MANUAL DE FORNECEDORES

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2 ÍNDICE 1. O MANUAL DO FORNECEDOR Introdução Objetivo Relações com Fornecedores Política do Sistema Integrado de Gestão (Qualidade e Meio Ambiente) DESENVOLVENDO FORNECEDORES Fase de Homologação Fornecedores de materiais diretos (matérias-primas e componentes) e processos externos produtivos: Fornecedores de materiais diretos (matéria-prima e componentes) e processos externos produtivos destinados a clientes automotivos Fornecedores ambientais críticos: Fornecedores de calibração e serviços de laboratório Fornecedores de seleção e retrabalho Critérios de classificação na auditoria ou auto-avaliação Período para adequação NOVOS DESENVOLVIMENTOS Desenvolvimento Amostras Iniciais MONITORAMENTO DO FORNECEDOR Índice de Qualificação do Fornecedor - IQF Desempenho de fornecedores de materiais diretos e processos externos produtivos Índice de Entrega (IE) Índice de Qualidade (IQ) Índice de Preço (IP) Índice de Gestão do Fornecedor (ISG) Desempenho Fornecedor de destinação, transporte ou recepção de resíduos Desempenho Fornecedor de retrabalho, seleção Desempenho Fornecedor de Calibração e laboratórios Manutenção dos certificados e licenças Irregularidades no Fornecimento Embarque Controlado Metas de Fornecimento REQUISITOS ESPECÍFICOS COMPLEMENTARES Definição de aplicação Requisitos específicos definidos NOTAS GERAIS ITENS ALTERADOS / INCLUÍDOS: Revisão 11 setembro / 2011 No item 2.1 foram redefinidos critérios mínimos para início de fornecimento No item 4.1 foi alterada a forma de cálculo e de acompanhamento do desempenho dos fornecedores 2

3 1. O MANUAL DO FORNECEDOR 1.1 Introdução A finalidade deste manual é aprimorar a relação entre a MVC e seus fornecedores servindo como referência para o correto atendimento às exigências estabelecidas de fornecimento. Este manual representa e documenta a sistemática utilizada pela MVC e seus fornecedores visando, além de segurança no projeto, desenvolvimento, produção, instalação e assistência de nossos produtos, contribuir para o êxito dos negócios. Outra finalidade deste manual é auxiliar nossos fornecedores no desenvolvimento do seu sistema da qualidade, buscando a aplicação de requisitos e certificação nas normas ISO 9001, ISO TS e ISO14001, que a MVC julga importante para a melhoria dos produtos e serviços oferecidos. Os requisitos deste manual devem ser aplicados aos fabricantes regulares de materiais diretos que são incorporados aos produtos MVC, prestadores de serviços periódicos que podem interferir na qualidade do produto ou que podem interferir no meio ambiente. 1.2 Objetivo Tem-se por objetivo avaliar o potencial do Sistema da Qualidade aplicado pelo fornecedor e sua conformidade legal (requisitos ambientais), qualificá-lo seguindo os critérios definidos pela MVC e desenvolvê-lo a fim de atender os requisitos de normas específicas aplicadas. Esta avaliação deve assegurar a detecção de eventuais não-conformidades durante o desenvolvimento e processo de fabricação, ter o foco em ações preventivas eficazes visando à melhoria contínua e a entrega de acordo com os requisitos especificados. 1.3 Relações com Fornecedores Seguindo as mesmas diretrizes do Grupo Artecola, a MVC busca estabelecer junto aos seus fornecedores um relacionamento idôneo, sólido e duradouro, alicerçado por princípios éticos de respeito mútuo, cumprindo com os compromissos assumidos e exigindo reciprocidade por parte de seus fornecedores. 3

4 1.4 Política do Sistema Integrado de Gestão (Qualidade e Meio Ambiente) A MVC Soluções em Plásticos, localizada na cidade de São José dos Pinhais, Paraná, fornece plásticos de engenharia para as indústrias automotiva e geral, para os mercados interno e externo, buscando sempre a satisfação de seus clientes, acionistas, parceiros e profissionais, e também o aprimoramento do desempenho ambiental, através de: - Conduta ética nos inter-relacionamentos entre empresa, funcionários, clientes, parceiros, fornecedores, acionistas, comunidade, organizações e meio ambiente; - Melhoria contínua dos processos e produtos, visando utilizar matérias-primas que não agridam tanto o meio ambiente, gere o mínimo de resíduos, diminuam o desperdício e o uso de recursos naturais; - Solução total e tecnologia desde a concepção do projeto até a entrega do produto; - Prevenção à poluição, minimizando ao máximo possível os impactos negativos ao meio ambiente; - Gestão de aspectos e impactos ambientais, demonstrando a todos os colaboradores os impactos gerados por suas atividades diárias, como geração de resíduos, emissões atmosféricas e possíveis vazamentos, orientando-os a diminuir sua amplitude; - Atendimento aos requisitos legais, buscando atender a legislação ambiental e outras normas referentes ao meio ambiente, sendo elas oriundas de órgãos ambientais, diretrizes governamentais ou de clientes. 4

5 2. DESENVOLVENDO FORNECEDORES 2.1 Fase de Homologação A MVC seleciona seus fornecedores em função da sua necessidade e da de seus clientes e para que um fornecedor seja inserido na Lista de Fornecedores Aprovados e o seu cadastro seja liberado no sistema para possíveis compras, o mesmo deverá atender as exigências estabelecidas a seguir: Fornecedores de materiais diretos (matérias-primas e componentes) e processos externos produtivos: a) Certificação ISO 9001 obrigatório b) Certificação ISO desejável c) Aprovação auditoria de processo ou auto-avaliação, conforme critérios do item Critérios de Classificação, podendo ser ou não aprovados. OBS: A realização de auditoria in loco ou somente a auto-avaliação será feita de acordo com a complexidade do produto fornecido e / ou a critério da qualidade MVC. d) Licença ambiental (ex. licença de operação) obrigatório, quando não apresentado o certificado de ISO Para os fornecedores sem certificação ISO 9001 somente iniciaremos o processo de homologação se forem considerados estratégicos para o desenvolvimento. Neste caso o mesmo poderá fornecer apenas o item ou seguimento estratégico proposto, sendo necessária a auditoria de processo in loco. Caso contrário, o processo deve ser interrompido e um novo fornecedor será selecionado. Para fornecedores internacionais, as licenças ambientais não serão necessárias. Para produtos para a linha de construção civil serão, consideradas para estas exigências apenas os fornecedores de matéria-prima. 5

6 2.1.2 Fornecedores de materiais diretos (matéria-prima e componentes) e processos externos produtivos destinados a clientes automotivos a) Necessidades citadas no item b) Desejável a certificação ISO TS c) A auto-avaliação não é permitida para a qualificação inicial do fornecedor Fornecedores ambientais críticos: Recicladoras de resíduos recicláveis Receptores de resíduos (aterros, co-processamento, etc) Lavagem de EPI s e outros materiais possivelmente contaminados Transportadoras (produtos químicos perigosos, resíduos) Manutenção periódica de equipamentos ( ex. empilhadeiras) Manutenção de extintores de incêndio Fornecimento de gás Serviços de controle de pragas e limpeza de reservatórios Troca de tonners e cartuchos de impressoras Análises químicas laboratoriais ambientais Fornecedores de embalagens de madeira a) Certificação ISO desejável b) Aprovação da auditoria ambiental somente para os receptores de resíduos, conforme critérios do item Critérios de Classificação, podendo ser ou não aprovados. Caso a empresa seja certificada na ISO 14001, estará isenta desta auditoria. c) Licença ambiental (ex. licença de operação) obrigatório d) Certificado de regularidade IBAMA e SERFLOR, quando aplicável obrigatório Fornecedores de calibração e serviços de laboratório a) Certificação na norma ABNT ISO/IEC 17025, equivalente nacional como INMETRO, RBC, RBLE ou ANFAVEA No caso de calibração, quando não houver laboratórios certificados, esta poderá ser feita pelo próprio fabricante, desde que a organização garanta que os itens da norma ISO / TS sejam garantidos. 6

7 2.1.5 Fornecedores de seleção e retrabalho Serão aceitos os fornecedores autorizados ou indicados pelos clientes onde os serviços de seleção e retrabalho serão realizados, representante da empresa ou ainda empresa certificada na norma ISO 9001 para este fim Critérios de classificação na auditoria ou auto-avaliação Os critérios para qualificação dos fornecedores de acordo com a pontuação obtida na auditoria inicial, manutenção ou auto-avaliação serão os seguintes: Pontuação Obtida na Auditoria ou Auto-Avaliação Classificação Abaixo de 50 pontos Reprovado Entre 50 e 64 pontos Aprovado nível 3 (condicional) Entre 65 e 89 pontos Aprovado nível 2 Maior que 90 pontos Aprovado nível 1 Os fornecedores que obtiverem a classificação Aprovado nível 3 (condicional) na auditoria ou autoavaliação deverão submeter em 15 dias à apreciação da MVC, um plano de ação para as oportunidades levantadas. O prazo máximo para fechamento do plano é de 6 meses, quando será agendada uma nova avaliação com o objetivo de atingir no mínimo o nível 2. No caso de se tratar de desenvolvimento de novos fornecedores, estes ficam impedidos de fornecimento para produtos da linha automotiva e para os demais seguimentos, podendo iniciar o desenvolvimento somente com aprovação formal do grupo emissor deste manual, baseado no plano de ação apresentado. Os fornecedores que obtiverem a classificação Aprovado nível 2 na auditoria ou auto avaliação deverão submeter em 20 dias à apreciação da MVC, um plano de ação para as oportunidades levantadas. O prazo máximo para fechamento do plano de ação é de 18 meses. Os fornecedores que obtiverem a classificação Aprovado nível 1 na auditoria, deverão submeter em 20 dias à apreciação da MVC, um plano de ação para as oportunidades levantadas. A validade para a auditoria dos fornecedores com esta classificação é de três anos. Após o vencimento destas auditorias, novas auditorias devem ser programadas para garantir que a conformidade dos processos observada no início seja mantida e continuamente melhorada. 7

8 2.1.7 Período para adequação Todos os fornecedores atuais partem como aprovados e devem se enquadrar gradativamente às exigências mínimas citadas neste manual (certificação) até dezembro de

9 3. NOVOS DESENVOLVIMENTOS 3.1 Desenvolvimento O desenvolvimento de componentes ou matérias-primas deve ser conduzido de forma sistemática, seguindo as mesmas exigências solicitadas pelo cliente da MVC que originou a necessidade deste desenvolvimento. Caso não existam exigências definidas, será utilizada a seguinte metodologia: No caso de matéria-prima, as especificações serão enviadas ao fornecedor pelo setor de laboratório, através do Roteiro para desenvolvimento de matéria prima F42 Para ferragens e componentes, será utilizada a Solicitação para desenvolvimento de ferragens e componentes F43, e aplicando-se as ferramentas e estudos indicados pela Engenharia da MVC Amostras Iniciais As amostras a serem enviadas à MVC deverão ser produzidas dentro dos padrões definitivos de fabricação (materiais, ferramentas, dispositivos, processos e pessoal). Além disso, elas deverão ser enviadas nas quantidades solicitadas, acompanhadas dos documentos solicitados, conforme solicitado. Protótipos podem ser requeridos para verificação de possíveis montagens e testes iniciais antes do envio das amostras. No caso de ferragens e componentes, deve ser utilizado o Relatório de amostra / lote piloto / fornecimento - F43, para a apresentação dos resultados dimensionais e dos ensaios de materiais solicitados no desenvolvimento. Este mesmo formulário deverá ser utilizado para o lote piloto e para o fornecimento normal caso requerido (inspeção de liberação). 9

10 4. MONITORAMENTO DO FORNECEDOR 4.1 Índice de Qualificação do Fornecedor - IQF Desempenho de fornecedores de materiais diretos e processos externos produtivos Os fornecedores aprovados para fornecimento para a MVC serão monitorados através do Índice de Qualificação do Fornecedor (IQF), auxiliando assim no desenvolvimento do fornecedor, na identificação de fornecedores preferenciais para os quais serão direcionados novos desenvolvimentos e para balizar a premiação dos melhores fornecedores do Grupo Artecola. IQF= IE (entrega)+ IQ (qualidade)+ IP (preço)+ ISG (sistema de gestão) Índice de Entrega (IE) A pontuação segue conforme critérios abaixo de ocorrências de atrasos ou antecipações: Pontuação Máxima: 25 pontos - 00 ponto: abaixo de 75 % de entrega - 10 pontos: 75 a 89,9% de entrega - 20 pontos: 90 a 97,9% - 25 pontos: Acima de 98% de entrega Quando ocorrerem cargas especiais por problema do fornecedor, será descontado da pontuação final um ponto para cada ocorrência. Fornecedores internacionais (importados) - período em semanas a partir da data conforme modal acordado, sendo que para os mesmos está prevista uma tolerância de até duas semanas (de antecipação ou atraso) com relação à semana de embarque instruída na Purchase Order, devendo haver ressalvas quando fatores fora do controle do fornecedor ou da empresa influenciarem no prazo de entrega (ex: canal vermelho, greve, etc ). 10

11 Em casos em que o atraso gerou uma parada na fábrica, é gerada uma RNC (Registro de Não Conformidade) para o fornecedor Índice de Qualidade (IQ) Os requisitos de qualidade serão avaliados de acordo com as não-conformidades detectadas nos materiais e serviços com a emissão de RNC s, conforme critérios abaixo: Pontuação máxima: 30 pontos - 00 ponto: mais de 2 não-conformidades não conformidades detectadas durante o mês - 10 pontos: 2 não-conformidades detectadas internamente - 20 pontos: 1 não-conformidade detectada internamente durante o mês - 30 pontos: nenhuma não-conformidade detectada durante o mês Uma não-conformidade detectada no cliente da MVC, decorrente de um problema do fornecedor será considerada como duas não-conformidades Índice de Preço (IP) Os requisitos de preço serão avaliados de acordo com a estabilidade dos mesmos, levando em consideração as seguintes variáveis. Pontuação máxima: 15 pontos - 00 ponto: ter repassado reajuste de preço e/ou aumentos sem negociação prévia entre as partes - 05 pontos: ter repassado reajuste de preço e/ou aumentos conforme negociação prévia entre as partes e/ou inerentes a processos de dissídios/impostos/aumentos de categorias; - 12 pontos: cumprimento e manutenção dos níveis de preço negociado (sem alteração de preço) pontos: pró-atividade por parte do fornecedor em apresentar propostas buscando competitividade de seu produto ou plano de performance (redução de custo) Índice de Gestão do Fornecedor (ISG) O Índice de Gestão do Fornecedor é formado pela avaliação da certificação do fornecedor e da nota da auditoria de processo do mesmo. Pontuação máxima de 30 pontos, sendo distribuídos da seguinte forma: 11

12 a) Certificação O requisito de certificação é dado pela somatória da pontuação citada abaixo, sendo obtida a pontuação máxima de 12 pontos com a certificação nas normas ISO TS e ISO ponto: nenhuma certificação - 01 ponto: Licença Ambiental - 03 pontos: certificação ISO pontos: certificação ISO pontos: certificação ISO TS b) Auditoria de Processo Seguem os critérios para qualificação dos fornecedores de acordo com a pontuação obtida na auditoria de processo válida no momento do fechamento da nota do mês: - 00 ponto: Reprovado - 06 pontos: Aprovado nível 3 (condicional) - 12 pontos: Aprovado nível 2-18 pontos: Aprovado nível Desempenho Fornecedor de destinação, transporte ou recepção de resíduos O desempenho destes fornecedores será acompanhado: a) Pela manutenção das licenças necessárias e b) Para os receptores de resíduos, pelo acompanhamento das auditorias de processo ou manutenção do certificado de ISO Desempenho Fornecedor de retrabalho, seleção O desempenho destes fornecedores será acompanhado pela manutenção da autorização do cliente ou certificado de qualidade O mesmo poderá ser desqualificado pelo responsável da qualidade quando o mesmo não atender as solicitações feitas 12

13 4.1.4 Desempenho Fornecedor de Calibração e laboratórios O desempenho destes fornecedores será acompanhado pela manutenção do certificado de autorização de calibração ou de realização dos ensaios. O mesmo poderá ser desqualificado pelo responsável do laboratório ou calibração quando o mesmo não atender as solicitações feitas Manutenção dos certificados e licenças Os certificados e licenças dos fornecedores são mantidos e monitorados pela MVC quanto ao seu período de validade. Cópias atualizadas devem ser enviadas pelo fornecedor à MVC sempre que alteradas ou revisadas. Caso os certificados ou licenças estejam vencidos, a nota dos mesmos não será considerada no IQF até a sua atualização, podendo chegar até a paralisação do fornecimento dependendo do caso. Atenção: não é permitido o fornecimento de produtos para a linha automotiva quando o fornecedor estiver com o certificado de ISO 9001 fora de validade Irregularidades no Fornecimento A cada não-conformidade encontrada no recebimento, linha de produção ou no cliente, decorrentes de problema no fornecedor, este será comunicado através do Relatório de não conformidades de fornecimento RNC - F178 O relatório deverá indicar claramente qual a disposição dada ao produto (utilizar ou não utilizar, com ou sem retrabalho) ou serviço e quais ações serão requeridas do fornecedor (correção nos próximos lotes ou ação corretiva), ficando definido o prazo de 24 horas para a o envio de ações de contenção e de 5 dias úteis para a apresentação de ações corretivas adotadas. O relatório deverá ser enviado à MVC com a identificação das causas da não-conformidade e as ações para a sua eliminação, podendo ou não ser aceito pelo responsável da MVC. A verificação da eficácia das ações tomadas pelo fornecedor será de responsabilidade da MVC, através dos fornecimentos subseqüentes ou em casos especiais no próprio fornecedor. 13

14 Caso a ação adotada não seja considerada eficaz, isto é, caso as ações tomadas pelo fornecedor não tenham eliminado a causa da não-conformidade, e o problema ocorra novamente, uma nova ação corretiva ou uma auditoria de avaliação do processo no fornecedor poderá ser requerida. Quando não existir o empenho do fornecedor para resolver o problema, ou que o RNC não seja respondido nos prazos solicitados sem a devida justificativa do fornecedor, um novo RNC será emitido, podendo a compra do item ser suspensa até a resolução do problema e ainda ocorrer a comunicação ao organismo certificador do fornecedor para as devidas providências Embarque Controlado Nos casos onde o problema reclamado não for resolvido e ocorra a repetição do mesmo, pode ser solicitado ao fornecedor a aplicação do embarque controlado nível I (inspeção realizada pela própria empresa) e no caso do mesmo ainda não ser resolvido, o nível II (inspeção realizada por empresa contratada), até a total resolução do problema. Estes custos ficam exclusivamente a cargo do fornecedor. Nestes casos, o organismo certificador do fornecedor será informado para as devidas providências Metas de Fornecimento Anualmente serão definidas e enviadas as metas de avaliação para os fornecedores de materiais diretos e serviços externos, classificando-os em A, B, C e D. Classe Status Ação A Fornecedor referência Artecola Homologado e o fornecedor concorre ao troféu de fornecedor destaque Artecola B Apto a fornecer Homologado C Apto fornecer com plano de ação Homologado com apresentação de plano de ação aprovado D Fornecedor desqualificado Substituir fornecedor caso o mesmo não apresente plano de ação robusto para adequação 14

15 Mensalmente, os resultados obtidos serão enviados aos fornecedores para acompanhamento e devidas providências caso necessário. No caso do fornecedor estar na classe C durante três meses dentro do último período de seis meses, receberá uma notificação do setor de compras para tomada de ações de melhoria, sendo necessária a apresentação de plano de ação à MVC para atingir novamente o nível B. No caso do fornecedor estar na classe D durante dois meses dentro do último período de seis meses, receberá uma notificação do setor de compras para tomada de ações, sendo necessária a apresentação de plano de ação à MVC, que pode ser substituído, caso o plano de ação apresentado não possua uma boa consistência e o mesmo mostre uma evolução nos próximos três meses. Um novo fornecedor deve ser desenvolvido neste período. 15

16 5. REQUISITOS ESPECÍFICOS COMPLEMENTARES 5.1 Definição de aplicação Itens aplicáveis somente aos fornecedores de materiais diretos e processos externos produtivos de produtos destinados a clientes automotivos. 5.2 Requisitos específicos definidos a) Eficiência do processo (baseado no item da ISO TS 16949) A alta direção deve analisar criticamente os processos de realização de produto e os processos de suporte para assegurar sua eficiência e eficácia, definindo indicadores para facilitar o acompanhamento, adotando medidas para os casos em que os indicadores não forem atingidos. b) Formação e qualificação do pessoal responsável da qualidade (baseado no item da ISO TS 16949) Deve assegurar que todas as funções que possam interferir na qualidade do produto tenham definido os requisitos de formação e qualificação, bem como estabelecido método de monitoramento e requalificação do pessoal. Deve ser elaborado um procedimento para definir esta sistemática. c) Planos de contingência pela empresa (baseado no item da ISO TS 16949) Devem ser estabelecidos planos de contingência em que são informadas as ações a serem tomados no caso de ocorrer interrupção de produção, para assegurar o fornecimento. d) Controle de Alterações (baseado no item da ISO TS 16949) Qualquer alteração de processo, ferramental, material, equipamentos ou conceito de fabricação deve ser comunicada previamente à MVC para avaliação da necessidade de reapresentação de novas amostras ou não. Caso qualquer alteração seja executada sem a devida comunicação à MVC, o fornecedor assume toda a responsabilidade por quaisquer prejuízos, como paradas de linha (MVC ou Cliente) ou problemas de campo, ocasionadas pela omissão destas informações. 16

17 e) Características especiais designadas pelo cliente (baseado no item da ISO TS 16949) Desenhos com cotas bolotadas devem ser considerados como itens de inspeção, além dos identificados pelo próprio fornecedor. Estas inspeções dos lotes devem ser enviadas junto com a nota fiscal utilizando o Relatório de Fornecimento Anexo V ou em relatório acordado com a MVC. Quanto às matérias-primas devem ser enviados os itens informados através das ETMPs. f) Desenvolvimento do sistema da qualidade de fornecedores (baseado no item da ISO TS 16949) A organização deve buscar a utilização de sub-fornecedores que possuam a certificação ISO 9001:2008. g) Ferramental de propriedade MVC (baseado no item da ISO TS 16949) Deve garantir a existência e manutenção da identificação inicial. h) Satisfação do Cliente (baseado no item da ISO TS 16949) A nota do IQF fornecida pela MVC deve ser monitorada, além do plano de ação proposto para as auditorias de processo. Este desempenho deve ser comunicado à alta direção e ser considerado nas reuniões de análises críticas da alta direção, estabelecendo as eventuais ações de melhoria necessárias. i) Auditorias Internas de Processo (baseado no item da ISO TS 16949) Realizar auditorias de processo, cobrindo o processo completo, do recebimento até a expedição. j) Auditorias Internas de Produto (baseado no item da ISO TS 16949) Realizar auditorias de produto nos itens MVC a intervalos definidos. Esta auditoria deve ser realizada por pessoal diferente do que executa a inspeção normalmente. l) Inspeção de Layout e Ensaio Funcional (baseado no item da ISO TS 16949) Deve ser realizada a cada 01 ano, exceto quando negociado anteriormente com a MVC. Devem ser realizados todos os testes e ensaios efetuados no processo de validação. Esta documentação deve estar disponível para envio para a MVC quando solicitado. m) Informação ao cliente (baseado no item da ISO TS 16949) A MVC deve ser prontamente informada no caso de produtos não-conformes terem sido enviados. n) Concessão do cliente (baseado no item da ISO TS 16949) O fornecedor deve solicitar uma autorização prévia, por escrito conforme Formulário para aprovação de Derrogas F18, quando o produto ou processo estiver diferente do aprovado. 17

18 6. NOTAS GERAIS a) Dúvidas pertinentes ao Manual de Fornecedores e dos requisitos específicos do cliente e solicitações de derrogas devem ser encaminhadas para: Cristiano J. Oliveira - Tel ou Fernando Melo- Tel ou Roberto Linheira Tel b) Solicitação de derroga Poderá ser solicitada quando não há mais alternativa para o atendimento dos requisitos deste manual, devendo ser feita através do Formulário para aprovação de Derrogas F18, sempre descrevendo o requisito MVC e em seguida a solicitação da derroga. A resposta da derroga será prescrita no próprio formulário com a assinatura dos responsáveis pela aprovação deste manual. Este formulário pode ser solicitado aos responsáveis acima. GRUPO EMISSOR / APROVADOR DESTE MANUAL: Elaboração e Aprovação Roberto Linheira Gerente de Logística e Suprimentos Fernando Melo Coordenador de Engenharia e Qualidade Cristiano J Oliveira Coordenador do Sistema da Qualidade e Ambiental 18

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