Manual de Utilizador

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1 iportaldoc - Gestor Documental Manual de Utilizador IPBRICK International v 4.0 Dezembro 2012

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3 Conteúdo 1 O iportaldoc O que é o iportaldoc? Gestão de utilizadores Características do iportaldoc Interfaces do iportaldoc Interface de Acesso Web Interface de sistema de ficheiros Interface de Correio Eletrónico Funcionalidades do iportaldoc Menu Documento Abrir Introduzir Encaminhar Carimbar Remover Digitalizar Check Out Atualizar rev Alterar Info Associar Ligar Ligar Docs Marcar Mover Assinar Mover docs Permissões

4 4 CONTEÚDO Imprimir Cancelar workflow Info Doc Doc. Assoc Mails Assoc Edições Workflow Doc Ações Doc Menu Definições Interface Configuração Utilizadores Perfil Assunto Centro de Custo Sub-centro de Custo Funcionário Network Ass. Utilizador Tipos Doc Templates Templates Office Macros Palavras chave Constrói FS Global Constrói mailfs Global iportaldoc Light Introduzir Hierarquia Projectos Menu Workflow Desenhar um esboço Conceber Instanciar Configurar Remover Instância Inserir ações Alterar Transição Visualizar F.T

5 CONTEÚDO Tempo Exec Ass. Tipo Doc Ass. Diretoria Agendamento Gerador de ações Menu Diretoria Alterar Criar Remover Mover Ass.Utilizador Ass.Utiliz. Tipo Doc Ass.Utiliz.Work Ass.Utiliz.Macro Replicar Permissões Info Lista de ações ações por utilizador Menu Módulos Introdução de Hierarquia Gestão de Energia SAFT Serviços Sociais Agendamento de workflows Introdução Documentos Módulo Miniaturas Menu Sessão Ações Calendário Entidades Criar uma Entidade Criar um Contato Ordenar Docs Config. Utilizador Gestão de +info Mudar Password Mudar Sigla Histórico

6 6 CONTEÚDO Layout gráfico Constrói filesystem Constrói Filesystem Terminar Sessão Guia de utilização do iportaldoc Criação de uma hierarquia de Pastas Atribuição de utilizadores a uma diretoria Configuração de Fluxos de Trabalho e Tipos de Documento Atribuição de Workflows e Tipos de Documento a Utilizadores nas diretorias Retroceder Estados no Workflow Introdução de documento Introdução de documentos via Samba Introdução de documentos via Web Classificação de documentos Selecionar Documento Referências de um Documento Ligar Documentos a Diretorias Códigos atribuídos Entidade associada Palavras-Chave Associação entre documentos Permissões relativas a um documento Workflow Activo Finalizado Criação de Templates Menus de Edição de Templates Alteração das Formatações Criação de Relatórios Assinar Digitalmente um Documento no iportaldoc usando o Cartão de Cidadão Requisitos Configuração no iportaldoc Agenda Ações a Realizar pelo Utilizador Encaminhamento Outros

7 CONTEÚDO Mais Informação no +Info Esquema cronológico total Documentos Associados Anexo A - Ações Tipo Listagem de Ações-Tipo Definição dos campos presentes nas ações-tipo Identificação da ação Elementos da ação - Esquema Cronológico do Workflow e Documento Comentários e Filtro de grupos Encaminhamentos Sub-ações Tarefas a executar ao realizar a ação Opções dos frames e Outros Abrir a seguinte frame por defeito Anexo B - Criação de Workflows Opções no Menu Workflow do iportaldoc: Menu Workflow > Conceber Elementos constituintes e ordem de criação: Exemplo Descrição do funcionamento do workflow Questões adicionais

8 8 CONTEÚDO

9 Capítulo 1 O iportaldoc O presente manual destina-se a todos os utilizadores que no seu dia-adia utilizam o iportaldoc como suporte da sua atividade. Este manual foi estruturado e concebido a pensar no utilizador final do iportaldoc, constituindo um guia simples que orientará o utilizador ao longo das funcionalidades dos menus, tal como pela criação dos próprios processos. A aplicação está desenhada para que a sua utilização seja fácil e intuitiva; de qualquer forma não se dispensa a consulta deste manual geral do iportaldoc contendo a explicação de todas as funcionalidades do sistema. 1.1 O que é o iportaldoc? O iportaldoc é um Sistema de Gestão de Documentação e Workflow para empresas e instituições, que permite aos seus utilizadores a gestão dos fluxos dos documentos, como também, simplesmente, proceder ao seu arquivo para posterior gestão. Para um bom funcionamento do sistema é vital que seja bem organizado. Esta solução de Gestão Documental encara a informação digital como um substituto do papel e não uma tecnologia adjacente. O iportaldoc não funciona sozinho, quer isto dizer, que o iportaldoc funciona em colaboração com outro sistema, a IPBRICK. É na IPBRICK que começa a atividade do iportaldoc. É aqui que se faz a introdução e gestão dos utilizadores do iportaldoc, bem como dos grupos aos quais eles pertencem. 9

10 10 CAPÍTULO 1. O IPORTALDOC Gestão de utilizadores O único perfil capaz de realizar esta tarefa é o administrador do sistema. Para isso o administrador tem que aceder a onde será pedida a sua validação (Figura 1.1). Figura 1.1: Validação na IPBRICK Após a validação é lhe apresentado um ecrã que por defeito mostra as definições da IPBRICK. O administrador terá que aceder, do lado esquerdo do ecrã, à divisória IPBRICK.I e aceder à função Gestão de Utilizadores. Se já houver utilizadores na IPBRICK é apresentada uma listagem do nome dos utilizadores tal como na figura 1.2. Figura 1.2: Inserção de utilizadores no IPBRICK Nesse mesmo ecrã do lado direito aparece a opção inserir na qual o

11 1.1. O QUE É O IPORTALDOC? 11 administrador terá de clicar para inserir utilizadores. Aí será apresentado ao administrador um formulário, como o da Figura 1.3, para a inserção dos dados dos utilizadores. Esta operação pode ser repetida quantas vezes for necessário. Figura 1.3: Formulário de utilizadores No entanto, é importante não esquecer que no final é necessário executar um Aplicar Configurações para que os utilizadores sejam definitivamente admitidos como utilizadores do sistema, tal como na Figura 1.4. Figura 1.4: Validação dos utilizadores

12 12 CAPÍTULO 1. O IPORTALDOC Segue-se um processo semelhante para a criação e gestão dos grupos. Para isso acedemos ao menu Grupos de Utilizadores na divisória IPBRICK.I. Se houver grupos, estes são apresentados na parte central do ecrã, sendo possível a inserção de mais grupos clicando no botão Inserir. Contudo, os utilizadores que acabaram de ser inseridos na IPBRICK não aparecem de imediato no iportaldoc, nem sequer têm acesso a ele. A admissão de novos utilizadores no iportaldoc é uma operação que deve ser feita no próprio iportaldoc. Esta funcionalidade será apresentada mais à frente no Capítulo 2. Quanto à remoção dos utilizadores do sistema, esta deverá ser feita também no iportaldoc. 1.2 Características do iportaldoc Uma boa implementação do iportaldoc resultará numa série de benefícios para a atividade da organização. Entre eles podem-se destacar: facilidade de utilização, formação reduzida; integração no ambiente de trabalho dos utilizadores: este sistema permite a integração de qualquer tipo de documentação em qualquer formato; segurança no acesso e ações sobre documentos: o iportaldoc é um sistema que fornece garantias de segurança, através da atribuição de diversos perfis e respetivas permissões; redução de informação em papel e controlo de processos com a utilização de workflow: este sistema permite a redução drástica da documentação em papel, através da digitalização de documentos; facilidade de comunicação: este sistema permite a troca de informação digitalmente entre as pessoas e/ou os departamentos interessados de forma rápida e segura, evitando um meio de comunicação externo ao iportaldoc (ex: telefone, comunicação oral, etc.). Integração com outros Softwares: Esta união permite-nos uma visão integrada e abrangente envolvendo mais que um sistema, simplificando assim a gestão de documentos para utilizadores de ambas

13 1.3. INTERFACES DO IPORTALDOC 13 aplicações. Por conseguinte evitam-se duplicações de registos de informação e é facilitada a disponibilização e partilha de documentos produzidos e registados em diversas aplicações. Vistas as características gerais do iportaldoc, segue-se a exploração das três principais interfaces de interação que a arquitectura deste sistema proporciona. 1.3 Interfaces do iportaldoc Todas as interfaces de acesso são assentes em interfaces de comunicações suportadas em protocolos normalizados (HTTPS, SMB, SMTP). O iportal- Doc apresenta três interfaces de acesso que permitem a interação utilizadorsistema: acesso WEB através de um navegador de Internet; acesso SMB (partilhas de rede) através de um gestor de ficheiros; acesso de correio eletrónico através de um leitor de mail. Visto que o iportaldoc é suportado por protocolos Internet, este pode ser acedido a partir de estações de trabalho de qualquer tipo: Windows, Mac, Unix, Palms, etc. Em resumo, o utilizador pode aceder/visualizar os seus documentos através de: um navegador de Internet (ex: Internet Explorer) um gestor de ficheiros (ex: Windows Explorer) Este tipo de abordagem para a concepção do iportaldoc permite aos utilizadores visualizarem os documentos não só no interior da empresa (Intranet) como a partir do exterior (Internet) Interface de Acesso Web Esta é a interface mais poderosa, visto permitir todo o tipo de operações sobre documentos, gestão de workflows, inserção de templates, etc. A interface gráfica de acesso WEB está dividida em quatro áreas que possibilitam a interação com os documentos, como se apresenta na Figura 1.5:

14 14 CAPÍTULO 1. O IPORTALDOC 1. Área de navegação na hierarquia documental (área do lado esquerdo); 2. Área de visualização dos documentos de uma dada diretoria da hierarquia de gestão documental (ao centro); 3. Pesquisas (área superior direita); 4. Barra de ferramentas (por cima da área de visualização dos documentos). Figura 1.5: Áreas de Navegação do iportaldoc Área de navegação na hierarquia documental A área de navegação na hierarquia documental está do lado esquerdo do navegador WEB e permite ao utilizador selecionar a parte do sistema de gestão documental (Figura 1.6) onde deseja efectuar consultas ou alterações, isto é, selecionar a diretoria com a qual pretende interagir. Esta área permite ainda que o utilizador possa ver quais as diretorias e respetivos documentos em simultâneo, caso o seu perfil o permita.

15 1.3. INTERFACES DO IPORTALDOC 15 Figura 1.6: Hierarquia dos documentos Área de visualização de documentos A área central do navegador WEB, à direita da hierarquia documental é a área de visualização de documentos do iportaldoc. Nesta área, Figura 1.7, o utilizador vê a listagem dos documentos que estão na diretoria que ele selecionou na hierarquia documental. Nessas listagens o utilizador acede ou oculta os sumários e descrições dos documentos, seleciona e lê documentos, bem como pode aceder a outro tipo de informações. Figura 1.7: Visualização dos títulos dos documentos e respetivos sumários Barra de Ferramentas No navegador WEB, por cima da área central de visualização de documentos, está a barra de ferramentas, como se pode ver na figura 1.8.

16 16 CAPÍTULO 1. O IPORTALDOC Figura 1.8: Menus disponibilizados para a configuração/construção do sistema É nesta área que o utilizador interage com o sistema. Isto é, acedendo aos menus e respetivas opções, poderá: Executar funcionalidades sobre documentos; Criar workflows (fluxos documentais); Criar e alterar diretorias (Pastas); Gestão de utilizadores e perfis; etc. A barra de ferramentas é composta por cinco Menus essenciais. Nota : No entanto, tem que se ter em conta o perfil dos utilizadores, isto é, o número e tipo de menus, como também as opções dos respetivos menus, podem variar consoante o utilizador e respetivo perfil (as permissões e os perfis serão explicados mais à frente. Assim a partir de cada menu teremos acesso a uma série de funcionalidades: Menu Documento - manipular documentos e aceder a informação associada, efectuar encaminhamentos, ligações, edições novas, associações, entre outras; Menu Definições - aceder às definições do sistema no que diz respeito a perfis, utilizadores, grupos, tipos de entidades, entidades e contatos; criação de novos tipos de documentos e templates; Menu Workflow - Criação de fluxos documentais, instanciando-os e configurando-os para posterior utilização; Menu Diretoria - Criar e/ou alterar pastas que irão compor a nossa hierarquia documental. Aqui pode-se associar utilizadores a estas diretorias com determinados perfis de utilização e assim associar fluxos documentais aos utilizadores nas diretorias apropriadas.

17 1.3. INTERFACES DO IPORTALDOC 17 Menu Módulos - Aqui é possível ter acesso às mais diversas funcionalidades vocacionadas para darem resposta às necessidades específicas de uma certa atividade ou organização. Entre os vários módulos que podem ser ativados encontrará o de Estatísticas, Gestão de energia entre muitos outros. Menu Sessão - aceder e configurar a informação da sessão em curso, ver a sua informação de utilizador no sistema, ver as suas ações pendentes e aceder à sua agenda pessoal. Pesquisa A pesquisa do iportaldoc permite encontrar fácil e rapidamente documentos sem estar a percorrer todas as diretorias e todos os documentos existentes numa ou várias pastas do sistema (Figura 1.13). Figura 1.9: Caixa de Pesquisa Numa primeira fase, o utilizador pode selecionar a pasta onde pretende efectuar a pesquisa, ou simplesmente deixar o motor de pesquisa percorrer todas as diretorias ao ativar a diretoria principal. A pesquisa percorre não só a pasta como todas as subpastas e ficheiros nelas contidos. Após a pesquisa, aquando da listagem dos resultados, mais uma vez há que ter em atenção as permissões dos utilizadores, pois na listagem só estarão os documentos aos quais os utilizadores tem permissões. Temos disponíveis dois tipos de pesquisa: Pesquisa rápida(pr) - Esta pesquisa incide agora, por omissão, sobre os títulos e não sobre palavras chave. Existem depois mais opçãoes em termos de separadores de resultados; Pesquisa avançada(pa) - Na pesquisa avançada existir agora apenas um menu (PA). Para definir o tipo de pesquisa deve escolher uma das opções Por estados activos ou Por estados realizados no formulário de pesquisa.

18 18 CAPÍTULO 1. O IPORTALDOC Figura 1.10: Escolha de estados no formulário de pesquisa avançada Existe também a disponibilidade de utilizar o link de pesquisa que encontra sempre que estiver na página de uma pasta ou diretoria. Figura 1.11: Link Pesquisa A pesquisa será efectuada na pasta selecionada. Por omissão, apenas está selecionado o campo Título, mas poderá selecionar quaisquer dos campos apresentados (Título, Sumário, Descrição, Palavras-Chave). Figura 1.12: Janela de Pesquisa Este exemplo recuperará todos os documentos da pasta Testes que contenham no título os termos Teste e Superior.

19 1.3. INTERFACES DO IPORTALDOC 19 Figura 1.13: Exemplo Pesquisa O link Ver Tudo devolve-o à vista total de documentos contidos na pasta. Figura 1.14: link Ver Tudo A pesquisa avançada é mais complexa, pois poderá cruzar-se diferentes elementos e evitar-se assim resultados indesejados, por exemplo: pesquisar os documentos da entidade Fornecedores, introduzidos pelo Funcionário Ricardo Borges. Acedendo a esta opção o utilizador tem acesso a um formulário (Figura 3.21) onde pode pesquisar por: tipo de documento, workflow, data de introdução do documento no iportaldoc, etc. Poderá, também, pesquisar sobre qualquer campo de classificação dos documentos, e estados do workflow em que se podem encontrar. Ainda, se os campos títulos, sumários, descrições, palavras chave e comentários estiverem todos selecionados, são recuperados os documentos que contêm a palavra de pesquisa em todos estes campos. O sistema permite palavras ou partes de palavras.

20 20 CAPÍTULO 1. O IPORTALDOC Figura 1.15: Formulário da pesquisa avançada Tanto na pesquisa pesquisa rápida como avançada existe a possibilidade de efectuar o download de todos os documentos encontrados para um ficheiro.zip. Para isso deverá recorrer à opção Download, quando o resultado da pesquisa é apresentado (Figura 1.16).

21 1.3. INTERFACES DO IPORTALDOC 21 Figura 1.16: Link Download no resultado de uma pesquisa Interface de sistema de ficheiros Para além da interface WEB existe a interface SMB (acesso a partilhas) criada para oferecer um acesso rápido aos documentos, já que o acesso aos documentos via sistemas de ficheiros em rede são muito mais rápidos que os acessos WEB. Esta gestão de ficheiros é feita na Intranet. O aspecto visual deste acesso é familiar à maioria dos utilizadores tal como se pode ver na Figura Visualização da partilha do utilizador no sistema de gestão docu- Figura 1.17: mental O Sistema de Gestão de Documentação cria uma partilha de rede com os documentos que o utilizador pode aceder no iportaldoc, congruente com

22 22 CAPÍTULO 1. O IPORTALDOC as permissões da interface WEB. Nesta interface, do lado esquerdo do ecrã, tem-se acesso à hierarquia documental tal qual a hierarquia da interface WEB. Esta interface facilita a cópia de grandes quantidades de documentos e possibilita uma visualização amigável para os utilizadores que estão habituados a trabalhar neste tipo de ambiente. O sistema cria automaticamente duas pastas únicas (partilhas de rede). Estas pastas são de dois tipos e têm funções diferentes: Inserção - é a pasta onde se colocam os documentos que vêm de fora do sistema, por exemplo, via digitalização, associando-os aos respetivos workflows (Figura 1.18); Acesso - nesta pasta está representada a hierarquia documental do iportaldoc à qual o utilizador pode aceder mediante as suas permissões (Figura 1.18). Figura 1.18: Pastas: Acesso e Inserção Para aceder a estas pastas são necessários os seguintes passos: No caso do sistema operativo Windows, acede-se ao Windows Explorer ( O meu computador);

23 1.3. INTERFACES DO IPORTALDOC 23 Menu Ferramentas, opção ligar unidades de rede; Aparece uma caixa de diálogo onde se coloca a unidade à qual se quer aceder: unidade Z, e a pasta à qual se quer aceder: pasta Inserção ou pasta Acesso. Onde pede a pasta à qual se quer aceder, coloca-se o domínio da pasta seguido de / e o nome da pasta (Acesso ou Inserção). Como já foi referido, a pasta Inserção permite a introdução de documentos no iportaldoc e consequentemente coloca-os no respetivo fluxo de gestão documental. As pastas dos workflows são criadas automaticamente a partir do momento que os workflows são ativados. Contudo, os documentos aí inseridos não ficam permanentemente nessas pastas, pois o sistema percorre essas pastas à procura de novos documentos, quando os encontra passa-os para a pasta acesso e assim para a hierarquia do iportaldoc. Quando um documento é introduzido desta forma, é conveniente que a primeira ação seja Classificar, pois quando o documento chega ao iportaldoc, visto já estar associado ao respetivo workflow, será imediatamente dirigido à pessoa responsável pela primeira ação. Um documento que seja inserido desta forma fica com um aspecto diferente das restantes pastas quando aparece na hierarquia documental, de notar que o próprio icone é diferente. Nesta situação, na hierarquia documental, tanto na interface WEB como na interface de Gestor de Ficheiros, o documento aparece numa diretoria que corresponde ao seu workflow (Figura 1.19), e esta diretoria é composta por subpastas que correspondem ao ano, mês e dia da introdução do documento no sistema. É na subpasta que corresponde ao dia de introdução que se vai encontrar o documento. Figura 1.19: Hierarquia documental aquando da introdução de documentos via pasta Inserção

24 24 CAPÍTULO 1. O IPORTALDOC Interface de Correio Eletrónico Outra das formas do utilizador comunicar com o sistema de gestão de documentação é através do serviço de correio eletrónico. Sempre que o utilizador tem uma ação a realizar no gestor documental, no momento em que o workflow é ativado, este envia um (ver figura 1.20) ao responsável da ação com um link que lhe permite aceder à ação que tem para realizar. Figura 1.20: Visualização de um do iportaldoc dirigido a um utilizador Posteriormente, se a ação ainda não tiver sido realizada, o sistema envia outro a avisar o responsável da ação que tem uma ação para realizar e que já devia ter sido realizada. No dia em que o prazo da ação termina, o sistema envia novamente um aviso ao proprietário da ação. Caso, o prazo da ação expire, sem que esta tenha sido realizada, no dia seguinte o sistema manda um ao Coordenador da diretoria e ao Administrador. De notar, que a frequência das notificações das ações depende do prazo que foi estabelecido para a realização de cada ação. Para além desta notificação de realização de ações, a interface de correio eletrónico, juntamente com a interface WEB, permite ao utilizador associar documentos a s. Esta funcionalidade torna-se útil para que o utilizador tenha sempre acesso rápido e organizado aos documentos, e aos s e workflows que lhes estão associados, tal como na figura 1.21.

25 1.3. INTERFACES DO IPORTALDOC 25 Figura 1.21: Visualização dos s associados a documentos na pasta Acesso Através da interface WEB, desde que se esteja a utilizar o servidor de mail do iportaldoc, ao selecionar-se um documento e acedendo à opção info, tem-se acesso aos s que estão associados ao documento selecionado, tal como na Figura Figura 1.22: Visualização dos mails associados a um documento. Para se poder aceder à interface de Correio Eletrónico é necessário que cada utilizador seja detentor de duas contas de . Elas são: a conta normal de utilizador - esta conta é criada automaticamente pelo servidor IPBRICK, quando se faz a inserção dos utilizadores. Esta

26 26 CAPÍTULO 1. O IPORTALDOC conta é do tipo: username utilizador@domain.com. Com esta conta o utilizador é notificado das ações que tem para realizar no iportaldoc. a conta especial iportaldoc - esta conta é criada automaticamente quando o utilizador acede pela primeira vez ao iportaldoc, daí a primeira entrada ser mais demorada, e é do tipo: Dbdocusername@domain*.com. Com esta conta o utilizador acede à pasta Acesso onde pode ver a hierarquia tal qual a da interface WEB e respetivos documentos. *Este domain é o domínio da empresa. Consequentemente, o domínio varia consoante a empresa. No caso da iportalmais seria, por exemplo: utilizador@iportalmais.pt.

27 Capítulo 2 Funcionalidades do iportaldoc A barra de ferramentas está dividida em seis menus distintos, tal como se pode observar na figura 2.1. Cada opção do menu diz respeito a uma funcionalidade do iportaldoc. Figura 2.1: Barra de Ferramentas 2.1 Menu Documento Nota: Se aceder ao menu sem selecionar qualquer documento, apenas encontrará disponíveis as funcionalidades Remover (com ou sem pesquisa), Introduzir, Mover docs, Carimbar, Digitalizar e Ligar docs. Para que todas as opções (representadas na figura 2.2) estejam disponíveis neste menu, é necessária uma selecção prévia de um documento. Para selecionar um documento é necessário clicar na imagem apresentada na frame central, que se encontra do lado esquerdo do título. Sempre que um documento se encontra selecionado, a cor do título é apresentada de forma distinta da dos restantes documentos (azul). O menu Documento encontra-se dividido em duas partes distintas, a primeira relacionada com as ações/tarefas que se podem efectuar sobre o 27

28 28 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC documento, e a segunda, relativa à informação e historial do documento em questão. Figura 2.2: Menu Documento Abrir Figura 2.3: Opção Abrir Ao aceder a esta opção, o utilizador visualiza a última revisão do documento. Dependendo da extensão do ficheiro inserido, ele será aberto com a aplicação correspondente, isto é, se o ficheiro tiver uma extensão do tipo

29 2.1. MENU DOCUMENTO 29.xls será apresentado ao utilizador através da aplicação Excel, no caso do utilizador estar a trabalhar numa estação com sistema operativo Windows Introduzir Figura 2.4: Opção Introduzir Sempre que o utilizador pretende introduzir um novo documento no iportaldoc, terá que aceder a esta opção do menu. Tenha sempre em atenção a diretoria que está selecionada (estará ativa a cor azul) pois será nessa pasta que o documento será introduzido. Na frame central irá aparecer um formulário igual ao da figura 3.19, em que os seguintes campos são obrigatórios: Tipo de Doc., ao ser atribuído um tipo de documento é gerado automaticamente um código para o documento em questão. Por defeito, está selecionado o tipo Não Definido. Se introduzir um documento do tipo template PDF, automaticamente aparece uma box denominada de Mail Merge que permite guardar listas de entidades e contatos, para que o mesmo seja gerado e classificado com essas entidades. Para criar um novo tipo de documento, o utilizador deve selecionar no Menu Definições a funcionalidade Tipos Doc. (Para mais informação consulte a subsecção Tipos de Doc. deste documento); Workflow, nesta pop list o utilizador, tem que escolher o fluxo de trabalho que o documento terá de percorrer. O utilizador deverá ter sempre um workflow associado à diretoria, para tal deverá aceder ao menu Workflow e instanciar o fluxo de trabalho, posteriormente selecionar a opção configurar e, por fim, abrir a opção Ass. Utiliz. Work. do menu Diretoria. A instanciação e configuração do fluxo de trabalho apenas pode ser realizada por um utilizador com perfil Super User.

30 30 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.5: Menu Introduzir Documento Título, corresponde ao título com o qual o documento será listado na frame central; Ficheiro é o campo onde o utilizador carrega o documento para o sistema. Este campo tem que ser preenchido para a maioria dos fluxos de trabalho. No entanto existem tipos de workflows que não o exigem; Além dos campos obrigatórios, existem outros campos que ajudam a complementar a descrição de um documento. São importantes, também, na

31 2.1. MENU DOCUMENTO 31 medida em que, a posteriores pesquisas poderão incidir sobre eles: Tipo de Entidade, onde o utilizador seleciona o grupo da entidade ao qual está associado o documento. Após a escolha do tipo de entidade, surgirá o campo Entidade onde se especifica qual a entidade dentro do tipo selecionado anteriormente. Convém realçar que as entidades são inseridas na IPBrick, sendo que no iportaldoc ocorre apenas a selecção das entidades colocadas anteriormente no sistema. Selecção para Mail Merge - quando se pretende enviar um documento, gerado por template, com o mesmo conteúdo, para várias entidades. Tem de se selecionar os tipos de entidade e entidades, e opcionalmente os contatos e localização (ou localizações, no caso de ter mais do que uma morada). Assunto. Nesta opção é possível introduzir o assunto a que se refere o documento que vai ser inserido. Para introduzir um novo assunto à lista de assuntos deve ir ao menu Definições e selecionar o campo Assunto. Ordem. Através desta funcionalidade, o utilizador pode especificar a ordem em que pretende que apareça o documento dentro da diretoria em que ele será introduzido. Um número baixo (por exemplo, 1) colocará o documento no topo da lista de documentos apresentados nessa diretoria. O método de ordenação dos documentos pode ser ainda configurado através da funcionalidade Ordenar Docs, no menu Definições (cronológico,...). Edição. Neste campo o utilizador pode definir com que número de edição ficará o documento. O número que aparece por defeito é o 0.1. Valor. Através desta opção o utilizador pode definir um valor para o documento introduzido, como por exemplo, o valor monetário de uma proposta. Elaborado em: é o campo onde se pode colocar a data em que o documento foi criado. Por exemplo,poderá variar da Data de Introdução no Sistema que ficará no campo Inserido Em.

32 32 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Geração Automática - indica que o documento vai ser criado a partir de um template e está relacionado com o tipo de documento selecionado. Ou seja, se o tipo de documento fosse Manual, e fosse necessário procurar o documento no disco, apareceria o campo Ficheiro, em vez de Geração Automática: Sumário e Descrição são campos onde o utilizador pode expôr o conteúdo do documento, sendo que, por norma, o sumário é mais sucinto do que a descrição. Ambos os campos podem ou não aparecer quando o documento é listado, dependendo da preferência do utilizador que introduz o documento. Localização física é a caixa de texto onde o utilizador pode referir a localização no arquivo de um documento em papel. Palavras-chave é o campo destinado à colocação de palavras que melhor descrevem o documento e que poderão ser úteis para encontrar o documento em pesquisas por palavra-chave. Deverão ser termos simples e soltos, separados por cada linha (ao contrário do Sumário e Descrição que são campos de texto livre). Documento sem permissões de leitura simultânea - se selecionada esta opção implica que dois utilizadores diferentes não poderão ler o documento em simultâneo. Durante a introdução de documentos com base em templates pdf o sistema grava automaticamente de 5 em 5 minutos todos os dados inseridos, bem como a classificação do mesmo. Se por algum motivo a edição do documento for interrompida, quando o utilizador voltar a editar o mesmo documento, é-lhe apresentada uma mensagem a perguntar se deseja continuar a edição:

33 2.1. MENU DOCUMENTO 33 Figura 2.6: Aviso de Edição do Documento Sim - herdará os campos do documento antigo em edição; Não - começará um documento vazio; Encaminhar Figura 2.7: Opção Encaminhar Sempre que um utilizador tenha permissões sobre um determinado documento poderá encaminhá-lo para utilizadores do iportaldoc ou pessoas externas à aplicação. Para isso, basta selecionar o documento pretendido e, em seguida, uma das três funcionalidades Encaminhar, dependendo do destino a que o utilizador pretenda dar ao documento. Em qualquer uma das opções o utilizador pode escrever uma mensagem e um post-it, sendo que a mensagem ficará registada no Esquema Cronológico do documento, ao contrário do post-it que será apenas visualizado pelo destinatário do documento. Além disso, poderá definir que utilizadores terão acesso ao documento. Como já foi referido, as diferentes opções de encaminhamento contêm propriedades específicas de acordo com o fim a que se pretenda dar ao documento:

34 34 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Encaminhar Doc. Ao escolher esta opção, o utilizador seleciona o(s) utilizador(es) a quem pretende encaminhar o documento (figura 2.8). Os utilizadores selecionados serão notificados através de um , contendo um link para o documento. Figura 2.8: Encaminhar Documento Nota: O utilizador tem ainda a possibilidade de efectuar um encaminhamento com vários documentos em simultâneo. Esta funcionalidade é válida para encaminhamentos para o exterior, encaminhamentos e encaminhamentos com ação pendente. Para o efeito, deve aceder-se à janela do encaminhamento pretendido e recorrer ao ícone [Adicionar] (figura 2.9) para ir criando a lista dos documentos a enviar. Figura 2.9: Ícone Adicionar Encaminhar Exterior O utilizador poderá encaminhar o documento para o exterior, ou seja, para não-utilizadores do iportaldoc, bastando para isso selecionar a opção Encaminhar Ext. e colocar o(s) (s) desejado(s) na caixa Encaminhar para (figura 2.10).

35 2.1. MENU DOCUMENTO 35 Figura 2.10: Encaminhar para o Exterior Se desejar poderá criar um template de para encaminhamento, o primeiro passo será criar o seu template de e gravá-lo como.eml Figura 2.11: Gravar template de no Thunderbird

36 36 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.12: Gravar como.eml no Thunderbird Para encaminhar o documento com o templates de aceda a: Menu Documento > Encaminhar > Exterior > Inserir Template Figura 2.13: Opção Inserir Template Atribue um nome ao seu template e clique em Browse... para selecionar o ficheiro eml desejado. Figura 2.14: Importar template de Agora terá sempre disponível o template inserido. Ficará assim, sempre associado ao documento e como anexo irão os documentos associados. Figura 2.15: Template de criado

37 2.1. MENU DOCUMENTO 37 Encaminhar Acc. Pend. Através desta opção, além do que o utilizador poderá receber devido ao encaminhamento do documento (o envio do é opcional e definido na altura do encaminhamento), é igualmente acrescentada uma ação na listagem das suas ações pendentes. Contudo, esta ação não tem influência no workflow do documento. O tempo disponível para a realização dessa ação pode ser determinada através da funcionalidade Tempo Limite da ação, representada na figura Figura 2.16: Definição do tempo limite para a ação Ao encaminhar um documento com ação pendente o utilizador pode escolher se pretende receber uma notificação aquando da realização desta ação, bem como o comentário escrito pela pessoa para quem se encaminhou. Para o efeito, o utilizador que efectuar o encaminhamento deverá recorrer à opção Ser notificado, existente na interface de encaminhamento de documentos com ação pendente (figura 2.17).

38 38 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.17: Opção Ser Notificado Nota: Qualquer documento pode ser encaminhado por qualquer utilizador, sempre que tenha permissões para tal, a qualquer altura, independentemente do documento ter um workflow específico e encontrar-se ou não em determinado estado Carimbar Figura 2.18: Opção Carimbar Ao aceder a esta função, o utilizador deverá ter selecionado previamente a diretoria onde pretende introduzir o documento carimbado. O iportaldoc cria um carimbo sequencial que vai ser impresso em cada documento que vai ser introduzido no sistema. Posteriormente, será lançada uma ação para digitalizar o documento, sendo depois associado ao respectivo tipo de documento e workflow para que este seja introduzido.

39 2.1. MENU DOCUMENTO Remover Figura 2.19: Opção Remover Sempre que desejar eliminar documentos do sistema deverá usar a funcionalidade Remover, sendo que, para um documento ser apagado do iportaldoc, tem de estar obrigatoriamente no Estado Final do seu Workflow. Para além disso, o utilizador tem de ter permissões que lhe permitam efectuar essa operação. Esta funcionalidade está dividida em duas possibilidades: Remover s/ pesquisa Figura 2.20: Opção Remover sem pesquisa Através desta opção pode remover todos os documentos que se encontrem na diretoria em que o utilizador se situe e consequentes subdiretorias. Os documentos aparecerão todos em listagem, bastando selecionar os documentos a eliminar ou, caso pretenda, remover todos os documentos dessa diretoria através da opção do canto superior direito selecionar todos. Figura 2.21: Remover sem pesquisa

40 40 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Remover c/ pesquisa Figura 2.22: Opção Remover com pesquisa Ao selecionar esta opção, o utilizar poderá pesquisar o documento que pretende remover, sendo possível especificar a diretoria onde o documento se encontra, bem como o tipo de documento, o workflow ou o autor do documento (ver figura 2.23). Seguidamente, aparecerá um quadro semelhante ao da figura 2.21 com os documentos que correspondem às especificidades que o utilizador determinou na sua pesquisa. Figura 2.23: Remover com pesquisa Digitalizar Figura 2.24: Opção Digitalizar Nem sempre visível, esta opção está integrada com a interface de gestão de ficheiros, na medida em que, a introdução de documentos (tais como faxes ou cartas) com a funcionalidade Digitalizar é feita através da pasta inserção que associa os documentos aos respectivos workflows. O scanner

41 2.1. MENU DOCUMENTO 41 está programado para digitalizar e enviar imagens para o Digital Center (pasta share). Sempre que um utilizador pretende introduzir um documento no sistema via digitalização deverá aceder à opção Digitalizar no Menu Documento e selecionar o Workflow para o qual pretende que a pasta Digital Center aponte Check Out Figura 2.25: Opção Check Out A opção Check Out permite, a qualquer utilizador com perfil editor, sobre um determinado documento, bloquear o acesso ao mesmo em termos de Leitura e ou Atualização de revisão. Ná página apresentada poderá ver dados sobre o documento selecionado, se está já em check out ou não, assim como as opções de bloqueio do documento. É possível selecionar ambas ou apenas uma das opções. Figura 2.26: Opção Check Out

42 42 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Ao clicar no botão Check Out será pedido que confirme as configurações. Figura 2.27: Confirmação de Check Out NOTA: Ao criar um tipo de documento (Menu Definições Tipos de Doc.) pode-se escollher se se deseja permitir a utilização da funcionalidade Check in/check out. Figura 2.28: Opção Check Out em Tipos de Doc Atualizar rev. Figura 2.29: Opção Atualizar Revisão Ao selecionar esta opção, o utilizador pode atualizar o ficheiro associado ao documento, introduzindo um novo. De realçar que, com a colocação de um novo ficheiro associado ao documento, o ficheiro anteriormente colocado não desaparece, ficando associado ao histórico do documento e visível quando se acede a Edições, no menu Documento.

43 2.1. MENU DOCUMENTO 43 Além disso, é igualmente possível alterar no documento o seu código (caso seja permitido), o valor, a data de elaboração, a descrição e a sua localização física. Quando se efectua uma atualização do documento, o seu número de edição altera, número esse que também pode ser configurado pelo utilizador aquando a atualização. Convém destacar que a atualização de um documento só é possível em três situações: Caso o documento se encontre no Estado Final do seu workflow; Caso o workflow do documento tenha iniciado mas ainda não tenha sido executada nenhuma ação; Caso exista uma ação específica no workflow que possibilite a atualização do documento Alterar Info. Figura 2.30: Opção Alterar Info. Ao aceder a esta funcionalidade, o utilizador pode modificar a informação relativa ao documento, tal como o título, a entidade associada, o valor, o sumário, a descrição, a localização física e/ou as palavras-chave. Sempre que seja feita alguma alteração num documento, esta ficará registada no respectivo esquema cronológico. Além disso, o tipo de documento e o código podem também ser modificados, caso existam permissões a esse nível. A única informação que não pode ser alterada diz respeito ao autor do documento, à sua edição e ao ficheiro associado (para atualizar a edição do documento e/ou introduzir um novo ficheiro escolha a opção Atualizar Rev.) A alteração de informação de um documento só é possível nas mesmas situações indicadas na funcionalidade Atualizar rev.

44 44 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Associar Figura 2.31: Opção Associar O utilizador deve recorrer a esta funcionalidade caso pretenda relacionar dois ou mais documentos. Essa associação tanto pode tanto pode ser bidireccional como unidireccional, bastando para isso que o utilizador selecione o tipo de relação que se encontra do lado direito da listagem de documentos (ver figura 2.32). Note-se que o utilizador apenas consegue visualizar as diretorias e documentos nos quais tem permissão. Existem duas funcionalidades que permitem associar documentos: Figura 2.32: Associar documentos

45 2.1. MENU DOCUMENTO 45 Associar s/ pesquisa Na opção de Associar s/ pesquisa aparece a diretoria e as subdiretorias que permitem a associação dos documentos. Para associar o documento que selecionou previamente a outros basta clicar nas checkbox s apresentadas nesta listagem e clicar no botão Associar Documentos. Esta associação de documentos ficará visível no ícone +info, em Docs. Associados. Associar c/ pesquisa A opção Associar c/ pesquisa permite efectuar uma selecção prévia, de modo a que apareçam apenas os documentos que correspondam às caraterísticas indicadas pelo utilizador. Este tipo de pesquisa evita a procura de documentos percorrendo toda a hierarquia Ligar Figura 2.33: Opção Ligar Um documento existente numa determinada diretoria pode ser ligado/copiado a outra. Quando o utilizador acede a esta opção, é apresentada na frame central, uma listagem de todas as diretorias a que o utilizador tem permissão. Para adicionar o documento a outra diretoria, basta clicar na checkbox da diretoria pretendida (ver figura 2.50). Para efectuar esta ação é importante que o utlizador tenha permissões de escrita na pasta de destino. Caso pretenda alterar a localização da pasta do documento, deve optar pela funcionalidade Mover.

46 46 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.34: Ligar Documento a diferentes Diretorias Ligar Docs Figura 2.35: Opção Ligar Documentos Esta opção permite que se crie uma cópia do documento para adicionar em outras diretorias. Ao selecionar esta funcionalidade, o utilizador tem de escolher primeiramente o(s) documento(s) que pretende ligar e, em seguida, marcar a diretoria ou diretorias para onde deseja copiar os documentos. A diferença desta funcionalidade para a apresentada no ponto é que em Ligar Docs tem a possibilidade de copiar vários documentos em simultâneo.

47 2.1. MENU DOCUMENTO Marcar Figura 2.36: Opção Marcar Após a seleção de um documento, é possivel utilizar esta opção para o marcar como importante, para que possa seguir o estado do documento selecionado. Figura 2.37: Marcar documento como importante Mover Figura 2.38: Opção Mover Ao aceder a esta funcionalidade o utilizador deve selecionar previamente o documento que pretende mover, bem como deverá apresentar permissões de escrita na pasta de destino. Na frame central o utilizador poderá visualizar a hierarquia das pastas, e aí deverá selecionar a(s) diretoria(s) para onde quer mover o documento. Se pretender efectuar uma cópia do documento noutra pasta, deve optar pela funcionalidade Ligar.

48 48 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.39: Mover Documento Assinar Figura 2.40: Opção Assinar Esta opção permite-lhe apor uma assinatura digital num documento através até do cartão de cidadão. Figura 2.41: Opção Assinar - Cartão de Cidadão Ao selecionar a opção Cartão de Cidadão terá acesso, não só ao documento em si, mas também à janela de cumprimento dessa ação em duas frames distintas.

49 2.1. MENU DOCUMENTO 49 Figura 2.42: Opção Assinar - Duas frames NOTA: Para mais informações consulte a secção 3.10 deste documento Mover docs. Figura 2.43: Opção Mover Documentos Ao recorrer a esta funcionalidade, aparecerá na frame central uma listagem de todos os documentos existentes na diretoria em que o utilizador se encontra. Aí, o utilizador pode escolher que documentos pretende mover e, após carregar no botão selecionar Diretorias, escolher a diretoria para onde deseja mover o(s) documento(s).

50 50 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Permissões Figura 2.44: Opção permissões Para aceder a esta função o utilizador necessita de ter perfil de Coordenador ou Super User na diretoria, visto esta funcionalidade possibilitar a alteração de permissões atribuídas sobre a diretoria em que se encontra e sobre o documento selecionado (ver figura 2.45). Apenas é permitido alterar permissões de utilizadores que possuam um perfil inferior ao de Coordenador e no caso do documento selecionado se encontrar no seu Estado Final. Figura 2.45: Permissões de Utilizadores Imprimir Esta opção permite-lhe imprimir o BI do documento selecionado, contendo a mais variada informação sobre o mesmo e sobre o esquema cronológico do seu workflow. Para configurar que dados a visualizar, aceda ao menu Definições > Interface de Configuração. Aí clique na pop-list Menu e selecione Impressão.

51 2.1. MENU DOCUMENTO 51 Figura 2.46: Menu - Impressão Irá ser visualizada uma nova página onde poderá configurar os dados a serem impressos no BI do documento assim como a imagem e a informação no rodapé. Figura 2.47: Configuração do BI do documento (imagem parcial) NOTA: Por omissão, são impressos todos os dados disponíveis.

52 52 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.48: BI do Documento Cancelar workflow Quando o utilizador seleciona um documento que não se encontra no seu estado final e acede ao menu Documento, esta opção encontra-se visível. O seu objetivo passa por anular o fluxo que o documento teria de percorrer, encaminhando-o imediatamente para o seu Estado Final. Para mais informações acerca de workflows, veja a 2.3 deste manual Info Doc. Figura 2.49: Opção Info Doc.

53 2.1. MENU DOCUMENTO 53 Figura 2.50: Ícone Info É apresentada numa janela (figura 2.51) uma lista de toda a Meta- Informação relativa ao documento selecionado, desde título, entidade, autor, etc. Figura 2.51: Informação sobre um documento Selecione os dados a serem incluídos no BI do documento e clique no botão Atualizar.

54 54 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Doc. Assoc. Figura 2.52: Opção Documentos Associados Ao ser acedida esta opção é apresentada uma janela, na qual são listados todos os documentos que estão associados ao documento que foi selecionado. Para associar documentos, escolha uma das seguintes funcionalidades: Associar s/ pesquisa ou Associar c/ pesquisa Mails Assoc. Figura 2.53: Opção Mails Associados Ao aceder a esta funcionalidade, o utilizador tem acesso aos s que estão associados ao documento selecionado. Para associar s a um documento, o utilizador deve incluir no título ou corpo do que pretende enviar a referência relativa ao documento, através do código do mesmo. Por exemplo: ref<nd 586/2004> NOTA: O código tem de estar, exatamente, reflectido tal e qual no iportaldoc Edições Figura 2.54: Opção Edições

55 2.2. MENU DEFINIÇÕES 55 Nesta funcionalidade o utilizador pode ter acesso às diferentes revisões que um documento possui, incluindo dados e ficheiros relativos a cada uma das edições. Existem dois tipos de edições, uma relativa à introdução do Workflow e outra que faz parte do workflow. Quando se atualiza uma revisão durante o workflow, esta ação não inicia um novo workflow. Por outro lado, se o documento estiver no Estado final, o workflow volta ao início Workflow Doc. Figura 2.55: Opção Workflow Doc. Ao aceder a esta opção, o utilizador pode visualizar que etapas do workflow o documento selecionado já percorreu. Esta informação está representada graficamente Ações Doc. Figura 2.56: Opção ações Doc. Nesta opção do menu, o utilizador pode visualizar as ações que necessita de efectuar no documento selecionado, caso existam. 2.2 Menu Definições À excepção da opção Entidades deste menu, à qual a maioria dos utilizadores pode aceder, este menu só está acessível a utilizadores com perfil de Super User, com as seguintes funcionalidades representadas na figura 2.57, e que serão descritas em seguida.

56 56 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.57: Menu Definições Interface Configuração Figura 2.58: Opção ações Doc. Ao aceder a esta opção do menu é permitido ao utilizador com perfil Super User configurar a interface, onde poderá fazer alterações, entre outros, a nível do logótipo, módulos, dados dos documentos, impressão ou calendário. Seguidamente serão explicados mais detalhadamente cada ponto deste menu. Logótipo do iportaldoc O iportaldoc permite-lhe alterar a sua imagem de apresentação - logótipo. Assim, ao clicar no botão procurar, seleciona a imagem que pretende e o

57 2.2. MENU DEFINIÇÕES 57 seu novo logótipo aparecerá no iportaldoc Existe também a possibilidade de colocar logótipos com um fundo transparente no iportaldoc. O logótipo passa também a aparecer no formulário de validação. Linguagem do iportaldoc Neste parâmetro é lhe permitido escolher o idioma pretendido de acordo com as sugestões que o iportaldoc apresenta. Módulos Ativos Este campo permite-lhe selecionar os módulos que melhor se adequam ao seu perfil, acrescentando assim aos menus as funcionalidades que escolher. Destacam-se: Módulo Gestão de Projectos É aqui que procede à ativação do parâmetro Projectos do menu Definições. No módulo Gestão de Projectos pode configurar a hierarquia dos projectos, do seu código, das zonas e áreas do projecto, dos utilizadores que podem criar projectos e da pasta onde se pretendem guardar. Ao criar a hierarquia dos projectos pode logo associar-se workflows, tipos de documento e macros a cada uma das pastas, assim como, inserir documentos nessas pastas para que ao introduzir os projectos, estes sejam automaticamente inseridos nessas diretorias do iportaldoc. Quando é ativado o módulo de Gestão de Projectos, é colocado o campo Projecto nos formulários de introdução e atualização de documento, gestão de +info e pesquisas. Módulo DBDOCMAILS

58 58 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Este módulo permite guardar de uma forma automática todos os s que passam pelo iportaldoc (enviados e recebidos). Os s ficam guardados no iportaldoc como documentos. As configurações associadas a este módulo podem ser acedidas em: Definiç~oes Interface configuraç~ao Módulos activos Módulo DBDOCMAILS NOTA: Para mais informação consulte o Anexo B - Administração e coordenação - subsecção Módulo DBDocMails O workflow e o tipo de documento associado aos s bem como a diretoria onde estes vão ser guardados (organizados por ano/mês/dia, por exemplo) são configurados nesta interface. É ainda possível determinar os endereços permitidos (whitelist) ou então não introduzir s de alguns destinatários ou remetentes (blacklist). No módulo DBDOCMAILS, é agora possível definir várias configurações, quer para s enviados, quer para s recebidos. Desta forma, torna-se possível efectuar a seguinte configuração (exemplo para s recebidos): Os s recebidos da conta s_recebidos@iportaldoc.com, vão seguir o workflow X com o tipo de doc. Z, serão armazenados na diretoria /recebidos/ e organizados por ano, ano/mês ou ano/mês/dia (2.59);

59 2.2. MENU DEFINIÇÕES 59 Figura 2.59: Exemplo de Configuração 1 Os s recebidos da conta B@iportaldoc.com, vão seguir o workflow Y com o tipo de doc. X, serão armazenados na diretoria /recebidos/b e organizados por ano, ano/mês ou ano/mês/dia (figura 2.60) Figura 2.60: Exemplo de Configuração 2 NOTA: É possível alterar o valor predefinido De para a outra orientação do sentido do tráfego de s que se deseja filtrar (Para)

60 60 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Carimbador Interface de configuração do carimbo a imprimir nos documentos. Aqui determinaremos os campos que pretendemos que apareçam no carimbo e de que forma. Dados dos Documentos Nesta função pode retirar ou acrescentar caraterísticas ao menu Documento, definindo-as nas opções disponíveis. Tem a possibilidade de configurar o autor dos documentos que entram no iportaldoc através do share de inserção ou através da contas de dos workflows. Dados dos Workflows Também esta opção oferece a possibilidade de retirar ou acrescentar caraterísticas ao menu Workflow. ações a Realizar São disponibilizadas opções que podem ser selecionadas para delinearem as ações do utilizador. s Associados Neste campo define a Sigla pela qual quer associar os seus documentos aos s. Por omissão, encontra-se configurado Ref<código> Expiração de Validação O Administrador pode definir o tempo de expiração da validação/autenticação no iportaldoc caso um utilizador não esteja a interagir com o sistema durante determinado período de tempo. Assinatura Digital É lhe concedida a possibilidade de introduzir assinatura digital, garantindo a sua segurança e autenticidade. Alterar Licença

61 2.2. MENU DEFINIÇÕES 61 Permite-lhe alterar as licenças que se prendem com a utilização do programa, como a validade, os utilizadores, etc. Possibilidade de criar N iportaldoc s (instâncias) dentro de um mesmo servidor. Para o efeito foi desenvolvida uma interface que pode ser acedida em: Definições Interface configuração Configurações do servidor Instâncias Desta forma torna-se muito simples a criação de uma nova instância de iportaldoc, sendo suficiente que se indique o domínio, seguido da aplicação de configurações na IPBRICK. Pop-List Menu Ainda neste menu, podemos observar no canto superior direito a pop-list Menu (figura 2.61) que nos permite configurar: Figura 2.61: Menu (lista pop-down) Módulos Adicionais Opção que dá acesso à criação de módulos exterirores. Por exemplo criar um link para um motor de busca. Campos aux. É possível configurar quais os utilizadores a terem acesso aos campos auxiliares, quer em termos de gestão quer em termos de visualização.

62 62 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Aceda a Definições > Interface de Configuração Figura 2.62: Menu Definições - Interface de Configuração Na nova página, clique na pop-list Menu e selecione Campos aux Figura 2.63: Menu (lista pop-down) Campos Aux. Na interface apresentada, poderá configurar, para cada campo auxiliar, se irá estar Ativo ou não, os Tipos de Documentos, as permissões de gestão e as de visualização. Cada ícone corresponde a uma destas definições, basta pairar com o cursor em cime de qualquer um para surgir um pequeno texto que o identifica. Figura 2.64: Ícones de Gestão

63 2.2. MENU DEFINIÇÕES 63 Figura 2.65: Gestão Campos Auxiliares Tomando como exemplo o campo auxiliar Registo e clicando no ícone da cheve inglesa, poderá configurar os tipos de documentos a ele associados. Clique em Selecionar tudo, se pretende que todos os tipos de documentos lhe estejam associados, ou clique apenas nos que pretende associar. Quando terminar, clique em Submeter. Caso não pretenda efetuar nenhuma alteração pode, a qualquer momento Fechar a janela, clicando no botão correspondente. Figura 2.66: Configuração Tipos de Documento

64 64 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC O ícone seguinte dá-lhe a possibilidade de configurar as permissões de gestão. Figura 2.67: Ícone de Permissões de Gestão Basta selecionar os utilizadores sem permissão e passá-los para o lado da caixa de utilizadores com permissão, clicando no botão com a seta que aponta na direção correta. Da mesma forma é possível reverter as permissões fazendo o mesmo só que desta feita para a caixa de utilizadores sem permissão. Figura 2.68: Configuração de Utilizadores com acesso ao campo O botão Todos permite-lhe que a totalidade dos utilizadores seja transferida para a caixa desejada

65 2.2. MENU DEFINIÇÕES 65 Figura 2.69: Botão Todos Quando terminar clique no botão Submeter. sucesso da atualização. Irá ser motificado do Figura 2.70: Confirmação O último ícone permite-lhe configurar as permissões de visualização Figura 2.71: Ícone de permissão de visualização

66 66 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC E da mesma forma que na configuração apresentada anteriormente, asta selecionar os utilizadores sem permissão e passá-los para o lado da caixa de utilizadores com permissão, clicando no botão com a seta que aponta na direção correta. Da mesma forma é possível reverter as permissões fazendo o mesmo só que desta feita para a caixa de utilizadores sem permissão. Figura 2.72: Configuração de utilizadores com permissão de visualização Impressão ação que permite personalizar a impressão do seu documento, desde: - Impressão de docs. - Logótipo do BI do documento; - Dados a imprimir no BI do doc. - Informação sobre o documento; - Dados a imprimir no BI do doc. - Esquema cronológico do documento; - Dados a imprimir no BI do doc. - Cadastro do documento. Calendário

67 2.2. MENU DEFINIÇÕES 67 Permite-lhe a gestão dos dias úteis e feriados. Interfaces Tal como nos s associados, aqui é possível definir as pessoas que podem ver os documentos através do explorador e é ainda possível configurar a sigla que será usada para associar os s. Ações Esta opção trata de assinaturas e envio de documentos, com a possibilidade de adicionar texto. Workflows Executa a reconstrução das contas de s dos workflows Utilizadores Apresenta dados gerais dos utilizadores, tais como: Nome, Login e a data de expiração e tempo restante da sessão. Layout gráfico Permite-lhe alterar a imagem de fundo da página de autenticação do iportaldoc. Release Notes Neste último parâmetro pode consultar todas as novas funcionalidades e correcções por versão. Foi incluido de base no iportaldoc documentação sobre os Web Services fornecidos pela aplicação. A documentação contém a lista de todos os métodos existentes e respectivas descrições e exemplos de utilização dos mesmos. Para aceder à documentação: Definições Interface configuração Web Services Foi criado um novo tipo de numeração para os códigos dos documentos: Sequencial por funcionário e assunto.

68 68 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Utilizadores Figura 2.73: Opção Utilizadores Esta opção só pode ser gerida por um utilizador com perfil Super User. Ao aceder a esta funcionalidade, é apresentada a listagem dos utilizadores existentes e também vários links no canto superior direito (Gestão, Cargos e Grupos). Figura 2.74: Listagem Utilizadores O link Gestão (ver figura 2.75) apresenta duas caixas onde poderá associar os utilizadores existentes na IPBrick, ao iportaldoc, para que estes possam interagir com o sistema, ou mesmo retirá-los do iportaldoc.

69 2.2. MENU DEFINIÇÕES 69 Figura 2.75: Associação de utilizadores ao iportaldoc De seguida, selecione os utilizadores da caixa Utilizadores LDAP para a caixa Utilizadores iportaldoc (figura 2.75) e, por fim, carregar no botão Inserir. Para remover utilizadores faz-se a operação inversa. O número de utilizadores que pode ser associado ao iportaldoc depende do número de licenças atribuídas. O link Cargos permite-lhe selecionar os utilizadores que irão desempenhar uma certa posição hierarquica na organização. A vantagem criar esta categoria está no fato de poder colocar o cargo do utilizador em documentos gerados via templates PDF. A colocação é feita através de uma ação do workflow, que ao ser executada, coloca, automaticamente, no documento o cargo do utilizador que a realizou. Outra vantagem é a possibilidade de configurar uma ação no workflow por forma a que a resultado de execução da mesma seja definido pelo cargo do utilizador que a está a realizar.

70 70 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.76: Cargos Como pode ver na figura 2.76 nenhum Cargo está criado por omissão, pelo que será necessário criá-los. Para isso, clique no link Inserir. Atribua um nome ao cargo e selecione qual ou quais os utilizadores que irão desempenhar essa função. Figura 2.77: Inserção de Cargos Clique no botão Guardar. Poderá então vizualizar o Cargo criado na lista.

71 2.2. MENU DEFINIÇÕES 71 Figura 2.78: Lista de Cargos O link Grupos permite-lhe criar e utilizar apenas os grupos criados no iportaldoc, não efectuando por isso qualquer sincronização dos grupos do LDAP/AD. Figura 2.79: Grupos e Sincronização Para tal clique no link Sincronização e retire o visto da opção Sincronizar os grupos do LDAP/AD.

72 72 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.80: Sincronização Para criar um Grupo clique no link Inserir, digite o nome e selecione os membros desse grupo. Figura 2.81: Inserção de Grupos Quando terminar clque no botão Guardar, poderá então visualizar a inserção do grupo na listagem.

73 2.2. MENU DEFINIÇÕES 73 Figura 2.82: Grupos e Sincronização Listagem Nas diversas páginas onde são apresentados grupos, serão listados conjuntamente os grupos sincronizados do LDAP/AD e os criados no iportaldoc (associação de Perfis, workflows, tipos de documento, macros, etc,) Perfil Figura 2.83: Opção Perfil Após o utilizador efectuar a autenticação no sistema, são-lhe facultadas diferentes funcionalidades, dependentes das permissões associadas ao perfil que este tem atribuido em cada diretoria. É nesta área que os perfis podem ser criados ou modificados para complementar com os que o iportaldoc tem já pré-configurados (figura 2.84). No entanto, apenas um Super User é que dispõe de permissões para isso. De seguida, serão apresentados alguns perfis e quais as suas permissões.

74 74 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.84: Perfis Super User denomina-se por Super User um utilizador ao qual está atribuído um perfil com permissões totais sobre todas as funcionalidades do sistema. O Super User pode configurar e alterar os workflows, criar, remover, ou alterar grupos de utilizadores; introduzir, alterar ou remover dados de um utilizador do sistema; criar, remover ou alterar perfis. Coordenador um utilizador que disponha de um perfil que lhe permita efectuar todas as funcionalidades numa determinada diretoria (criar, alterar, remover documentos/diretorias), é referido como sendo o Coordenador desta. O coordenador pode associar perfis e workflows a utilizadores, na diretoria que coordena. Um utilizador que apresente este perfil, pode visualizar todos os documentos, independentemente do seu estado no Workflow. Utilizadores com este perfil podem, ainda, receber relatórios por das ações pendentes das pastas que coordena. Sub-Coordenador um utilizador que dispõe deste perfil tem permissão para efectuar todas as funcionalidades com excepção de apagar diretorias. Um Sub-Coordenador pode associar perfis e workflows, na diretoria que coordena. Leitor Absoluto Um utilizador que possua este perfil tem permissão para ler todos os documentos das diretorias existentes no sistema, mesmo que não tenha intervenção nos mesmos. No entanto, não lhe é permitido criar, alterar ou remover documentos ou diretorias.

75 2.2. MENU DEFINIÇÕES 75 Leitor é denominado por leitor o utilizador que apenas pode ler documentos e diretorias. Também é permitida a visualização de toda a informação correspondente aos vários documentos, nomeadamente, o workflow, revisões, documentos associados e possíveis ações que este tenha a realizar sobre este documento. Editor para além das permissões associadas a um Leitor, este pode ainda introduzir documentos. Navegador tem apenas permissão para ver as diretorias, não pode criar nem apagar. Não tem qualquer ação sobre os documentos Assunto Figura 2.85: Opção Assuntos Esta funcionalidade permite ao utilizador criar, alterar ou remover tipos de assuntos que são atribuidos aos documentos (figura 2.86). Esta operação só pode ser gerida pelo Super User ou Coordenador de cada diretoria.

76 76 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.86: Inserção de Assuntos A este campo Assuntos, o utilizador poderá dar a designação que mais lhe convier, usando o campo para um parâmetro que necessite, por exemplo, para os Departamentos, Projectos, etc. Para criar um tipo de assunto deve acrescentar uma descrição e sigla a atribuir e, caso pretenda, adicionar observações ao assunto. Para alterar ou remover assuntos, o utilizador deve selecionar a opção Listar Assuntos que se encontra no canto superior direito da frame central. Aí, aparecerá a lista dos assuntos existentes. Para remover ou alterar um assunto deve carregar no assunto em questão. NOTA: Os assuntos que estiverem a ser utilizados em algum documento não podem ser removidos Centro de Custo Esta funcionalidade (bem como as funcionalidades Sub-centro de custo e Network) pode ser ativada recorrendo ao menu Definições e selecionando a opção Interface configuração. Aí, deve clicar na opção Campos aux. em Menu e ativar a(s) funcionalidade(s) desejada(s).

77 2.2. MENU DEFINIÇÕES 77 Como é normal, as empresas costumam estar divididas em diferentes diretorias, cada uma com os seus gastos específicos. Assim, os documentos relacionados com os custos de uma área delimitada da organização (por exemplo faturas) podem ser classificados através desta opção. Quando acede a esta funcionalidade, o utilizador verá primeiramente uma lista dos centros de custo já adicionados, podendo acrescentar mais se clicar na opção localizada no lado superior direito do ecran Inserir centro de custo. Aí, deve indicar um nome e um código para o centro de custo e, se pretender, uma descrição para o mesmo Sub-centro de Custo Esta funcionalidade ativa-se tal como a opção Centro de custo (descrita anteriormente). Além disso, o objetivo desta opção é semelhante à da opção Centro de custo, apesar de permitir uma classificação ainda mais específica do documento, ao possibilitar a inserção de um sub-centro de custo associado a um centro de custo previamente introduzido Funcionário Esta opção prende-se também com os campos auxiliares que permitem uma caraterização mais exaustiva do documento e permite-lhe associar um número de funcionário a um utilizador. Figura 2.87: Funcionário Para criar uma nova entrada clique no link Inserir Funcionário, visível no canto superior direito.

78 78 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.88: Link Inserir Funcionário Irá ser-lhe apresentado o formulário de inserção do funcionário. Preencha os campos apresentados: Descrição: A descrição do funcionário; Sigla: A sigla que irá identificar o funcionário; Observações: Campo de texto livre, serve apenas para sua referência; Ativo: Se retirar o visto, a entrada não fará parte das entradas a serem apresentadas no campo. Figura 2.89: Formulário Inserir Funcionário Ao clicar no botão Inserir, irá criar a entrada e esta estará visível na página.

79 2.2. MENU DEFINIÇÕES 79 Figura 2.90: Funcionário inserido Se desejar alterar ou apagar um Funcionário, clique na sua Descrição para lhe ser apresentada a página de edição. Altere os dados e clique no botão Alterar ou remova a entrada clicando no botão Apagar. Figura 2.91: Alterar Funcionário Network A funcionalidade Network surge como mais um possível classificador de um documento, possibilitando a especificação do mesmo tendo em conta

80 80 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC o projecto ao qual está associado numa empresa. Para que esta opção seja ativada é necessário que o utilizador vá ao menu Definições e, depois de escolher a opção Interface configuração, clique em Menu, no canto superior direito, e de seguida escolha Campos aux. na lista pop-down Aí, é possível o utilizador escolher esta opção, bem como configurar o formato do código que será gerado Ass. Utilizador Figura 2.92: Opção Associar Utilizadores Esta funcionalidade está também intimamente ligada aos campos auxiliares que permitem aprofundar a classificação de um documento. Eles permitem a associação de vários utilizadores a estes campos classificativos possibilitando assim uma caraterização documental mais completa. Nota: Para ter acesso à opção Campo Aux. navegue até ao menu Definições, selecione Interface Configuração irá visualizar nessa página a lista pop-down Menu (canto superior direito) e clique nela e selecione Campo Aux Tipos Doc. Figura 2.93: Opção Tipos de Documento O tipo de documento é uma informação que vai aparecer sempre que o utilizador introduzir um documento. É uma funcionalidade importante para definir os Tipos de Documentos introduzidos no Sistema de Gestão Documental. O utilizador ao aceder à funcionalidade Tipos Doc. pode criar, alterar ou remover tipos de documentos (figura 2.94).

81 2.2. MENU DEFINIÇÕES 81 Figura 2.94: Gestão Tipos de Documentos No ecrã Tipos Doc. aparece no campo Tipos de Documentos, por omissão, a opção Novo Tipo, que é a opção indicada para o caso do utilizador pretender criar um novo tipo de documento. Nessa situação, deve indicar uma descrição, uma sigla, um código e um template (caso seja necessário) para associar ao tipo de documento. De realçar que nesta funcionalidade pode moldar o código do tipo de documento da forma que o utilizador pretender, bastando para isso selecionar a opção Gestão de códigos (figura 2.95). Figura 2.95: Gestão de Códigos O tipo de documento é uma informação que vai ser pedida sempre que

82 82 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC se introduzir um documento no Sistema de Gestão Documental Templates Figura 2.96: Opção Templates PDF Ao aceder a esta funcionalidade o utilizador poderá alterar, apagar ou criar modelos sob o formato pdf. Estes templates relacionam-se com o aspecto gráfico do documento e para gerar estes modelos é necessário que estes tenham um tipo de documento associados. Figura 2.97: Templates PDF Ao aceder a esta opção aparecerá uma listagem dos templates pdf já criados (figura 2.97). Para modificar aspectos de um determinado template, o utilizador deve primeiramente clicar com o rato sobre o template pretendido. Em seguida, pode mudar o nome do template e salvar as alterações, carregando no botão Alterar Nome, ou então apagar o template se selecionar a opção Remover. Para proceder a alterações na estrutura de um template, tem de escolher a opção Editar que se encontra no canto superior direito do ecrã. Se pelo contrário, deseja criar um template de raíz, clique no opção Novo. Caso pretenda criar um novo template, deve selecionar a opção Template que se encontra no canto superior direito, indicar o nome que pretende e, seguidamente, proceder à elaboração do mesmo. Esta funcionalidade é descrita pormenorizadamente na secção 3.9 deste manual.

83 2.2. MENU DEFINIÇÕES 83 Tipos de Letra Se o desejar, pode inserir outros tipos de letra à lista das fontes já incluídas. Para isso, basta clicar na ligação Tipos de Letra. Figura 2.98: Ligação Tipos de Letra Irá visualizar a lista dos tipos de letra que se encontram já instalados no iportaldoc. Figura 2.99: Lista Tipos de Letra Para adicionar um novo tipo, bastará clicar no link Adicionar, na nova página digitar em Descrição uma pequena referência sobre o tipo de letra e clicar em Inserir. Figura 2.100: Inserir Tipos de Letra Ao clicar no botão Inserir irá fazer aparecer a página de alteração/upload do tipo de letra.

84 84 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.101: Tipos de Letra - Alterar Cique em Browse... para selecionar o tipo de letra e fazer o seu upload. NOTA: O tipo de letra deve ser do formato True Type Font. MS Office Word/Excel Figura 2.102: Opção Templates Office É possível introduzir documentos através do MS Word 2007 (.docx) e Excel (.xlsx). Após a classificação será feito o download do documento anteriormente configurado para edição no MS Office Quando o utilizador guardar o documento é questionado se pretende enviar para o iportaldoc e, em caso afirmativo será introduzido. O documento será guardado no iportaldoc no formato PDF. NOTA: Para utilização desta funcionalidade é necessário que no MS Office as macros estejam ativas. Consulte as secções seguintes para mais detalhes sobre como utilizar esta funcionalidade.

85 2.2. MENU DEFINIÇÕES Templates Office Templates Office Passo-a-Passo NOTA IMPORTANTE: Para que a funcionalidade Templates Office funcione devidamente é necessário ter instalado no posto de trabalho o Microsoft SOAP Toolkit 3.0. O primeiro passo será a criação de um tipo de documento. A configuração efectua-se no Menu Definições > Templates pdf > MS Office Word (ou Excel) e nesta interface clique no link Importar. Figura 2.103: Templates pdf - MS Office Word tipo. De seguida, atribue um nome e faça o upload de um documento deste Figura 2.104: Importar No menu definições > Tipos Doc. associe, na opção Template de geração automática, o Template (.docx ou.xlsx) com a designação atribuida na importação.

86 86 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.105: Opção Template de Geração Automática Clique no botão Inserir, no fundo da página, para confirmar a criação do Tipo de Documento. Figura 2.106: Botão Inserir Selecione a diretoria desejada e associe tipo de documento no Menu Diretoria - Ass.Util.TipoDoc. Clique no botão Associar. Figura 2.107: Associação Tipo de Documento

87 2.2. MENU DEFINIÇÕES 87 Poderá agora introduzir o ficheiro através do Menu Documento - Introduzir. Figura 2.108: Opção Introduzir Preencha o formulário de Inserção (os campos assinalados com um asterisco vermelho são de preenchimento obrigatório) e clique no botão Inserir no fundo da página. Após a introdução, é automaticamente feito o download do modelo e aberto para edição. Figura 2.109: Formulário de Inserção Ao clicar no botão Editar Documento localizado no fundo da página. Figura 2.110: Botão Editar Documento O browser fará o descarregamento do template para edição.

88 88 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.111: Template para edição Abra o documento descarregado e edite-o. Figura 2.112: Documento editado Quando terminar a edição e ao clique em gravar, receberá um aviso de segurança que o notifica do fato de as macros terem sido desligadas.

89 2.2. MENU DEFINIÇÕES 89 Figura 2.113: Aviso de Segurança Clique em Opções... selecione Ativar este conteúdo e clique em OK. Figura 2.114: Opções de Segurança Insira as credenciais de utilizador e clique no botão iportaldoc.

90 90 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.115: Credenciais Utilizador Após a inserção das credenciais o template será inserido no iportaldoc. Figura 2.116: Template inserido O documento estará disponível no formato PDF.

91 2.2. MENU DEFINIÇÕES 91 Figura 2.117: Documento inserido em PDF Utilização de Pré-Inseridos nos Templates Office Este é o procedimento para utilizar pré-inseridos nos templates Office. 1. No Office, clicar no botão do Office e abrir as Opções do Word. No separador Popular, ativar a opção Mostrar separador Programador no Friso. 2. Na barra superior, abrir o separador Programador Figura 2.118: Separador Programador Com o segundo ícone podemos inserir um pré-inserido simples (ex: Entidade > Nome) Com o segundo ícone da segunda linha podemos inserir um pré-inserido de uma data, tendo a possibilidade de definir o formato pretendido para a data.

92 92 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.119: Opção Propriedades Após a inserção de um daqueles campos, selecionamos a opção Propriedades para darmos um nome ao elemento (no caso da data podemos definir o formato). Nota: apenas é necessário inserir os campos, não é necessário preencher nada, para além do nome/etiqueta nas propriedades. 3. Guardamos o.docx e importamos o template para o iportaldoc (Definições > Templates pdf > MS Office Word). Depois de atribuir nome ao template e importar, é-nos apresentada a lista dos campos que colocamos e os pré-inseridos que lhes podemos associar. Figura 2.120: Lista de campos

93 2.2. MENU DEFINIÇÕES 93 Seleccionamos os campos pretendidos e importamos. Quando introduzirmos o documento estes campos já aparecerão preenchidos no documento word Para fazer o upload de templates de mail em formato.eml aceda à opção mail no menu Definições > Templates. Figura 2.121: Opção Mail no menu Templates A próxima página apresentará a lista de templates de importados. Figura 2.122: Listagem de templates de

94 94 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Ao clicar no link Importar irá poder nomear o seu template e selecionar qual o ficheiro.eml a ser importado, através do botão Browse... Figura 2.123: Gravar template de no Thunderbird Após a importação poderá ver o(s) templates na listagem. Figura 2.124: Listagem com dois templates de importados Macros Figura 2.125: Opção Macros Permite definir pastas de destino dos documentos introduzidos nas ações de introduzir (anexos). Permite ainda aplicar macros diferentes às ações de um documento, do tipo alterar, atualizar e introduzir (ações). A criação de macros visa facilitar a tarefa de um utilizador aquando a introdução de novos documentos. Assim, em vez ter de preencher um longo formulário de

95 2.2. MENU DEFINIÇÕES 95 cada vez que insere um documento, podem ser criadas macros que definam já qual o tipo de entidade, o título, o workflow e até mesmo o próprio título do documento (figura 2.132), o que fará com que um utilizador tenha um formulário mais curto para preencher ou mesmo que não necessite de um formulário para a introdução de documentos. Figura 2.126: Definição da Macro Ao selecionar a opção Macros, o utilizador encontrará uma listagem das macros já existentes. Para modificar o nome ou apagar uma macro, basta selecionar a macro pretendida e, posteriormente, carregar no botão Alterar (após atribuição do novo nome) ou Remover. Figura 2.127: Alterar da Macro

96 96 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Se pretender alterar os parâmetros de uma macro, depois de a selecionar deve carregar na opção Definir macro e proceder às modificações. Para associar um utilizador a uma macro deve dirigir-se ao menu Diretoria e selecionar a funcionalidade Ass. Utiliz. Macro. As duas imagens seguintes ilustram bem a redução que se pode atingir no preenchimento de campos do formulário de introdução de documento. Figura 2.128: Exemplo antes da criação da macro (parcial) Figura 2.129: Exemplo após a criação da macro

97 2.2. MENU DEFINIÇÕES Palavras chave Figura 2.130: Opção Palavras Chave Com esta funcionalidade é possível criar termos que se podem associar a documentos para uma futura recuperação através de pesquisa. Para isso existe o link Inserir palavras chave Figura 2.131: Inserir Palavras Chave Ao clicar nele poderá criar uma palavra chave que estará depois disponível aquando da inserção de um documento. Figura 2.132: Formulário de Inserção de Palavras Chave Constrói FS Global Figura 2.133: Opção Constrói FS Global

98 98 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Esta funcionalidade permite que seja reconstruída toda a hierarquia da File System Virtual, isto é, a hierarquia que é acedida via Explorador do Windows, no caso de ser este o Sistema Operativo utilizado pelos clientes Constrói mailfs Global Figura 2.134: Opção Constrói mailfs Global Ao aceder a esta funcionalidade, o utilizador procede à reconstrução da hierarquia dos mails associados para todos os utilizadores iportaldoc Light Figura 2.135: Opção iportaldoc Light Nota: Esta opção só será visível após a aquisição e instalação da solução iportaldoc Light. Devido à natureza da sua missão, o iportaldoc é instalado no servidor de intranet, longe do ambiente de comunicações da organização. No entanto, pode ser útil conceder, de uma forma restrita, acesso aos conteúdos e funcionalidades contidas no iportaldoc. O Administrador do sistema será capaz de listar os utilizadores com permissões assim como alterar as configurações que deseje, como é visivel na figura

99 2.3. MENU WORKFLOW 99 Figura 2.136: iportaldoc Light - Users List Se a solução iportaldoc Light lhe interessa, entre em contato connosco através do seguinte endereço: iportaldoc@iportalmais.pt Introduzir Hierarquia Para mais informações sobre esta funcionalidade consulte a secção Projectos Para ter esta opção ativa é necessária a sua configuração no menu Definições (ver menu Definições - Interface de configuração). Ao introduzir um projecto tem que se selecionar uma zona e uma área de projecto assim como uma entidade válida (que esteja no IPContactos). Nessa mesma interface depois de escolhida a zona e a área para o projecto, é gerado automaticamente o código para o projecto permitindo associar utilizadores do iportaldoc às diversas pastas da hierarquia do projecto. 2.3 Menu Workflow É através do Workflow que o Sistema de Gestão Documental vai funcionar, Qualquer documento que se encontre no iportaldoc tem um fluxo

100 100 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC de trabalho (workflow) próprio. No mínimo possui uma etapa de armazenamento, ou poderá ter predefinido um circuito no qual vários utilizadores podem participar, realizando tarefas sobre o documento. Apenas os utilizadores com perfil de Super User podem aceder a este menu (figura??) NOTA: Para mais informações sobre como criar um workflow Consulte o Capítulo 5 Figura 2.137: Menu Workflow Desenhar um esboço Antes de se proceder à concepção do Workflow desejado, dever-se-á definir todos os passos que o nosso fluxo de trabalho percorrerá. Esta planificação facilitará o passo seguinte da concepção.

101 2.3. MENU WORKFLOW 101 Figura 2.138: Exemplo de um Workflow Conceber Figura 2.139: Opção Conceber Com o iportaldoc são disponibilizados alguns templates de fluxos de trabalho. No entanto, através da funcionalidade de geração de Workflows (Conceber) o cliente poderá criar novos fluxos de trabalho ou alterar os existentes. Ao selecionar esta funcionalidade o utilizador acede a uma listagem

102 102 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC com todos os workflows. Após clicar num dos workflows, este poderá efectuar a visualização do diagrama do mesmo, selecionando o link Editar apresentado no canto superior direito da frame central do iportaldoc. Apenas os Workflows que ainda não foram instanciados permitem efectuar alterações nos diagramas. Para todos os outros que possuam instâncias, a interface de edição é meramente informativa. Caso prtenda alterar workflows instanciados, deverá, primeiramente, selecionar a opção Remover Instância (se não tiver nenhum documento já criado com esse workflow) Para criar um novo fluxo de trabalho, após ter acedido à funcionalidade Conceber do menu Workflow, o utilizador deverá clicar no link Conceber apresentado no canto superior direito da frame central do iportaldoc. No formulário apresentado, deverá introduzir uma descrição para o fluxo de trabalho e definir se este permite ou não a introdução de um documento sem efectuar o upload de um ficheiro (por defeito esta opção não está selecionada). O fato de ser possível introduzir um documento no sistema sem anexar um ficheiro, permite o uso de informação gerada aquando da introdução do mesmo, no ficheiro a ser desenvolvido e posteriormente anexado ao documento. Um exemplo disto mesmo, será a introdução de um documento do tipo Proposta, cujo código gerado (Pr 24/2004) pelo iportaldoc é posteriormente utilizado no conteúdo do ficheiro, a enviar para o cliente e a ser anexado ao documento. Esta opção é muito útil, quando o utilizador quer introduzir registos sobre determinado assunto ou quando quer introduzir documentos ao longo do workflow. Após a introdução do Workflow é disponibilizado o acesso à edição do mesmo, através do link Editar apresentado no canto superior direito da frame central do iportaldoc. A interface de edição e diagrama do fluxo de trabalho são apresentados numa nova janela. Nesta existe uma barra de ferramentas que dispõe de mais ou menos menus, consoante os elementos do diagrama que estão selecionados: Menu Estados Inserir: sempre ativo;

103 2.3. MENU WORKFLOW 103 Alterar: ativo se um estado está selecionado; Remover: ativo se um estado está selecionado; Menu ações Inserir: ativo se um estado está selecionado; Alterar: ativo se uma ação está selecionada; Remover: ativo se uma ação está selecionada; Menu F.Transição Inserir: ativo se um estado com ação está selecionado; Alterar: ativo se uma função de transição está selecionada; Remover: ativo se uma função de transição está selecionada; Foram atribuídos os seguintes símbolos aos vários elementos do workflow: Bolinha preta e traço associado: representa a introdução do documento; Círculo: estado; Quadrado: ação; Traço: função de transição; Devido aos fluxos de trabalho do iportaldoc serem baseados em máquinas de estados, antes de iniciar a concepção de um workflow o utilizador deverá estruturar o mesmo, por forma a que o diagrama obedeça às seguintes regras: As funções de transição saem sempre pela parte inferior do estado e entram pela parte superior de outro estado; Entre dois estados não podem existir duas funções de transição em série (uma a seguir à outra); Não pode existir mais que um estado final;

104 104 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Apenas o estado final não tem ações associadas, todos os outros têm que ter, pelo fato da transição entre estados depender directamente do resultado destas; Possui a funcionalidade Drag and Drop que permite arrastar Estados e Funções de Transição Por forma a que o diagrama fique compreensível, todas as funções de transição que efectuam ligações de retorno entre estados deverão ser colocadas à esquerda, as que efectuem ligações de avanço de estados devem ficar colocadas à direita. Desta forma minimiza-se o risco de intersecção de linhas. Introdução de Estados Ao selecionar esta opção do menu Estados, o utilizador tem acesso ao formulário de introdução dos dados do estado: Descrição do estado; Coordenada x e coordenada y onde irá ficar o estado desenhado no diagrama (caso opte por usar a técnica drag & drop, estas coordenadas adoptarão o local onde posicionou o elemento); Introdução de Ações Na janela apresentada existem vários campos que deverão ser preenchidos da seguinte forma: Link Definir Código para a ação, mostra numa nova janela uma listagem de códigos disponíveis no iportaldoc, permitindo ao utilizador selecionar o que achar mais adequado ao tipo de ação que está a criar. As opções são: ação de Execução Automática Permite a definição de um ação que é executada de uma forma automática. Não pode ser utilizada no primeiro estado do workflow. NOTA: Para mais informação consulte o Anexo A - ações-tipo deste documento. Aceder a um Link Permite a inserção de um link que deverá ser acedido para a ação ser executada.

105 2.3. MENU WORKFLOW 105 Atualiza e Encaminha Documento Sub-ação para atualizar a revisão dodocumento. Atualizar Documento Sub-ação para Atualizar a revisão do documento. Atualizar e Associar Documento Sub-ações para Atualizar e Associar o documento. Agendar Evento Sub-ação que permite o acesso ao Calendário. Alterar e Encaminhar Documento Sub-ação para Alterar Informação do documento. Alterar e Enviar Documentos Contém uma sub-ação para alterar o documento. Depois de executado com sucesso, o documento é enviado para a entidade que o classifica. Alterar Informação Doc. Sub-ação para Alterar Informação do documento. Aprovação por aplicação externa Esta ação pode ser realizada apartir de uma aplicação externa. Aprovar Documento Aprovar Documento com Comentário Pré-Definido Este comentário pode ser escolhido de uma série de comentários prédefinidos.

106 106 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Aprovar Documento com Contém link para o documento e caixa de texto para inserção de um comentário. Envia para o autor do documento caso este seja aprovado. Aprovar Documento com Validação Pede autenticação. Assinar Digitalmente um Documento PDF Sub-ação para assinar digitalmente o documento. Assinar Digitalmente um Documento PDF com Assinatura Pessoal Sub-ação para assinar digitalmente o documento. Assinar e Enviar Documentos Esta ação permite que um documento seja assinado digitalmente com a assinatura digital especificada no iportaldoc, e que o mesmo seja enviado para a entidade que classifica o documento. O conteúdo do que é enviado para a entidade pode ser definido em: Sessão Interface configuração Menu ações. A ação pode ser configurada para enviar o para o endereço definido na entidade ou então para um dos contatos da mesma. Esta ação pode ser realizada a partir do share de inserção (necessário ativar o módulo Módulo assinar e enviar documentos na interface de configuração). Juntamente com o ficheiro que se pretende assinar, indica-se o respectivo ficheiro xml com a informação de classificação. O iportaldoc depois de introduzir o documento, coloca-lhe a assinatura digital e envia-o para o que está especificado na entidade ou contato que classifica o documento. No esquema cronológico do documento ficará registado se o documento foi enviado e, em caso de insucesso, o motivo pelo qual o documento não foi assinado e enviado.

107 2.3. MENU WORKFLOW 107 Associar Documento Sub-ação para associar o documento. Associar e Encaminhar Documento Contém link para o documento e caixa de texto para inserção de um comentário. Sub-ação para Associar o documento. É definida a pessoa que deverá efectuar a ação seguinte através do envio do documento. Carimbar Código Imprime o código de localização física do documento. Classificar Documento Sub-ação para Alterar Informação do documento. Efectua a sugestão de um título para o documento. Digitalizar Documento Apenas notifica o utilizador que tem que efectuar a digitalização de um documento. Encaminhar Contém link para o documento e caixa de texto para inserção de um comentário. É definida a pessoa que deverá efectuar a ação seguinte através do envio do documento. Encaminhar Documento com Validação Contém link para o documento e caixa de texto para inserção de um comentário. É definida a pessoa que deverá efectuar a ação seguinte através do envio do documento. Pede autenticação. Inserir Assistência Sub-ação para inserir assistência.

108 108 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Inserir Honorários Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário, valor e tempo. Introduzir Sub-ação para Introduzir documento. Introduzir e Encaminhar Documento Sub-ação para Introduzir documento. Ler Documento Automaticamente Esta ação é realizada automaticamente sempre que o utilizador que tem que efectuar a ação abrir o documento. Ligar, Associar e Encaminhar Contém uma sub-ação para ligar o documento e uma outra para associar. Ligar Documento Apresenta a hierarquia das diretorias possibilitando ao utilizador efectuar a ligação do documento a outras pastas. Envia a notificar a chegada do documento a todos os utilizadores que tenham permissão de leitura na diretoria, para onde este foi ligado. Ligar Documento sem Permissões Não atribuí per- Sub-ação para ligar o documento a outras pastas. missões. Ligar e Encaminhar Documento Esta ação permite encaminhar um documento. Subação para ligar o documento a outras pastas.

109 2.3. MENU WORKFLOW 109 Mover Documento Sub-ação para mover o documento. Preencher Automaticamente Campos de um Documento do Tipo Template PDF. Esta ação permite que, ao ser realizada, sejam preenchidos automaticamente campos de um documento que seja gerado através de um template PDF. Exemplo: Ao aprovar um documento colocar a assinatura digitalizada de quem aprovou, o nome e ainda a data de aprovação. Descrição da ação - O que pretende que o utilizador leia quando receber uma ação pendente; Atribuição Posterior: Sim, implica que a ação pode ser atribuída manualmente, isto é, a pessoa que realizou a ação do estado anterior é que decide quem irá efectuar a ação, ou automaticamente, sendo neste caso o sistema a enviar a ação para o autor do documento para escolher o utilizador que deverá realizar a ação; Não, aquando da configuração do workflow será necessário atribuir a realização da ação a um determinado utilizador; Resultados da ação: Define-se o resultado específico para aquela ação, por exemplo, Aprovado e Reprovado em que cada um dos resultados levará para estados diferentes o documento; Operador p/ defeito, é a operação, por valor lógico, atribuída à F.T. aquando da introdução de uma outra ação deste tipo, na parte de configuração de workflows: OU - para casos em que basta a realização de determinado resultado; E - para casos em que todos os responsáveis pela ação necessitam de escolher aquele resultado.

110 110 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Introdução de Funções de Transição Na janela apresentada existem vários campos que deverão ser preenchidos da seguinte forma: Estado seguinte, estado a ficar ativo sempre que seja efectuada esta Transição; Coordenadas x e y onde deverá ser desenhado o símbolo da função de transição (se fizer drag & drop da função de transição, ela automaticamente ficará com as coordenadas de onde a posicionou); Direcção de saída do Estado Atual, indicação necessária para a construção do diagrama; Direcção de saída da Função de transição, indicação necessária para a construção do diagrama; Resultado da ação que faz despoletar a Função de Transição (por exemplo, do estado 1 segue para o estado 2 quando o resultado é x); Instanciar Figura 2.140: Opção Instanciar Depois de conceber o Workflow, segue a fase da Instanciação. Para aceder a esta funcionalidade o utilizador deverá selecionar no menu Workflow a opção Instanciar. Um template de Workflow pode servir de base a vários fluxos de trabalho, isto é, criar uma cópia de trabalho de um modelo de um workflow, podendo este ser instanciado várias vezes. Através desta funcionalidade é possível utilizar o mesmo fluxo de trabalho adaptando-o a cada Departamento da empresa, por exemplo um workflow do tipo Fax pode ser instanciado com descrições Fax Departamento Técnico e Fax Departamento Comercial possibilitando a distribuição de chegada de faxes a vários pontos da empresa.

111 2.3. MENU WORKFLOW 111 Em cada departamento os workflows estariam configurados para os utilizadores mais apropriados, não necessitando de estar centralizado o serviço para uma ou duas pessoas em toda a empresa Configurar Figura 2.141: Opção Configurar Após ser instanciado, um workflow deve ser configurado, isto é, o Super User pode atribuir utilizadores às diferentes ações de um fluxo de trabalho e selecionar a opção Ativo para que o Workflow possa ser utilizado. Esta funcionalidade dispõe ainda de uma opção que mantém as permissões do fluxo, apenas quando o workflow estiver finalizado, para isso, o utilizador terá de selecionar a opção Permissões na frame central da funcionalidade Configurar. Para além da configuração do Workflow, o utilizador pode configurar os fluxos de trabalho, como Inserir ações, Alterar Transição e o Tempo de Execução Remover Instância Figura 2.142: Opção Remover Instância Desde que um fluxo de trabalho não esteja a ser utilizado por nenhum documento, a instância do mesmo pode ser removida.

112 112 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Inserir ações Figura 2.143: Opção Inserir ações Para inserir uma ação num estado, o utilizador tem que especificar qual o workflow e o estado a que esta pertence. As ações acrescentadas, vão ser cópias de uma ação que já existe, ou seja, vão ter o mesmo Código de ação, Tempo de Execução e o mesmo Resultado. Após a inserção deverá reconfigurar o fluxo de trabalho, isto é, atribuir um utilizador à ação criada. Ao ser inserida uma ação, automaticamente é alterada a função de transição entre estados, pelo que o utilizador deverá confirmar se esta transição é a que pretende Alterar Transição Figura 2.144: Opção Alterar Transição A função de transição entre estados de determinado Workflow pode ser alterada sempre que o Super User necessite, no entanto esta ação tem que ser efectuada com o máximo cuidado, uma vez que é dela, que depende o bom funcionamento do Workflow Visualizar F.T. Figura 2.145: Opção Visualizar F.T.

113 2.3. MENU WORKFLOW 113 Como foi referido anteriormente, a alteração das funções de transição, é um assunto que requer alguma atenção, pelo que foi desenvolvida uma interface, na qual o utilizador pode visualizar facilmente como foram definidas as funções de transição entre estados de um Workflow Tempo Exec. Figura 2.146: Opção Tempo Exec. Como é importante que as ações sejam efectuadas dentro de prazos bem definidos e para que tudo funcione da melhor forma numa empresa, foi implementada uma interface onde se podem determinar prazos para cada fluxo de trabalho. Sempre que faltar uma semana para o prazo de determinada ação terminar, o utilizador incumbido de a realizar será informado via mail, sendo que esta situação repete-se no dia em que termina o prazo. Apesar das notificações, se o utilizador não efectuar a ação, no dia seguinte ao prazo terminar, o seu Super User será notificado do facto através de um . A funcionalidade de Tempo de Execução permite configurar o tempo que cada utilizador tem disponível para realizar uma ação. Por defeito, o utilizador tem 30 dias para executar a ação. No entanto, esta opção pode ser alterada. Realce para o facto do Super User poder dar um certo prazo de dias que seja contabilizado apenas nos dias úteis Ass. Tipo Doc. Figura 2.147: Opção Associar Tipo de Documento

114 114 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Esta funcionalidade permite associar um tipo de documento a um workflow. Esta associação é apenas utilizada aquando da introdução automática de documentos via share de inserção e por digitalização, isto é, através das pastas de introdução de workflows. Deste modo, se um workflow estiver associado a um tipo de documento, ficará automaticamente classificado Ass. Diretoria Figura 2.148: Opção Associar Diretoria Esta opção permite associar uma determinada diretoria a um workflow. Esta associação só é usada na introdução automática de documentos via share e digitalização. Desta forma, a diretoria (pasta e sub-pastas) será associada a um workflow Agendamento Esta opção permite a configuração de workflows agendados e com possibilidade de reiteraçãoição. Este é um módulo é direccionado aos gabinetes de contabilidade, mas com possibilidade de utilização em qualquer organização, que permite definir workflows com data agendada para o seu início e com possibilidade de repetição, incluindo a atribuição dos mesmos a determinadas entidades. Para os gabinetes de contabilidade irá permitir a gestão de pagamentos de IRS, IVA, etc de cada cliente. Para outras organizações irá permitir a gestão de workflows de pagamentos de seguros, auditorias, reuniões de gestão, etc. A ativação no módulo e atribuição de permissões aos utilizadores sobre o mesmo é feito em: Definições Interface configuração Agendamento de workflows O agendamento dos workflows é feito no seguinte menú: Workflow Agendamento

115 2.3. MENU WORKFLOW Gerador de ações Figura 2.149: Opção Gerador de ações Esta funcionalidade é muito útil pois apresenta a lista de ações tipificadas (Figure ) já disponíveis no iportaldoc sem a necessidade de fazer configurações adicionais. Figura 2.150: Lista de ações (imagem parcial) Como poderá ver a lista é bastante extensa e prevê praticamente todas as situações que a sua organização poderá encontrar, mas se assim o desejar poderá modificar uma ação, para isso basta clicar no seu nome. Uma nova página irá ser visualizada (Figura 2.151) que lhe permitirá editar a ação das mais variadas formas, desde a sua designação e descrição até a alterações mais profundas, que irão se reflectir até no aspecto gráfico, ao incluir uma frame, avisos e comentários, oferecendo até a possibilidade de selecionar qual a frame que abrirá primeiro.

116 116 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.151: Página de Modificação da ação (imagem parcial) Quando terminar de editar a ação, clique por favor no botão Modificar no fundo da página. NOTA 1: As ações-tipo originais não deverão ser alteradas, excepto quando as alterações prevêem todos os processos existentes. Para casos específicos, sugere-se copiar a ação-tipo original e alterar o que se pretende. NOTA 2: Para mais informação sobre este tópico, consulte o capítulo dedicado às Ações a Realizar pelo Utilizador e o Anexo A deste documento. 2.4 Menu Diretoria Para poder aceder a todas as funcionalidades disponibilizadas por este menu (figura 2.152), o utilizador tem que ter no mínimo um perfil de Sub- Coordenador.

117 2.4. MENU DIRETORIA 117 Figura 2.152: Menu Diretoria Alterar Figura 2.153: Opção Alterar Após a inserção de determinada diretoria os seus dados podem ser alterados, bastando para tal aceder a esta opção do menu Criar Figura 2.154: Opção Criar O procedimento de criação de uma nova Diretoria, necessita da selecção prévia de uma Diretoria Mãe. Nesta será inserida a que se pretende criar. Para selecionar uma Diretoria basta clicar no nome da mesma, apresentado na hierarquia de diretorias, na frame do lado esquerdo do ecrã. Ao

118 118 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC estar selecionada, a pasta é apresentada com uma cor distinta dos restantes, à semelhança do que acontece nos documentos (figura 2.155). Figura 2.155: Selecção da Diretoria Para criar pastas, o utilizador deve aceder ao menu Diretoria e escolher a opção Criar (figura 3.1). Figura 2.156: Criar Diretoria Na frame central o utilizador encontra um conjunto de campos para preencher em função da pasta que está a criar. Deverá atribuir-lhe um nome, um tipo de diretoria, ou seja, o ícone gráfico que deseje que represente a sua pasta e, opcionalmente, uma descrição para a pasta, quando passar o cursor sobre a mesma. O utilizador tem ainda a possibilidade de definir a ordem pela qual pretende que a pasta apareça na hierarquia (figura 3.2).

119 2.4. MENU DIRETORIA 119 Figura 2.157: Formulário de introdução de Diretoria Remover Figura 2.158: Opção Remover Sempre que é removida uma Diretoria, todos os dados relacionados com esta são eliminados do gestor, nomeadamente, subdiretorias, documentos, utilizadores associados e respectivos workflows. Para remover uma diretoria, o utilizador tem de ser Super User ou Coordenador na mesma Mover Figura 2.159: Opção Mover Esta funcionalidade é apenas acessível a utilizadores que tenham permissões de escrita na pasta destino. Deste modo, o utilizador deverá selecionar a diretoria que pretende mover e posteriormente selecionar a diretoria

120 120 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC de destino. Para mover pastas, o utilizador tem de ser Super User ou Coordenador na pasta de destino Ass.Utilizador Figura 2.160: Opção Associar Utilizador Esta funcionalidade permite associar utilizadores à diretoria selecionada. De realçar que o mesmo utilizador pode ter perfis distintos, dependendo da diretoria, ou seja, um utilizador numa diretoria pode ser Coordenador e noutra apenas Leitor. O facto de serem atribuídos perfis nas diretorias existentes, permite gerir o acesso aos documentos existentes nessas mesmas diretorias. Para criar perfis, escolha a opção Perfil do menu Definições Ass.Utiliz. Tipo Doc. Figura 2.161: Opção Associar Utilizador a Tipo de Documento Esta funcionalidade permite associar os utilizadores aos tipos de documentos criados na funcionalidade Tipos Doc. do menu Definições (figura 2.162). Para criar um novo tipo de documento deve aceder à opção Tipos Doc., presente no menu Definições. Para associar utilizadores ou grupos de utilizadores deverá selecionar o nome do utilizador, ou, se pretender associar a um grupo inteiro, bastará selecionar o nome do grupo e todos os seus elementos ficarão com o tipo de documento associado.

121 2.4. MENU DIRETORIA 121 Figura 2.162: Associação de utilizadores a Tipos de Documentos Ass.Utiliz.Work. Nas diretorias, cada utilizador pode ter associado vários fluxos de trabalho, ou nenhum, dependendo das suas funções nessa diretoria (figura 2.163). Para criar um fluxo de trabalho, aceda ao menu Workflow e escolha a opção Conceber. NOTA: A opção no fundo da janela de Associação ou Desassociação Recursiva se selecionada, vai atribuir aquele tipo de documento ou workflow que estamos a associar àquele utilizador. também nas sub-diretorias. Figura 2.163: Associação de utilizadores a Workflow A opção Trocar Workflow permite, tal como o nome indica, trocar um

122 122 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC workflow por outro que o irá substituir por aquelas diretorias e utilizadores, não necessitando de desassociar um primeiro e associar outro depois Ass.Utiliz.Macro. Figura 2.164: Opção Associar Utilizador a Macro É através desta funcionalidade que as macros criadas podem ser associadas a um utilizador. Do mesmo modo, macros já associadas podem igualmente ser desassociadas recorrendo a esta opção. Só é permitida uma macro por pessoa, podendo, no entanto, existir várias macros numa mesma pasta, associada a vários utilizadores. Importa referir, também, que se a macro tiver definida o tipo de documento e workflow a serem usados naquela diretoria, os dois passos anteriores (2.4.6 e 2.4.7) deixam de ser necessários Replicar Permissões Figura 2.165: Opção Replicar Permissões Como o nome implica esta funcionalidade estende as permissões de um selecionável Utilizador de Referência para um outro Utilizador através da selecção dos mesmos nas correspondentes listas pop-down (figura 2.166).

123 2.4. MENU DIRETORIA 123 Figura 2.166: Replicar Permissões Nota: Tenha em atenção que necessita estar posicionado na diretoria desejada de forma a que a replicação seja feita nas pastas. A checkbox de Replicação Recursiva permite estender essas permissões a todas as sub-pastas nessa mesma diretoria. Existe também a opção de replicar os seguintes atributos: Perfis nas Diretorias - O tipo de permissão que o utilizador de referência tinha será atribuído ao novo utilizador; Tipos de Documentos - O novo utilizador poderá introduzir os tipos de documento que o utilizador de referência podia; Workflows; Macros - O utilizador poderá usar as macros a que o utilizador de refrência tinha acesso; Documentos - O novo utilizador irá ver os documentos que estavam restritos às permissões de um determinado workflow, mas que o utilizador de referência teve acesso.

124 124 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Info Figura 2.167: Opção Info Esta funcionalidade é acessível a todos os utilizadores que possam visualizar esta Diretoria. Aqui encontram informação relativa à diretoria e ao perfil atribuído a cada utilizador Lista de ações Figura 2.168: Opção Lista de ações Esta funcionalidade é acessível apenas a utilizadores com perfil Super User ou de Coordenador, que podem realizar ações de outros utilizadores ou encaminhá-las para outro.

125 2.4. MENU DIRETORIA 125 Figura 2.169: Lista de ações Pendentes Quem tem acesso a esta lista, pode Agendar as ações para uma data definida, fazendo com que a ação seja ocultada da listagem até à data de reativação. Para tal, clique na opção Alterar e agende a ação. Sempre que pretender visualizá-las, clique na opção Mostrar ações Agendadas. Figura 2.170: Alterar Agendamento da ação

126 126 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Todas as ações que realizamos, em determinado documento, ficarão registados no Esquema Cronológico do documento. Ao aceder a esta funcionalidade o utilizador pode visualizar todas as ações que estão por realizar e as realizadas consoante o seu perfil. Deste modo, um utilizador com perfil Super User pode visualizar todas as ações que estão por realizar por diretorias e respectivos responsáveis por cada ação. Figura 2.171: Esquema Cronológico ações por utilizador Figura 2.172: Opção Replicar Permissões Esta funcionalidade permite efectuar pesquisas relativas aos utilizadores e respectivas ações a realizar. Ao efectuar a pesquisa, apenas pode selecionar o utilizador que pretende pesquisar, onde são devolvidas todas as ações por realizar desse utilizador. Pode-se também efectuar a pesquisa por ação, onde aparecem todos os utilizadores que têm a ação selecionada por realizar. As pesquisas efectuadas com esta funcionalidade necessitam da selecção prévia de uma diretoria.

127 2.5. MENU MÓDULOS Menu Módulos Figura 2.173: Menu Módulos As funcionalidades disponíveis neste menu, dependem do tipo de permissões de cada utilizador e dos módulos que ativou no menu Definições Interface de Configuração. Aqui é possível ter acesso às mais diversas funcionalidades vocacionadas para darem resposta às necessidades específicas de uma certa atividade ou organização. Consoante as escolhas efectuadas, o que é permitido visualizar irá variar significativamente. Apresentamos, de seguida, alguns exemplos: Introdução de Hierarquia A possibilidade de introduzir uma hierarquia de pastas e ficheiros no iportaldoc é ativada e configurada na lista de módulos ativos da Interface de Configuração Figura 2.174: Ativação Módulo Introdução Hierarquia E estará disponível no menu Definições Introduzir Hierarquia.

128 128 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.175: Localização da opção Introduzir Hierarquia A configuração do módulo passa por definir quais os utilizadores a ter permissão para introduzir hierarquias no iportaldoc. Para utilização deste módulo, basta colocar a hierarquia de pastas e ficheiros que se pretende introduzir no share existente para o efeito (com o nome Introduzir Hierarquia ) e acedendo à interface de Introduzir Hierarquia será necessário configurar a classificação que irão ter os documentos da hierarquia a inserir. Depois de indicar os dados para essa classificação deverá clicar em Configurar para que essa informação seja guardada, de forma a poder ser utilizada da próxima vez. Poderá alterar essas configurações sempre que achar conveniente. Após este passo apenas será necessário clicar em Introduzir Hierarquia para dar início ao processo de introdução das pastas e documentos no

129 2.5. MENU MÓDULOS 129 iportaldoc. Enquanto isto estiver a ser executado não é permitido introduzir uma nova hierarquia. Depois do processo ter terminado, é enviado um para o utilizador que deu início ao processo, a informar que a hierarquia já se encontra disponível no iportaldoc. Na funcionalidade Introduzir Hierarquia foi adicionada uma opção que permite que sejam efectuadas atualizações da revisão de documentos, se na diretoria em causa existir um ficheiro com o mesmo nome (e extensão). Os documentos que ainda não existam são inseridos como novos. Este modo de funcionamento é ativo na opção Criar uma nova revisão do documento caso o mesmo já exista Gestão de Energia Figura 2.176: Módulo Gestão de Energia Este módulo é dividido em três menus: Infraestruturas Inserção de volume Relatórios/Estatísticas Figura 2.177: Gestão de Energia - Opções Disponíveis

130 130 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC O primeiro permite caraterizar infraestruturas permitindo a um utilizador preencher um conjunto de campos relativos a dados gerais como localização e códigos. E também possível distinguir se se trata de uma infraestruturas de produção ou consumo de energia e caraterizar diferentes tipos de geração (eléctrica, GPL, etc) e/ou consumo. Caso a infraestrutura possua medidores de caudal é possível caraterizalos e posteriormente introduzir os valores relativos a medições de volumes realizadas. Isto pode ser feito com recurso ao segundo menu, Inserção de volume. Por último, a opção Relatórios/Estatísticas apresentará a correlação de valores energéticos consumidos SAFT Figura 2.178: Ativação módulo SAFT Foi criado um novo módulo para arquivo de documentos com relevância fiscal em suporte electrónico designado Módulo SAFT. Este módulo permite importar o ficheiro SAFT gerado pelo ERP, criando uma estrutura de diretorias por cada ficheiro SAFT inserido. Na diretoria criada vão ser ligadas todas as faturas, notas de crédito, notas de débito e guardado o ficheiro importado com o titulo indice. Este módulo permitirá guardar facilmente o conteúdo da diretoria num CD, copiando a mesma a partir da partilha Acesso. O módulo é configurado e ativado no menu Definições Interface configuração SAFT. Somente os utilizadores autorizados têm acesso ao módulo a partir de Definições Módulos SAFT Serviços Sociais Tal como em todos os outros, a ativação deste módulo é feita em Definições Interface de Configuração

131 2.5. MENU MÓDULOS 131 Figura 2.179: Coloque o visto na opção desejada e confirme as configurações implementadas. Figura 2.180: Ativação módulo Serviços Sociais Ao aceder agora ao menu, verificará que na opção Configurações é possível definir os Serviços disponibilizados, Tipos de Pagamento, Mensalidades, Planos de Pagamento, Pagamentos mensais, Pagamentos anuais e Descontos praticados. Figura 2.181: Definição de Mensalidades:

132 132 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.182: Definição do Plano de Pagamento: Figura 2.183: No Plano de Pagamento define-se qual a percentagem da mensalidade e que mensalidades se paga em cada mês. (Neste caso, por exemplo, no mês de Setembro, deverá ser pago 75% do valor da mensalidade de Setembro.) Pagamentos Mensais (multas):

133 2.5. MENU MÓDULOS 133 Figura 2.184: Aqui, é possível definir o valor das multas a serem aplicadas (neste caso, por exemplo, é definida a fórmula a ser aplicada caso haja atrasos na saída do Jardim de Infância). Pagamentos anuais (férias): Figura 2.185: Aqui, podem definir-se valores extra a serem pagos anualmente, como

134 134 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC por exemplo valor acrescentado por determinado período de férias. Para registar um utente nos Serviços Sociais deverá aceder ao menu Módulos Serviços Sociais Inserir utente. Figura 2.186: Será, então, apresentado um formulário que deverá ser preenchido com os dados do utente. Os dados apresentados variam consoante o Serviço Social selecionado. Figura 2.187:

135 2.5. MENU MÓDULOS 135 Cada utente inserido terá então uma ficha com os seus dados, onde ficam registados os pagamentos efectuados, etc. Na opção Pagamentos, da ficha de utente, é possível definir os pagamentos que o mesmo tem a efectuar: Figura 2.188: Os pagamentos de cada mês ficarão, depois, disponíveis na ficha do utente: Figura 2.189: Na ficha do utente, é, também, possível registar Ocorrências. As ocorrências são gastos extraordinários que se teve com o utente e que devem, também, ser pagos. Nesta mesma página, podemos, também, definir os pagamentos mensais e anuais respeitantes ao utente. As multas existentes podem ser consultadas em Serviços Sociais > Lista de Multas.

136 136 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.190: Para emitir os recibos dos pagamentos efectuados deverá selecionar a opção Recibos: Figura 2.191: Na página apresentada, deverá selecionar-se o serviço e mês pretendidos e clicar em Gerar Dados Agendamento de workflows O módulo Agendamento de workflows é direccionado aos gabinetes de contabilidade, mas com possibilidade de utilização em qualquer organização, permitindo definir workflows com data agendada para o seu início e com possibilidade de repetição, incluindo a atribuição dos mesmos a determinadas entidades. Para os gabinetes de contabilidade irá permitir a gestão de pagamentos de IRS, IVA, etc de cada cliente. Para outras organizações irá permitir a gestão de workflows de pagamentos de seguros, auditorias, reuniões de gestão, etc.

137 2.5. MENU MÓDULOS 137 A ativação no módulo e atribuição de permissões aos utilizadores sobre o mesmo é feito em: Definiç~oes Interface configuraç~ao Agendamento de workflows Figura 2.192: Ativação módulo Agendamento de workflows O agendamento dos workflows: Workflow Agendamento Figura 2.193: Localização da opção Agendamento

138 138 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Introdução Documentos Figura 2.194: Módulo de Introdução de documentos Tal como em todos os outros módulos a ativação/desativação do mesmo é feita no menu Definições - Interface de Configuração. Em Introdução de documentos coloque um visto para activer ou remova-o para o desativar. Figura 2.195: Activação do Módulo de Introdução de documentos Este módulo torna possível o upload de documentos em grande escala. Para o efeito, os documentos que se pretendam importar deverão ser colocados num ficheiro.zip, onde deverá constar também um ficheiro.xls(x), que deverá conter a classificação a atribuir a cada um dos documentos importados obedecendo ao exemplo patente na imagem seguinte.

139 2.5. MENU MÓDULOS 139 Figura 2.196: Ficheiro excel de importação (imagem parcial) Nota 1: Não é necessário a inclusão de todos os campos de classificação (é possível apagar colunas). No entanto, os campos documento, workflow e titulo são obrigatórios. Nota 2: O ficheiro zip não poderá conter pastas. Ou seja, os documentos a serem comprimidos devem-no ser para a raíz do ficheiro zip. A designação dos campos a configurar no ficheiro xls(x) (nome das colunas) pode ser alterada. Para isso aceda ao menu Módulos -> Introduç~ao Docs e clique no link Configuraç~oes. Figura 2.197: Inserção e classificação de Ficheiros Tenha atenção às repercussões destas modificações, aquando da criação do.xls(x). No final das alterações implementadas clique no botão Modificar, localizado no fundo da página.

140 140 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Figura 2.198: Configurar Campos Após ter todos os ficheiros prontos para inserção (folha de cálculo xls(x) mais os documentos a inserir)... Figura 2.199: Ficheiros

141 2.5. MENU MÓDULOS 141 selecione-os e comprima-os para.zip. Mais uma vez recorda-se que o deve fazer diretamente para a raíz do ficheiro e não para dentro de uma pasta (não crie um diretório no ficheiro.zip). Figura 2.200: Compressão de Ficheiros Para os introduzir aceda ao menu Módulos Introduç~ao Docs. e clique em Browse... Selecione o ficheiro comprimido e de seguida clique no botão Submeter. Figura 2.201: Inserção e classificação de Ficheiros Será visualizada uma lista dos documentos a inserir com duas opções disponíveis. Figura 2.202: Ficheiros Inseridos e Classificados A opção de validação funciona como uma verificação de erros após alteração ou correção. Se os campos não forem válidos serão assinalados a

142 142 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC vermelho. Ao clicar no ícone de roda dentada abrirá a janela de alteração de valor para o campo respectivo. Figura 2.203: Alterar valor Como o próprio nome indica, a opção de inserção introduz os documentos no iportaldoc. NOTA: Caso o campo caminho_pasta não esteja preenchido, os ficheiros irão para a pasta ditada pelo seu workflow. De realçar que este campo sobrepõe-se sempre ao que é ditado pelo workflow, se uma outra localização for inserida o ficheiro terá sempre como destino o estipulado pelo campo e nunca o que é ditado pelo workflow. Após inserção vai poder visualizar a lista de documentos introduzidos. Figura 2.204: Documentos inseridos

143 2.6. MENU SESSÃO 143 Se desejar mais informações, clique em Ver registo de introduç~ao. Figura 2.205: Registo de Introdução Módulo Miniaturas Se a funcionalidade miniatura estiver ativa será apresentada no +info do documentos, além da listagem na própria pasta, para que o utilizador possa consultar a primeira página sem ter de abrir o documento. Figura 2.206: Registo de Introdução 2.6 Menu Sessão Todas as funcionalidades deste Menu (figura 2.207) estão disponíveis a todos os utilizadores, independentemente do seu perfil.

144 144 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Aqui, cada utilizador gere a sua conta no iportaldoc, como por exemplo, as suas ações pendentes, o seu calendário, o idioma, determinadas configurações da interface que visualiza. Figura 2.207: Menu Sessão Ações Figura 2.208: Opção ações Ao aceder a esta opção do menu é apresentada numa nova janela a listagem de todas as ações que o utilizador tem para efectuar (figura 2.209).

145 2.6. MENU SESSÃO 145 Figura 2.209: Listagem de ações a realizar O iportaldoc dá ainda a possibilidade de realizar ações em bloco. Esta funcionalidade está disponível nas ações de encaminhar e aprovar, permitindo ao utilizador realizar todas as ações do mesmo tipo que pretender. Esta funcionalidade permite também filtrar as ações não só pelo tipo da ação como também pelo tipo da entidade, entidade e título do documento. NOTA 1: Quando um utilizador tem determinada ação pendente, ao clicar nesta para a resolver, tem agora disponível a funcionalidade de Marcar documento como importante para que possa seguir o estado daquele documento mesmo depois de realizar a sua ação. Na interface principal do iportaldoc, junto ao ícone das ações pendentes, terá um novo ícone com os documentos marcados pelo utilizador. NOTA 2: Para mais informação sobre esta e outras funcionalidades consulte o Anexo A e C deste documento

146 146 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Calendário Figura 2.210: Opção Calendário No Calendário é permitido aos utilizadores uma série de ações através dos links colocados no canto superior direito da janela apresentada. Esta funcionalidade é descrita no Capítulo 3. É possível definir os dias úteis no Interface de Configuração. Esta funcionalidade permite que um utilizador possa optar entre uma contagem que inclua todos os dias do mês ou apenas os dias úteis para a realização de ações Entidades Figura 2.211: Opção Entidades Ao aceder a esta opção do menu, dependendo do tipo de perfil associado às entidades que o utilizador tem associado, pode ou não, ter opção de gestão. No caso de não possuir perfil de Administrador o utilizador apenas poderá visualizar os dados inseridos. Para introduzir entidades é necessário inserir, numa primeira fase, tipos de entidades. Os tipos de entidades são categorias nas quais o utilizador vai organizar as entidades relacionadas com a sua organização. As entidades são geridas no IPContactos e aqui são definidos os perfis associados às respectivas entidades. Independentemente do perfil atribuído ao utilizador no iportaldoc, a interface do IPContactos está disponível para qualquer utilizador (figura 2.212). No entanto, o acesso a estes dados só é permitido se o utilizador apresentar um perfil válido no IPContactos.

147 2.6. MENU SESSÃO 147 Figura 2.212: Interface IP Contactos Separador Dados Auxiliares NOTA: Para criar uma Entidade, deve primeiro criar uma entrada Tipo de entidade na página Dados Auxiliares. Este procedimento é obrigatório. Não pode criar uma Entidade se não tem um tipo para a classificar. selecionando este separador na página principal, visualizará uma lista de atributos (Figura 2.213) que servirá para caraterizar uma dada entidade. Figura 2.213: Dados Auxiliares Este passo é crucial, terá de criar pelo menos uma entrada em qualquer um destes atributos se deseja que eles estejam disponíveis quando está a criar

148 148 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC entidades. Para o fazer, clique, por exemplo, em Novo Tipo de Entidade (Figura 2.215) Figura 2.214: Botão Novo Tipo de Entidade Insira os dados, por exemplo: Fornecedores e clique em Guardar Figura 2.215: Tipo de Entidade Esta é a lista completa de atributos: Tipos de Entidade - The mandatory attribute, a type of Entity (e.g. Fornecedores, Clientes,etc.) Categorias - Um tipo de entidade sub-nível (ex. CeBite 2001). Sub-Categorias - Tenha atenção que antes de criar uma sub-categoria deverá criar uma Categoria. Países - Criar um País. Estados - Criar um Estado. Províncias - Criar um Província.

149 2.6. MENU SESSÃO 149 Regiões - Criar um Região. Classificação das Atividades Económicas - Identifica uma entidade pelo seu código CAE. Grupos Associados - Criar um Grupo Associado (ex Consultor, Imprensa, Revendedor, Utilizador, etc.) Campo Adicional - Atributo extra que necessite utilizar. Grupos de contatos - Cria uma etiqueta que identifica um grupo de contatos. Siga o mesmo procedimento de criação de Tipo de Entidades para os outros atributos. Separador Contatos Privados Como o IPBrick Contactos integra-se com outras aplicações IPBrick, o separador Contatos Privados irá visualizar todas as entradas privadas criadas na aplicação IPBrick egroupware. Separador Contatos Públicos Neste separador poderá criar entidades e adicionar-lhes contatos. Figura 2.216: Separador Contatos Públicos Criar uma Entidade Como já foi dito anteriormente, para ser possível a criação de entidades, é necessário criar primeiro, pelo menos um Tipo de Entidade na página Auxiliary Data.

150 150 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC NOTA: Este procedimento é obrigatório. Clique em Inserir. No separador Geral, preencha os campos disponíveis (Nome, Endereço, Código Postal, País and Número de Contribuinte) NOTA: Alguns destes atributos são criados no separador Dados Auxiliares e não são obrigatórios. Figura 2.217: Contatos Públicos - Criação de Entidades - Separador Geral No separador Classificação selecione o tipo de entidade que deseja criar (como pode ver, é aqui que se tornam importantes as configurações feitas previamente em Dados Auxiliares) Figura 2.218: Contatos Públicos - Criação de Entidades - Separador Classificação

151 2.6. MENU SESSÃO 151 Para diversificar ainda mais a classificação da entidade, existem mais dois separadores. Comunicações: . Telefone: Se desejar adicionar vários números por favor separe-os com / Telemóvel: Se desejar adicionar vários números por favor separeos com / Fax: Se desejar adicionar vários números por favor separe-os com / MSN. IPBrick phone: selecione o IPBrick phone da entidade registada no servidor IPBrick. Outros: Localização: selecione a partir dos atributos previamente criados. Comentários: Adicione os comentários que desejar. NIB: Insira o NIB da entidade. Web: A página web da entidade. Domínio da empresa Mailing list: SIM ou NÃO Aniversário: Clique por favor no icone do calendário para selecionar o aniversário da Entidade/Contato. Estado: Para selecionar um Estado terá de o criar em Dados Auxiliares. Província: Para selecionar uma Província terá de a criar em Dados Auxiliares. Região: Para selecionar uma Região terá de a criar em Dados Auxiliares. Apresentação: Preencha com os dados necessários a serem considerados.

152 152 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Cargo: A posição hierárquica ocupada. Campo Extra: Adiciona um atributo adicional. Clique em Guardar Depois de criar uma Entidade, poderá verificar se todos os dados foram inseridos correctamente, se assim não for, clique em Modificar ou Apagar se deseja apagar a entrada Criar um Contato Agora que criou uma Entidade poderá adicionar-lhes Contatos. No separador Contatos Públicos, selecione a entidade e clique no separador Contatos. Figura 2.219: Contatos Públicos - Separador Contatos Clique em Novo Contato. Figura 2.220: Botão Novo Contato Preencha os campos disponíveis (Nome, Endereço, Código Postal, País and Número de Contribuinte)

153 2.6. MENU SESSÃO 153 Figura 2.221: Separador Geral Para diversificar ainda mais a classificação do contato, existem mais dois separadores. Comunicações: . Telefone: Se desejar adicionar vários números por favor separe-os com / Telemóvel: Se desejar adicionar vários números por favor separeos com / Fax: Se desejar adicionar vários números por favor separe-os com / MSN. IPBrick phone: selecione o IPBrick phone da entidade registada no servidor IPBrick. Outros: Localização: selecione a partir dos atributos previamente criados. Comentários: Adicione os comentários que desejar. NIB: Insira o NIB do contato. Web: A página web do contato.

154 154 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Domínio da empresa Mailing list: SIM ou NÃO Aniversário: Clique por favor no icone do calendário para selecionar o aniversário do Contato. Estado: Para selecionar um Estado terá de o criar em Dados Auxiliares. Província: Para selecionar uma Província terá de a criar em Dados Auxiliares. Região: Para selecionar uma Região terá de a criar em Dados Auxiliares. Apresentação: Preencha com os dados necessários a serem considerados. Cargo: A posição hierárquica ocupada. Campo Extra: Adiciona um atributo adicional. Clique em Guardar. Depois de criar o contato poderá verificar se todos os dados inseridos estão correctos. Se não estiverem, click em Editar ou Remover se desejar apagar a entrada Ordenar Docs Figura 2.222: Opção Ordenar Documentos É através desta funcionalidade, que o utilizador poderá proceder à ordenação de documentos nas respectivas pastas. Esta ordenação é feita por diretoria, pode ser ascendente ou descendente e segundo vários critérios. Esta funcionalidade está disponível a todos os utilizadores independentemente do seu perfil.

155 2.6. MENU SESSÃO Config. Utilizador Figura 2.223: Opção Config. Utilizador Esta opção permite que um utilizador, independentemente das permissões instituidas pelo Administrador do sistema, possa personalizar certos parâmetros do interface do seu iportaldoc, tais como: linguagem, opções de ordenamento nas ações a Executar (Prazo, Entidade, Título e Código do documento, Descrição da ação), checkbox de listagem por diretoria (visualizar ou não todas as ações, independentemente da pasta que se encontra selecionada) e ordenação do Esquema Cronológico (Ascendente ou Descendente), poderá também organizar a tabela da lista de ações com as colunas que achar convenientes. Figura 2.224: Configuração de Utilizador

156 156 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Gestão de +info Figura 2.225: Opção Gestão de +Info Numa listagem de documentos de uma determinada diretoria é visível, à direita do documento, a opção +info. Se o utilizador parar com o cursor em cima dessa área, aparecerão dados relativos a esse documento. Com a funcionalidade gestão de +info pode-se configurar se a caixa informativa deve ou não ser visualizada, e que parâmetros relativos ao documento devem aparecer (figura 2.227). Figura 2.226: Gestão de +info NOTA: Se pretender que a informação não esteja visível, retire o visto

157 2.6. MENU SESSÃO 157 do campo Visível no fim da lista. No fundo da página encontra também a opção de apresentação do documento na mesma janela. Por omissão esta funcionalidade encontra-se desativada, clique na checkbox e selecione o tipo de visualização A, A+B, ou B Figura 2.227: Gestão de +info (tipo visualização) A opção A é a visualização normal da janela +info, a opção A+B apresenta a mesma janela dividida entre o painel +info e o documento em questão e, por último, a opção B apresenta-lhe apenas o documento Mudar Password Figura 2.228: Opção Mudar Password Esta opção permite ao utilizador alterar os seus dados, nomeadamente a sua password e , se deste modo estiver configurado Mudar Sigla Figura 2.229: Opção Mudar Sigla

158 158 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Ao selecionar esta função o utilizador pode alterar ou atribuir uma sigla ao nome do utilizador, desta forma poderá fazer com que a sigla configurada esteja disponível para, por exemplo, fazer parte do código de documento. Figura 2.230: Alterar Sigla de Utilizador Histórico Figura 2.231: Opção Histórico Esta funcionalidade, apresenta-lhe uma forma simples de não só aceder ao registo de todos os documentos consultados, mas também uma forma de encontrar rapidamente a um documento(s) que consulte com frequência. Ao aceder à opção encontrará a opção de selecionar a Data início e Data fim da pesquisa.

159 2.6. MENU SESSÃO 159 Figura 2.232: Histórico Para escolher o dia de início ou fim clique no ícone calendário correspondente, caso deseje alterar a selecção, limpe a escolha através do ícone de eliminação. Figura 2.233: Ícones Calendário e Eliminação Ao clicar no ícone calendário será apresentada uma nova janela contendo o calendário onde poderá selecionar o dia de pesquisa desejado. Figura 2.234: Janela Calendário

160 160 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Quando terminar a selecção, clique no botão Pesquisar para que se apresente os resultados de busca. Figura 2.235: Resultado da Pesquisa NOTA: Pode também aceder ao histórico através do seu ícone na página principal. Figura 2.236: Ícone Histórico

161 2.6. MENU SESSÃO Layout gráfico Figura 2.237: Opção Layout Gráfico A opção Layout Gráfico permite-lhe alterar o aspecto dos mais variados componentes gráficos da interface do iportaldoc, da cor de texto das diretorias e menus às imagens de fundo. NOTA: É sempre possível voltar às definições de origem do iportaldoc, bastando para isso clicar no link Reverter para layout por omissão. Figura 2.238: Página de configuração do Layout Gráfico

162 162 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC Constrói filesystem Figura 2.239: Opção Constrói Filesystem Esta funcionalidade efectua a reconstrução global da Área de Utilizador (hierarquia de pastas do iportaldoc) na Filesystem virtual, ou seja, faz a reconstrução do sistema de ficheiros da área do utilizador que iniciou a sessão no iportaldoc. É mais utilzada em caso de o utilizador não conseguir ao aceder a determinada pasta, através de um explorador de ficheiros, na sua conta. Figura 2.240: Reconstrução do FS da área de utilizador Clique em Continuar para reconstruir ou Sair para voltar ecrã anterior Constrói Filesystem Figura 2.241: Opção Constrói Filesystem Esta opção, tal como a anterior permite que seja agendada a reconstrução da hierarquia dos mails associados, do utilizador que iniciou a sessão no iportaldoc, na FileSystem virtua.

163 2.6. MENU SESSÃO 163 Esta funcionalidade é uma forma de solucionar um problemas de sincronização ou de acesso à pasta mapeada na conta do utilizador e que replica a hierarquia documental disponível no iportaldoc. Figura 2.242: Agendamento da reconstrução do FS de s associados Terminar Sessão Figura 2.243: Opção Terminar Sessão Ao aceder a esta opção o utilizador encerra a sua sessão no iportaldoc.

164 164 CAPÍTULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC

165 Capítulo 3 Guia de utilização do iportaldoc Por forma a conseguir o melhor aproveitamento do iportaldoc e de todas as suas funcionalidades, é necessário que os utilizadores responsáveis pela sua Administração efetuem uma série de operações prévias, como por exemplo: Elaboração da hierarquia de pastas; Atribuição de utilizadores e respectivos perfis, nas distintas diretorias; Instanciação e Configuração dos Workflows a serem utilizados; Atribuição dos workflows e tipos de documento aos diferentes utilizadores de cada diretoria; A melhor opção será recriar o funcionamento normal da Empresa, isto é, organizar o iportaldoc à semelhança do dia-a-dia da actividade da empresa. Desta forma, será facilitada a compreensão e a adaptação dos vários utilizadores ao sistema. No entanto, os processos a necessitarem de melhorias poderão e deverão tirar partido desta aplicação para se reorganizarem e automatizarem. 3.1 Criação de uma hierarquia de Pastas As diversas diretorias e subdiretorias que encontrarmos na hierarquia documental do lado esquerdo do browser, através do explorador de pastas 165

166 166 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC ou mesmo via deverão reflectir os departamentos de uma empresa. Dentro desses encontrar-se-ão os documentos relacionados com os mesmos. Para criar uma diretoria, o utilizador deverá selecionar a opção Criar, do menu Diretoria que lhe é apresentado na barra de ferramentas por cima da zona central de exposição de documentos. Depois de selecionar essa opção será apresentado ao utilizador uma interface na frame central na qual deverá introduzir o nome da diretoria, selecionar o tipo da diretoria, uma breve descrição e a ordem. Figura 3.1: Criar Diretoria A seleção do tipo de diretoria apenas se reportará à escolha do ícone/ imagem que precede o nome da pasta. Quanto à ordem da diretoria, esta deverá variar entre 1 e 200. Se o utilizador mantiver sempre a mesma ordem, as subdiretorias ficarão organizadas por ordem alfabética. As opções Remover e Alterar, também existentes no menu Diretoria permitem respectivamente, apagar a diretoria ou alterar qualquer tipo de informação inserida. Para construir uma hierarquia, o utilizador deverá selecionar a diretoria na qual deseja colocar Subdiretorias. Para efetuar esta operação, o utilizador terá que clicar no nome da diretoria pretendida, na listagem que é apresentada do lado esquerdo do ecrã e executar os mesmos passos, já descritos anteriormente. Sempre que uma diretoria está selecionada, apresenta-se com uma cor diferente das restantes diretorias, neste caso, o azul. Após a fase inicial de construção da hierarquia, todos os utilizadores que tenham permissões para criar sub-diretorias, numa dada diretoria, podem fazê-lo. Ao criar uma subdiretoria, os perfis e workflows associados aos utilizadores da diretoria hierarquicamente superior, são transferidos para esta. No entanto, estas opções podem também ser modificadas, ou seja, os perfis

167 3.1. CRIAÇÃO DE UMA HIERARQUIA DE PASTAS 167 Figura 3.2: Formulário de introdução de Diretoria Figura 3.3: Selecção de Diretoria e workflows associados à diretoria não têm necessariamente de ser os mesmos da diretoria hierarquicamente superior. Estas questões devem estar de acordo com as necessidades da organização. Figura 3.4: Resultado final de criação da subpasta

168 168 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC 3.2 Atribuição de utilizadores a uma diretoria Um utilizador que possua um perfil de Super User ou seja um administrador do iportaldoc pode introduzir utilizadores, através da interface apresentada após seleção da opção Utilizadores do menu Definições, em Gestão. Para isso, os utilizadores devem ser previamente introduzidos na IPBrick, como foi descrito no Capítulo 1, apresentando-se, assim, como Utilizadores LDAP. Para introduzirmos um utilizador no iportaldoc selecionamos a opção Utilizadores do menu Definições Ao clicar sobre essa opção ser-nos-ão apresentados os utilizadores já associados ao iportaldoc, caso haja algum (figura 3.5). Figura 3.5: Listagem de utilizadores do iportaldoc Do lado direito temos a opção Gestão que quando accionada nos direciona para um ecrã no qual aparecem duas caixas (figure 3.6).: uma com os utilizadores do LDAP e outra com os utilizadores do iportaldoc. Para se inserir um novo utilizador no iportaldoc basta selecioná-lo na box dos utilizadores LDAP e carregar no botão inserir. Com esta operação, um novo utilizador já adicionado no IPBrick passará a ser um utilizador do iportaldoc. Da mesma forma, na IPBrick podem ser associados utilizadores a diferentes Grupos (por exemplo: departamento técnico, comercial, contabilidade, etc.). Cada utilizador do iportaldoc deverá estar associado a cada diretoria com o perfil mais adequado à sua função nessa mesma diretoria. O iportaldoc leva de base alguns perfis pré-configurados, como já foi referido no

169 3.3. CONFIGURAÇÃO DE FLUXOS DE TRABALHO E TIPOS DE DOCUMENTO169 Figura 3.6: Introdução de utilizadores no iportaldoc ponto do capítulo anterior, no entanto, podem ser criados uma infinidade de outros, caso os administradores o desejem. Como vimos, cada perfil está associado a diferentes permissões, quer nas diretorias, quer nos documentos. Para associar um utilizador a uma diretoria, o Coordenador da mesma deverá selecioná-la, acedendo de seguida ao menu Diretoria e clicando na opção Ass.Utilizador. Nesta interface, o Coordenador deve selecionar o utilizador e proceder à atribuição do perfil que achar mais correto, também é disponibilizada a operação contrária, isto é, a desassociação de utilizadores, tal como foi descrito no capítulo anterior. 3.3 Configuração de Fluxos de Trabalho e Tipos de Documento No menu Workflow, mais concretamente na opção conceber, o iportaldoc disponibiliza uma série de fluxos de trabalho ou Worflows. No entanto, estes workflows não têm necessariamente de ser utilizados, podendo ser con-

170 170 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC cebidos novos ou mesmo alterar os já existentes. Quer sejam criados (opção Conceber), quer sejam modificados (opção Editar, depois de selecionar o Workflow que se pretende alterar), é necessário compreender que para que estes possam ser utilizados, têm que ser instanciados e activados. Para tal deverão aceder ao menu Workflow e selecionar a opção respectiva. Para criar um novo Workflow selecionamos a opção conceber que nos reportará para um novo ecrã no qual temos que escolher o nome (preencher box descrição) que melhor ilustrará esse Workflow. Figura 3.7: Concepção de Workflows Depois de lhe atribuir o nome deverá seguir-se a edição do respectivo, através da opção editar. Ao clicar nessa opção será aberta uma nova janela, na qual se vai introduzindo os estados correspondentes às necessidades de determinado Workflow (figura 3.8). Posteriormente, seleciona-se estado a estado (arrastando o estado, representado por um círculo, para a grelha) e atribui-se a ação correspondente para esse estado (representado por um quadrado), resultados possiveís e atribuição posterior. Por fim, o utilizador responsável pela criação do Workflow deverá inserir as Funções de Transição entre cada estado, ficando assim concluída toda a criação e edição do Workflow (diferentes setas disponíveis no lado esquerdo). Após a instanciação de um workflow, este deve ser configurado, através da opção Configurar do mesmo menu, isto é, devem ser atribuidos utilizadores às distintas ações desse workflow e tornar o workflow activo para o sistema. Um template de Workflow pode ser instanciado quantas vezes se pre-

171 3.3. CONFIGURAÇÃO DE FLUXOS DE TRABALHO E TIPOS DE DOCUMENTO171 Figura 3.8: Edição de Workflow tender, desde que lhe sejam atribuidas descrições distintas. No limite, todas as diretorias podem trabalhar com os mesmos templates de fluxos de trabalho, estando cada um dos fluxos configurado para os utilizadores associados à diretoria a que se destina. Por outro lado, também é viável a utilização global de determinado workflow. A configuração e utilização de um workflow depende apenas da política interna da própria empresa. Visto a utilização do iportaldoc visar a realização de tarefas em tempos de execução pré-estabelecidos, cada Estado de um Workflow tem por defeito um intervalo de execução de 30 dias. No caso do utilizador pretender alterálo deverá aceder à opção Tempo Exec., do menu Workflow. Para um workflow seguir o seu caminho, terá de ter um tipo de documento relacionado. Assim, o utilizador terá de criar o tipo de documento no menu Definições > Tipos Doc. Aqui definirá a tipologia do documento que pretende, o seu código e se corresponderá a um template pdf ou não.

172 172 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC Figura 3.9: Configuração do Workflow Depois de criados os tipos de documento e os workflows, o utilizador está pronto para associá-los a uma diretoria (previamente criada) Atribuição de Workflows e Tipos de Documento a Utilizadores nas diretorias Em cada diretoria os utilizadores associados provavelmente necessitam de utilizar workflows e tipos de documento diferentes, pelo que o Coordenador da mesma deverá associar os workflows necessários às funções de cada utilizador. Esta associação é imprescindível, visto não ser possível inserir um documento numa diretoria sem selecionar um workflow para o mesmo. Para associar workflows a utilizadores numa diretoria, o Coordenador tem que selecionar a diretoria e de seguida aceder à opção Ass.Utiliz.Work., do menu Diretoria. Ao aceder a esta funcionalidade, é apresentada uma interface na frame central, na qual deverá selecionar o utilizador e escolher o(s) workflow(s) que pretende atribuir. Da mesma forma poderá desassociar

173 3.3. CONFIGURAÇÃO DE FLUXOS DE TRABALHO E TIPOS DE DOCUMENTO173 workflows Retroceder Estados no Workflow Agora é possível recuar, a qualquer momento, o estado de um workflow, independentemente de estar em estado final ou da ação que, mais a montante, tenha estado na sua origem. Ao aceder ao +info de um documento irá ter disponível a opção de retrocesso. Figura 3.10: Separadores + info NOTA: Esta opção está disponível apenas a utilizadores com o perfil mínimo de coordenadores. O link Retroceder Workflow está inicialmente semi-oculto. Figura 3.11: link Retroceder workflow (inativo) Irá necessitar de o ativar, clicando nele de forma a torná-lo visível Figura 3.12: link Retroceder workflow (ativo)

174 174 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC Após a activação do link poderá escolher o estado para qual deseja retroceder.tome nota que só o poderá fazer para um estado anterior, caso tenha ocorrido lá a ação decorrente. Neste exemplo, o documento estava em estado final, mas por via do estado Normal e não do Urgente. Logo, não lhe será possível retroceder para Urgente. Figura 3.13: Estado Final Caso seja impossível retroceder para um determinado estado, este ficará realçado a vermelho, quando paire com o cursor na sua área.

175 3.3. CONFIGURAÇÃO DE FLUXOS DE TRABALHO E TIPOS DE DOCUMENTO175 Figura 3.14: Estado Urgente (realçado a vermelho) Se for possível retroceder, o estado ficará realçado a verde, quando pairar com o cursor no estado para qual pretende recuar. Figura 3.15: Estado Normal (realçado a verde)

176 176 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC Quando clicar no estado desejado visualizará uma nova janela. Figura 3.16: Janela de retrocesso de worflow Como referência, digite o motivo pelo qual retrocedeu o estado e clique em Reverter. Figura 3.17: Workflow revertido

177 3.4. INTRODUÇÃO DE DOCUMENTO 177 Poderá depois confirmar que o estado foi revertido para Normal. Note que surgiu uma nova ação (quadrado mais claro), que lhe dará acesso ao correpondente registo no Esquema Cronológico. Ao clicar nessa ação abrirá uma nova janela com todos os dados a ela pertencentes, até o comentário inserido. Figura 3.18: Registo do Esquema Cronológico 3.4 Introdução de documento O iportaldoc disponibiliza duas formas de inserção de documentos: Via Samba (protocolo SMB); Via Web (protocolo HTTPS); Para que um utilizador possa introduzir documentos via Web, necessita de ter atribuído na diretoria em que pretende efetuar esta ação, um perfil com permissões para tal e um workflow associado. O capítulo Introdução de documentos via Web permitirá compreender melhor este aspecto.

178 178 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC Introdução de documentos via Samba O iportaldoc disponibiliza uma diretoria, acedida via Explorador do Windows, no caso de ser este o sistema Operativo utilizado, que é dividida em subdiretorias, uma para cada fluxo documental existente. O utilizador pode via SMB introduzir diretamente um ficheiro numa subdiretoria, associando o ficheiro ao fluxo documental correspondente. Esta ação apenas é permtida através da pasta Inserção do Explorador do Windows. É utilizado um programa que realiza uma amostragem de minuto a minuto dos ficheiros existentes nas áreas, analisando a alteração no seu tamanho. Se entre duas amostras consecutivas o tamanho do ficheiro se mantiver inalterado, implica que a transferência do ficheiro está concluída, sendo este automaticamente introduzido no iportaldoc. O documento gerado será identificado pelo fluxo documental atribuído juntamente com o nome do ficheiro e será conduzido pelas várias etapas do fluxo documental associado. O documento ficará organizado numa estrutura fluxo documental/ano/mês/dia, por forma a facilitar a identificação de documentos inseridos automaticamente Introdução de documentos via Web Ao selecionar a operação Introduzir do menu Documento, o utilizador acede a uma interface que lhe possibilita a introdução de um documento. Deve sempre verificar se está a trabalhar na diretoria pretendida, aparecendo a diretoria selecionada a azul em negrito. Aquando da introdução de um documento via Web, o utilizador pode inserir uma série de dados que irão auxiliar a catalogar e a distinguir um documento de outro, para além da seleção do workflow que este deve percorrer. Alguns campos têm apenas como finalidade catalogar o documento e, assim, facilitar a sua posterior recuperação, tais como palavras-chave, descrição e sumário. No entanto, para a introdução de um documento encontramos como campos de preenchimento obrigatório: o título, o tipo de documento e o workflow a utilizar (a menos que na macro já tenhamos predefenidos estes elementos). Caso não se pretenda introduzir um documento com base num template criado, é necessário também indicar a localização do ficheiro, na opção com esse mesmo nome.

179 3.5. CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 179 Figura 3.19: Menu Introduzir Documento 3.5 Classificação de documentos Um documento no Sistema de Gestão Documental deverá ser devidamente classificado para que possa ser encontrado facilmente através de (pesquisa). Na introdução, alteração ou actualização de um documento são disponibilizados nos formulários respectivos um conjunto de campos, que correspondem exactamente ao conjunto de atributos que o documento poderá ter no sistema.

180 180 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC Uma correta ligação dos documentos às diretorias (Através da Introdução de documentos, ou já quando foi introduzido, através da Ligação de Documentos a diretorias), efetuando corretas associações de documentos (por exemplo, propostas a adjudicações, encomendas a facturas, etc) aliadas a um correto preenchimento dos atributos disponíveis permite que o documento fique devidamente classificado no sistema. Principais formas de classificação dos documentos: Palavras chave - Permite identificar os documentos através de um conjunto de palavras-chave definidas de acordo com as políticas da empresa. É a pesquisa mais rápida do sistema; Entidade - Permite associar os documentos de uma dada entidade Tipo de documento - Permite identificar os documentos de um dado tipo Workflow - Permite classificar os documentos por tipo de fluxo definido. XML - O ficheiro XML utilizado para a classificação de documentos deverá ser XML válido. Nesta versão os ficheiros de classificação usados nas versões anteriores ainda serão suportados. Os campos Registo, Referência, Assunto e Funcionário, por exemplo, também são úteis para a classificação. A activação destes campos é feita na interface de configuração em Campos aux.. O campo funcionário é um campo do tipo pop-list, com os dados a serem introduzidos no menu Definiç~oes-> Funcionário. Registo e referência são campos do tipo caixa de texto. Quando este processo é executado, o utilizador poderá facilmente encontrar o documento desejado através do motor de Pesquisa Rápida (PR) ou, quando pretender restringir mais a sua busca, através do motor de Pesquisa Avançada (PA). A pesquisa rápida passa a ser feita, por omissão, sobre os títulos dos documentos, e não sobre as palavras chave. Além disso, existem agora novos separadores de resultados.

181 3.5. CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 181 Figura 3.20: Resultado da pesquisa de um documento. Para a pesquisa avançada passou a existir apenas um menu (PA). Para definir o tipo de pesquisa deve escolher uma das opções Por estados activos ou Por estados realizados no formulário de pesquisa. Poderá também especificar mais opções para a recuperação do documento: tipo de entidade, entidade, assunto, tipo de documento, workflows e estados de workflows, autor, datas de introdução e elaboração, código de documento, com ocorrências de palavras em titulos, sumários, descrições, palavras-chave e autores. Pode, agora, também fazer pesquisa nos comentários das ações. Para tal deverá escrever a expressão a pesquisar no campo Pesquisa e selecionar Comentários. O sistema permite palavras ou partes de palavras. Exemplo da classificação de um documento inserido via WEB Se é recebido um Fax do Cliente X cujo remetente foi o Eng. Y, com assunto acerca de uma Adjudicação de uma proposta de hardware, o documento deverá ser introduzido na diretoria relativa a Faxes do Cliente X ou numa diretoria geral de Faxes sendo classificado como:

182 182 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC Figura 3.21: Formulário da pesquisa avançada Tipo de Entidade: Clientes (já definida no sistema através da opção Tipos Entidades no menu Definições) Entidade: X (já definida no sistema através da opção Entidades no menu Definições) Contacto: Eng. Y

183 3.5. CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 183 Tipo de Documento: Fax Workflow: Fax (se for este o nome do workflow utilizado para o documento em causa) Titulo: Adjudicação Hardware Ficheiro: Efectuar o upload do fax recebido Sumário: Adjudicação da proposta de hardware Descrição: (Poderia ter uma informação mais detalhada do documento, por exemplo, uma breve descrição do material ) Armazém físico: Pasta2/2004 (corresponde ao arquivo em papel do documento, se existir) Palavras chave: adjudicaç~ao hardware Após a introdução do documento este deverá ficar associado à proposta respectiva através da funcionalidade Associar [No menu Documento]. Exemplo da classificação de um documento inserido via Samba Supõe-se a mesma situação anterior à excepção do fax ser agora introduzido automaticamente no sistema. Neste caso, o documento terá ficado na diretoria Fax/ano/mês/dia (estrutura criada automaticamente pelo sistema). A classificação deste documento terá que ser efetuada através da funcionalidade Alterar Info, disponível no Menu Documento. Após a classificação do documento este deverá ficar associado à proposta respectiva através da funcionalidade Associar Documentos com ou sem pesquisa, que está acessível através do Menu Documento. Caso exista uma diretoria para o Cliente X o documento em questão poderá ser aqui ligado.

184 184 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC 3.6 Selecionar Documento A seleção do documento é feita ao clicar no botão do lado esquerdo do nome. A seleção é realçada a amarelo. (figura 3.22). De salientar que não pode ser selecionado mais do que um documento em simultâneo. Figura 3.22: Exemplo de seleção de um documento 3.7 Referências de um Documento Cada documento inserido no iportaldoc está referenciado através de: diretoria na qual foi introduzido, e às quais foi ligado posteriormente; código atribuído (automaticamente) aquando da inserção, dependente do tipo de documento escolhido pelo utilizador; entidade associada ao documento; palavras chave, inseridas pelo utilizador; associação a outros documentos.

185 3.7. REFERÊNCIAS DE UM DOCUMENTO Ligar Documentos a Diretorias Após estar finalizado, isto é, chegar ao estado final do workflow que tem associado, um documento pode ser ligado a outras diretorias. Para aceder a esta funcionalidade, o utilizador deverá selecionar a opção Ligar (e não Ligar docs) do menu documento e na interface que lhe é apresentada na frame central, selecionar a box apresentada do lado esquerdo do nome da diretoria à qual pretende ligar o documento, ou seja, selecionar a diretoria para a qual quer copiar o documento. Nesta interface são apresentadas de cor distinta as diretorias às quais o documento já está ligado Códigos atribuídos Sempre que é inserido um documento é-lhe atribuído um código, que é gerado e é único, mas dependente do Tipo de Documento que o utilizador selecionou. O código de um documento pode incluir a sigla que está definida para cada Tipo de Documento, o ano em que foi inserido e o número de documentos existentes para o esse Tipo, no ano em questão. Para os documentos que são inseridos via Samba é-lhes atribuído um código que corresponde ao nome do workflow, com que estes foram inseridos. Para criar novos Tipos de Documentos o Super User deve aceder à opção Tipos Doc. do menu Definições, sendo necessário dar um nome que não esteja em utilização para o novo tipo de documento (preencher box Descrição), escolher uma sigla, atribuir um template ao novo tipo de documento ou escolher documento de introdução direta.

186 186 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC Figura 3.23: Criação de um Tipo de Documento Entidade associada Ao introduzir um documento o utilizador pode associar uma entidade, por exemplo, um fax que veio da entidade x. A gestão ou introdução de entidades é feita, à parte, pela IPBrick, em contactos. Para isso, deve ser selecionada a opção Entidades no menu Definições. Esta operação abrirá uma nova janela que permite visualizar as entidades por ordem alfabética, filtrar ou ver todas. Permite ainda introduzir novas entidades, através da opção Inserir. Estes passos encontram-se devidamente explicados no Capítulo 1 na secção Gestão de Utilizadores Palavras-Chave Ao inserir um documento via Web, o utilizador dispõe de um campo chamado Palavras-chave, no qual deverá colocar palavras pelas quais posteriormente possa facilmente pesquisar o documento. Deve escolher-se palavras que identifiquem facilmente aquele documento, com vista à sua fácil recuperação posterior. A redundância de palavras-chave entre documentos deverá ser evitada por forma a que a pesquisa de documentos seja mais rápida e eficiente, isto é, não deverão existir muitos documentos com as mesmas palavras-chave. Para pesquisar um documento, o utilizador deverá colocar a palavra a pesquisar

187 3.8. PERMISSÕES RELATIVAS A UM DOCUMENTO 187 na caixa de texto apresentada no canto superior direito do ecran. Ao efetuar esta operação, serão percorridos todos os documentos da diretoria selecionada e para os quais o utilizador possui permissão de leitura, à procura de uma sequência de caracteres nas palavras-chave do documento que correspondam à pesquisa do utilizador. É ainda disponibilizado ao utilizador uma Pesquisa Avançada. Esta funcionalidade é acedida através do link colocado no canto superior direito da janela da Pesquisa. A Pesquisa Avançada permite que o utilizador efetue a sua pesquisa em diversos campos, tal como já tivemos oportunidade de ver Associação entre documentos Um documento pode estar associado a outros, por exemplo, uma factura deve estar associada a uma proposta. Para conseguir aceder à opção do menu Documento, Associar s/ pesquisa, o documento selecionado tem de estar finalizado, ou seja, no seu estado final do workflow. Como vimos num capítulo anterior, é possível associar com ou sem pesquisa. Na interface apresentada na frame central do iportaldoc (figura 3.24), deve ser selecionada a box que se encontra do lado esquerdo do documento a associar, e no caso de se pretender que os utilizadores que têm permissões de leitura nesse documento possam ver o documento selecionado, deve ser atribuída a relação Bidireccional, sendo que para tal basta clicar na box correspondente. 3.8 Permissões relativas a um documento Um documento possui duas etapas distintas das permissões sobre si, atribuídas aos utilizadores: Durante o workflow; Após finalização do worklfow;

188 188 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC Figura 3.24: Associação de Documentos Workflow Activo No decorrer de um workflow só têm permissões sobre o documento os utilizadores intervenientes nesse fluxo, para além dos Super Users e Coordenadores da diretoria. Cada vez que é activada uma nova ação do workflow, o utilizador que irá realizá-la passa a ter permissões sobre o documento. Poderá ocorrer, que determinado utilizador que não tenha permissões para aceder ao documento mas, durante o workflow, necessite de as ter. Para atribuir permissões nas condições referidas anteriormente, é necessário encaminhar o documento em questão, através da opção Encaminhar Doc. do menu Documento. Esta ação pode ser efetuada por qualquer utilizador que possua permissões sobre o documento, e ficará registada no historial do workflow. No decorrer de um workflow, sempre que um utilizador tenha que realizar uma ação é notificado através de um enviado pelo iportaldoc. Pode cancelar o Workflow, anulando o fluxo que o documento teria de percorrer, encaminhando-o imediatamente para o seu Estado Final.

189 3.8. PERMISSÕES RELATIVAS A UM DOCUMENTO 189 O historial de um workflow e informação associada, pode ser acedido através da opção Workflow Doc. do menu Documento ou em +info quando o documento está selecionado. Na janela apresentada existem vários links no canto superior direito para aceder ao número de revisões, documentos associados, edições e outro tipo de informações relativas ao documento selecionado.quando selecionamos a opção +info sobre um documento aparece um separador sobre o Esquema Cronológico do mesmo, sem ser necessária a activação desta opção a partir do separador Workflow. Existe também a possibilidade de impressão do documento através do icone-impressora que se encontra junto da +info, descrição e pdf do documento. Na janela de +info está também disponível para os utilizadores com permissões iguais ou superiores a coordenador, um link que contém a lista de ações pendentes do documento. As ações podem ser acedidas e realizadas a partir desse link. Pode ainda ser alterado o utilizador que realiza a ação ou esconder a ação, atribuindo-lhe uma data de reactivação Finalizado As permissões associadas aos utilizadores, relativas a um documento finalizado, dependem dos perfis que cada utilizador tem associado na diretoria onde se pretende visualizar o documento. No entanto, é possibilitada a alteração de permissões específicas a um dado documento dentro de uma diretoria. Assim, um utilizador com um perfil que não o de Coordenador ou Super User pode deixar de ver um documento apesar do seu perfil lhe atribuir permissões para tal. Para efetuar uma operação como a que foi descrita anteriormente, o Coordenador da diretoria deve aceder à opção Permissões do menu Documento, com o respectivo documento selecionado, atribuindo ou retirando permissões a um determinado utilizador, clicando depois em submeter. Na frame central, será apresentada uma descrição de todas as permissões atribuídas os utilizadores associados à diretoria em que se está a trabalhar. Ao clicar no link apresentado no canto superior direito da frame, Permissão Docs, passará a visualizar as permissões relativas ao documento

190 190 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC selecionado, sendo possível a sua alteração. Nesta interface, os utilizadores com perfis de Super User e Coordenadores estão assinalados com os caracteres A e C respectivamente (não é permitida a alteração das permissões destes utilizadores). 3.9 Criação de Templates É possível criar modelos sob o formato pdf que poderão ser muito úteis, por exemplo para actas de reunião, facturas, faxes, entre outros. Estes templates relacionam-se sobretudo com o aspecto gráfico do documento, daí que o iportaldoc ofereça a possibilidade de introduzir diferentes tipos de campos (editor, box, fórmulas, imagem fixa, texto pré-inserido ou fixo), bem como tabelas, pop lists ou outros. Para criar um template pdf, deverá ser selecionada a opção Templates pdf do menu Definições. Na frame central surgirá uma listagem dos templates já existentes. Para criar um novo modelo seleciona-se a opção Template, introduz-se o nome pretendido para o mesmo e clica-se em Inserir Template e, por fim, Editar. Para alterar ou simplesmente consultar um template já existente, é necessário selecioná-lo e escolher a opção Editar. Em ambos os casos, abre uma nova janela, onde se procederá à elaboração do template. Em seguida, as funcionalidades de edição de Templates serão pormenorizadas Menus de Edição de Templates Temos disponíveis, no menu Campos, vários elementos para construir o nosso template. A opção Box distingue-se do elemento anterior porque a área de texto limita-se a uma linha, sendo útil para pequenas quantidades de informação. A terceira opção Área de Texto sugere um espaço de texto corrido (textarea).

191 3.9. CRIAÇÃO DE TEMPLATES 191 A quarta opção, Fórmula, possibilita a realização de calculos matemáticos, usando dados das boxes. O campo imagem fixa é útil caso o utilizador pretenda inserir uma imagem no documento. O elemento pré-inserido permite a recolha de dados existentes no IPContactos relativamente a uma dada entidade assim como a geração automática do responsável pela elaboração do documento, data de elaboração, código ou título do documento. Por exemplo, caso o utilizador pretenda que a morada de uma determinada entidade apareça num template basta selecionar esta opção e escolher a variável Entidade- Morada. A última opção do Menu Campos, texto fixo, é utilizada para colocar no template texto inalterável, que irá aparecer sempre que um novo documento for criado. Caso pretenda inserir uma tabela no documento deverá selecionar o menu com o mesmo nome. Em primeiro lugar, ao selecionar a opção items, é necessário escolher o nome para a tabela e só posteriormente serão pedidos os campos e colunas da tabela. A criação de uma pop list permite a criação de um campo que conjuga diversas variáveis, sendo apenas possível ao criador do documento escolher uma das opções disponíveis. Há dois tipos de pop list, na primeira, aquando da criação do template, o utilizador terá que inserir todas as variáveis possíveis. Na segunda há um conjunto de variáveis pré-inseridas. O Menu Outros permite a introdução de cabeçalhos e rodapés, parágrafos e alinhamento de campos. O Menu Template permite pré-visualizar o documento e/ou formulário. Quando o documento estiver finalizado, este deve ser gerado, através da opção Gerar. Antes de gerar, deve ter-se especial atenção ao início e fim de parágrafos/cabeçalho/alinhamento, visto que todas as opções que forem

192 192 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC abertas, devem ser fechadas. Para gerar um template é necessário que este tenha um tipo de documento associado. Como vimos, para isso deve selecionar-se a opção Tipos Doc. do menu Definições e inserir um novo tipo de documento com uma nova descrição e sigla e na opção Template de geração automática selecionar o template criado. Deste modo, quando um novo documento for introduzido com o tipo de documento associado ao template, será criado um documento com base no modelo pretendido. No gerador de templates PDF é agora possível posicionar elementos (texto fixo, caixas de texto, editores, etc) no documento através de drag&drop, isto é, para posicionar um elemento numa determinada posição move-se o mesmo até à posição pretendida. Para o gerador de templates PDF foram ainda desenvolvidas as seguintes funcionalidades: Possibilidade de pré-visualizar o documento PDF durante o desenvolvimento do mesmo. o Os formulários são gerados com o aspecto gráfico definido na concepção do template PDF. Possibilidade de definir as dimensões da página (cabeçalho, rodapé e margens). o Para além do posicionamento dos elementos, também o dimensionamento dos mesmos é feito graficamente. Estabelecimento de um tempo mínimo, em horas, para a execução de estados de um workflow Alteração das Formatações A alteração das formatações de um template implica um ligeiro conhecimento sobre XSL-FO. Deste modo, é possível alterar todas as formatações de um template, como tipo de letra, cor da letra ou das linhas de uma tabela, etc. Para aceder a esta funcionalidade, depois de gerado o template, deverá selecionar-se a opção Download do menu Template, em Ficheiro XSL. De seguida, será necessário indicar o destino onde se pretende guardar o ficheiro com a extensão XSL, passando, assim, a ser possível alterá-lo. No final de cada alteração, para actualizar o documento, deve selecionar-se essa mesma opção no menu Template.

193 3.10. ASSINAR DIGITALMENTE UM DOCUMENTO NO IPORTALDOC USANDO O CARTÃO DE A visualização da alteração das formatações apenas se torna possível quando se insere um novo documento Criação de Relatórios É ainda de salientar a possibilidade de criação de relatórios com base em dados provenientes da Base de Dados interna ou externa, em Oracle, SQL Server, Postgres ou mysql. Esta operação é possível através da opção Configurar BD externa no menu Template. Assim, para configurar a base de dados, devem ser preenchidos os dados relativos ao nome e porta do servidor, nome da base de dados, utilizador e palavra-chave da mesma. Deste modo, surgem as opções de criação de Pop list dinâmica e variável, bem como de tabela dinâmica, nos menus Pop list e Tabela respectivamente. Deste modo, será possível fazer pesquisas, através de queries SQL, consultando as informações da base de dados e criando, assim, os relatórios Assinar Digitalmente um Documento no iportaldoc usando o Cartão de Cidadão Nesta diretoria do documento serão descritos todos os passos necessários para os utilizadores do iportaldoc poderem utilizar a ação de assinatura electrónica do cartão do cidadão. Serão enunciadas todas as aplicacões necessárias em cada computador, para que esta funcionalidade possa ser usada e será feita também uma pequena descrição do seu funcionamento Requisitos Para poder utilizar esta funcionalidade é necessário que estejam reunidos os seguintes requisitos: Aplicação do Cartão do Cidadão; Java Virtual Machine versão igual ou superior a 1.6, podendo o download ser feito no site:

194 194 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC na diretoria Java; A presença de um leitor de cartões; Nota: É necessário que cada um destes items estejam presentes em todos os computadores onde seja utilizada esta funcionalidade. Aplicação do Cartão do Cidadão Esta aplicacão poderá ser encontrada na página do Cartão do Cidadão, na página Software para Utilizacão do Cartão, onde o utilizador podera fazer o download do executavel de instalacão da aplicacão. view&id=102&itemid=44&lang=pt Para informacões sobre o funcionamento da aplicacão do cartão do cidadão, assim como sobre a configuração do cartão para a utilizacão com outras aplicacões, podera recorrer à diretoria de manuais do site do cartão do cidadão: section&id=14&itemid=100&lang=pt Leitor de Cartões Em Windows, ao conectar o leitor no computador pela primeira vez, terá que instalar os drivers, de forma a que o leitor funcione corretamente. No caso de utilizar o Windows Vista, não será necessario instalar os drivers, pois estes já vêm incluidos com o sistema operativo. No caso de ser Windows XP ou 2000, terá mesmo de o fazer, para obter mais informacão sobre o processo de instalacão poderá recorrer ao manual disponível no site do cartão do cidadão: view&id=153&itemid=100&lang=pt

195 3.11. AGENDA Configuração no iportaldoc Para ser usada esta nova funcionalidade do iportaldoc é necessário ser criado um workflow com uma ação Assinar documento electronicamente através do cart~ao de cidad~ao. Descrição da ação Em primeiro lugar, será apresentado ao utilizador o documento PDF que deverá ser assinado. Para se proceder à assinatura deste, o utilizador deverá aceder ao link Assinar o documento. Ao aceder a este link, os utilizadores terão diponível o conteúdo do documento a ser assinado podendo, selecionar em que página o desejam fazer, assim como o local da página onde pretende que a assinatura seja aplicada. Para tal, deverão desenhar um retângulo que delimite o local desejado para a assinatura. A definicão desse retângulo deverá ser feita com o cursor, estando pressionado o botão direito deste, sobre a localização pretendida que ficará compreendida entre os dois pontos mais extremos do retângulo. Depois de selecionar a página e o local onde deverá ser feita a assinatura, o utilizador deverá clicar no botão Assinar. Neste processo, será apresentado ao utilizador uma interface, onde deverá ser inserido o PIN de assinatura do cartão. Depois de efetuada a assinatura, será apresentado ao utilizador o documento onde este poderá verificar se foi assinado antes de proceder à sua actualização, sendo possivel, se desejar, escolher outra localizacão para assinatura, bastando para isso, repetir novamente o processo Agenda Ao clicar no link Calendário será redirecionado para a aplicação de webcalendar (figura 3.25.

196 196 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC Figura 3.25: Redireccionamento para o Calendário Web Após autenticação no IPBrick Groupware (figura 3.26) encontrará o Calendário dentro da opção Organização (figura 3.27): Figura 3.26: Autenticação IPBrick Groupware Figura 3.27: Calendário

197 3.11. AGENDA 197 O agendamento de um evento pode ser efetuado clicando no ícone correspondente (figura 3.28). Figura 3.28: Novo Evento Surgirão, para preenchimento, as opções normais de configuração de um evento: Título, Descrição, Duração, Participantes, etc. (figura 3.29). Figura 3.29: Adicionar Evento Após a configuração, clique no botão Guardar Evento, ele estará agora visível na página de calendário.

198 198 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC Figura 3.30: Evento Adicionado Se clicar no evento, será possível editá-lo, removê-lo ou exportá-lo, bastando para isso clicar no separador correspondente. Figura 3.31: Evento (separadores) 3.12 Ações a Realizar pelo Utilizador Sempre que um utilizador recebe uma notificação de necessidade de realização de uma ação de um workflow, tem acesso aos comentários colocados nas ações efetuadas no Estado anterior do mesmo fluxo.

199 3.12. AÇÕES A REALIZAR PELO UTILIZADOR 199 Sempre que o utilizador tiver ações a realizar estas serão visualizadas sempre que se autentique no iportaldoc (e configure o seu browser para aceitar janelas pop-up). Existem também outras formas de se aceder à página ações a Realizar: Na página índice encontra o ícone que lhe concede acesso directo ao separador As Minhas ações; Figura 3.32: Ícone de Ações Poderá também aceder através do Menu Sessão, opção ações: Figura 3.33: Menu Sessão - Ações Encaminhamento Nas ações de encaminhamento pode pesquisar o documento a encaminhar utilizando o icone +. Na listagem dos resultados pode abrir os documentos carregando no título ou aceder à sua informação através do ícone i. É possível realizar encaminhamentos para utilizadores, para grupos de utilizadores ou para ambos simultaneamente, se assim estiver configurado.

200 200 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC Nesses casos visualizará duas listas, uma de grupos e outra de utilizadores: Figura 3.34: Encaminhar Documento Quando o encaminhamento é feito para utilizadores poderá fazer pesquisa pelo nome do utilizador a quem será encaminhado o documento na seguinte caixa: Figura 3.35: Caixa Pesquisa de Utilizador

201 3.12. AÇÕES A REALIZAR PELO UTILIZADOR 201 Nos encaminhamentos com ação pendente é possível escolher se pretende receber uma notificação aquando da realização desta ação, com o comentário escrito pela pessoa para quem se encaminhou: Figura 3.36: Opção Ser Notificado Na ação Ler Doc Encaminhado, sempre que a notificação tenha sido pedida, existe uma opção chamada Pedir resposta, que se for seleccionada, irá gerar uma nova ação de Ler Doc Encaminhado para a pessoa que inicialmente efectuou o encaminhamento com ação pendente. Figura 3.37: Opção Pedir Resposta Outros Na janela de ações foi adicionada a opção As ações delegadas, onde o utilizador tem acesso a todos os documentos que encaminhou ( Encaminhar Documento e Encaminhar Ação Pendente ):

202 202 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC Figura 3.38: Ações Delegadas Também na janela de ações é possível, agora, avançar e retroceder na lista de ações sem necessitar de voltar à lista. Figura 3.39: Ações a Realizar Por exemplo, numa lista com duas ações, se abrir a primeira ação mas entretanto quiser passar à segunda bastará clicar no ícone assinalado a vermelho:

203 3.12. AÇÕES A REALIZAR PELO UTILIZADOR 203 Figura 3.40: Setas de Navegação Nas ações, poderemos ainda gravar comentários clicando no ícone de gravação: Figura 3.41: Ícone de Gravação de Comentário Os comentários ficam gravados mesmo não se realizando a ação e podem ser pesquisados na Pesquisa Avançada. Também as notas podem se gravadas (mas não são pesquisáveis). Para abrir o campo Notas clique no ícone assinalado a verde. Aparecerá uma área de texto. Para gravar a nota clique no ícone de gravação.

204 204 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC NOTA: Quando a ação for cumprida, tanto as notas como os comentários serão eliminados. Figura 3.42: Ícone de Gravação de Notas 3.13 Mais Informação no +Info O ícone +Info oferece-lhe sempre a possibilidade de aceder à mais variada informação sobre um determinado documento dividido por separadores Esquema cronológico total Existe um novo separador, para além do esquema cronológico habitual, que se refere ao esquema cronológico total que apresenta o esquema cronológico do documento selecionado bem como os esquemas dos documentos associados. Permite de uma forma mais rápida e funcional termos uma informação completa do processo.

205 3.13. MAIS INFORMAÇÃO NO +INFO 205 Figura 3.43: Esquema cronológico total A associação de documentos efetuada nas ações fica registada no esquema cronológico com a indicação do documento associado, permitindo a sua abertura e o acesso à janela de informação: Figura 3.44: Associação de documentos no esquema cronológico Documentos Associados No separador dos Doc. Assoc. poderá ver agora mais informação relativa aos documentos associados, bem como aos documentos associados dos associados.

206 206 CAPÍTULO 3. GUIA DE UTILIZAÇÃO DO IPORTALDOC Figura 3.45: Documentos associados Nessa lista pode visualizar o titulo do documento associado, a data de introdução e o ícone de acesso à informação do documento (+info), podendo ordenar a listagem por qualquer um destes campos. Pode escolher visualizar 15, 30 ou 50 documentos por página e, ainda, fazer pesquisa sobre a listagem apresentada. É possível visualizar os documentos associados aos da listagem, através da coluna Ver mais. Figura 3.46: Ver Mais

207 Capítulo 4 Anexo A - Ações Tipo O objectivo deste anexo é especificar a existência das diversas ações-tipo no iportaldoc e de que forma poderemos utilizá-las na configuração dos workflows. Para termos acesso à listagem de ações-tipo existentes no nosso iportaldoc, deveremos recorrer ao menu Workflow > Gerador de Aç~oes. Figura 4.1: Gerador de Ações Poderemos e deveremos tirar o máximo partido da diversidade de açõestipo apresentadas, e sempre que necessitarmos de especificações, poderemos 207

208 208 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO personalizar. NOTA IMPORTANTE! As ações-tipo originais NUNCA deverão ser alteradas por uma questão de salvaguarda das configurações que poderão já existir em funcionamento. Ou seja, sempre que pretendam alterar uma ação-tipo original deverão criar um cópia com a respectiva alteração, permitindo mais tarde a possibilidade de utilização da original. Para tal, selecione a ação-tipo de referência, clicando no seu nome. Figura 4.2: Lista Ações-tipo Escolha a opção Guardar como no canto superior direito. Figura 4.3: Alterar Ações-tipo Altere o Título da ação e, se desejar, a Descrição (opcional).

209 4.1. LISTAGEM DE AÇÕES-TIPO 209 Figura 4.4: Guardar Como Quando terminar a edição clique em OK Agora poderá fazer as alterações que julgue necessárias, quando terminar clique em Alterar no fundo da página. Figura 4.5: Botão Alterar 4.1 Listagem de Ações-Tipo 1 Ação de execução automática Permite a definição de um ação que é executada de uma forma automática. Não pode ser utilizada no primeiro estado do workflow. 2 Aceder a um link Permite a inserção de um link que deverá ser acedido para a ação ser executada. 3 Actualiza e encaminha documento O resultado desta ação será a criação de novas edições/versões do documento. Caso seja um template, poderá alterar o seu conteúdo, Se for um documento introduzido por upload directo, fará a introdução de uma nova edição do

210 210 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO documento. Com esta ação-tipo terá disponível a listagem de utilizadores do iportaldoc para que escolha qual o utilizadores que realizará a ação seguinte (esta é a diferença que a separa da apresentada na alínea 4) 4 Actualizar documento Tal como a anterior esta ação contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário, assim como uma sub-ação para Actualizar a revisão do documento e permite criar novas edições/versões. 5 Actualizar e associar documento Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Sub-ações para Actualizar e Associar o documento. Será possível criar novas edições/versões do documento, assim como associar documentos já existentes no iportaldoc. 6 Agendar evento Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Sub-ação que permite o acesso ao Calendário e marcar um evento. 7 Alterar e Encaminhar Documento Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Sub-ação para Alterar Informação do documento, ou seja, classificar o documento. Por norma, esta ação é utilizada nos documentos que entrem por digitalização e necessitem de meta-informação (Título, Entidade, Descrição, Palavras-Chave, etc.). Aqui, teremos também disponível a lista de utilizadores do iportaldoc para definirmos o utilizador que realizará a próxima ação. 8 Alterar e enviar documentos Contém uma sub-ação para alterar o documento. Depois de executado com sucesso, o documento é enviado para a entidade que o classifica. 9 Alterar Informação Documento Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um co-

211 4.1. LISTAGEM DE AÇÕES-TIPO 211 mentário. Sub-ação para Alterar Informação do documento, ou seja, classificar o documento. Tal como a alínea 7, esta ação é utilizada nos documentos que entrem por digitalização e necessitem de meta-informação (Título, Entidade, Descrição, Palavras-Chave, etc.), mas ao contrário dela, aqui não teremos a lista de utilizadores, o que significa que o utilizador da ação seguinte já estará definido no sistema (atribuição fixa, autor, utilizador que realizou determinada ação anteriormente). 10 Aprovação por aplicação externa Uma determinada ação de aprovação dada numa aplicação externa será automaticamente executada no iportaldoc, via webservice. 11 Aprovação por utilizadores externos Ação de aprovação para os utilizadores do iportaldoc Light. Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Quando escolhemos esta ação, um utilizador do iportaldoc Light será notificado para realizar determinada ação do documento. A definição do utilizador a ser notificado é feita através do módulo iportaldoc Light. 12 Aprovar documento Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. O utilizador apenas terá de selecionar o botão de resultado para realizar uma ação deste tipo. 13 Aprovar documento com comentário pré-definido Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Este comentário pode ser escolhido de uma série de comentários pré-definidos. 14 Aprovar documento com Contém link para o documento e caixa de texto para inserção de um co-

212 212 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO mentário. Envia para o autor do documento caso este seja aprovado. 15 Aprovar documento com validação Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Pede autenticação do utilizador para poder realizar a ação. 16 Assinar digitalmente um documento PDF Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Sub-ação para assinar digitalmente o documento. 17 Assinar e enviar documentos Assina digitalmente um documento PDF e envia-o para a entidade que o classifica. 18 Assinar o documento com a assinatura digitalizada do utilizador Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Os documentos a assinar, deverão ser criados via template PDF, sendo que neste deverá existir o elemento pré-inserido Autor -> Assinatura digitalizada que indicará o local onde a assinatura será colocada. 19 Assinar o documento com a assinatura electrónica do cartão de cidadão Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Sub-ação para assinar digitalmente o documento com a assinatura electrónica do cartão do cidadão. NOTA: Para esta ação ser realizada com sucesso é necessário o leitor de Cartão de Cidadão 20 Assinar o documento com a assinatura electrónica do utilizador Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Sub-ação para assinar digitalmente o documento com a assinatura electrónica do utilizador. 21 Associar documento Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um co-

213 4.1. LISTAGEM DE AÇÕES-TIPO 213 mentário. Sub-ação para associar documentos existentes no iportaldoc, bastante útil para associar documentos de várias tipologias, presentes em várias pastas, mas relacionados entre si. 22 Associar e encaminhar documento Contém link para o documento e caixa de texto para inserção de um comentário. Sub-ação para Associar o documento. É definida a pessoa que deverá efectuar a ação seguinte, através da listagem de utilizadores do iportaldoc. 23 Atribuir permissões aos utilizadores Atribui permissões aos utilizadores que estão associados ao campo Assunto especificado na classificação do documento. Esta ação é realizada automaticamente, não existindo por isso qualquer intervenção dos utilizadores. Resumidamente, o termo colocado no campo Assunto (na altura da classificação de um determinado documento) dará permissões ao(s) utilizador(es) que pertencerem/estiverm relacionados com determinado termo. 24 Carimbar código Imprime o código de localização física do documento. 25 Classificar Documento Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Sub-ação para Alterar Informação do documento. Efectua a sugestão de um título para o documento. 26 Digitalizar Documento Apenas notifica o utilizador que tem que efectuar a digitalização de um documento. 27 Encaminhar Contém link para o documento e caixa de texto para inserção de um comentário. É definida a pessoa que deverá efectuar a ação seguinte através do envio do documento. 28 Encaminhar Documento com validação Contém link para o documento e caixa de texto para inserção de um co-

214 214 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO mentário. É definida a pessoa que deverá efectuar a ação seguinte através do envio do documento. Pede autenticação. 29 Encaminhar documento para o exterior Ação que permite o envio de um documento como anexo para um ou vários endereços de Encaminhar documentos ad-hoc Permite o encaminhamento de documentos fora de workflows. de notificação para os utilizadores selecionados. Envia um 31 Encaminhar documentos ad-hoc com ação Permite a atribuição de ações aos utilizadores fora dos workflows. 32 Encaminhar documentos ad-hoc para o exterior Permite o encaminhamento de documentos para o exterior fora do workflow. Envia um para os endereços especificados com o ficheiro do documento em anexo. 33 Enviar fax Ação que permite o envio de documentos para o número de fax especificado pelo utilizador, ou em alternativa, para o número de fax da entidade selecionada através do link de pesquisa de entidades. 34 Imprimir documento Efectua a impressão de documentos para a impressora configurada nesta ação. Esta ação é realizada automaticamente, não existindo por isso qualquer intervenção dos utilizadores. É possível indicar o formato de impressão, os formatos disponíveis são postscript e portable document format (pdf). A indicação do formato é feita na tarefa Imprimir o documento para a impressora configurada nesta tarefa. 35 Introduzir Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Sub-ação para Introduzir documento que ficará automaticamente associado ao documento principal.

215 4.1. LISTAGEM DE AÇÕES-TIPO Introduzir e Encaminhar Documento Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Sub-ação para Introduzir documento. 37 Ler documento automaticamente Esta ação é realizada automaticamente sempre que o utilizador que tem que efectuar a ação abrir o documento. 38 Ligar documento Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário.sub-ação para ligar o documento a outras pastas. Não atribui permissões. 39 Ligar documento com permissões Apresenta a hierarquia das directorias possibilitando ao utilizador efectuar a ligação do documento a outras pastas. Envia a notificar a chegada do documento a todos os utilizadores que tenham permissão de leitura na drectoria, para onde este foi ligado. 40 Ligar e encaminhar documento Esta ação permite encaminhar um documento. Sub-ação para ligar o documento a outras pastas. 41 Ligar, associar e introduzir Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. Contém uma sub-ação para ligar o documento e uma outra para associar. 42 Mover documento Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário.sub-ação para mover o documento. 43 Preencher automaticamente campos de um documento do tipo template PDF Contém link para o documento e caixa de texto para a inserção de um comentário. No momento em que é executada, a ação preenche automaticamente campos do documento.

216 216 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO 4.2 Definição dos campos presentes nas açõestipo Identificação da ação Figura 4.6: Identificação da ação A cada ação-tipo corresponde um Título que vem por pré-definida e que define aquilo que a ação irá fazer. A Descrição conterá uma apresentação das funções da ação. A primeira selecção Listar na configuração de workflows fará com que a ação apareça na listagem de ações tipo quando estamos a conceber o nosso workflow para que a possamos utilizar. A opção de Ação de execução automática, tal como o nome indica, faz com que esta ação seja executada automaticamente sem a intervenção de nenhum utilizador. A principal utilidade deste campo é o de impedir o acumular de ações pendentes, no entanto, ela também contribui para agilizar a concretização das ações, já que poderá ser configurada de forma a cumprir uma ação (por

217 4.2. DEFINIÇÃO DOS CAMPOS PRESENTES NAS AÇÕES-TIPO 217 exemplo a de ler documento) bastando para isso o utilizador abrir um ficheiro registado no esquema cronológico Elementos da ação - Esquema Cronológico do Workflow e Documento Figura 4.7: Elementos da ação NOTA: Para selecionar a configuração desejada, coloque sempre um visto na check-box correspondente. No menu Esquema Cronológico do Workflow, poderemos optar por visualizar ou não o link para acedermos rapidamente ao esquema cronológico. Na janela de ação pendente, este link aparecerá logo por baixo da descrição da ação. Poderá ser útil, igualmente, a opção de, ao passar o cursor por cima do link, surgir, automaticamente os comentários, intervenientes e datas das ações - Apresentar o esquema cronológico ao passar o rato no link. No menu Documento poderemos encontrar e definir algumas funcionalidades relacionadas com o documento em si:

218 218 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO Poderemos colocar como obrigatório a visualização do documento em causa, selecionando, para tal, a opção Obrigatório no link para o documento. Garantindo assim que o utiliza não realiza a ação sem visualizar primeiro o documento. Caso o documento tenha documentos associados (já anteriormente ou aquando a realização de ações), estes poderão ser mostrados ou ocultados mediante a opção Lista com os documentos associados e respectivos links. Se ficarem visíveis, surgirão na janela de realização da ação, abaixo do link para o documento principal. O termo que surgirá poderá ser personalizado mediante a escolha na opção Customizado. Sempre que se aplique, na coluna da Obrigatoriedade da Ação é possível, tornar a função compulsória, sendo depois possível inserir um pequeno texto notificando o utilizador Comentários e Filtro de grupos Figura 4.8: Comentários e Filtro de grupos Na janela de ações do utilizador poderá ser útil, igualmente, a opção de, ao passar o cursor por cima do link, surgir, automaticamente os comentários,

219 4.2. DEFINIÇÃO DOS CAMPOS PRESENTES NAS AÇÕES-TIPO 219 intervenientes e datas das ações - Acesso aos comentários. Os termos de designação podem ser personalizados mediante a escolha na opção Customizado - O utilizador poderá definir se pretende o campo comentário ou não, podendo alterar a sua designação. É também possível optar entre uma área de texto ou dispor de um editor de texto para os comentários. O menu Filtro de Grupos permite-lhe selecionar grupos de utilizadores, tornando mais fácil a selecção desejada. Aquando da concretização da ação bastará clicar no ícone: Figura 4.9: Ícone Filtrar por Grupos Os grupos disponíveis (por exemplo, Contabilidade, Administração, etc.) ficarão visíveis. Quando selecionar o grupo, todos os utilizadores que o compõem, ficarão visíveis. NOTA: A opção Apresentar o filtro de grupos maximizado permite que a caixa de selecção dos grupos esteja visível sem necessidade de clicar no ícone do filtro. Esta opção serve para filtrar a lista de potenciais destinatários do documento, mediante o grupo a que pertençam. Figura 4.10: Filtro de Grupos Maximizado Sempre que a Descrição esteja sublinhada será possível clicar na mesma para aceder a uma janela pop-up, onde poderá inserir o comentário.

220 220 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO Figura 4.11: Exemplo de link na Descrição O comentário inserido será visualizado no esquema cronológico. Quando terminar confirme o texto clicando no botão OK. Desta forma, terá um comentário padronizado. Figura 4.12: Inserção de comentário O campo Área de texto para colocar comentários que não ficam registados no esquema cronológico só está disponível apenas para os encaminhamentos realizados fora dos workflows

221 4.2. DEFINIÇÃO DOS CAMPOS PRESENTES NAS AÇÕES-TIPO Encaminhamentos Figura 4.13: Encaminhamentos (parcial) Na opção Lista de utilizadores que permite definir quem realiza a próxima ação, através da check-box Encaminhar apenas para um utilizador, permite-lhe escolher apenas um utilizador para o qual o documento seguirá. Se desejar encaminhar para apenas um utilizador coloque um visto em Encaminhar apenas para um utilizador. Ao clicar na descrição, poderá visualizar a janela de Configurar Tarefa, selecione os utilizadores pretendidos e clique no botão que lhe permita mover a selecção para a caixa correspondente.

222 222 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO Figura 4.14: Configurar Tarefa O interface do iportaldoc só deixará agora selecionar um único utilizador para essa ação de encaminhamento. Clique em OK para concluir a configuração. Figura 4.15: Encaminhamentos (cont.) O campo: Para o encaminhamento exterior, preenche automaticamente o do destinatário com o da entidade ou se configurado o

223 4.2. DEFINIÇÃO DOS CAMPOS PRESENTES NAS AÇÕES-TIPO 223 do contacto da entidade definido, permite que o documento seja encaminhado para o contacto associado à entidade a que o documento foi classificado, aquando da sua introdução. Facilita o envio do documento já que o utilizador não necessitará de preencher com informações do . Figura 4.16: Configuração do Contacto Sub-ações Figura 4.17: Sub-Ações (parcial) Para além das Ações é possível configurar uma série de Sub-Ações inerentes (por exemplo, a actualização da edição de um documento). Basta, para tal, selecionar a sub-ação que pretende, na primeira coluna, personalizar a descrição que deseja ser visualizada e colocar a execução dessa tarefa como Obrigatória ou Opcional.

224 224 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO Como já foi referido, neste documento, a opção Obrigatório, quando selecionada, permite-lhe inserir um Aviso alertando o utilizador para o incumprimento da função correspondente. O texto a apresentar na ação, pode sempre ser alterado preenchendo o campo Customizado. Sub-ação para filtrar documentos e realizar ações Figura 4.18: Configuração da Sub-Ação Figura 4.19: Sub-Ações (cont.) A Sub-ação para aceder a um link permite-lhe inserir uma hiperligação através da configuração do endereço, para que no momento da realização da ação, o utilizador aceda ao link aqui configurado.

225 4.2. DEFINIÇÃO DOS CAMPOS PRESENTES NAS AÇÕES-TIPO 225 Figura 4.20: Configuração do endereço Tarefas a executar ao realizar a ação Figura 4.21: Tarefas a executar ao realizar a ação (parcial) Aqui é possível escolher quais as tarefas a serem concretizadas. Se clicar no ícone roda dentada poderá Executar tarefa antes de realizar a ação, bastando para isso colocar um visto e confirmar a configuração clicando no botão OK. Figura 4.22: Configuração da tarefa

226 226 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO Agendar ação para o número de dias configurado nesta tarefa Ao clicar neste campo abrirá um a nova janela, podendo inserir o número de dias desejado para agendar a ação pendente. Figura 4.23: Configuração do número de dias Enviar documento por fax Na nova janela poderá inserir o endereço do servidor de FAX. Por omissão, está já preenchida com os dados de autenticação do Administrador. Figura 4.24: Servidor de Fax Atribuição de permissões A janela correspondente a este campo, permite-lhe efectuar a atribuição de permissões consoante os campos auxiliares criados, isto irá repercutirse na Associação de Utilizadores no menu Definições. Desta forma, todos os utilizadores que estiverem associados, a este grupo, terão automaticamente acesso ao documento.

227 4.2. DEFINIÇÃO DOS CAMPOS PRESENTES NAS AÇÕES-TIPO 227 Figura 4.25: Atribuição de permissões consoante o campo Imprimir o documento para a impressora configurada nesta tarefa Na ação Imprimir documento, é agora possível indicar o formato de impressão. Os formatos disponíveis são postscript e portable document format (pdf). A indicação do formato é feita na tarefa Imprimir o documento para a impressora configurada nesta tarefa. Com esta configuração, a ação de impressão será realizada automaticamente aquando a passagem no workflow. Figura 4.26: Configuração da Impressora

228 228 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO Figura 4.27: Tarefas a executar ao realizar a ação (cont.) Atribuir permissões a grupos de utilizadores Ao definir um grupo numa ação tipo, restringimos já quais os utilizadores que terão acesso ao documento. Figura 4.28: Grupos Envia automaticamente o documento por para a entidade que o classifica Poderemos configurar previamente os dados que pretendemos quando encaminhamos um documento para o exterior, para a entidade com que o documento foi classificado. No topo da página encontrará disponíveis cinco elementos com os quais poderemos complementar as nossas informações (Entidade, Documento, Código, Contacto e Acesso Ação)

229 4.2. DEFINIÇÃO DOS CAMPOS PRESENTES NAS AÇÕES-TIPO 229 Figura 4.29: Configuração do Executa uma ação específica do documento associado do tipo que está configurado na tarefa Figura 4.30: Tipo de documento e ação a executar

230 230 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO Execução das operações selecionadas sobre template PDF Com a configuração desta tarefa, possibilitamos que, um template pdf associado a um determinado tipo de documento, disponha de campos que surgem automaticamente com a realização da ação. Para cada elemento (Operações) pretendido, necessitaremos de uma variável que aparecerá na listagem de Campos a Trocar. Figura 4.31: Operações - Templates PDF Opções dos frames e Outros Figura 4.32: Opções dos frames e Outros

231 4.2. DEFINIÇÃO DOS CAMPOS PRESENTES NAS AÇÕES-TIPO 231 Em Opções dos Frames, a opção Vistas serve para visualizar tanto a ação como o documento na mesma janela e em frames diferentes. Se não activar esta opção, apenas a ação será visível (ver secção 4.6 deste documento). A opção Link para permitir voltar à janela com a lista de ações possibilita ao utilizador regressar à listagem de ações pendentes, caso cancele a realização da ação presente. Dar a possibilidade aos utilizadores de definirem tempo limite de realização das ações - Tal como o nome indica, permite ao responsável, pela ação em causa, estipular um prazo para que o utilizador seguinte realize a sua ação. O campo Link para a lista de s associados a um documento permite visualizarmos na realização da ação,, alista de s associados ao documento em causa. Link para pesquisa de entidades - Permite que o utilizador possa escolher, na janela de de realização das ações, uma entidade para classificar o documento em causa. Se desejar que o utilizador se autentique novamente, com as suas credenciais, para ser possível a realização de uma determinada ação, active a opção Pedir autenticação ao utilizador para realizar a ação. Caso a ação seguinte possa ser agendada para uma determinada data, poder-se-a estipular os dias em que a ação pendente surja novamente na lista de ações pendentes - Caixa de texto para permitir aos utilizadores indicarem o número de dias de agendamento da ação seguinte.

232 232 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO Abrir a seguinte frame por defeito Figura 4.33: Abrir a seguinte frame por defeito Consoante a selecção da opção Frame em campos anteriores e activando a opção Vistas, a configuração de abertura de frames por defeito ficará disponível. A título exemplificativo apresentamos as etapas necessárias para a configuração da janela com vistas A/B, para que o utilizador consiga visualizar a ação, que tem de realizar, o lado esquerdo e o documento do lado direito. Em Documento, no campo Link para o documento, activar Frame colocando um visto na check-box correspondente. Figura 4.34: Activação da frame Mais em baixo, em Opções das frames active a opção Vistas.

233 4.2. DEFINIÇÃO DOS CAMPOS PRESENTES NAS AÇÕES-TIPO 233 Figura 4.35: Opção Vistas Em Abrir a seguinte frame por defeito, ficará então disponível para selecção o campo Link para o documento, bastará, para isso, clicar no círculo correspondente. Figura 4.36: Campo Link para documento Termine a configuração, clicando no botão Alterar, situado no fundo da página. Figura 4.37: Botão Alterar O resultado final será a visualização do documento, juntamente com a sub-ação a desempenhar em frames diferentes, facilitando ao utilizador a verificação do documento enquanto realiza as suas tarefas. Figura 4.38: Resultado Final

234 234 CAPÍTULO 4. ANEXO A - AÇÕES TIPO

235 Capítulo 5 Anexo B - Criação de Workflows O objetivo deste anexo é descrever o processo de criação e o funcionamento de um workflow. Ou mais concretamente, explicar os passos necessários a efetuar pelos utilizadores finais. Um workflow, ou fluxo de trabalho, é simplesmente o circuito prédefinido que um documento deve fazer numa organização, entre departamentos. Implica portanto que haja determinadas etapas, nas quais os colaboradores irão executar algum tipo de tarefa sobre o documento (o exemplo mais simples será a sua leitura), e eventualmente serão impostas condições para que o documento prossiga para um caminho ou outro (por exemplo, consoante uma fatura seja aprovada ou não, é condicionado o seu envio para o responsável pelo seu pagamento ou para notificação de quem efetuou a encomenda que lhe deu origem). Os workflows do iportaldoc podem ser concebidos através de máquinas de estados ou, a partir da versão v4.0, redes de Petri. Aquando da conceção do workflow, o utilizador pode escolher a variante que se adequa melhor aos seus fins. Uma vez que o procedimento de criação de workflow varia ligeiramente entre as duas variantes, estas serão explicadas separadamente. Neste procedimento será utilizado como exemplo para a explicação um processo para correspondência. 235

236 236 CAPÍTULO 5. ANEXO B - CRIAÇÃO DE WORKFLOWS Na primeira parte representa-se o processo com o workflow Cartas Recebidas, concebido na variante mais antiga (máquina de estados) disponível em todas as versões do iportaldoc. Na segunda parte o processo é representado pelo workflow Correspondência Recebida, concebido através de redes de Petri, variante apenas disponível a partir da versão v4.0 do iportaldoc. No caso de haver a necessidade de definir um processo mais complexo que requeira sub-processos internos independentes uns dos outros pode ser vantajoso utilizar redes de Petri. Para exemplificar alterou-se o processo e criou-se um novo workflow Correspondência Recebida através de redes de Petri que é representado graficamente da seguinte forma: Figura 5.1: Nesta versão do workflow também existem etapas interdependentes e consecutivas pelas quais o documento passa até ao seu armazenamento, contudo é ilustrada a existência de dois sub-processos, entre a classificação e a notificação dos interessados. É aqui que reside a diferença entre as duas

237 5.1. OPÇÕES NO MENU WORKFLOW DO IPORTALDOC: 237 variantes do workflow. Resumidamente, após introdução o documento passa pela primeira etapa que é a classificação. Neste passo tem-se duas opções: indicar que o documento foi classificado e dar continuidade ao processo ou enviar para arquivo, terminando o processo, tal como no exemplo anterior. Se continuar, o documento seguirá dois caminhos: o Diretor receberá uma notificação para ler o documento e o utilizador responsável pela classificação terá de encaminhar o documento à pessoa responsável por responder à carta, que o fará no estado seguinte, encaminhando também o documento a todos os interessados. O processo só prosseguirá quando ambos caminhos tiverem sido completados, ou seja, quando o Diretor tiver lido a carta e determinado utilizador tiver respondido e encaminhado a carta. Assim, os utilizadores considerados partes interessadas receberão uma ação para lerem o documento. Quando todos tiverem lido o documento, o processo termina apresentando o workflow no Estado Final. 5.1 Opções no Menu Workflow do iportal- Doc: Figura 5.2:

238 238 CAPÍTULO 5. ANEXO B - CRIAÇÃO DE WORKFLOWS Menu Workflow > Conceber Na listagem dos workflows existentes, no canto superior direito, deve selecionar o link Conceber, atribuir uma designação ao workflow, e clicar Inserir Workflow. Figura 5.3: O botão Alterar refere-se unicamente à alteração desta descrição. Para começar a construir o workflow selecione o link Editar, no canto superior direito. A opção Sem anexo, quando ativa, possibilita selecionar todos os campos existentes no momento de classificação do documento, exceto o campo Ficheiro. Este campo é ocultado, o que impede fazer upload de um ficheiro do disco local. Por omissão, a opção encontra-se e mantém-se inativa. 5.2 Elementos constituintes e ordem de criação: NOTA: Quando o editor de templates de workflow é aberto aparece apenas um menu, o menu Estados. Depois de criados os estados, quando se seleciona um deles aparece o menu Ações. E após estas serem criadas, o menu Função de Transição aparece sempre que se seleciona um estado com ações. a) Estados (representados por círculos)

239 5.2. ELEMENTOS CONSTITUINTES E ORDEM DE CRIAÇÃO: 239 Figura 5.4: Para criar um estado, deve arrastar o círculo, que aparece do lado esquerdo, e largar num quadrado, na grelha do lado direito (mecanismo drag and drop). O primeiro estado deverá ter a coordenada Y (vertical) no mínimo igual a 3, onde acaba o ícone que já aparece por predefinição (círculo preto que simboliza a entrada de um documento no sistema). Estes dois ícones ligam-se automaticamente. Deverá, então, atribuir uma descrição ao estado (p.ex.: Classificação). O último estado, Estado Final que deve ter esta mesma designação, é obrigatório e não possui ações. Em caso de engano, deverá selecionar o estado em questão. No menu Estado encontrará as opções Alterar (designação e coordenadas) e Remover. É importante lembrar que deve manter pelo menos um quadrado de espaçamento entre um estado e o seguinte para efetuar a ligação entre eles. a) Ações (representadas por quadrados) Para introduzir Ações nos Estados, é necessário selecionar cada um destes (ao clicar sobre eles ficarão assinalados a vermelho) fazendo surgir um novo menu, Ações, no qual se deve selecionar a opção Inserir:

240 240 CAPÍTULO 5. ANEXO B - CRIAÇÃO DE WORKFLOWS Figura 5.5: Como já foi referido, o Estado Final não possui ações associadas: é apenas um estado de arquivo/armazenamento final que indica que já foram efetuadas as ações necessárias sobre o documento. Um estado pode possuir mais do que uma ação, o que significa que num determinado passo do circuito do documento podem estar duas pessoas, ao mesmo tempo, a efetuar ações diferentes sobre o mesmo documento (p.ex. enquanto uma pessoa classifica o documento outra pode estar a tomar conhecimento/ler). Para consultar/alterar ou remover uma ação é necessário selecioná-la (clique no quadrado) e selecionar a opção pretendida no menu Ações. Exemplo de criação/alteração de uma ação no estado Notificação:

241 5.2. ELEMENTOS CONSTITUINTES E ORDEM DE CRIAÇÃO: 241 Figura 5.6: 1. Clicando no link Definir Código para a Ação é-lhe apresentada, em pop-up, uma lista de ações-tipo que, em grande parte, são semelhantes às existentes no menu Documento do iportaldoc (p.ex.: associar, atualizar revisão, alterar informação, etc.). Assim que selecionar uma, irá aparecer na janela de criação de ações o campo Código Selecionado. 2. A Descrição da Ação deve ser muito explícita porque é o link que aparece na lista de ações a realizar. Se assim for, verifica-se rapidamente o que está a ser pedido: Figura 5.7:

242 242 CAPÍTULO 5. ANEXO B - CRIAÇÃO DE WORKFLOWS O acesso a esta lista pode ser efetuado através do ícone/atalho, no canto superior esquerdo do iportaldoc, Figura 5.8: (4 é o número de ações a realizar) ou através do menu Sessão, opção Ações. 3. Quadro resumo de todas as opções possíveis no campo: Tipo de Atribuição: Figura 5.9:

243 5.2. ELEMENTOS CONSTITUINTES E ORDEM DE CRIAÇÃO: 243 * Atribuição posterior para o utilizador que fez a ação X do estado Y : No estado Notificação interessados, do workflow Correspondência Recebida, poderíamos ter uma segunda opção que seria Responder a Carta Recebida, e que levaria o workflow a uma nova ação para introduzir uma resposta a carta, como acontece num ramo anterior. Se se pretender que quem faz esta introdução seja a mesma pessoa que leu a carta, no estado Notificação interessados (atribuída por encaminhamento), então pode-se considerar que é atribuída posteriormente para o utilizador que fez a ação X (ler) do estado Y (notificação). ** Atribuição posterior para o autor original : O autor original é o utilizador que introduz a primeira versão do documento. O autor (simplesmente autor ) é o utilizador que criou a versão mais recente do documento (ao atualizar a revisão do documento). Ou seja, o autor original e o autor podem ser utilizadores diferentes. Por exemplo, o utilizador1 insere no iportaldoc uma carta para enviar para o exterior (é o autor original), esta passa pela aprovação do utilizador2 que corrige o documento (este passa a ser o autor), e de seguida existe uma ação no workflow que retorna ao utilizador1 para que ele saiba se o documento que criou já foi aprovado ou não. Esta última ação teria de ser atribuída ao autor original, porque se fosse atribuída ao autor iria ser efetuada pelo utilizador2, e não pelo utilizador1. *** Atribuição posterior para o utilizador que deu início ao workflow : Continuando com o exemplo anterior, o workflow teria chegado ao Estado Final, e entretanto o utilizador1 está ausente, sendo solicitado ao utilizador3 que atualize o documento. O workflow vai ser reiniciado, e neste caso, não se pretende que a ação de notificação seja realizada pelo utilizador1 mas sim pelo utilizador3, portanto, a atribuição da ação teria de ser para o utilizador que deu início ao workflow. **** Atribuição posterior através dos campos auxiliares : É inserido um documento no iportaldoc iniciando um workflow que atribui a ação de classificação ao utilizador1, que altera a informação atribuindo assunto X ao documento no campo auxiliar Assunto. Por configuração prévia, utilizador2 está associado ao assunto X. Se ação seguinte tiver este tipo de atribuição, esta aparecerá na lista de ações do utilizador2.

244 244 CAPÍTULO 5. ANEXO B - CRIAÇÃO DE WORKFLOWS 4. Os Resultados da Ação representam opções ou botões que aparecem na janela da ação, e que condicionam o rumo do fluxo do documento, isto é, dependendo da escolha o workflow segue um caminho ou outro. Por exemplo, na ação Classificar carta recebida se a opção selecionada for Arquivar o fluxo segue para o Estado Final, no entanto, se a opção for Classificado o fluxo segue paralelamente para o utilizador que efetuou a classificação, para que este encaminhe o documento para o utilizador que deve responder à carta, e para o Diretor, que deve ler a carta. Por omissão, aparece apenas uma linha para introduzir um resultado, mas na opção Adicionar Resultado podem adicionar-se tantas quantas as necessárias. O Operador por defeito só produz efeito quando uma ação está atribuída a várias pessoas. Com a opção ou basta que uma pessoa realize a ação para que desapareça da lista de ações a realizar das outras. A opção e implica que todas as pessoas realizem a ação para que o workflow possa prosseguir. Por exemplo, uma vez no estado Notificação interessados, o workflow só passa para o Estado Final quando todos os destinatários da carta selecionarem a opção Lido. Há ainda a possibilidade de definir a execução automática da ação quando expira o tempo limite de execução definido. Para isso, deve colocar um visto nesta opção e definir qual o resultado que a ação deve retornar. c) Funções de Transição Figura 5.10: Simbolo de Função de Transição A função de transição é o elemento de ligação entre estados, e, por isso, não podem existir duas FT seguidas. Consoante o resultado (botão) selecionado, no momento da realização da ação, o documento segue determinado percurso (p.ex.: quando o utilizador seleciona a opção Classificado, no estado Classificação, o workflow passa para os estados Encaminhamento para Departamento e Notificação Diretor).

245 5.2. ELEMENTOS CONSTITUINTES E ORDEM DE CRIAÇÃO: 245 Figura 5.11: Para introduzir uma FT deve selecionar um estado que já possua uma ação, que será o estado de partida/origem. Aparece, então, um conjunto de funções de transição do lado esquerdo, bastando arrastar e largar (no espaço entre dois estados) para a introduzir. Tal como para os estados e as ações, também ao selecionar uma FT aparecem as opções Alterar e Remover. Existe ainda um tipo especial de transição para criar redes de Petri, que é representado por um travessão retangular preto, que se encontra também no painel lateral esquerdo. Esta nova transição permite bloquear o workflow no ponto em que é colocada, sendo o workflow desbloqueado apenas quando todos os ramos ligados a essa transição tiverem sido executados.

246 246 CAPÍTULO 5. ANEXO B - CRIAÇÃO DE WORKFLOWS Figura 5.12: Travessão de Bloqueio Por exemplo, no workflow Correspondência Recebida deseja-se que o estado Notificação interessados fique ativo apenas quando todas as ações anteriores de ambos ramos forem realizadas. Para isso colocou-se um travessão antes do estado Notificação interessados que obriga o workflow a esperar pela realização da ação Ler carta recebida do estado Notificação Diretor e pela realização da ação Responder à carta do estado Resposta. Os travessões também podem ser necessários quando há ações de encaminhamento, uma vez que é possível replicar ações aquando da realização deste tipo de ações. Isto é, nas ações de encaminhamento é possível criar vários ramos de um workflow criando vários encaminhamentos, o que é feito recorrendo ao ícone situado por baixo da janela direita de encaminhamento. Nesta situação pode ser vantajoso definir um bloqueio num ponto do workflow para reunir os resultados dos vários ramos. Para utilizar os travessões de bloqueio basta arrastá-lo para o quadrado anterior ao estado de destino da transição e largá-lo nesse lugar. Aparecerá uma janela para Inserção de transição onde deverá selecionar o estado de destino da transição. Para os remover basta agarrar, arrastar para fora do editor e largar. 5.3 Exemplo Criação de workflow Correspondência Recebida de acordo com a tabela:

247 5.3. EXEMPLO 247 Figura 5.13: Características do workflow Correspondência Recebida Descrição do funcionamento do workflow Logo que o documento entra no sistema é enviado um de notificação ao responsável por determinada ação para que proceda à sua execução, sendo também acionada uma janela pop up com uma lista de Ações Pendentes assim que se efetua o login no iportaldoc (também é possível aceder a esta lista através do menu Sessão, opção Ações ou do link Figura 5.14: Nota Muito Importante: ainda na janela de Ações a Realizar, deve verificar a opção selecionada em Listagem por diretoria, pois se Sim mostrará apenas a listagem de ações sobre documentos na secção/directoria em que se

248 248 CAPÍTULO 5. ANEXO B - CRIAÇÃO DE WORKFLOWS encontra, e respetivas subdiretorias. Deverá selecionar Não para visualizar todas as ações, independentemente da diretoria em que se encontram os documentos (considera por predefinição a raiz da hierarquia). Ao selecionar o tipo de ação (por exemplo, Classificar carta recebida) no menu Ações também só aparecerá a lista as ações especificadas. Para executar a ação basta selecioná-la sob a coluna Acesso Ação. Surgirá a janela correspondente onde se poderá aceder ao documento e à sua informação. Figura 5.15: Retomando o exemplo do workflow Correspondência Recebida: as duas primeiras ações de classificar e encaminhar o documento são executadas por omissão por determinado colaborador (no caso de ser mais do que um, basta um deles realizar a ação para que esta deixe de aparecer na lista de ações a realizar do outro). Apesar disto, é possível a qualquer momento fazer uma reconfiguração, atribuindo estas tarefas a outro(s) colaborador(es).

249 5.3. EXEMPLO 249 Figura 5.16: Nesta ação de classificação existem duas opções: Classificado, em que o workflow prossegue para os estados Encaminhamento para Departamento e Notificação Diretor ; e Arquivar, em que o workflow prossegue para o Estado Final. Na ação de Encaminhar é selecionado o destinatário a partir de uma lista de utilizadores do lado esquerdo. Para atribuir o encaminhamento deve passar o utilizador selecionado para a caixa do lado direito através do botão Figura 5.17: ou todos os utilizadores do sistema, através do botão Todos.

250 250 CAPÍTULO 5. ANEXO B - CRIAÇÃO DE WORKFLOWS Figura 5.18: Em caso de engano, é possível reverter a situação selecionando os nomes de utilizador na caixa do lado direito e clicando em Figura 5.19: ou no botão que aponta na mesma direcão, mas que englobe todos os utilizadores. Figura 5.20: E selecionar os utilizadores correctos, do modo previamente descrito. Por fim, deve clicar em Encaminhado. Como já foi referido, se quiser criar vários ramos do workflow deve criar vários encaminhamentos. Para isso deve selecionar o(s) utilizador(es) a quem o primeiro ramo diz respeito e clicar no ícone +,, criando um ramo. Figura 5.21: Por exemplo: existe uma carta que diz respeito ao departamento técnico e ao departamento comercial. Na ação de encaminhamento seleciona-se o diretor comercial e cria-se um ramo. De seguida, na mesma ação, seleciona-se

251 5.3. EXEMPLO 251 o diretor técnico e cria-se o ramo. Por fim, deve clicar em Encaminhado. Desta forma, os estados e respetivas ações existentes entre o encaminhamento e o travessão de bloqueio são replicados e independentes na sua evolução. Caso tenha criado um ramo errado, pode removê-lo clicando na cruz vermelha à frente da designação do ramo. Se se considerar que outro utilizador (que não intervém no workflow) também deve ter conhecimento do documento em questão, é possível enviálo, na própria janela da ação, através do link Para conhecimento (enviando o link para o documento por ) ou através do link Para encaminhamento (aparecendo na lista de ações do utilizador selecionado, podendo enviar ou não o link para o documento por ). Figura 5.22: Paralelamente, o Diretor recebeu uma ação para Ler carta recebida.

252 252 CAPÍTULO 5. ANEXO B - CRIAÇÃO DE WORKFLOWS Depois de carregar no link e ler o documento, deve selecionar a opção Lido. O workflow prosseguirá assim que o travessão desbloquear a transição, quando obtiver os dois resultados que necessita. Até lá esta transição ficará em espera. Figura 5.23: O utilizador destinatário do encaminhamento feito em encaminhamento para Departamento receberá uma ação para Responder à carta, ou seja, introduzir no iportaldoc um documento que ficará associado a esta carta. Depois de proceder à introdução o utilizador deverá encaminhar a carta para todas partes interessadas e carregar na opção Respondido.

253 5.3. EXEMPLO 253 Figura 5.24: No momento em que ambos os resultados necessários chegam ao travessão de bloqueio, este permite a continuação do workflow transitando para o estado Notificação Iinteressados. O(s) destinatário(s) do encaminhamento abrirá(am) uma janela com um link para ler o documento. Selecionando a opção Lido o documento segue a função de transição para o Estado Final, mas o documento só chegará efetivamente ao Estado Final quando todos tiverem lido, pois na conceção do workflow foi definido o operador por pre-

254 254 CAPÍTULO 5. ANEXO B - CRIAÇÃO DE WORKFLOWS definição e para o resultado Lido. Figura 5.25: Para criação de novos tipos de ação ou alteração das existentes (como colocar/retirar links das janelas de ação, por exemplo, link para conhecimento e para encaminhamento ) terá de utilizar o login Ipdocmaster. Relembrese que não é aconselhável modificar as ações pré-definidas, faça cópias. A partir da versão v3.1.9 há ainda uma opção no gerador de ações, Lista de grupos que permite definir qual o grupo que vai realiza a próxima ação, que permite que no decorrer de um workflow sejam atribuídas ações a grupos de utilizadores através de encaminhamentos. O encaminhamento é por isso para grupos e não para utilizadores. Para utilizar esta nova opção é necessário criar uma ação para atribuição a grupos de utilizadores, selecionando a opção que indica que a ação será atribuída a um grupo. Não esquecer que tal como acontece com as restantes

255 5.4. QUESTÕES ADICIONAIS 255 ações de encaminhamento, a ação a atribuir a grupos terá que ter um dos seguintes tipos: Atribuição posterior por encaminhamento ou atribuição posterior para o utilizador que fez a ação X do estado Y. 5.4 Questões adicionais Quando se pretende efetuar alguma alteração ao workflow não é possível fazêla se este já estiver a ser utilizado por algum documento, mas também não é necessário construir um novo de raiz. Se em geral a estrutura se mantiver quase inalterada pode-se simplesmente exportar o workflow existente, importar com outro nome e efetuar as alterações. Figura 5.26:

256 256 CAPÍTULO 5. ANEXO B - CRIAÇÃO DE WORKFLOWS Para isto, seleciona-se um workflow da lista (menu Workflow > Conceber) e a opção Editar. Na janela de criação escolhe-se a opção Exportar, no menu workflow. Para importar, aceda no iportaldoc ao menu Workflow, opção Conceber, e no canto superior direito Importar. Para alterar basta proceder como durante a conceção. Antes disso, sugere-se que se altere o nome do workflow original para uma designação do tipo Cartas Recebidas BF (em que BF significa before e a data), por exemplo. Assim o novo workflow ficará com a designação Cartas Recebidas. Isto é particularmente importante no caso das pastas de workflow criadas automaticamente, uma vez que mudando o nome do workflow iria considerar-se que se trata de um novo e seria criada uma nova pasta. No caso de o workflow estar a ser utilizado para introdução de documentos numa pasta criada manualmente é conveniente desassociar a versão anterior e associar a nova. Para tal, o modo mais simples será selecionar a pasta em questão e, no menu Diretoria Ass.Util.Work, usar a opção Trocar Workflow (canto superior direito): Figura 5.27:

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