INSTRUÇÕES VERSÃO 7.01

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1 GESTWARE Administrador do Sistema Nº Série / Código de Activação passam a ser 6 grupos de 7 caracteres ('0' a '9' e 'A' a 'Z' excepto 'B', 'O', 'Q' e 'U') As aplicações apenas correm se devidamente licenciadas. Deve ser efectuado o respectivo licenciamento logo após a instalação das mesmas. - Comunicação de Documentos de Transporte Via Webservice disponível/sujeito a licenciamento próprio Gama Base não contempla esta opção.

2 Manutenção de Firmas : - Configuração (por defeito) do Local de Carga (Transporte) : Morada, Código Postal, Localidade, País - Identificação do Estabelecimento (SAF-T PT) - Para mais informações ler as regras do ficheiro SAF-T PT (Cabeçalho [Header], 1.13 Identificação do estabelecimento [TaxEntity] ) Identificação do Estabelecimento (SAF-T PT) : Só é utilizado pela nova versão do SAF-T PT Portaria n. 160/2013; Na versão antiga Portaria n. 1192/2009 continua a funcionar em modo automático para manter a coerência com as versões anteriores do software. Identificação do Estabelecimento (SAF-T PT) : Por defeito deve ficar no modo Automático sendo a própria aplicação a gerir a indicação do mesmo Global / Sede de acordo com as regras do SAF-T PT e de acordo com os dados (facturação/contabilidade) exportados. Só deve ser alterado caso se aplique alguma das situações previstas pelo SAF-T PT. Em caso de dúvidas deve consultar regras do ficheiro SAF-T PT, consultar o contabilista ou consultar a AT/Finanças. Manutenção de Firmas : - Gestão de Credenciais AT (Autoridade Tributária) : Utilizador (GESTWARE) -> Utilizador (AT) -> Senha (AT) Consulte no Portal da AT/Finanças, como criar sub-utilizadores no respectivo sistema. As permissões que o sub-utilizador tem no portal da AT/Finanças no SÃO DEFINIDAS no respectivo portal durante a criação do sub-utilizador. Em caso de dúvidas deve consultar/contactar a AT/Finanças.

3 Ficheiro SAF-T PT - Exportação SAF-T PT : Nova opção para exportar segundo a Portaria n.º 160/2013 (versão nova) - Exportação SAF-T PT : Mantém-se na mesma a exportação pela Portaria n.º 1192/2009 (versão antiga) GESTWARE VENDAS GESTWARE POS GESTWARE RESTAURAÇÃO BACK OFFICE GESTWARE RESTAURAÇÃO FRONT OFFICE Deve ser explicado ao cliente, a existência da exportação dos DOIS ficheiros SAF-T PT. Deve ser explicado ao cliente, qual deles exportar de acordo com as exigências da AT/Finanças. Caso contrário, podem começar a exportar o novo quando deveriam exportar o antigo, assim como, exportarem o antigo quando deveriam exportar o novo. Não há muita (nenhuma, zero, nada) informação da AT/Finanças neste sentido, até há quem diga (sujeito a confirmação) que em caso de fiscalização a AT/Finanças vai pedir 2 ficheiros: o SAF-T PT antigo com dados até Junho/2013 e o SAF-PT novo com dados após Julho/2013!? Deve ser explicado ao cliente, que no portal da AT/Finanças também há 2 validadores distintos, um para o SAF-PT antigo e outro para o SAF-T PT novo.

4 GESTWARE Vendas\POS - Nos documentos, NÃO DEVEM SER UTILIZADOS CAMPOS LIVRES para guardar informações sobre o Transporte Deve ser explicado ao cliente, PARA NÃO UTILIZAR ESTES CAMPOS. Como alerta/sugestão o Valor por defeito deve ser alterado para NÃO UTILIZAR * A ordem dos campos e/ou campos de transporte utilizados na instalação do cliente podem não ser os mesmos que os indicados na figura (adaptar de acordo com os mesmos) - Novos campos relativos ao Transporte no cabeçalho dos documentos compatíveis com o formato exigido pelo SAF- T (Data e Hora de Início e Fim de Transporte, Matrícula do Veículo, Local de Carga, Local de Descarga)

5 - OS MODELOS DE DOCUMENTOS DEVEM SER ALTERADOS para utilizarem os novos campos relativos ao Transporte (ver os novos modelos Originais e adaptar os modelos próprios do cliente) Modelo Antigo : Modelo Novo (após adaptação):

6 GESTWARE Vendas Comunicação de Documentos de Transporte Seja qual for o tipo de comunicação, devem seguir as indicações/regras da AT/Finanças no que diz respeito a emissão/comunicação de documentos de transporte. Em caso de dúvidas consultar/contactar o portal da AT/Finanças. A) Comunicação dos Documentos de Transporte por Webservice A1) Efectuar o documento segundo as regras da AT/Finanças A2) Seleccionar o documento e clicar na opção [Código AT Enviar via Webservice..] A3) Confirmação de que pretende enviar o documento A4) Validação interna (Só é visível ao utilizador caso seja detectado algo inválido) A4.1) Caso o utilizador corrente GESTWARE não tenha definida uma Credencial para a AT no Administrador do Sistema / Manutenção de Firmas é mostrado um alerta ao utilizador:

7 A4.2) Após uma validação muito simples dos dados do documento e caso seja detectado algo que possa invalidar o envio do documento é então apresentado um Alerta ao utilizador: * Recomendamos clicar em [Cancelar] e visualizar as situações detectadas: * Caso opte por ignorar o alerta e enviar na mesma [OK], provavelmente receberá um erro semelhante como resposta do Webservice da AT/Finanças: A5) Após o envio ou é mostrado o Código AT atribuído ou uma mensagem de erro Não foi possível obter o Código (AT) semelhante ao ponto anterior com o respectivo motivo de erro.

8 B) Comunicação dos Documentos de Transporte por SAF-T (PT) INSTRUÇÕES VERSÃO 7.01 O utilizador deve saber efectuar várias operações com o explorador do Windows, browser da Internet, submeter ficheiros em disco em páginas na Internet, gravar ficheiros de páginas da Internet para o disco, etc; * * * Recomendamos o método anterior ou seja o envio via Webservice * * * B1) Efectuar o documento segundo as regras da AT/Finanças B2) Extracção do ficheiro SAF-T (PT) no formato indicado pela AT/Finanças B2.1) Seleccionar a opção Exportar ficheiro B2.2) Seguir as indicações do assistente de exportação de ficheiros SAF-T B2.2.1) Confirmar que quer exportar o formato de Comunicação dos Documentos de Transporte

9 B2.2.1) Confirmar o período (1º filtro) de datas (documentos) que pretende enviar * sugestão : clicar no botão [Hoje] B2.2.2) Confirmar\Seleccionar os documentos (2º filtro) que pretende enviar NOTA IMPORTANTE: se por exemplo enviar 10 documentos e apenas 1 for aceite/validado com sucesso, receberá como resposta a referência do documento (apenas 1) aceite + o respectivo Código AT e várias mensagens de erro (motivos) sem qualquer referência aos documentos enviados, ou seja, não é possível saber / associar / determinar qual a mensagem de erro (motivos) que corresponde a cada documento!? * é uma limitação do ficheiro de resposta das finanças que não sabemos, nem temos informação que um dia será alterado * Alternativa 1 : enviar APENAS um documento de cada vez (1 ficheiro -> 1 documento) assim em caso de erro de não há qualquer duvida de qual a referência do documento. * Alternativa 2 : enviar VÁRIOS documentos de uma só vez (1 ficheiro -> N documentos) e no caso de erro voltar a enviar cada um dos outros documentos (não aceites) um a um (1 ficheiro -> 1 documento) para determinar o(s) erro(s) de cada um. * Alternativa 3 : se tiver capacidade para interpretar os erros, poderá enviar vários e depois analisar os vários erros e determinar qual (quais) o erro (erros) que corresponde (em) a cada documento não aceite.

10 B2.2.3) Confirmar\Seleccionar a pasta e ficheiro de destino do ficheiro SAF-T * Por defeito é sugerido a pasta GESTWARE + subpasta EXPORT + subpasta SAFTMG : C:\GESTWARE.CSU\EXPORT\SAFTMG\... * Como o portal não aceita o mesmo nome de ficheiro duas vezes, cada nome de ficheiro é gerado com um número sequencial composto por ano+mês+dia+hora+minuto+segundo.xml de forma a serem sempre gerados ficheiros com nomes diferentes B2.2.4) Confirmação de que o ficheiro foi exportado para a pasta e ficheiro destino indicados Convém tomar nota da localização e nome do ficheiro exportado. VAI PRECISAR dessa informação no portal das finanças. Ver ponto B3.6 Tal como no SAF-T geral, é feita alguma validação interna dos documentos exportados. Caso seja detectado alguma das situações testadas, será apresentado a indicação de erros.

11 B3) Envio do Ficheiro SAF-T (PT) extraído INSTRUÇÕES VERSÃO 7.01 B3.1) Aceder ao Portal das Finanças : Seleccionar e-fatura B3.2) No portal e-fatura : Seleccionar Documentos de Transporte : [Entrar]

12 B3.3) No portal e-fatura (circulação) : Seleccionar Remetente de Bens : [Entrar] B3.4) Efectuar a Autenticação no sistema

13 B3.5) No portal e-fatura (circulação) : Remetente : Seleccionar Comunicar por ficheiro : [Enviar] B3.6) No portal e-fatura (circulação) : Remetente : Comunicar Ficheiro : Seleccionar [Abrir] Deve indicar o ficheiro exportado no ponto B Se tiver dificuldades em lembrar o nome do ficheiro, pode inverter o procedimento B3 com B2 ou seja, primeiro entrar no portal das finanças pelo procedimento B3 e seguir até ao ponto B3.6 e só depois exportar o ficheiro pelo procedimento B2 até ao ponto B2.2.4.

14 B3.7) No portal e-fatura (circulação) : Remetente : Comunicar Ficheiro : [Validar/Submeter] - Se clicar na opção [Validar] deverá obter uma validação com sucesso ou o respectivo erro se o ficheiro tiver erros - Se clicar na opção [Submeter] deverá obter uma resposta do tipo Ficheiro enviado com sucesso e o respectivo ficheiro de resposta [Download Resultado Processamento]:

15 B3.8) Descarregar ficheiro de resposta : [Download Resultado Processamento] Convém tomar nota da localização onde vai descarregar (download) e o nome do ficheiro de resposta. VAI PRECISAR dessa informação no Software GESTWARE. Ver ponto B4.2.2

16 B4) Processamento do ficheiro de resposta INSTRUÇÕES VERSÃO 7.01 B4.1) O ficheiro de resposta deve ser importado / integrado pela aplicação (GESTWARE) que originalmente extraiu o ficheiro enviado. Seleccionar a opção Importar ficheiro B4.2) Seguir as indicações do assistente de exportação de ficheiros SAF-T B4.2.1) Confirmar que quer Importar o formato de Ficheiro de Resposta B4.2.2) Indicar a localização e nome do Ficheiro de Resposta : Deve indicar o ficheiro que descarregou (download) do portal e-fatura no ponto B3.8.

17 B4.2.3) É mostrado ao utilizador o conteúdo do Ficheiro de Resposta : B4.2.4) Após analise do ficheiro é mostrado ao utilizador os documentos, códigos (AT) atribuídos e eventuais mensagens de erro encontradas no Ficheiro de Resposta :

18 B4.2.5) Se forem detectados documentos com Códigos (AT) atribuídos é pedido ao utilizador para confirma a importação/integração dos mesmos nos respectivos documentos: B4.2.6) Confirmação final de que os Códigos (AT) foram importados com Sucesso: B5) Ao voltar a consultar o documento, deverá visualizar o código atribuído:

19 C) Introdução Manual nos documentos do Código atribuído pela AT Caso seja facultado pela AT/Finanças a comunicação manual / por telefone dos documentos poderá utilizar este método para recolher o código atribuído pela AT. C1) Seleccionar o documento e clicar na opção [Código AT Manual(Introduzir o Código)...] C2) Introduzir o Código (AT) C3) Visualizar o documento com o Código (AT) já atribuído

20 AVISO DE CONFIDENCIALIDADE - PRIVACIDADE INSTRUÇÕES VERSÃO 7.01 Esta documentação e qualquer dos seus ficheiros anexos, caso existam, são confidenciais e destinados apenas aos Parceiros GESTWARE, podendo conter informação confidencial, privilegiada a qual não deverá ser divulgada, copiada, gravada ou distribuída nos termos da lei vigente. A distribuição ou utilização da informação nela contida é VEDADA. Se não é Parceiro GESTWARE ou se lhe foi enviada por engano, agradecemos que não faça uso ou divulgação da mesma e que apague a mesma do seu sistema. Obrigado.

2) Em Configurações Designação dos Documentos poderá visualizar os tipos de documentos, antes e após a aplicação do Decreto-lei n.

2) Em Configurações Designação dos Documentos poderá visualizar os tipos de documentos, antes e após a aplicação do Decreto-lei n. GESTWARE Vendas \ Pontos de Venda 1) Devem ser criados novos Locais de Venda (tantos quantos os necessários para substituírem os actuais) tendo o cuidado de assinalar a opção [x] Documentos de acordo com

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