Introdução. Problematização. MBA em Logística Gestão de Materiais e Estoques

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1 Projeto Curso Disciplina Tema Professora Pós-graduação MBA em Logística Gestão de Materiais e Estoques Estoques Janaina Padilha Introdução A gestão de estoque é uma ferramenta essencial para apoiar os principais propósitos de toda empresa: lucro e a satisfação dos clientes. Com esse controle é possível praticar preços melhores e atender com mais agilidade e mais qualidade no serviço ou produto. Vamos, neste tema, abordar a definição desta área, os tipos de estoque existentes, sua gestão, entre outros assuntos. Para iniciar seu estudo acompanhe a videoaula da professora Janaina, no material on-line. Problematização Durante um trabalho de consultoria foi constatada a seguinte situação: o acúmulo de dívidas, baixo faturamento da empresa e desmotivação de todos colaboradores devido ao constante atraso no pagamento dos salários. Para ter uma real noção do tamanho do problema que estávamos nos deparando, realizamos um diagnóstico na empresa. Além da fábrica de peças onde eram produzidas molas, feixes de mola e acessórios para suspensão de caminhões, caminhonetes e outros veículos pesados, havia mais seis lojas em diversas cidades e clientes diferentes para cada uma delas, já que a empresa também prestava outros serviços diversos. A parte de prestação de serviços envolvia vendas, reparos, trocas de peças e várias dessas peças eram revendas, ou seja, a empresa tinha um processo de aquisição. Em acordo, os proprietários, com o intuito de reduzir custos, pensaram logo em retirar a comissão de 3% sobre as vendas. 1

2 Diagnosticamos que a empresa não possuía um sistema que integrasse as informações das lojas e da fábrica e que havia desencontro de informações sobre a posição de estoques entre as lojas. Não havia um critério definido de apuração de resultado em cada um de seus pontos de vendas e nem se sabia o ponto de equilíbrio de cada um, ou do conjunto, para buscar pelo menos uma meta e romper o ponto de equilíbrio. Os custos da fábrica não eram aferidos e faziam-se apenas estimativas para calcular o preço de venda final. Nas remessas de mercadorias para as lojas eram controladas apenas as quantidades físicas e somente sua entrada na loja, sem controle de estoque na fábrica. Ou seja, a empresa não sabia o que tinha sido enviado para as lojas, já que era registrado no sistema somente como saída, juntamente com os extravios e as peças utilizadas na prestação de serviços. A empresa realizava mensalmente um inventário de seu estoque. O giro do estoque de algumas peças nas lojas estava tão baixo que se acumulou um estoque de 22 mil peças nas seis lojas, criando um tempo de permanência no estoque de 10 meses em relação às vendas na época. O curioso é que em algumas lojas faltavam peças que estavam acumuladas em outras. Qual a solução para reduzir os níveis de estoques que já existem e melhorar o controle desses estoques? Não responda agora! Você terá tempo para estudar mais sobre a logística e ao final desse tema terá a oportunidade de escolher uma entre as alternativas apresentadas para o problema. Definição de estoques São considerados estoques os itens que serão utilizados para produção de produtos ou serviços, tais como matérias primas, produtos acabados, semiacabados, equipamentos etc. Eles podem contemplar todas as fases do processo de produção desde a compra, o processo, até a entrega do produto ou serviço ao cliente. 2

3 Considerado por alguns como um mal necessário, o estoque é indispensável, pois permite o atendimento regular da demanda, já que as entregas da cadeia de abastecimento não são imediatas e não é possível prever a demanda com 100% de precisão. Então pode-se considerar que os estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico, os quais representam um investimento destinado a incrementar as atividades de produção e servir aos clientes (VIANA, 2000). As empresas buscam um modelo de gestão que reduza substancialmente os gastos com estoque sob pena de comprometer a competitividade da empresa. Isso leva o gestor a viver um dilema, já que até mesmo os estoques necessários geram custos e comprometem uma parte do capital de giro, porém, servem como amortecedores entre a oferta e demanda e permitem que os clientes sejam plenamente atendidos. Perfeito seria se houvesse simultaneidade entre a produção e a saída do produto, pois assim seria desnecessária a manutenção dos estoques, mas essa não é a realidade na maior parte dos casos. Aprofunde seu conhecimento sobre essa definição assistindo ao vídeo da professora Janaina, disponibilizado no material on-line. Tipos de estoque Na literatura podemos encontrar várias definições para estoques e da mesma forma existem várias definições de tipos de estoque, uma delas é a definição de Dias (2009): 1. Estoque isolador ou estoque de segurança: tem como função compensar as incertezas inerentes ao fornecimento e demanda. Ex.: máquina problemática! 2. Estoque de ciclo: ocorre porque um ou mais estágios na operação não podem fornecer todos os itens que produzem simultaneamente. Ex.: fabricações em batelada - padaria/processos químicos. 3. Estoque de antecipação: ocorre principalmente nos produtos de 3

4 4. grande variação de demanda. Ex.: chocolate, sorvete e cerveja. Estoque no canal de distribuição: ocorrem porque o material não pode ser transportado instantaneamente entre o ponto de produção e o ponto de venda. Alvarenga (2010), além das definições acima, utiliza ainda: 5. Estoque de produção/processo: São estoques criados durante a linha de produção ou de processamento do produto, entre o tempo de produção e o transporte efetivo desse produto até o seu destino final. 6. Estoque de organização: São utilizados para manter o processo de produção ou suprimento funcionando continuamente se interrupções. 7. Estoque regular/cíclico: São necessários para satisfazer a demanda média durante o tempo entre os reabastecimentos sucessivos, que dependem de: a. tamanho dos lotes de produção; b. das quantidades econômicas de embarque; c. das limitações do espaço de estocagem; d. dos tempos de reabastecimento e/ou estoque (TR); e. do custo da manutenção do estoque. 8. Estoque em trânsito: São os estoques que estão em trânsito entre o ponto de estocagem ou de produção. Quanto maior a distância e menor a velocidade de deslocamento, maior será a quantidade de estoque em trânsito. 9. Estoque virtual (EV): São os itens que já foram pedidos (adicionado o ponto de pedido) ao setor de compras e esse já efetivou, mas ainda não chegam ao ponto de armazenagem ou ainda estão em processo de liberação pelo controle de qualidade. 10.Estoque obsoleto (Morto): São partes do estoque que se deterioram ou têm sua validade vencida, ou ainda foram danificadas ou reprovadas na linha de produção. 4

5 A professora Janaina comenta esses tipos em mais detalhes na videoaula que você pode acessar no material on-line. O site TS Estoque aborda os principais tipos no artigo a seguir, aproveite! Importância da manutenção dos estoques Controlar as necessidades e desejos dos clientes não é fácil, por isso uma boa gestão, em geral, pode aumentar a competitividade da empresa. Sendo assim, a manutenção dos estoques é um desafio para as empresas que buscam manter o equilíbrio entre os mercados supridor e consumidor a um baixo custo, sem que haja interrupção do trabalho por falta de matéria-prima ou produto acabado para venda. O estoque traz certo conforto para as empresas, no sentido de proteger o sistema produtivo no caso de atraso de fornecedor, problemas de qualidade, retrabalho etc. Além do mais, aumenta o nível de serviço ao cliente, dando suporte ao marketing ao disponibilizar produtos quando há demanda, com ganhos em economia de escala, na proteção contra incertezas, contra aumento de preços etc. O controle de estoque eficiente, com foco na redução de custo e como forma de agregar valor, tem recebido uma atenção especial por parte dos gestores, sendo visto como estratégia na busca pela sobrevivência empresarial. No entanto, qualquer tipo de estoque gera custo, seja pelo capital investido, pelo custo de oportunidade, por perdas decorrentes de obsolescência e avarias durante a armazenagem, ou pela movimentação inadequada. Sobre isso, dois autores, Bowersox e Closs (2001), comentam que o custo de manutenção de estoque é o custo incorrido para manter o estoque disponível. Mas como a gestão de estoques pode ajudar? Veja uma abordagem a essa questão no vídeo da professora Janaina, disponível on-line. 5

6 Custos de estoques Vamos considerar agora os custos que incorrem nessa gestão, Pozo (2002) considera os três custos abaixo como os mais importantes na formação dos estoques: 1. Custo do pedido: A cada pedido ou requisição emitida, incorrem custos fixos (salário do pessoal envolvido no processo) e variáveis (recursos necessários para concluir o pedido) referentes a esse processo. Esse custo está diretamente determinado com base no volume desses pedidos e requisições. 2. Custo de manutenção de estoque: Incluem custos de armazenamento como altos volumes; controles; enormes espaços físicos; sistema de armazenamento; movimentação de pessoal alocado; equipamentos e sistemas de informação específicos; custos associados aos impostos e seguros de incêndio e roubo de material alocado; custos de perdas, roubos e obsolescência; custo do capital imobilizado em materiais e bens. 3. Custo por falta de estoque: Esse custo ocorre quando as empresas buscam reduzir ao máximo seus estoques, podendo acarretar no não cumprimento do prazo de entrega, proporcionando uma multa por atraso ou cancelamento do pedido do cliente. Além disso, a imagem da empresa se desgasta e isso acarreta um custo elevado e difícil de medir. Para Ballou (2001), a armazenagem e o manuseio de mercadorias são componentes essenciais do conjunto de atividades logísticas e seus custos giram por volta de 12 a 40% dos custos logísticos da empresa. Já Francischini (2002) comenta que uma das principais preocupações do administrador de materiais é conhecer os custos relacionados ao estoque para que o gerenciamento seja feito de forma eficiente. 6

7 Manter custos acima do concorrente ameaça a sobrevivência da empresa, sendo assim o gestor deve intensificar seu controle e, a partir disso, minimizar o capital investido. Resumindo, os principais custos relacionados ao estoque são: a. custo de aquisição; b. custo de armazenagem; c. custo de pedido; d. custo de falta. É sobre isso que a professora Janaina comenta na videoaula que está disponível no material on-line. Gestão O gerenciamento de estoque envolve uma divisão do processo em diversas fases e a utilização de ferramentas como auxílio para sua gestão, cujo principal objetivo é a otimização do investimento em estoque (DIAS, 2009). A forma e o tempo de armazenamento têm influência sobre o valor, pois a relação entre giro de estoque e custo é inversamente proporcional. O estabelecimento de parâmetros para os controladores na compra e venda é muito importante. Ainda para Dias, alguns princípios básicos para o controle de estoques são: determinar o que, quando e quanto será necessário para o estoque; identificar e retirar do estoque os itens fora de uso e danificados; receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informações sobre a reposição do estoque; 7

8 manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados. A política de estoques pode ser entendida como um conjunto de normas sobre o que comprar e produzir, quando e em que quantidade (BOWERSOX & CLOSS, 2001). Chama-se de estoque médio (EM) a quantidade máxima de materiais, componentes e produtos acabados normalmente mantidos em estoque. Por fim, temos o planejamento de estoque, com o intuito de criar um estoque de segurança, determinando o ponto de ressuprimento e o lote de compra. Esses autores também dizem que o gerenciamento de estoque é o processo integrado pelo qual são obedecidas as políticas da empresa e da cadeia de valor com relação aos estoques. A abordagem reativa, ou provocada, usa a demanda dos clientes para deslocar os produtos por meio dos canais de distribuição. Entenda melhor esses conceitos de gestão na videoaula disponível no material on-line, da professora Janaina. Gestão estratégica Pode ser verificado, pela descrição desses autores, que determinadas falhas afetam a gestão do estoque. Segundo Pozo (2002), o estoque reserva aumenta a quantidade a ser comprada, aumentando o estoque médio e consequentemente levando ao aumento dos custos: manutenção de armazenagem, juros, obsolescência, deterioração, perdas etc. Normalmente, as falhas que ocorrem na cadeia de suprimentos, as mais críticas no procedimento de reposição de estoque, acontecem em três pontos principais: Aumento repentino de demanda aumentos não previstos da demanda do item em estoque, podendo ocorrer por várias causas. Demora no processo do pedido de compra falhas no sistema de 8

9 informação do almoxarifado ou da área de compras podem incorrer em demoras excessivas na expedição do pedido; Atrasos de entrega pelo fornecedor o fornecedor nem sempre tem condições de cumprir seus prazos de entrega em virtude de problemas no seu sistema de produção, transporte ou dependência de liberação alfandegária (FRANCISCHINI, 2002). A grande busca das organizações se dá no sentido de alcançar o estoque mínimo para que se comprometa o menor capital: O objetivo é reduzir a quantidade de estoque a uma condição mais baixa possível, condicionada ao nível de serviço ao cliente de modo a obter o menor custo logístico total (BOWERSOX, 2001). Contudo a redução desse estoque deve considerar as características da demanda ou da produção, sob pena de haver ruptura do nível de estoque ou falta desse. A importância de se medir a acurácia, é que, muitas vezes, há erros no lançamento dos dados e isso faz com que os sistemas de informação para controle de estoques disponibilizem informações incorretas, levando às compras que não condizem com a realidade. Para que se possa manter ou aumentar o índice de acurácia as auditorias são de fundamental importância, pois permitem ajustes nos registros relacionados aos imprevistos: devoluções de clientes, erros em relatórios e em lançamento de produtos, produtos danificados e roubo (BALLOU, 2001). Por isso o controle de estoque deve fazer parte da rotina diária, contemplando as quantidades disponíveis e o monitoramento das suas variações ao longo do tempo, a fim de atender à política de estoques. O que se busca, então, é o equilíbrio entre suprimento e consumo, por meio de atividades que atendam às necessidades da organização, com o máximo de eficiência e ao menor custo. Estude mais sobre isso na videoaula da professora Janaina, no material on-line. 9

10 Revendo a problematização Sabendo mais sobre o gerenciamento de estoques, você pode agora repensar a situação descrita no início deste tema. Releia o problema, caso necessário, e escolha entre as alternativas a seguir a que você julgar mais adequada. a. Conhecer o tipo de cliente de cada loja e traçar uma estratégia a partir das informações levantadas. b. Centralizar o controle de estoques e integrar as informações entre fábrica e lojas. c. Extinguir a comissão dos vendedores. Para acessar os feedbacks de cada alternativa acesse o material on-line. Síntese Você estudou neste tema que a gestão de estoque resume-se no total planejamento de como controlar os materiais dentro da organização, buscando manter o equilíbrio entre estoque e consumo sem que haja rupturas no fornecimento ou perdas de qualquer natureza. Estudou também que a gestão de estoque deve fornecer informações quantitativas e qualitativas para a tomada de decisão, evitando desvios e ingerências. Acompanhe a videoaula final da professora Janaina, no material on-line, para rever esses conteúdos. Atividades 1. Em relação aos estoques NÃO É CORRETO afirmar que: a. Alguns tipos de operação, como os serviços profissionais, manterão níveis baixos de estoque, enquanto que outras, como as operações de varejo ou armazéns, vão manter grandes quantidades de estoque. b. O estoque pode ocorrer em diversos pontos dentro de uma 10

11 operação. c. O estoque ocorre em operações produtivas porque os ritmos de fornecimento e demanda sempre casam. d. O gerenciamento de estoque envolve uma divisão do processo em diversas fases e a utilização de ferramentas de auxílio para sua gestão. 2. Uma empresa de material de construção adquiriu em sua ultima compra um número considerável de pias, vasos sanitários e torneiras. Durante a realização de uma inspeção detectou-se a existência de 1000 vasos sanitários e 700 pias e, segundo o levantamento realizado, não era registrada nenhuma venda desses itens nos últimos três meses, assim os modelos já estavam ficando ultrapassados. Diante disso qual seria a consequência? a. Aumento do custo de manutenção de estoques. b. Aumento do custo do pedido. c. Redução do tempo de reposição desses itens. d. Mais disponibilidade de produtos para venda. 3. A função principal dos estoques é funcionar como reguladores do fluxo de materiais. Sendo assim, quando a entrada de materiais é maior que a saída o nível de estoque: a. Aumenta. b. É sazonal. c. Não se altera. d. Sofre ruptura. 4. Além da criticidade do item devem ser considerados vários outros critérios na determinação do estoque de segurança, EXCETO: a. O custo unitário é um fator a ser considerado, pois quanto maior o custo unitário é menos aconselhável manter estoque. 11

12 b. A velocidade de obsolescência ou a vida útil curta do material requer um tempo de estoque menor. c. O custo unitário não é um fator importante, pois ele não tem influência no custo total do estoque. d. Lead time do fornecedor. 5. O controle de estoques é uma atividade que: a. Deve ser realizada ao menos uma vez por semestre para fornecer informações que serão utilizadas no planejamento do próximo período. b. É uma atividade rotineira a fim de cumprir uma política de estoques. c. Deve ser realizada logo após o inventário para que sejam feitos os ajustes devidos. d. Gera muito trabalho, porém, não auxilia a gestão. Para acessar os feedbacks de cada atividade acesse o material on-line. Referências ALVARENGA, L. R. Tipos de Compras. Disponível em: ( Acesso em: 01 ago BALLOU, R. H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4 ed. Porto Alegre: Bookman, BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J. Logística Empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, CORRÊA, H. L. Planejamento, programação e controle de produção. 4. ed. São Paulo: Atlas, DIAS, M. A. P. Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. 6. ed., São Paulo: Atlas,

13 FRANCISCHINI, P. Administração de Materiais e do Patrimônio. São Paulo, Pioneira, POZO, H. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: uma abordagem logística. 2 ed. São Paulo: Atlas, VIANA, J. J. Administração de Materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas,