Comunicação Empresarial

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1 DISCIPLINA SEMIPRESENCIAL Comunicação Empresarial Tatiana Souza Magioli Módulo II

2 Professora: Disciplina: Carga Horária: Tatiana Souza Magioli. Comunicação Empresarial. 60 ha SUMÁRIO Neste módulo, analisar-se-ão casos de concordâncias nominal e verbal, bem como alguns tipos de textos empresariais; Mensagem ao aluno... p. 02 Contextualização da disciplina... p MÓDULO III Mensagem ao aluno: Prezado aluno, você está recebendo o terceiro módulo da disciplina de Comunicação Empresarial, com os respectivos exercícios de revisão do conteúdo. Cada vez nos aproximamos mais do final dos módulos, devendo, pois, que vocês continuem estudando, a fim de alcançar bons resultados. Bom estudo. Feliz é aquele que transfere o que sabe e aprende o que ensina. Cora Coralina. CONTEXTUALIZAÇÃO DA DISCIPLINA A Comunicação empresarial administrativa é a forma de comunicação que compreende conteúdos relativos ao cotidiano da administração, seja ela qual for. Atende às áreas de planejamento e às estruturas técnico-normativas, e objetiva orientar, atualizar, ordenar o fluxo das atividades funcionais. Normas, instruções, memorandos, cartas, relatórios constituem uma fonte considerável de problemas e ruídos no interior das organizações. Um comunicador que não compreende bem a coisa a ser comunicada não pode elaborar comunicação eficaz. Normas excessivas geram ineficácia. Para isso complementaremos o módulo I que nos trouxe a eficácia da escrita, com este módulo II e sua parte prática a respeito dos textos administrativos. Faculdade Machado de Assis 2

3 1. REDAÇÕES TÉCNICAS Módulo II Vejamos, agora, alguns exemplos práticos de redações técnicas administrativas, importantes para nosso estudo: Correspondência é um ato que se evidencia pela troca de informação e a caracteriza pela emissão e recepção de mensagens. Em sentido especial, indica todas as formas de comunicação escrita que ligam indivíduos distantes com a finalidade de manterem uma troca de idéias. Mas estritamente, significa a série de afirmativas transmitidas por meio de cartas, telegramas, cartões e outros meios em que pessoas que se encontram em lugares diferentes transmitem, reciprocamente, seus pensamentos. Enfim, correspondência é um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o ato ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou o acordo de uma pessoa com outra. É uma comunicação efetiva por meio de papéis, cartas, documentos. Entre os vários documentos como instrumentos de comunicação, destaca-se a carta comercial. 1.1 Carta comercial Os elementos de uma carta comercial são: timbre, índice e número, local e data, referência, vocativo, texto, cumprimento final, assinatura, anexo, iniciais do redator e do digitador (secretária, datilógrafo), cópia. Vimos no módulo II os elementos fundamentais para bom texto empresarial, como clareza, concisão, objetividade, vocabulário simples e formal, gramática correta e outros necessários para uma coerente elaboração do texto. Para facilitar nosso entendimento, seguem anexos exemplos de cartas comerciais com diversos fins, como convite, cobrança, advertência etc. Para o próximo módulo veremos Regências Verbal e Nominal e Relatórios Administrativos. 1.2 Relatório Administrativo Relatórios administrativos são comunicações produzidas pelos membros de uma organização, desde que requeridas ou utilizadas pelos administradores. Eles podem ser uma simples carta ou memorando ou, ainda, uma conferência, um quadro, um gráfico, uma tabela. Se o relato do fato ocorrer em conversa, o relatório administrativo será oral. Um relatório para a tomada de decisão pode exigir elaboração apurada e pesquisa meticulosa. É talvez aqui que alguns redatores de relatórios falham: não se interessam pela pesquisa. Saber onde estão as informações e saber como pesquisa-la é recurso que não se pode desconsiderar. Posteriormente, conhecer a metodologia de pesquisa, como manusear as fontes de informação, verificar a extensão de sua pesquisa, quanto de informação será necessário. Faculdade Machado de Assis 3

4 Delimitar o assunto também é importante. Essa etapa, além de propiciar aprofundamento do assunto, permite ganho de tempo, eliminando o desperdício. Veja: A crise brasileira (assunto genérico). A crise econômica brasileira (assunto específico, mas amplo, não limitado). A crise econômica brasileira, no setor turístico, hoje. (assunto específico e delimitado). Com o assunto delimitado, tem-se o objetivo do relatório Como fazer relatório administrativo Os relatórios administrativos visam fornecer à administração condições para avaliar o desempenho por setor de atividade, fornecer informações para o planejamento futuro, melhorar o controle das operações do exercício e favorecer a tomada de decisões, corrigir distorções, calcular a rentabilidade Conteúdo do relatório Indicar o autor e o título do relatório. É desejável que o título não seja vago nem impreciso. É necessário delimita-lo. Outras exigências são: nome do destinatário e data no início do relatório. Também se revela conveniente considerar a maneira pela qual se deva dirigir ao destinatário. Alguns exigem argumentos racionais, técnicos, outros se preocupam com a estética, com linguagem pomposa, repleta de adjetivos. A eficácia da comunicação depende da atenção do emissor para essas particularidades. O redator de relatório deve dar respostas às seguintes perguntas, para buscar as profundas causas dos problemas: 1. Qual é o tipo de problema que a empresa está enfrentando? 2. Qual é o tipo de problema que o departamento está enfrentando? 3. Quais são as características da empresa? 4. Que situação conflitiva a empresa está enfrentando? 5. Quais são as mudanças internas que estão provocando alterações na produção, ou que estão afetando toda a empresa? Tipos de relatório Os relatórios podem ser: contábil, científico, de pesquisa, de cobrança, de vendas, de rotina, progressivo, de inspeção, relatório-roteiro (aquele em que só se responde a um formulário). Pode-se dizer, também, que eles são formais ou informais, para fins especiais, analíticos e informativos. São ainda, rotineiros e não rotineiros. Os primeiros são, em geral, impressos e fornecidos pela empresa. É muito importante, porém, lê-los com atenção e só depois da leitura preenchê-los. Sua finalidade é dar informações essenciais no menor tempo possível. Os segundos são extraordinários e tratam de problemas e ocorrências irregulares. Não devem ser escritos para exibir capacidade literária. É o leitor que é importante. Seja, portanto, breve, exato, claro. Faculdade Machado de Assis 4

5 Os mais comuns são os informais, cuja característica principal é o comprimento, ocupando uma ou duas páginas no máximo Relatório de auditoria O relatório de auditoria apresenta o resultado do exame realizado nos procedimentos organizacionais; oferece sugestões para a melhoria do controle interno ou procedimentos operacionais, ou explica a importância dos fatos verificados pelo exame. O relatório deve ser claro, conciso, moderado nas afirmações e fazer distinção ente fatos e opinião. Os relatórios de auditoria, em sua maioria, são formais e escritos depois de feita a auditoria e revisão de todos os documentos que constituem objeto de análise. O relatório evidenciará logo às primeiras palavras o objetivo do texto e as demonstrações contábeis que foram objeto de revisão. Em seguida, deverá descrever os procedimentos utilizados, informar o limite do trabalho realizado e declarar se encontrou ou não desvios com relação aos princípios contábeis fundamentais. Se houver desvios, informam-se quais são eles e quais são suas conseqüências. Faculdade Machado de Assis 5

6 Vejamos alguns exemplos: Faculdade Machado de Assis 6

7 Faculdade Machado de Assis 7

8 2. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BECHARA, Evanildo. Moderna Gramática Portuguesa. 37.ªed., Rio de Janeiro: Lucerna, FIORIN, José Luiz, SAVIOLI, Francisco Platão. Para entender o texto. 3ªed., São Paulo: Editora Ática, GARCIA, Othon Moacyr. Comunicação em prosa moderna. 7.ª ed., Rio de Janeiro: Editora Fundação Getúlio Vargas, MEDEIROS, João Bosco. Português Instrumental para curso de contabilidade, economia e administração. 5ª ed., São Paulo: Editora Atlas, GOLD, Miriam. Redação empresarial. 3ª ed. São Paulo: Prentice Hall, Exercícios de Fixação Os exercícios propostos para este módulo não possuem gabarito, uma vez que necessitam da criatividade do graduando para escolher uma das propostas de cada exercício e construir usando seus conhecimentos gramaticais e sua bagagem cultural Criação publicitária 1. Crie slogans e nomes para os seguintes produtos: a. Uma nova marca de aviões especialmente feito para autoridades. b. Uma manteiga sem leite, sem ovos, sem cor, sem cheiro; c. Uma empresa de clonagem humana; d. Uma agência de detetives especializada em adultério. 2. Redação profissional a. Você é gerente de uma grande agência bancária e um cliente importantíssimo lhe telefonou fazendo reclamações sérias sobre o atendimento na sua agência. Faça um ao cliente explicando-se e desculpando-se. b. Há alguém que você admira e que gostaria de ver como diretor da empresa em que você trabalha. Faça uma carta a essa pessoa, manifestando o seu desejo de vê-la candidatar-se e falando do apoio que dará a essa candidatura. c. Faça uma carta ao presidente da República dizendo o que está achando do seu governo até o momento. d. Escreva a seu chefe, um , convencendo-o a conceder-lhe um substancial aumento. Faculdade Machado de Assis 8

9 CURSO NOME: TURMA: PERÍODO PROFESSORA: RESPOSTAS Faculdade Machado de Assis 9