Como escolher um software de gestão de arquivo

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1 Como escolher um software de gestão de arquivo

2 Conteúdo Introdução Como Escolher Software de Gestão de Arquivos Critérios na escolha Software de Gestão de Arquivos... 4 Open source vs Comercial... 4 Instalação em Datacenter ou local... 5 Custo... 5 Sustentabilidade... 5 Qualidade de apoio ao cliente... 6 Suporte para padrões de arquivo... 6 Suporte à gestão de colecções... 6 Relatórios, estatísticas e gestão de projectos Tipos de Software... 7 Gead (Gestão especializada de Arquivos e Documentação)... 7 Gisa... 8 INFOGEST\SEIGA... 8 Digitarq... 9 Fontes Introdução Quais são as tecnologias podem ajudar a tornar os arquivos disponíveis para os investigadores? Este relatório explora os sistemas de gestão de arquivo. Sistemas de gestão de Arquivo são um tipo de software que tipicamente oferecem suporte integrado para o workflow do arquivo, incluindo a avaliação, controle de acesso, descrição, disposição, a publicação dos instrumentos de pesquisa, recolha, gestão e preservação. Ao invés de recomendar explicitamente determinado software, este relatório assume os arquivistas através dos pontos de decisão principais, incluindo os tipos de licenças, o custo, suporte para gestão do acervo e flexibilidade versus padronização. Com um número crescente de opções de software de gestão de arquivos, arquivistas podem sentir-se oprimidos. Felizmente podem escolher processos, de selecção de software, racionais e sãos.

3 1. Como Escolher Software de Gestão de Arquivos A escolha de um software de gestão de arquivo deve ser um processo colaborativo para que todos os intervenientes (arquivistas, técnicos, administrativos, pesquisadores, etc.) possam descrever como o usariam e como dariam entrada do que pretendem tratar. Para garantir que o processo de selecção progrida, a equipa deverá criar plano de acção com objectivos claros e áreas de responsabilidade. Como primeiro passo, os arquivos devem realizar uma avaliação das necessidades para avaliar as lacunas actuais e fluxos de trabalho. Será que eles realmente precisam de um novo software, e é agora o melhor momento (tendo em conta os recursos disponíveis, os projectos em curso, etc.) para adquiri-lo? Quais são os pontos fracos do software actual? Quais são os pontos fracos do software actual? Como é que a informação flui através do sistema? Que tipo de informação é capturada, por quem, quando e para que fins? Que fluxos de trabalho os arquivos desejam alterar e/ou manter? Qual é o resultado desejado da adopção de novos softwares? Responder a estas perguntas vai ajudar as organizações a definir as suas exigências. Trabalhando em conjunto, os intervenientes deverão, então, priorizar os requisitos, gerando uma lista de características. Além de características como o "suporte para EAD" ou "suporte para o gestão de vários arquivos", os arquivistas devem pesar factores como a qualidade do suporte ao técnico, a reputação da empresa que o comercializa, custo, requisitos técnicos, bem como a robustez e adequação da plataforma tecnológica. Por vezes, a melhor forma de avaliar a qualidade do software e suporte é falar com uma variedade de clientes (tanto os recomendados pelas empresas como aqueles que são identificados de forma independente). Através de uma visita ao local, os avaliadores podem ver o software em acção e compreendêlo no contexto dos fluxos de trabalho de descrição. A maioria dos fornecedores e projectos de código aberto, disponibiliza uma versão demo ou pode providenciar uma demonstração online do software. Os arquivistas devem ter o software através de uma variedade de tarefas para determinar se ele é fácil de usar, faz o que precisa fazer. Se uma aplicação comercial é seleccionada, as organizações devem cuidadosamente analisar os termos do contrato, incluindo suporte e formação. Eles também devem desenvolver um plano de manutenção para actualizações regulares, formação e assim por diante. Se for seleccionada uma aplicação de código aberto, os arquivos devem, ainda, determinar será dada a formação e como será mantido up-to-date.

4 2. Critérios na escolha Software de Gestão de Arquivos Não existe um sistema de gestão de arquivo singular que seja adequado a todos os arquivos, tendo em conta o tipo de suporte técnico disponível na instituição e a necessidade de recursos específicos. Comparar os sistemas de gestão de arquivo produz vários factores, a ter em conta, importantes que os distinguem uns dos outros. Aqui estão alguns dos critérios que os arquivos devem considerar na escolha de um sistema de gestão de arquivos: Open source vs Comercial Talvez a escolha mais fundamental que os arquivos vão fazer é se para selecionar uma fonte ou um sistema comercial. Cada vez mais, as organizações não governamentais e de ensino estão adotando o software open source. Por exemplo, a Comissão Europeia aprovou software open source, pois oferece uma maior diversidade de soluções, melhora o processo de desenvolvimento através de input da comunidade, oferece uma implantação mais rápida através de personalização, e leva ao aumento da capacidade técnica dos funcionários de TI (OSOR.EU 2008). O software open source é normalmente gratuito, flexível e em constante evolução, assumindo uma comunidade de desenvolvimento ativa (Lakhan e Jhunjhunwala 2008). Apesar de algumas preocupações sobre a sustentabilidade dos projetos open source, outros programadores podem manter e melhorar o código se o programador original abandonar o projeto. Muitos acreditam que o software open source é realmente mais seguro que software proprietário, uma vez que aplicações open source podem ser analisadas e verificadas por "muitos olhos" e questões de segurança podem ser rapidamente resolvidos (Whitlock, 2001). Algumas instituições, no entanto, carecem de pessoal técnico para implementar software open source. Outros podem opor-se, porque temem riscos dos segurança ou custos de manutenção elevados. Implementar software open source pode ser desafiador, especialmente quando não há suporte está disponível ou se a estrutura de apoio desaparecer. Com o software comercial, os clientes podem entrar em contato com o fornecedor para formação, apoio na importação de dados ou outros serviços, com software open source, os arquivos normalmente dependem de ajuda da comunidade. Por vezes os projetos de código open source são abandonados antes de chegar a bom termo (Lakhan e Jhunjhunwala 2008). Documentação de aplicações open source pode ser fraco (Office of Government Commerce 2002, 4). Embora o software open source geralmente está disponível sem taxas de licenciamento, custos significativos podem resultar da implementação e personalizá-lo numa instituição local. Estudos comparando o custo total de propriedade de open source versus software proprietário têm produzido resultados contraditórios. Cada organização deve considerar o que custa mudar o software e que o custo total dos adopção do software, incluindo recursos humanos e de hardware, será (Ven, Verelst e Mannaert 2008, 55-56). As organizações devem considerar também a maturidade do software, incluindo a sua funcionalidade, bem como suporte, formação e documentação (Wilson 2006).

5 Instalação em Datacenter ou local Algumas instituições não têm infra-estrutura técnica para instalar e manter um sistema de gestão arquivística si. Muitas empresas vão alojar software das organizações, permitindo que os arquivos se concentrar no seu trabalho principal. Além de alojar, muitas empresas irão auxiliar os clientes na importação de dados legados para o software. Geralmente, os clientes que pagam a uma empresa para alojar os seus dados relatam que existem poucos problemas técnicos e que os servidores da empresa raramente falham. algumas instituições sentem-se desconfortáveis por dependerem de alguém, no tratamento dos seus dados. O que acontecerá aos dados de um arquivo, se a empresa desaparecer? Como é que o arquivo vai recuperar os dados, e em que formato? Arquivos devem também considerar os custos anuais de uma solução hosted, apesar que alojar aos dados localmente também implica custos em hardware, suporte técnico, taxas de licenciamento, etc Os fornecedores normalmente oferecem serviços de hospedagem. Se as organizações considerarem uma solução hosted porque temem a complexidade de instalação e manutenção de software, devem ter em conta que a maioria dos sistemas de gestão de arquivo são projetados para serem fáceis de instalar e manter. Custo Para muitas instituições, o custo é um factor chave na escolha do software. O custo de aquisição de software de gestão de arquivo pode variar de livre (para o código open source) dezenas milhares de Euros (para produtos comerciais). Mesmo software open source implica custos significativos, incluindo hardware, suporte técnico e personalização, os custos que também se aplicam a projetos comerciais. Junto com o custo de licença, os arquivistas devem factor dos custos recorrentes, tais como taxas de manutenção, suporte ao utilizador, formação, hardware, suporte técnico e personalização. Como seria de esperar, os produtos mais caros geralmente vêm com mais recursos. Arquivos devem decidir quais funcionalidades são essenciais. Sustentabilidade Software vai e vem, e os arquivistas estão justamente preocupados com os dados que estão presos a um sistema fechado. Se uma empresa entra em colapso ou encerra o apoio a um produto, como isso irá afectar os arquivos que dependem dele? Projectos open source parecem oferecer algumas vantagens para a sustentabilidade, uma vez que outros programadores podem continuar manter e desenvolver se o programador original abandoná-lo. No entanto, alguns Projectos open source podem desaparecer depois de uma explosão inicial da actividade de desenvolvimento, e arquivos, já sobrecarregados, não podem ter os recursos técnicos para dar continuidade ao trabalho de desenvolvimento. Em todo caso,

6 para se certificar de que os dados podem ser usados a longo prazo, os arquivos devem certificar-se de que os dados podem facilmente ser exportados em lote. Qualidade de apoio ao cliente Inevitavelmente, os arquivistas enfrentarão problemas utilizando software de gestão de arquivos, seja por causa de bugs, dificuldade de importação de dados, na necessidade de personalizar algumas funções, na confusão sobre como usar o software, ou por problemas técnicos. Assim, dependem de bom apoio ao cliente dos fornecedores ou, no caso de software open source, os produtores e utilizadores da comunidade. Fornecedores normalmente oferecem apoio via telefone ou , fóruns de utilizadores, as perguntas mais frequentes e formação utilizadores. Em alguns casos, o suporte técnico está incluído nos valores anuais de manutenção, mas em outros, implica custos adicionais. Projectos open source podem parecer mais fracos do que Projectos comerciais no que respeita apoio ao utilizador. Para avaliar o apoio utilizadores, conversar com os usuários de pacotes de software diferentes. Suporte para padrões de arquivo Para facilitar a interoperabilidade e aderência às melhores práticas, os arquivos vão querer o software que atende às normas de arquivo, tais como: ISAD-G Moreq ISAAR (CPF) Dublin Core EAD EAC Suporte à gestão de colecções Alguns sistemas oferecem suporte robusto para gerir colecções de arquivo, incluindo avaliações, locais e condições de conservação, e os direitos e as restrições. Alguns até permitem aos utilizadores criar acções de doação e a localização rótulos, as estatísticas de uso, controlar e gerir solicitações de materiais e de ajuda de referência. Outros concentram-se mais de descrição de arquivo do que na gestão da colecção. Muitos fazem as duas coisas. Os arquivos devem determinar quais funcionalidades são essenciais para si, embora salientando que as novas versões de software, muitas vezes acrescentam funcionalidades de que possam desejar. Relatórios, estatísticas e gestão de projectos Alguns softwares podem permitem as instituições executar relatórios, por exemplo, controlar coleções não processadas ou determinar o que é armazenado num local específico. Como é fácil criar e imprimir esses relatórios? Através de

7 softwares de gestão de arquivo, as organizações podem também ser capazes de acompanhar as estatísticas, como o tamanho de várias coleções, quantos metros lineares têm sido processados ou eliminados ao longo de um ano, e as coleções mais frequentemente solicitadas. Tais estatísticas podem ajudar os arquivos a estabelecer prioridades de processamento. De fato, alguns softwares ainda permitem às instituições marcar trabalho que é de alta prioridade para o processamento, ajudando-os a gerir as colecções. 3. Tipos de Software Gead (Gestão especializada de Arquivos e Documentação) O Gead é um sistema de gestão de arquivo, modular e integrado para plataformas Microsoft Windows. Utiliza as mais avançadas tecnologias de gestão de conteúdos permitindo o fácil acesso aos mesmos a partir da interface de pesquisa web. Suporta autenticação usando dispositivos de biometria bem como etiquetação de obras com recurso a dispositivos RFID. Embora sofisticado, é de muito fácil utilização e manutenção. A sua tecnologia baseia-se em: 1. Microsoft Windows Server; 2. Microsoft SQL Server; 3. Microsoft Internet Information Services; 4. Microsoft Windows XP Pro, Vista Business e Seven Professional (clientes). Abrange as necessidades de processamento de informação de um arquivo (administrativo, histórico, ): 1. Descrição (ISAD-G) / Inventariação; 2. Disponibilização de conteúdos naweb; 3. Planos de Classificação; 4. Requisições/Circulação; 5. Catálogo para Invisuais; 6. Autoridades (ISAAR-CPF); 7. Pesquisa / Perfis de Pesquisa; 8. Difusão selectiva de informação; 9. Multimedia com streaming; 10. Transferência de Arquivo; 11. Gestão do Espaço Físico; 12. Relatórios e estatísticas; 13. Controlo de Acessos; 14. Administração; 15. Portal Web; 16. Eliminação; 17. Auditoria; 18. Self check. Os módulos estão integrados com o correio electrónico. Permite a obtenção de indicadores estatísticos sob a forma de listagens e mapas (diagramas).

8 O sistema pode produzir todas as etiquetas necessárias ao tratamento técnico dos documentos e colecções, possuindo ainda mecanismos que permitem adaptar interfaces e formulários de dados. Gisa Enquanto gestor de informação arquivística, o GISA apresenta-se com as seguintes características: Planos de Classificação Unidades Físicas Controlo de Autoridade Associação de Descrições a Objectos Digitais Avaliação Pesquisa Relatórios Estatisticas/Controlo de Desempenho Controlo de Acessos Módulos Operacionais Os módulos disponíveis actualmente são: Gestão de Requisições: controlo das requisições e das devoluções de documentos registados no GISA. Gestão de Depósitos: gestão das existências de um depósito, controlando entradas e saídas definitivas e fornecendo a sua taxa de ocupação. INFOGEST\SEIGA INFOGEST/SEIGA é uma aplicação informática que tem como objectivo principal assumir-se como um apoio eficaz à gestão documental, em qualquer instituição, promovendo a rapidez e facilidade de acesso à informação. Pretendendo cobrir a totalidade do ciclo de vida dos documentos (fase activa, semi-activa e inactiva), e de forma a conferir-lhe maior funcionalidade, a aplicação InfoGest/SEIGA é composta por três módulos: ARQADM ARQINT ARQHIST ArqAdm (Arquivo Administrativo) funcionalidades: Facilita o processo de registo dos documentos Permite a sua digitalização Controla eficazmente a sua tramitação Promove a responsabilização Facilita a pesquisa de informação (pelas mais diversas vias) Constitui um suporte para a gestão documental Atribui níveis de segurança diferenciados; Planeamento de níveis de acesso; Certificação de Assinatura Digital.

9 ArqInt (Arquivo Intermédio) funcionalidades: Constitui um suporte para a gestão documental Facilita o processo de descrição de documentos Gere o Thesaurus; Gere os utilizadores; Permite a importação e exportação de dados; Preenche e imprime Guias de Remessa, Autos de Eliminação Imprime Folhas de Recolha de Dados, Inventários Topográficos, Catálogos Migra dados de outras aplicações informáticas Rapidez na localização no depósito, do documento original. ArqHist (Arquivo Histórico) funcionalidades: Conversão automática de registos oriundos de outros sistemas; Descrição, com base, na ISAD(G) e ISAAR(CPF); Associação de Ficha de Metadados a todas as imagens digitalizadas; Facilmente personalizável por alteração das pré-definições; Funcional sistema de indexação para fácil recuperação da informação Disponibilização de estatística pormenorizada Pesquisa simplificada por Quadro de Classificação, termos de acesso, campo e texto livre; Produção de instrumentos de descrição com recurso aos formatos prédefinidos, possibilitando ainda a definição do formato pretendido pelo operador; Rápida localização no depósito, do documento original; Permite o reconhecimento óptico de caracteres (OCR); Acesso à Pesquisa Inter-Arquivos, através do módulo InfoGestNet; Migração para formato EAD, Digitarq O software DigitArq tem como objectivo a gestão, simplificação e optimização do trabalho num Arquivo Definitivo (também conhecido por Arquivo Histórico ou Arquivo Morto). Este software é constituído por 7 módulos funcionais que procuram ir ao encontro das necessidades de um profissional de arquivo. Entre estas encontram-se a descrição arquivística, gestão de projectos de digitalização, publicação Web e a navegação e pesquisa. A solução assenta em quatro normas internacionais: 1. ISAD(G) - International Standard Archival Description 2. EAD - Encoded Archival Description 3. ISAAR - International Standard Archival Authorities Records 4. EAC - Encoded Archival Context O software DigitArq é composto por 7 módulos funcionais: 1. MÓDULO DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA 2. MÓDULO DE GESTÃO DE OBJECTOS DIGITAIS 3. MÓDULO DE PUBLICAÇÃO DE OBJECTOS DIGITAIS

10 4. MÓDULO DE DISSEMINAÇÃO, NAVEGAÇÃO E PESQUISA 5. MÓDULO DE GESTÃO DE UTILIZADORES E PRODUTIVIDADE 6. MÓDULO DE INTEROPERABILIDADE OAI-PMH 7. MÓDULO DE BALCÃO-ELECTRÓNICO Requisitos técnicos do servidor Microsoft Windows 2003 Server ou superior Microsoft SQL Server 2005 Standard Edition ou superior 2 GB de memória RAM (para uso intensivo é aconselhável 4 GB ou mais) Microsoft Internet Information Services 6 ou Internet Information Services 7 Requisitos mínimos do posto de trabalho Microsoft Windows 2000, XP ou Vista Microsoft SQL Server 2005 Express Edition (não necessita licença) 1 GB de memória RAM 600 Mb de espaço disponível em disco Resolução de ecrã de 1024x768 pixels Microsoft.Net Framework v1.1 Fontes