Prestação de Serviços de Gestão Documental APRESENTAÇÃO. Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 1 de 22

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1 Prestação de Serviços de Gestão Documental APRESENTAÇÃO Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental de 22

2 Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 2 de 22

3 PRESTAÇÃO de SERVIÇOS de GESTÃO DOCUMENTAL ÍNDICE APRESENTAÇÃO DA EMPRESA Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 3 de 22

4 Quem somos A TBFiles Armazenamento e Gestão de Arquivo, Lda. é uma empresa certificada na área de Prestação de Serviços ligados à Gestão, Organização, Guarda e Consultoria de Arquivo e Economato. Temos como principal preocupação o armazenamento rentável dos documentos em local seguro, protegido e com máxima acessibilidade, proporcionando desta forma significativas reduções de custos associados à gestão diária do arquivo. Usufruindo de um know-how de gestão de arquivos, com mais de 50 anos, dispomos da tecnologia mais avançada a nível mundial para prestar os melhores serviços em organização e custódia documental, assim como várias formas de devolução e consulta, consoante a necessidade. Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 4 de 22

5 Missão/ Valores e Objectivos TBFiles A TBFiles tem como principal missão prestar serviços inovadores de outsourcing de armazenamento e gestão de arquivo, com a máxima qualidade, profissionalismo e eficiência; assim como assumir a responsabilidade de prestar consultoria e formação insourcing nas Empresas, de forma a potencializar a rentabilidade dos espaços da empresa, a produtividade dos colaboradores e a redução de custos. A satisfação e a confiança são valores que a TBFiles deseja compartilhar com os seus colaboradores e clientes, através de uma atitude profissional e capaz. Assim propomos como objectivos: Redução dos custos da empresa; Aumento da produtividade dos próprios colaboradores, por não perderem tempo a localizar documentos, podendo concentrar-se no core business da empresa, ou por outro lado podem ser integrados noutras áreas da Empresa mais satisfatórias; Maximização do espaço físico da empresa; Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 5 de 22

6 Onde estamos Portugal Estrategicamente estabelecidos em Portugal, no Porto e em Lisboa, estamos a par das necessidades logísticas de grandes empresas dando uma resposta a nível nacional. Centro Logístico Zona Norte: Rua do Bairro, Armazém H Aveleda, V. Conde Centro Logístico Zona Centro/Sul: Av. Dos Combatentes, Abrunheira Park, Armazém C Abrunheira, Sintra Centro Logístico de Moçambique: Av. Da União Africana nº 7666 Matola, Moçambique Centro Logístico de Bucareste: Str Mihai Voda, Nr, Ap 4, sector 5 Bucareste, Roménia Moçambique Roménia Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 6 de 22

7 Serviços A TBFiles proporciona aos seus clientes um leque de serviços na área de Gestão Documental, nomeadamente: Armazenamento Fisico ou Digital de Documentos Gestão de Arquivos Activos ou Correntes Digitalização Massiva ou a Pedido (Scan on Demand) Destruição Garantida de Documentos Armazenamento e Rotação de Back Ups Informáticos Workflow documental Desmaterialização e Agilização de Processos Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 7 de 22

8 Alta Tecnologia Investimos na tecnologia mais avançada do mercado mundial para proporcionar os melhores e mais eficientes serviços. TOTAL RECALL é um software desenvolvido pela DHS Worldwide Software Solutions, referencia líder no mercado mundial de sistemas de informação. Tendo sido optimizado, e em constante evolução nos últimos 25 anos, estará sem dúvida alguma à altura das exigências de um cliente como a WURTH. Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 8 de 22

9 Alta Tecnologia Colocamos à disposição o controle da conta de cliente através da Internet onde poderá colocar pedidos de consulta, controlar a localização dos vossos documentos, visualizar documentos digitalizados via Scan-on-Demand, e muitas outras funções. Promovemos, nesta conformidade, digitalizações de documentos consoante a necessidade de consulta, evitando custos desnecessários com imagens de documentos totalmente inactivos. Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 9 de 22

10 Alta Tecnologia Dispomos ainda de scanners e impressoras portáteis para acompanhar o percurso de cada documentos. Assim, quer o documento esteja armazenado nas nossas instalações, quer esteja no transporte para posterior consulta no cliente, poderá efectuar o seu tracking através desta ferramenta electrónica. Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 0 de 22

11 Segurança e Confidencialidade A absoluta confidencialidade de todos os documentos é respeitada por todos os colaboradores da TBFiles, respeitando uma listagem de acessos autorizados fornecida pelo cliente. Além disso, poderão ser estabelecidas diferentes barreiras internas de acesso consoante os diversos departamentos/ empresas do grupo autorizados. Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental de 22

12 Segurança e Confidencialidade Dotados de instalações convenientemente protegidas contra incêndios, inundações e intrusões, providenciamos todos os dispositivos de segurança que nos permite assegurar as melhores condições de armazenamento do seu arquivo. De qualquer forma, em lugar algum, nos nossos centros logísticos, é descriminado nomes de clientes, sendo estes apenas identificados por números de conta, com todos os respectivos contentores catalogados com códigos de barras. Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 2 de 22

13 Segurança e Confidencialidade Segurança anti intrusão Vigilância Humana 24 hrs/365 dias; Detecção por circuito fechado de infravermelhos; Centro logístico isolado da área administrativa/escritórios acesso reservado. Segurança anti incêndio Sensores iónicos e térmicos de fumo; Extinção automática distribuídas com bombas de gases inertes; Extinção manual com pó químico sem recurso à água. Segurança anti inundação Sensores espalhados pelo edifício; Prateleira mais baixa a 25 cm da superfície. Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 3 de 22

14 Know How Americano de Sucesso Os nossos procedimentos e serviços são permanentemente acompanhados por consultores americanos. Sendo uma empresa totalmente comparticipada por capitais nacionais, usufruímos do know-how de mais de 30 anos de experiência de gestão de arquivos de Bancos, Sociedades de Advogados, Hospitais, Empresas de Telecomunicações, Instituições Públicas, e muitas outras actividades. Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 4 de 22

15 Parcerias No sentido de aumentar a capacidade de resposta e satisfação das necessidades dos seus clientes, a TBFiles tem vindo a estabelecer com aqueles várias parcerias estratégicas. Estas relações têm permitido ao vasto número de Associados considerar a TBFiles como solução rentável para a Gestão Diária do seu Arquivo. Destacamos de seguida algumas parcerias das muitas já estabelecidas: Entre outros Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 5 de 22

16 Referências de Clientes Sector Nº de Empresas Trabalhamos com Empresas de todas as áreas de actividade do mercado nacional, de pequena, média ou grande dimensão, tendo já passado pelas mais diversas auditorias e exigências criteriosas, para validar a qualidade do serviço. Sociedade de Advogados 26 Administração Pública 3 Saúde 0 Transportadores 2 Transportes e Ramo Automóvel 5 Engenharia, Construção e Obras Públicas 25 Companhias Aéreas Consultoria e Gestão Financeira 24 Industria 7 Comunicação e Imprensa Banca e Seguros 8 Entre outros... Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 6 de 22

17 Representação de alguns dos nossos clientes A rentabilidade criada através dos serviços da TBFiles tem-lhe permitido adquirir experiência em todo os sectores do mercado. Eis alguns nomes de clientes TBFiles. Nota: A informação contida neste diapositivo é estritamente confidencial e apenas revelada para melhor apreciação da nossa Proposta. Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 7 de 22

18 Representação de alguns dos nossos clientes A TBFiles tem vindo a alargar as suas áreas de intervenção, disponibilizando o seu know-how, desenvolvido através da formação contínua dos seus quadros e da experiência efectiva nos seus clientes. IPOPFG, EPE Nota: A informação contida neste diapositivo é estritamente confidencial e apenas revelada para melhor apreciação da nossa Proposta. Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 8 de 22

19 Certificados A TBFiles encontra-se certificada na sede e na filial em Sintra ao abrigo da norma NP EN ISO 900:2000 no âmbito de Armazenamento, Gestão e Preservação de Informação e Documentação. Também foi nomeada Alliance Authorized Partner pela DHSWorldwide, empresa americana especializada em software de gestão documental. Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 9 de 22

20 Seguros A TBFiles mantém apólices de seguros que cobrem todos os eventuais acidentes ou prejuízos que possam atingir os documentos dos nossos clientes. Nomeadamente: Seguros de Responsabilidade Civil; Seguro do Recheio do Armazém; Seguros de Saúde dos seus colaboradores; Horário de Funcionamento 09h 8h É garantido o acesso aos documentos 365 dias do ano, 24 hrs por dia. Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 20 de 22

21 DEIXE COM PROFISSIONAIS A GESTÃO DO SEU ARQUIVO Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 2 de 22

22 CONTACTOS: Tiago Borges GSM: Claudia Santos GSM: Catarina Silva GSM: Centro Logístico de Lisboa Centro Logístico do Porto Centro Logístico de Maputo Centro Logístico de Tel Tel Tel: (+258) Bucareste Fax: Fax: Fax: (+258) Tel: (+407) w w w. t b f i l e s. c o m Mod Prestação de Serviços de Gestão Documental 22 de 22

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