Manual de Normas e Procedimentos Administração e Finanças

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1 Manual de Normas e Procedimentos Administração e Finanças POLÍTICA INSTITUCIONAL DE PREVENÇÃO À LAVAGEM DE DINHEIRO Referência: Versão: Revisada Data: 04/08/2014 Agosto-2014

2 Sumário 1 - Introdução Objetivo Estrutura Organizacional/Competência... 5 Ampla divulgação interna Operações possíveis de Lavagem de Dinheiro: Ferramentas de Controle Avaliação Preventiva Clientes como Pessoas Politicamente expostas Classificação de Pessoa Politicamente Exposta PPE Descrição do Fluxo do Contrato de Adesão Avaliação Detectiva Procedimento de Análise e Comunicação ao Bacen Procedimentos de Controle e Arquivamento Políticas de Treinamento Treinamento Virtual Treinamento Presencial Ferramentas utilizadas no monitoramento Conheça Seu Cliente - know your client Conheça Seu Funcionário Comunicação de Operações Atípicas Da Responsabilidade Administrativa Atualização e Revisão... 17

3 Manual dedicado à atividade do segmento de consórcios, cujo conceito está previsto no art. 2º da Lei , de 08/10/08, que assim dispõe: Art. 2º: Consórcio é a reunião de pessoas naturais e jurídicas em grupo, com prazo de duração e número de cotas previamente determinados, promovida por administradora de consórcio, com a finalidade de propiciar a seus integrantes, de forma isonômica, a aquisição de bens ou serviços, por meio de autofinanciamento.

4 4 1 - Introdução Considerando as disposições contidas na Lei 9.613, de 03 de março de 1998 referentes Crimes de Lavagem de Dinheiro e regulamentações complementares do Banco Central do Brasil - Bacen, que afetam as instituições integrantes do Sistema Financeiro Nacional: Circular nº de 24/07/09 - Consolida as regras sobre os procedimentos a serem adotados na prevenção e combate às atividades relacionadas com os crimes previstos na Lei nº 9.613, de 3 de março de Circular nº de 05/09/05 - Dispõe sobre a identificação e o registro de operações de depósitos em cheque e de liquidação de cheques depositados em outra instituição financeira, bem como de emissões de instrumentos de transferência de recursos. Circular nº de 07/12/10 - Altera a Circular no 3.461, de 24 de julho de 2009, que consolida as regras sobre os procedimentos a serem adotados na prevenção e combate às atividades relacionadas com os crimes previstos na Lei nº 9.613, de 3 de março de Circular nº de 12/03/12 - Altera a Circular nº 3.461, de 24 de julho de 2009, que consolida as regras sobre os procedimentos a serem adotados na prevenção e combate às atividades relacionadas com os crimes previstos na Lei nº 9.613, de 3 de março de Carta-Circular nº de 12/08/09 - Divulga instruções para as comunicações previstas nos artigos 12 e 13 da Circular nº 3.461, de 24 de julho de Carta-Circular nº de 11/02/10 - Esclarece aspectos relacionados à prevenção e combate às atividades relacionadas com os crimes previstos na Lei nº 9.613, de 3 de março de 1998, tratados na Circular nº 3.461, de 24 de julho de Carta-Circular nº de 12/03/12 - Divulga relação de operações e situações que podem configurar indícios de ocorrência dos crimes previstos na Lei nº 9.613, de 3 de março de 1998, passíveis de comunicação ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf). Instrução Normativa da CVM n 301, de 16/04/99 dispõe sobre a identificação, o cadastro, o registro, as operações, a comunicação, os limites e a responsabilidade administrativa referente aos crimes de lavagem ou ocultação de bens, direitos e valores (mercado de títulos e valores mobiliários). Instrução Normativa da CVM n 463, de 08/01/08 dispõe acerca dos procedimentos a serem observados para o acompanhamento de operações realizadas por pessoas politicamente expostas.

5 5 O Consórcio UNILANCE, que tem o compromisso em cumprimento as exigências básicas da Lei nº 9.613/08 e da Circular nº 3.461/09 do BACEN, como parte integrante, e por princípio atuar em conformidade com as legislações inerentes ao setor e adotar todas as medidas cabíveis, definidas pelos órgãos competentes, criou mecanismos de controle, procedimentos e prevenção para identificação e monitoramento das operações que possam evidenciar indícios de crimes previstos na Lei. 2 - Objetivo O objetivo desta política é padronizar e direcionar os esforços quanto ao combate de crimes desta natureza, evitando desta forma que tais práticas venham a ocorrer nesta Instituição. Este esforço envolve: Criação de estrutura organizacional para implantação e acompanhamento dos procedimentos de prevenção à lavagem de dinheiro. Utilização de ferramentas sistêmicas de prevenção e detecção de possíveis suspeitos nos crimes previstos. Acompanhamento das condutas dos funcionários, representantes e terceirizados em conformidade com o Código de Conduta e Ética. Desenvolvimento de política específica para treinamento de funcionários, terceirizados e representantes. Avaliação contínua dos controles desenvolvidos através de Comitê de Controles Internos e Riscos/Auditoria Interna. 3 Estrutura Organizacional/Competência Órgãos reguladores: BACEN, CVM, COAF. Diretoria Comitê de Controles Internos e Riscos Departamentos O Diretor responsável por lavagem de dinheiro perante Banco Central do Brasil: é o Sr. Sidney Marlon de Paula É de responsabilidade da Diretoria a implantação, coordenação e controle dos procedimentos relacionados com Prevenção à Lavagem de Dinheiro nesta instituição, assim como, a decisão de comunicar ou não, uma operação atípica aos órgãos

6 6 responsáveis, bem como supervisionar os trabalhos do Comitê de Controles Internos e Riscos. O Comitê de Controles Internos e Riscos se reúnem mensalmente e tem a responsabilidade de formalizar perante a Diretoria a ocorrências de operações suspeitas. Cabe os demais departamentos do Consórcio cooperar com a implantação desta política, e informar tempestivamente ao Comitê de Controles Internos e Riscos, a existência de casos suspeitos que se enquadram nos critérios estabelecidos nesta política.

7 7 Organograma Consórcio UNILANCE.

8 8 Conforme estabelecido em reunião realizada em 05/12/2011, sendo presidida pelo Diretor Sidney Marlon de Paula, o comitê interno de riscos e controles, ficou estabelecido da seguinte forma: Diretor Presidente: Sidney Marlon de Paula Gerente Operacional: Elisiane Santos da Cruz Gerente Comercial (Produção): Nelson Alves de Paula Filho Gerente Administrativo/Financeira: Daniela Dalpisol de Almeida Gerente de Tecnologia da Informação: Rodrigo Rodrigues Ampla divulgação interna. Este manual deve ser divulgado pelo Diretor responsável pela área de Prevenção à Lavagem de Dinheiro a todos os funcionários do Consórcio UNILANCE na data de sua implantação. O Comitê de Controles Internos e Riscos deve realizar treinamentos, seminários ou sessões informativas aos funcionários sobre a política, a sua importância e que no final, cada funcionário participante responda um questionário básico sobre o assunto, de modo a permitir que a resposta deles fique arquivada com a Direção, como prova de que o tema foi divulgado e absorvido. 4 - Operações possíveis de Lavagem de Dinheiro: Existência de consorciados detentores de elevado número de cotas, incompatível com sua capacidade econômico-financeira ou com o objeto da pessoa jurídica; Aumento expressivo do número de cotas pertencentes a um mesmo consorciado; Oferecimento de lances incompatíveis com a capacidade econômico-financeira do consorciado; Oferecimento de lances muito próximos ao valor do bem; Oferecimento de percentual expressivo de lance ou até mesmo lance de quitação no início do grupo; Pagamento antecipado de quantidade expressiva de prestações vincendas não condizentes com a capacidade econômico-financeira do consorciado; Aquisição de cotas previamente contempladas, seguida de quitação das prestações vincendas; Verificação dentro das possibilidades de ferramentas disponíveis, da utilização de documentações falsificadas na adesão, ou tentativa de adesão a grupo de consórcio.

9 9 Transações em que os envolvidos tenham vínculo direto ou indireto com residentes em paraísos fiscais ou locais onde é observada a prática contumaz de crimes previstos na Lei 9.613/98. Outras situações não previstas 5 - Ferramentas de Controle Considerando a natureza de negócios da instituição, foram desenvolvidos dois sistemas de avaliação de casos com suspeita de lavagem de dinheiro conforme abaixo: Avaliação Preventiva Abrange as informações constantes do fluxo do contrato de adesão no momento do agrupamento das cotas ou checagem das vendas. Este procedimento inicia-se na venda (comercial) com a detecção de indícios pelo contato direto com o cliente na montagem do processo da análise e registro do cadastro das informações, documentos de identificação original e concessão do crédito, estabelecendo detalhadamente o perfil do cliente. Os principais procedimentos e exigências legais sobre o Cadastro de Clientes, baseada na Resolução do CMN 2.025/93, que trata da abertura, manutenção e movimentação de contas de depósitos. E com advento da Lei nº 9.613/1998, que dispõe sobre os crimes de lavagem de dinheiro, passou a ter importância primordial, a completa e transparente a identificação do cliente, na prevenção e combate aos ilícitos definidos na Lei. Em relação ao cadastro, o normativo requer que a instituição deve mantê-lo atualizado com um mínimo de informações e documentos que permitam a completa identificação dos clientes que são: Pessoas Físicas Qualificação do cliente (nome, profissão, documento de identificação, etc); Endereço completo, telefone e fontes de referência; e Informações sobre a renda mensal e o patrimônio. Pessoas Jurídicas

10 10 Regularidade do CNPJ nos órgãos competentes; Informações cadastrais dos acionistas, seus administradores e diretores, mesmo que não sejam acionistas; Verificar o contrato social/estatuto para obter o beneficiário final. O Consórcio UNILANCE pelo menos uma vez por ano, efetuará check list em relação as normas de cadastramento dos participantes de todos os grupos de consórcios estão de acordo com a política implantado. 5.2 Clientes como Pessoas Politicamente expostas Serão consideradas pelo Consórcio UNILANCE Pessoas Politicamente Expostas as pessoas que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, no país ou em outros países e territórios estrangeiros e em suas dependências, bem como seus representantes, familiares e outras pessoas de seu relacionamento próximo. Enquadra-se nessa categoria qualquer cargo, emprego ou função pública relevante, exercido por chefes de estado e de governo, políticos de alto nível, altos servidores dos poderes públicos, magistrados ou militares de alto nível, dirigentes de empresas públicas ou dirigentes de partidos políticos. A definição de familiares abrange os parentes da pessoa politicamente exposta, na linha direta, até o primeiro, incluindo ainda o cônjuge, companheiro e enteado. Classificação de Pessoa Politicamente Exposta PPE Grupo de Abrangência (artigo 4º, 1º, da circular 3461/09) BACEN: Detentores de mandatos eletivos dos poderes Executivo e Legislativo da União; Ocupantes de cargo no Poder Executivo da União (ministro de estado ou equiparado, de natureza especial ou equivalente, presidente, vice-presidente e diretor, ou equivalentes, de autarquias, fundações públicas, empresas públicas ou sociedades de economia mista, Grupo de Direção e Assessoramento Superiores - DAS, nível 6 e equivalentes); Membros do Conselho Nacional de Justiça, do Supremo Tribunal Federal e dos tribunais superiores; Membros do Conselho Nacional do Ministério Público, Procurador-Geral da República,Vice-Procurador-Geral da República, Procurador-Geral do Trabalho, Procurador-Geral da Justiça Militar, Subprocuradores-Gerais da República e Procuradores Gerais de Justiça dos estados e do Distrito Federal; Membros do Tribunal de Contas da União e o Procurador-Geral do Ministério Público junto ao Tribunal de Contas da União;

11 11 Governadores de estado e do Distrito Federal, presidentes de tribunal de justiça, de assembléia legislativa, de câmara distrital; Presidentes de tribunal e de conselho de contas de estado, de municípios e do Distrito Federal; Prefeitos e presidentes de câmara municipal de capitais de estados. O Consórcio UNILANCE verifica no momento da checagem das vendas ou agrupamento das cotas, se o cotista se enquadra no conceito do 1º do art. 4º; efetuando marcação e manter um acompanhamento diferenciado. O Consórcio UNILANCE exige que as informações cadastrais sejam constantemente atualizadas, o não cumprimento é monitorado tempestivamente, no momento dos eventos financeiros do cliente Descrição do Fluxo do Contrato de Adesão SITUAÇÃO NORMAL COM INDICIOS VENDA (COMERCIAL) GESTÃO DE CONTRATO (CADASTRO) Acolhe a proposta de adesão, monta o cadastro e fornece subsídios para analise. Recebe a documentação e inclui os dados no Cadastro verificando a inexistência de restritivo interno procedente da lavagem de dinheiro. Acolhe a proposta de adesão, monta o cadastro, envia os documentos e a indicação de suspeita de lavagem de dinheiro a Administração. Recebe a documentação e inclui os dados no Cadastro verificando a existência de restritivo interno procedente da lavagem de dinheiro. ANÁLISE INTERNA COMITÊ DE CRÉDITO Avalia o crédito e indica a inexistência de suspeita de lavagem de dinheiro. Defere o crédito na sua alçada. Defere o crédito na sua alçada. Avalia o crédito e indica a existência de suspeita de lavagem de dinheiro. Sugere aprovação ou indeferimento e encaminha para o Comitê de Controles Internos e Riscos. Avalia impacto da suspeita de lavagem de dinheiro na concessão do crédito. Defere ou Indefere o crédito

12 12 e encaminha a Administração. COMITÊ DE CONTROLES Acompanha/analisa os Avalia os casos indicados e INTERNOS E RISCOS relatórios de outros sugere em parecer a departamentos das Diretoria a comunicação ao operações com inexistência de casos suspeitos. Coaf e inclusão no restritivo interno DIRETORIA Autoriza ou não a comunicação. DIRETORIA Promove as reuniões de Promove as reuniões de Comitê, apresenta Comitê, apresenta os casos Relatórios de com indícios, comunica ou Acompanhamento e não ao Coaf, inclui no mantém arquivo da restritivo interno e mantém documentação. arquivo da documentação Avaliação Detectiva O Consórcio UNILANCE possui uma rotina de monitoramento dos clientes onde se verifica a consistência de dados cadastrais mediante cruzamento da renda mensal e patrimônio declarado, visando detectar movimentações suspeitas e operações atípicas que possam configurar indícios de crime de lavagem de dinheiro. Mensalmente será monitorada a carteira, buscando identificar casos com pagamento antecipado de quantidades expressivas de cotas vincendas, transações com clientes não residentes, transações com clientes em cidades fronteiriças, transações com garantias firmadas por terceiros, consorciados detentores de elevado quantidade de cotas, oferecimento de lances elevados, movimentação financeira acima de R$ ,00 reais. Identificada esta situação será encaminhado para área de Comitê de Controles Internos e Riscos para pesquisa e avaliação da suspeita de lavagem de dinheiro e apresentando o relatório posteriormente a Diretoria. 6 - Procedimento de Análise e Comunicação ao Bacen Caberá ao Comitê de Controles Internos e Riscos: Manifestar suas conclusões quanto aos resultados das pesquisas e informações obtidas na avaliação dos clientes com suspeita de lavagem de dinheiro, para posterior encaminhamento a Diretoria e sugerir a comunicação a Coaf. Caberá a Diretoria

13 13 Decidir sobre a comunicação ou não a Coaf, dos casos identificados com suspeita de lavagem de dinheiro. Observações 1) A comunicação ao Bacen deverá ser efetuada sem que seja dada ciência aos envolvidos. 2) As comunicações de boa-fé não acarretarão responsabilidade civil ou administrativa as instituições, seus controladores, administradores e empregados. 7 - Procedimentos de Controle e Arquivamento O Comitê de Controles Internos e Riscos são responsáveis por manter em arquivo físico da documentação, evidências de detecção, avaliação, decisão de Comitê e Diretoria e comunicação ao Coaf, dos casos avaliados com indicação de suspeita de lavagem de dinheiro. Serão mantidos em arquivo: Copia do dossiê da transação com suspeita Relatório Mensal dos casos identificados Ata de Reunião do Comitê de Controles Internos e Riscos Parecer da Diretoria sobre comunicação Os cadastros e registros de toda transação objeto de análise pelo Comitê de Controles Internos e Riscos ficam à disposição dos órgãos reguladores, durante o período mínimo 05 (cinco) anos, a partir do encerramento da adesão ou da conclusão da última transação realizada em nome do respectivo cliente. Assim como, as operações financeiras normais são mantidas em registros adequados para cada grupo individualmente. 8 - Políticas de Treinamento É responsabilidade da área de Treinamento em conjunto com a área de Controles Internos e Riscos, promover treinamentos sobre Prevenção a Lavagem de Dinheiro com as seguintes características: a) Periodicidade Anual, ou sempre que ficar evidenciada a necessidade de treinamento. b) Publico alvo Funcionários do Consórcio UNILANCE; Funcionários das empresas terceirizadas;

14 14 Representantes autônomos. c) Metodologia A Circular nº 3.461/09 do Banco Central do Brasil, determina que as instituições devem promover treinamento para que seus funcionários saibam detectar operações que caracterizem indícios de ocorrência dos crimes previstos na Lei 9.613/98. Todos os funcionários sejam treinados, independente do segmento em que atue, no mínimo anualmente. Treinamento Virtual Está disponível na intranet no endereço no Portal de Treinamento para utilização mediante senha autorizada, curso on-line sobre o tema. Promovidos anualmente e a realização deste é obrigatória por todos os funcionários do Consórcio UNILANCE. O conteúdo abrange conceitos, condutas consideradas crime, penalidades previstas, mecanismos de prevenção, matérias de casos identificados veiculados na mídia, questões para avaliação de fixação do conteúdo. Treinamento Presencial Estabelecido em dois níveis, básico e avançado conforme necessidade dos usuários. O nível básico é direcionado aos funcionários dos departamentos, será inserido pelo Comitê de Controles internos e Risco em conjunto com o Departamento de Recursos Humanos que coordena a reciclagem de funcionários treinados e treinamentos para novos funcionários. O nível avançado e direcionado aos funcionários dos departamentos com maiores possibilidades de ocorrências de operações atípicas (Lavagem de Dinheiro): Comercial/Vendas. d) Monitoramento A área de Treinamento deverá avaliar a necessidade de novos treinamentos, acompanhar o desempenho dos treinandos e reportar a área de Controles Internos e

15 15 Riscos mensalmente os usuários que realizaram o treinamento de prevenção à lavagem de dinheiro. 9 - Ferramentas utilizadas no monitoramento O Departamento de Controles Internos e Riscos possui um sistema, o qual tem uma rotina de monitoramento dos consorciados onde se verifica a coerência dos dados cadastrais com sua movimentação financeira, mediante cruzamento da renda mensal e patrimônio declarados. Este procedimento visa detectar movimentações suspeitas e operações atípicas que possam configurar indícios de crime de lavagem de dinheiro. Esta ferramenta de detecção permite selecionar os clientes do Consorcio que possuem movimentos no dia muito superior a sua renda mensal e ao seu patrimônio. Após o sistema detectar os clientes que realizaram operações acima de sua capacidade, o Departamento de Controle de Internos e Riscos realiza uma análise pessoal no perfil e na história do cliente para então apurar se há algum indício de ato ilícito Conheça Seu Cliente - know your client E recomendação do Comitê de Basiléia a política de Conheça seu Cliente. A instituição tem que estabelecer um conjunto de regras e procedimentos, bem definidos, com o objetivo de identificar e conhecer a origem e constituição do patrimônio e dos recursos financeiros do cliente. Os procedimentos devem ser realizados na forma de uma auditoria sobre o consorciado, com o objetivo de ter conhecimento com maiores detalhes, dando maior segurança às informações apresentadas pelo cliente na Ficha Cadastral. É fundamental que esta auditoria seja feita pelo vendedor no momento da adesão do cliente ao grupo de consorcio, sendo primordial para a área Comercial, a realização de visitas pessoais ao cliente nos seus locais de residência, trabalho e nas instalações comerciais de sua propriedade Conheça Seu Funcionário

16 16 Conhecida como KYE Know Your Employee - Conheça Seu Empregado, consiste na aplicação de um questionário no qual visa proporcionar um adequado conhecimento aos funcionários do Consórcio UNILANCE. Para novas contratações através do processo de seleção, o Departamento de Recursos Humanos, verifica o relacionamento e perfil do candidato em relação a pontos críticos pessoais, integrando os dados no histórico profissional do funcionário Comunicação de Operações Atípicas Em reuniões mensais e extraordinárias são discutidas as operações atípicas identificadas com possibilidade de indícios previstos na Lei e sobre processos internos que não estejam em conformidade com as normas em vigor. O Consórcio UNILANCE mantém registro de todas as operações financeiras de seus consorciados, cujos valores superem o limite de normalidade, devendo ser objeto de emissão de relatório de comunicação pelo Comitê de Controles Internos e Riscos. O evento será examinado pela Diretoria e porventura confirmado indício de lavagem de dinheiro ou outra atitude ilícita, submeterá o fato ao Comitê de Controles Internos e Riscos pela prevenção para re-análise e tomada de decisão final. Salientando que em nenhuma hipótese o cliente poderá ter conhecimento do processo de investigação que precede uma confirmação de forte indício de lavagem de dinheiro. Se a ocorrência do fato ilegal for confirmada, o Consórcio UNILANCE comunicará ao COAF no prazo de 24 (vinte e quatro) horas. 13 Da Responsabilidade Administrativa A Administração do Consórcio UNILANCE estará ciente de que a não observância das obrigações previstas na lei nº no seu art. 12 poderá incorrer nas seguintes penalidades: Advertência; Multa Pecuniária; Inabilitação; Cassação da autorização para operação ou funcionamento; As comunicações efetuadas obedecendo à lei nº não acarretarão, nos termos da lei, responsabilidade civil ou administrativa à Instituição nem aos seus administradores responsáveis.

17 Atualização e Revisão Este manual será aprovado e revisado pela Diretoria do Consórcio UNILANCE. Seu ciclo de revisões será a cada 06 meses, ou conforme alterações na legislação pertinente.