manual de cobrança e faturamento

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1 manual de cobrança e faturamento DHL Express brasil

2 APRESENTAÇÃO Prezado Cliente, Este material foi elaborado para ajudá-lo a entender como são geradas as faturas de cobrança, calculá-las e como serão enviadas para sua empresa. Caso possua alguma dúvida que não esteja respondida nesse material de apoio ou deseje fazer uma sugestão, elogio ou reclamação, visite nosso site aproveite e veja as vantagens que poderá encontrar ao utilizar nossos serviços. Você também pode entrar em contato com o executivo de vendas responsável pela sua conta; procurar nosso Serviço de Atendimento ao Cliente DHL Express, nos telefones (11) para São Paulo ou para as demais localidades; ou ainda mandar um para seu analista de cobrança. Atenciosamente, Equipe DHL Express 2

3 ÍNDICE Cap 1 Conhecimento Aéreo 4 Cap 2 Fatura de frete e ciclo de faturamento 5 Cap 3 Conhecendo a fatura de serviços da DHL Express 6 Cap 4 Fatura de reversão de impostos 9 Cap 5 Conhecendo a fatura de reversão da DHL Express 10 Cap 6 Fatura de impostos e guias de tributos 13 Cap 7 Conhecendo a nota de débito da DHL Express 14 Cap 8 Conhecendo a guia de tributos DHL Express 16 Cap 9 Conhecendo a memória de cálculo da nota de débito da DHL Express 18 Cap 10 CTe - Conhecimento de transporte eletrônico 19 Cap 11 Conhecendo o CTe - Conhecimento de transporte eletrônico 20 Cap 12 Isenção e outros 22 Cap 13 E-Billing, gerenciando suas faturas e WBs 25 Cap 13 Acessando o sistema E-Billing 26 3

4 1. CONHECIMENTO AÉREO Ao solicitar um envio sua empresa preencherá o WB ( ) é nesse momento que será definido o responsável pelo pagamento do transporte ou das taxas de importação. Dados do remetente Dados do destinatário IMPORTANTE: Sempre informar o nº do WB quando estiver em contato conosco. Descrição do envio Conta responsável pelo pagamento do frete Número do wb Opção de seguro para envio 4

5 2. FATURA DE FRETE E CICLO DE FATURAMENTO As faturas de frete são geradas para as contas de exportação (iniciadas com 65) nos dias 10 e 30 de cada mês,ambas com 20 dias entre a emissão e vencimento para seu pagamento, para as contas de importação (iniciadas com 95 ou 96) o faturamento ocorre sempre nos dias 05 e 20 de cada mês com 20 dias entre emissão e vencimento para seu pagamento. Essas faturas de frete são enviadas via correio, carta simples de acordo com o cadastro da conta que possuem junto a DHL. Porém caso não receba sua fatura via correio disponibilizamos outros meios para reemissão, como: Retirar sua fatura através do site Ebilling (ferramenta gratuita para gerenciamento das faturas); Contatar nossa central de atendimento através dos telefones (11) / (11) ou ; Contatar diretamente seu analista de cobrança. 5

6 3. CONHECENDO A FATURA DE SERVIÇOS DA DHL EXPRESS NUMERO DA FATURA CONTA E DADOS DO CLIENTE VALOR TOTAL DATA DE VENCIMENTO 6

7 3. CONHECENDO A FATURA DE SERVIÇOS DA DHL EXPRESS NUMERO DA FATURA DATA DA COLETA NUMERO DA WB PESO FATURADO TAXAS EXTRAS TAXA DO COMBUSTIVEL IMPORTANTE: Poderá notar uma alteração no peso faturado, isso pode ocorrer quando a remessa tiver o peso cubado, ou seja, as dimenções da remessa são maiores que o peso bruto. 7

8 3. CONHECENDO A FATURA DE SERVIÇOS DA DHL EXPRESS Detalhamento da remessa (envio) com as informações do remetente e destinatário. DETALHAMENTO DA REMESSA (ENVIO) COM AS INFORMAÇÕES DO REMETENTE E DESTINATÁRIO 8

9 4. FATURA DE REVERSÃO DE IMPOSTOS Para solicitar a reversão do imposto, deve selecionar a opção devida ao preencher o WB. Ao imprimi-lo, deve confirmar que o serviço DTP está devidamente informado. Se estiver correto, o país de destino reverterá o valor do imposto gerado para o país de origem, que repassará o valor para o contratante do serviço. DTP ( Delivery Taxes Paid ) 9

10 5. CONHECENDO A FATURA DE REVERSÃO DA DHL EXPRESS NUMERO DA FATURA DADOS DO CLIENTE VALOR TOTAL DATA DE VENCIMENTO 10

11 5. CONHECENDO A FATURA DE REVERSÃO DA DHL EXPRESS NUMERO DA FATURA IMPORTANTE: Note que nessa modalidade DTP gera-se um custo extra na fatura de frete, pois no item outros custos será cobrada uma taxa de R$51,25. NUMERO DA WB VALOR DOS IMPOSTOS GERADOS NO DESTINO 11

12 5. CONHECENDO A FATURA DE REVERSÃO DA DHL EXPRESS Detalhamento da remessa (envio) com as informações do remetente e destinatário. DETALHAMENTO DA REMESSA (ENVIO) COM AS INFORMAÇÕES DO REMETENTE E DESTINATÁRIO 12

13 6. FATURA DE IMPOSTOS E GUIAS DE TRIBUTOS As faturas de impostos também chamadas de nota de débito, possuem um prazo de 10 dias entre a data de emissão e data de vencimento, pois se trata de um reembolso que o cliente deve fazer para a DHL, uma vez que antecipamos os pagamentos dos impostos para liberação mais rápida junto a Receita Federal. Esses boletos são entregues junto à remessa para que o cliente efetue o pagamento e anexo também são enviadas as guias de tributos (DARF E GNRE), portanto quem recebe a remessa também recebe a fatura de impostos para pagamento. As faturas de impostos não estão disponíveis no site E-Billing. Na parte exterior da caixa deve conter uma janela (saco plástico reforçado) com o envelope que contém o seu boleto de impostos conforme foto ao lado: ATENÇÃO: Mantenha controle da entrada de suas remessas na sua empresa, sempre orientando quem irá receber. A partir do momento que houver a identificação, este envelope com o boleto de impostos deverá ser encaminhado para Setor de Contas a Pagar, atentando-se a data de vencimento. MODALIDADE IMPEX: Nessa modalidade, impostos e frete serão pagos pelo destinatário. Para cálculo dos impostos, a Receita Federal utilizará o Valor Aduaneiro que corresponde ao valor declarado da remessa mais o valor do frete. 13

14 7. CONHECENDO A NOTA DE DÉBITO DA DHL EXPRESS DADOS DO DESTINATARIO NUMERO DA NOTA DE DÉBITO NUMERO DO WB DADOS DO REMETENTE VALORES DAS TAXAS DE IMPORTAÇÃO EM REAIS DATA DE VENCIMENTO 14

15 7. CONHECENDO A NOTA DE DÉBITO DA DHL EXPRESS MODALIDADE DTP NO BOLETO RECEBIDO CASO CONSTE A SIGLA DTP OU DDP, ISSO INDICA QUE OS IMPOSTOS SERÃO COBRADOS DO REMETENTE E TODA A DOCUMENTAÇÃO RECEBEIDA É APENAS PARA ARQUIVO. No boleto recebido caso conste a sigla DTP ou DDP, isso indica que os impostos serão cobrados do remetente e toda a documentação recebida é apenas para arquivamento. 15

16 8. CONHECENDO AS GUIAS DE TRIBUTOS DA DHL EXPRESS DARF (DOCUMENTO DE ARRECADAÇÃO DE RECEITAS FEDERAIS) IMPORTANTE: As guias DARF e GNRE sempre são pagas pela DHL para liberação da remessa junto a Receita Federal, portanto, esses documentos são apenas para arquivamento, já que os valores estarão inclusos em sua nota de débito ou serão cobrados do remetente caso tenha sido enviado na modalidade DTP. 16

17 8. CONHECENDO AS GUIAS DE TRIBUTOS DA DHL EXPRESS GNRE (GUIA NACIONAL DE RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS ESTADUAIS) IMPORTANTE: As guias DARF e GNRE sempre são pagas pela DHL para liberação da remessa junto a Receita Federal, portanto, esses documentos são apenas para arquivamento, já que os valores estarão inclusos em sua nota de débito ou serão cobrados do remetente caso tenha sido enviado na modalidade DTP. 17

18 9. CONHECENDO A MEMÓRIA DE CALCULO DA NOTA DE DÉBITO DA DHL EXPRESS Para entender o cálculo dos impostos, abaixo segue um exemplo de uma remessa courier: AWB : Dolar Rate : USD$1 = BRL$ on 12/09/2013 FOB Value : USD$57.00 Transport Value : USD$0.00 Insurance Value *: USD$0.00 Aduana value : USD$57.00 AWB Weight : 19.3 VOL Weight : 0.0 Contents : GRILLE Invoice Information : Invoice Composition -> DHLServiceFee:BRL$47.30, InfraeroFee:BRL$30.69, PrePaidTaxes:BRL$1.00, II:BRL$77.90, ICMS:BRL$45.60, Total Invoice : BRL$202.49/USD$88.89 *O valor mínimo de seguro: R$20,00 para envios internacionais e R$7,00 para envios nacionais. LEGENDA : II: 60% do valor aduaneiro ( v.a) Exemplo do caso acima: USD 57,00 X = 129,84 x 60 % = 77,90 ICMS: II + V.A / 0,82 x ICMS do Estado Exemplo do caso acima: 77, ,84 = 207,74 /0,82 = 253,34 x 18 = 4560,12 / 100 = 45,60 A taxa administrativa da DHL é composta por 3 taxas. Taxa da Infraero Refere-se ao kg movimentando da mercadoria dentro das instalações do aeroporto. US$ 0,70 / Kg Exemplo do caso acima: x 0,70 = 1,59 x 19,3 = 30,69 Taxa de adiantamento PrePaid Refere-se ao adiantamento dos valores pagos á Receita Federal. 0,05% ao dia (Mínimo 1,00) Exemplo do caso acima: Taxa Administrativa DHL Refere-se ao serviço de desembaraço aduaneiro na alfândega. Ela é fixa em R$ 47,30 Esclarecemos que a DHL efetua o pagamento de todos os impostos e taxas das remessas provenientes do exterior e posteriormente é ressarcida pelo destinatário da remessa. Pelo processo administrativo necessário para esta atividade, como manutenção do cadastro de importadores, apuração dos impostos a pagar, emissão de formulários, envio de comprovantes do pagamento dos impostos e taxas, serviços bancários, identificação dos importadores, etc, ocorre à cobrança de uma taxa fixa de R$47,30 18

19 10. CTe - CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO O que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)? É um documento digital, emitido eletronicamente e que está sendo adotado pelas empresas que fazem transporte. Na DHL Express, o CT-e substitui dois documentos: o CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) e a Nota Fiscal Fatura de Serviços de Transporte. Com o novo sistema, as remessas só poderão ser transportadas se levarem anexadas a versão simplificada impressa do CT-e, conhecida como DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento do Transporte Eletrônico). O que muda com o CT-e? Com o CT-e, a impressão do DACTE precisará ser feita antes do faturamento, já que a DHL Express vai ter que realizar todo o transporte com o documento físico anexado à remessa. A partir de quando o CT-e passou a ser exigido? O transporte de cargas com o CT-e impresso anexado teve início em novembro de 2011 para envios domésticos ( dentro do Brasil), e dia 01/08/13 foi implementando o Cte Internacional para todas as remessas de exportação ( destino fora do Brasil). Como será a geração do CT-e na DHL Express? Atualizamos as ferramentas eletrônicas para que você possa preparar suas remessas seguindo todas as exigências das novas normas brasileiras e emitir o WB com os dados corretos para geração do Ct-e. O que muda para mim, cliente DHL Express, com o CT-e? Sua empresa assim que realizar um envio receberá eletronicamente através do cadastrado conosco, copia do arquivo XML e o Dacte, somente após o faturamento sua empresa receberá a fatura via correio. 19

20 10. CTe - CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO NUMERO DO CTE CHAVE DE ACESSO DADOS DO REMETENTE E DESTINATÁRIO TOMADOR DE SERVIÇO: SEMPRE SERÁ O RESPONSÁVEL PELO PAGAMENTO O FRETE VALOR DO CTE NUMERO DO WB DE ENVIO 20

21 10. CTe - CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO GERA-SE UM OUTRO N DE CTE CTE COMPLEMENTAR NESTE CAMPO INDICA QUE É UM COMPLE MENTO DE VALOR DADOS DO REMETEN TE E DESTINAT ÁRIO RESPONS ÁVEL PELO PAGAMEN TO DO FRETE Quando a remessa passa pela repesagem (novo peso a ser cobrado) ou quando os valores do primeiro CTe gerado estiverem incorretos, está previsto em lei que pode ser gerado um Cte Complementar para correção do valor. MESMO NUMERO DO WB ANTERIOR 1 21

22 11. ISENÇÃO E OUTROS ISENÇÃO DE CTE Isenção da emissão de nota fiscal para envios internacionais com origem Brasília/Goiás/Mato Grosso/Ceara/Pará / Espírito Santo/Rio Grande do Norte/Amazonas e Alagoas. Fazemos referência à sua solicitação de nota fiscal para o transporte internacional, originado no Brasil. Esclarecemos que, para este envio específico, não se faz obrigatória a emissão da NOTA FISCAL, pelos motivos abaixo: A competência para regular obrigações tributárias concernentes ao transporte internacional é da União Federal, e não das Unidades de Federação (Estados). Isso porque a Constituição Federal claramente estabelece que compete aos Estados regularem sobre os transportes intermunicipais e interestaduais, tão somente. O CTe é uma obrigação tributária secundária, regulamentada pelos Estados, com o intuito de acobertar a prestação de serviços de transporte intermunicipais e interestaduais. 22

23 11. ISENÇÃO E OUTROS Como se sabe, o transporte internacional é isento de ICMS (LC 87/06, artigo 3, III). Assim sendo, por não haver uma obrigação tributária principal, e, menos ainda, competência tributária dos Estados para regular sobre tal matéria, entende-se como não obrigatória a emissão do documento fiscal para acobertar o transporte internacional. Não há que se falar em qualquer dano ao Erário, tendo em vista que não há tributação sobre tal atividade.a DHL, conforme lhe ordena a Instrução Normativa RF 648/06, a qual é a norma federal que disciplina o despacho aduaneiro de Importação e Exportação de Remessas Expressas, emite o Conhecimento Aéreo (AWB). Além disso, a DHL segue o disposto no Convênio ICMS 59/95, segundo o qual as empresas de remessas expressas estão obrigadas a emissão deste mesmo AWB para acobertar o transporte internacional de remessas provenientes do exterior.com relação aos outros AWBs, originados em São Paulo, pelo fato de termos regime especial, que nos possibilita a emissão de uma Nota Fiscal Fatura Serviços que engloba todos os AWbs transportados no período, há a emissão da mesma, encaminhada a seus cuidados. Porém, como poderá se observar, não há qualquer incidência de ICMS ou outro impostos, devido à legislação aplicável. 23

24 11. ISENÇÃO E OUTROS ISENÇÃO DE CTE PARA IMPORTAÇÃO Os envios com origem no exterior e destino Brasil e, por se tratarem de transporte internacional não tem a incidência de ISS, não sendo devida a retenção mencionada. Nos casos em que a origem do transporte é no exterior, estamos cobertos pelo Convênio ICMS 59/95, o qual não exige a emissão de Nota Fiscal (nem para ICMS nem para ISS) e a legislação do ISS não pode exigir a retenção do ISS para o transporte internacional. OUTROS TIPOS DE ISENÇÕES Os casos em que não serão emitidos os documentos fiscais são os casos em que a fatura se referir a reembolso de despesas (exemplo, pagamento de algum imposto por nós para dar continuidade ao transporte, e depois solicitamos reembolso ao cliente), ou quando o serviço tiver inicio em outro País, uma vez que as notas fiscais de transporte só podem ser emitidas na origem da prestação do serviço, neste caso o documento emitido é o Invoice. 24

25 12. E-BILLING, GERENCIANDO SUAS FATURAS E WBS O E-Billing é uma ferramenta on-line gratuita que permite acesso às faturas da DHL Express. Com ela você poderá consultar não só suas faturas, mas também todos os wbs que as compõem, imprimir o boleto para pagamento via rede bancária, visualizar as imagens dos wbs e gerar arquivo em Excel. Utilize e veja como é fácil. A ferramenta está disponível apenas para quem possui número de conta DHL Express, basta contatar nosso departamento de Suporte as Ferramentas Eletrônicas: (Demais localidades) (SP) suporte.br@dhl.com para geração da senha de acesso. 25

26 13. ACESSANDO O SISTEMA E-BILLING LINK DO E-BILLING Colocar seu login e senha no campo solicitado e clicar em OK. 26

27 13. ACESSANDO O SISTEMA E-BILLING Clicando aqui você digita o número da WB e consegue visualizar. Informe o número da fatura/conta/ CNPJ. 27

28 13. ACESSANDO O SISTEMA E-BILLING IMAGEM DA FATURA DADOS DO CLIENTE VISUALIZAR ROMANEIO ENVIOS REALIZA DOS IMAGEM DO WB VISUALIZAR TAXAS (COMBUSTIVEL) 28

29 OBRIGADO! 29