A utilização do Scrum para desenvolvimento de projetos organizacionais: Aplicação na gerência de uma Empresa Júnior.

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1 A utilização do Scrum para desenvolvimento de projetos organizacionais: Aplicação na gerência de uma Empresa Júnior. Diego R. M. da Silva¹, Gert U. Müller Neto², Thárcylla R. N. Clemente³, Thiago R. M. da Silva 4 Faculdade de Ciência e Tecnologia de Caruaru (FACITEC) - Universidade de Pernambuco UPE Curso de Sistemas de Informação - Campus Governador Miguel Arraes de Alencar Resumo diegormds@gmail.com¹, gertmuller88@gmail.com², thnegreiros@ymail.com³, thiago_rodrigo17@hotmail.com 4 O contexto atual das organizações apresenta a tendência de requisitar a utilização da tecnologia da informação. O objetivo desse estudo é apresentar uma metodologia para suprir a necessidade da flexibilidade dos processos organizacionais. A apresentação de uma metodologia de desenvolvimento ágil é significativa para a aplicação de conceitos estruturais sobre o contexto organizacional de uma Empresa Júnior. Como esse objetivo, o seguinte artigo aborda conceitos gerenciais sobre a utilização de metodologias ágeis para desenvolvimento de projetos aplicados a um contexto organizacional específico. Palavras-chave: Projetos Organizacionais, Scrum, Metodologia Ágil. Abstract The current context of organizations presents the tendency to request the use of information technology. The objective of this study is to present a methodology to meet the need for flexibility in organizational processes. The presentation of an agile development methodology is important for applying concepts on the structural context orgnizacional of a Junior Enterprise. Like this objective, the following article discusses management concepts on the use of agile methodologies to develop projects applied to a specific organizational context. Key-Words: Organizions Projects, Scrum, Agile Methodologies. Introdução Ao realizar um estudo sobre o ambiente organizacional atual, é notória a influência que a tecnologia da informação exerce sobre os processos de uma empresa, por exemplo. A utilização da tecnologia da informação vem sendo cada vez mais requisitada no desenvolvimento dos processos gerenciados pelas organizações numa

2 tentativa de manter os recursos atualizados e sob controle com relação as mudanças potenciais. Quando o aspecto de análise ambiental é postulado, devem ser consideradas não apenas o ambiente físico, mas as técnicas administrativas e o objetivo estratégico da organização também, no intuito de envolver todos os aspectos que exercem influência sobre os processos internos e externos da organização, bem como os agentes envolvidos e suas capacidades intelectuais e técnicas. A função administrativa é considerada por Fayol (1990) o conjunto de ações gerais da empresa, sendo formalizadas na gerência do pessoal envolvido, na coordenação dos esforços e na manutenção do controle sobre as demais funções. A essa função são requisitadas habilidades de administração e devem ser abordadas em todos os níveis da hierarquia organizacional, na intenção de definirem autoridades e responsabilidades proporcionais as posições e contribuições dos envolvidos. Por processos, entende-se o conjunto de etapas definidas para a realização de um objetivo estabelecido, em geral, pela administração. Enquanto que, projetos são constituídos de atividades processuais para realização de um objetivo. Com isso, podese concluir que os projetos são constituídos de processos para sua realização. Os projetos desenvolvidos pela maioria das organizações no contexto mercadológico atual, estão voltados a realização de atividades com aspectos de custo, velocidade e consistência. O custo é um aspecto relevante para a escolha da metodologia adotada para o desenvolvimento dos projetos, visto que o objetivo financeiro das organizações é estabelecido como um dos principais fins. A velocidade vem se tornando um requisito cada vez mais importante, vista a necessidade de flexibilidade e integração entre os processos internos. A consistência garante a integridade das ações, faz com que as atividades sejam realizadas em consonância com os acordos e regras de padrões estabelecidos. O desenvolvimento de projetos com metodologias que priorizam o cliente, propõe um produto de qualidade e valor agregado, pelo tempo de entrega. Metodologias de desenvolvimento ágil são utilizadas para agregar valor ao produto. A metodologia de desenvolvimento ágil é um conceito que utiliza de práticas aplicadas ao alcance de meios, métricas e métodos que priorizam a velocidade de resposta dentre as atividades desempenhadas nos processos. O presente artigo destina-se a explanar os conceitos da metodologia de desenvolvimento de processos ágeis e aplicá-los ao contexto organizacional de uma empresa júnior, além de demonstrar os benefícios e desvantagens da utilização da metodologia de desenvolvimento Scrum em relação as metodologias tradicionais de desenvolvimento de software. As seções são divididas em Metodologia, Apresentação

3 da Metodologia de Desenvolvimento Ágil, Conceitos Gerais sobre o Scrum, Composição do Scrum, Contextualização de uma Empresa Jr, A Empresa, Aplicações da Metodologia nos projetos da Empresa Júnior e uma Conclusão com resultados obtidos. Metodologia Os procedimentos a serem adotados para elaboração do estudo serão baseados em pesquisas a fontes secundárias, tais como artigos publicados, livros e informações disponíveis na internet. Para aplicação do proposto pelo estudo, o contexto da UPE Consultoria Júnior será analisado pela coerência e viabilidade com o projeto. A aplicação dos conceitos tratados pelo artigo será feita dentre um dos projetos desenvolvidos pela empresa. Metodologia de Desenvolvimento Ágil O atual contexto organizacional é caracterizado pela alta dinamicidade e formação de uma economia global e informacional onde o ambiente envolve a redefinição de processos e requisitos constante. As respostas são variadas e a complexidade e mutação dos processos é evidante. Esse contexto desencadeou uma inclinação por parte dos desenvolvedores de software a desenvolver metodologias ágeis para o processo de desenvolvimento, substituindo as metodologias tradicionais que são orientadas ao planejamento, consideradas pesadas. Essas metodologias são destinadas a aplicação de situações que os requisitos do sistema são estáveis e os requisitos do futuro são previsíveis. Ou seja, nos projetos onde há diversas mudanças, as equipes são pequenas, as datas de entrega são curtas e os requisitos e necessidades mudam constantemente. A demanda por utilização de metodologias ágeis de desenvolvimento rompem com uma regulamentação pesada das metodologias tradicionais que assumem características burocráticas. Portanto, tais metodologias atuam no sentido contrário das metodologias guiadas pelo planejamento (tradicionais), e possuem natureza adaptativa que procura se adequar as rápidas mudanças e transformações da realidade. A metodologia Scrum tem se destacado na utilização de projetos, bem como no gerenciamento de equipes de manutenção, sendo então o alvo de estudo e análise.

4 Conceitos Gerais sobre o Scrum O conceito moderno dos métodos ágeis de gerenciamento de projetos começou a tomar forma a partir da segunda metade da década de 1990, como parte de uma revolução contra métodos de grande overhead, caracterizados por uma grande e detalhista regulamentação, usando o modelo em cascata para desenvolvimento. A partir da visão burocrática de modelagem em cascata, os aspectos de lentidão e redundância foram postulados para estudo e potenciais minimizações. Essa visão proporcionaou o entendimento e atualização dos conhecimentos sobre métodos ágeis e iterativos de gerenciamento de projetos. O Scrum pode ser definido como um método ágil para gerenciamento de projetos. A sua função primária é gerenciar projetos de desenvolvimento de software. Ele tem sido usado com sucesso para isso, assim como o Xtreme Programming e outras metodologias de desenvolvimento. Mas suas características, porém teoricamente, podem ser aplicadas em qualquer contexto no qual as pessoas precisem trabalhar em conjunto em detrimento de um objetivo comum, como por exemplo, desde a fundação de uma empresa júnior, projetos de pesquisa científica, até o planejamento de um casamento. De acordo com os princípios fundamentais do Scrum, ele foi idealizado para ser usado em gestão de projetos de desenvolvimento de software, mas por algumas características inerentes a vários tipos de projetos, ele também pode ser usado para gerenciar equipes de manutenção de software ou até como uma abordagem de gestão de metodologia, o Scrum de Scrum. Essa metodologia ágil, e como se pode notar, também versátil, é iterativa e segue um ciclo PDCA acelerado. Ao final das iterações, são entregues incrementos do software, que são suplementos a itens de uma lista chamada Product Backlog. Essa lista é uma definição conceituada e priorizada pelo Product Owner mais conhecido como proprietário ou cliente em outras metodologias onde os itens são os requisitos do software. Quanto ao planejamento do software, existem duas ferramentas de apoio à desburocratização do processo no Scrum. São elas: Sprint Backlog e Sprint Planning. O backlog de sprint é uma interpretação de algum dos itens do Product Backlog e contém as tarefas técnicas que devem ser realizadas durante a iteração especificada. De outro lado, em suma, o planejamento do sprint é o conjunto de decisões e prioridades tomadas pelo Product Owner, Scrum Master e pela equipe. Como a equipe é dividida em subgrupos auto-gerenciados, eles decidem quanto de trabalho pode ser realizado e como será definida a arquitetura do sprint para satisfazer o item escolhido do backlog do produto.

5 Quanto à facilitação e à desburocratização realizadas pelo Scrum para transformá-lo num método ágil, temos duas práticas essenciais, caracterizadas como Standup Daily Meeting e Sprint Review Meeting. A reunião diária, como o próprio nome já diz, é realizada pela equipe, de pé. Nela, os objetivos são simples e claros como sua rapidez, disseminar o conhecimento sobre o que foi feito no dia anterior, identificar impedimentos e priorizar o trabalho do dia que se inicia. Ao final de um sprint, a equipe apresenta as funcionalidades implementadas e faz-se uma retrospectiva para dirimir ganho e aprendizado daquele ciclo realizado. Como figura essencial de apoio à facilitação e agilidade do processo de gerenciamento realizado pelo Scrum, aparece o Scrum Master. Essa figura tem por objetivo primordial remover qualquer impedimento à habilidade da equipe de entregar o objetivo do sprint. Ele se aproxima muito da figura do gerente de projeto, mas há uma diferença gritante: como no Scrum as equipes são auto-gerenciadas, ele não é o líder da equipe, e sim alguém que está para ajudar na realização e conciliação das decisões tomadas. Ele também atua como um bloqueio a qualquer influência desestabilizadora, até assegurando que a equipe esteja realizando corretamente as práticas do Scrum. A composição do Scrum O Product Owner define as funcionalidades do produto e as datas dos releases. É o responsável pelo retorno do investimento (ROI) do projeto, priorizando as funcionalidades de acordo com seu valor de negócio. Ajusta o Product Backlog a cada sprint, se necessário, além de aceitar o final do Sprint. O Time é multidisciplinar e é formado por um conjunto de 7 a 9 membros. É esse grupo que define o Sprint e a metodologia do trabalho a ser executado. O Time pertence o direito de fazer o que estiver ao seu alcance para alcançar o objetivo do processo através da autogerência, onde o Time se organiza em prol das atividades. E demonstra o que foi feito para o Product Owner ao fim de cada sprint. O Scrum Master é o responsável pelo processo, incluindo a realização do Daily Scrum e datas e horários das reuniões, removendo os impedimentos e garante que o Time está sempre funcionando em produtividade. Além de facilitar a cooperação entre todos os membros do Time, protege o Time das interrupções extrenas. como: Quanto as reuniões que definem a metodologia do Scrum, podem ser entendidas Sprint Planning: entendimento do escopo, estimativas de complexidade, definição do sprint.

6 Daily Scrum: o que foi feito, o que será feito e o que esta impedindo? Sprint review: apresentação das funcionalidades e aceitação do product owner. Sprint Retrospective: revisão e levantamento do que pode ser melhorado. Os artefatos podem ser definidos por: Product Backlog, Sprint Backlog e Burndown chart. Contextualização de uma Empresa Jr. No ano de 1967, em Paris, França, surge a primeira Empresa Júnior, a ESSEC (L Ecole Supérieure dês Sciences Economiques et Commerciales de Paris), motivada por alunos dessa instituição que perceberam uma necessidade de complementar os seus conhecimentos a partir de uma aplicação prática, de maneira a aproxima-los da realidade empresarial e de mercado, diferentemente de um programa de estágio, pois numa EJ o aluno possui alto grau de liberdade, estimulando assim sua capacidade de iniciativa, além do fato de ter que lidar com todos os processos organizacionais da Empresa Júnior. Podemos definir uma Empresa Júnior, como uma associação civil que possui, portanto um objetivo comum e claramente definido. Sua estrutura é composta, única e exclusivamente, por alunos da graduação. Para que essa associação seja considerada efetivamente uma Empresa Júnior, deve ser declaradamente considerada sem fins econômicos, onde a receita proveniente de suas atividades deve ser reinvestida na própria instituição, e não podendo ser distribuída entre os seus membros, exceto sob justificativa do reembolso das atividades. Uma Empresa Júnior, caracteriza-se também pela sua autonomia, não devendo sofrer intervenção externa, porém seja eventualmente necessária a orientação do corpo docente nas atividades e confecção de projetos da organização. Uma Empresa Júnior funciona como uma espécie de laboratório prático de conhecimento, porém possui estrutura e obrigações bastante idênticas às organizações que possuem fins econômicos. Porém, a condição de não remuneração dos seus membros, ou seja, a não distribuição da parcela do seu patrimônio a titulo de participação nos resultados, onde os recursos são aplicados de maneira a proporcionar a geração do conhecimento, a isenta de determinados impostos. A redução da burocracia e o baixo custo de suas atividades aliados a uma mãode-obra dotada de um bom nível intelectual e orientada algumas vezes pelos docentes da instituição, configuram a Empresa Júnior um diferencial competitivo em relação as organizações comerciais convencionais. A Empresa Júnior, pode assumir uma única

7 vertente se constituída por alunos de um mesmo curso de graduação, ou pode ser multidisciplinar, abrangendo diversos cursos de graduação. Não existe uma regra para a divisão macro da estrutura de uma Empresa Junior, porém a maioria das empresas dessa natureza adota uma macro-estrutura convencional que se baseia em quatro instâncias: Assembléia Geral, Conselho, Diretoria Executiva e Membros, podendo haver diversas outras ramificações a partir dessas instâncias, de maneira a facilitar os processos organizacionais. Assembléia Geral: Corresponde a instância máxima de deliberação da Empresa Júnior, sua função geralmente consiste na legitimação e validação das decisões da empresa. Conselho: O conselho é composto geralmente por pessoas que já participaram efetivamente das atividades da empresa, e que possui condições de orientar na gestão. Diretoria Executiva: Na diretoria executiva consistem as divisões dos departamentos da organização, tais como marketing, financeiro, etc. É responsável pela elaboração dos objetivos e por assegurar o cumprimento das atividades. Membros: Se enquadram os indivíduos que possuem qualquer vínculo com a Empresa Júnior. A Empresa O estudo apresentado se propõe a explanar conceitos sobre o contexto de uma organização sem fins lucrativos e formada com o intuito de aplicar conhecimentos teóricos na prática mercadológica através de simulações e tendências de estudo empresarial. Para esse fim, a empresa selecionada para estudo é uma Empresa Júnior que funciona com base na interação de núcleos para desenvolvimento de projetos, que possibilitam a comunicação rápida e eficaz dentre os processos. A estrutura organizacional é formada por uma hierarquia simples em que os núcleos são submetidos a supervisão de diretorias específicas e a direção. Os núcleos funcionam com a estratégia de independência, o que possibilita o progresso dos mesmos sem a dependência de uma atividade extra. Esse método sugere o funcionamento de sistemas dentro de cada núcleo, mas não impede que os núcleos se comuniquem e mantenham atividades em cooperação.

8 A comunicação é um quesito que se destaca dentre dessa organização. Formada por estudantes, a organização se mantém num nível de interação significativo, o que possibilita a geração de meios diversos para a comunicação. Os membros da organização são estudantes de cursos que aproximam o conhecimento de metodologias e tecnologias. Envolvidos em diversos meios, os integrantes dessa empresa apresentam significativa facilidade com a adoção de métricas de interação e metodologias para desenvolvimento de processos ágeis. Adotando a filosofia de desenvolvimento ágil, a empresa estudada se torna um objetivo de estudo que favorece a realização da proposta do artigo apresentado. Aplicações da Metodologia nos projetos da Empresa Júnior O contexto organizacional da empresa estudada favorece a aplicação de metodologias para melhoria dos processos e projetos internos. Vista a organização como uma simuladora de conceitos e práticas a serem desenvolvidas, o estudo proposto é facilitado e garante a satisfação dos resultados obtidos. Pela formação estrutural da organização em núcleos independentes na realização de seus projetos, a escolha de um núcleo para a aplicação da proposta do artigo se torna mais viável e favorável. O núcleo selecionado tem o objetivo de desenvolver e promover cursos de capacitação profissional para o público social diverso e interessado nas questões propostas. Assim, cursos das áreas de tecnologia e administração são comumente desenvolvidos para atração e capacitação do núcleo social participante. O núcleo tem a proposta de formar um banco de dados sobre seus clientes e manter contato regular para a melhoria do processo de divulgação e proporcionar a fidelização de clientela. Esse sistema de informação está em estado de informalização através do desenvolvimento de um software específico. A comunicação entre os componentes do núcleo é satisfatória e é facilitada pela metodologia adotada para desenvolvimento de projetos. Utilizando o intuito do estudo, a metodologia de desenvolvimento ágil, Scrum, foi aplicada para exração de resultados de desempenho dentro do núcleo apresentado. Os resultados obtidos garantem a vabilidade da proposta. Como a metodologia do Scrum sugere uma interação constante entre os membros do projeto, a comunicação deve ser gerenciada com atenções especiais, visto que as informações transitadas apresentam significativa importância durante todo o desenvolvimento dos processos.

9 Após a aplicação da metodologia do Scrum, a gerência da comunicação interna, utiliza meios como os post-it, que facilitam a interação assim como os s. As reuniões se tornaram diárias e em tempo resumido e as Sprints são realizadas regularmente. A proposta de cada reunião é estabelecer o que foi feito, o que pretende-se fazer para aquele dia e o que será feito nos para os próximos encontros. Esse mecanismo favorece o foco das atividades e um fluxo de informações facilitado para o desenvolvimento dos projetos. A presença do Scrum Master, representado pela figura do gerente do núcleo, é de fundamental importância, visto que, seguindo as contribuições de Fayol (1990), a unidade de comando proporciona direção e disciplina, requisitados para o bom funcionamento da equipe. A aplicação da metodologia de desenvolvimento ágil para projetos foi bem sucedida e certificou a conclusão do estudo proposto. A facilidade originou-se do alto índice de flexibilidade adotado pelo contexto cultura da empresa e de seus integrantes. Assim, a cultura organizacional é aspecto que deve ser considerado na tentativa de adotar uma mudança contextual. Conclusão As metodologias de desenvolvimento ágil para projetos organizacionais são uma tendência ascendente dentre a maioria dos contextos visualização em um ambiente de relações que prioriza o atendimento do cliente em velocidade e qualidade que satisfaçam suas necessidades. A utilização de métodos que integram a tecnologia e as atividades administrativas é satisfatória e proporciona embasamento para que os projetos e processos organizacionais sejam estimulados para a melhoria contínua. Ao concluir a análise da utilização da metodologia sobre os projetos organizacionais pode-se entender como a cultura organizacional pode influenciar na adoção de mudanças entre os processos internos. Em sentido oposto ao vivenciado, na caracterização de uma cultura rígida, a aplicação da metodologia para mudança nos processos poderia não ter tido resultados favoráveis, como o caso de uma cultura flexível. Contudo, os conceitos sobre metodologias de desenvolvimento de projetos ágeis de podem ser elaborados e implementados a diversos processos internos, frisando que a adaptação dos contextos é requisito fundamental.

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