Sumário de Informações do Documento

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3 Sumário de Informações do Documento Tipo do Documento: Manual do Usuário Título do Documento: TOTAL ERP Módulo CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) Responsáveis: Willian Fernando Machado de Souza / Patrick S. Winnikes Palavras-Chaves: ERP, Transportadora, Conhecimento de Transporte Eletrônico Resumo: Este documento visa instruir como o usuário deve utilizar às funções do Módulo CT-e do sistema Total ERP Número de páginas: 46 Softwares utilizados: Libre Office 3, Dia , KolourPaint Versão 1.0 Data 23/11/ /02/12 Mudanças Versão inicial Revisão completa do Manual, aplicando alterações de imagens e formatação, além da atualização de recursos do sistema.

4 Sumário 1 INTRODUÇÃO VISÃO GERAL DO SISTEMA MÓDULOS DO SISTEMA TOTAL ERP FUNÇÕES DO SISTEMA FLUXOGRAMA COMO ACESSAR O SISTEMA REALIZANDO LOGIN ADMINISTRATIVO CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO CT-E PAINEL GERENCIAL CT- E EMITIR NOVO CT- E Dados CT-e Dados da Retirada Emitente Tomador Remetente Expedidor Recebedor Destinatário Serviços e Impostos CT- e Normal Informações de Cargas Documentos de Transportes Anteriores Informações do Seguro Produtos Perigosos Dados da Cobrança Rodoviário Geral Vale Pedágio Veículos Motoristas Observações Integração com o Financeiro XML GERENCIAR CT- E...33

5 6.4 CADASTROS Alíquota ICMS CFOP Natureza da Operação Veículos Seguradora CONSIDERAÇÕES FINAIS...46

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7 1 INTRODUÇÃO Este manual visa instruir o usuário a utilizar o Módulo Conhecimento de Transporte Eletrônico do projeto TOTAL-ERP de maneira adequada. Além dos textos explicativos para cada tópico abordado, este manual possui ilustrações com as principais telas do sistema para facilitar o entendimento. 2 VISÃO GERAL DO SISTEMA 2.1 MÓDULOS DO SISTEMA TOTAL ERP Total NF-e Total CT-e Administrativo Almoxarifado Financeiro Fiscal Comercial 2.2 FUNÇÕES DO SISTEMA 1 Nota Fiscal 1.1 Painel Gerencial NF-e 1.2 Emitir Nova Nota 1.3 Gerenciar Notas 1.4 Consultar Notas por Lote 1

8 1.5 Numeração a ser Inutilizada 1.6 Consultar Status SEFAZ 1.7 Importar NF-e TXT 1.8 Cadastros Alíquota ICMS CFOP CST COFINS CST ICMS CST IPI CST PIS Natureza Operação Categoria Tributária de Produto Unidade Produto Produtos 2 Conhecimento de Transporte 2.1 Painel Gerencial CT-e 2.2 Emitir Novo CT-e 2.3 Gerenciar CT-e 2.4 Cadastros Alíquota ICMS CFOP Natureza Operação Veículos Seguradora 3 Administrativo 3.1 Minha Empresa 3.2 Ferramentas Importação em Lote 3.3 Cadastros Forma de Pagamento Usuário Grupo/Permissão Tipo Pessoa Pessoa (Ex: Destinatário, Transportador) 2

9 3.3.6 Observação 3.4 Cadastro de Marketing Tipo Referência Nível de Proximidade Hábito de Consumo Classe Trabalhista Categoria Profissional Tipo Publicidade Segmento de Mercado Grupo de 4 Estoque 4.1 Balanço de Estoque 4.2 Entrada de Produtos 4.3 Listar Entradas 4.4 Atualizar Entrada de Produto 4.5 Sincronizar Produtos 4.6 Inventário 4.7 Requisição Interna Solicitar Autorizar 4.8 Cadastros Tipo de Entrada/Saída Categoria Tributária de Produto Unidade Produto Produtos Marca Cor Grupo Subgrupo Tamanho Departamento 5 Financeiro 5.1 Painel Gerencial Financeiro 5.2 Consulta Especializada 3

10 5.3 Nova Conta a Pagar 5.4 Nova Conta a Receber 5.5 Recibos Emitidos 5.6 Transferência Interna 5.7 Fluxo de Caixa 5.8 Cadastros Agência Conta Caixa Plano de Contas Centro de Custos Histórico Status Tipo de Conta Contrato Boleto 6 Fiscal 6.1 Gerar Arquivo SINTEGRA 6.2 SPED Realizar Apuração ICMS (Arquivo SPED) Ajustes (ICMS e ICMS ST) E111/E220: Ajuste/Benefício/Incent da Apuração ICMS E116/E250: Obrigações do ICMS a Recolher Realizar Apuração PIS/COFINS (Arquivo SPED) 7 Comercial 7.1 Gerenciador Comercial 7.2 Nova Comercialização 7.3 Fechamento Periódico 7.4 Cadastros Tabela Comercial Forma de Parcelamento Caixa Diário 4

11 3 FLUXOGRAMA Segue abaixo o fluxograma de uso do sistema Total ERP com ênfase no Módulo Financeiro. 5

12 4 COMO ACESSAR O SISTEMA 4.1 REALIZANDO LOGIN Acesse o navegador de internet de sua preferência (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Safari, Internet Explorer). Informe a URL Será exibida a tela inicial do sistema. Conforme Ilustração 1. Ilustração 1: Tela de Login Insira seu CPF e sua senha nos respectivos campos para realizar o login e clique no botão Entrar. Será exibida a seguinte tela, caso o usuário esteja relacionado com mais de uma empresa. Conforme Ilustração 2. Ilustração 2: Tela de Seleção de Empresa 6

13 Neste caso, basta selecionar a empresa com a qual se deseja iniciar as operações, clicando no ícone Selecionar ( ), para ser exibido o Painel Gerencial. Observação: Caso o usuário esteja vinculado a apenas uma empresa, assim que for realizado o login no sistema, será carregada as informações da empresa diretamente, conforme Ilustração 3. Ilustração 3: Opção para Trocar a Empresa Os principais Módulos possuem um Painel Gerencial específico. O sistema irá apresentar o Painel pertinente aos Módulos que o usuário tem acesso, dando ênfase inicialmente ao Módulo NFe, posteriormente ao CTe e em seguida ao Financeiro. Se o usuário possuir acesso a mais de uma empresa, clicando no item Trocar (destacado na ilustração 3 acima), poderá alternar entre essas empresas a qualquer momento. 7

14 5 ADMINISTRATIVO Para se utilizar o Módulo Conhecimento de Transporte, é necessário antes efetuar vários cadastros descritos no Manual do Usuário - Módulo Administrativo. É possível acessar esse manual a partir do site de EaD da MWork, ou a partir do próprio sistema no Menu Ajuda Manuais Módulo Administrativo (PDF) ou também solicitando através da equipe de suporte técnico (verifique a última página deste documento para acessar os canais de comunicação mencionados). Os cadastros básicos necessários para a utilização adequada do sistema são: Minha Empresa, Cadastro de Formas de Pagamento, Cadastro de Grupo/Permissão, Cadastro de Usuário, Cadastro de Tipo de Pessoa, Cadastro de Pessoa, Cadastro de Observações. Importante: Consulte o Manual do Usuário Módulo Administrativo para maiores detalhes. Uma das funções disponíveis no Módulo Administrativo (essencial para o Módulo CT-e) é o Cadastro das Formas de Pagamento. Função disponível no menu Administrativo Cadastros Forma de Pagamento. Ilustração 4: Acesso Cadastro de Formas de Pagamento 8

15 Ao acessar essa função no menu, a primeira tela a ser exibida, listará as Formas de Pagamento já cadastradas no sistema, caso os registros já existentes excedam às necessidades da empresa é possível excluí-los, para isso basta clicar no botão Excluir ( ). O sistema sempre irá pedir sua autorização para remover algum registro. Caso deseje alterar a composição de alguma Forma de Pagamento, basta clicar no botão Alterar ( ). Conforme Ilustração 5. Ilustração 5: Lista de Formas de Pagamento O sistema também disponibiliza a opção de se criar uma nova forma de pagamento, disponível no botão Nova Forma de Pagamento/Recebimento ( ). Após clicar neste botão o sistema irá abrir uma tela com as opções necessárias para o cadastro das Formas de Pagamento da empresa de modo configurável. Nesta tela será possível escolher a Descrição do pagamento, o Tipo se À Vista ou À Prazo e se será utilizado em uma Conta a Pagar e/ou a Receber para o Módulo Financeiro. 9

16 No campo Informações a Habilitar deverão ser escolhidas as opções conforme a forma de pagamento que está sendo cadastrada. Por exemplo: Se a forma de pagamento for Boleto, as opções adequadas são: Conta Bancária e Boleto. Não é recomendado criar uma forma de pagamento selecionando todos os itens mencionados neste campo, pois o sistema realizará um filtro nas contas a pagar/receber através dessas informações selecionadas. É importante definir adequadamente essa etapa, pois somente os campos selecionados serão exibidos no lançamento de uma conta a pagar/receber. Conforme Ilustração 6. Após serem escolhidas todas as opções clique no botão Salvar. Ilustração 6: Nova Forma de Pagamento Importante: Todos os campos com asterisco vermelho são de obrigatório preenchimento. Após registradas as informações do Cadastro de Forma de Pagamento, poderão ser efetuados os demais cadastros conforme o Tópico Cadastros, para melhor entendimento do sistema. 6 CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO CT-E Este módulo do sistema permitirá que o usuário possa ter o controle sobre os Conhecimentos de Trasporte Eletrônico emitidos na sua empresa de forma prática e instantânea. Observe as principais funções: Painel Gerencial CT-e, Emitir Novo CT-e, Gerenciar CT-e e Cadastros. Conforme Ilustração 7. 10

17 Ilustração 7: Menu Conhecimento Transporte Este manual possui os tópicos organizados conforme a ordem do Menu do Módulo CT-e (ilustração 4). Porém, é necessário efetuar adequadamente os cadastros explicados no Tópico 6.4 Cadastros deste documento, antes de emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico. 6.1 PAINEL GERENCIAL CT- E O Painel Gerencial CT-e tem como objetivo permitir um controle das informações referentes aos CT-es emitidos, demonstrando através de uma única tela, dividida em quadros e abas, as informações mais importantes para este controle. Para acessar o Painel, clique no menu Conhecimento Transporte Painel Gerencial CT-e. Ultimo status SEFAZ: Aqui o usuário pode verificar se a linha de comunicação da SEFAZ de Origem (da sua Federação) está ativa, ou seja, se é possível fazer a transmissão do CTe. A atualização desta tela pode demorar alguns segundos para ser atualizada, para verificar a disponibilidade do sistema da SEFAZ em tempo real, acessar o site da Secretaria de Fazenda informando a seguinte URL: 11

18 Conhecimentos com pendência de retorno da SEFAZ: Nesta aba é possível verificar todos os conhecimentos de transporte pedentes que não retornaram da SEFAZ devido a uma falha na transmissão ocorrida na Secretaria da Fazenda como já foi relatado no tópico anterior. CT-e(s) em contingência não transmitidas para SEFAZ: O projeto Nota Fiscal Eletrônica Brasileiro, prevê que em caso de problemas com os servidores de recepção da SEFAZ de Origem, haja as Contingências para emissão dos documentos eletrônicos. As Contingências podem ser: 1. SCAN: Envio do CT-e para processamento em um Servidor alternativo localizado em Brasília (DF). 2. DPEC: Envio do CT-e para processamento em um terceiro Servidor, quando não há conexão com a SEFAZ de Origem e nem mesmo com Brasília (DF SCAN). 3. FS-DA: Formulário de Segurança (papel moeda), quando não há conexão com internet no local de emissão do CT-e. Importante: Como o sistema TOTAL-ERP é acessado via internet, a contingência FSDA não é aplicável neste caso. O sistema TOTAL ERP prevê o controle e tratamento dos meios 1 e 2 de Contingência de forma automatizada aos usuários, portanto no DACTE impresso, apenas consta a informação do meio de envio desse CT-e. A Secretaria de Fazenda ainda não implementou esta opção de Contingência para o CT-e, porém o sistema TOTAL- ERP já está preparado para esta opção alternativas de envios. Totais: A aba Totais mostra em gráficos, todos os conhecimentos que foram: Autorizados, Cancelados, e Inutilizados. 12

19 Últimos DACTEs disponíveis: Após ser autorizado um CT-e, estará disponível a impressão do DACTE (Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico). Nesta aba, os dez últimos DACTEs serão exibidos agilizar alguma impressão, mas todos os documentos poderão ser exibidos no Gerenciar CT-e. Mais informações no tópico 6.3 deste manual. Informações do Certificado Digital: Todas as informações do Certificado Digital da sua empresa estão concentrados nesta aba, onde é possível ver desde o Órgão Certificador, até a Data de Vencimento do arquivo. Um aviso será mostrado no sistema, dias antes deste ocorrer este vencimento, agilizando assim o processo de Renovação do arquivo. Abaixo segue a Ilustração 8 do Painel Gerencial. Na ilustração foram destacados os principais recursos mencionados acima. Ilustração 8: Painel Gerencial CT-e 13

20 6.2 EMITIR NOVO CT- E Antes de começar este tópico, será necessário efetuar os cadastros de: CFOP (Código Fiscal de Operação e Prestação), Alíquota de Impostos (ICMS) e Natureza de Operação, além dos dados de Veículo e Seguradora. Para mais informações sobre como efetuar estes cadastros, acesse o tópico 6.4 deste manual DADOS CT-E Nesta aba o usuário irá cadastrar as principais informações do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Alguns campos não são editáveis, como é o exemplo do campo Modelo que sempre será 57, porque é o código padrão definido pela Receita Federal para este documento fiscal. O campo Número também não é editável, nele aparecerá apenas a palavra Automático, que significa que a numeração é sequencial, ou seja, quando um CT-e for salvo, ele irá definir a próxima numeração livre da Série informada. Importante: A numeração de um CT-e será dividido por SÉRIE, ou seja, cada Série terá uma numeração específica. (Exemplo: Série: 1 / CT-e: 1, Série: 1 / CT-e: 2, Série: 2, CT-e: 1, etc.). Cada Série pode compor até (novecentos e noventa e nove milhões, novecentos e noventa e nove mil, novecentos e noventa e nove) Conhecimentos de Transporte, garantindo assim uma margem quase impossível de ser alcançada a curto prazo (100 anos) de acordo com os cálculos da Receita Federal. O usuário pode definir qual Série será utilizada, basta preencher o campo Série com a numeração desejada. Toda vez que algum usuário for emitir um CT-e, neste campo irá aparecer a última Série informada e salva em algum CT-e. Portanto, para alterar a Série, basta colocar uma numeração entre 0 e 899 e Salvar o CT-e, lembrando que o sistema fará validações e somente permitirá salvar o registro, depois de preenchido todos os campos necessários. Importante: Conforme informado acima, as numerações de SÉRIE de um CT-e estão no intervalo de 0 a 899, sendo que do intervalo 900 a 999 é destinado aos documentos emitidos em Contingência (SCAN, DPEC, FS-DA). 14

21 Um campo importante é o Tipo de Serviço, com quatro opções: 0 Normal: Emissão de um transporte de carga comum onde a transportadora carrega o caminhão em uma empresa e leva até o destino final. 1 Subcontratação: A subcontratação de serviço de transporte será firmada na origem da prestação do serviço, por opção do prestador de serviço de transporte em não realizar o serviço por meio próprio. 2 Redespacho: É o contrato entre transportadores, em que um prestador de serviço de transporte (redespachante) contrata outro prestador de serviço de transporte (redespachado) para efetuar a prestação de serviço de parte do trajeto. 3 Redespacho Intermediário: Ocorre redespacho intermediário quando o expedidor e o recebedor forem transportadores de carga não própria. Um campo que deve ser destacado é o campo Forma de Impressão que tem o objetivo de informar ao sistema a forma de impressão da DACTE com duas opções Retrato (Vertical) Paisagem (Horizontal), utilize o melhor formato para a sua empresa. Antes de preencher os campos CFOP e Natureza de Operação, deve ser efetuado o cadastro destes. Para cadastrar acessar Conhecimento Transporte Cadastros CFOP e Conhecimento Transporte Cadastros Natureza de Operação, para saber mais sobre os cadastros pesquisar o Tópico 6.4 deste manual. Deve ser informado os locais de emissão, inicio e término da prestação de serviços. Local de Emissão: Cidade e estado de onde está sendo emitido o conhecimento de frete (localidade da sua empresa). Local de Início da Prestação: Onde o caminhão será carregado. Local de Término da Prestação: Onde o caminhão descarregará a carga. Pode ser no destino final a ser entregue a mercadoria ou em outro local para que outra empresa continue a viagem. 15

22 Ilustração 9: CT-e Aba Dados DADOS DA RETIRADA Esta sub aba serve apenas irá retirar a carga, como: Aeroporto, na Filial, Porto ou Estação de Destino, e incluir os detalhes desta retirada no campo específico EMITENTE Esta aba apenas informa os dados do emitente, no caso, a empresa que está emitindo o CT-e. O sistema TOTAL-ERP conta com um grande facilitador, que é o envio de XML e DACTE para o do contador ou para os funcionários da empresa responsáveis pelo setor. Caso o cliente queira usar este recurso, basta preencher os campos referentes ao . Administrativo: dos responsáveis do setor que gostariam de receber uma cópia dos arquivos eletrônicos. recebimento XML: campo alternativo para envio de contendo os arquivos eletrônicos. Contador: da sua contabilidade para envio de cópia dos arquivos eletrônicos. 16

23 Importante: Para que o seja enviado, a opção Envio Automático, deverá estar selecionada ao lado dos campos. Estes dados podem ser salvos em Administrativo Minha Empresa, para que estas informações já sejam preenchidas automaticamente a medida em que os CT-es sejam emitidos. Para saber mais, consulte o Manual do Usuário Administrativo. Veja na Ilustração 10, como será apresentado os dados do Emitente (sua empresa) em tela. Ilustração 10: CT-e Aba Emitente T OMADOR Definição: Pessoa contratualmente responsável pelo pagamento do serviço de transporte, podendo ser o remetente, o destinatário ou um terceiro interveniente. Para definir o responsável pelo pagamento do transporte basta selecionar no campo Tomador do Serviço a opção desejada. Como demonstra a imagem a baixo. Ilustração 11: CT-e Aba Tomador 17

24 6.2.4 REMETENTE Definição: Pessoa que promove a saída inicial da carga. O usuário tem a opção de emitir o CT-e com ou sem remetente de acordo com a sua necessidade escolhendo entre as opções Com Remetente ou Sem Remente. Para adicionar um remetente há duas formas, a primeira e a mais simples é a inclusão mediante a pesquisa de uma pessoa pré cadastrada e a segunda é a inclusão manual deste. Para incluir o remetente já cadastrado no sistema (Administrativo Cadastros Pessoa), basta clicar em pesquisar. Uma tela será exibida, e nela a opção de filtrar os cadastros salvos, ou pesquisar sem filtros, visualizando todos. Após encontrar o remetente desejado, clicar no ícone ( ) para selecionar. Então automaticamente os dados desta pessoa será exibida na aba. Caso deseje adicionar um remetente manualmente, basta preencher os dados solicitados. O sistema fornece a opção de salvar este remetente digitado manualmente na emissão do CT-e. Para isso selecionar a opção Incluir/Atualizar Pessoa. No campo Informações, o usuário pode escolher entre referenciar este CT-e a uma Nota Fiscal (Papel), uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ou outros documentos. Na opção de referenciar a uma NF-e há duas formas de inclusão, o usuário pode preencher o CT-e manualmente, digitando os dados solicitados ou utilizar um facilitador do TOTAL ERP, que é a importação das NF-es enviada para o nosso . Para fazer esta importação, o XML da nota deverá ser enviado para o nosso . Alguns minutos depois deste envio, o usuário já pode ter acesso a esta NF-e clicando em Importar NF-e(s) encaminhadas por . 18

25 Ilustração 12: CT-e Aba Remetente Clicar em Pesquisar, e as notas serão exibidas. Após encontrar o Nota desejada, clicar no ícone ( ) para selecionar. Então automaticamente a nota estará anexada no CT-e e todos dados desta nota serão incluídos neste conhecimento de transporte, poupando trabalho preenchendo tudo manual. A imagem abaixo mostra a comunicação entre o Sistema TOTAL ERP, a Secretaria de Fazenda de seu estado, e a transportadora. 19

26 Ilustração 13: Fluxo de Comunicação entre Sistemas 1. O Emitente da NF-e (Remetente do CT-e) realiza o envio e obtém autorização de uso 2. Após a autorização de uso, o Emitente da NF-e encaminha (por ) o XML da NF para o destinatário e para a transportadora. Opcionalmente, o sistema emissor do Remetente poderá encaminhar os XML's diretamente para caixa postal do sistema Total ERP eliminando-se a necessidade da etapa (3) 3. O transportador recebe as NF-es e encaminha para o endereço eletrônico do sistema Total ERP. Opcionalmente, pode-se configurar um encaminhamento automático de s para otimizar esta etapa; 4. O sistema Total ERP processa as NF-es recebidas e salvas no banco de dados. Após conclusão desta etapa, as NF-es importadas estarão disponívies no preenchimento das CTes através do botão Importar NF-e(s) encaminhada(s) por . Observação: Os s deverão ser enviados de acordo com o ambiente utilizado, acompanhe abaixo como estão definidos estes s: Endereços para envio do arquivo XML de NF-e para importação no CT-e: Ambiente de Homologação (Testes): Enviar para o nfe_homolog@totalnfe.com.br 20

27 Ambiente de Produção: Enviar para o nfe@totalnfe.com.br. Ambiente de Produção SINDICATOS (Ex: FETRANSESC): Enviar para o nfe@erplog.mwork.com.br Importante: A Importação de XML será possível apenas se a empresa emitente de Nota Fiscal Eletrônica, destacar na NF-e, que a sua empresa será responsável pelo transporte da mercadoria, caso contrário o sistema não reconhecerá esse vínculo, que é feito através do CNPJ do Transportador cadastrado na NF-e EXPEDIDOR Definição: Aquele que entrega a carga ao transportador para efetuar o serviço de transporte. O usuário tem a opção de emitir o CT-e com ou sem expedidor de acordo com a sua necessidade escolhendo entre as opções Com Expedidor ou Sem Expedidor. Para adicionar um expedidor há duas formas, a primeira e a mais simples é a inclusão mediante a pesquisa de uma pessoa pré cadastrada e a segunda é a inclusão manual deste. Para incluir o expedidor já cadastrado no sistema (Administrativo Cadastros Pessoa), basta clicar em pesquisar. Uma tela será exibida, e nela a opção de filtrar os cadastros salvos, ou pesquisar sem filtros, visualizando todos. Após encontrar o expedidor desejado, clicar no ícone ( ) para selecionar. Então automaticamente os dados desta pessoa será exibida na aba. Caso deseje adicionar um expedidor manualmente, basta preencher os dados solicitados. O sistema fornece a opção de salvar este expedidor digitado manualmente na emissão do CT-e. Para isso selecionar a opção Incluir/Atualizar Pessoa RECEBEDOR Definição: Pessoa que recebe a carga do transportador subcontratado ou redespachado. 21

28 O usuário tem a opção de emitir o CT-e com ou sem recebedor de acordo com a sua necessidade escolhendo entre as opções Com Recebedor ou Sem Recebedor. Para adicionar um recebedor há duas formas, a primeira e a mais simples é a inclusão mediante a pesquisa de uma pessoa pré cadastrada e a segunda é a inclusão manual deste. Para incluir o recebedor já cadastrado no sistema (Administrativo Cadastros Pessoa), basta clicar em pesquisar. Uma tela será exibida, e nela a opção de filtrar os cadastros salvos, ou pesquisar sem filtros, visualizando todos. Após encontrar o recebedor desejado, clicar no ícone ( ) para selecionar. Então automaticamente os dados desta pessoa será exibida na aba. Caso deseje adicionar um recebedor manualmente, basta preencher os dados solicitados. O sistema fornece a opção de salvar este recebedor digitado manualmente na emissão do CT-e. Para isso selecionar a opção Incluir/Atualizar Pessoa DESTINATÁRIO O usuário tem a opção de emitir o CT-e com ou sem destinatário de acordo com a sua necessidade escolhendo entre as opções Com Destinatário ou Sem Destinatário. Para adicionar um destinatário há duas formas, a primeira e a mais simples é a inclusão mediante a pesquisa de uma pessoa pré cadastrada e a segunda é a inclusão manual deste. Para incluir o destinatário já cadastrado no sistema (Administrativo Cadastros Pessoa), basta clicar em pesquisar. Uma tela será exibida, e nela a opção de filtrar os cadastros salvos, ou pesquisar sem filtros, visualizando todos. Após encontrar o destinatário desejado, clicar no ícone ( ) para selecionar. Então automaticamente os dados desta pessoa será exibida na aba. 22

29 Caso deseje adicionar um destinatário manualmente, basta preencher os dados solicitados. O sistema fornece a opção de salvar este Recebedor digitado manualmente na emissão do CT-e. Para isso selecionar a opção Incluir/Atualizar Pessoa SERVIÇOS E IMPOSTOS O campo Valor do Frete Contratado como o próprio nome diz, serve para informar o valor do frete. O usuário pode escolher se quer ou não incluir o ICMS no frete selecionando a opção Incluir ICMS no Frete. Também há a opção de adicionar os componentes (Clicando em Adicionar Componente ) que deram a origem ao valor do frete, por exemplo: Valor do Frete + valor da gasolina + valor motorista = valor total da prestação de serviço. Caso deseje remover um componente, clique no botão Excluir ( ) e em seguida confirme a mensagem de exclusão. Ilustração 14: CT-e Aba Serviços e Impostos Observação: Verificar com o seu contador qual a opção correta de ICMS e Alíquota que a sua empresa deverá ser utilizada. 23

30 6.2.9 CT- E NORMAL INFORMAÇÕES DE CARGAS Essa sub-aba permitirá o preenchimento de campos como: Valor Total da Mercadoria, Produto Predominante e Outras Características de Carga, é necessário também incluir pelo menos uma informação de Quantidade de Carga, clique no botão Adicionar Informação e preencha os campos solicitados. Caso deseje remover um componente, clique no botão Excluir ( ) e em seguida confirme a mensagem de exclusão. Acompanhe na Ilustração 15 como se apresentará a tela. Ilustração 15: CT-e Aba CTe Normal DOCUMENTOS DE T RANSPORTES ANTERIORES Esta sub-aba tem a função de referenciar outros Conhecimentos de transportes anteriores, seja ele eletrônico ou em papel. Para adicionar clique em Adicionar Documento (conforme Ilustração 16), será exibida uma tela onde deverá ser informado o CPF/CNPJ, a IE (Inscrição Estadual) e a Rasão Social do Emitente, em seguida escolha entre adicionar a referência de um Conhecimento de Frete de papel ou CT-e 24

31 (Conhecimento Eletrônico). Clique no botão Adicionar Documento e preencher as informações solicitadas. Para finalizar clique em Salvar. Ilustração 16: CT-e CTe Normal / Documentos de Transportes Anteriores Caso deseje remover um documento, clique no botão Excluir ( ) e em seguida confirme a mensagem de exclusão. As informações definidas também poderá ser alteradas, basta clicar no botão Editar ( ). Veja na Ilustração 17 como se apresentará a tela para preenchimento dos dados do documento: Ilustração 17: CT-e CTe Normal / Documentos de Transportes Anteriores / Adicionar INFORMAÇÕES DO SEGURO Essa sub-aba permitirá o preenchimento dos dados referentes à empresa Seguradora da carga. Caso não tenha cadastrado uma Seguradora, adicione clicando em Adicionar Manualmente, e preencha as informações solicitadas. 25

32 Poderá ser adicionada também, uma Seguradora cadastrada previamente no sistema (para saber como cadastrar os dados de uma Seguradora, consulte o item deste manual). Na tela haverá um campo chamado Seguradora, onde caso haja registros cadastrados, eles estarão disponíveis para serem selecionados neste campo. Basta escolher qual o registro a ser usado neste momento, que o sistema trará esses dados automaticamente para a tela. Se desejar remover uma Seguradora inserida no CTe, clique no botão Excluir ( ) e em seguida confirme a mensagem de exclusão. Acompanhe na Ilustração 18 como se apresentará a tela: Ilustração 18: CT-e CTe Normal / Informações de Seguro Observação: Para informações sobre qual o número da apólice e número da observação você irá utilizar, favor entrar em contato com a sua Seguradora PRODUTOS PERIGOSOS Esta sub-aba será utilizada apenas quando houver transporte de mercadoria que se enquadrem em regras de periculosidade conforme a legislação em vigência (para saber mais, consulte os órgãos responsáveis). Para adicionar um item que esteja dentro desta regra, clique em Adicionar Produto, e preencha as informações solicitadas. Caso deseje remover um produto, clique no botão Excluir ( ) e em seguida confirme a mensagem de exclusão. Acompanhe na Ilustração 19 como se apresentará a tela: 26

33 Ilustração 19: CT-e CTe Normal / Informações de Seguro Observação: Antes de iniciar o preenchimento destes dados (que são bem específicos), tenha-os em mãos para facilitar e agilizar a emissão do CT-e DADOS DA COBRANÇA O modelo eletrônico de Conhecimento de Transporte permite o vínculo de Dados de Faturas/Duplicatas/Cobranças, como: qual a Quantidade de Parcelas foi negociado o pagamento do serviço, quais as Datas de Vencimento, etc; esta aba de preenchimento simples auxiliará na definição dessas informações, basta apenas definir a Quantidade de Duplicatas (em quantas vezes foi negociado (Ex: 4x então deverá ser informado 4 no campo), a Frequência do Vencimento (Intervalo em dias entre um pagamento e outro. Ex.: De 15 em 15 dias. De 30 em 30, assim por diante informe o numero em dias desse intervalo) e a Data do Primeiro Vencimento, que será o campo base para que o sistema calcule os demais vencimentos, divida e gere de forma automática as parcelas como foram configuradas. Em seguida deve-se clicar no botão Gerar Duplicatas para que essa operação seja feita. Caso o usuário deseje cadastrar manualmente as Duplicatas, basta clicar em Nova Duplicata e preencher as informações solicitadas de acordo com a necessidade. Acompanhe na Ilustração 20 como será apresentada a tela: 27

34 Ilustração 20: CT-e CTe Normal / Dados de Cobrança RODOVIÁRIO Essa aba concentrará todas as informações do Transporte, como: Veículo, Motorista entre outras informações necessárias para vincular ao CT-e GERAL Nessa primeira sub-aba serão concentrados alguns dados importantes como: RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga), Data Prevista para Entrega, Série CTRB, Número CTRB (Contrato de Transporte Rodoviário de Bens) e o CIOT (Conta Frete). Preencha os campos que serão usados para a emissão do CT-e em questão, atentando-se para os que estão marcados com o asterisco vermelho (*). Acompanhe na Ilustração 21 como estará apresentada a tela: Ilustração 21: CT-e Rodoviário / Geral 28

35 VALE PEDÁGIO A segunda sub-aba permitirá a inclusão dos dados de um ou mais Vales Pedágios que serão utilizados no serviço de transporte. Pressione o botão Adicionar Vale Pedágio e preencha os campos. Clique no botão sempre que necessitar incluir mais vales e em Excluir ( ) para remover algum registro. Acompanhe na Ilustração 22 como preencher estes dados: Ilustração 22: CT-e Rodoviário / Vale Pedágio Importante: Sempre que houver um transporte onde passará por Praças de Pedágio, deverá ser adicionado a informação previamente no CTe nesta tela, evitando assim multas pela falta destes dados. A fiscalização é rígida com relação a este tipo de informação e portanto recomendamos o preenchimento VEÍCULOS Com relação ao Veículo que poderá ser informado na terceira sub-aba, ele poderá ser previamente cadastrado no sistema (caso deseje saber como, veja o item deste manual). Para preencher essa informação de forma rápida, há um botão chamado Adicionar Veículo, onde abrirá o formulário para preencher os dados específico deste componente de transporte, portanto preencha os dados e pressione o botão Salvar localizado no final deste tela. Além deste recurso para cadastro rápido do Veículo, há uma opção na sub-aba para inclusão através da Placa, onde no primeiro campo deverá ser informada a placa do veículo que fará o transporte e pressionado o botão Adicionar pela placa. O sistema irá efetuar a busca do veículo cadastrado e trará o resultado caso seja encontrado, senão mostrará mensagem informando que o veículo não foi 29

36 encontrado. Se no momento da inclusão deste veículo, desejar tentar encontrá-lo por outros campos do seu cadastro, basta pressionar o botão Pesquisar Veículo Cadastrado, que o sistema abrirá uma nova tela com filtros de pesquisa que poderão auxiliar na busca pelo veículo correto; preencha os filtros de acordo com o tipo de resultado ou deixe-os em branco, clicando em Pesquisar para que o sistema traga o resultado. Acompanhe na Ilustração 23 como se apresentará esta tela: Ilustração 23: CT-e Rodoviário / Veículos MOTORISTAS Esse componente de transporte está vinculado diretamente ao Cadastro de Pessoas do Módulo Administrativo, portanto caso queira pré-cadastrar o Motorista, preencha-o nesta tela do sistema (para saber mais, consulte o Manual do Usuário Módulo Administrativo). Tendo o Motorista já salvo no sistema, clique no botão Pesquisar Motorista Cadastrado (Pessoa), o sistema abrirá uma tela contendo filtros de pesquisa, escolha-os se desejar um resultado mais específicos e clique em Pesquisar para o sistema efetuar a busca. Ao lado do resultado, clique no botão ( ) para confirmar a sua escolha. Caso seja optado por fazer a inclusão manualmente dos dados do Motorista, basta pressionar o botão Adicionar Motorista para que o sistema habilite os campos para preenchimento dos dados (Nome e CPF), sendo possível incluir todos os motoristas que participarão do serviço de transporte, sendo pelo menos 1 vinculado ao CT-e, clique em Excluir ( ) para remover algum registro já adicionado ao CTe. Acompanhe na Ilustração 24 como preencher esta informação: 30

37 Ilustração 24: CT-e Rodoviário / Motoristas OBSERVAÇÕES Todas as abas referentes a Observações ( Observações Gerais, Observações de Interesse ao Contribuinte e Observações de Interesse do Fisco ), podem ser digitadas manualmente ou inclusas pela inserção de registros pré-cadastrados através do Cadastro de Observações do Módulo Administrativo (Para saber mais acesse o Manual do Usuário Módulo Administrativo). Veja na Ilustração 25 como será apresentada a principal aba de Observações do CTe: Ilustração 25: CT-e Rodoviário / Observações Gerais INTEGRAÇÃO COM O FINANCEIRO Importante: Esta aba será exibida se a sua empresa possuir o contrato do Módulo Financeiro do TOTAL-ERP. 31

38 Esta aba tem a função de integrar o Módulo CT-e com o Módulo Financeiro, ou seja, ao emitir um Conhecimento de Transporte, automaticamente o sistema irá criar uma nova Conta a Receber no Módulo Financeiro com os dados do CT-e emitido, como: Cliente, Valores, Datas de Emissão e Vencimento, etc. Para que a integração seja feita, é necessário que o campo Enviar informações para o Módulo Financeiro (Conta a Pagar/Receber)? esteja selecionado com a opção Sim. Também é necessário o preenchimento dos dados solicitados pelo sistema e também alguns que podrão ser preenchidos de acordo com sua necessidade, com mostra a Ilustração 26: Ilustração 26: CT-e Integração com o Financeiro Observação: Apenas o campo Descrição não tem a necessidade de ser alterado, já que ao criar uma nova conta, esta Descrição será preenchida com a Série/Número do CT-e em questão, por exemplo 001/123, facilitando em pesquisas futuras. 32

39 XML Os dados nesta aba apenas serão exibidos após ser Salvo um CT-e e servirão como auxílio à equipe de Suporte da MWork em caso de problemas (Ex: XML Inválido), portanto em um uso Normal do sistema, essa aba não precisará ser verificada. Observação: É interessante destacar que esta aba conterá as mesmas informações que o arquivo XML autorizado pelo SEFAZ do seu Estado, que hoje representa legalmente o documento fiscal, substituindo o papel. 6.3 GERENCIAR CT- E Nesta tela, acessada no menu Conhecimento Transporte / Gerenciar CT-e, o sistema proporcionará opções de Pesquisa e Gerenciamento dos documentos salvos no sistema, acompanhe na Ilustração 27 como acessar esta tela: Ilustração 27: Acesso Gerenciar CT-e Todos os Conhecimentos de Transporte possuirão uma Situação, as opções possíveis são: 33

40 Autorizado: O CT-e recebe o status autorizado após ser transmitido e validado pela SEFAZ. Cancelado: Um CT-e só pode ser cancelado com uma condição, este CT-e tem que primeiramente ser Autorizado, ou seja, este documento foi emitido e enviado para a Receita e por algum motivo, por exemplo: a desistência do contratante, ele tem que ser cancelado. Para isso, basta pesquisar o CT-e e clicar no botão Cancelar ( ), informar uma justificativa de no mínimo 15 caracteres (Ilustração 28), e clicar em Cancelar. Acompanhe a legislação para saber o Prazo de Cancelamento. Ilustração 28: Cancelamento CT-e Rejeitada: Após transmitir o CT-e, o arquivo XML com todos os dados do conhecimento são enviados para a SEFAZ validar. São avaliados todos os campos conforme as regras internas da própria SEFAZ, onde retornará uma resposta com a situação, podendo ser autorizada ou rejeitada. Sempre que for rejeitada, ela terá o motivo desta rejeição, por exemplo, Rejeitada [Rejeição: IE do remetente inválida], isso quer dizer que a Inscrição Estadual do Remetente não coincide com o que está no cadastro da Receita, portanto deverá ser atualizada esta informação e enviado novamente o CT-e. Inutilizada: Esta opção se assemelha ao Cancelamento, a diferença é que o Conhecimento de Transporte só poderá ser Inutilizado quando ele não estiver Autorizado pela SEFAZ, podendo estar Rejeitado ou Em Digitação. Servirá para que a numeração gerada para o CTe, não fique sem uso, pulando a sequência crescente dos documentos. É uma justificativa de que este documento não será mais usado pela sua empresa. Acompanhe a legislação para cumprir os Prazos de Inutilização dos documentos. Para fazer esta inutilização, basta pesquisar o CT-e e clicar no botão Inutilizar( ), informar uma justificativa de no mínimo 15 caracteres (Ilustração 29), e clicar em Inutilizar. 34

41 Ilustração 29: Inutilização CT-e Em Digitação: Um conhecimento terá a situação Em Digitação, quando ele foi apenas salvo e ainda não foi transmitido. Este status permite que o CT-e seja alterado antes da transmissão, ou seja, um CT-e pode ser salvo no sistema, alterado quantas vezes for necessário, e então ser transmitido, tendo retorno de acordo com a validação da SEFAZ. Observe que nesta tela há algumas opções de filtros na pesquisa dos CT-es. Inicialmente estão disponíveis as principais informações do CT-e, mas caso prefira refinar sua pesquisa filtrando pelos campos Nome/Razão Social ou CPF/CNPJ do Destinatário, Remetente, Expedidor, Recebedor ou até pelo Motorista, basta clicar no link Mais>> e serão exibidas estas opções de filtros (Ilustração 30). Ilustração 30: Gerenciar CT-e 35

42 A tela de Pesquisa é considerada um Gerenciador dos Conhecimentos de Transporte, pois além de listar os CT-es resultantes da pesquisa, o sistema também disponibiliza algumas ações a serem feitas de modo bastante prático, por exemplo: Impressão da DACTE (gerada em PDF), Download do XML e Envio por , Editar um CT-e salvo, além das opções de Cancelar e Inutilizar. O quadro abaixo destaca as ações de um CT-e e a legenda informando o significado de cada ação. Exibir: Função que exibe uma tela com todas as informações do conhecimento, sem a opção de editar (os campos não são editáveis). DACTE: Função que permite o download e a impressão da DACTE do conhecimento de frete. Para fazer o Download, basta colocar o mouse em cima do ícone, e clicar na opção Download. XML: Função que permite o download do XML (arquivo de CT-e Válido) e/ou o envio deste por para o cliente. Para enviar o XML para o do cliente escolher uma das duas opções, a primeira caso o do cliente já esteja cadastrado no cadastro de pessoa, o segundo para s ainda não cadastrados no sistema. Editar: Permite a alteração de um CT-e já existente que esteja com o status Em digitação. Cancelar: Cancela um CT-e que foi transmitido erroneamente ou devido a um trasporte cancelado. Inutilizar: Inutiliza um CT-e que foi rejeitado pelo SEFAZ, esta função é usada caso o usuário não queira editar e enviar novamente. Observação: Quando os ícones das Ações ficarem cinza (desabilitados) na linha do registro é porque não é possível acesso aquela função para ele no momento. Esse é um diferencial no sistema TOTAL-ERP pois só permitirá executar aquilo que é possível para determinado registro. O sistema também fornece a opção de Envio em Lote dos Conhecimentos de Transporte salvos. Para esta operação basta ter os CT-es salvos no sistema e marcar a primeira coluna de cada CT-e 36

43 que deseja enviar em Lote e em seguida clicar em transmitir. Veja na Ilustração um exemplo desta operação: Ilustração 31: Transmissão de CT-e em Lote Importante: Só será possível efetuar o Envio em Lote, de CT-es que estão com Situação como Em Digitação, ou seja, não enviados anteriormente. 6.4 CADASTROS O módulo CT-e possui cadastros que são necessários para a emissão do Conhecimento, como é o caso das Alíquota ICMS, CFOP (Código Fiscal de Operação e Prestação) e Natureza de Operação. Além destes, temos os cadastros auxiliares que podem complementar os dados do CT-e, que são os cadastros de Veículo e Seguradora. 37

44 6.4.1 ALÍQUOTA ICMS Esse cadastro poderá ser acessado através do menu Conhecimento Transporte / Alíquota ICMS, acompanhe na Ilustração 32: Ilustração 32: Acesso Alíquota ICMS As Alíquotas de ICMS (em porcentagem - %) serão utilizadas para cálculos do imposto na emissão do CT-e, aba Serviços e Impostos (para saber como incluir o ICMS no CT-e consultar 6.2.8). Inicialmente a tela se apresentará como uma Pesquisa dos registros já salvos, caso deseje inserir novas Alíquotas, clique em Nova Alíquota ( ) conforme Ilustração 33: Ilustração 33: Pesquisa de Alíquota ICMS 38

45 Após clicar na opção, será carregada a tela contendo o campo para informar o Valor que será utilizado, preenchido o campo, clique no botão Salvar e em seguida em Voltar, conforme Ilustração 34: Ilustração 34: Cadastro Alíquota ICMS Após ter registros salvos no sistema, será possível Alterar ( ) e Excluir ( ), para isso clique nos botões específicos ao lado de cada registro, conforme destacado na Ilustração 33 acima. Importante: Para saber quais as Alíquotas que serão utilizadas pela sua empresa, favor entrar em contato com a sua Contabilidade CFOP Esse cadastro poderá ser acessado através do menu Conhecimento Transporte / CFOP, acompanhe na Ilustração 35: Ilustração 35: Acesso Cadastro de CFOP 39

46 Os CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações) são utilizados para identificar qual será a operação de circulação da mercadoria, que no caso do CT-e, será para identificar qual a prestação de serviço de transporte (intermunicipal, interestadual ou internacional). Inicialmente será apresentada uma tela de Consulta dos registros salvos, conforme Ilustração 36: Ilustração 36: Pesquisa de CFOP Para cadastrar um novo CFOP, clique em Novo CFOP ( ) e aguarde o carregamento da tela, conforme Ilustração 37. Ilustração 37: Cadastro de CFOP Informe o número do CFOP válido que será utilizada para o transporte de cargas e clique no botão Salvar. (O sistema não aceita um CFOP que não pertença à tabela padrão da Receita Federal) Após ter registros salvos no sistema, será possível Alterar ( ) e Excluir ( ), para isso clique nos botões específicos ao lado de cada registro, conforme destacado na Ilustração 36 acima. Importante: Para saber quais os CFOPs que serão utilizados pela sua empresa, favor entrar em contato com o sua contabilidade. 40

47 6.4.3 NATUREZA DA OPERAÇÃO A tela de cadastro de Natureza de Operação deverá ser acessada pelo menu Conhecimento Transporte / Natureza Operação, conforme Ilustração 38: Ilustração 38: Acesso Natureza de Operação A Natureza de Operação no CT-e tem a função de informar ao usuário, a operação que estará sendo realizada, por exemplo: Transporte de Mercadorias, Transporte de Mudanças, entre outros. Inicialmente a tela será aberta como Consulta de registros já salvos, pois por padrão o sistema trará algumas Naturezas pré-cadastradas, se na lista não houver a Natureza a qual a sua empresa utilizará, basta pressionar o botão Nova Natureza de Operação ( ), conforme destacado na Ilustração 39: Ilustração 39: Consulta de Natureza de Operação 41

48 Acionado o recurso para incluir uma Nova Natureza de Operação, basta preencher a Descrição e pressionar o botão Salvar para que ela seja gravada no sistema. Veja na Ilustração 40 como preencher este campo: Ilustração 40: Cadastro de Natureza de Operação Após ter registros salvos no sistema, será possível Alterar ( ) e Excluir ( ), para isso clique nos botões específicos ao lado de cada registro, conforme destacado na Ilustração 39 acima. Importante: Para saber qual a Natureza de Operação que será utilizada pela sua empresa, favor entrar em contato com o seu contador VEÍCULOS No menu Conhecimento Transporte / Veículos, poderá ser efetuado o cadastro dos veículos de transporte da sua empresa, acompanhe na Ilustração 41 como acessar esta tela: Ilustração 41: Acesso Cadastro de Veículos 42

49 Após acessado o recurso no menu, será carregada a tela de Consulta de Veículos, contendo filtros para efetuar uma busca mais específica por determinado registro. Para incluir um Veículo, clique no link Novo Veículo ( ), conforme destacado na Ilustração 42: Ilustração 42: Consulta de Veículos Após clicado no recurso, será carregado o formulário para preenchimento dos campos necessários para se identificar um Veículo. Todos os campos estão presentes no layout (modelo) do Conhecimento de Transporte Eletrônico, onde os campos obrigatórios estarão destacados com o asterisco vermelho (*). Acompanhe na Ilustração 43 como se apresentará esta tela: Ilustração 43: Cadastro de Veículos Observação: Ao selecionar no campo Tipo de Propriedade de Veículo a opção Terceiro, o Sistema abrirá outros campos para inserir os Dados do Proprietário, lembrando que estes dados são de preenchimento obrigatório, conforme destacado na tela. 43

50 Após ter o registro salvo no sistema, será possível Alterar ( ) e Excluir ( ), para isso clique nos botões específicos de cada registro, conforme destacado na Ilustração SEGURADORA Do mesmo modo que o tópico anterior (6.4.4 Veículos), para facilitar o preenchimento do CT-e, o sistema fornece a opção de cadastramento das Seguradoras das carga transportadas, que pode ser acessado pelo menu Conhecimento Transporte / Seguradora. A seguir, na Ilustração 44 estará ilustrado este acesso: Ilustração 44: Acesso Cadastro de Seguradora Inicialmente a tela será aberta em um formato de Lista de Itens, contendo as Seguradoras já cadastradas no sistema. Para adicionar uma nova Seguradora, clique no botão Nova Seguradora ( ) conforme destacado na Ilustração 45: 44

51 Ilustração 45: Consulta de Seguradora Após clicar na opção, o sistema habilitará os campos de preenchimento, basta informar os dados corretamente, conforme a Apólice e o contrato de Seguro e clicar no botão Salvar, destacado na Ilustração 46: Ilustração 46: Cadastro de Seguradora Após ter registros salvos no sistema, será possível Excluír ( ), para isso clique no botão específico de cada registro. Para efetuar alterações, basta clicar no campo, alterar a informação e clicar em Salvar. 45

52 7 CONSIDERAÇÕES FINAIS Caso tenha alguma dúvida ou dificuldades em utilizar as funções do sistema, a equipe de Suporte Técnico da MWork estará à sua disposição para auxiliá-lo. Segue abaixo as informações de contato: Fones: Paranaguá/PR (41) Curitiba/PR (41) s: suporte@mwork.com.br suporte.pga@mwork.com.br suporte.cwb@mwork.com.br EaD: Acesse o Site de EaD (Ensino à Distância) da MWork: ead.mwork.com.br Twitter: Siga-nos no Twitter e acompanhe as notícias da 46