APOSTILA DE TREINAMENTO TÉCNICO E COMERCIAL DO XML-SPC TREINAMENTO TÉCNICO E COMERCIAL
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- Vítor Gabriel Lisboa Meneses
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1 TREINAMENTO TÉCNICO E COMERCIAL
2 MODULO TÉCNICO 1- TERMINOLOGIAS E SIGLAS NFe Nota Fiscal Eletrônica; CTe Conhecimento de Transporte Eletrônico; Sefaz Secretaria da Fazenda ET Entidade Tributária (podendo ser diferentes Sefazes ou Prefeituras) Sped Sistema Público de escrituração Digital (compreendido em: Sped Contábil, Fiscal e Documentos Eletrônicos; Danfe Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica; Dacte Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico; XML arquivo eletrônico, assinado digitalmente da qual deve ser armazenado pelo período legal; Certificado Digital Documento digital com o qual se assina eletronicamente um xml, o mesmo pode ser adquirido através de empresas Certificadoras (Serasa, Certisign, outros).. PDF No projeto documentos de documentos eletrônicos é a representação gráfica da imagem da Danfe ou Dacte.. TXT Arquivo de texto Schema É a estrutura do xml dos documentos Eletrônicos, onde cada documento possui o seu modelo.. (nfe, cte e NFServiços) Contingência Forma de envio de uma Nfe ou Cte sem a aprovação/conhecimento prévio da Sefaz/aprovadora, mediante ao uso de um formulário de segurança. Porém posteriormente ao restabelecimento de comunicação, o emitente deverá solicitar a aprovação do documento. 2- ARMAZENAMENTO DE ARQUIVOS XML De acordo com a legislação, todos os arquivos XML provenientes da emissão ou recebimento de Notas Fiscais Eletrônicas devem ser armazenados de forma a estarem a disposição de auditoria fiscal sempre que solicitados, sob pena de notificação e multa. 3- OBJETIVO DO DESENVOLVIMENTO DO PRODUTO O objetivo principal é oportunizar aos associados das CDLs uma solução pratica de baixo custo para que estejam de acordo com a legalidade. A imensa maioria dos empresários não sabe desta obrigatoriedade legal nem mesmo da necessidade de guardar os arquivos XML. É exatamente aí que entra o papel da entidade no sentido de instruir sobre o aspecto legal e também auxiliar no desenvolvimento e acesso à solução. 1
3 4- O PRINCÍPIO DA LEGALIDADE Da mesma forma como era com os antigos blocos de notas fiscais, o arquivo eletrônico da NFe, o chamado XML, deve obrigatoriamente ser guardado pelo período de 5 anos + o ano corrente. Lei , de 26 de dezembro de O QUE DIZ A LEI? Lei , de 26 de dezembro de Art. 81-B. Deixar de remeter ou disponibilizar ao destinatário o arquivo de documento fiscal eletrônico: MULTA de R$ 1.000,00 (um mil reais). Parágrafo único. Incorre também na multa prevista neste artigo, o destinatário que: I - deixar de efetuar a confirmação de recebimento de mercadoria acobertada por documento fiscal eletrônico na forma e prazo da legislação tributária; II - deixar de guardar os arquivos eletrônicos de documentos fiscais eletrônicos na forma e prazos previstos na legislação tributária; 6- O CENÁRIO ATUAL Muitas empresas que emitem notas fiscais eletrônicas não estão cumprindo com a exigência legal e aquelas que cumprem o fazem guardando os arquivos em pastas no computador, pen drives, CDs, etc., correndo sério risco de perder estes dados em caso de roubo, avaria no equipamento ou outros sinistros.
4 7- POR QUE TER UM SERVIÇO DE ARMAZENAMENTO NFe? A ferramenta permite ao usuário além de ficar de acordo com a legislação vigente, visualizar a NFe, saber de que fornecedor ou cliente se refere, quais os produtos foram faturados e outras informações constantes nas notas, imprimir cópia da Danfe, etc. Isso porque o arquivo XML é criptografado e necessita de um sistema para ser decodificado e lido. 8- O CONTADOR É O RESPONSÁVEL PELO ARMAZENAMENTO DO XML? Não! Em geral os empresários justificam que quem cuida destes assuntos e consequentemente dos arquivos é o contador, porém a lei é clara ao citar que a responsabilidade é única e exclusiva da empresa e de seu representante legal. 9- ARQUIVAR A DANFE (impressa) SERVE? NÃO. A DANFE, (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) serve tão somente para acompanhar a mercadoria em trânsito uma vez tendo chegado ao seu destino este papel não tem mais valor legal algum, podendo ser inclusive descartado, ou seja seu armazenamento não resolve a obrigação legal da empresa.
5 10- PARCERIA NA SOLUÇÃO TECNOLÓGICA Para trazer essa solução aos associados a FCDL-SC firmou parceria Signature South Consulting empresa líder fornecendo soluções de troca eletrônica de documentos baseada em Assinatura Eletrônica entre estes a própria Nota Fiscal Eletrônica. A empresa nasceu no Chile em 2001, primeiro país de América Latina que implementou um modelo de Documentos Tributários Eletrônicos. A Signature conta com operações em 7 países: Argentina, Brasil, Chile, Colômbia, Costa Rica, Peru, Uruguai e tem mais de 10 anos de operações em diferentes tipos de clientes e negócios, trabalhando com um tráfego de documentos eletrônicos na faixa de 1,5 milhão por dia. 11- PRINCIPAIS VANTAGENS DO XML-SPC Validação do documento junto a Sefaz; Visualização de documentos emitidos e ou recebidos; Recepção e armazenamento de documentos emitidos por fornecedores; Armazenamento de documentos emitidos; Disponibilização automática de documentos para matriz, filial ou contabilidade; Filtragem por produtos, fornecedores, clientes; Impressão ou visualização Danfe em PDF ou txt; Redução de custos para o associado. 12- EXISTEM OUTRAS SOLUÇÕES SEMELHANTES NO MERCADO? Sim! Existem outras soluções e produtos do gênero no mercado, porém nenhum com a segurança da marca FCDL/SPC-SC. O associado deve ficar atento, pois a maioria destas soluções similares não oferece a validação dos documentos junto a Secretaria de Fazenda Estadual e somente o XML-SPC oferece backup extra de todos os arquivos no data center do SPC-SC.
6 13- FLUXO DA RECEPÇÃO DOS AQUIVOS 14- PRÉ-REQUISITOS PARA ACESSAR E UTILIZAR O XML-SPC a. Imprescindível acesso a internet; b. A configuração mínima de máquina - Internet Explorer 6.0 ou superior; c. Optativo o uso de leitor eletrônico para leitura da Danfe ou Dacte, caso não possua pode se digitar a chave de acesso manual; d. Usuário do cliente deverá ter noções mínimas de utilização de computador; e. Para visualização de pdf deverá haver o programa Adobe Acrobat Reader versão mínima 8.0 ou programa similar; 15- DESCRIÇÃO BÁSICA DO PRODUTO. O XML-SPC tem como base o Signature e-invoicing que é a solução responsável pelo processo de: a) Validação do xml recebido, sendo Schema, assinatura digital e validade junto a Sefaz Aprovadora; b) Guarda do xml recebido de forma organizada, revalidada e pelo período legal de (05 anos);
7 c) Consulta via Web ou seja em qualquer lugar que tenha acesso a internet será possível o associado da FCDL / CDL visualizar se o documento eletrônico (xml, pdf ou ambos) foi recebido ou não, logo provisionar o pagamento da fatura; d) Acompanhar se o processo de recebimento da Danfe (documento auxiliar de nota fiscal eletrônica) foi recepcionado ou não na sua loja ou em suas unidades, comprovando a chegada da mercadoria via web. 16- COMO SERÃO ENVIADOS OS ARQUIVOS PARA O XML-SPC? Todos os arquivos XML provenientes de NFe ( Nota Fiscal Eletrônica) ou CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) deverão ser enviados via e- mail para o endereço de eletrônico < br_edx_pop@signature.cl >. Somente após o recebimento do arquivo pelo sistema é que todas as funcionalidades da ferramenta estarão a disposição em relação a NFe ou CTe enviados. 17- PORTAL DE CONSULTA FCDL / SIGNATURE VIA LINK O usuário poderá ter várias formas de ingresso na ferramenta, sendo desde de um ícone na página da FCDL ou em link/ícone instalado nas páginas das CDLs, ou ainda direto no endereço
8 18- SEQUENCIA DO ACESSO OU INGRESSO NA FERRAMENTA Acessar com usuário e senha fornecidos. 19- PROCESSO DE CONSULTA, APÓS O INGRESSO DO USUÁRIO. Sistema simples e intuitivo, apenas 3 abas na tela inicial.
9 20- PROCESSO DE CONSULTA COM AS HABILITAÇÕES DE FILTROS DE CONSULTA
10 21- RESULTADO COM AS HABILITAÇÕES DE FILTROS DE CONSULTA
11 22- MÓDULO DE STATUS DE NFe OU FAROL DE RECEPÇÃO
12 15- APOIO AS ÁREAS FISCAIS E CONTÁBEIS DOS ASSOCIADOS
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14 MÓDULO COMERCIAL 1- TABELA DE PREÇOS DOS PLANOS E VALORES DE NFe s EXCENDENTES 2- MATERIAL NECESSÁRIO PARA APRESENTAÇÃO/VENDA DO PRODUTO É recomendável que o consultor comercial, representante ou vendedor utilize um notebook, tablet ou qualquer outro meio eletrônico ou visual para demonstrar a apresentação ou acesso à ferramenta. Caso não tenha, poderá acessar a área de teste no site da FCDL ou atalho no site da CDL SERÁ FÁCIL VENDER ESTE PRODUTO? Do ponto de vista técnico pode se considerar que este é um produto de fácil demonstração e venda, tendo ainda bons motivos para se forma uma argumentação comercial, visto que demanda legal e de segurança existem. Porém será necessário ir à campo, realizar reuniões, workshops, visitas aos contadores, sindicato dos contabilistas, Sefaz, etc., para criar o ambiente favorável à venda.
15 4- BENEFICIAR O ASSOCIADO ANTES DE TUDO! É imprescindível que o associado perceba antes de tudo que a intenção de quem o está abordando e ajudá-lo a evitar problemas futuros e facilitar o controle de seus XMLs ( Nfe). 5- PRINCIPAIS OBJEÇÕES A SEREM ENCONTRADAS E REFUTADAS. O meu contador não me disse nada! Resposta: Quase todos os contadores já enviaram cartas aos seus clientes informando a necessidade de se guardar adequadamente os XMLs O meu contador que cuida disso! Resposta: Tente com educação argumentar que a lei diz que a responsabilidade é da empresa e de seu representante. O meu contador disse que eu não preciso disso! Resposta: Você sabe que isso provavelmente não é verdade, portanto deverá encontrar uma forma de contornar essa objeção mostrando outros benefícios do produto. Eu já guardo meus XMLs em uma pasta do computador ou CD! Resposta: Tente fazê-lo visualizar a situação em que ele sofra uma avaria no equipamento que o apague todos os arquivos, de forma que tivesse que pagar multa de R$ por documento extraviado Está muito caro! Resposta: Caro em relação a que? Em relação a uma possível multa é muito barato. Eu nem sabia que existia isso! Resposta: Realmente são tantas coisas com as quais o empresário precisa preocupar-se. Por isso a CDL está sempre atenta para alertá-los das obrigações legais, oferecendo também ajuda na busca da melhor solução. 6- PASSO A PASSO DA VENDA a) Identificar os demandantes b) Estudar e preparar material
16 I. Preparar a apresentação de acordo com seu perfil e dos seus clientes. c) Realizar visita na empresa I. Avaliar se é interessante telefonar d) Oferecer e demonstrar a solução ao associado I. Se o associado estiver ocupado ou com problemas tente agendar visita em outra data. e) Avaliar se o melhor é usar toda a apresentação ou direto à parte técnica. f) Ajudar o associado a escolher qual plano se ajusta melhor a sua necessidade. Obs. Venda somente o que ele necessita. g) Se o associado possuir mais de um CNPJ será necessário um usuário para cada um. h) Preencher e assinar o *termo de adesão no ato da venda. *Cópia do termo de adesão ao final desta apostila. Também poderá ser solicitada ao departamento comercial da FCDL i) Contrato poderá ser preenchido na CDL e levado no pós venda. j) Abrir chamado para DP comercial da FCDL solicitando login e senha para acesso ao XMP-SPC I. Será necessário informar Razão Social, CNPJ e nome do plano escolhido. II. Cópia do termo de adesão poderá ser enviada junto ao chamado ou via fax. k) Após receber o usuário e senha. I. Enviar ao associado informando o usuário e senha. Isso evitará extravios futuros. II. Realizar nova visita ao associado para auxiliar no uso da ferramenta. III. Ensiná-lo a encaminhar os arquivos para o < br_edx_pop@signature.cl >. IV. Certificar-se de que o associado ou funcionário entendeu como usar a ferramenta. V. Realizar visitas periódicas para monitorar a satisfação. Cliente insatisfeito = bomba relógio.
17 A ARTE DE VENDER "Lembre-se de que a verdadeira arte de vender começa quando o freguês diz não." (H. Jackson Brown) Nada nunca será tentado se todas as objeções possíveis precisarem ser superadas primeiro. (Samuel Johnson) VENDER É AÇÃO Sucesso e genialidade, são 10% de inspiração e 90% de transpiração. Albert Einstein SUCESSO E BOAS VENDAS!!!
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