esocial Fácil Implantação Consciente Inclui os quatro vértices do esocial e as 13 Tarefas prévias

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1 esocial Fácil Implantação Consciente Inclui os quatro vértices do esocial e as 13 Tarefas prévias

2 Odair Rocha Fantoni Coach Mentor Holomentor do sistema ISOR ; Especialista Pós-graduado em Direito do Trabalho; Executivo atuante a mais de 30 anos em RH e Sistemas de Gestão de RH nas seguintes empresas: Editora Abril, Círculo do Livro, IPL Informática, Sênior Sistemas, Elenco Informática e Nydus Systems; Palestrantes sobre temas diversos, entre eles: Danos Morais no Ambiente de Trabalho, Desoneração da Folha de Pagamento e esocial; Atual Diretor de Conteúdo de RH da Nydus Systems, e Diretor Presidente do informativo virtual RHevista RH. Como consultor assessorou centenas de empresas, entre elas: Grupo Estado de São Paulo, Tecnologia Bancária, Unilever, Grupo Itaú, Grupo CLC, CBPO, Brasmotor, Mahle Metal Leve, Eventos esocial: Entre palestras e cursos, no período compreendido entre e , desenvolveu mais de 1700 profissionais na questão do esocial. As correlações existentes entre as exigências apresentadas no manual do esocial e as obrigações previstas, tanto na CLT como em outras normas trabalhistas, Previdenciárias, Fundiárias e do Imposto de Renda, são os diferenciais dos eventos desenvolvidos pelo autor. fantoni@ig.com.br

3 Odair Rocha Fantoni esocial Fácil Implantação Consciente Inclui os quatro vértices do esocial e as 13 Tarefas prévias

4 EDITORA LTDA. Todos os direitos reservados Rua Jaguaribe, 571 CEP São Paulo, SP Brasil Fone (11) Produção Gráfica e Editoração Eletrônica: R. P. TIEZZI X Projeto de Capa: FABIO GIGLIO Impressão: FORMA CERTA DIGITAL Junho, 2014 Versão impressa - LTr ISBN Versão digital - LTr ISBN Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) Fantoni, Odair Rocha esocial fácil : implantação consciente / Odair Rocha Fantoni. São Paulo : LTr, Bibliografia 1. Direito do trabalho 2. esocial Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas 3. Relações de trabalho I. Título CDU-34:331 Índice para catálogo sistemático: 1. Direito do trabalho 34:331

5 Sumário Considerações Iniciais...9 Conhecendo o esocial...12 esocial Objeto, Objetivos e Conceito...13 Objeto do esocial...13 Objetivos do esocial...13 Conceito do esocial...13 Composição do esocial...14 a) Eventos iniciais...14 b) Eventos de tabelas...14 c) Eventos não periódicos...16 d) Eventos periódicos...16 Relação dos Eventos...17 a) Eventos iniciais...17 b) Eventos de tabela...17 c) Eventos não periódicos...18 d) Eventos periódicos...18 e) Exclusão de eventos...19 f) Eventos excluídos...19 ~ 5 ~

6 Análises dos Eventos...22 Considerações iniciais...22 Composição da Tabela de Resumo dos Registros...23 Detalhamento dos indicadores da Tabela de Resumo dos Registros...23 Composição da Tabela dos Registros...26 Detalhamento dos indicadores da Tabela dos Registros...27 Informações comuns de Eventos esocial...28 Sistema de alteração de informações dos eventos (arquivos)...29 Eventos Conteúdo, Notas e Pontos de Atenção...30 Rubricas Códigos esocial, Títulos, Observações e Incidências...60 Penalidades e Multas...97 Parâmetros de Multas...97 a) Arquivos digitais conforme Manad (Manual de Arquivos Digitais)...97 b) Decreto n /1999 (aprova o Regulamento da Previdência Social e dá outras providências)...98 c) Multas trabalhistas...98 Quadro Atual dos Treinamentos Obrigatórios esocial e os treinamentos obrigatórios Profissional Autorizado: Habilitado; Qualificado; e Capacitado Treinamentos e cuidados especiais por parte do RH e dos SESMTs Relação de Treinamentos Obrigatórios Relação das NRs Normas Regulamentadoras de Segurança e Saúde no Trabalho Os Quatro Vértices do esocial Tarefas Prévias ~ 6 ~

7 Gestão do esocial Geração de Arquivos Mensageria ~ 7 ~

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9 Considerações Iniciais Desde a criação da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) pelo Decreto-Lei n , promulgado pelo então presidente Getúlio Vargas em 1º de maio de 1943, o esocial é, sem dúvida, o instrumento mais importante criado quando pensamos nas relações entre empregadores, trabalhadores e governo. Em razão da riqueza de detalhes existentes em nossas normas, principalmente nas trabalhistas e previdenciárias, a fiscalização acaba por ser prejudicada. Diante deste fato, encontramos um alto índice de ações, junto à Justiça do Trabalho, que não deveriam existir, caso a legislação fosse rigorosamente cumprida. É muito comum verificar, por exemplo, e entre outros, em ações que envolvem indenizações por acidente de trabalho, a falta de treinamentos obrigatórios ou, ainda, descaso relacionado ao uso de EPIs. Assim, percebe-se que existe uma necessidade premente de: a) mais atenção aos detalhes de nossas normas, por parte dos empregadores; b) melhorar sensivelmente a fiscalização, não apenas como forma de punição dos empregadores, mas, principalmente, buscando a conscientização dos empregadores e seus prepostos. Neste aspecto, o esocial, será fundamental, pois, antes mesmo do seu início de vigência, faz com que, empregadores, em geral, revisem seus processos e busquem a conformidade necessária em suas respectivas atividades. Portanto, o esocial exige profissionais muito mais preparados e conhecedores, no detalhe, de nossas normas e requer um relacionamento maior entre os profissionais dos diversos subsetores de gestão de pessoas. ~ 9 ~

10 Não mais será possível um profissional da área de administração de pessoal ser o responsável por todas as questões trabalhistas e previdenciárias. O trabalho em conjunto, por exemplo, com os profissionais da área de saúde ocupacional e do jurídico, entre outros, será fundamental. O esocial, pela sua abrangência 45 arquivos e mais de informações (eventos) não é uma ferramenta de fácil utilização e será necessário, para sua compreensão, primeiramente, um elevado conhecimento de nossas normas legais (trabalhistas, previdenciárias, fundiárias e do imposto de renda). Por outro lado, o auxílio de um excelente software para gestão de pessoas será fundamental, pois, além da geração correta dos arquivos (leiaute dos eventos), mensageria (controle de envios e retornos dos arquivos gerados), será extremamente importante o gerenciamento prévio das informações, tarefa esta que considero humanamente impossível de ser realizada no detalhe. Portanto, para as empresas que atualmente utilizam, tão somente, módulo folha de pagamento, aconselhamos a aquisição, pelo menos, dos módulos saúde ocupacional (medicina e segurança no trabalho), treinamento, benefícios e apuração do ponto, que serão fundamentais na gestão das informações para o esocial. Acrescente-se, se possível, o módulo portal do colaborador. Ainda quanto aos softwares de gestão de pessoas, será extremamente importante que estes sejam desenvolvidos permitindo acesso remoto, e ideal seria sua concepção fosse full web. Após um estudo completo do manual do esocial, que encontra-se está disponível em: < desenvolvemos o conceito dos 4 Vértices do esocial, cuja finalidade é possibilitar uma visão das necessidades para bem atender ao conteúdo solicitado por esta nova obrigação acessória. Os 4 Vértices, cujo conteúdo veremos em detalhe mais adiante neste guia, são os seguintes: a) 13 Tarefas Prévias Trata-se das tarefas que todos os empregadores devem realizar antes do esocial vigorar, cuja não realização pode resultar em penalizações já no início do esocial. b) Gestão do esocial Trata-se de todo o conteúdo que deve ser gerenciado, de preferência por um software de gestão de pessoal, a fim de minimizar a possibilidade de penalizações futuras. ~ 10 ~

11 c) Geração de arquivos Trata-se da rotina sistêmica necessária para a geração dos arquivos com os respectivos eventos exigidos pelo esocial. d) Mensageria Trata-se da rotina sistêmica necessária para o envio, ao esocial, dos arquivos gerados e, respectivos retornos, com os aceites ou informações de erros de informações. A rotina mensageria também terá como função avisar, aos usuários, os eventuais erros existentes nos arquivos e apontados pelo esocial. O sistema de mensageria também terá como missão, e talvez seja o mais importante, gerenciar o envio de arquivos simultâneos, que são gerados por uma única ação do usuário. Exemplo: ao admitir um empregado, muitas vezes, será necessário o envio, além do respectivo arquivo evento Admissão, de outros arquivos, por exemplo, evento Condição Diferenciada de Trabalho. Entretanto, estes outros arquivos só podem ser enviados, após o aceite do arquivo evento Admissão. ~ 11 ~

12 Conhecendo o esocial Este guia não tem o objetivo de detalhar as mais de informações exigidas pelo esocial em seus mais de 45 arquivos. Buscamos, entretanto, de forma objetiva, fornecer subsídios para bem atender ao conteúdo total do esocial. Inicialmente, vamos dar algumas dicas para a leitura correta dos arquivos do esocial. Em seguida, vamos falar, de forma geral, sobre cada um dos 45 arquivos e, quando julgarmos necessário, fazer alusão a um ou outro ponto de atenção e ou cuidado específico. Por fim, também no que julgamos importante, vamos associar as informações previstas no esocial com obrigações legais existentes em nossas normas, possibilitando, desta forma, uma compreensão significativa do detalhamento existente nesta nova obrigação acessória. Vejamos, a seguir. ~ 12 ~

13 esocial Objeto, Objetivos e Conceito Encontramos no manual do esocial os seguintes conteúdos em relação ao Objeto, Objetivos e Conceito desta nova obrigação acessória que tem como premissa eliminar outras obrigações acessórias, tais como: CAGED, RAIS, SEFIP, DIRF, CAT, etc. Objeto do esocial O esocial tem por objeto estabelecer a forma única com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras informações previdenciárias previstas na Lei n , de 24 de julho de 1991, e de rendimentos pagos por si sujeitos à retenção na fonte. Objetivos do esocial Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas aos trabalhadores brasileiros; simplificar o cumprimento de obrigações; e aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais. Conceito do esocial O esocial é um projeto do governo federal que vai coletar as informações descritas no Objeto do esocial, armazenando-as no Ambiente Nacional do esocial, ~ 13 ~

14 possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS. As informações podem ser classificadas, a saber: Nota: Entendemos, tratar-se de uma excelente ferramenta para fiscalização das obrigações legais existentes na relação entre trabalhador e empregador e entre este e os órgãos governamentais. Composição do esocial O esocial é composto de 45 arquivos e mais de informações. Cada arquivo contém diversas informações e estes agrupamentos de informações são intitulados, pelos gestores do esocial, Eventos. Um bom exemplo que caracteriza o termo Evento é a admissão de trabalhador, que será informada por meio de um arquivo contendo várias informações relacionadas aos dados cadastrais e contratuais do trabalhador (nome, endereço, sexo, data de nascimento, cargo, salário, horário, local de trabalho, etc.). Portanto, este conjunto de informações, que será enviado em um único arquivo (s-2200 Admissão de Trabalhador), é tratado pelos gestores do esocial como EVENTO DE ADMISSÃO. Também no manual do esocial encontramos a seguinte classificação para as informações que serão enviadas ao esocial mediante arquivos específicos: Vejamos: a) Eventos iniciais São eventos que identificam o empregador/contribuinte, contendo dados básicos de sua classificação fiscal e estrutura administrativa. É o primeiro evento a ser transmitido ao esocial. Também compõe os eventos iniciais o evento de cadastramento inicial dos vínculos. Esse evento deve ser informado após terem sido transmitidos os eventos de tabelas do empregador. b) Eventos de tabelas São eventos que montam as tabelas do empregador, responsáveis por uma série de informações que validarão os eventos não periódicos e periódicos. Buscando melhor otimização na geração dos arquivos, bem como no armazenamento das informações no ambiente nacional do esocial, informações que podem ser utilizadas em mais de um arquivo do esocial ou que se repetem em diversas partes ~ 14 ~

15 do leiaute serão armazenadas em tabelas. Considerando que grande parte dos eventos se utilizam de informações constantes nos eventos de tabelas, é obrigatório transmiti-los antes dos eventos periódicos e não periódicos. A título de orientação, é prudente transmiti-los logo após o envio do evento de Informações do Empregador. A manutenção correta dessas tabelas é fundamental para a recepção dos eventos do empregador e cálculo correto das bases de cálculo e dos valores devidos. A administração do período de validade das informações é muito importante. O empregador deve observar o período de vigência das informações. Quando da primeira informação dos itens que compõem a tabela, devem ser preenchidos os campos com a data de início da validade. A informação da data final deve ser enviada apenas no momento em que ocorrer a desativação do item. Nota: Atente para o fato de que a data final da informação deve ser enviada apenas quando ocorrer a desativação do item, que pode se dar em duas situações distintas, a saber: 1) tomamos por exemplo um cargo utilizado na empresa. Quando do envio do evento cargo, devemos indicar a data de início de validade, deixando em branco a data final. Quando este cargo deixar de existir, enviamos as mesmas informações, acrescentando a data final; 2) em outra situação, por exemplo, se mudarmos o título do cargo de Assistente de RH para Assistente de Gestão de Pessoas, devemos, primeiramente, enviar as mesmas informações anteriores, acrescentando, apenas, a data final. Na sequência, devemos enviar um novo arquivo (EVENTO) com as mesmas informações, obviamente, com o novo título do cargo Assistente de Gestão de Pessoas, com a data final em branco. Desta forma, junto ao esocial, mantemos a Temporalidade dos Fatos (veja capítulo específico sobre o assunto neste guia). Assim, o sistema esocial entenderá que até uma determinada data o cargo teve como título a descrição Assistente de RH e, a partir de um segundo momento, passou a ter descrição de Assistente de gestão de pessoas. Obs.: Esta regra, em geral, deve ser observada para todos os EVENTOS do esocial, exceto quando existir arquivo (EVENTO) específico para alteração, como no caso de alteração contratual do colaborador, por exemplo. Atenção: Se, por acaso, for enviado um determinado evento com uma informação errada, por exemplo, se invés de Assistente de RH, foi enviado Assistente de HR, pode-se enviar o mesmo arquivo (EVENTO) com a informação correta (Assistente de RH) em substituição à anterior. Neste caso, deve-se manter a data final em branco. Desse modo, o sistema esocial, ~ 15 ~

16 entenderá que houve, apenas, uma simples substituição (retificação) de conteúdo. Entretanto, o envio desta alteração não poderá ocorrer após uma alteração já realizada, por exemplo, após o envio da alteração do título cargo para Assistente de Gestão de Pessoas. c) Eventos não periódicos É um fato jurídico-trabalhista entre empregador e trabalhador que não tem uma data prefixada para ocorrer. Vai depender dos acontecimentos na relação trabalhista na vida da empresa e do trabalhador como contratação, afastamentos, demissões, entre outras. Estes fatos influenciam na concessão de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais como a admissão de um empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, desligamento, etc. Após confirmada a sua ocorrência, estes fatos/eventos passam a ter prazo específico de transmissão ao esocial. d) Eventos periódicos São os eventos que têm periodicidade previamente definida para sua ocorrência. Seu prazo de transmissão é até o dia 7 do mês seguinte, antecipando o vencimento para o dia útil imediatamente anterior em caso de não haver expediente bancário, com exceção do evento de espetáculo desportivo. São compostos por informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias e de retenção do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos feitos pelo próprio contribuinte. Também estão previstas as informações de retenção das contribuições sociais incidentes sobre pagamentos efetuados às pessoas jurídicas. ~ 16 ~