Engineering Case. Mais de 20 mil documentos gerenciados em uma das maiores UTEs do País. Business Proposal No

Transcrição

1 Case/ Engenharia/ Tractebel Energia Mais de 20 mil documentos gerenciados em uma das maiores UTEs do País Projetos de engenharia de alta complexidade demandam sistemas que atendam às necessidades gerenciais do empreendimento. Fazer a gestão de toda documentação destes projetos é um desafio e tanto para os profissionais da área. Além do grande número de pessoas envolvidas na operação, a quantidade de documentos que tramita ao longo do processo é imensa. Sem um sistema que automatize a gestão de documentos, esta tarefa acaba se tornando onerosa e burocrática. Engineering Case O desafio é ainda maior em projetos de engenharia que abrangem empresas de diversos países. Este é o caso da Usina Termelétrica Miroel Wolowski UTE Pampa Sul. O projeto é de propriedade da Tractebel Energia, conta com fornecimento chinês, alemão e americano, Engenharia do Proprietário conjunta entre China e Brasil e está sendo construída em território nacional. Os resultados alcançados neste empreendimento comprovam a importância de contratar um sistema de gestão de documentos em projetos de engenharia de alta complexidade. CLIENTE Tractebel Energia ÁREAS DE ATUAÇÃO Eletricidade, Gás Natural e Soluções em Engenharia NÚMERO DE COLABORADORES + 10,000 Florianópolis Brasil DEPARTAMENTO QUE UTILIZA O KEEPCONTROL Engenharia, Tecnologia da Informação (TI), Inspeção, Qualidade Business Proposal No

2 SOBRE A TRACTEBEL ENERGIA A Tractebel Energia é a maior geradora privada de energia elétrica do País. Com uma capacidade instalada de MW e 27 usinas espalhadas em todo território nacional, a empresa desenvolve atividades na área de eletricidade, gás natural e serviços de engenharia. A companhia atua em projetos de energia desde 1996 e faz parte do maior grupo de Utilities (Serviços Públicos) do mundo, o Grupo ENGIE. Dagobert Brandes Junior, gerente de engenharia e fornecimento para o projeto Pampa Sul, conta que durante todos os anos que esteve à frente de projetos no setor, a adoção de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) foi basilar para alcançar os resultados esperados no planejamento. Desde 2006 utilizamos o KeepControl sistema de gestão de documentos da Netprecision. Por ser um software eficiente, fácil de usar e por garantir toda segurança necessária à gestão do projeto, optamos por utilizá lo na UTE Pampa Sul. O DESAFIO A Usina Termelétrica Miroel Wolowski / UTE Pampa Sul contou com um investimento de R$ 1,8 bilhão e produção de 345 megawatts. Localizada em Candiota, no Rio Grande do Sul, deve entrar em operação em março de A usina está sendo construída em um contrato EPC (do inglês, Engineering, Procurement and Construction Contract) assinado com a SDEPCI, empresa chinesa com vasta experiência na construção de termelétricas. A estimativa é de que cerca de 2 mil empregos diretos e 6 mil indiretos sejam gerados durante a obra. Os números dão uma ideia da dimensão do projeto. No que se refere aos principais desafios enfrentados em projetos de engenharia de grande porte, uma palavra vem logo à mente das pessoas: logística. A imagem da construção de grandes usinas geradoras de energia remete a um imenso parque de concreto cercado por caminhões que transportam materiais de construção entre centenas de trabalhadores.

3 O que muitos profissionais não imaginam é que o principal obstáculo enfrentado por um gerente de projeto é a gestão eficiente da comunicação. No caso da UTE Pampa Sul, a troca de informações, além de ocorrer entre um grande número de profissionais, abrange diversas culturas. São pessoas que falam diferentes idiomas e possuem métodos de gestão específicos de seus países de origem e de suas empresas. Foi o processo de globalização e a alta competição do mercado que fez com a Tractebel Energia buscasse reduzir os custos de suas operações por meio de fornecedores com preços mais competitivos. Faltava agora um sistema de gestão de documentos capaz de suportar a troca de dados gerados ao longo do empreendimento e que pudesse atender todas as demandas do projeto. O engenheiro eletricista Dagobert Brandes Junior, que está à frente do projeto, conta que a norte americana Black & Veatch, já possuía um sistema GED. Mas era um sistema pouco amigável, não atendia todos os requisitos do empreendimento. Precisávamos de uma solução robusta e flexível que suportasse todas as nossas demandas de forma personalizada para que pudéssemos conectar profissionais sediados na China, no Brasil, nos Estados Unidos e na Alemanha através de um sistema de fácil acesso via Internet, analisa Brandes. POR QUE O KEEPCONTROL Ao buscar por um sistema GED, o gerente de projetos está à procura de um mecanismo que possa fornecer um rígido controle da documentação aliado à segurança e à capacidade de fazer a gestão de todos os dados. Por isso, a emissão de relatórios gerenciais é um dos principais diferenciais na hora de contratar o serviço.

4 Para Dagobert Brandes Junior, o que pesou na hora da decisão foi a possibilidade de ter novas solicitações atendidas rapidamente. Ele cita ainda outros aspectos que influenciaram na hora da contratação do KeepControl: Facilidade no uso. Interface amigável. Rígido controle de prazos dos diferentes agentes do processo: Projetista e Engenharia do Proprietário. Garantia que tanto na fábrica quanto na Obra, somente a última versão aprovada do documento está sendo utilizada. Sistema e suporte bilíngue. Emissão de relatórios gerenciais de acordo com a necessidade do projeto. Adaptabilidade e aderência em um curto espaço de tempo. Informações em tempo real da situação dos documentos do projeto. Acesso ao sistema pela internet em qualquer lugar do mundo através de um notebook ou do próprio Smartphone.

5 RESULTADO: MAIS DE 20 MIL DOCUMENTOS GERENCIADOS Os números do projeto da UTE Pampa Sul mostram que com um sistema de gestão de documentos eficiente os gestores têm o projeto na mão. Além do controle e da análise sistemática dos dados, o gerente do projeto tem a garantia de que tudo o que está sendo fabricado ou construído passou por um rigoroso processo de análise e foi aprovado, reduzindo, assim, custos com retrabalhos futuros. Com o crescente processo de integração econômica entre os países, o fornecimento de equipamentos estrangeiros está mais atrativo, porém, necessita se de maiores controles sobre o projeto. Fazer a gestão dos documentos de um projeto desta magnitude envolvendo diferentes países seria impossível sem uma ferramenta com o nível de controle do KeepControl Dagobert Brandes Junior, gerente de engenharia e fornecimento Usina Térmica Miroel Wolowski / Pampa Sul

6 Desde 2002, a Netprecision fornece soluções em gestão eletrônica de documentos (GED) para projetos de engenharia. Atuamos em todas as etapas do empreendimento, do projetista, passando pela engenharia do proprietário até a fase de execução. Nosso software de gestão de documentos KeepControl atende companhias situadas em três continentes e mais de sete países. Nossa experiência nos permite gerenciar a documentação de qualquer projeto de engenharia, independentemente da complexidade e localização.