SIFARMA 2000 VERSÃO DOCUMENTO DE APOIO AO UTILIZADOR

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1 SIFARMA 2000 VERSÃO DOCUMENTO DE APOIO AO UTILIZADOR Janeiro 2013

2 Conteúdo 1. ATENDIMENTO DISPENSA Ecrã da Dispensa Recolha de Dados da Receita Criação de Utente Nova etiqueta de Manipulados LISTAGEM DE PRODUTOS VENDIDOS PROGRAMA DE APOIO - COMPARTICIPAÇÃO Dispensa com Comparticipação Anulação do Atendimento Dispensa Suspensa Facturação FORMAS DE PAGAMENTO Pagamentos Compostos LISTAGEM DE PAGAMENTO FIM DE DIA Talão Recapitulativo Somatório de Vendas Fim de Periodo CARTÃO DAS FARMÁCIAS PORTUGUESAS NOVAS OBRIGAÇÕES FISCAIS - DEC.LEI 197 E 198 DE DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA FARMÁCIA ALTERAÇÕES DE DOCUMENTOS NO ECRÃ DE PAGAMENTO Novos Botões Pesquisar / Ficha /Eliminar Nº Contribuinte/País Check-Box Cria/Actualiza Ficha Check-Box Valida Regras Sujeito Passivo Documentos a imprimir NO ATENDIMENTO S/Comparticipação... 25

3 C/Comparticipação Venda Suspensa Regularização da Venda Suspensa Devolução na Venda Um Atendimento a Crédito Regularização de Créditos Concedidos NIFS ESTRANGEIROS ENVIO DO FICHEIRO SAF-T PT ACÇÕES A EXECUTAR No Sifarma Submeter Um Ficheiro CONSULTA DE FICHEIROS SUBMETIDOS CLIENTES EXTRACTO DE CONTA CORRENTE A CONTA CORRENTE PAGAMENTOS PARCIAIS CONTROLO DE CRÉDITOS COMPONENTE PROFISSIONAL REGISTO DE DETERMINAÇÕES HISTÓRICO TERAPÊUTICO CÁLCULO DE IMC ENCOMENDAS GESTÃO DE ENCOMENDAS ENCOMENDA DIÁRIA CONTROLO DE GESTÃO PRODUTOS FICHA DE PRODUTO ANÁLISE DE CATEGORIAS GLOBAL AVISOS... 59

4 1. ATENDIMENTO 1.1. DISPENSA ECRÃ DA DISPENSA Com o fim do Protocolo dos Diabéticos hà algum tempo, considerou-se já não existirem produtos para escoamento, deixou de ser necessário o botão F4-Protocolo, o referido botão foi removido do ecrã de Dispensa RECOLHA DE DADOS DA RECEITA O Sifarma 2000 está capacitado para recolher as novas vinhetas de locais de prescrição CRIAÇÃO DE UTENTE Quando se está no ecrã da dispensa e criamos um novo Utente esse mesmo Utente passa a ser o Utente seleccionado para a dispensa. No ecrã da Dispensa chamamos a Lista de Utentes da Farmácia Utentes F10, nessa lista está disponível o botão Registar Novo Utente. Quando o Utilizador selecciona Registar Novo Utente o Sifarma 2000 apresenta o ecrã Utente para criação de um novo Utente na Farmácia, chamamos a atenção para o campo Situação da Ficha. No ecrã Utente preenchemos os campos como até ao momento, quando gravamos os dados inseridos, Gravar F2, o Sifarma 2000 grava os dados e posiciona o Utente agora criado, no campo Utente do ecrã da dispensa

5 NOVA ETIQUETA DE MANIPULADOS Para acompanhar a legislação em vigor a etiqueta de manipulados foi alvo de alterações LISTAGEM DE PRODUTOS VENDIDOS A listagem de produtos vendidos passa a ter como critério a hora como no consultar vendas, à semelhança de outras listagens para conferir maior exactidão e capacidade de pesquisa dos movimentos. A data inicial por defeito é igual à data actual menos 30 dias e não pode ser superior à data actual. A data final por defeito é igual À data actual e não pode ser superior à data actual. A data final é a data do posto que está a produzir a listagem 1.3. PROGRAMA DE APOIO - COMPARTICIPAÇÃO Foi criado um novo processo de comparticipações que necessita a recolha de um código de autorização para comparticipação.

6 As embalagens de medicamentos abrangidas por este tipo de programa, devem apresentar 2 códigos de barras, código AIM e código de autorização que é único. Como exemplo apresentamos a imagem de um conjunto dos códigos impressos numa embalagem elegível para ser aplicado este tipo de comparticipações. Código AIM é o código superior e o código de autorização é o código inferior. Na dispensa o Utilizador tem de seleccionar o produto, abrangido pelo programa de apoio. Indica a quantidade a dispensar. Indica o plano de comparticipação do programa de apoio. O Sifarma 2000 pede a indicação do código de autorização, por cada unidade dispensada. Termina normalmente a dispensa. De seguida vamos apresentar como exemplo deste programa de apoio de comparticipações o programa de apoio Lilly DISPENSA COM COMPARTICIPAÇÃO Quando se tem um produto na linha da dispensa abrangido pelo programa de apoio e o Utilizador selecciona o plano do programa de apoio que se aplica à receita, o Sifarma 2000 apresenta uma janela em que se tem de inserir o código de autorização, impressa na embalagem. Após a inserção do código de autorização, o Utilizador carrega no botão F2- Confirmar. O Sifarma 2000 vai apresentar esta janela o nº de vezes igual à quantidade dispensada. Se carregar no botão Cancelar o Sifarma 2000 assume como sendo uma recusa à atribuição do plano de comparticipação, quando queremos terminar o Sifarma 2000

7 apresenta uma mensagem de aviso, Plano com código(s) de autorização obrigatório(s). Caso tenha cancelado a recolha do código de autorização e quer recolher esse mesmo código de autorização, no ecrã de recolha temos as teclas Shift+F12, apresenta a janela seguinte. No ecrã da dispensa vamos ter uma linha por cada embalagem dispensada. Após a correcta recolha dos produtos quando o Utilizador quiser terminar a dispensa efectua as mesmas acções como até aqui. Caso esteja a dispensar um produto com o mesmo código de autorização o Sifarma 2000 apresenta a mensagem de aviso que se apresenta de seguida.

8 ANULAÇÃO DO ATENDIMENTO Quando se anula o Atendimento de uma dispensa com produtos abrangidos pelo Programa de Apoio. O Sifarma 2000 apresenta uma mensagem de aviso com os códigos de autorização inseridos no atendimento, isto para a conferência das embalagens, para reactivação dos códigos de autorização DISPENSA SUSPENSA Quando se efectua uma venda suspensa de um produto ao abrigo do programa de apoio, precede-se da mesma forma como descrito anteriormente Para a regularização de uma venda suspensa será feita a transmissão do código de autorização recolhido inicialmente. Se não tivermos recolhido o código de autorização terá que ser recolhido neste momento (Shift+12) FACTURAÇÃO As receitas editadas ou recolhidas no módulo de facturação a entidades estão igualmente abrangidas às regras atrás referidas. Para se inserir o código de autorização no ecrã Criação/Alteração de Receita temos no Menu do ecrã a opção recolha dos Códigos de Autorização, conforme podemos ver na imagem seguinte.

9 Ao emitir a factura mensal do programa de apoio, realiza a submissão electrónica da informação necessária à comprovação da dispensa realizada FORMAS DE PAGAMENTO PAGAMENTOS COMPOSTOS O ecrã de Formas de Pagamento sofreu uma alteração no seu funcionamento, que passamos a apresentar. Conforme podemos ver na imagem seguinte, são apresentados os seguintes dados: A Pagar - é o montante que o Utente tem a liquidar, não sofre alteração até o Utilizador confirmar o pagamento. Formas de Pagamento são os tipos de pagamento que são suportados pelo Sifarma Valor é indicado a importância para cada forma de pagamento. Informação Adicional texto livre que vai ser visível nas Formas de Pagamento. Botão F2-Confirmar confirma os dados inseridos só é activado quando a soma dos montantes inseridos na coluna Valor é igual ou superior ao valor A Pagar. Botão F3-Limpar remove os dados inseridos nos campos Valor e Informação Adicional. Botão Esc-Cancelar Cancela o pagamento, retorna ao ecrã anterior. Troco informa o Utilizador a soma do montante inserido na coluna Valor, Com o fundo a vermelho quando a soma da coluna Valor é inferior ao valor a pagar. Com fundo a verde quando a soma da coluna Valor é igual ou superior ao valor a pagar, quando a soma é superior indica o Troco. As formas de pagamento passam a ser apresentadas por ordem alfabética, por defeito o foco vai estar posicionado no campo Numerário. Para as Farmácias que têm Caixa Automático o foco é posicionado, por defeito, nessa forma de pagamento.

10 O pagamento composto passa a funcionar da seguinte forma. O Utilizador passa a indicar directamente os valores em cada um dos campos Valor das Formas de pagamento, o campo Em Falta/Troco passam a ter o fundo a vermelho quando apresenta o montante em falta e o fundo a verde quando apresenta o montante do troco. Para confirmar os dados inseridos carregamos no botão F2 Confirmar. O talão Comprovante de Pagamento reflete as formas de pagamento utilizadas.

11 1.5. LISTAGEM DE PAGAMENTO A partir desta versão o Sifarma 2000 passa a permitir a produção da Listagem de Movimentos de Caixa por Formas de Pagamento. No ecrã de Formas de Pagamento, depois de actualizar os dados, o Utilizador selecciona a função/botão F5-Listar Detalhe, é apresentada uma janela Listagem de Formas de Pagamento em que se pode seleccionar o Operador e a Forma de Pagamento que queremos listar. Para o Utilizador seleccionar o Operador e ou a Formas de Pagamento carrega no botão, pode também redefinir a data nos Critérios de Pesquisa. O botão F3-Ver Detalhe permite ao Utilizador visualizar as formas de pagamento de cada uma dos atendimentos.

12 Neste ecrã podemos ver as formas utilizadas em cada um dos atendimentos e em caso de existir troco o montante do mesmo. Apresenta a identificação do Empregado, o nº do Atendimento, se o Indicador do estado do atendimento, a descrição do movimento forma de pagamento/troco, o valor em cada um dos movimentos, o total pago e o montante Acumulado para o período consultado. O botão F5-Ver Relatório produz a Listagem de Movimentos de Caixa por Tipo de Pagamento. Na Listagem de Movimentos de Caixa por Tipo de Pagamento, são apresentados os totais dos movimentos efectuados por cada empregado e por Forma de Pagamento FIM DE DIA TALÃO RECAPITULATIVO Com a implementação do novo regime de facturação, para melhor controlo das regularizações das vendas suspensas, foram criadas novas colunas no Talão Recapitulativo. Na impressão do Talão Recapitulativo conforme podemos ver na imagem seguinte existe uma coluna com o nome de Nota de Crédito (NA) e Nota de Crédito (NC). Na coluna Nota de Crédito (NA) estão reflectidas as notas de crédito produzidas com a regularização de Vendas Suspensas, edição de vendas e anulação de vendas. Na coluna Nota de Crédito (NC) estão reflectidas as devoluções no atendimento e notas de crédito a clientes.

13 SOMATÓRIO DE VENDAS Foi criada uma nova opção no Fim de Dia que nos permite visualizar o ecrã já conhecido Lista de Vendas. Neste ecrã podemos visualizar as vendas do Utilizador ou de todos os Utilizadores. Para melhor fazer a redefinição de pagamentos, passamos a poder definir o nº de cópias do Comprovante de Pagamento a ser impresso, inserindo o nº de cópias pretendida no campo NºCópias Comp.Pgto. Caixa FIM DE PERIODO Considerando que o Talão Recapitulativo reflete os documentos produzidos num determinado espaço de tempo, nesta versão foi introduzido a noção de Fim de Período. Isto para evitar a não inclusão de movimentos que por lapso tenham sido efectuados após a emissão do Talão Recapitulativo num dia e no dia seguinte emitir-se o Talão Recapitulativo a partir das 00:00:00 do corrente. O Sifarma 2000 passa a listar a data/hora de fim do pedido do Talão Recapitulativo, mediante confirmação do Utilizador. O ecrã Resumo Principal de Caixa passa a apresentar por defeito os dados desde o fecho do último período até à data/hora em que estamos a efectuar a consulta. O chamado Período em Curso.

14 Conforme podemos ver na imagem seguinte a data do último período fechado da Farmácia é o dia 10/12/2012 às 19:19:47 e a data em que estamos a efectuar a consulta é o dia 11/12/2012 às 10:23:41. De qualquer forma, nada impede o Utilizador de modificar as datas de início e de fim de Selecção no ecrã. Depois de se pedir a emissão do Talão Recapitulativo o Sifarma 2000 apresenta, ao Utilizador, uma mensagem de decisão, se quer efectuar o fecho do período. Sempre que se escolheu intervalo de dias que seja continuo à data fim do último período. Se o Utilizador optar pela opção Sim o processo de fecho de período é processado e é gerado o Talão Recapitulativo. Se o Utilizador optar pela opção Não o processo de emissão de Talão Recapitulativo é processado normalmente, não ficando registada a data/hora em que está a ser efectuado o pedido. O menu Fecho de Período tem três novas opções que passamos a apresentar. Período em Curso Vai buscar as datas dos critérios de pesquisa para o período em curso e apresenta o ecrã de com os cálculos efectuados. Consultar Períodos Fechados é apresentado ao Utilizador um ecrã com as datas dos períodos efectuados e o empregado que o efectuou. Podendo o Utilizador seleccionar um dos períodos apresentados com a tecla de Insert e F2 Confirmar, para impressão do respectivo Talão Recapitulativo.

15 Anular Fecho do Último Período anula o fecho do último período, podendo ser efectuado novamente o fecho com novo periodo CARTÃO DAS FARMÁCIAS PORTUGUESAS O talão do Cartão das Farmácias Portuguesas passa imprimir os pontos a caducar, que estão visíveis no ecrã de consulta de saldo do CFP, como também imprime os pontos do cartão. 2. NOVAS OBRIGAÇÕES FISCAIS - DEC.LEI 197 E 198 DE DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA FARMÁCIA Chamamos a atenção para a OBRIGATORIEDADE do correcto preenchimento dos dados para geração do SAF-T PT. Com a instalação da versão do Sifarma 2000, o Sifarma 2000 passa a efectuar uma validação automática dos dados inseridos no ecrã de Dados para a Geração do SAF-T PT. Para a situação do Sifarma 2000 encontrar algum dado em falta o Sifarma 2000 passa a apresentar a mensagem seguinte, imediatamente antes da identificação do Utilizador.

16 Para o caso dos dados não estarem correctos ou validar algum dado para a produção do ficheiro SAF-T PT, o Utilizador pode verificar no ecrã de Dados para a Geração do SAF-T PT. Parâmetros > Gestão do Sistema > Exportação SAF-T Na imagem anteriormente apresentada, o Sifarma 2000 chama a atenção numa mensagem com fundo a amarelo para os dados em falta. Para corrigir ou inserir alguns dos dados, temos o ecrã de Dados da Farmácia no módulo dos Parâmetros, conforme se vê na imagem seguinte. Parâmetros > Dados para Cabeçalhos e Rodapés (Separador Cabeçalhos)

17 No ecrã de Dados da farmácia verificamos que temos um novo campo Forma Jurídica, neste campo vamos indicar a forma juridica da sociedade proprietária da Farmácia. Para se definir a Forma Jurídica da sociedade, temos uma lista já definida no Sifarma 2000, carregando no botão à direita do campo é apresentada a lista. Exemplos de preenchimento dos campos no ecrã Dados da Farmácia : Quando a Forma Jurídica da sociedade é Empresário Nome Individual é necessário indicar o Sujeito Passivo no respectivo campo. Os campos Nº de Registo Comercial e Capital Social, ficam inibidos. Caso a Forma Jurídica seja uma Sociedade tem de ser preenchido os campos Nº de Registo Comercial e Capital Social.

18 Após o correcto preenchimento dos campos, o Utilizador tem de gravar as alterações com o botão Guardar. Apresentamos quadro com as designações das Formas Jurídicas e com os campos correspondentes. Designação EMPRESARIO NOME INDIVIDUAL ASM (Assoc. Socorros Mutuos) MISERICÓRDIA IPSS HERDEIROS SOCIEDADE UNIPESSOAL, LDA SOCIEDADE ANÓNIMA SOCIEDADE POR QUOTAS SOCIEDADE IRREGULAR Campos a Preencher Sujeito Passivo Sujeito Passivo Sujeito Passivo Sujeito Passivo Sujeito Passivo Nome de Sociedade Nº Registo Comercial Capital Social Nome de Sociedade Nº Registo Comercial Capital Social Nome de Sociedade Nº Registo Comercial Capital Social Nome de Sociedade Nº Registo Comercial Capital Social

19 Para cumprimento da nova legislação é obrigatório a entrega do ficheiro SAF-T PT, referente ao mês anterior, até ao dia 8 de cada mês. O Sifarma 2000 passa a emitir um aviso até a Farmácia ter produzido e submetido o ficheiro SAF-T PT ALTERAÇÕES DE DOCUMENTOS Passamos a apresentar algumas alterações introduzidas com a entrada em vigor dos Decretos Lei 197 e 198 de 2012 Documentos que deixam de existir: Talões Notas de Anulação Facturas/Recibos Novos Documentos: Factura Simplificada A emissão de facturas passa a ser obrigatória. A natureza do documento a entregar não pode ser diferente de factura - Factura (FT) ou Factura Simplificada (FS). A nota de crédito passa a ter obrigatoriamente a indicação do documento que lhe deu origem. Conforme o tipo de factura tem que possuir a menção de determinado texto específico, ver quadro a seguir. A emissão de uma Factura (FT) ou Factura Simplificada (FS) obedece às seguintes variáveis: Total, c/iva do documento até 100,00 é permitida FS se sujeito passivo Total c/iva do documento até 1.000,00 é permitida FS se sujeito não passivo Se quisermos imprimir a identificação do adquirente (nome, morada e cod. postal) tem de ser emitida FT. Nota: Para uma optimização da dispensa, deve-se definir correctamente os documentos a serem impressos no ecrã Configuração de Documentos. (Parâmetros > Configuração de Nº de cópias).

20 Apresentamos quadro com os dados necessários numa Factura (FT) e Factura Simplificada. FACTURA FACTURA SIMPLIFICADA Data Obrigatório Obrigatório Numero Sequencial Obrigatório Obrigatório Nome ou Denominação Social e NIF da Farmácia Obrigatório Obrigatório Quantidade e denominação dos bens transaccionados Obrigatório Obrigatório Preço com a inclusão do imposto e taxas aplicáveis Obrigatório Obrigatório NIF do adquirente Obrigatório (Quando for sujeito passivo ou quando solicitado por cliente não sujeito passivo) Obrigatório (Quando for sujeito passivo ou quando solicitado por cliente não sujeito passivo) Identificação e domicílio do adquirente ou destinatário Obrigatório Não é Obrigatório São Sujeitos Passivos do IVA as pessoas singulares ou colectivas que, de um modo independente e com carácter de habitualidade, exerçam actividades de produção, comércio ou prestação de serviços (art. 2.º, n.º 1, al. a), do CIVA, (Ex.: Sociedades/Empresas) São Sujeitos Não Passivos do IVA as pessoas singulares que não exerçam qualquer actividade de produção, comercio ou prestação de serviços ou seja que não sejam sujeitos passivos de IVA, (Ex.: Cliente Final/Generalidade dos Clientes da Farmácia) NO ECRÃ DE PAGAMENTO No ecrã de Pagamento como podemos visualizar na imagem seguinte, vamos encontrar algumas alterações que nos vão auxiliar no nosso dia a dia.

21 Vamos apresentar estes novos campos NOVOS BOTÕES PESQUISAR / FICHA /ELIMINAR Para uma maior rapidez na pesquisa/inserção do nome do Utente a ser impresso na Factura, foram criados os botões que se assinala na imagem seguinte: F6-Pesquisar: Permite ao Utilizador chamar a lista de Utentes da Farmácia, nessa lista podemos seleccionar o Utente pretendido. A lista de Utentes da Farmácia sofreu uma reorganização ao nível de colunas, chamamos a atenção para a reposição do nº de Contribuinte estar imediatamente ao contacto.

22 Caso seja indicado o nº de Contribuinte e esteja inserido na lista de Utentes da Farmácia e fazendo a pesquisa pelo botão, o Sifarma 2000 preenche automaticamente os campos de identificação do Utente. F2-Ficha: Após a inserção do nome do Utente o nº de Contribuinte o botão, F2-Ficha, permite ao Utilizador chamar a ficha de Utente. Eliminar: Este botão, efectua a limpeza dos campos de identificação do Utente Nº CONTRIBUINTE/PAÍS Para o caso de se estar a efectuar uma dispensa para um Utente que tenha um nº de contribuinte de outro País o Utilizador tem de introduzir o nº e seleccionar o País da lista apresentada pelo Sifarma Para o correcto preenchimento deste campo, para um Utente com o Nº de contribuinte Português o Sifarma 2000 está capacitado a efectuar a validação do check-digito do mesmo. Quando um Utilizador insere um nº de contribuinte, o Sifarma 2000 efectua a validação do nº contribuinte inserido, caso o nº não seja válido é apresentada a mensagem de aviso que apresentamos na imagem seguinte, com dois botões/opções. Se o Utilizador seleccionar a opção Voltar a Introduzir o Sifarma 2000 permite ao Utilizador alterar o nº de contribuinte inserido. Se o Utilizador seleccionar a opção NIF de Outro País o campo País é alterado, fica com Outros, e o Sifarma 2000 permite a emissão da factura/factura Simplificada com o nº de contribuinte inserido.

23 CHECK-BOX CRIA/ACTUALIZA FICHA Esta check-box permite ao Utilizador criar uma ficha de Utente automaticamente na Farmácia. Após a recolha dos dados de identificação do Utente o Utilizador marca a referida check-box e após a impressão da Factura o Sifarma 2000 cria ou altera a ficha CHECK-BOX VALIDA REGRAS Com a check-box Valida Regas marcada o Sifarma 2000 efectua a validação do preenchimento do Nome do Adquirente. Caso não esteja preenchido, o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem de aviso. Por defeito esta check-box está marcada, caso o Utilizador não queira efectuar a validação a check-box tem de ser desmarcada SUJEITO PASSIVO O Utilizador passa a poder definir se o documento final é passado a um Sujeito Passivo ou a um Sujeito Não Passivo, por defeito, está seleccionado o Sujeito Não Passivo, conforme se vê na imagem seguinte, (ver ponto 2.2).

24 Se definir um Pagamento para um Sujeito Passivo o Sifarma vai obrigar ao preenchimento dos campos de identificação do Utente. Caso não tenha preenchido os referidos campos o Sifarma apresenta uma mensagem de aviso DOCUMENTOS A IMPRIMIR Como foi apresentado anteriormente, verificamos que no ecrã de Pagamento, caixa Documentos a Imprimir, só nos é possível a emissão de Factura, Factura Simplificada ou Nota de Crédito. Factura Factura Simplificada Nota de Crédito Sempre que o Sifarma 2000 detecta um Utilizador que não esteja registado como Utente da Farmácia o Sifarma 2000 vai alertar o Utilizador com uma mensagem de aviso NO ATENDIMENTO

25 Com o fim do Protocolo dos Diabéticos, no Atendimento, no ecrã da Dispensa o botão F4-Protocolo deixa de estar disponível S/COMPARTICIPAÇÃO No exemplo que apresentamos de seguida o Utilizador pode emitir qual quer um dos documentos desde que respeite as normas enunciadas anteriormente. No exemplo que se apresenta de seguida verificamos que o Utilizador selecionou Factura Simplificada e inseriu o nº de contribuinte e é um sujeito não passivo. Verificamos que os dados de identificação do Utente, Nome, Morada e Cod. Postal, deixam de ser apresentados. Caso tenha seleccionado Factura, os dados de identificação são apresentados e têm que ser preenchidos. Factura Simplificada do pagamento do atendimento.

26 C/COMPARTICIPAÇÃO O ecrã de Pagamento é apresentado como se tratasse de atendimento s/comparticipação. Neste exemplo o que vai diferir do exemplo anterior é a emissão de uma FT. Para ser emitida a FT tem que ser seleccionado o documento a imprimir, e de seguida indicar o nome, morada, cod. postal e nº de contribuinte. Factura do pagamento do atendimento.

27 VENDA SUSPENSA Na Venda Suspensa é o componente que sofre maiores alterações por ter sido anulada a emissão de Talões. Em sua substituição devemos emitir uma FS para ser regularizar posteriormente. A Venda Suspensa pode ser executada com comparticipação ou sem comparticipação. Vamos ver o Pagamento de uma Venda Suspensa sem comparticipação e posterior regularização. No ecrã de Pagamento como se verifica vamos emitir uma FS e um Comprovante de V. Suspensa. Estes documentos podem estrar definidos como documentos a serem impressos por defeito no ecrã de Configuração de Documentos. Devendo os Dados do utente Pagador serem preenchidos, (Nº Contribuinte).

28 Como por defeito é emitida uma FS, que não necessita identificação do Utente, o Sifarma 2000 solicita a indicação do Nome e Morada, para impressão do Comprovante de Venda Suspensa, carregando no botão o Sifarma 2000 apresenta a Lista de Utentes da Farmácia, depois de inserir o Utente carrega no botão F2-Confirmar.

29 Factura Simplificada da Suspensa efectuada Nos documentos, impressos, verificamos a indicação do nº de dias para o Utente efectuar a regularização, este nº de dias é parametrizável pela Farmácia. Na FS da Venda Suspensa podemos verificar a impressão do código de barras, para leitura no momento da regularização REGULARIZAÇÃO DA VENDA SUSPENSA Para regularização da Venda Suspensa, no ecrã de Atendimento, seleccionamos o componente C/Comparticipação e chamamos o ecrã de Regularização de Vendas Suspensas. Para regularizar a Venda Suspensa efectuamos os mesmos movimentos como até aqui, com a FS podemos pesquisar a venda suspensa que queremos regularizar, colocamos o foco no campo NºVenda e lemos o código de barras da FS (colocamos o foco na linha do produto que vamos regularizar e procedemos como até aqui Insert + Confirmar).

30 No ecrã da dispensa o Utilizador atribui a comparticipação e termina o atendimento normalmente, (o verso da receita é produzido). No ecrã de Pagamento o Utilizador tem de seleccionar o documento a imprimir FT ou FS, preenchendo os respectivos campos. Nota: no ecrã de Regularização de vendas suspensas, podemos visualizar linhas a azul essa linha indica ao Utilizador que é uma venda suspensa que já tem documento final e que falta efectuar a recolha da receita.

31 É impressa uma Nota de Crédito, para assinatura pelo Utente e arquivo da Farmácia. E a respectiva Factura

32 DEVOLUÇÃO NA VENDA No ecrã de dispensa seleccionamos o componente Devolução F7, para cumprimento das normas legais (Dec.Lei 197/2012), passa a ser obrigatório indicar o Documento de Origem do(s) Produto(s) Devolvido(s), o Sifarma 2000 passa a apresentar uma janela Selecção de Produtos para Devoluções em que o Utilizador tem de indicar e pode pesquisar, o Documento Origem\Venda. Para pesquisar o documento de Origem, podemos indicar o nº do documento que queremos pesquisar e carregamos no botão Abrir Doc. Origem\Venda F2 o Sifarma 2000 apresenta o ecrã de Selecção de Produtos para Devoluções, onde o Utilizador vai seleccionar os produtos que vão constar na devolução. O funcionamento deste ecrã é em tudo igual ao ecrã de regularização de Vendas Suspensas. Colocamos o foco no produto objecto da devolução, com a tecla de Insert seleccionamos o produto para a caixa Total de Produtos a Devolver. Após verificação de se ter o(s) produto(s) seleccionados carregamos no botão Confirma F2. O Sifarma apresenta o ecrã da dispensa com o produto seleccionado na linha da dispensa.

33 Chamamos a atenção para os dados de identificação do Utente Pagador serem correctamente preenchidos, para a emissão da respectiva Nota de Crédito Nota de Crédito emitida no componente da Devolução na Venda.

34 UM ATENDIMENTO A CRÉDITO Quando queremos conceder um crédito a um Utente no ecrã de Pagamento seleccionamos o botão F9-Crédito, como até agora. O Sifarma 2000 vai pedir a selecção do Utente da Farmácia e a sua confirmação.

35 Após a confirmação o Sifarma 2000 apresenta o ecrã de Pagamentos para conceder o Crédito, neste ecrã o Utilizador terá que seleccionar os documentos que quer imprimir Factura, Factura Simplificada e/ou Comprovante de Crédito. Para esta apresentação vamos seleccionar Factura Simplificada e o Comprovante de Crédito. De seguida apresentamos a Factura Simplificada e o Comprovante de Crédito.

36 Verificamos no Comprovante de Crédito o valor Debitado em conta e o Saldo actual do Utente. Devendo ser assinado pelo Utente e guardado na Farmácia REGULARIZAÇÃO DE CRÉDITOS CONCEDIDOS Quando o Utilizador quer regularizar um Crédito Concedido a um Utente, temos que seleccionar os movimentos efectuados na ficha do Utente Conta Corrente. De seguida vamos apresentar o movimento de regularização de Crédito Concedido Na Ficha do Utente separador Conta Corrente podemos ver na imagem seguinte as Facturas e Facturas Simplificadas de créditos concedidos ao Utente.

37 NOTA: Verificamos que na Conta Corrente do Utente passamos só a ter Facturas e Facturas Simplificadas, para os movimentos efectuados com esta nova versão. Como se deixa de visualizar directamente os produtos na conta corrente, temos que seleccionar o documento e carregar no botão Detalhe. Para Regularizar as verbas concedidas a crédito seleccionamos o botão Regularizar, o Sifarma 2000 apresenta uma janela já nossa conhecida em que vamos seleccionar o tipo de documento que vamos emitir. Para os movimentos lançados até á entrada desta versão, procedemos como até ao momento, seleccionamos o tipo de documento Factura.

38 O Sifarma 2000 apresenta a janela já nossa conhecida em que se selcciona o formato de Impressão e o nº de cópias, do documento. Factura emitida na regularização.

39 De seguida vamos verificar a liquidação do movimento concedido a crédito no ponto Seleccionamos o botão Regularizar, o Sifarma 2000 apresenta a janela nossa conhecida para seleccionar o documento que queremos emitir. Neste caso vamos emitir o Recibo. O Sifarma 2000 apresenta o ecrã com a lista dos documentos a crédito.

40 Neste ecrã também podemos visualizar o detalhe de uma factura aqui apresentada, para isso colocamos o foco na factura que pretendemos ver e carregamos no botão F8-Detalhe Para ser efectuada a liquidação do(s) documento(s), seleccionamos o(s) documento(s).

41 E carregamos no botão F2-Confirmar o Sifarma 2000 apreseta a janela de selecção do tipo de Formato de Impressão do Documento (Recibo) e nº de cópias. É apresentado o ecrã já conhecido de Formas de Pagamento. Seleccionamos e confirmamos a Forma de Pagamento F2-Confirmar. De seguida apresentamos o Recibo referente á regularização.

42 2.5. NIFS ESTRANGEIROS A partir desta versão o Sifarma 2000 passa a permitir recolher NIFs estrangeiros. Na ficha de Utente separador Dados Biográficos passamos a ter um novo campo País. Carregando no botão à direita do campo País o Sifarma apresenta uma lista de países.

43 2.6. ENVIO DO FICHEIRO SAF-T PT ACÇÕES A EXECUTAR Temos que considerar que o ficheiro de SAF-T (PT) é gerado automaticamente pelo Sifarma 2000, podendo no entanto ser gerado pelo Utilizador por sua ordem, na mudança de calendário do último dia do mês para o dia 1 do mês seguinte. O ficheiro de SAF-T (PT) gerado, tem de ser enviado para o Portal das Finanças até ao dia 25 do mês seguinte ao da emissão. O Portal das Finanças efectua uma validação do ficheiro enviado e a Farmacia tem de verificar o resultado da validação (só podendo ser submetidos ficheiros válidos). De seguida apresentamos um esquema das acções a serem executadas para tratamento do ficheiro SAF-T (PT). No Sifarma Geração do SAF- T(PT) No Sifarma Selecção do ficheiro SAF-T(PT) No Portal das Finanças Validação do ficheiro SAF-T(PT) No Portal das Finanças Envio do ficheiro SAF-T(PT) No Portal das Finanças Consulta da Situação da validação Dia 1 Até dia 25 Até ao fim do mês NO SIFARMA O Sifarma gera automaticamente o ficheiro SAF-T(PT), no inicio do dia 1 de cada mês. Para visualizar os ficheiros SAF-T(PT) produzidos e arquivados no Sifarma 2000 deve aceder a: Parâmetros > Gestão de Sistema > Exportação SAF-T No ecrã Exportar SAF-T(PT) tem o botão F6-Hist.Envios, que lhe dá acesso ao ecrã seguinte Versão 287

44 SUBMETER UM FICHEIRO Detalhe do ficheiro SAFT São apresentados os totais de nº de facturas, total de débitos e total de créditos do ficheiro em que temos posicionado o foco. Botões de Acção Enviar F2 Permite à Farmácia enviar um de aviso que o ficheiro SAF-T (PT) está disponível para envio pelo Portal das Finanças. Esta opção aplica-se quando a Farmácia tem acordo para ser o Seu Contabilista a enviar o ficheiro SAF-T(PT), este não inclui o ficheiro, devido às suas dimensões. Guardar F4 Permite à Farmácia gravar o ficheiro seleccionado num suporte externo, num outro posto da rede da Farmácia ou disco externo/pen via USB. e-factura F8 Permite à Farmácia enviar o ficheiro SAF-T(PT) para o Portal das Finanças. Vamos ver os passos necessários para o envio. No ecrã Histórico de Geração e Envio de Ficheiros SAFT-PT temos que posicionar o foco no ficheiro que queremos enviar, para isso temos que ter em atenção às colunas com a Data de Geração do ficheiro e Estado. De seguida temos que seleccionar o botão F8-e-Fatura, automaticamente o Sifarma vai chamar o Portal das Finanças com o seguinte endereço: (URL conhecido à data) O Portal e-fatura disponibiliza uma linha de apoio com o seguinte número

45 2.7. CONSULTA DE FICHEIROS SUBMETIDOS Após a submissão a Farmácia deve verificar a Situação do ficheiro submetido. Para isso temos de chamar o Portal das Finanças. O Portal das Finanças apresenta um ecrã, Ficheiros SAF-T(PT), com a listagem dos ficheiros entregues, após a indicação do ano que queremos pesquisar. No ecrã Ficheiros SAF-T(PT) temos que verificar a Situação dos ficheiros enviados. Temos quatro estados para a coluna Situação: Pendente quando ainda espera tratamento dos Serviços da AT - Autoridade Tributária. Sucesso quando o ficheiro foi integrado com êxito pelos Serviços da AT Autoridade Tributária. Rejeitado quando se detectou um problema a nível de conteúdo que impediu o respectivo processamento pelos Serviços da AT - Autoridade Tributária. Integrado Parcialmente quando só parte da informação difere da enviada anteriormente por este ou outro meio. 3. CLIENTES 3.1. EXTRACTO DE CONTA CORRENTE No ecrã de pedido de extracto de conta corrente Selecção de Clientes para Impressão do Extracto de Conta, passamos a poder seleccionar o Estado dos Movimentos, na caixa Estado dos Movimentos podemos seleccionar os movimentos Por Liquidar e/ou Liquidados. Por defeito estão seleccionados ambos estados de movimentos.

46 3.2. A CONTA CORRENTE Na Ficha de Utente separador, Conta Corrente, com esta versão passam a ser apresentados os documentos emitidos, Facturas e Facturas Simplificadas, para o cliente. Para se visualizar os produtos dispensados o Utilizador tem de posicionar o foco na linha do documento e carregar no botão Detalhe PAGAMENTOS PARCIAIS Com esta versão o Sifarma passa a oferecer o pagamento fraccionado de documentos emitidos (Facturas/Notas de Crédito). Vamos ver os passos do funcionamento dos pagamentos parcelares. Escolher Regularizar/Recibo. Escolher os documentos que quer liquidar com Insert/Delete, modificar o valor a pagar de cada documento caso pretenda fazer pagamento fraccionado. Emissão do Recibo (referente à verba regularizada), em que apresenta os documentos liquidados, valor, pago e divida. De seguida vamos apresentar o funcionamento no Sifarma Regularizar parte da Factura já emitida - no separador de Conta Corrente da ficha de Utente seleccionamos a opção/botão Regularizar e na janela Documentos a imprimir seleccionamos a opção Recibo.

47 O Sifarma 2000 apresenta o ecrã Lista de documentos a crédito, em que nos apresenta as Facturas e Notas de Crédito que estão por regularizar. Neste ecrã verificamos que temos a coluna A Pagar, nessa coluna indicamos o montante que o Utente quer liquidar, conforme se vê na imagem seguinte e de seguida carregamos no botão Confirmar F2. Controlo de pagamentos já efectuados - Na imagem anterior podemos visualizar que este Utente tem duas Facturas por pagar na totalidade e uma Factura liquidada parcialmente.

48 Verificamos que a coluna Falta, indica o valor que está por pagar e a coluna Pago indica o valor já pago. Se deslocarmos o foco para uma Factura que já tenha sido objecto de algum pagamento parcelar, verificamos que o Sifarma 2000 apresenta o historial dos movimentos, conforme se vê na imagem seguinte. Emissão do Recibo (referente à verba regularizada) - No ecrã Lista de documentos a crédito indica os montantes a pagar, na coluna A Pagar, conforme se vê na imagem seguinte.

49 De seguida o Utilizador selecciona a opção/botão Confirma F2, o Utilizador tem de seleccionar o Formato de Impressão do Recibo, como se tratasse de uma liquidação da totalidade de uma Factura. É apresentada a janela já conhecida de Formas de Pagamento, Confirmamos o pagamento e é impresso o Recibo, no formato anteriormente seleccionado. Verificamos no recibo que á apresentado o valor total da factura, o valor em falta e o valor pago, com os respectivos totais CONTROLO DE CRÉDITOS A listagem de Controlo de Créditos por Empregado e Cliente passa a apresentar o nº do cliente na Farmácia, conforme se vê na imagem seguinte.

50 4. COMPONENTE PROFISSIONAL 4.1. REGISTO DE DETERMINAÇÕES No registo de determinações o Sifarma 2000, não faz uso dos valores Min SI, Min Normal SI, Max Normal SI e Max SI. Não podendo o Utente inserir valores exagerados, o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem de aviso. Na dispensa de um Serviço que tenha determinações de valores e é indicado um Utente, o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem de aviso a perguntar se o Utilizador quer registar os valores das determinações. Quando se quer registar determinações em Serviços que os valores estão prédefinidos, o Sifarma 2000 apresenta a lista dos valores permitidos, exemplo caso da determinação da gravidez HISTÓRICO TERAPÊUTICO No pedido de Listagem do Histórico Terapêutico, foi criado um novo critério, Histórico das Observações, se o Utilizador não quer imprimir na listagem as observações, não selecciona nenhum dos campos. Ser quer imprimir na listagem alguma das opções selecciona um dos campos ou ambos os campos. Por defeito está seleccionado o critério para imprimir as observações activas.

51 Estas Observações são inseridas no Histórico do Utente nas linhas de produto. De seguida apresentamos uma imagem do separador do Histórico de uma ficha de Utente com acompanhamento e com as Observações registadas. Juntamos listagem com Histórico de Observações 4.3. CÁLCULO DE IMC No registo de determinações o Sifarma 2000 passa a calcular automaticamente o IMC com os dados inseridos nos respectivos campos.

52 IMC=Peso / (Estatura * Estatura) No ecrã de Registo das determinações do utente depois de se indicar a Estatura e o Peso automaticamente o Sifarma 2000 preenche o campo de IMC. Caso o valor de IMC esteja fora dos valores considerados normais o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem de aviso. 5. ENCOMENDAS 5.1. GESTÃO DE ENCOMENDAS Dando resposta às novas condições do mercado o Sifarma 2000 passa a permitir na linha de encomenda o campo de Bónus e Condição na linha da encomenda em todos os tipos das encomendas.

53 O Utilizador pode assim declarar o número de embalagens que vai receber como bónus (acima dos números de embalagens que vai pagar presentes no campo QT.Enc). No campo Cond. Pode declarar a condição comercial que foi acordada para a encomenda. Podemos verificar duas novas colunas Bónus e Cond. o Utilizador pode indicar as quantidades de Bónus na coluna e as condições comerciais acordadas com o Fornecedor na coluna Cond.. No bloco detalhe de informação do produto passou a ser indicado o Preço de Compra PrC, associado com o bónus e condições associadas para melhor leitura. A Condição Comercial deve ser introduzida de acordo com as condições acordadas com o fornecedor e é inserido o valor em percentagem, podendo ser inserido mais que um valor, separado pelo sinal +. Chamamos a atenção para a recepção da encomenda que tenha declarado um destes valores. Cond. Na recepção o valor da factura é declarado sem condições Comerciais. Bónus Na recepção, o valor da factura só contabiliza a quantidade encomendada (QT.Enc.) ENCOMENDA DIÁRIA Com as necessidades actuais de uma gestão de stocks mais cuidado o Sifarma 2000 foi capacitado de uma nova opção para a criação da Encomenda Diária.

54 A Farmácia passa a poder elaborar a Encomenda Diária pelos produtos vendidos desde a última encomenda. Para se definir o cálculo da Encomenda Diária foi criado um novo parâmetro. Parâmetros > Gestão do Sistema >Parâmetros de Encomendas No ecrã Parâmetros de Encomendas passamos a ter dois botões de escolha única para definição da Pesquisa da Encomenda Diária, (Inventário, Produtos Vendidos). Quando a Farmácia tem a Encomenda Diária definida por Inventário, o Sifarma 2000 calcula a quantidade a encomendar tendo em conta os níveis de Stock Mínimo e

55 Máximo definidos na ficha do produto, forma utilizada pelo Sifarma 2000 até ao momento. 6. CONTROLO DE GESTÃO Na Exportação de Dados/Dados dos Utentes, passa a exportar todos os Perfis Comerciais definidos para cada Utente. Quando um Utente tem mais que uma condição comercial passa a apresentar uma linha por cada condição comercial. 7. PRODUTOS 7.1. FICHA DE PRODUTO Para melhor corresponder às diferentes dinâmicas de aprovisionamento de produtos a ficha de produto passa a apresentar novas regras de aprovisionamento para além da regra hoje existente. STOCK MIN/MAX (A que conhecemos hoje e que está definida por defeito) com esta opção o produto entra na encomenda diária tal como acontece até hoje. A encomenda apresentará as embalagens necessárias para repor ao máximo desde que abaixo do min, temos de ter definidos os níveis de stock. MÉDIA VENDAS de um PERIODO - com esta opção o número de unidades pedidas será resultado da média de vendas num período, definido na ficha do produto. Com esta opção de Critério de Aprovisionamento, activa uma outra opção Período que podemos seleccionar (Último mês, Últimos 3 meses e Últimos 6 meses). VENDAS DESDE ÚLT ENC - com esta opção o número de unidades pedidas será resultado do número de unidades desde a última vez que se encomendou o produto. VENDAS PERIODO - com esta opção o número de unidades pedidas será resultado do número de unidades vendidas num período, definido na ficha do produto. Com esta opção de Critério de Aprovisionamento, activa uma outra

56 opção Período que podemos seleccionar (Último mês, Últimos 3 meses e Últimos 6 meses). Nota: Esta definição tem de ser efectuada produto a produto ANÁLISE DE CATEGORIAS Nos ecrãs de Análise de Categorias passamos a ter as datas do período que estamos a analisar. Para maior conforto a janela pode ser redimensionada como também as colunas podem ser redimensionadas e o Utilizador pode reposicionar as colunas. Colocando o ponteiro do rato na linha separadora das colunas premimos no botão do rato e arrastamos o ponteiro para a direita ou esquerda. Colocando o ponteiro do rato no cabeçalho da coluna e clicando com o botão do rato do lado esquerdo podemos transportar para a posição pretendida.

57 Quando activo a solução de proposta de novos Stocks Min e Máx o Sifarma 2000 foi capacitado de permitir indicar de uma vez o número de dias. No ecrã Detalhe do Sortido o Utilizador carrega no botão F4-Confirmar Níveis de Stock, á apresentada uma janela para se introduzir o número de Dias Min. e de seguida apresenta uma nova janela para se introduzir o número de Dias Máx, após a confirmação os campos Dias Min e Dias Max são preenchidos.

58 Para a necessidade constante que se verifica na Farmácia, de saber as margens praticadas em percentagens e assim controlar os objectivos determinados aquando da marcação de preços nos produtos, na entrada da encomenda, foi criada uma nova coluna no ecrã Detalhe do Sortido. A coluna agora criada chama-se Mg% que podemos visualizar na imagem seguinte. (Margem / PVP s/iva) x 100 = Mg% Conforme se pode visualizar na imagem anterior no ecrã de Detalhe do Sortido, passa a estar apresentado a taxa de IVA do produto em que temos o foco.

59 Os produtos que são apresentados com as letras a vermelho, são produtos que estão Inactivos. Aparecendo também essa indicação por baixo do campo Taxa de Iva. A Análise de Vendas só esta disponível para estudo dos produtos não medicamentos. 8. GLOBAL 8.1. AVISOS Com esta versão o Sifarma 2000 ganhou a capacidade de alertar os Utilizadores para anomalias detectadas, tais como: Na verificação de Seguranças Na verificação do Arquivo Electrónico Na Verificação de Arquivo SAF-T