário para que o sistema saiba quem receberá um aviso caso o cliente não realize o acesso, se tratando de um arquivo do tipo pagamento (veja maiores detalhes em tipos de aviso página 21, 4º aviso) Obs* Os dados dentro do Quadro vermelho só se aplicam aos arquivos TEXTO. Formas de Tributação: Vincule quais formas de tributação poderão receber este tipo de arquivo. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 24

25 .:. Aba Arquivos O Módulo Documentos / Aba Arquivos permite o gerenciamento de arquivos publicados aos clientes. Sendo possível as conferências atráves de filtros como: Somente Relatorios / Pagamentos, Todos os arquivos / Somentes os não baixados, Publicados entre / Com vencimentos entre. Tela Listagem de Arquivos É possivel ver nesta tela se o documento publicado se trata de um Relátorio ou Pagamento, para a visualização clicar sobre o titulo do documento. Será listado as seguintes informações : Data de Referência, Acessos, Data da Publicação, Em caso de pagamento a data do Vencimento e o Razão Social do Cliente. Em Documentos / Arquivos / Ações ( ) : Descrever estes ícones e suas ações Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 25

26 Em Documentos / Arquivos / Ações: É possível enviar (reenviar) ou acompanhar os avisos já enviados sobre este arquivo ao cliente. Em Extrato é possivel conferir o arquivo, o (cliente) e quando recebeu o aviso sobre o arquivo disponibilizado. Vendo o Status. Clicando no detalhes aparecerá a mesma mensagem enviada para o cliente com os dados de quando foi enviado e quem o recebeu e oque esta disponibilizado pelo sistema. Sendo possível ter acesso ao Extrato do Aviso Ou ao Extrato de Acessos: Em Ações o segundo ícone é responsável por fornecer todas as informações sobre o arquivo. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 26

27 Tendo como opção Emitir o Protocolo deste envio de arquivo Onde será apresentado: O Protocolo do arquivo disponibilizado com opções de Imprimir ou Enviar por , ou apenas visualizar. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 27

28 Em Ações o terceiro ícone é responsável por excluir/remover o arquivo disponibilizado para o cliente do escritório. Ao selecionar esta opção informe o motivo e selecione os usuários que receberão um aviso imediato informando o cancelamento do arquivo publicado. Aguarde a confirmação do sistema. Verifique que na listagem de arquivos disponibilizados o mesmo se encontra se em destaques (negrito em tom vermelho). O arquivo não mais está disponível para o cliente do escritório, mas o colaborador do escritório tem acesso ao arquivo e demais informações relacionadas. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 28

29 :: Módulo Atendimento O módulo Atendimento serve para que você possa gerenciar as solicitações e atendimento disponibilizados para os clientes no site. Com isto, todos aqueles atendimentos que normalmente são feitos por telefone, ou de forma impressa, será feito pelo site onde o cliente do escritório faz o preenchimento do formulário, insere anexo (se necessário) e envia as informações para se gerar esta solicitação, diminuindo o tempo e o custo de remessa, bem como centralizando e evitando o desencontro de informações. Este módulo apresenta duas abas: Solicitação onde é possivel visualizar as solicitações feitas ao seu escritório, Opções para que você possa configurar quais os tipos de solicitação poderão ser feitas ao seu escritório pelo cliente atravéz do site. Existem até o momento dezoito solicitações criadas (padrão) para disponibilizar aos clientes, podendo incluir e excluir solitações conforme necessidade de atendimento do escritório..:. Aba Solicitação Esta opção permitirá o gerenciamento do atendimento as solicitações do Usúarios do Escritório, que terão acesso ao Site. Tela Atendimento / Solicitações Nesta tela é possível verificar as solicitações feitas pelos Clientes do Escritório, e todo processo desde sua abertura ao status. Para visualizar as informações fornecidas clique em (detalhes), onde encontrasse os detalhes da Solicitação. A ferramenta Solicitação de Serviços conta com uma função que permite que seus clientes enviem arquivos para sua equipe através do seu site ( UP Load ). Assim eles podem enviar de forma mais segura os anexos que geralmente eram enviados via . Por que utilizar: Segurança: o arquivo está anexo a uma solicitação, que como você sabe, está vinculada a um protocolo eletrônico, diferentemente de anexos a s. Disponibilidade: Qualquer usuário de sua empresa que tenha acesso às solicitações do cliente poderá acessar este arquivo. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 29

30 na área administrativa de seu site ( ADM ), módulo Atendimento, aba Solicitações, será apresentada a tela abaixo: Verifique que a solicitação vem acompanhada de um ícone informando que há um anexo relacionado ao protocolo. Ao acessar o ícone (detalhes), desta solicitação, Verifique que os dados informados terão a opção Arquivo Anexo. Basta clicar sobre este e acessar/baixar o arquivo (como mostra a imagem). O arquivo poderá ser salvo e acessado quando necessário. Nesta tela é apresentado o conteúdo da solicitação onde é necessário alterar o status da mesma após sua conclusão. Podendo tambem acompanhar o hitórico sobre esta clicando sobre o título da solicitação. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 30

31 Como utilizar: Selecione o módulo Atendimento, aba Opções. Identifique na listagem o tipo de solicitação de serviços que você necessita da opção anexar arquivo. Selecione o ícone Editar Formulário. Abaixo das linhas de configuração dos campos de formulário, estará a área de configuração do Envio de Arquivo para este formulário. ( Veja imagem abaixo ) Habilite o campo Envio de Arquivo, dê a nomenclatura desejada ao campo, e informe se seu uso será requerido (obrigatório). Grave a alteração. O sistema irá trazer a confirmação em tela, junto com algumas recomendações quanto ao uso. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 31

32 Confirme a ação. O sistema irá disponibilizar em seu site o formulário já alterado com a nova funcionalidade. No momento em que ocorrer uma solicitação por parte de seu cliente e algum anexo for relacionado, a tela apresentada Veja abaixo como o cliente irá utilizar: O cliente ao entrar em seu site e selecionar uma solicitação de serviços com campo de Envio de Arquivos habilitado, irá encontrar esta opção no final do formulário: Basta preencher e anexar o conteúdo desejado. O sistema irá validar e confirmar o envio. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 32

33 .:. Aba Opções Esta opção permite a liberação e o cadastro das solicitações disponíveis ao Cliente do Escritório. A Web Contábil disponibilza na àrea administrativa / Atendimento / Opções: Solicitações de atendimento (Formulários on-line), para disponibilizá-lo ao cliente do escritório é necessário cadastrar os dados de atendimento a esta solicitação em Bloqueada,para Liberada., feito isto altere o Status da Solicitação de Para editar o Formulário, nesta opção é possível editar e adequar o formulário. Em editar as etapas envolvídas é possível distribuir fases da solicitação conforme a necessidade e atuação de seu escritório. E em exclui solicitação. Tela Cadastro de Tipos de Solicitações Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 33

34 .:. Aba Opções / Editar Formulário ( ) Esta opção permite editar e adequar o formulário, acresecentando ou excluindo itens (Ordem), indicando o Nome do Campo criado, em Tipo de Campo (o mesmo já esta configurado para preenchimento conforme necessidade do campo criado), em Requerido ao fazer o vincúlo a este item será de preenchimento obrigatório, em Excluir é possível excluir o Campo. Formulários Tela Criação de.:. Aba Opções / Editar Etapas Envolvidas ( ) Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 34

35 Esta Ação permite distribuir fases da solicitação conforme a necessidade e atuação de seu escritório. Onde é possivel distribuir a solicitação por etapas, responsável pela etapa, dar prazo para conclusão da solicitação e deixar o cliente com acesso ou não ao andamento de sua solicitação ao vincular em Pública, e excluir estapas. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 35

36 Módulo Calendário.:. Aba Eventos Esta Ação permite verificar os eventos da área contabil (obrigações do calendário), disponibilizando aos clientes atravéz do site, e tendo a possíbilidade de incluir eventos particulares. [[ Tela Eventos Sendo conteúdo Universal (onde a Web Contábil disponibiliza o conteúdo do evento) e Particular (onde a empresa inclui o evento). Sendo possível acompanhar os dias atravéz das cores que envolvem o dia no calendário. :: Legendas do Calendário HOJE (a data atual estará em azul) FERIADO (feriado estará em vermelho) EVENTO (dias com evento estarão em amarelo) PAGAMENTO (pagamentos estarão em amarelo com borda vermelha) Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 36

37 .:. Aba Eventos / Ações Possíveis / Vincular Novo Evento Permite vincular eventos contábeis conforme a Região (Estado) que atende, mês (em vigor) e fazer um filtro sobre o assunto desejado. Após localizar o evento faça o vinculo. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 37

38 .:. Aba Eventos / Criar Novo Evento Em Criar Novo, é possível criar um evento Particular informando seus clientes sobre até mesmo um feriado (informando o Tipo, Titulo, Descrição e Estados a serem informados). Após o preenchimento grave as informações. Tela Eventos / Criar Novo Evento Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 38

39 :: Módulos Orientações O módulo Orientações serve para que você possa gerenciar as matérias e informaçãoes disponibilizadas para os clientes no site. Com isto, você poderá disponibilizar no site, todos aqueles informativos, noticias. manchetes que normalmente são acessados em jornais on- line ou comprados em bancas, com isto a diposição de seu cliente em seu site, deixando-o mais informativo e atrativo não só aos seus clientes, mas também aos clientes em potencial que param para ler uma boa matéria e assim ficar bem informado. Este módulo apresenta cinco abas: Matérias onde é disponibilizado todos os dias dez matáras pela Web Contábil, pare serem liberadas ao site connforme sua avaliação, Dúvidas para que você possa cadastrar as dúvidas mais freqüentes, Destaques para que você deixe as principais matérias já publicadas em destaque a seus clientes, Manchetes onde as matérias vem acompanhadas de imagem e estão em foco em seu site, Extrutura onde é possível ver oque esta cadastrado em relação ao módulo Orientações. O conteúdo em Orientações do sistema Web Contábil é descrito por dois ícones: Conteúdo Universal, onde o conteúdo é disponibilizado pela Web Contábil ( na sua área administrativa). Conteúdo Particular, onde o conteúdo é fornecido por seu escritório Existem duas formas de publicação de matérias (informações): Publicação Restrita: Onde o contéudo da Matéra está restrito somente aos clientes de sua empresa. Pubblicação Pública: Onde qualquer visitante de seu site (cliente em potencial) tem acesso. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 39

40 .:. Aba Matérias A opção Aba Matérias, permite a visualização e acesso as matérias disponibilizadas em sua área administrativa, sendo incluída a ela dez matérias todos os dias. Elas estão indicadas pela data de publicação, pelo tipo de conteúdo, sendo Conteúdo Universal, onde o conteúdo é disponibilizado pela Web Contábil e Conteúdo Particular, onde o conteúdo é fornecido por seu escritório, período de acesso e visualização e status: Liberado (matéria liberada em seu site para visualização) Bloqueado (matéria bloqueada na visualização de seu site) Expirado (matéria que estava cadastrada por um determinado período e este expirou) E em Ações Possíveis, é possível cadastrar uma nova matéria (conteúdo particular) Tela Matérias Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 40

41 .:. Aba Matérias / liberando matéria Para liberar a matéria clique sobre o título, será apresentada a tela baixo onde é necessário víncular a matéria a um Grupo (forma de tributação a que a matéria se direciona) e categoria (que condiz com seu conteúdo), feito isto informe se esta ficará em destaque e o período. Grave e o status será modificado para Liberado. Tela Matérias Ações Possíveis Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 41

42 .:. Aba Matérias/ Ações Possíveis Criar nova matéria Esta opção permite criar nova matéria (conteúdo particular ), onde a tela será apresentada abaixo: Tela Matérias / Ações Possíveis criar nova matéria Preencha passo a passo os itens: título, fonte, resumo da matéria, insira o corpo da matéria, o status deve estar liberado, no item matéria pública indica se o conteúdo será acessado por todos ou só por clientes de seu escritório, destaque (se esta ficará em destaque, se sim vincule clicando dentro do quadro ao lado. Informe o período em que a matéria ira ficar em seu site. Por último vincule a matéria a uma categoria e a um grupo natural (conforme conteúdo apresentado). Grave, a matéria será inserida na lista de matérias. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 42

43 .:. Aba Dúvidas Esta opção permite a criação de dúvidas freqüentes onde seus clientes poderão visualizar no site, tendo maior conhecimento sobre diversos assuntos (estes os mais freqüentes em seu escritório), evitando assim o custo de uma ligação ou desencontro de informações. Tela Dúvidas Nesta tela é possível verificar as dúvidas cadastradas, realizar filtro do conteúdo conforme opção de busca desejada, sendo esta feita atravéz do Conteúdo (universal ou particular), período ou por palavra chave. Sendo que em ações possíveis pode-se cadastrar nova dúvida. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 43

44 .:. Aba Dúvidas / Ações Possíveis Esta opção permite a criação de Dúvidas, onde com informação disponível no site o cliente se mantém infornado e evita gastos desnecessários com ligação de seu escritório para o cliente e vice e versa. Tela Dúvidas Cadastrar Nova Dúvida Preencha a o Título da pergunta e sua respctiva resposta nos campos indicados, informe a fonte responsável pela resposta. Víncule a uma categoria e grupo (ao qual se refere a dúvida criada). Grave as informações após o preenchimento. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 44

45 .:. Aba Destaques Esta ação permite a visualização do que esta em destaque no site. Permitindo Excluir Editar seu conteúdo. e Tela Destaques.:. Aba Destaques / Ações Editar ( ) Esta ação permite a edição dos destaques de forma a programar a data em que este estará disponível no site. Após as alterações de data necessárias, grave as alterações.tela Editar Destaques Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 45

46 .:. Aba Manchetes Esta opção permite disponibilizar no site matérias acompanhas de imagens (estas diponibilizadas pela Web Contábil). Esta função somente será aplicada quando produto contratado for o plano Normal ou Fácil. Tela Manchetes Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 46

47 .:. Aba Manchetes / Alterar ( ) Chamada Nesta opção é possível alterar a manchete e imagem referente a ela. Tela Alterar Manchetes Na tela clic no campo altera. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 47

48 .:. Aba Manchetes / Alterar Ao clicar no item alterar na tela anterior surgirá a tela abaixo onde é necessário fazer a escolha dentre as matérias sugeridas pela Web Contábil, feita a escolha clique sobre a matéria (leia seu conteúdo) e vincule a matéria a posição. Para alterar a imagem clique sobre a imagem atual e uma nova tela surgirá com novas opções de imagens, onde ao fazer a escolha e clicar sobre a nova imagem a alteração será feita. Tela Alterar Manchetes Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 48

49 .:. Aba Extrutura Nesta opção é possível acompanhar a extrutura das matérias disponibilizadas no site. Verificando s há matéria de um conteúdo ou categoria em específico. Podendo Editar e ver quais são as matérias e Excluir. Em Ações Possíveis, pode-se Criar um novo Grupo / Categoria. Tela Extrututa.:. Aba Extrutura / Ações Possíveis / Criar Novo Grupo A Opção Criar Novo Grupo, lhe permitirá criar um grupo para matérias distintas conforme sua categoria, assunto ou conteúdo, até para facilitar a busca sobre oque há no site. Digite o nome que irá atribuir ao Novo Grupo em seguida clque em inserir. Pronto está concluída a inclusão do novo grupo. Tela Extrutura Ações Possíveis Criar Novo Grupo Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 49

50 :: Módulo Links O módulo Links serve para que você possa colocar em seu site diversas sugestões de links úteis e/ou interessantes, para que os visitantes possam utilizá-los como atalhos de acessos. Você pode cadastrar os links que quiser ou aproveitar as sugestões pré-cadastradas por nossa equipe, liberandoas em seu site. Este módulo apresenta duas abas: Links e Estrutura que passaremos a apresentar detalhadamente a seguir:.:. Aba Links Esta opção permitirá o gerenciamento dos Links, que serão apresentados em seu site. Tela de Pesquisa de Links Esta tela apresenta uma ferramenta de filtro onde você poderá pesquisar links cadastrados que poderão ser apresentados em seu site. Você deverá indicar: - Se a pesquisa deverá ser feita no Conteúdo Particular ( ), no Conteúdo Universal ( ), ou nos dois; - A palavra ou termo que deve ser pesquisado. Clique em Exibir e o sistema irá apresentar uma listagem com os resultados de sua pesquisa, da seguinte forma: Site: título do site a ser acessado pelo link apresentado; Conteúdo: se o link apresentado faz parte do Conteúdo Particular ( ) ou do Conteúdo Universal ( ); Visitar: para que você possa visitar ( )o site antes de liberá-lo; Vincular: para que você possa vincular ( ) e liberar o link para ser apresentado em seu site; Status: informando se o link está liberado ( ) ou bloqueado ( ) para ser apresentado no site. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 50

51 .:. Aba Links / Vincular e Liberar Link ( ) Para liberar um link apresentado na listagem em seu site, clique no ícone Vincular. O sistema apresentará a seguinte tela: Tela de vinculação e liberação de links Selecione se quer este link em destaque no seu site, a quais categorias o link deverá estar vinculado e clique em Gravar..:. Aba Links / Ações Possíveis / Cadastrar novo Link Tela de edição do Cadastro da Empresa Selecionando a opção Cadastrar novo Link será apresentada a tela acima, com um formulário de cadastramento de dados. Basta preencher os dados e clicar no botão Gravar. Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 51

52 .:. Aba Estrutura Esta opção permitirá o gerenciamento dos grupos e categorias de links úteis que serão apresentados no site. O objetivo disto é de facilitar a pesquisa de links no site e verificar apenas os que estão vinculados a uma categoria ou assunto. Tela de Pesquisa de Links Esta tela apresenta a estrutura de Grupos e suas relacionadas Categorias. O sistema já traz uma estrutura padrão pré-cadastrada, mas esta pode ser alterada e personalizada como você quiser. O sistema irá apresentar uma listagem da seguinte forma: Grupo: nome do grupo; Categorias: listagem das categorias que fazem parte de cada grupo e a quantidade de links vinculados; Ações: com ícones relacionados as ações Editar Dados ( ) ou Excluir ( ). No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção Criar novo que possibilitará o cadastramento de novos grupos. Tela Ações Possíveis / Criar Novo Grupo Grupo Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 52

53 :: Módulo Ferramentas Neste módulo é apresentado três abas sendo elas Cáculos: responsável pelo recálculo de DARF; Modelos: que permite a criação da Declaração de Faturamento e IRRF, que permite ao escritório disponibilizar ao cliente sua declaração do imposto de renda (para maiores informações sobre a contratação deste serviço entre em contato com suporte@webcontabil.com.br ).:. Aba Cálculos Na opção Ferramentas / Cálculos, é possível fazer o recálculo de D.A.R.F Tela Recálculo de DARF Preencha os campos indicados e ao final clique em calcular..:. Aba Modelos Em Ferramentas / Modelos, é possível fazer a Declaração de Faturamento. Preenchendo os dados da tela apresentada ao clicar em Exibir, será apresentada a Declaração de Faturamento já em PDF. Tela Declaração de Faturamento Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 53

54 :: Módulo Agenda Este Módulo permite um canal direto de comunicação entre seus usuários do escritório, clientes e grupos de clientes, onde toda tarefa em atendimento fica registrada permitindo acompanhar o andamendo e conclusão da mesma. Sendo que toda comunicação pode ser acompanhada e ao longo do uso servirá como um "Histórico" de mensagens já que não há a possibilidade de exclusão do conteúdo. Permitindo a procura das mensagens por um filtro objetivo (categorias, grupos, assuntos).:. Aba Mensagens Esta opção permite o envio de mensagens entre usuários do escritório (intranet) e entre os usuários e seus clientes ou grupo de clientes (extranet), onde é possível aconpanhar as mensagens atravéz de filtros (Preferências ) e Legendas. Tela Mensagens.:. Aba Tarefas Nesta opção pode-se acompanhar as tarefas em andamento ou as já concluídas, de forma que o sistema indica quando foi criada, qual a previsão, oque esta sendo solicitado, quem solicitou, o status da tarefa e Editar ( ) os dados da tarefa. Tela Tarefas Atendimento: Tel : (11) suporte@webcontabil.com.br pag. 54