SIMCOMP SISTEMA DE COMPOSIÇÃO DE DESPESA PÚBLICA

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1 1 COMP SISTEMA DE COMPOSIÇÃO DE DESPESA PÚBLICA O COMP é um programa de computador que se insere no contexto geral de software cujo objetivo é o suporte ao trabalho administrativo em um órgão ou empresa pública, onde se enfatiza a interação entre usuários. Ele foi concebido se utilizando os conceitos de fluxo de trabalho (em inglês, workflow), que é a seqüência de passos necessários para que, de acordo com um conjunto de normas definidas, se possa atingir a automação de um ou mais procedimentos administrativos. Essa técnica permite que a base do conhecimento possa ser transmitida de uma pessoa para outra. Apesar de multiusuário e permitir a realização de tarefas concorrentes os mecanismos do sistema não permitem a entrada de informações duplicadas. Os dados são validados à medida que são inseridos evitando perda de tempo pelo usuário durante a sessão de trabalho. O fluxo do trabalho administrativo que visa realização e comprovação de despesa pública em uma repartição do porte de uma prefeitura ou de uma câmara municipal envolve atividades francamente estruturadas, as, repetitivas e com regras de coordenação de tarefas. Nesse modelo de automação de procedimentos administrativos, os documentos ou tarefas são passados de um agente para o outro para a execução, total ou em parte, de uma ação, de acordo com o respectivo conjunto de regras e normas. Dessa forma os mecanismos do sistema identificam as permissões vinculadas à conta do usuário, selecionam as várias instâncias do processo, regras de procedimento e controle de dados associados à tarefa, a fim de gerenciar o fluxo durante a ativação da sessão de trabalho. Muitas instâncias individuais do processo podem se tornar operacionais durante a sessão de trabalho, cada uma associada a um conjunto específico de ações relevantes para cada atividade vinculada ao procedimento administrativo instanciado.

2 2 A metodologia aplicada no desenvolvimento do COMP delega ao próprio software o controle e o gerenciamento integral dos procedimentos administrativos, instanciando automaticamente as tarefas possibilitando a confecção das peças vinculadas ao procedimento instanciado. Esse controle se inicia com a solicitação de autorização para a compra ou serviço - motivação, passa por todas as demais etapas protocolo; autorização; processo administrativo; indicação de recursos orçamentários e fonte de recursos; fundamentação para a contratação; análise jurídica; formalização da contratação; ordem de execução contratual; recebimento provisório e definitivo; incorporação patrimonial; manifestação do controle interno e realização do pagamento, ao mesmo tempo em que permite a impressão gráfica (papel, formato A4) das respectivas peças que instruem o competente processo administrativo quando nas respectivas fases. Durante o mapeamento dos processos envolvidos nas ações que visam à confecção das peças de composição do processo administrativo comprobatório da despesa pública detectou-se a necessidade de departamentalização e segregação de funções, tendo sido evidenciado que as ações e tarefas se desenvolvem ao longo de uma estrutura composta por, no mínimo, 14 setores operacionais: 1. SETORIAL ORIGEM DE DESPESA. 2. SETORIAL DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMNISTRATIVO 3. SETORIAL ORDENAÇÃO DE DESPESA. 4. SETORIAL CONTÁBIL. 5. SETORIAL DE LICITAÇÃO. 6. SETORIAL JURÍDICO. 7. SETORIAL DE CONTRATOS E CONVÊNIOS 8. SETORIAL DE COMPRAS E SERVIÇOS. 9. SETORIAL DE ALMOXARIFADO. 10. SETORIAL DE PATRIMÔNIO. 11. SETORIAL DE ASSISTÊNCIA SOCIAL 12. SETORIAL DE CONTROLE INTERNO. 13. SETORIAL DE PAGAMENTO. 14. SETORIAL DE ARQUIVO.

3 3 Não necessariamente a seqüência dos fluxogramas apresentados obedece, rigorosamente, à ordem numérica sugerida, dependerá do tipo de despesa em questão (compra, serviço, concessão de diária, ajuda financeira, outras, despesas de exercícios anteriores, etc). Porém, o fluxo de trabalho, sempre iniciará com a manifestação da SETORIAL ORIGEM DE pertencentes ao órgão -, no caso das prefeituras, as secretarias municipais, sendo concluído com a quitação do débito em favor do credor, realizado pela SETORIAL DE PAGAMENTO e conseqüente arquivamento na SETORIAL DE ARQUIVO IGEM DE DESPESA - qualquer das unidades orçamentárias RQUIVO,, enquanto arquivo corrente. Porém até que seja executado o último estágio (arquivamento), o fluxo de trabalho poderá ser desviado para qualquer das setoriais, por quantas vezes se faça necessário. O algoritmo do software e a estrutura ura dos dados foram concebidos tendo por fundamentação as várias legislações que, de alguma forma, fundamentam a execução da despesa pública: Lei Nacional Nº 4.320/64, de 17/03/1964. Constituição Federal de Lei Nacional Nº 7.713/88, de 22/12/1988. Lei Nacional Nº 8.213/91, de 24/07/1991. Lei Nacional Nº 8.666/93, de 21/06/1993. Lei Nacional Nº 8.706/93, de 14/09/1993. Lei Nacional Complementar Nº 101, de 04/05/2000. Lei Nacional Complementar Nº 116, de 31/07/2003. Lei Nacional Nº , de 18/11/2011. Portaria Conjunta STN/SOF nº 3, de 2008 Resoluções do Tribunal de Contas dos Estados.

4 4 A Lei Nacional N o 4.320, de 17/03/1964, a Lei de Finanças Públicas, determina que a despesa pública seja executada em um lapso temporal dividido em três estágios contábeis distintos: empenho, liquidação e pagamento. Porém, a legislação posterior sobre a matéria incorporou vários mecanismos, de controle e transparência fazendo com que a execução da despesa deixasse de ser executada em apenas três estágios contábeis para ser executada em até 20 estágios distintos, ora administrativos, ora contábeis. Com a evolução dos instrumentos de controle o empenho,, que era o primeiro estágio da execução da despesa pública, agora conta com até oito estágios que o precedem. A liquidação conta com até quatro estágios precedentes. Da mesma forma o pagamento conta com até três estágios precedentes e um posterior. O COMP não substitui nem elimina a necessidade de adoção de software de contabilidade pública que deve ser utilizado pela setorial contábil. Os estágios empenho e liquidação são de competência exclusiva da CASP (contabilidade aplicada ao setor público). As peças de composição, do Processo Administrativo Comprobatório de Despesa Pública PACDP, que visam à comprovação da despesa pública intitulados, Nota de Empenho (empenho) e Ordem de Pagamento (liquidação), não são emitidas pelo COMP. Como dito, tais estágios são de competência única e exclusiva do software contábil, portanto executados no âmbito daquele software. O COMP é uma ferramenta de trabalho administrativa. Apesar do mesmo identificar os estágios contábeis da despesa pública, não interfere na execução dos mesmos. Pelo contrário, aguarda que as peças geradas pelo programa de contabilidade sejam autuadas ao processo administrativo (PACDP), no momento oportuno, para só então dar continuidade e passar para o estágio administrativo seguinte. Dessa forma, utilizando o COMP,, os procedimentos ações e tarefas são realizados durante cada estágio, sendo que um estágio só fica disponível para execução se o estágio anterior, que o

5 5 precede tiver sido executado. Ou seja, não será possível a execução de uma ação ou tarefa pertencente ao estágio 2 se o estágio 1 não tiver sido executado. Da mesma forma, não poderá ser executado o estágio 3 se o estágio 2 não tiver sido executado e, assim sucessivamente, de acordo com a instância da despesa detectada pelo mecanismo do sistema. Como resultado do mapeamento do processo administrativo que visa à elaboração das peças que compõem a documentação comprobatória da execução da despesa pública o sistema trabalha com até 23 estágios administrativos cíclicos encadeáveis e interconectáveis: ESTÁGIO SETORIAL 1. REQUISIÇÃO SECRETARIA MUNICIPAL 2. SUPRIMENTO ALMOXARIFADO 3. CLASSIFICAÇÃO SETORIAL DE COMPRAS 4. MOTIVAÇÃO SECRETARIA MUNICIPAL 5. PROTOCOLIZAÇÃO UNIDADE DE PROTOCOLO 6. AUTORIZAÇÃO ORDENADOR DA DESPESA 7. FORMAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO UNIDADE DE PROTOCOLO 8. INDICAÇÃO DE RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS SETORIAL CONTÁBIL 9. FUNDAMENTAÇÃO DA CONTRATAÇÃO COMISSÃO DE LICITAÇÃO 10. ANÁLISE JURÍDICA ASSESSORIA JURÍDICA 11. NOMEAÇÃO DO ADJUDICATÁRIO DO OBJETO COMISSÃO DE LICITAÇÃO 12. FORMALIZAÇÃO DA CONTRATAÇÃO CONTRATOS/CONVÊNIOS 13. EXECUÇÃO CONTRATUAL COMPRAS E SERVIÇOS 14. EMPENHO (NOTA DE EMPENHO) SETORIAL CONTÁBIL 15. RECEBIMENTO DO OBJETO SECRETARIA MUNICIPAL 16. ALMOXARIFADO UNIDADE DO ALMOXARIFADO 17. INCORPORAÇÃO PATRIMONIAL UNIDADE DE PATRIMÔNIO 18. LIQUIDAÇÃO (ORDEM DE PAGAMENTO) SETORIAL CONTÁBIL 19. CERTIFICAÇÃO DA REGULARIDADE FISCAL TESOURARIA 20. RETENÇÃO IMPOSTOS E CONTRIBUIÇÕES TESOURARIA 21. CONTROLE INTERNO CONTROLADORIA 22. PAGAMENTO TESOURARIA 23. ARQUIVO CORRENTE SETORIAL CONTÁBIL SERVIDOR SECRETÁRIOS SECRETÁRIOS peça contábil SECRETÁRIOS peça contábil Para cada estágio administrativo deverá ser vinculado um ou mais servidores responsáveis a fim de que o mecanismo do sistema identifique o perfil do usuário, as permissões e as instâncias que serão ativadas.

6 6 Essa técnica confere segurança e total controle sob as ações e tarefas necessárias ao respectivo processo. Dessa forma, haverá a impossibilidade de continuidade dos estágios posteriores se os anteriores não tiverem sido executados. Objetiva-se com isso, a eliminação da existência de Processo Administrativo Comprobatório de Despesa Pública (PACDP) com etapas pendentes ou peças faltantes. Para tornar as tarefas mais fáceis o mecanismo do sistema, define o principal fluxo de trabalho durante a execução da primeira ação do usuário, ainda no primeiro estágio da despesa: 1. Motivação, tendo por base as informações que juntos formam o perfil da despesa: 1) tipo de despesa; 2) forma de contratação; 3) situação do contrato; e 4) forma de execução do contrato. Para a fins de compreender como o sistema utiliza as informações do perfil da despesa o servidor responsável pela motivação da despesa precisa conhecer os seguintes conceitos: 1) Tipos de Despesas. Compra: toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente. Serviço: toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais. Diária: todo gasto com a cobertura de despesas de alimentação, pousada e locomoção urbana, com o servidor público estatuário ou celetista que se deslocar de sua sede em objeto de serviço, em caráter eventual ou transitório. Sede é o Município onde a repartição estiver instalada e onde o servidor tiver exercício em caráter permanente.

7 7 Ajuda Financeira: concessão de benefício financeiro a munícipe carente, assim considerados pelo serviço de assistência social do município. Outras: despesa pública que não se submete ao poder discricionário do ordenador da despesa, cujo gasto só é conhecido depois de executado o objeto, não podendo receber o tratamento tradicional por se tratar de despesa essencial ao funcionamento do poder público municipal. DEA: Despesas de Exercícios Anteriores. 2) Formas de Contratação Licitação: Quando a contratação tiver de ser precedida por licitação (convite, tomada de preços, concorrência, pregão ou concurso). Contratação Direta: quando a contratação puder ser realizada por dispensa ou inexigibilidade. 3) Situações do Contrato Análise: quando se tratar da primeira parcela ou parcela única de um contrato. Execução: quando se tratar da segunda ou demais parcelas de um contrato. 4) Forma de execução Total: quando o objeto do contrato for pago em uma única parcela devido o mesmo ser entregue ou executado em sua totalidade empenho ordinário. Parcelado: quando o objeto do contrato for pago em parcelas devido o objeto ser entregue fracionadamente ou por etapas empenho ordinário ou global.

8 8 O fluxo de trabalho aplicado ao controle da execução da despesa pública, para compras e serviços está demonstrado neste fluxograma. MOTIVAÇÃO PROTOCOLIZAÇÃO AUTORIZADO? AUTORIZAÇÃO PROCESSO ADMINISTRATIVO 1 a PARCELA OU PARCELA ÚNICA? INDICAÇÃO DE REC. ORÇAMENTÁRIOS FUNDAMENTAÇÃO DA CONTRATAÇÃO É LICITAÇÃO? PARECER JURÍDICO MINUTA APROVADA? FORMALIZAÇÃO DA CONTRATAÇÃO EMPENHO EXECUÇÃO CONTRATUAL RECEBIMENTO DO OBJETO EXECUÇÃO PARCELADA DE OBRA DE ENGENHARIA? BEM ESTOCÁVEL? ALMOXARIFADO BEM PATRIMONIAL? INCORPORAÇÃO PATRIMONIAL LIQUIDAÇÃO REGULARIDADE FISCAL RETENÇÃO - IMPOSTOS E CONTRIBUIÇÕES CONTROLE INTERNO PAGAMENTO ARQUIVO CORRENTE

9 9 O fluxo de trabalho aplicado ao controle da execução da despesa pública, na concessão de diária a servidores e colaboradores da Administração está demonstrado neste fluxograma. MOTIVAÇÃO PROTOCOLIZAÇÃO AUTORIZAÇÃO PROCESSO ADMINISTRATIVO INDICAÇÃO DE REC. ORÇAMENTÁRIOS FORMALIZAÇÃO DA CONCESSÃO EMPENHO LIQUIDAÇÃO PAGAMENTO CONTROLE INTERNO ARQUIVO CORRENTE

10 10 O fluxo de trabalho aplicado ao controle da execução da despesa pública, na concessão de ajuda financeira a munícipes carentes e em situação de risco está demonstrado neste fluxograma. MOTIVAÇÃO PROTOCOLIZAÇÃO AUTORIZAÇÃO PROCESSO ADMINISTRATIVO INDICAÇÃO DE REC. ORÇAMENTÁRIOS ATENDIMENTO SOCIAL EMPENHO CONTROLE INTERNO LIQUIDAÇÃO PAGAMENTO ARQUIVO CORRENTE

11 11 O fluxo de trabalho aplicado ao controle da execução da despesa pública, que pelas mais diversas razões não podem se submeter ao tratamento tradicional tais como: água, luz, comunicação, folha de pagamento, taxas bancárias, contribuição para o PASEP, contribuição previdenciária e bloqueios judiciais está demonstrado neste fluxograma. MOTIVAÇÃO PROTOCOLIZAÇÃO EMPENHO ESTIMADO? AUTORIZAÇÃO PROCESSO ADMINISTRATIVO EMPENHO ESTIMADO? INDICAÇÃO DE REC. ORÇAMENTÁRIOS EMPENHO CONTROLE INTERNO LIQUIDAÇÃO PAGAMENTO ARQUIVO CORRENTE

12 12 A princípio esses conceitos podem parecer difíceis de entender, mas à medida que você trabalha, naturalmente se tornam claros e transparentes. Vantagens na sua utilização Os órgãos que investem na nossa solução de fluxo de trabalho: COMP,, que tem a finalidade de garantir a normalização do Processo Administrativo Comprobatório de Despesa Pública PACDP conseguem um retorno elevado, pois reduzem e eliminam a possibilidade de processos administrativos com etapas pendentes devido à impossibilidade de execução de etapas sem que as etapas antecedentes tenham sido concluídas. As vantagens na sua utilização são as seguintes: Padronização de procedimentos. Garantia de fluxo permanente, confiável e oportuno de informações. Propicia segurança ao agente administrativo na execução de suas tarefas, mediante informações e orientações adequadas. Melhor planejamento, controle e mais precisão na execução das tarefas de trabalho. Determinação das responsabilidades. Facilidade de identificação de duplicação de funções. Visite o site do sistema Entre em contato conosco FONES: 84 / (OI) (TIM) (CLARO)

13 As nossas soluções são desenvolvidas utilizando-se o conceito de computação em nuvem (em inglês, cloud computing) refere-se à utilização da memória e das capacidades de armazenamento e cálculo de computadores e servidores compartilhados e interligados por meio da Internet, seguindo o princípio da computação em grade. O armazenamento de dados é feito em serviços que poderão ser acessados de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, não havendo necessidade de instalação de programas ou de armazenar dados. O acesso a programas, serviços e arquivos é remoto, através da Internet - daí a alusão à nuvem. O uso desse modelo (ambiente) é mais viável do que o uso de unidades físicas. Num sistema operacional disponível na Internet, a partir de qualquer computador e em qualquer lugar, pode-se ter acesso a informações, arquivos e programas num sistema único, independente de plataforma. O requisito mínimo é um computador compatível com os recursos disponíveis na Internet. O PC torna-se apenas um chip ligado à Internet -- a "grande nuvem" de computadores -- sendo necessários somente os dispositivos de entrada (teclado, mouse) e saída (monitor). Conheça as nossas soluções para as diversas atividades da administração pública: Protocolo, Processo e Arquivo Comprovação de Despesa Pública SAC, Ouvidoria e SIC Gerenciador Financeiro Arquivo Permanente com GED Visite o nosso site e conheça nossos sistemas: A TECNOLOGIA É FUNDAMENTAL PARA MELHORAR O PADRÃO DOS SERVIÇOS PÚBLICOS Tendo interesse em saber mais entre em contato conosco através dos telefones: (TIM) (OI) (CLARO).

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