COORDENADORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO SISCOBIB SISTEMA INFORMATIZADO PARA EMISSÃO E CONTROLE DE FICHAS CATALOGRÁFICAS EM BIBLIOTECAS
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- Aurélio Gabriel Henrique Vilarinho da Conceição
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1 COORDENADORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO SISCOBIB SISTEMA INFORMATIZADO PARA EMISSÃO E CONTROLE DE FICHAS CATALOGRÁFICAS EM BIBLIOTECAS - T U T O R I A L - Imagination is more important than knowledge Einstein
2 Cenário: A Universidade, através da Biblioteca Central, fornece serviço gratuito de confecção de Fichas Catalográficas para compor as dissertações, teses, TCCs, e relatórios de Estágios Supervisionados de alunos dos Cursos de Graduação, da Graduação na modalidade de Ensino à Distância, das Especializações e da Pós- Graduação (Lato sensu e Stricto sensu). A Ficha Catalográfica contém os elementos essenciais do trabalho apresentado permitindo uma descrição uniformizada do mesmo. A AACR2, em suas Normas, dispõe sobre os requisitos para a confecção de Trabalhos Acadêmicos e dentre eles normatiza também a confecção de Fichas Catalográficas. Justificativa: Os Bibliotecários utilizavam um editor de texto, tal como o Word da suíte Microsoft, para a confecção da Ficha Catalográfica. A demanda acentuada por parte de alunos concluintes em determinados períodos e a estrita observância aos requisitos exigidos pela AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules) quanto à formatação da Ficha Catalográfica, faz com que a confecção de uma única ficha catalográfica demande muito tempo e cuidado, tornando a confecção das mesmas, com um editor de texto, extenuante. O SISCOBIB Sistema Informatizado para emissão e controle de Fichas Catalográficas - foi idealizado para automatizar esse serviço. Os alunos que necessitam de Ficha Catalográfica terão o seu pedido atendido em tempo recorde além da certeza de que a sua Ficha Catalográfica está de acordo com as normas da AACR2. Expansões: 1. Controle de empréstimos à Biblioteca e fornecimento de NADA CONSTA Os alunos da UEPB podem solicitar empréstimo de livros, CDs, DVDs, periódicos entre outros à Biblioteca e essa, por sua vez, deve prestar informações à Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD) quanto à situação dos alunos concluintes em relação à mesma. Por determinação da PROGRAD, os alunos concluintes só poderão solicitar a
3 emissão de seus diplomas caso estejam devidamente regularizados junto à Biblioteca, isto é, devolveram todos os livros que pediram emprestado, pagaram as multas que, eventualmente, deveriam pagar por tê-los devolvido fora do prazo e também que entregaram, para depósito na Biblioteca, o seu Trabalho de Conclusão de Curso. Além da solicitação de confecção de Ficha Catalográfica, os alunos concluintes também dirigem-se à Biblioteca para solicitar a emissão de NADA CONSTA para que o mesmo seja anexado ao seu pedido de emissão de diploma. Essas duas demandas fazem com que o fluxo de alunos na secretaria da Biblioteca em determinados períodos do ano seja elevadíssimo. Filas e demora no atendimento são inevitáveis. 2. Controle de empréstimo de becas aos concluintes Entretanto, os serviços prestados aos alunos concluintes vão além dos fornecidos pela Biblioteca, por exemplo, através do setor de empréstimo de Becas a PROGRAD fornece ao aluno concluinte a Beca necessária para a solenidade de Colação de Grau. A PROGRAD determina que esse setor também emita um NADA CONSTA quando o concluinte devolver a beca emprestada. Assim sendo, as funcionalidades do SISCOBIB que, em sua essência, gera automaticamente a Ficha Catalográfica a partir dos dados enviados pelos alunos, foram expandidas e o SISCOBIB também proporciona o controle da situação do concluinte em relação à Biblioteca, e todo o controle de empréstimo/devolução de Becas, emitindo finalmente, um NADA CONSTA geral que será visualizado tanto pelo aluno concluinte, quanto pela secretaria da Biblioteca, como também pela secretaria da PROGRAD, setor de emissão de diplomas, evitando a necessidade do concluinte comparecer à Biblioteca para consegui-lo e o mais importante, eliminando a emissão em forma impressa de NADA CONSTA. Assim sendo, ao verificar que sua situação está quite (NADA CONSTA) o aluno poderá se dirigir imediatamente à Pró-Reitoria de Graduação e solicitar o seu diploma. O SISCOBIB traz um melhoramento considerável no atendimento ao aluno da Universidade reafirmando o compromisso de sempre atendê-lo da maneira eficaz e rápida para que ele possa dispender suas energias e tempo naquilo que é sua atividade-fim: o sucesso de seu aprendizado.
4 Usuários do Sistema: Concluintes subdivididos em grupos, a saber: da Graduação farão o login usando os mesmos dados que utilizam para se logar no sistema de Controle Acadêmico (CA); da Pós-graduação - farão o login usando os mesmos dados que utilizam para se logar no sistema de Controle Acadêmico da Pós-graduação (Scapg); da Graduação modalidade Ensino à Distância utilizarão uma maneira específica de acessar o sistema, sem necessidade de se logar; da Especialização tal como os concluintes da EAD, acessarão o sistema sem se logar. Bibliotecários autorizados Inseridos manualmente. Servidores da PROGRAD Logar-se-ão com dados específicos;
5 - SISCOBIB - MÓDULO: COORDENADORES DE CURSOS
6 FUNCIONALIDADE: A fim de liberar as notas dos alunos concluintes, foi acordado com a coordenadora da biblioteca que os coordenadores de cursos poderiam verificar se o mesmo depositou o TCC junto à Biblioteca. Para facilitar esta operação e evitar que a biblioteca emitisse um comprovante de depósito do TCC pelo concluinte, criou-se um simples login de visualização deste depósito para os coordenadores. O login do coordenador é fornecido pela coordenadora da Biblioteca ao coordenador específico. A Ilustração 1 mostra o menu do coordenador ao logar-se. Ilustração 1 VISUALIZANDO O NADA CONSTA PELO DEPÓSITO DO TCC Ao escolher esse menu o coordenador deverá escolher o curso do qual deseja visualizar os depósitos dos tcc's. Observe que há cursos que existem em vários campi. Portanto deverá observar bem ao escolher o curso, se por acaso está escolhendo o curso do campus, conforme mostra a Ilustração 2. Ilustração 2 A Ilustração 3 mostra os concluintes que depositaram o TCC para este curso do campus escolhido. Ainda é possível pesquisar um aluno específico pela matrícula, bem como visualizar o
7 NADA CONSTA emitido pelo sistema relativo ao depósito do trabalho de conclusão de curso. Ilustração 3 Visualizando o NADA CONSTA Ilustração 4 UEPB/CTI/maso_
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