Regime Bens em Circulação (RBC) Regime Iva de Caixa (RIC)

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1 Sessão Esclarecimentos Regime Bens em Circulação (RBC) Regime Iva de Caixa (RIC) Sage Portugal 2013

2 Sessão Esclarecimentos Regime Bens em Circulação (RBC) Regime Iva de Caixa (RIC) Legislação RBC e RIC Quem pode aderir ao RIC Quem está abrangido pelo RBC Emissão e Comunicação de documentos à AT sob RBC Mobilidade Sage Portugal 2013

3 RIC Regime de Iva de Caixa Pressupostos O que é o Regime de IVA de Caixa (RIC)? Condições para adesão ao RIC Transações não abrangidas pelo RIC Exigibilidade do IVA Opção pelo RIC, como faço? Cessação do regime Novos requisitos dos documentos Software Sage com resposta assertiva e simplificada Prós e contras da adesão ao RIC SAFT e comunicação à AT RIC Sage Portugal

4 RIC Regime de Iva de Caixa Legislação Decreto-Lei n.º 71/2013 de 30 de Maio introduz regime de contabilidade de caixa em Iva; altera CIVA; altera Lei Geral Tributária e revoga os anteriores regimes especiais de exigibilidade do IVA como por exemplo o das empreitadas obras públicas e o do transporte de mercadorias rodoviario e de agricultores dos bens entregues as cooperativas ) O Regime de IVA de Caixa (RIC) é um novo regime de exigibilidade do IVA, que permite às empresas entregarem o IVA ao Estado após o recebimento dos montantes facturados (e não no momento da emissão da factura)*. De igual modo, estas empresas só poderão deduzir o IVA suportado nas compras após terem pago os respectivos montantes aos seus fornecedores* (estejam estes em RIC ou não). Segundo o decreto de lei, este tem como objetivo principal o de promover a melhoria da situação financeira das empresas abrangidas, por via da diminuição da pressão de tesouraria e dos custos financeiros associados à entrega do IVA ao Estado antes do respetivo recebimento. Este regime permite uma gestão de tesouraria mais eficaz, sobretudo para as empresas que, pela natureza das suas operações, têm habitualmente IVA a pagar ao Estado e prazos médios de recebimento longos dos seus clientes. Com este regime, passam a entregar o IVA ao Estado só depois de recebê-lo dos seus clientes. * O IVA é exigível no 12º mês posterior à data de emissão da factura, caso o pagamento não seja efectuado até essa data. Sage Portugal

5 RIC Regime de Iva de Caixa O que é o Regime de IVA de Caixa (RIC)? Regime normal RIC Compras e despesas Vendas e prestações de serviços Compras e despesas Vendas e prestações de serviços IVA dedutível Apuramento do IVA IVA liquidado IVA dedutível Apuramento do IVA IVA liquidado Pagamento a fornecedores Recebimento de clientes Pagamento a fornecedores* Recebimento de clientes* Pagamento ao Estado Pagamento ao Estado *Ou decorridos 12 meses após data da factura 5 Sage Portugal 2013

6 RIC Regime de Iva de Caixa Transacções entre suj. passivos em regimes diferentes Exemplo 1: Fornecedor abrangido pelo RIC efectua venda a sujeito passivo nacional abrangido pelo regime normal Fornecedor RIC Cliente Regime normal 1. Emite Factura IVA apurado (mas não exigível) 2. Efectua pagamento Deduz IVA suportado na compra 3. Envia recibo Liquida e entrega IVA apurado ao Estado Sage Portugal 2013

7 RIC Regime de Iva de Caixa Transacções entre suj. passivos em regimes diferentes Exemplo 2: Fornecedor nacional em regime normal efectua venda a sujeito passivo em RIC Fornecedor Regime normal Cliente RIC 1. Emite Factura Liquida e entrega IVA apurado ao Estado 2. Efectua pagamento IVA apurado mas não dedutível 3. Envia recibo* Deduz IVA suportado na compra * Embora o Fornecedor esteja no regime normal, o recibo emitido deverá cumprir as formalidades previstas no RIC, uma vez que o seu Cliente está abrangido pelo RIC Sage Portugal 2013

8 RIC Regime de Iva de Caixa Apuramento Iva No regime geral de IVA, o apuramento do IVA a pagar/receber processa-se, regra geral, em função da data da compra e venda. Exemplo Data da factura Valor S/IVA IVA Data da factura Valor S/IVA IVA Vendas 05/Jan/ Compras 03/Jan/ /Fev/ /Fev/ Total Total Apuramento de IVA Periodicidade Período IVA das vendas IVA das compras IVA a pagar Mensal Jan/2014 Fev/ Trimestral Jan/2014 a Mar/ Sage Portugal Sage Portugal 8

9 RIC Regime de Iva de Caixa Apuramento Iva No regime de IVA de Caixa, o apuramento do IVA a pagar/receber processa-se em função da data de pagamento das compras e vendas efectuadas (ou, na ausência de pagamento, no 12º mês posterior à data de emissão da factura). Exemplo: Data da factura Valor S/IVA Vendas IVA Data de pag. to % pag. to 05/Jan/ /Fev/14 100% 11/Fev/ /Mar/14 50% Data da factura Valor S/IVA Compras IVA Data de pag. to % pag. to 03/Jan/ /Fev/14 100% 18/Fev/ % Apuramento de IVA Periodicidade Período IVA das vendas IVA das compras IVA a pagar Mensal Fev/2014 Mar/ Trimestral Jan/2014 a Mar/ Sage Portugal Sage Portugal 9

10 RIC Regime de Iva de Caixa Condições para adesão ao RIC Podem optar pelo RIC os sujeitos passivos de IVA que cumpram cumulativamente os seguintes requisitos: 1. Vol. negócios do ano anterior <= [segundo ultimas indicações da AT, se a empresa é recente (<12 meses) aplica-se cálculo de divisão do valor facturado pelo nº de meses e multiplica-se por 12] 2. Não praticam exclusivamente operações isentas de imposto (art. 9º do CIVA : exemplo: profissões de médico, enfermeiro e outras profissões paramédicas; clinicas, hospitais, actividades sem finalidade lucrativa, ZOO s,etc) 3. Não estão abrangidos pelo regime de isenção de IVA (art. 53º do CIVA) 4. Não estão abrangidos pelo regime dos pequenos retalhistas (art 60 do CIVA) 5. Estão registados há pelo menos 12 meses, para efeitos de IVA (sujeito passivo) 6. Têm as suas obrigações declarativas em dia e a sua situação tributária regularizada Sigilo bancário: Foi alterado o artigo 63º-B, nº1 d) da lei geral tributaria, prevendo que a AT possa aceder a informações ou documentos bancários dos sujeitos passivos que tenham optado pelo RIC, sem necessidade de prévio consentimento destes últimos Sage Portugal

11 RIC Regime de Iva de Caixa Transações não abrangidas pelo RIC Excluem-se as seguintes transações: Transações com clientes finais Importações e exportações (art. 13º, 14º e 15º do CIVA) Compras e vendas intracomunitárias de bens e serviços Operações em que o adquirente seja o devedor do imposto (autoliquidação / inversão sujeitopassivo) Operações entre sujeitos passivos com relações comerciais especiais (por exemplo sócios comuns), nos termos do art.63º, nº4 do CIRC Operações isentas de iva abrangidas pelo artigo 9º do CIVA -> Nas transações excluídas do âmbito de aplicação do RIC, o IVA suportado e liquidado continuará a ser devido nos moldes habituais, ou seja, em função da data de faturação Nota importante: se o Sujeito Passivo aderente do RIC for proprietário de um estabelecimento de venda a público, e se emitir documentos de venda a uma empresa sujeito passivo, terá que registar os documentos de acordo com as regras do RIC e nesse caso tem que imprimir factura e recibo de imediato ou factura-recibo ou factura simplificada mais recibo de imediato. Por outro lado, segundo a legislação, mesmo não sendo aderente ao RIC, se um dos seus clientes for Sujeito passivo aderente do RIC, poderá exigir-lhe um dos 3 documentos anteriormente indicados como prova de pagamento. 11 Sage Portugal 2013

12 RIC Regime de Iva de Caixa Exigibilidade do IVA Segundo o artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 71/2013, o imposto é exigível quando : O imposto relativo as operações é exigível no momento do recebimento, total ou parcial, pelo montante recebido (b. tributável e imposto com base nos recibos) O imposto é exigível quando o recebimento, total ou parcial, do valor preceda o momento da realização das operações tributáveis (adiantamentos) O imposto é ainda exigível: No 12º mês posterior á data de emissão fatura (parcial ou total) No período seguinte à comunicação de cessação da inscrição no RIC Na cessação de atividade Obrigação do SP de comunicar a AT: Quando atinja um volume de negócios superior a ,00 ->A cessação produz efeitos no período de imposto seguinte ao da comunicação A AT pode comunicar ao SP a sessão da actividade se verificar incumprimento dos requisitos Sage Portugal

13 RIC Regime de Iva de Caixa Como aderir? Podem optar pelo regime de IVA de caixa mediante comunicação à AT até ao dia 31 de outubro de cada ano A opção anterior produz efeitos no mês de Janeiro do ano seguinte ao da comunicação Sujeitos passivos que optem pelo regime de IVA de caixa são obrigados a permanecer no RIC pelo menos dois anos civis consecutivos No caso de reingresso no regime geral de exigibilidade do imposto, os sujeitos passivos são obrigados a permanecer neste regime durante um período de, pelo menos, dois anos civis consecutivos Adesão ao RIC em 2013 (excepcionalmente para este ano apenas): Podem optar pelo regime de IVA de caixa mediante comunicação eletrónica à AT até ao dia 30 de Setembro A opção anterior produz efeitos a partir do dia 1 de Outubro de 2013 Sage Portugal

14 RIC Regime de Iva de Caixa Requisitos dos documentos de forma geral / impacto sistema informático O que altera na facturação: As faturas e faturas simplificadas, relativas às operações abrangidas pelo regime de IVA de caixa devem ter uma série especial, e conter a menção «IVA - regime de caixa» No momento do pagamento, total ou parcial, destas faturas (IVA regime de caixa) é obrigatória a emissão de recibo, pelos montantes recebidos (Por base tributável e respetivo valor de iva por taxa de iva). Pode utilizar documento factura/recibo O Sujeito Passivo que efetue operações não sujeitas ao RIC, terá de ter outra serie de Documentos Passam a existir novos documentos rectificativos a serem utilizados quando cessa a a adesão ao RIC ou quando cessa actividade da empresa ou ainda em alterações de Iva O que altera nos recibos: O recibo emitido por sujeitos passivos enquadrados no regime de IVA de caixa, ou emitido a estes sujeitos passivos (por SP não aderentes ao RIC), quando estes o solicitem, deve ser datado, numerado sequencialmente e conter os seguintes elementos: Os valores da mercadoria e serviços, líquido de imposto; A taxa ou taxas de IVA aplicáveis e o montante de imposto liquidado; Número de identificação fiscal do emitente; Número de identificação fiscal do adquirente; O número e série da fatura a que respeita o pagamento; A menção «IVA - regime de caixa» 14 Sage Portugal 2013

15 RIC Regime de Iva de Caixa Novos requisitos dos documentos Recibo Exemplo: Menção obrigatória Detalhe das taxas Alteração da DPIVA: Incremento de anexos quanto ao detalhe dos campos 40 e 41 Estes novos anexos devem ser preenchidos sempre que os sujeitos passivos tenham inscrito regularizações de IVA a seu favor (campo 40) ou a favor do Estado (campo 41). Sage Portugal

16 RIC Regime de Iva de Caixa SAFT e Comunicações à AT Comunicação dos recibos a AT: A data da emissão do recibo deve coincidir com a do pagamento, processando-se o mesmo em duplicado e destinando-se o original ao adquirente e a cópia ao arquivo do transmitente dos bens ou prestador de serviços, os quais devem ser emitidos e comunicados à Autoridade Tributária (AT) nos termos previstos para a emissão e comunicação de faturas (com as devidas alterações), conforme indicado no nº 5 do artigo 6º do decreto lei 71/2013. o IVA incluído em faturas relativamente às quais ainda não ocorreu o recebimento total ou parcial do preço é exigível no 12.º mês posterior à data de emissão da fatura, no período de apuramento do imposto correspondente ao fim do prazo Alteração do SAF-T: O Decreto -Lei n.º 71/2013, de 30 de maio, aprovou o regime de contabilidade de caixa em sede de Imposto sobre o Valor Acrescentado (regime de IVA de caixa), impondo a obrigatoriedade de comunicação dos recibos nos termos previstos no Decreto -Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto Não constando os recibos da atual estrutura de dados do ficheiro SAF -T (PT), procede-se, em consequência, à nova adaptação da estrutura de dados do referido ficheiro ( SAFT 1.03) A estrutura de dados a que se refere o artigo anterior entra em vigor em 1 de outubro de ( SAFT 1.03 comunicação em Novembro em novo formato) Sage Portugal

17 RIC Regime de Iva de Caixa Impacto software Sage Aplicações Contabilidade: A ligação à contabilidade deve permitir configurar contas específicas de imposto para os documentos emitidos ao abrigo do RIC. Por exemplo deve permitir indicar que dentro da conta do Imposto porexemplo, sejam criadas 2 subcontas ( Exigivel e não Exigivel). Exemplo: 2433-IVA liquidado Exigível Não Exigível 2432 IVA dedutível Disponível Não Disponível A duplicação de contas para se conseguir ter informação na ótica económica para efeitos de imposto sobre o rendimento e na ótica de tesouraria para efeitos de IVA Gestão de pendentes nas aplicações de contabilidade Gestão de registos de IVA liquidado e dedutível nos movimentos de liquidação Gestão de pendentes por liquidar há 12 meses (emissão de doc. retificativos) Mapas de controlo de IVA exigível e não exigível Sage Portugal

18 RIC Regime de Iva de Caixa Impacto software Sage Aplicações Facturação / Gestão Comercial : Novas parametrizações de séries, facturas e recibos Gestão do IVA nos recibos e pagamentos a fornecedores Mapas de controlo de IVA exigível e não exigível Gestão de documentos por liquidar há mais de 12 meses Comunicação de recibos à AT (via webservice/saft/outro formato) Novas configurações de ligação à contabilidade Novas variáveis para os vários documentos (recibos e facturas/recibos) Sage Portugal

19 RIC Regime de Iva de Caixa Prós e contras da opção pelo RIC Adoção do Regime de Iva de Caixa: -> A opção pelo regime de IVA de caixa deve ser precedida de um rigoroso escrutínio e aconselhamento profissional especializado Do ponto de vista das vendas e cobranças, numa análise superficial da actividade da empresa, poderemos presumir que: Se no seu negócio, as suas vendas forem na sua maior parte a pronto pagamento, aderir ao RIC, não tem nenhuma vantagem prática No momento da entrega da DPIVA, já recebeu dos seus clientes os valores do IVA a liquidar Se no seu negócio, as suas vendas forem na sua maior parte a prazo, pode ter vantagens em aderir ao RIC No momento da entrega da DPIVA, só vai liquidar os valores do IVA efectivamente recebidos dos cientes Sage Portugal

20 RIC Prós e contras da opção pelo RIC Adoção do Regime de Iva de Caixa: Utilize o simulador de IVA de Caixa Sage para com facilidade analisar os resultados da sua empresa. Sage Portugal

21 Regime de bens em circulação e SAF-T Novas regras Julho 2013 Rui.cordeiro@sage.pt Sage Portugal 2013

22 RBC Regime Bens em Circulação Regime Bens em Circulação (RBC): O RBC tem como base o decreto de lei nº 147/2003, e que sofre algumas alterações no Decreto Lei nº 198/2012, e entretanto também alterado pelo OE2013 na Lei nº 66-B12 / A 23.04, é republicado com a Portaria 161/2013 SAFT Portaria nº 382 /2012, sendo que a é alterada pela Portaria 160/2013 Novas regras entram em vigor a 1 de Julho Sage Portugal

23 Regime bens em circulação: Emissão de documentos de Transporte Quem é obrigado? Comunicação dos documentos à AT Quem é obrigado? Portaria n.º161/2013 Decreto-Lei n.º 198/2012 (Regime de bens em circulação (RBC) que republica o RBC do anterior decreto de lei nº 147/2003 Lei n.º 66-B/2012 (Alterações mais recentes ao regime de bens em circulação) artigo 4º Lei 147/2013 com o RBC Código do Iva Manual da OTOC FAQ s da AT Sage Portugal

24 Regime bens em circulação: Emissão documento Sage Portugal

25 Emissão de documentos de Transporte O que são Bens em Circulação? Alíneas a) e b) do nº 2 do artigo 2º (RBC) decreto de lei nº 147/2003 a) Consideram-se «bens em circulação» todos os bens que possam ser objecto de transmissão nos termos do artigo 3º do CIVA: que se encontrem fora dos locais de produção, fabrico, transformação, exposição, dos estabelecimentos de venda por grosso e a retalho ou de armazém de retém, por motivo de transmissão onerosa, incluindo a troca, de transmissão gratuita, de devolução, de afetação a uso próprio, de entrega à experiência ou para fins de demonstração, ou de incorporação em prestações de serviços, de remessa à consignação ou de simples transferência, efetuadas pelos sujeitos passivos referidos no artigo 2.º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado; [mas nem todos obrigados a emitir documento ou a comunicar como veremos mais à frente] b) Consideram-se ainda bens em circulação os bens encontrados em veículos nos atos de descarga ou transbordo, bem como os bens expostos para venda em feiras e mercados a que se referem os Decretos-Leis n.os 252/86, de 25 de agosto, e 259/95, de 30 de setembro. -> Artigo 1.º do RBC Âmbito de aplicação: Todos os bens em circulação, em território nacional, seja qual for a sua natureza ou espécie, que sejam objeto de operações realizadas por sujeitos passivos de imposto sobre o valor acrescentado deverão ser acompanhados de documentos de transporte processados nos termos do presente diploma. Sage Portugal

26 Emissão de documentos de Transporte Quem tem que emitir (obrigação): O sujeito passivo de IVA e detentor/remetente dos bens Nº 1 do artigo 6º do RBC : Os documentos de transporte são processados pelos sujeitos passivos referidos na alínea a) do n.º 1 do artigo 2.º do Código do IVA ( o que define o sujeito passivo) e pelos detentores dos bens e antes do início da circulação nos termos do n.º 2 do artigo 2.º do presente diploma. (detentores e remetentes dos bens) A obrigação de emitir o DT é do Detentor dos Bens A única excepção é se a posse ainda não foi transferida, por exemplo, se no momento da entrega de bens, o cliente não aceita a mercadoria (situação contemplada no RBC), a obrigação de emitir a Guia é da entidade que remeteu e não do cliente Sage Portugal

27 Emissão de documentos de Transporte Excluído de emitir: Artigo 3.º do 147/2003 e republicado em 2013 Exclusões : 1 - Excluem-se do âmbito do presente diploma: a) Os bens manifestamente para uso pessoal ou doméstico do próprio; b) Os bens provenientes de retalhistas, sempre que tais bens se destinem a consumidores finais que previamente os tenham adquirido, com exceção dos materiais de construção, artigos de mobiliário, máquinas elétricas, máquinas ou aparelhos recetores, gravadores ou reprodutores de imagem ou de som, quando transportados em veículos de mercadorias; c) Os bens pertencentes ao ativo imobilizado bens do seu activo tangível (ferramentas, material e máquinas para assistência, pc portátil, etc); d) Os bens provenientes de produtores agrícolas, apícolas, silvícolas ou de pecuária resultantes da sua própria produção, transportados pelo próprio ou por sua conta; e) Os bens dos mostruários entregues aos pracistas e viajantes, as amostras destinadas a ofertas de pequeno valor e o material de propaganda, em conformidade com os usos comerciais e que, inequivocamente, não se destinem a venda; h) As taras e embalagens retornáveis; 2 não obrigam a emissão: -> Filmes para reprodução em salas cinema, veículos automóveis com matricula definitiva, residuos sólidos urbanos (não industriais), Etc -> Os produtos sujeitos a impostos especiais de consumo, tal como são definidos no artigo 4.º do Código dos Impostos Especiais de Consumo, publicado em anexo ao Decreto-Lei n.º 566/99, de 22 de dezembro, quando circularem em regime suspensivo nos termos desse mesmo Código; Os bens respeitantes a transações internacinais a que se refere o Decreto-Lei n.º 290/92, de 28 de dezembro; ->mudanças de instalações da empresa (com comunicação prévia às finanças distritais) Relativamente ao ponto 2: Têm que se fazer acompanhar de documento que indique a sua natureza Sage Portugal

28 Emissão de documentos de Transporte O que deve conter o documento de transporte e que o identifica como tal: Artigo 2º: «Documento de transporte»: fatura, guia de remessa, nota de devolução, guia de transporte ou documentos equivalentes; Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e número de identificação fiscal do remetente; Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do destinatário ou adquirente; NIF do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo, nos termos do artigo 2.º do CIVA; Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades. Locais de carga e descarga, referidos como tais, e a data em que se inicia o transporte (se diferentes dos elementos do documento) e hora. Numeração contínua e aposta no acto da emissão Deixará de ser obrigatória a menção: Processado por computador Pode ser guia de transporte, guia de remessa ou equivalente (variando consoante o tipo de actividade)? Matricula não está referida em qualquer local dos decretos de lei ou portarias, como obrigatória? Por norma deve-se imprimir 3 vias (com exepção das definidas na comunicação) Nota: A Factura pode servir de documento de transporte desde que certificado (portaria 22-A). Sage Portugal

29 Emissão de documentos de Transporte Factura enquanto documento de transporte Nº 11 do artigo 5º - Nos casos em que a fatura serve também de documento de transporte e seja emitida pelos sistemas informáticos previstos nas alíneas a) a d) do n.º 1, fica dispensada a comunicação prevista no n.º 6, devendo a circulação dos bens ser acompanhada da respetiva fatura emitida. Nº 1 do artigo 5º refere as formas de comunicar e não contém software Não Certificado. Tem que estar de acordo com a portaria 22-A, logo não pode emitir facturas em programas Não Certificados para efeitos de transporte. Não pode ser Factura Simplificada pois documentos de transporte têm que obedecer às regras do CIVA nº 36 e não ao CIVA 40 das FS, e conter todos elementos de transporte. Não é comunicada enquanto documento de transporte. Será comunicada normalmente pelo SAFt mensal. Tem que ser impressa. Sage Portugal

30 Emissão de documentos de Transporte Como se pode emitir artigo 5º do RBC republicado A (1)- Por via eletrónica (Sistema EDI,. ) B (2)- Software certificado C (3)- Software desenvolvido pela própria entidade (ou grupo associado) D (4) No Portal da AT E (5)- Documento Manual em papel (préimpressos de tipografia autorizada) Sage Portugal

31 Emissão de documentos de Transporte Quem pode emitir nas várias vias segundo manual OTOC e FAQ s AT? Diferenças entre as obrigações dos sujeitos passivos que dispõem ou tenham que dispor de programas informáticos certificados e daqueles que não dispõem, no que respeita ao documento de transporte inicial: -Os sujeitos passivos que utilizem, ou sejam obrigados a utilizar, programas informáticos de faturação certificados devem proceder à emissão dos documentos de transporte pelas vias 1, 2 ou 4. (não está aqui a via manual nº 5) - Os sujeitos passivos que utilizem programas informáticos produzidos internamente (dispensados de utilizar programas informáticos de faturação certificados) podem proceder à emissão de DT pelas vias 1, 3, 4 ou 5. - Os sujeitos passivos que não utilizem nem sejam obrigados a utilizar programas informáticos de faturação certificados (nem produzidos internamente), podem proceder à emissão de DT pelas vias 4 ou 5.. Diferenças entre as obrigações dos sujeitos passivos que dispõem ou tenham que dispor de programas informáticos certificados e daqueles que não dispõem, no que respeita ao documento de transporte adicional (previstos no n.º 8 do art. 4.º do RBC): - Os sujeitos passivos que utilizem, ou sejam obrigados a utilizar, programas informáticos de faturação certificados devem proceder à emissão dos documentos de transporte adicionais pelas vias 1, 2, 4 ou 5. - Os sujeitos passivos que utilizem programas informáticos produzidos internamente (dispensados de utilizar programas informáticos de faturação certificados) podem proceder à emissão de DT pelas vias 1, 3, 4 ou 5. - Os sujeitos passivos que não utilizem nem sejam obrigados a utilizar programas informáticos de faturação certificados (nem produzidos internamente), devem proceder à emissão de DT pelas vias 4 ou 5. Nota: num comunicado recente da AT, é referido que em caso de inoperacionalidade do sistema informático, nos sujeitos passivos obrigados a utilizarem sistemas informáticos, possam emitir documentos manuais (via 5) mesmo no transporte inicial. Sage Portugal

32 Emissão de documentos de Transporte Principais conclusões Quem possui software NÃO certificado, não pode emitir documentos de transporte no software. Mesmo a factura não pode servir de documento de transporte para quem tem software não certificado (pois a factura para utilização como documento de transporte, tem que obedecer à portaria 363/2010 com redacção da portaria 22-A) Só o poderá fazer em documentos manuais ou no portal da AT Sage Portugal

33 Emissão de documentos de Transporte Isenções: Estão isentos de emitir documentos de transporte, as empresas isentas de Iva (art.º 53.º CIVA )ou os pequenos retalhistas (Regime especial dos pequenos retalhistas art.º 60.º CIVA) Neste caso devem ser acompanhados pelos documentos de compra, nos termos e harmonia com o artigo 36º do mesmo código Sage Portugal

34 Emissão de documentos de Transporte Transportador 1 - Os transportadores de bens, seja qual for o seu destino e os meios utilizados para o seu transporte, devem exigir sempre aos remetentes dos mesmos o original e o duplicado do documento referido no artigo 1.º ou, sendo caso disso, o código referido no n.º 7 do artigo 5.º ( impressão ou listagem com codigos AT) 2 - Tratando-se de bens importados em Portugal que circulem entre a estância aduaneira de desalfandegamento e o local do primeiro destino, o transportador deve fazer-se acompanhar, em substituição do documento referido no número anterior, de documento probatório do desalfandegamento dos mesmos. 3 - Quando o transporte dos bens em circulação for efetuado por transportador público regular coletivo de passageiros ou mercadorias ou por empresas concessionárias a prestarem o mesmo serviço, o documento de transporte ou código referido no n.º 7 do artigo 5.º pode acompanhar os respetivos bens em envelope fechado, sendo permitida a abertura às autoridades referidas no artigo 13.º A disciplina prevista neste artigo não se aplica ao transportador público de passageiros quando os bens em circulação pertencerem aos respetivos passageiros. Existe já resposta da AT relativamente à possibilidade de o Transportador poder ou não emitir documentos nos casos em que tenha que alterar o destino dos bens (ou a não aceitação dos bens). Aqui existiam algumas dúvidas, uma vez que no artigo 2º do RBC indica: Os remetentes dos bens podem habilitar outras entidades a fazer a comunicação dos documentos de transporte, em seu nome e por sua conta, no Portal das Finanças. Mas a portaria 161 indica apenas a em caso da data e hora.alteração, por parte dos transportadores, da data/hora do início de um transporte previamente comunicado pelo remetente, mediante a emissão de documento manual em impresso tipográfico, que rectifica o documento originalmente comunicado art.2º. No manual da OTOC encontramos ainda :No caso do transportador se vir na contingência de elaborar/processar um DT, pode fazê-lo desde que em nome e por conta do remetente/detentor, existindo uma funcionalidade no Portal das Finanças (subutilizador) para estas entidades poderem efetuar a comunicação à AT desses documentos elaborados em nome e por conta do remetente. (a obrigação seria do remetente mas a transportadora poderá comunicar esse documento). Sage Portugal

35 Emissão de documentos de Transporte Impressão tipográfica 1 - A impressão tipográfica dos documentos de transporte referidos na alínea e) do n.º 1 do artigo 5.º só pode ser efetuada em tipografias devidamente autorizadas pelo Ministro das Finanças, devendo obedecer a um sistema de numeração unívoca. 2 e 3 - (Revogados ) A autorização referida no n.º 1 é concedida, mediante a apresentação do respetivo pedido, às pessoas singulares ou coletivas ou entidades fiscalmente equiparadas que exerçam a atividade de tipografia ou que a iniciem, na condição de que: a) Não tenham sofrido condenação nos termos dos artigos 87.º a 91.º, 103.º a 107.º, 113.º, 114.º, 116.º a 118.º, 120.º, 122.º e 123.º do Regime Geral das Infrações Tributárias, aprovado pela Lei n.º 15/2001, de 5 de junho, nem nos termos das normas correspondentes do Regime Jurídico das Infrações Fiscais não Aduaneiras, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 20- A/90, de 15 de janeiro; b) Não estejam em falta relativamente ao cumprimento das obrigações constantes do n.º 1 do artigo 26.º e dos n.os 1 e 2 do artigo 40.º do Código do IVA, do n.º 1 do artigo 57.º do Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares ou do n.º 1 do artigo 96.º do Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas; c) Não se encontrem em estado de falência ou de insolvência; d) Não tenham sido condenadas por crimes previstos nos artigos 256.º, 258.º, 259.º, 262.º, 265.º, 268.º e 269.º do Código Penal. etc, etc Os DT de tipografias autorizadas adquiridos até 30 de junho de 2013 poderão usar-se até final de 2013, sem prejuízo do cumprimento da obrigação de comunicação. Sage Portugal

36 Regime bens em circulação: Comunicação Sage Portugal

37 Comunicação de documentos de Transporte Regras de sujeição: Todos os sujeitos passivos (referidos no nº 1 do artigo 2º do CIVA) com mais de no exercício anterior. No entanto, os sujeitos passivos com valor inferior a embora dispensados, podem cumprir/usar as regras se assim entenderem. Estão apenas dispensados de comunicar e não de emitir os documentos. As empresas com volume inferior a 100k, podem usar sistema certificado Todos os bens que circulem em território nacional e que são objecto de transmissão do artigo 3º do CIVA, (transmissão, troca, devoluções) e que estejam fora dos locais de fabrico, venda ou exposição/armazenagem. Também os que estão em veículos para venda em feiras e mercados estão abrangidos para a comunicação. A comunicação é efetuada pelos sujeitos passivos remetentes dos bens, podendo estes habilitar terceiros a fazê-la, em seu nome e por sua conta, em funcionalidade disponibilizada no Portal das Finanças. Excepções na comunicação (mas não na emissão): Se o destinatário for consumidor final (protecção dos dados pessoais do consumidor final) mas tem que indicar o cliente na mesma no documento. Origem/Destino é no estrangeiro - Mas têm que se fazer acompanhar de documento de transporte que indique a sua natureza (por exemplo CMR no caso do estrangeiro) Sage Portugal

38 Comunicação de documentos de Transporte Principais alterações ao RBC (pela portaria 161/2013) Se o destinatário for consumidor final, não é obrigatório comunicar os documentos de transporte em questão art.2º Os remetentes dos bens podem habilitar outras entidades a fazer a comunicação dos documentos de transporte, em seu nome e por sua conta, no Portal das Finanças art.2º A comunicação pode ser feita até ao 5º dia útil no seguinte cenário (além dos que já estavam previstos): Alteração, por parte dos transportadores, da data/hora do início de um transporte previamente comunicado pelo remetente, mediante a emissão de documento manual em impresso tipográfico, que rectifica o documento originalmente comunicado art.2º Os documentos de transporte adicionais (por alteração de destino ou destinatário desconhecido) podem ser comunicados por via electrónica (webservice ou SAFT mas não existem ainda condições técnicas para tal). Se for o caso, não é necessário imprimi-los em papel, desde que o transportador disponha do código atribuído pela AT. art.3º, nº5 da portaria - Nos casos referidos no número anterior, sempre que o transportador disponha de código fornecido pela AT, fica dispensado de se fazer acompanhar de documento de transporte. (nº8 do artigo 5º) Sage Portugal

39 Comunicação de documentos de Transporte Formas de comunicar documentos de transporte: EDI ou outro meio electrónico com verificação da entidade emissora (assinatura) Webservice (transmissão em tempo real e recepção imediata dos digitos do código da AT para os documentos de transporte). Devem criar um subutilizador de perfil WDT para comunicar à AT os documentos de transporte via webservices. Em Serviços tributários/outros serviços/gestão de utilizadores SAFT (é enviado SAFT de Documentos de Transporte) com o detalhe dos documentos para a AT e aguarda alguns segundos pela atribuição dos códigos para cada documento constante no ficheiro SAFT Portal das finanças (registo directo) Telefone (O sujeito passivo tem depois 5 dias para comunicar no portal das finanças restantes dados) Dispensam impressão nos documentos iniciais já comunicados face ao nº 7 do artigo 6º do RBC que refere - Nos casos referidos nas alíneas a) a d) do n.º 1 do artigo anterior, consideram-se exibidos os documentos comunicados à AT desde que apresentado o código atribuído de acordo com o n.º 7 do mesmo artigo. a) e d) referem-se as comunicações efectuadas por sistema informático ou electrónico. A nº 7 do artigo 5º refere-se ao código da AT. Assim, se apresentar código da AT considera-se exibido o doc de transporte [exemplo] 39 Sage Portugal 2013

40 Comunicação de documentos de Transporte Condições na comunicação de documentos de transporte: O timing de comunicação é sempre prévio à saída dos bens Os sujeitos passivos que possuam sistemas informáticos só devem emitir documentos de transporte pelas vias 1,2 e 4 (e não manuais). No entanto nos FAQ s mais recentes da AT é indicado que em caso de inoperacionalidade de sistema, os sujeitos passivos podem efectuar documentos manuais e comunicar via telefone e até ao 5º dia útil, registar no Portal esse documento. A Portaria 161/2013 vem indicar ainda: Em caso de inoperacionalidade dos sistemas da AT, os remetentes ficam dispensados da comunicação prévia dos documentos de transporte, devendo, contudo, fazê-lo até ao 5º dia útil seguinte ao do início do transporte art.5º No caso previsto no número anterior, o transportador deve fazer-se acompanhar dos documentos de transporte em suporte de papel. Os sujeitos passivos que utilizem software não certificado só podem emitir documentos de transporte em papel pré-impresso (tipografia autorizada) ou efectuar o documento no próprio portal das finanças. Os documentos efectuados manualmente terão que ser depois inseridos (5 dias) no portal 40 Sage Portugal 2013

41 Comunicação de documentos de Transporte Comunicação por telefone à AT (artigo 4º portaria 161/2013) 1 A comunicação dos elementos dos documentos de transporte é realizada através de serviço telefónico automático, nos seguintes casos: a) Quando os documentos de transporte sejam emitidos nos termos da alínea e) do n.º 1 do artigo 5.º do regime de bens em circulação, pelas entidades não abrangidas pelo disposto no artigo anterior; (quando emitidos em papel não obrigados a sistema informático) b) Durante o período de inoperacionalidade do sistema de comunicação utilizado pelas entidades referidas no n.º 3 do artigo anterior, desde que devidamente comprovada pelo respetivo operador -É entregue uma senha ao sujeito passivo no portal da AT, e nas comunicações telefónicas identifica-se com a senha e seu NIF. -Na comunicação telefónica indicam-se os quatro últimos dígitos do número do documento de transporte, a data de início do transporte (dia e mês), a hora do início do transporte (hora e minuto). - se o documento a emitir for manual, numa segunda fase deverá comunicar os restantes dados (produtos, quantidades, locais de carga/descarga) no site da AT (até ao 5º dia). Se for por sistema informático poderá depois comunicar os dados quando comunicação estiver restabelecida Sage Portugal

42 Comunicação de documentos de Transporte Comunicação por Telefone e Site da AT (conti.) Não obstante a portaria 161 não referir claramente estas respostas, esperamos que: Se tiver sistema informático e este falhar (as comunicações e site da AT funcionam, o sistema da empresa é que não), poderá efectuar documento manual ( pré-impresso tipografia) e poderá comunicar via telefone os dados indicados no slide anterior e até ao 5º dia util, indicar os restantes dados no portal uma vez que a própria OTOC indica Quando ocorra a impossibilidade de proceder à emissão do documento de transporte através de programa de computador ou via electrónica, por inoperacionalidade do sistema informático do sujeito passivo ou por impossibilidade de acesso ao sistema, pelo que, neste caso poderá ser emitido um documento de transporte em papel tipográfico e comunicado pelo serviço telefónico. Se efectuar documento manual de transporte (porque não utiliza sistema informático ou não é certificado), também terá que comunicar por telefone antes de sair com a mercadoria e mais tarde, até ao 5º dia útil seguinte, terá que registar no portal da AT os restantes dados do documento. O Telefone deve ser utilizado apenas por quem emite documentos manuais. Excepcionalmente, caso o sistema de comunicações não esteja operacional (mas telefone sim), esperamos que a AT permita (mas não existe confirmação) utilizar-se o telefone para comunicar os documentos emitidos por sistema informático. Em ambos os casos, é necessário inserir dados adicionais até ao 5º dia útil no portal da AT. 42 Sage Portugal 2013

43 Comunicação de documentos de Transporte Anulação/Alteração de documentos de transporte Os documentos de transporte são certificados e não podem ser alterados (incluindo devolução a fornecedor). No caso em que o DT não foi ainda comunicado poderá alterar apenas a hora provável de saída O documento inicialmente emitido e comunicado pode ser anulado através de comunicação desta anulação desde que efectuado até à hora /minuto que foi comunicado como início do transporte. Caso contrário, já não se pode anular, só utilizando um dos documentos de não retorno ou não aceitação da mercadoria ou alteração do local de descarga Um documento anulado e ainda não comunicado, não tem que ser enviado a AT (não é aceite). Um documento de transporte não poder ser alterado. No entanto, e segundo novos FAQ s da AT (11) : Se a retificação for posterior à hora prevista para início transporte, o sistema informático não irá permitir essa alteração. Nesta situação, tem de ser emitido um documento de transporte acessório préimpresso, cujos elementos devem ser introduzidos no portal das finanças, no prazo de 5 dias, fazendo referência ao documento inicial Sage Portugal

44 Comunicação de documentos de Transporte Documentos Globais Previsto no RBC nº 6 (alineas a e b) do artigo 4º São os documentos que podem ser emitidos quando não se conhece o destinatário dos bens na altura da saída da mercadoria. Por exemplo, um feirante ou um distribuidor de produtos que não sabe ainda a quem vai entregar os produtos. Têm que ser sempre impressos em 3 vias mesmo já tendo obtido código da AT Os documentos Globais podem ainda ser emitidos quando não se conhece as quantidades exactas do que vai ser entregue ( para consumo numa obra/serviço, por exemplo) Documentos de Entrega Efectiva: facturas, facturas simplificadas, folhas de obra, guias de remessa, etc.. São os documentos que se entregam ao cliente decorrentes da emissão da Guia Transporte Global (sucessórios). Sempre que emitir os documentos de venda, resultantes da entrega dos bens que constavam do documento global, no local da venda/entrega, o documento de venda (manual ou informático) deve indicar a que documento global se refere (Software sage tem mecanismos para essa informação de forma automática). Estes documentos de venda devem ser impressos em 2 vias. Foi indicado inicialmente que os documentos de entrega efectiva tinham que ser comunicados. No entanto, e segundos novos FAQ s da AT (nº 24 ao 26): Se o documento acessório de um documento inicial global, de entrega parcial de bens, for uma fatura emitida por um sistema de faturação certificado pela AT, nos termos da Portaria n.º 363/2010 de 23/6 fica dispensado da comunicação, até ao 5.º dia útil seguinte ao da emissão, prevista no n.º 11 do artigo 4.º do Decreto-Lei 147/2003 de 11/07 Estas faturas deverão ser comunicadas à AT até ao dia 25 do mês seguinte ao da sua emissão, em cumprimento do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 198/2012 de 24/08. Assim sendo, despensa a inserção manual dos documentos de entrega efectiva no portal da AT (facturas ou FS). Já a GR / GT (enquanto documentos sucessórios de entrega efectiva após guia global) têm que ser comunicados e podem ser efectuados via sistema informático (ou no portal). Quando se utilizam os bens para a prestação de serviços na obra / serviço devem ser registados em documento, ou seja, à medida que os produtos vão sendo incorporados na (obra), e desde que prestados pelo remetente, deve-se registar a saída desses produtos num documento tipo folha de obra ou similar, onde deve fazer referencia ao documento Global Estes têm que ser comunicados (conforme item anterior aos das vendas), desde que não sejam para consumidores finais. Têm que ser sempre impressos. Não existe ainda local para se comunicar estes documentos no site da AT, nem informação de como comunicar via webservices pelos sistemas informáticos. NOTA: os documentos só devem ser comunicados se forem para sujeitos passivos. Os docs emitidos a entidades particulares não devem ser comunicados i Sage Portugal 2013

45 Comunicação de documentos de Transporte Documentos de retorno, não aceitação da mercadoria (imediata) e alteração do local destino durante transporte A não aceitação imediata dos bens pelo adquirente (total ou parcial), obrigam à emissão de um novo documento de transporte adicional. Podem ser efectuados em sistema informático ou manualmente. No entanto o manual da Otoc refere determinadas regras que estão disponíveis em Slide com informações da OTOC Esse documento (não aceitação imediata por parte do cliente devolv documento transporte ) de transporte adicional (subsidiário do original) deverá incluir a identificação da alteração e o documento alterado. Tem que ser emitido antes de iniciar novo transporte, mas dispensa comunicação imediata (tem até 5 dias para comunicar). Software Sage pode converter documento de imediato em novo documento alterando apenas QNT necessária e inverte locais de carga/descarga. As produtoras de software foram informados este mês de Outubro como realizar a comunicação dos documentos de devolução (não aceitação imediata) e a sage já implementou essa funcionalidade na última versão das suas aplicações. O documento de alteração de local de descarga pode ser comunicado pelo sistema informático (via webservice ou saft) uma vez que se trata de um documento de transporte do tipo GR de entrega (ou GT) (Em Software Sage acede documento anterior e gera novo, sendo necessário apenas alterar local) e está prevista a sua comunicação imediata. Mas não é obrigatória a sua comunicação antes de alterar local de descarga, durante o trajecto. (tem na mesma 5 dias). No manual da OTOC refere que podem comunicar estes documentos pelo sistema informático também ( depois de inseridos no sistema na sede, por exemplo numa série manual - e comunicado a partir daí); no entanto, estão a ser efectuados testes ainda para que seja possível a AT receber dados de documentos manuais (registados em séries manuais) Nota importante (FAQ28 da AT) : se o documento inicial foi factura, o documento de transporte acessório emitido para o retorno dos bens, no caso de não-aceitação total e imediata, para alteração ao local de destino ou para a alteração da data e hora, está dispensado de comunicação em virtude do documento inicial (fatura) também não ter sido comunicado. Sage Portugal

46 Emissão de documentos de Transporte Infracções Artigo 14º 1 - A falta de emissão ou de imediata exibição do documento de transporte ou dos documentos referidos no artigo 1.º e no n.º 2 do artigo 7.º aplicáveis quer ao remetente dos bens quer ao transportador que não seja transportador público regular de passageiros As omissões ou inexatidões praticadas nos documentos de transporte referidos no artigo 1.º e no n.º 2 do artigo 7.º farão incorrer os infratores nas penalidades referidas no artigo 117.º do Regime Geral das Infrações Tributárias, aprovado pela Lei n.º 15/2001, de 5 de junho, aplicáveis quer ao remetente dos bens quer ao transportador que não seja transportador público regular de passageiros ou mercadorias ou empresas concessionárias a prestar o mesmo serviço. 3 - Será unicamente imputada ao transportador a infração resultante da alteração do destino final dos bens, ocorrida durante o transporte, sem que tal facto seja por ele anotado. 4 - Quando os bens em circulação, transportados num único veículo, provierem de mais de um remetente, a cada remetente será imputada a infração resultante dos bens por ele remetidos. 5 - Sempre que o transportador dos bens em circulação em situação irregular não identifique o seu remetente, ser-lhe-á imputada a respetiva infração. 6,7,8,9 -.. Apreensão - artigo 15º, nº1 : Quando, em relação aos bens encontrados em circulação. o seu detentor ou transportador declare que os mesmos não são provenientes de um sujeito passivo de IVA ou face à sua natureza, espécie e quantidade, se possa concluir que os mesmos não integram nenhuma das situações de exclusão previstas, sob pena de se proceder à imediata apreensão provisória dos mesmos e do veículo transportador, nos termos do artigo 16.º.. Sage Portugal

47 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s Perguntas e respostas frequentes colocadas por clientes Sage, parceiros Sage, e algumas retiradas do documento da OTOC Sage Portugal

48 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s P: Que documentos existem de devoluções ou transporte ao fornecedor? R: -> Para devolver material ao fornecedor, o documento a emitir é da natureza N/Guia de Devolução e esta natureza é transmitida à AT. -> Para efectuar um transporte de produtos ao fornecedor e que não seja uma devolução efectiva, deverá utilizar um documento com a natureza "N/Guia de Transporte". É uma Guia de Transporte que é emitida para transportar bens para o fornecedor. Esse documento é comunicado à AT. -> Quando é o fornecedor a emitir e comunicar a guia, em transporte de produtos para a nossa empresa, poderemos criar uma semelhante na nossa aplicação, de forma a dar entrada de stock e gerir esses produtos registando um documento da Natureza V/Guia de Remessa. Esta natureza não é comunicada à AT. P: Se sair das minhas instalações com algum material, e passar, por exemplo, numa doca de pesca e levar mais material, para depois ir vender diretamente aos clientes, que documentos terei que efectuar? R: Na nossa opinião não deve utilizar documento de transporte emitido pelo fornecedor, para se fazer acompanhar para vários locais que não uma morada da empresa. Recomendamos que efetue no local (do fornecedor) um documento global contendo não apenas o que está a carregar no fornecedor, como a QNT dos produtos constantes no documento de transporte inicial (somando todos os produtos), desde que esse documento que emitiu para acompanhar a mercadoria desde as instalações do remetente não seja factura. Se for factura continua válida e regista apenas GT global com os produtos carregados no fornecedor. P: Iniciei a atividade no corrente ano, tenho obrigação de comunicar os documentos de transporte? R: Não. A comunicação dos documentos de transporte à AT é obrigatória apenas para os sujeitos passivos que no período de tributação anterior, para efeitos dos impostos sobre o rendimento, tenham um volume de negócios superior a ,00. Assim e uma vez que não teve qualquer atividade no período anterior, existe a obrigação de emitir os documentos de transporte mas não de os comunicar. Sage Portugal

49 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s P:Uma empresa de reparações quando vai levantar os equipamentos a casa dos clientes (por exemplo uma máquina de lavar) tem que emitir Documento de Transporte? R: Se os bens se destinam apenas a reparação e não a venda/troca (mesmo que gratuita) e porque o seu proprietário é o seu cliente, segundo FAQ da OTOC não ficam obrigados à emissão do documento de transporte nos termos do Regime de Bens em Circulação se efectuarmos analogia com Despacho de Processo: F do CIVA. Este transporte deve ser acompanhado por um documento que comprove a natureza, proveniência e destino dos bens, nomeadamente com uma menção expressa de que se trata de bens para reparação. (por exem: nota reparação). Mesmo exemplo para lavandarias com transporte entre clientes/lavandaria. De notar ainda que a AT, nos seus FAQ s indica: Em virtude do bem pertencer ao ativo fixo tangível da empresa remetente dos bens, não é necessária a emissão de documento de transporte. No entanto, pode ser necessária a prova mediante qualquer documento comprovativo da sua proveniência e destino, como seja, uma declaração da empresa proprietária do bem P:Tenho 2 locais de venda/armazenamento. Se efectuar transporte/transferencia de um local para o outro, tenho que emitir documento de transporte? R: Sim, neste caso o remetente será igual ao destinatário, como entidade, mas com locais distintos Sage Portugal

50 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s P: Efectuo serviços para uma operadora de telecomunicações; quando vou transportar/entregar material para utilizar numa assistência, que documento devo emitir? R:Se desconhecer as quantidades a utilizar/descarregar nessa intervenção, deverá emitir um documento de transporte do tipo global, não indicando o destinatário. À medida que vai utilizando os produtos deverá registar (para mais tarde comunicar) o material que está a utilizar (folha de obra por exemplo), indicando como cliente a operadora de telecomunicações (a quem vai facturar mais tarde). Se conhecer a QNT que vai entregar, (e uma vez conhecido o destinatário) então tem que emitir documento de transporte normal, tendo a operadora como destinatário, e o local descarga, o local da intervenção. De notar que se facturar algo ao cliente do local onde entregou material, e não à operadora, então emite documento de transporte ao cliente do local da reparação. P: existe algum limite temporal entre a emissão/comunicação do documento de transporte (hora/data a que foi iniciado o transporte) e a data/hora de entrega? R: Não existe nenhum limite máximo. Em vários casos, existe até a possibilidade de se emitir um documento global no inicio da semana e os bens serem entregues no decorrer da semana toda (feiras, eventos, etc) Sage Portugal

51 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s P: Que documento emitir quando transporto material para uma obra construção civil, por exemplo, e desconheço o que vou usar. R: deverá emitir um documento de transporte Global se não sabe o que vai entregar. No entanto se tem conhecimento do que vai entregar (mesmo que não saiba o que vai utilizar na obra, mas o material fica na obra), é nosso entendimento que seja efectuado um documento normal de transporte e não global. No entanto, e segundo algumas entidades, deve-se emitir documento global e depois deve-se registar tudo o que é utilizado numa obra em documento folha de obra que está no local. Durante o período da obra. Neste caso surge o problema de e quando comunica esse documento se tem 5 dias para o fazer? (se bem que neste caso, e à data de 1 de Outubro 2013 ainda não existe local para comunicar este tipo de documentos). Daí que aconselhamos a utilização do documento de folha de obra apenas enquanto a entidade emissora/detentora dos bens está a incorporar os bens na obra P: Tenho sistema informático não certificado. Posso emitir documentos de transporte? R: Não. Os documentos de transporte só podem ser emitidos (ao abrigo do artigo 5º do RBC) por sistemas informáticos certificados ou de desenvolvimento próprio ou por EDI ou no portal da AT ou em papel. P: Posso indicar apenas o nome dos produtos numa GT? R: Não. Tem que indicar também a quantidade exacta dos produtos, e na sua unidade base. Não pode, por exemplo, indicar que são apenas 5 caixas (quando as caixas contêm unidades do produto comercializado), tendo que indicar a QNT total das unidades em que comercializa/transaciona os bens. Sage Portugal

52 Comunicação de documentos de Transporte FAQ P: No caso do transporte de bens provenientes de produtores agrícolas, apícolas, silvícolas ou de pecuária resultantes da sua própria produção, obrigam a emissão e comunicação de documento de transporte? R: Se forem transportados pelo próprio (ou por sua conta) está dispensado de emitir documento de transporte. Caso contrário, se não são transportados pelo próprio nem por sua conta (logo, não está excluído de emissão por exemplo cooperativas ou grandes superficies que vão eles próprios recolher os bens aos produtores) a obrigação de comunicação considera-se cumprida desde que se cumpram os 3 requisitos cumulativamente (FAQ19 site AT): 1. Seja comunicado previamente pelo adquirente, em documento próprio ( DT), o NIF de cada produtor e a data de início do transporte. Nesta fase deverá efectuar esse documento no site da AT em local próprio. 2. Sejam emitidos documentos de transporte em papel (livro documentos transporte manual - impresso tipográfico), à medida que os bens forem objecto de carga, identificando o NIF do produtor, a designação comercial dos bens, quantidades, local, dia e hora de carga (documentos acompanham a carga) 3. Os documentos anteriores sejam inseridos no portal das finanças até ao 5º dia útil seguinte, fazendo menção ao documento referido no ponto 1 52 Sage Portugal 2013

53 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s P: Se efectuar uma devolução ao fornecedor, quem deve emitir a guia de transporte? R: Em situações normais, a obrigação é sempre do sujeito passivo detentor/remetente dos bens. No entanto, e por acordo, o destinatário (neste caso o fornecedor) pode emitir o documento de transporte. OTOC: Quando exista a devolução de bens pelo adquirente inicial, se este for um sujeito passivo de IVA, como é o detentor dos bens no momento da devolução, é este adquirente a ter a obrigação de processar o documento de transporte (e respetiva comunicação à AT). Esta situação de devolução dos bens não deverá ser confundida com a não-aceitação dos bens pelo adquirente ou destinatário. Nesse caso, a não-aceitação dos bens, a emissão do DT adicional deverá ser emitido pelo remetente, pois é este o detentor dos bens. (ou eventualmente o transportador em nome e por conta do remetente). Ao nivel da gestão, é aconselhável que, se utilizar um sistema informático, crie/utilize dois documentos de devolução: um para quando é a própria empresa a efectuar a devolução/transporte dos bens ao fornecedor (e aí vai emitir e comunicar essa guia de devolução), e outro documento para registar as quantidades devolvidas, quando é o fornecedor a efectuar esse transporte, mas pretenda registar na aplicação para gestão de stock, por exemplo. P: As faturas elaboradas pelo adquirente autofacturação - podem ser consideradas como documentos de transporte? R: Sim, desde que cumpram os requisitos exigidos pelo Regime dos Bens em Circulação, sejam emitidas até ao inicio do transporte e acompanhem os bens transportados. Por exemplo: empresa que adquire bens usados vai ao fornecedor levantar material, factura em nome do fornecedor e, essa factura serve de documento de transporte. P - A empresa transportadora dos bens está obrigada a emitir o documento de transporte pela prestação de serviço de transporte dos bens? R: A empresa transportadora dos bens deve exigir aos remetentes dos bens, sujeitos passivos de IVA, o original e o duplicado do documento de transporte ou, sendo caso disso, o código de identificação atribuído aquando da comunicação por transmissão electrónica de dados. Sage Portugal

54 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s P: Uma nota de consignação é um documento de transporte? R: Se possuir todos os elementos referidos no artigo 2º do RBC, pode servir de documento de transporte (sugerimos utilizar o termo Guia de Consignação) como equivalente. Podem ser considerados documentos de transporte as facturas, (as FS não podem ser documentos de transporte), Guias de devolução, Guia de Remessa, Guia de Transporte e outros equivalentes. Note-se que tem 5 dias para converter notas de consignação em facturas (pode solicitar prazos mais alargados junto da AT). Redacção do D.L. nº 197/2012, de 24 de Agosto, com entrada em vigor em 1 de Janeiro de 2013 P:Qual a diferença entre guia de transporte e guia de remessa? R: A Guia de Transporte para efeitos de RBC não difere da Guia de remessa no que se refere ao seu conteúdo. Por vezes não se colocam preços nas guias de transporte, e nas Guias de remessa sim. Por outro lado, é obrigatório facturar-se nos próximos 5 dias úteis a guia de remessa, e a guia de transporte não. No entanto isso pode ser entendido pela AT de outra forma, pois segundo o artigo 7º do CIVA, o imposto é devido e torna-se exigivel nas transmissões de bens e no momento em que os bens são colocados à disposição do adquirente. Daí que se pode também obrigar a facturar-se a GT. Nota: algumas entidades podem solicitar alteração dos prazos da emissão das facturas em relação as Guias de remessa. Posso emitir documento às 18h, comunicar e indicar que a hora de saída provável é as 4h do dia seguinte? R: Sim, pode. Importante é indicar a hora provável de saída, sendo que a hora de emissão do documento não condiona hora (superior) de carga/saída. Sage Portugal

55 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s P: Terá que ser emitido um documento de transporte para as entregas de bens para simples operações de transformação, beneficiação, etc (vulgo trabalho a feitio )? R: Sim. O documento de transporte deverá ser emitido e comunicado nos termos do Regime dos bens em circulação, pelo remetente para o destinatário. Neste caso específico de trabalho a feitio, o remetente é o proprietário/detentor e o destinatário é o prestador de serviços. Quando os serviços estejam prontos e os bens sejam devolvidos ao dono da obra (ou entregues ao cliente final), o remetente dos bens é o prestador de serviços devendo para o efeito emitir e comunicar outro DT, com indicação expressa de que se trata de bens referentes a trabalhos de transformação, beneficiação, etc. (de B para A ou para o cliente final). P: As guias da DGVet (Direção Geral Veterinária) que acompanham os animais do produtor (ao entreposto, ao matadouro ou entre explorações), são o suficiente como meio de prova ou deverá implementar-se outro procedimento? R: Se o transporte é efectuado pelo produtor ou por sua conta encontra-se excluído da obrigação de emissão de DT nos termos do RBC. Neste caso como é importante comprovar a natureza, proveniência e destino dos bens, o documento da DGV poderá servir como meio de prova. P: Se for carregar mercadoria num local/armazém que não pertence nem ao vendedor, nem ao fornecedor, quem emite o documento de transporte para acompanhar a mercadoria? O Documento de Transporte é emitido pelo sujeito passivo detentor dos bens, antes do início do transporte. Neste caso, deve ser o remetente a emitir o DT, ou seja, o proprietário dos bens. O DT pode ser emitido no dia ou dias anteriores, devendo ser indicada a hora de início do transporte. Sage Portugal

56 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s P: Tenho que comunicar os documentos de entrega efectiva, por exemplo, folha de obra e as facturas que resultaram de documentos transporte globais? R: Sim, desde que não sejam para consumidores finais. Se forem consumidores finais não se comunicam. A comunicação, nesta fase, (dia 1 de Outubro 2013) só está regulamentada para as guias de transporte/guias de remessa. As produtoras de software foram informados este mês de Outubro como realizar a comunicação dos documentos de devolução (não aceitação imediata) e a sage já implementou essa funcionalidade na última versão das suas aplicações. Em relação as facturas/fs serão apenas comunicadas via SAFT no sistema de envio do SAFT mensal até dia 25 (ficou assim dispensada a sua comunicação como documento dxe entrega efectiva rfesultabte da guia global) Segundo informação da OTOC, relativamnete as folhas de obra:.no caso de saída de bens a incorporar em serviços prestados pelo remetente dos mesmos, esses consumos de bens devem ser registados em documento próprio, nomeadamente folha de obra ou qualquer outro documento equivalente. Estes documentos das entregas efetivas e das folhas de obra (ou documento de consumo de bens) podem ser emitidos em papel sem qualquer formalismo (não precisa de ser pré-impresso tipograficamente) ou por sistema informático. Estes documentos das entregas efetivas e as folhas de obra (ou documento de consumo de bens) devem ser comunicados por inserção no Portal das Finanças, até ao 5.º dia útil seguinte ao das entregas efectivas ou do consumo dos bens evidenciados na folha de obra, com base no documento de transporte global. No entanto não existe ainda local para comunicar estes documentos. Ter em atenção ao sem formalismo, uma vez que se for para comunicar, tem que estar regulamentado. Sage Portugal

57 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s P: Tenho sistema informático na sede mas não na rua ; como comunico as vendas que efectuei manualmente e "provenientes de um documento global? R: Terá que registar esses documentos de venda no portal da AT até ao 5º dia útil após a transação. Aguardamos que a AT venha a disponibilizar meios técnicos para que esses documentos possam ser inseridos no sistema da sede (série manual) e daí comunicados. Mas não temos, até ao momento, informação de como efectuar essa comunicação. A AT não está ainda preparada para esta comunicação de documentos manuais. P: Li algures que só poderia registar os documentos de venda efectiva no portal das finanças e que não existiria comunicação prévia dos documentos de transporte globais (telefone ou electrónica)? R: Inicialmente estava assim regulamentado, mas a portaria 161/2013, como seria de esperar, veio alterar este pressuposto, ou seja, passou a ser possível enviar a informação dos documentos efectivos por intermédio das aplicações de facturação. P: Um sujeito passivo português procede à venda de bens a um sujeito passivo espanhol. A pedido deste faz a entrega dos bens ao seu cliente localizado em Faro. Existe a obrigação da emissão de documento de transporte? R: Sim, embora o cliente seja espanhol, a entrega é efetuada em território nacional. Desta forma é obrigatória a emissão de documento de transporte. Deve-se indicar como destinatário o sujeito passivo espanhol e como local de entrega as instalações do respetivo Cliente. (se bem que nesta fase, a 28 de Outubro, o site da AT dê erro ao integrar Nif estrangeiro no RBC, sendo que deve estar corrigido em breve) Se, no entanto, o material fosse enviado directamente das minhas instalações para o porto aduaneiro/alfãndega, dispensava o documento de transporte ao abrigo do RBC Sage Portugal

58 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s P: Se a inoperacionalidade se dever à AT como emito/comunico as guias? R: Portaria 161: Em caso de inoperacionalidade dos sistemas da AT, os remetentes ficam dispensados da comunicação prévia dos documentos de transporte, devendo, contudo, fazê-lo até ao 5º dia útil seguinte ao do início do transporte art.5º (no site da AT ou no sistema informático) No caso previsto no número anterior, o transportador deve fazer-se acompanhar dos documentos de transporte em suporte de papel porque não comunicou. P: e se a inoperacionalidade se dever às comunicações? R: Emito documento sistema informático normal (ou manual) sem código, e tenho que imprimir documento pois não tenho comunicação. Mais tarde deverá justificar motivo de inoperacionalidade da comunicação, solicitando justificação junto das operadoras P: e se a inoperacionalidade se dever ao sistema informático? R: Por estranho que pareça, não está definida em qualquer decreto/portaria esta condição, uma vez que são apenas referidas as inoperacionalidades referentes às comunicações ou à própria AT. No entanto os últimos FAQ s da AT indicam Quando ocorra a impossibilidade de proceder à emissão do documento de transporte através de programa de computador ou via electrónica, por inoperacionalidade do sistema informático do sujeito passivo ou por impossibilidade de acesso ao sistema, pelo que, neste caso poderá ser emitido um documento de transporte em papel tipográfico e comunicado pelo serviço telefónico Sage Portugal

59 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s P: Ao entregar a mercadoria a um cliente, este rejeitou parte da mercadoria. O que fazer? R: Deve emitir novo documento de não aceitação das mercadorias por parte do adquirente e mencionar a que documento inicial se refere. O documento tem que ser realizado de imediato no local. A sua comunicação tem que ser efectuada no portal da AT até 5 dias após a emissão do documentos. As produtoras de software foram informados este mês de Outubro como realizar a comunicação dos documentos de devolução (não aceitação imediata) e a Sage já implementou essa funcionalidade na última versão das suas aplicações..de notar que a não aceitação pode ser total ou parcial. Nas aplicações Sage existe mecanismo para converter e criar esse novo documento de imediato, sendo apenas necessário indicar a QNT, a partir do documento inicial. P: Se vou efectuar entregar/vender mercadoria mas não tenho ainda destinatário definido ( venda porta a porta, feiras, etc) o que registo? R: Na sede deverá registar o documento de Transporte Global. Na rua sempre que efectuar um documento de venda (entrega efectiva) deverá indicar a que documento global está associado. (manual ou em sistema informático). No entanto, se se tratar de uma venda de produtos por um retalhista, e o destinatário for consumidor final, e os bens tiverem sido adquiridos previamente, não necessita de documento de RBC (desde que não seja produtos definidos artigo 3º do RBC). Por exemplo, se for entregue por uma padaria directamente ao consumidor final que já os tenha adquirido previamente. Mas se vir da fábrica, por exemplo, directamente para o cliente, já necessita do documento. Se a data comunicada para a saída da mercadoria for alterada face a hora efetiva da saída da mercadoria, deve este documento ser anulado e impresso um outro documento de transporte? A data e/ou hora de início de transporte só pode ser retificada no portal das finanças, antes da hora/data prevista para o seu início (ou em sistema informático). Se a retificação for posterior à hora prevista para início transporte, o sistema informático não irá permitir essa alteração. Nesta situação, tem de ser emitido um documento de transporte acessório pré-impresso, cujos elementos devem ser introduzidos no portal das finanças, no prazo de 5 dias, fazendo referência ao documento inicial.

60 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s P: Como deve proceder um fornecedor de tabaco que tem máquinas de distribuição automática em vários estabelecimentos comerciais quando vai proceder ao abastecimento dessas máquinas? R: se não conhece ainda que QNT vai entregar em cada cliente ou local, emite documento de transporte Global. À medida que vai entregando o tabaco, emite o documento de entrega efectiva, por exemplo, factura, consignação, etc. P: Sempre que é consumidor final, fica-se dispensado de comunicar Documento de transporte? R: Sim, inicialmente estava previsto apenas para casos em que o cliente já os tivesse adquirido previamente, mas após portaria 161/2013, tudo o que seja para consumidor final fica dispensado. Tem na mesma que emitir documento de transporte para acompanhar mercadoria indicando local destino (se conhecido) mas não tem que comunicar. P: Quais as obrigações duma IPSS que distribui refeições ou outros bens, ao domicílio aos seus utentes, em relação ao transporte dessas refeições? R: Tem que emitir documento de transporte. Se não conhece a quem vai entregar produtos (refeições) ou o que vai usar (por exemplo limpeza), emite documento transporte global. Não tem que comunicar os documentos de entrega efectiva, se forem a consumidores finais. P: As notas de crédito e notas de débito podem servir de documento de transporte? R: Não, pois estes documentos têm como objetivo a retificação de faturas inicialmente emitidas nos termos do CIVA. Quando o adquirente de bens pretenda efetuar uma devolução de bens adquiridos ao fornecedor deve emitir uma nota/guia de devolução para acompanhar os bens devolvidos. Essa nota/guia de devolução pode ser emitida como um DT nos termos do RBC, desde que cumpra os requisitos previstos nesse regime. Sage Portugal

61 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s (OTOC) P: que sansões existem se não cumprir as regras do RBC? Se transportador não indicar alteração de destino final dos bens tal situação fará imputar ao transportador coima prevista nos nº 1 e 2 do artigo 119º do RGIT ( 93,75 a 5625,00 ou o dobro para PC). Não haverá apreensão dos bens ou viaturas. Quando o Documento de Transporte não possua uma menção expressa a locais de carga e descarga e data de início do transporte presumem-se como tais os constantes do DT. Qualquer falta neste sentido constitui uma infração para o remetente dos bens nos termos dos nº 1 e 2 do artigo 119º do RGIT ( 93,75 a 5625,00 ou o dobro para Pessoa Colectica). Não haverá apreensão dos bens e viatura. No caso de falta de indicação do NIF do destinatário ou adquirente dos bens (salvo quando esses destinatários ou adquirentes sejam desconhecidos) constitui uma infração para o remetente dos bens nos termos dos nº 1 e 2 do artigo 119º do RGIT ( 93,75 a 5625,00 ou o dobro para PC). Não haverá apreensão dos bens e viatura. No caso de falta de referência ao documento global no Documento de Transporte/faturas das entregas efetivas ou folhas de obra constitui uma infração para o remetente dos bens nos termos dos n.ºs 1 e 2 do artigo 119º do RGIT ( 93,75 a 5625,00 ou o dobro para PC). Não haverá apreensão dos bens e viatura. Sage Portugal

62 Comunicação de documentos de Transporte FAQ s P: Que tipo de documento deve acompanhar os bens importados em Portugal entre o posto aduaneiro de desalfandegamento e o local do primeiro destino? R: O documento que deve acompanhar os bens importados é o documento probatório do desalfandegamento dos bens P: Os transportes de bens que se destinam à exportação estão abrangidos pela obrigação da emissão do documento de transporte do regime dos bens em circulação? R: O transporte de bens que se destinam à exportação não estão abrangidos pela obrigação de emissão do documento de transporte, desde que os bens sejam sujeitos a um destino aduaneiro, designadamente aos regimes de trânsito e exportação, nos termos do Regulamento (CEE) n.º 2913/92, do Conselho, de 12 de outubro. P: Nas empresas de vending, como se processam os documentos de transporte? R: Como não existe o conhecimento das quantidades dos produtos para abastecimento em cada um dos seus postos de venda, deve emitir documento de transporte global em 3 exemplares impressos em suporte de papel, que terá de acompanhar a mercadoria. Por cada entrega dos bens, é emitido um documento adicional que terá de fazer referência ao documento de transporte inicial. Os elementos dos documentos adicionais devem ser devem ser comunicados por inserção no Portal das Finanças até ao 5º dia útil seguinte ao do transporte. P:Produtos provenientes do estrangeito devem munir-se de documento de RBC? R: O documento probatório do desalfandegamento serve como documento de transporte entre a estância aduaneira de desalfandegamento e o local do primeiro destino alí referenciado. No entanto, se entretanto for enviado para outrolocal, deve ser emitido e comunicado um documento de transporte de acordo com as regras gerais do regime de bens em circulação Sage Portugal

63 Resumo do enquadramento legal das novas regras dos bens em circulação, em relação a emissão e comunicação dos documentos de transporte 63

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65 Mobilidade Várias soluções Sage Portugal

66 Soluções para optimizar Mobilidade Distribuição Alimentar Padarias/panificação Peixarias Venda ambulante Feiras Eventos Assistência em locais dos clientes Encomendas Vendas Cobranças Folhas de obra Impressora portátil Tablet s PDA s Pos Portáteis Pc Portáteis Sage Portugal