COM RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA

Transcrição

1 1 de 13 RELACIONAMENTO COM A IMPRENA MACROPROCEO MARKETING E PROCEO RELACIONAMENTO COM A IMPRENA - RELACIONAMENTO COM A IMPRENA 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DOCUMENTO RELACIONADO PROCEDIMENTO DEFINIÇÃO DO ERVIÇOE UA ABRANGÊNCIA AUNTO DICUTIDO NA MÍDIA OU PROPOTO PELA ÁREA DIVULGAÇÃO DE CONTEÚDO TÉCNICO ENVIO E ANÁLIE DE CONTEÚDO DEENVOLVIMENTO DE CONTEÚDO TÉCNICO PARA DIVULGAÇÃO DIVULGAÇÃO DO MATERIAL DIVULGAÇÃO COM EXCLUIVIDADE DIVULGAÇÃO EM EXCLUIVIDADE REPERCUÃO ATENDIMENTO À IMPRENA ATENDIMENTO DIRETO À IMPRENA ENTREVITA PÓ-ENTREVITA REGITRO HITÓRICO DO DOCUMENTO ANEXO FLUXOGRAMA DO PROCEO Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição CRITINA ABREU ANTONIO CARLO BORGE UPERINTENDÊNCIA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 2 de OBJETIVO Estabelecer procedimentos para o posicionamento da FecomercioP, em relação aos temas discutidos na mídia e/ou temas que a casa avalie importantes, formas para divulgação dos conteúdos técnicos produzidos pela Entidade, além de procedimentos para o atendimento à mídia e o acompanhamento dos materiais divulgados nas mídias. Esse procedimento não se aplica aos conselhos tradicionais e especiais da FecomercioP. 2. ABRANGÊNCIA Comunicação e Assessoria Técnica. 3. DOCUMENTO RELACIONADO PROC. 02 Controle de Documentos; AT. 01 Produção de Conteúdo Técnico. 4. PROCEDIMENTO 4.1 DEFINIÇÃO DO ERVIÇO E UA ABRANGÊNCIA AUNTO DICUTIDO NA MÍDIA OU PROPOTO PELA ÁREA A Comunicação é responsável pelo monitoramento das notícias veiculadas na imprensa, por meio de jornais impressos, grandes portais, clipping feito por empresa contratada pela Federação, entre outros veículos. Este trabalho é desenvolvido com base no planejamento estratégico e com o objetivo de acompanhar os temas relacionados aos setores representados pela FecomercioP, conselhos da casa, sindicatos filiados, entre outros. 2

3 3 de 13 Esse acompanhamento é feito, pois temas de interesse público e/ou político, conforme critérios relacionados acima, podem necessitar de posicionamento da entidade, assim sendo, esse monitoramento serve para preparar a Federação para a necessidade de soltar posicionamento oficial, elaborar alguma análise ou estudo, conceder entrevistas e, caso seja necessário, decidir previamente não se manifestar sobre determinado assunto. Além da Comunicação, a uperintendência, a Assessoria Técnica e outras áreas também podem sugerir temas para a casa acompanhar, soltar posicionamento oficial, realizar análises e/ou estudos. Após a identificação do assunto, o mesmo será encaminhado à Assessoria Técnica para avaliação e elaboração de parecer ou análise técnica. Caso o tema não seja trabalhado pela Assessoria Técnica ou a uperintendência determine que a Casa não se manifeste, nas mídias, o mesmo será descartado. (Ver AT. 01 Produção de Conteúdo Técnico). Após a análise, se o tema for pertinente, o material deverá ser produzido pela Assessoria Técnica conforme procedimento AT Produção de conteúdo Técnico e servirá de base para a Comunicação trabalhar junto à impressa, conforme descrito no item 4.2 Divulgação de Conteúdo Técnico. Do mesmo modo, outras áreas também poderão enviar à Comunicação conteúdo que possa servir de base para a produção de material, para a veiculação nas mídias. Contudo, caberá a Comunicação avaliar o material enviado pelas áreas, com base nos planejamentos estratégicos, e decidir se o mesmo será ou não utilizado. Quando o assunto for político ou polêmico será necessário alinhar o discurso estratégico com a uperintendência. A divulgação e o acompanhamento do material divulgado deverão seguir as instruções descritas nos itens 4.2 Divulgação de Conteúdo Técnico e 4.3 Atendimento à Imprensa. 4.2 DIVULGAÇÃO DE CONTEÚDO TÉCNICO ENVIO E ANÁLIE DE CONTEÚDO Após a Assessoria Técnica elaborar posicionamento oficial, análise, estudos, entre outros, o material será encaminhado à Comunicação, conforme registro de conteúdo (Vide AT Produção de conteúdo Técnico). Outras áreas também poderão encaminhar material para a avaliação da Comunicação e caso o assunto seja 3

4 4 de 13 relevante e esteja alinhado aos planejamentos estratégicos da FecomercioP o mesmo poderá ser divulgado nas mídias. Cabe à Comunicação avaliar a relevância do assunto e a forma de divulgação, levando em consideração planejamento estratégico da Entidade, os setores representados pela Federação, sindicatos filiados, entre outros. Quando o tema for político ou polêmico será necessário alinhar o discurso estratégico com a uperintendência. Caso o conteúdo não seja de interesse, não atenda aos critérios do planejamento estratégico, a uperintendência determine que a Casa não se manifeste, ou qualquer outra eventualidade que impeça o posicionamento da FecomercioP, junto à imprensa, o motivo que levou a essa decisão deverá ser comunicado ao solicitante DEENVOLVIMENTO DE CONTEÚDO TÉCNICO PARA DIVULGAÇÃO O release ou o material para divulgação será feito pela Comunicação ou agência contratada, deverá ter linguagem clara, acessível ao público de interesse e respeitar as normas ortográficas vigentes. O conteúdo a ser divulgado deverá ser aprovado por , pelo gestor ou assessor responsável, antes da divulgação nas mídias. Quando o release não for aprovado, por questões de inconformidades, o mesmo deverá ser ajustado e encaminhado novamente à aprovação. Do mesmo modo, o conteúdo pode ser divulgado também por meio de cartilha ou evento e, nesse caso, será definido pela Comunicação junto com o Marketing. Ajustes de última hora podem ser feitos por telefone, contudo o material final deverá ser encaminhado por para conhecimento. Uma vez aprovado, o texto retorna à Comunicação para a divulgação na mídia. A evidência da aprovação é o arquivo na biblioteca Link, no site Institucional da Fecomercio P ou Programa Relaciona. Para fins de consulta e verificação de quem aprovou o texto, os s de aprovação serão salvos em pasta no Outlook, por até 4 meses. 4

5 5 de DIVULGAÇÃO DO MATERIAL A divulgação do conteúdo da FecomercioP tem o objetivo de colocar a entidade em evidência nas mídias e assim transformá-la em referência nos temas de interesse, conforme o planejamento estratégico, portanto a escolha do veículo será feita com o objetivo de dar visibilidade ao material divulgado. Caberá à Comunicação decidir a melhor forma de divulgação do material, entretanto, para temas polêmicos e de interesse da casa, a uperintendência deverá ser consultada. O material produzido pela Comunicação poderá ser oferecido para algum veículo de comunicação, para o mesmo realizar a divulgação com exclusividade (o veículo divulgará os dados primeiro que os outros) DIVULGAÇÃO COM EXCLUIVIDADE A comunicação entra em contato com um veículo de comunicação e oferece o material para ser divulgado com exclusividade. Quando o veículo escolhido não se interessar pelo material oferecido, a Comunicação poderá entrar em contato com outro veículo, para oferecer o conteúdo, ou divulgar o mesmo nas mídias. Essa decisão caberá a Comunicação e deverá ser feita com base nos outros conteúdos que precisarão ser divulgados. e houver tempo hábil o material poderá ser oferecido a diferentes veículos até que algum tenha o interesse e possibilidade de divulgar com exclusividade. Quando o conteúdo oferecido com exclusividade não for utilizado pelo meio de comunicação escolhido, o mesmo não poderá utilizá-lo enquanto a Comunicação não torná-lo público. Caso o material seja divulgado pelo veículo que informou desinteresse, antes do mesmo ser divulgado pela Entidade, a Comunicação deverá repensar a oferta de material para esse veículo, pois acabará colocando em risco o bom relacionamento com os outros meios de comunicação. Os releases com exclusividade são armazenados no diretório de comunicação antes de serem divulgados e disponibilizados na biblioteca link. A relação de veículos que divulgaram materiais com exclusividade, estará registrada no relatório da Comunicação. Após a divulgação exclusiva a Comunicação dará publicidade ao material conforme procedimento abaixo. 5

6 6 de 13 Haverá ocasiões que o material não será passado a ninguém com exclusividades, nesses casos o mesmo será divulgado conforme procedimento descrito abaixo: DIVULGAÇÃO EM EXCLUIVIDADE Quando o material não for divulgado com exclusividade, após a aprovação, o mesmo será divulgado aos mailings fornecidos por empresa contratada. Esses contatos são inseridos em ferramenta de disparo automática, também fornecida por empresa contratada e as atualizações desses contatos serão realizadas semestralmente pela Comunicação. Nenhuma área tem autorização para encaminhar ou divulgar matéria nas mídias e toda e qualquer solicitação deve ser enviada à Comunicação, que fará a verificação do mesmo e posteriormente o envio do material solicitado. A agência contratada também poderá fazer o envio dos releases e agendar entrevistas sobre temas que abordem os conselhos especiais da Federação, conforme solicitado pela Comunicação. Após a divulgação nas mídias, os releases serão disponibilizados no site Institucional da Fecomercio e na biblioteca Link. O conteúdo também poderá ser tratado, dentro da linguagem adequada, para as mídias sociais Facebook e Twitter. e for algum tema de interesse dos sindicatos filiados esse material poderá ser incluído ainda no Portal Relaciona. Caso o release seja divulgado com algum erro que implique no conteúdo divulgado, a Comunicação entrará em contato por telefone com os veículos para passar a informação correta. No entanto, isso não é recorrente REPERCUÃO O acompanhamento da repercussão dos releases é realizado via ferramenta de clipagem, disponibilizada por empresa contratada. Caso o assunto divulgado não tenha repercussão nas mídias, a Comunicação avalia os fatores que estão contribuindo para que isso ocorra. Primeiramente, é verificado se o release foi entregue corretamente, por meio dos relatórios de envio da ferramenta de disparo. Caso tenha acontecido algum problema, realizamos novo envio pela ferramenta ou pelo . e o release foi enviado normalmente e mesmo assim não há repercussão expressiva na mídia, verificamos se houve a divulgação de dados ou informações de outras instituições e/ou do Governo, e se o tema do 6

7 7 de 13 release divulgado é pertinente aos assuntos discutidos na mídia, na presente data. O número de vezes que a FecomercioP apareceu nas mídias é registrado em relatório mensal na Comunicação. O monitoramento de todos os trabalhos realizados junto à imprensa é medido pelo Ad Value, um relatório de desempenho e valoração das aparições da entidade na mídia. Para a Federação esse Relatório da Comunicação reflete também a importante função social da mídia com a sociedade a partir de temas que são levantados pela casa. Caso o resultado do Ad Value não alcance as metas estabelecidas no planejamento, a Comunicação poderá provocar a Assessoria Técnica para que a mesma produza material técnico que sirva de subsídio para o trabalho de Comunicação. 4.3 ATENDIMENTO À IMPRENA ATENDIMENTO DIRETO À IMPRENA Assim que o material produzido pela Comunicação é disponibilizado nas mídias, diversos veículos de comunicação e/ ou sindicatos filiados entram em contato para solicitar o material completo (análise, estudos, gráficos, entre outros) ou entrevista, com porta-voz da entidade. O material completo, encaminhado pela Assessoria Técnica, e o release podem ser encaminhados em anexo ou no corpo do . Contudo, nenhuma área tem autorização para encaminhar ou divulgar matéria nas mídias e toda e qualquer solicitação deve ser encaminhada à Comunicação, que fará a verificação do mesmo e posteriormente o envio do material solicitado ENTREVITA As solicitações de entrevistas devem ser feitas somente à Comunicação, por , telefone ou pessoalmente. Vale ressaltar que, as demandas dos profissionais da imprensa recebidas diretamente por outras áreas da FecomercioP, devem ser encaminhadas à Comunicação. 7

8 8 de 13 Cabe à Comunicação analisar se o tema da entrevista é pertinente e se haverá assessor técnico para conceder a entrevista, essa análise é feita com base no planejamento estratégico e no conhecimento sobre o assunto abordado. Após essa verificação, o tema e/ou a pauta da solicitação de entrevista será encaminhado a Assessoria Técnica por . e houver dúvidas, por parte do entrevistado, à Comunicação estará à disposição para esclarecê-las. A escolha e/ou indicação do porta-voz que concederá a entrevista pode ser realizada pela Comunicação, Assessoria Técnica e/ou uperintendência. Contudo, a Assessoria Técnica deverá avaliar se o assessor indicado poderá atender a solicitação. Uma vez definido porta-voz para conceder a entrevista, a solicitação atendida deverá ser registrada em ferramenta disponibilizada por empresa contratada, e esse agendamento deverá ser feito somente pela Comunicação. Nos casos de entrevistas feitas na sede da Fecomercio P, cabe à Comunicação a reserva de local apropriado bem como o acompanhamento da mesma durante toda a sua execução. As entrevistas concedidas pelo presidente e diretor-executivo da Fecomercio P contam com a presença de um assessor de comunicação independentemente do local. O porta-voz poderá conceder entrevista em seu escritório, contudo, nesse caso a Comunicação não acompanhará as mesmas, exceto quando o tema for político ou polêmico PÓ-ENTREVITA Após o envio de material técnico e/ou entrevista concedida por porta-voz da Fecomercio P, a Comunicação acompanhará a repercussão dos mesmos nas mídias conforme procedimento "Assuntos discutidos na mídia". Caso alguma material seja publicado com erro que prejudique a imagem da Fecomercio P a Comunicação poderá entrar em contato com o veículo responsável para solicitar a correção. No entanto, isso não é recorrente. Todo o material publicado e replicado com dados e/ou entrevistas concedidas pela Fecomercio P deverão ser compiladas em clipping digital, produzido por empresa contratada. Esse material servira de base para relatório mensal da Comunicação e para possíveis realinhamentos estratégicos da área e/ou Entidade. 8

9 9 de REGITRO Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de egurança Descarte Entrevistas Atendidas (Boxnet) et.com.br/fecomer cio/home/home.as px Nome do jornalista; Veículo; Data; Assunto; e Porta voz. Até o fim do contrato im Bloqueado Relatório de Comunicação (Rede) G:\Assessoria de Comunicação\Relat órios de Comunicação Nome e data Permanente im Não aplicável Contatos dos jornalistas (Maxpress) ess.com.br/home.a spx Nome do jornalista; Veículo; e Editoria. Até o fim do contrato im bloqueado Contatos dos jornalistas (Rede) Contatos dos jornalistas (Mail2easy) Releases divulgados (Biblioteca Link) Releases divulgados (ite Institucional e/ou Programa Relaciona) G:\Assessoria de Comunicação\Maili ngs\mailings atualizados a cada 6 meses easy.com.br/login comercio.com.br/lo gin/index ercio.com.br/impre nsarelease e marelaciona.com.b livre Nome e data 6 meses im Descartar Título do mailing; Nome do jornalista; Veículo; e Editoria. Título, Data; e Assunto. Título, Data; e Assunto. 6 meses im Atualização (ubstituição) Permanente im Não aplicável Até o fim da vida útil dos sites im Excluído 9

10 10 de 13 Identificação Armazenamento Proteção Recuperação r/artigos-enoticias.php Tempo de Retenção Cópia de egurança Descarte Releases divulgados (Mail2easy) easy.com.br/login Título do release; e Dada de envio. 6 meses im Excluídos s de aprovação Outlook Título do release; e Dada de envio. 3 meses im Excluídos Releases aprovados e que serão negociados com exclusividade G:\Assessoria de Comunicação\Rele ases aprovados - serão negociados com exclusividade Título do release Até serem divulgados im Excluir olicitação de Erramos (Rede) G:\Assessoria de Comunicação\olici tação de 'Erramos' Nome e data Permanente im Não aplicável 6. HITÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários /10/2014 Edição Inicial /11/ No item 4.1.1, inserção da análise de pertinência do tema pela Comunicação para a produção de conteúdo pela Assessoria Técnica, 2. No item 4.2.2, citação dos s de aprovação dos conteúdos 10

11 11 de 13 Versão Data Comentários elaborados a ser salvos no Outlook e considerados na tabela de registros e, 3. No item , inserção do mecanismo de trabalho quando detectado algum erro em release /04/ Prazo para arquivamento dos s de aprovação dos releases /07/ Adequação da nomenclatura das áreas conforme novo organograma /11/ Adequação do prazo para retenção dos registros da FecomercioP 11

12 MARKETING AEORIA TÉCNICA Gestor: 12 de ANEXO 7.1Fluxograma do Processo P1 Relacionamento com a Imprensa FECOMERCIO P P1 Divulgação Início P1 T1 Receber sugestões de temas das demais áreas ou imprensa É viável? N T3 Definir a forma de divulgação Divulgação envolve o Marketing? N T5 Elaborar release ou material para divulgação Encaminhara para aprovação da área T1 Monitorar as notícias veiculadas na imprensa Clipping T2 Descartar tema Comunicar área Aprovado? N T7 T2 T6 Encaminhar sugestão de temas para a Assessoria Técnica Realizar adequações T3 T4 Analisar sugestão de temas É viável? N Descartar tema FIM + T5 T6 Elaborar conteúdo Encaminhar para a Comunicação + T4 Definir em conjunto a forma de divulgação + P1 Relacionamento com a Imprensa FECOMERCIO P P1 Divulgação T7 T7 Arquivar release aprovado T18 Entrar em contato com o veículo Oferecer o material Veículo tem interesse?? Ainda há tempo hábil? N T20 Divulgar nas mídias da Fecomercio 12 N T19 Divulgação com exclusividade Registrar no relatório Dar publucidade ao tema após divulgação T8 N Alguma informação T14 Entrar em contato com o T15

13 IMPRENA Gestor: 13 de 13 P1 Relacionamento com a Imprensa FECOMERCIO P P1 Atendimento a Imprensa Início P1 T1 olicitar entrevista 13 T1 olicitar material divulgado

14 14 de 13 14