Categoria de Passagens Aéreas Projeto GES

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1 5329 Categoria de Passagens Aéreas Projeto GES Fevereiro de Accenture Todos os direitos reservados. Accenture, seu logotipo e Accenture Resultado Alta Performance são marcas registradas da Accenture.

2 Etapas concluídas Cronograma das etapas de desenvolvimento Gestão Estratégica de Suprimentos Categoria de Passagens Aéreas 1. Definir Requeriment os Internos 3. Conduzir Análise de Fornecedo res 6. Análise do Software de Gestão 5. Desenvolv er Política de Viagens 7. Elaborar Edital Técnico 8. Elaborar Edital Jurídico 2. Analisar Mercado Forneced or 4. Desenvolv er Modelo de Contrataç ão 26 - Jun Início Trabalhos Categoria 15 - Fev Fim do Assessoramento 2

3 AGENDA Resumo das Atividades Desenvolvidas Requerimentos Internos Análise do Mercado Fornecedor Análise do Software de Gestão Modelos de Contratação Elaboração do Edital Estratégia de Implantação

4 AGENDA Resumo das Atividades Desenvolvidas Requerimentos Internos Análise do Mercado Fornecedor Análise do Software de Gestão Modelos de Contratação Elaboração do Edital Estratégia de Implantação

5 A ausência de um Sistema de Gestão de Viagens, a dificuldade de obtenção de informações históricas junto aos fornecedores e a descentralização dos contratos dos Órgãos demonstra urgência pela Implantação de uma Política e um Sistema para controle de Viagens Visão Geral Categoria de Passagens Aéreas Políticas de Viagem e Sistema de Gestão Piloto de Política de Viagem e Sistema de Gestão Desenhos dos Processos Internos Definição da Política de Viagens Análises do Software de Gestão de Passagens Aéreas do Espírito Santo Elaboração de Decreto com as novas políticas de Gestão de Passagens aéreas Implantação Piloto das Políticas e Sistema Implementação em Todos os Órgãos do Estado de Minas Gerais Gestão Estratégica de Suprimentos Família de Viagens Implantação das Novas Estratégias de Aquisição Requerimentos internos, análise de SWOT Questionário para análise de mercado, análise de Porter Novo modelo de fornecimento/contratação Edital Técnico contratação de agência de viagens 26 - Jun Início Trabalhos Categoria Construção do Edital jurídico Implantação do Registro de Preços Negociação de diárias com as Redes de Hotéis Negociação de locação de autos Outros Serviços 15 - Fev 15 - Mai Fim do trabalho da Accenture Início Previsto para Implementação em todo o Estado Disponibilização da Ata de Registro de Preços para contratação de Passagens Aéreas 5

6 HEMOMINAS C. C. BOMBEIROS FHEMIG SEGOV GAB.MILITAR JUCEMG SETUR SEF PMMG FUNED CETEC DETEL AUGE FAPEMIG SECT SEPLAG SEDRU IMA SEDE IEF SES SEC IEPHA AGE LEMG EPAMIG DER IPSEMG UEMG TV MINAS OGE FCS SETOP Quadro Resumo das Atividades Desenvolvidas (1/5) Requerimentos Internos e Análise de Mercado Fornecedor Trabalhos Realizados Objetivos Status Solicitação aos fornecedores atuais do Banco de Dados histórico do consumo de passagens aéreas do Estado Capturar informações históricas do Governo para desenho do perfil de consumo do Estado Entendimento do consumo Informações importantes para negociação Entrevistas com fornecedores atuais Após solicitação formal, a Agência Terra forneceu planilhas com o histórico de emissões dos principais contratos entre 01/06 e 04/07: SEE, SES, SEPLAG, SEGOV e SEF Dos pequenos fornecedores, apenas a agência Nara forneceu cópias impressas Entrevistas com fornecedores finalizada 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Análises dos contratos atuais % de Desconto dos Contratos TERRA VIAGENS E TURISMO GALVÃO TURISMO E VIAGENS UNITOUR NARA TURISMO TIJUCO TURISMO MASTER TURISMO 10,44% -Média ponderada dos descontos Praticados 16,48% -Média ponderada dos descontos Praticados ATRIUM VIAGENS E TURISMO PRIMUS TURISMO E VIAGENS Entender o atual modelo de contratação Mapear os serviços requeridos pelos Órgãos Mapear o tipo de concorrência e forma de pagamento dos fornecedores Modelos atuais de contratação e serviços utilizados pelos Órgãos mapeados Identificação dos principais problemas: Cláusula de Incentivo; % de afastamento da Tarifa Cheia 6

7 Quadro Resumo das Atividades Desenvolvidas (2/5) Requerimentos Internos e Análise de Mercado Fornecedor Trabalhos Realizados Objetivos Status Entrevistas nos principais Órgãos e desenho dos processos internos atuais Entender os processos internos atuais para identificar os pontos de melhoria Procurar formas alternativas de identificação do perfil do consumo do Estado Processos internos de gestão de passagens aéreas mapeados Perfil de consumo mapeado conforme amostragem fornecida Análise SWOT construída Envio de Questionário de Informações ao mercado (31 agências de viagens) e Recebimento de 11 Qualificação dos fornecedores Pontos fortes dos fornecedores Entendimento do Mercado Modelos de Contratação Praticados Variedade de serviços prestados pelas Agências de Viagens Foram recebidos 11 questionários e 9 empresas se manifestaram negativamente ao preenchimento do mesmo Questionários analisados Estruturação das 5 forças de Porter 7

8 Quadro Resumo das Atividades Desenvolvidas (3/5) Análises dos Sistemas Trabalhos Realizados Objetivos Status Análise do Sistema de Gestão de Passagens do Governo Federal - SCPD Entender o funcionamento de um sistema de gestão de passagens no contexto Governamental in loco Obter informações da experiência de implantação de um sistema de Gestão de Passagens (quebra de barreiras, restrições de sistemas etc) Visita realizada no CEFET-MG onde mapeamos o funcionamento do mesmo O sistema de passagens aéreas atua precariamente, servindo apenas como banco de dados (ainda não implementado) Análise do Sistema de Gestão do Governo do Espírito Santo - SIPAD Realizar análise Crítica do funcionamento do sistema de gestão de passagens que já está disponibilizado ao Governo de Minas por meio de acordo de troca de Visita realizada à SEGER-ES mapeamos o funcionamento do mesmo O sistema de passagens aéreas atua precariamente, não possui integrações com módulos de pessoal nem financeiro (necessita operações manuais sistemas 8 sucessivas) Pouca documentação

9 Quadro Resumo das Atividades Desenvolvidas (4/5) Análises dos Sistemas e Modelo de Contratação Trabalhos Realizados Objetivos Status Análise do Sistema Reserve Entender o funcionamento de um sistema de gestão de passagens que garante a utilização das melhores tarifas do mercado Levantamento dos custos do sistema Identificação da aplicabilidade ao perfil de consumo do governo Visita realizada à sede da Reserve onde mapeamos o funcionamento do mesmo O sistema atua integrado ao sistema das Cias Aéreas garantindo a menor tarifa Mapeamento das formas de contratação do Sistema Aplicavél à realidade do Governo de Minas Gerais Análise de Modelo de Contratação Tarifa Valor Pago $ = _ + Valor Fixo Tarifa Desconto Real Fixo Tarifa Valor Pago $ = _ Valor Pago $ = + + Valor Fixo Comissão Comissão Analisar os modelos de contratação existentes no mercado e desenvolver a melhor solução para o Governo 9 Modelo de contratação sugerido abordará tanto o desempenho financeiro como a velocidade da aplicabilidade do modelo Estamos desenvolvendo o modelo respeitando o perfil de consumo analisado na amostra fornecida pela Agência Terra

10 Quadro Resumo das Atividades Desenvolvidas (5/5) Análises dos Sistemas e Modelo de Contratação Trabalhos Realizados Objetivos Status Elaboração do Edital Elaboração da árvore do edital Padronização das cláusulas da minuta do edital, termo de referência, minuta da Ata de Registro de Preços, Minuta de Contrato e Proposta Comercial. Análise Jurídica pela AJA da SEPLAG As revisões finais já foram realizadas junto à AJA da SEPLAG e estão aguardando aprovação da Secretaria para publicação. Cláusula referente à Lei de Micro e Pequenas Empresas será incluída após parecer da AJA. Elaboração do Decreto com novas políticas Elaboração de decreto contendo principais políticas de gestão das aquisições e contratações de passagens aéreas de acordo com o novo modelo desenvolvido. Minuta do decreto já enviada para aprovação da Superintendência da SCRLP 10

11 AGENDA Resumo das Atividades Desenvolvidas Requerimentos Internos Análise do Mercado Fornecedor Análise do Software de Gestão Modelos de Contratação Elaboração do Edital Estratégia de Implantação

12 Requerimentos Internos Requisição/Cotação/Reservas/Aprovação de passagens aéreas de viagens feitas de forma manual Inexistência de Política de Viagens Não existe um padrão formal de edital Características Gerais Diversos serviços inclusos, como organização de eventos, com ausência de foco na família de passagens aéreas Agências são remuneradas por comissões das Cias Aéreas Concentração de volume em uma única agência de viagens (73,3% dos valores dos contratos) Compras descentralizadas, cada órgão realiza seu processo licitatório Grande discrepância entre os descontos obtidos nos editais nos diversos Órgãos Inexistência de histórico em sistemas histórico existe apenas no formato físico dificultando a compilação de dados para definição do perfil Estudo para parceria com Espírito Santo na obtenção de sistema de Gestão de Viagens em troca da disponibilização do Sistema de Registro de Preços de Minas Gerais 12

13 Mesmo com uma gestão descentralizada de contratos de fornecimento de agenciamento de viagens, existe uma grande concentração dos contratos sob poucas agências Distribuição dos Contratos de Agências de Viagem (R$ MM) TOTAL 15,7 12,5 Terra Galvão Tijuco 95,4% dos gastos 0,66 0,60 0,59 0,34 0,29 0,29 0,07 0,07 Nara Unitour 79,99% dos valores dos contratos Primus Atrium Master Requerimentos Internos Notredame Distribuição dos Valores dos Contratos por Órgãos (%) IEF 3% FHEMIG 2% SEPLAG 2% SETUR 2% SEDE 2% FAPEMIG 3% DER 2% FJP 4% FUNED 5% Outros 14% SEGOV SEE 15% SES 23% SEF 17% Fonte: SIAD 06/2007 Fonte: SIAD 06/ Características dos Contratos 1 contrato de agenciamento de viagens por Órgão As agências são remuneradas pelas comissões das Cias Aéreas sobre o valor do bilhete emitido Contrato despadronizados Principais contratos com pedidos centralizados Remuneração das agências através de desconto nas tarifas Os Órgãos com maior consumo contratam os seguintes itens no contrato de Agenciamento de Viagens: Reservas e Bilhetes de Passagens Aéreas Reservas e Bilhetes de Passagens Terrestres e Marítimas Reservas e apoio no embarque e desembarque Serviço de Assistência direta (check in antecipado, sala VIP) Despachante Profissional Apoio em embarques internacionais Informações sobre roteiros de viagens Reservas e diárias em hotéis Fornecimento de alimentação terceirizada Aluguel de automóveis Fretamento de Onibus Organização de Eventos

14 HEMOMINAS C. C. BOMBEIROS FHEMIG SEGOV GAB.MILITAR JUCEMG SETUR SEF PMMG FUNED CETEC DETEL AUGE FAPEMIG SECT SEPLAG SEDRU IMA SEDE IEF SES SEC IEPHA AGE LEMG EPAMIG DER IPSEMG UEMG TV MINAS OGE FCS SETOP Os diversos contratos apresentam percentuais de descontos com grandes discrepâncias entre si... 70,00% 60,00% Gráfico de Descontos Vencedores de Licitações por Órgão 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,44% -Média ponderada dos descontos Praticados 16,48% -Média ponderada dos descontos Praticados 10,00% 0,00% TERRA VIAGENS E TURISMO GALVÃO TURISMO E VIAGENS UNITOUR NARA TURISMO TIJUCO TURISMO MASTER TURISMO ATRIUM VIAGENS E TURISMO PRIMUS TURISMO E VIAGENS * Fonte SIAFI/SIAD 06/

15 Tarifa Percentual da Tarifa Cheia...porém não é possível mensurar quanto deste desconto é efetivamente praticado: o modelo de incentivo apresenta incoerências de valores de descontos Gráfico de Simulação: Valor de Tarifa X Valor Pago 100% do desconto do edital ,56 85,97 90% do desconto do edital ,07 77,91 75% do desconto do edital ,34 65,44 50% do desconto do edital ,34 48,33 0% do desconto do edital 50 50,00 Preço Fornecido pela Cia aérea Preço Pago pelo Estado* *Consideramos nessa simulação o desconto médio praticado 10,44% 15

16 Companhias Aéreas Agência de Viagem Aprovação Ordenador de Despesa Contato Unidade Agência Solicitante Solicitante Processo Atual de Emissão de Passagens Aéreas Início do Processo Viagem Envia Pedido de Viagem com especificação por Escolha do melhor orçamento Solicita Aprovação para viagem com orçamento e Justificativa Envio da Aprovação Bilhete conforme pedido A Fim do Processo Solicita orçamento de viagem conforme especificação Envio dos orçamentos ao Servidor Documento de Requisição de Passagem emitido por fax A Pedido possui coerênci a? Sim Pagamento da Fatura ao Fornecedor Sim Fatura Validada? Não Não Solicitação Orçamento com 3 opções para o servidor Envio do Orçamento ao requisitante Solicitação de Emissão do Bilhete Envio ao Passageiro Documento para fatura contendo Valor(es), Bilhete(s) e documento de Requisição Reelaboração da Documentação Fornece Orçamentos Emissão do Bilhete Sistema próprio Agências Sistema próprio Cias Aéreas 16

17 Para o novo modelo, foram mapeados 3 processos de solicitação de passagem que variam de complexidade conforme o nível de exigência de recursos da agência. 1 - Self Booking O passageiro realiza sua reserva no Sistema. Processos de Emissão de Bilhetes Parâmetros de compra (horário, origem/destino, etc.) Reserva no sistema Aprovação Emissão do bilhete via sistema Passageiro Un. Aprovadora Agência 2 - Reserva pela Agência O passageiro solicita via Sistema que a Agência realize sua reserva. Parâmetros de compra (horário, origem/destino, etc.) Reserva no sistema Aprovação da Reserva Aprovação da Reserva Emissão da passagem aérea Passageiro Agência Passageiro Un. Aprovadora Agência 3 - Solicitação Emergencial O passageiro solicita via telefone que a AgÊncia realize sua reserva e sua emissão. Contato com a Agência por telefone Opções de vôo por telefone Aprovação da opção fornecida Emissão da passagem aérea Inserção manual da emissão do bilhete Passageiro Agência Passageiro Agência 17

18 A análise dos dados fornecidos aponta para um percentual reduzido de passagens aéreas emitidas em relação aos valores dos contratos Universo dos Dados Obtidos SEPLAG 2% SETUR 2% SEDE 2% IEF 3% Distribuição dos Contratos Atuais FHEMIG 2% FAPEMIG 3% DER 2% FJP 4% FUNED 5% Outros 14% SEGOV 6% SEE 15% SES 23% SEF 17% 15,7 MM Banco de Dados Fornecido pela Agência Terra Universo da Análise 64,4% dos Contratos atuais SES SEPLAG SEF SEGOV SEE 10,1 MM Período obtido: Jan/06 à abr/07 Atualizando os valores para os 16 meses obtidos Valor dos Contratos sob Análise: 13,46 MM Total Passagens Aéreas: 2,91MM (21,6%) 18

19 Mais de 66% dos bilhetes emitidos se concentram em 14 rotas Domésticas e Regionais. Perfil do Consumo Market Share das Cias Aéreas e Tipo de Vôo Principais Rotas Domésticas Outras 2.9% Regional 27.4% Confins Brasilia Brasília Confins 15,8% Confins Congonhas 28,9% Internacional 1.3% Congonhas Confins Confins Galeão 52,4% Doméstico 71.3% Galeão Brasília Confins Pampulha Pampulha Congonhas Principais Rotas Regionais Uberlândia Pampulha Pampulha Uberlândia Montes Claros Pampulha Pampulha Gov. Valadares Pampulha Montes Claros Gov. Valadares Pampulha % sob valor Global 26,57% 39,81% 66,38% 19

20 Analisando o Market Share das principais rotas domesticas, encontramos uma grande concentração de bilhetes voados pela TAM Análises dos Tarifas Praticadas Principais Rotas Domésticas Mkt Share Principais Rotas Domésticas Valor Mínimo Média Valor Máximo Confins Brasília R$ 10,00 R$ 314,07 R$ 859,12 86,5% 13,5% Brasilia Confins R$ 10,00 R$ 283,86 R$ 727,62 77,4% 22,7% Confins Congonhas R$ 56,00 R$ 260,87 R$ 889,42 87,8% 11,6% Congonhas Confins R$ 314,92 R$ 430,17 R$ 545,42 72,6% 27,4% Confins Galeão R$ 98,62 R$ 194,96 R$ 449,62 78,5% 20,1% Galeão Confins R$ 10,00 R$ 172,08 R$ 739,62 74,3% 25,7% Brasília Pampulha R$ 40,00 R$ 249,66 R$ 445,62 0,0% 97,3% Pampulha Congonhas R$ 57,50 R$ 216,21 R$ 514,92 86,5% 8,3% TOTAL 80,9% 18,4% 20

21 O mercado de vôos regionais apresenta concentração de oferta de vôos Análises dos Tarifas Praticadas Principais Rotas Regionais Mkt Share Principais Rotas Domésticas Valor Mínimo Média Valor Máximo Uberlândia Pampulha R$ 30,00 R$ 280,57 R$ 424,92 23,4% 76,6% Montes Claros Pampulha Pampulha Montes Claros R$ 21,00 R$ 265,50 R$ 331,42 R$ 15,00 R$ 279,96 R$ 331,42 0,0% 99,1% 0,0% 100,0% Pampulha Pampulha Gov. Valadares Uberlândia Gov. Valadares Pampulha R$ 30,00 R$ 274,06 R$ 298,42 R$ 220,42 R$ 231,06 R$ 264,42 R$ 36,00 R$ 148,34 R$ 260,58 39,7% 59,8% 0,0% 100,0% 0,0% 100,0% TOTAL 9,5% 90,2% 21

22 A diferença entre o preço médio das principais Cias. Aéreas para as principais rotas domésticas aponta para um potencial de economia imediato de 34% com o novo modelo Brasília Confins Brasília Confins Confins Brasília Brasília Confins São Paulo Confins Cong. Confins Confins Cong. Cong. Confins Rio de Janeiro Confins Cong. Confins Confins Cong. Cong. Confins TOTAL Market Share (% número de passagens ida e volta) 81% 19% 68% 32% 73% 26% 22 Tarifa Média (R$ médio por trecho ida e volta) R$ 783,71 R$ 503,42-36% R$ 716,05 R$ 405,82-43% R$ 596,62 R$ 356,36-40% Economia % Utilizando a menor tarifa média - 33,7% - 36,0% - 32,7% 77% 23% Economia % total 34,0%

23 A análise SWOT da Categoria de Passagens Aéreas permite ao Governo se posicionar estrategicamente perante sua necessidade de compra. Pontos Fortes (Strengths) Volume de compras é atraente às agências de viagens, porém não são em relação às Cias Aéreas. Não há barreiras para a troca de fornecedores, visto que é possível a prestação de serviço por empresas de pequeno porte (conforme aferido no Questionário). O estado de Minas Gerais é considerado bom pagador para o mercado fornecedor. Pontos Fracos (Weaknesses) Inexistência de Política de Aquisição de Passagens Aéreas Controle descentralizado de passagens, sob arquivos físicos em cada Órgão. Contratos guarda-chuvas, cuja prestação principal não são as passagens aéreas, abragem diversos serviços de agencias de viagens como: eventos, etc... Demandas estabelecidas nos editais baseada no histórico financeiro dos gastos e não no consumo em unidades O modelo atual não garante ao Governo a compra pela menor tarifa, mas sim remunera por comissão. Existem poucas opções de Cias. Aéreas para vôos Domésticos e Regionais O Estado não tem: Ciência dos descontos que a agências podem conceder no momento da emissão de cada passagem Controle e conhecimento se os orçamentos fornecidos contemplam a menor tarifa praticada no momento da emissão Oportunidades (Opportunities) A definição de uma política de aquisição de passagens aéreas para o Estado alavancará fortemente as economias para a categoria. Diminuição de custo do processo de compras e do processo de acompanhamento do cumprimento contratual O controle centralizado de emissões pode alavancar a oportunidade de negociação de tarifas diretamente com Cias. Aéreas. Existem soluções de sistema no mercado que garantem a compra pela menor tarifa (RESERVE e similares) 23 Ameaças (Threats) O modelo atual não garante ao Governo a compra pela menor tarifa Muitos processos de concorrência e muitos fornecedores semelhantes de agenciameto de viagens: um para cada Órgão. A proporção de gastos com passagens aéreas é pequeno em relação ao valor dos contratos (22,9% conforme amostragem).

24 AGENDA Resumo das Atividades Desenvolvidas Requerimentos Internos Análise do Mercado Fornecedor Análise do Software de Gestão Modelos de Contratação Elaboração do Edital Estratégia de Implantação

25 Principais pontos identificados nos questionários de informações Principais Constatações nos Questionários de Informação Experiência de Mercado Modelo de Fornecimento 85% das empresas que tiveram interesse em responder possuem mais de 15 anos de mercado. As empresas maiores sugerem como modelo ideal de contratação a remuneração por taxa de serviços prestados (Fee) Empresas menores preferem antigo modelo de fornecimento, remuneração através de comissão das Cias Aéreas. Justificativas para não preenchimento de questionário Serviços Diferenciados das Agências Tendências de Mercado Modelos de contratação de Governo não se mostram atrativos. Lead time de pagamento pode impactar no fluxo de caixa. Falta de estrutura física em Minas Gerais Dos serviços de valor agregado, o mais escasso é o serviço de despachante profissional capacitado na obtenção/renovação de passaporte. Todas as agências manifestaram disponibilidade para abertura de loja dentro de uma Unidade do Governo de Minas em Belo Horizonte. Os modelos de remuneração de agência por taxa de serviço prestado são a tendência do mercado. 25

26 O objetivo principal é de identificar as capacitações e os modelos de contratação praticados no mercado - Questionário de Informações Passagens Aéreas - Objetivos Informações solicitadas Qualificação Avaliação da capacidade técnica dos fornecedores: possui sistema próprio de suporte ao cliente, experiência com fornecimento para Governo etc. Diferenciais Pontos fortes dos fornecedores. Serviços de valor agregado. Entendimento do Mercado Modelos de Contratação Praticados Vantagens competitivas Variedade de serviços prestados pelas Agências de Viagens 26

27 Informações solicitadas: Dados Adm./Financeiros, Dados Comerciais, Dados Operacionais Abordagem RFI Questionário de Informações 27

28 A lista longa de fornecedores, com base na lista dos fornecedores atuais e no cadastro da ABAV (Associação Brasileira das Agências de Viagens) Lista Longa de Fornecedores ACTA Turismo ADVANCE TURISMO Air Travel Turismo Ltda* Alatur American Express Viagens e Turismo Atrium Empresa de Viagens e Turismo Avitur Agência Viagens Tur e Represen BB Turismo Belvitur Viagens Ltda Carlson Wagon-Lits Class Tour Passagens e Turismo Ltda. Copatur* Costa Brava CSM VIAGENS CWM Viagens e Turismo Ltda* Flytour Business Travel Viagens e Turismo Ltda Não Disponível Não Disponível Não Disponível Não Disponível * Site e logomarca da empresa com acesso indisponível ou inexistente. 28

29 Lista Longa de Fornecedores (continuação) Lista Longa de Fornecedores Interpool Turismo Ltda* Jet Stream Turismo Maiorca Passagens Aéreas Mangabeira Turismo* Maringa Passagens e Turismo Ltda Master Turismo Nara Turismo Ltda* Notre Dame - Galvão Turismo Platinum Turismo Primus Turismo e Viagens Ltda Sobratur Sociedade Brasileira de Turismo Ltda Terra Viagens e Turismo Tijuco Turismo Tivoli Viagens e Turismo Ltda Unitour Tur Universal Não Disponível Não Disponível Não Disponível * Site e logomarca da empresa com acesso indisponível ou inexistente. 29

30 As RFIs foram encaminhadas para 31 fornecedores, e o índice de resposta foi de 45,1 % Lista de Fornecedores Status das RFI s ACTA Turismo ADVANCE TURISMO Air Travel Turismo Ltda Alatur American Express Viagens e Turismo Atrium Empresa de Viagens e Turismo Avitur Agência Viagens Tur e Represen BB Turismo Belvitur Viagens Ltda Carlson Wagon-Lits Class Tour Passagens e Turismo Ltda. Copatur Costa Brava CSM VIAGENS CWM Viagens e Turismo Ltda Flytour Business Travel Viagens e Turismo Ltda Interpool Turismo Ltda Jet Stream Turismo Maiorca Passagens Aéreas Mangabeira Turismo Maringa Passagens e Turismo Ltda Master Turismo Nara Turismo Ltda Notre Dame - Galvão Turismo Platinum Turismo Primus Turismo e Viagens Ltda Sobratur Sociedade Brasileira de Turismo Ltda Terra Viagens e Turismo Tijuco Turismo Tivoli Viagens e Turismo Ltda Unitour Tur Universal No de Fornecedores Baixo < 30% 41,9% 13 *Resposta Completa Alto > 70% 45,1% 3,2% 1 Resposta Incompleta 29,0% 25,8% 9 Não Respondeu: Justificado Indicador de Recebimento 45,1% 8 Não se Manifestou Médio 30

31 Visão Geral do Status de Recebimento do Questionário de Informações Fonte Lista de fornecedores Envios Fornecedores Atuais Fornecedores Mercado (Levantamento realizado através de Pesquisas) 8 23 % de Respostas dos Questionários (31 empresas) Total 31 Responderam 42% 57,14% MG 54% Distribuição Geográfica dos Fornecedores Minas Gerais 20 Não Responderam 3% Responderam de Forma Incompleta 42,85% SP São Paulo 11 A lista de fornecedores para envio do Questionário de Informações foi levantada através da relação dos atuais fornecedores do Governo de Minas Gerais e com base na Associação Brasileira de Agências de Viagens 31

32 As Micro e Pequenas empresas constituem a maioria das empresas que responderam ao questionário. Classificação das empresas por porte, segundo o Sebrae Microempresa: na indústria, até 19 pessoas ocupadas; no comércio e serviços, até 09 pessoas ocupadas; Pequena empresa: na indústria, de 20 a 99 pessoas ocupadas; no comércio e serviços, de 10 a 49 pessoas ocupadas; Média empresa: na indústria, de 100 a 499 pessoas ocupadas; no comércio e serviços, de 50 a 99 pessoas ocupadas; Grande empresa: na indústria, acima de 499 pessoas ocupadas; no comércio e serviços, acima de 99 pessoas ocupadas. Classificação Distribuição das empresas em relação ao porte Porte das Empresas # de empresas Grande empresa 3 Média empresa 2 Pequena empresa 5 Micro empresa 4 Total de empresas 14 Micro Empresa, 28.57% Grande Empresa, 21.42% Média Empresa, 14.28% Pequena Empresa, 35.71% 32

33 Quadro de Faturamento e Número de Funcionários das empresas. Lista das empresas e respectivo faturamento Empresas Faturamento 2006 # de func America Travel Viagens e Turismo Ltda R$ , BBTUR Viagens e Turismo Ltda R$ , Maringá Passagens e Turismo Ltda R$ , Grandes empresas Flytour Business Travel Viagens e Turismo Ltda R$ , Master Turismo Ltda R$ , Médias empresas Primus Turismo e Viagens Ltda R$ Copastur Viagens e Turismo Ltda R$ ,00 50 Terra Viagens e Turismo Ltda R$ ,19 48 Costa Brava Turismo Ltda R$ ,00 46 Jet Stream Turismo Ltda R$ ,00 35 Pequenas empresas Unitour Turismo Universal Ltda R$ ,00 15 Nara Turismo Ltda R$ ,56 12 Atrium Empresa de Viagens e turismo ltda R$ ,00 11 CMS Turismo e Eventos Ltda R$ ,00 7 Micro empresas 33

34 O tamanho da agência não impede que a mesma atenda grandes empresas Agências Portifólio de Clientes Grupo Algar - Uberlandia Sanofi Aventis Telemar AnglogoldAshanti Petrobras Transpetro Grandes empresas Caixa Seguros Brasília Banco do Brasil Gerdau Banco Mundial Embraer HSBC ThyssenKrupp Monsanto Volkswagen Media empresa Grupo Suez Grupo Localiza Grupo Andrade Gutierres Grupo Sotreq Novo Nordisk Wal Mart Braskem Ericson Avon Grupo WPP - IBOPE DHL Logistics SES MG Reckitt Benkiser Eaton SEF MG Pequenas empresas Radio e televisão Record Rolamentos SKF do Brasil Magnet Marelli Samsung FUNED SEGOV MG SEADE SP Mabe Campinas / Itu Cardif do Brasil SEE MG Alphaville Urbanismo Odontoprev Merck Sharp & Dohme Farm. Banco BNP Paribas Micro empresas Belgo Bekaert Mendes Junior Eng. Clube Atlético Mineiro 34 Drogaria Araújo Ana Eventos Cardiolife Reval Universidade Gama Filho

35 Modelos de Remuneração de Agência Pesquisados Detalhamento dos modelos Comissão (Cia Aérea) A agência de viagem recebe comissão sob o valor pago às Cias Aéreas no momento do faturamento das passagens e fornece um desconto fixo no valor dos bilhetes emitidos. Rebate A agência recebe uma comissão dos fornecedores (Cias aéreas, hotéis e locadoras) e opta em repassar uma parte ao cliente, através de um desconto. Transaction Fee A agência repassa ao cliente todas as comissões recebidas (Cias aéreas, hotéis e locadoras) e cobra um valor determinado por cada transação realizada Flat Fee A agência repassa ao cliente todas as comissões recebidas (Cias aéreas, hotéis e locadoras) e cobra um valor fixo mensal para o atendimento de toda a demanda do cliente Management Fee A agência repassa ao cliente todas as comissões recebidas (Cias aéreas, hotéis e locadoras) e cobra: um valor fixo referente ao custo da estrutura de atendimento e um porcentual sobre o gasto total de viagens 35

36 O Modelo de Transaction Fee é mais transparente para o Governo do Estado, pois a agência de viagens repassa todas as suas comissões e cobra somente o valor do seu custo operacional e o ganho empresarial. AMERICA TRAVEL BBTUR Maringá Flytour Master Primus Terra Comissão (Cia Aérea) x Modelos de Remuneração Flat Fee Management Fee Rebate Transaction Fee x x x x x x x x x x x x x x x x Copastur Costa Brava JetStream Unitour Nara Atrium CMS x x x Grande Empresa Média Empresa Pequena Empresa Micro Empresa 36 O Modelo de Transaction Fee foi sugerido tanto por grandes empresas quanto por pequenas x x x

37 A análise de Porter é uma ferramenta importante para visualizar os pontos mais críticos e as principais oportunidades do mercado. Barreiras de Entrada AGÊNCIAS DE VIAGENS Pequena barreira de entrada: empresas pequenas, médias e grandes atendem clientes de grande porte Mercado concorrido. É necessário que o competidor apresente um diferencial de atendimento Poder do Fornecedor O poder dos fornecedores atuais está no conhecimento do consumo do Governo, já que o Estado não possui controle sobre as melhores tarifas a serem praticadas Porém, existe baixo custo da substituição dos fornecedores, Competição Interna O mercado é bastante competitivo e pulverizado. Mercado maduro: baixa margem de lucro para as agências Fatores de diferenciação entre os fornecedores: sistema que contemple o self booking,auxilio no embarque, estrutura física nos aeroportos, serviço de check-in adiantado etc. Poder do Comprador O desconhecimento da demanda total e a pulverização da contratação sob um contrato por Órgão diminui consideravelmente o poder de barganha do Governo Os fornecedores atuais possuem grande poder por deter a informação do consumo Produtos Substitutos Existe a tendência de mercado que indica que o serviço de fornecimento de bilhetes será exclusivamente realizado por sistema. Governo 37

38 A análise de Porter é uma ferramenta importante para visualizar os pontos mais críticos e as principais oportunidades do mercado. Barreiras de Entrada CIAS. AÉREAS Grande Barreira de Entrada: Necessidade de grande mobilização de capital, entraves burocráticos para que outras Cias. atendam rotas regionais Poder do Fornecedor Fornecedores atuais são insubstituíveis: a única opção é a garantia da menor tarifa ofertada para a necessidade Competição Interna O mercado é pouco competitivo, sendo polarizado por 2 Cias. no caso dos vôos domésticos Praticamente 1 Cia., no caso dos Vôos Regionais, polariza toda a demanda Poder do Comprador Volume de bilhetes estimado é baixo para garantir tarifas agressivas Demanda com alta variabilidade Produtos Substitutos Videoconferência Viagens rodoviárias Governo 38

39 AGENDA Resumo das Atividades Desenvolvidas Requerimentos Internos Análise do Mercado Fornecedor Análise do Software de Gestão Modelos de Contratação Elaboração do Edital Estratégia de Implantação

40 Avaliação Geral dos Sistemas de Gestão de Passagens Analisados Volume de Usuários Automação de Processos Integração Interna SCDP Sistema de Concessão de Diárias e Passagens Diversos Ministérios e Órgãos do Governo Federal Centraliza solicitações Agência apenas emite passagem Integração com SIAPE e SIAFI Disponibiliza gastos em portal público SIPAD - Sistema Informatizado de Passagens Aéreas e Diárias Espírito Santo e Bahia: em Implantação PN e DF Centraliza solicitações Agência cota passagem e emite bilhete Não possui integrações PPAD Processo Passagem Aérea e Diária Unidades do Banco Central Centraliza solicitações Sistema emite documento impresso de solicitação Integração apenas com módulo de orçamento Reserve- Gestão de Viagens Corporativas Grandes empresas, Órgãos Governamentais, Agências de Viagens Self Booking Cotações com base nos acordos com a Cias Aéreas Não é necessário Integração Externa Relatórios Facilidade de Customização Não possui Não possui Não possui Relatórios de consumo Disponibilização em portal Sistema aberto Documentação disponível Pouca customização de relatório; Sistema Aberto Pouca documentação disponível 40 Pouca customização de relatório; Sistema Aberto Necessidade de desenvolvimento de funcionalidades Integração com todas as Cias Aéreas Relatórios customizados por diversos parâmetros Parametrizável com política de passagens

41 As ferramentas de auto-reserva são websites que permitem aos usuários dos serviços de viagens efetuarem seus planos de viagens, incluindo procura e reserva de itinerários Self Booking ILUSTRATIVO Geração da Demanda Realização da Viagem Escolha da Passagem Sistema Integrador Sistemas das Cias Emissão Fornece tarifa Principais Benefícios: Acesso direto às melhores tarfifas Garantia de aplicação de Política de Viagens Agilidade no Processo de requisição de passagens Foco dos recursos voltados para a empresa Autorizador 41 Política de Viagens

42 No mundo, a disponibilização do self booking está ligado aos próprios GDS 13% Cia Aérea 26% Market Share 32% Self Booking no Mundo GDS ( Global Distribuition System) 29% Fonte: Associação Brasileira dos Agentes de Viagens Produtos e serviços Geração de Receita GDS Agências Consulta, Vendas e Self Booking Corporativo 42 Conexão direta com a maioria das Cias. Aéreas no mundo Os 4 principais GDS do mercado apresentam somados mais de 5 mil Gera receita nas cias aéreas: Disponibilização dos vôos Descrição detalhadas dos serviçoes Gera receita nas agências: Consulta ao BD Transação efetuada Gera receita clientes Corporativos: Utilização de software específico para selfbooking Transação efetuada Utilização de self-booking há mais de 10 anos nos países desenvolvidos utilizando aplicações dos GDS

43 porém, o Brasil apresenta características únicas na cadeia de suprimentos de passagens aéreas. Self Booking no Brasil Situação Inicial Início da Operação da Gol queria receita de seguimento corporativo Lançamento portal TAM Rompimento TAM X GDS Sistemas Integradores Disponibilização de tarifas através de GDS Estratégia de operação low cost low fare Utilização de portal próprio venda direta (redução de custo de distribuição) Tarifas promocionais disponibilizadas por períodos relâmpago Seguimento corporativo compra bilhetes em agências Agências, historicamente, acessam portais GDS para visualizar ofertas de tarifa Gol disponibiliza tarifas através de processos bath Em busca de redução de custos (diante da nova concorrente), a TAM desenvolve próprio portal A TAM não teve força para acabar com a comissão dos bilhetes aéreos fornecidos nas agências de viagem A pressão na TAM para redução de custos não permitiu que ela renovasse com o GDS o acordo para disponibilização de conteúdo Os portais GDS não acessam a maioria das Cias que realizam vôos domésticos A Gol não possui as tarifas atualizadas no GDS Para acessar a melhor passagem, é necessário que o sistema consulte: GDS, portal TAM e portal Gol 43

44 AGENDA Resumo das Atividades Desenvolvidas Requerimentos Internos Análise do Mercado Fornecedor Análise do Software de Gestão Modelos de Contratação Elaboração do Edital Estratégia de Implantação

45 Existem itens críticos que devem ser definidos/validados para confecção do edital alinhados com o Novo Modelo recomendado Item Pontos Críticos Novo Modelo Recomendação Benefícios Riscos Sistema de Gestão de Passagens Exigir que agência disponibilize sistema com self booking e emissão de relatórios no edital Garantia de utilização da menor tarifa disponível Controle e visibilidade dos gastos Atrito com agências que não possuam tal sistema Modelo de contratação Política de Viagens Implantação do Modelo Registro de Preços do valor da transaction fee com repasse integral das comissões Prazo mínimo de antecedência; Aprovação para emissão; Controle de emissões emergenciais Centralização das milhagens Implantação Piloto na SEPLAG Expansão gradativa para outros Órgãos e Entidades do Estado Pagamento apenas do serviço utilizado Melhores práticas de aquisição e possibilidade de Registro de Preços Economia nas tarifas Controle de emissões Utilização das milhas para passagens emergenciais Cadastramento e treinamento dos usuários Redução dos riscos de implantação Atrito com agências que não pratiquem tal modelo Dificuldade de planejamento dos quantitativos anuais Dificuldade de planejamento antecipado das viagens Engessamento na emissão Reclamação dos usuários pela perda das milhagens Utilização dos contratos atuais até implantação Anulação do poder de escolha da Cia Aérea Pagamento Realizar pagamentos mensais para bilhetes aéreos + Taxas Realização de pagamento centralizado pela SEPLAG e posterior repasse de verbas dos órgãos Redução de custos operacionais e de capital empregado do fornecedor (redução dos preços) Redução de custos administrativos do Estado Falha no repasse de orçamento dos órgãos à SEPLAG Dificuldade da SEPLAG em gerir o pagamento centralizado 45

46 Centralização x Descentralização do Pagamento Centralizado Registro de Preços apenas SEPLAG Planejamento Centralizado Descentralizado Registro de Preços Todos os Órgãos Planejamento Descentralizado Implantação Piloto SEPLAG Treinamento e Capacitação Disponibilização gradativa do Sistema aos Órgãos Controle e Pagamento Centralizados na SEPLAG (1 Fatura) Repasse de verba à SEPLAG de acordo com o consumo de cada órgão Implantação Piloto SEPLAG Treinamento e Capacitação Disponibilização de cotas aos Órgãos Controle e Pagamento Descentralizados (n Faturas) Modelo Definido Benefícios Governo MG Agilidade na Implantação do Registro de Preços Redução do trabalho operacional de conferência das faturas (1 fatura x n faturas) Controle e acompanhamento das despesas em cada órgão Redução do preço final devido ao menor custo operacional do fornecedor Modelo Estudado Menor risco de atrasos no pagamento Menor custo operacional e de controle de emissão de faturas (1 fatura x n faturas) Benefícios Fornecedor (agência) Melhoria na gestão conjunta com o Governo 46

47 Riscos Benefícios Para determinação da forma de pagamento, foram analisados as opções de mercado, a complexidade interna para controle de faturas e as opniões coletadas das Agências de Turismo Prazos e Formas de Pagamento Conta de Credito para Viagens (EBTA, Ourocard etc) Pagamento de Fatura Mensal para cada Órgão Modelo de Fatura Recomendado Fatura Mensal, com acerto de repasse das comissões das Cias. Aéreas ao Governo; Prazo de vencimento de 5 dias; Pagamento de Fatura Mensal; Cartão disponibiliza Seguro de Saúde e de Vida; Nenhum comprometimento do fluxo de caixa da agência; Facilidade de conferência e possibilidade de customização; Menor complexidade de implantação; Quantidade de Emissões VALOR DOS BILHETES X Taxa de Transação por Emissão Existência de custos de contratação; Governo não está familiarizado com modelo de conta de crédito; Juros altos por atraso do pagamento; Atraso no pagamento da fatura compromete o fluxo de caixa da agência; Valor de transaction fee elevado; Possibilidade de alguns fornecedores evitarem a licitação; SOMATÓRIO DAS COMISSÕES SOBRE O VALOR DOS BILHETES VALOR DA FATURA MENSAL 47

48 O modelo proposto para repasse de comissões ao estado é o mesmo praticado pelo mercado para o fornecimento de passagens aéreas por transaction fee Valor do Repasse de Comissões Modelo Preliminar: Repasse de % fixo Conceito Quantidade de Emissões VALOR DOS BILHETES X Taxa de Transação por Emissão SOMATÓRIO DAS COMISSÕES SOBRE O VALOR DOS BILHETES VALOR DA FATURA MENSAL Repasse de valor de comissão fixo Valor de desconto de 6,5% para passagem nacional e 5,5% para internacional Riscos Grande variação entre valores de comissão entre as Cias Aéreas para as agências Existe expectativa do fim do comissionamento para abril de 2008 Modelo Proposto: Repasse de 100% Conceito Quantidade de Emissões VALOR DOS BILHETES X Taxa de Transação por Emissão SOMATÓRIO DAS COMISSÕES SOBRE O VALOR DOS BILHETES VALOR DA FATURA MENSAL Repasse do valor total das comissões conforme comprovação por declaração da Cia Aérea Comissões repassadas ao estado no momento da consolidação da fatura Riscos Existência de propostas com Transaction Fees menores, mas com custo total maior devido à um menor desconto (repasse de comissão); 48

49 Sistema de Gestão de Passagens Alternativas Prós Contras Recomendação Desenvolvimento de Sistema Próprio para Gestão de passagens aéreas Maior capacidade de customizações e integrações Maior aderência às políticas de viagens Custo elevado Maior tempo para implantação Maior complexidade Exigir que agência disponibilize sistema com self booking e emissão de relatórios no edital Utilização do Sistema Menor custo de implantação Dificuldade de customização de viagens de outros Órgãos de Governo ou até mesmo concessão através de concessão de licenças Sistemas já testados e em utilização por outros órgãos Não acessa diretamente os sistemas das Cias. Aéreas Ausência de relatórios Inserir especificação que contemple a melhor solução de Sistema sem citar o nome da solução Exigir que agência disponibilize sistema com self booking e emissão de relatórios no edital Relatórios online de controle com histórico das compras Possibilidade de parametrização de acordos com as Cias. Aéreas direto no sistema Garantia de disponibilização da menor tarifa Sistema corporativo com grande aderência Menor número de fornecedores em potencial Custo do sistema embutido na transaction fee (diluído entre clientes) 49

50 Modelo de Contratação Alternativas Prós Contras Recomendação Modelo de contratação pelo maior desconto sobre o valor dos bilhetes Processo de fácil condução Realizado dentro de cada Órgão Não necessita de estimativa de consumo Não utiliza poder de barganha do Estado. Modelo de concessão de descontos sucessivos no pregão não garante a compra pela menor tarifa Registro de Preços do valor da transaction fee, registrando para cada tipo de trecho (Doméstico, Modelo não está alinhado com Regional, Internacional): tendências do mercado. O fim do comissionamento (previsto) torna inviável este modelo. Preço para transação com prazo maior que 2 Modelo de contratação através do Registro de Preços do valor da transaction fee com repasse de 100% das comissões O modelo de RP para a transaction fee está alinhado com a tendência do mercado. O fim das comissões das Cias Aéreas para as agências Repasse de 100% das comissões das Cias. Aéreas para o Governo. Preço = $ Bilhete - $ Comissão + $ Transaction Fee Atrito com agências que não pratiquem tal modelo dias de antecedência Dificuldade de planejamento dos quantitativos de passagens Preço para transação com prazo menor que 2 dias de antecedência 50

51 Prazo Mínimo de antecedência para solicitação e aprovação Alternativas Prós Contras Recomendação Definição de prazo Preços diferenciados para Dificuldade de prever o quantitativo Prazo mínimo de mínimo para solicitações normais e emergenciais de solicitações emergenciais antecedência (2 dias para Solicitação e Aprovação garantem maior acurácia nos preços propostos Maior controle das boas práticas em cada órgão através de relatórios e indicadores Possibilidade de acabarem os quantitativos de solicitações emergenciais em caso de não cumprimento das metas Solicitação e 6h para aprovação antes da expiração da reserva) Preço da transaction fee a ser registrado Não diferenciar a Menor complexidade no Menor controle das boas práticas em diferenciado para solicitação normal de planejamento cada órgão solicitação Normal e emergencial Menor complexidade na execução Dificuldade de precificação da Emergencial das cotas (quantidades registradas) transaction fee pelos fornecedores (custos diferenciados nos processos Controle de solicitações de atendimento) emergenciais através de metas (<20%) 51

52 Solicitação emergencial via telefone Alternativas Prós Contras Recomendação Exigência de atendimento via telefone fora do horário comercial 24x7 para alterações e emissões emergenciais, formalização da solicitação e aprovação no sistema pela agência e controle posterior das emissões e alterações realizadas. Não permitir formalização de solicitações e aprovações pela agência via telefone e em caso de necessidade, realizar reembolso após aprovação interna Maior nível de atendimento ao usuário em caso de cancelamento de vôos, no show, viagens emergenciais, etc. Controle das emissões emergenciais através de relatórios detalhados. Maior agilidade na emissão/alteração dessas passagens Menor risco de alterações/emissões indevidas 52 A mudança nas políticas de Utilização de emissão pode gerar insatisfação dos atendimento telefônico servidores já que restringe o poder 24x7 para alterações e de escolha do bilhete preferido emissões emergenciais. Custo do atendimento 24x7 Formalização das embutido no valor da transaction fee transações via telefone no emergencial sistema (solicitação, aprovação e emissão) realizada pela agência. Reembolso de bilhete Dificuldade para o usuário emitir tratado caso a caso (não ou alterar a passagem utilização de atendimento Burocracia para reembolso telefônico)??? Perda do controle das passagens Controle das solicitações emergenciais via telefone através de metas (<10%)

53 Fluxo de Aprovação Alternativas Prós Contras Recomendação Aprovação pelo Centralização e co- Dificuldade de acesso pode atrasar Utilização de no mínimo coordenador da área responsabilidade pela emissão processo de emissão 2 aprovadores solicitante (ordenador centralizados por órgão de despesa) Metas de prazo máximo Mais de 1 Maior agilidade na aprovação e Muitos aprovadores pode dificultar para aprovação no aprovador por garantia da captura da melhor tarifa controle de emissões sistema órgão/entidade Aprovação pela agência em caso de solicitações emergenciais via telefone Aprovação pelo coordenador da área em caso de solicitações emergenciais via telefone Maior agilidade na emissão de passagens Melhor nível de atendimento ao usuário Possibilidade de controle através de relatórios e indicadores após emissão Maior controle antes da emissão Risco de emissão de passagens indevidas Burocracia e inviabilidade na aprovação fora do horário comercial 53 Formalização da solicitação, aprovação e emissão pela agência Controle de solicitações via telefone através de relatórios detalhados com justificativa obrigatória

54 Implantação do Modelo Alternativas Prós Contras Recomendação Implantação Piloto no órgão gestor do RP (Sugestão de utilização da SEGOV ou SEFAZ como gestor), posterior adesão como carona dos demais órgãos Registro de preços para os principais órgãos consumidores, adesão como carona para os demais Registro de preços para todos os órgãos e entidades do Estado Agilidade na implantação Identificação das principais dificuldades na implantação Piloto Avaliação do modelo e sistema a ser utilizado antes da expansão aos demais órgãos Maior poder de barganha devido ao quantitativo consolidado Médio prazo para planejamento (SIRP) Troca de experiencia entre os órgãos Maior poder de barganha devido ao quantitativo consolidado Menor poder de barganha Registro de preços com os principais órgãos Calendário de implantação com implantação Piloto no órgão Gestor e posterior implantação aos demais órgãos participantes Maior esforço de implantação Após consolidação do (treinamento, conferências, modelo, permitir adesão indicadores, etc) como carona aos demais órgãos do estado. Instituir nova política de viagens com Decreto Dificuldade no planejamento formalizando o comitê de Maior prazo para implantação Piloto viagens. Esforço de implantação elevado 54

55 Pagamento Alternativas Prós Contras Recomendação Realizar Pagamentos mensais garantem Risco para o fornecedor em caso de Pagamento através de pagamentos agilidade do processo de atraso no pagamento fatura consolidada mensal quinzenais ou mensais para bilhetes aéreos + Taxas, com acerto do repasse das conferência da utilização efetiva dos bilhetes, comparando com o consumo apurado no sistema Potencial de aumento de custo devido ao risco de atrasos no pagamento com o Valor dos Bilhetes + Quantidade de Transações por tipo x o Preço de cada tipo de comissões das transação Valor total das passagens aéreas ao Comissões Repassadas governo Pagamento até o 5º dia útil após fechamento da Utilização de Cartão de Credito para realização de pagamento dos Seguro de vida incluso Potencial de maior aderência de fornecedores ao processo. Dificuldade de implantação no Estado. fatura referente aos últimos 30 dias. bilhetes 55

56 Ata Reunião Viagens - Definições Pontos Acordados: Escopo dos serviços do Edital de Registro de Preços de Viagens, com assessoramento da Accenture e Seplag. Passagens aéreas Reserva de Hotéis Aluguel de Automóveis Fretamento de Aeronaves Registro de preços com participação inicial dos cinco maiores usuários: SEF, SEPLAG, SEGOV, SES, FJP; SEE foi convidada para a reunião, porém não se fez presente; Realização de consulta pública com fornecedores para discutir os pontos principais do novo modelo de gestão de viagens a ser implantado Poder Executivo; Convite preliminar para a SES ou SEGOV assumir a gestão do Registro de Preços de Passagens Aéreas Fora do Escopo: Sugestão para que todos os Órgãos e Entidades com demandas de eventos realizem um Registro de Preços especifico para esta modalidade, ficando a SES incumbida de promover todos os encaminhamentos já que detém expertise sobre o assunto, sem, contudo, ter o assessoramento direto da Accenture/Seplag para este possível certame. Esta ação será realizada paralelamente ao Registro de Preços de Viagens Próximos passos: Resposta dos órgãos quanto à validação do novo modelo e sobre o interesse em ser Gestor do Registro de Preços para o dia 20/11/07, terça feira. Todos os participantes da reunião receberam via a apresentação dos trabalhos desenvolvidos pela Accenture/Seplag para a gestão de viagens aéreas. Sugestões que foram consideradas: Cláusula contratual ( contrato para eventos ) exigindo o pagamento a fornecedores por eventuais serviços prestados á agência contratada, em até dois dias úteis, após o Órgão ou Entidade ter efetuado o pagamento o pagamento da fatura. Modelo de contratação: Transaction fee, com repasse integral das comissões de passagens aéreas aos Órgãos ou Entidades ( sugestão da SEF na reunião de 26 de setembro de 2007); Exigência do sistema de self booking Outras considerações: Manifestação descontentamentos por alguns Órgãos pela qualidade dos serviços prestados pela Empresa Terra Turismo (custo dos serviços muito caro e constantes atrasos com fornecedores em serviços de eventos) 56

57 AGENDA Resumo das Atividades Desenvolvidas Requerimentos Internos Análise do Mercado Fornecedor Análise do Software de Gestão Modelos de Contratação Elaboração do Edital Estratégia de Implantação

58 Objeto do Edital Principais Caracteristicas Recomendadas Registro de preço para taxa de transação (Transaction Fee) para cada um dos tipos de emissão, ofertados pelo licitante vencedor do certame. 1. Emissão, Alteração ou Remarcação de Bilhete Nacional 2. Emissão, Alteração ou Remarcação de Bilhete Internacional Julgamento pelo menor valor global dos 2 itens acima (conforme demanda mapeada pelos órgãos); Visa o fornecimento de serviços de reserva, emissão e entrega de bilhetes de passagens aéreas nacionais e internacionais; Exigência de Sistema de Gestão de Passagens aéreas conforme especificação técnica e funcional descrita no Anexo II; 58

59 Definição da Emissão a emissão de bilhete de ida e volta por uma mesma companhia aérea; ou Para efeito de pagamento, é considerada uma transação: a emissão de bilhete somente ida ou somente volta ou a reemissão de bilhete decorrente de remarcação de bilhete não utilizado (não voado) A emissão de bilhetes ida e volta por companhias aéreas diferentes serão consideradas duas transações 59

60 Pagamento Principais Caracteristicas Recomendadas Pagamento realizado através de faturas com medições mensais e prazo para pagamento de 5 dias; Fatura apresenta acerto de contas conforme molde do mercado de fornecimento de passagens aéreas corporativas, onde o valor da fatura é determinado por: Valor dos Bilhetes + (Nº de Emissões x Valor da taxa de transação) Comissão das Cias Aéreas Valor da comissão garantido por declaração das Cias Aéreas mais utilizadas listadas no Edital; Caso haja acordo direto entre Cia Aérea e o Governo para menores tarifas (garantia de tarifa net - sem comissão) o edital permite que a agência fica desobrigada a fornecer o desconto referente à comissão; Caso haja o fim do comissionamento de passagens aéreas no Brasil, ou redução da comissão da Cia aérea, é permitido o ajuste do repasse do novo valor de comissão; 60 Valor da Fatura

61 Outros pontos importantes na elaboração do Edital Obrigatoriedade de apresentação de declaração das principais Cias Aéreas quanto ao valor da comissão repassada em passagens aéreas nacionais e internacionais para efeito de abatimento no valor total da fatura. Obrigatoriedade de disponibilização de sistema informatizado de Gestão de viagens com funcionalidade de Self Booking (Anexo II) Etapa de teste do sistema, check list de funcionalidades (Anexo II) Obrigações da contratada (mais importantes): Disponibilizar atendimento telefônico 24h por dia, 7 dias por semana, para fornecer informações sobre horários, escalas e conexões de vôos, bem como reservas, emissões e alterações em caráter emergencial solicitadas pelos usuários. Reembolsar, por solicitação da contratante, o valor das passagens aéreas emitidas, pagas e não utilizadas, deduzidos os valores referente às multas cobradas pelas companhias aéreas. A solicitação deverá se encaminhada à agência por meio de oficio. Em até 15 (quinze) dias corridos após a assinatura do contrato, capacitar os usuários do sistema, por meio de treinamentos, visando alcançar a operacionalização do mesmo sem ônus para os Órgãos e Entidades participantes, com pelo menos 3 (três) usuários treinados por Órgão ou Entidade contratante; Realizar check-in antecipado, respeitados os prazos mínimos exigidos pelas companhias aéreas, e disponibilização de serviços como sala VIP, concedido às autoridades, nos aeroportos de Belo Horizonte, Confins, Brasília, Rio de Janeiro, São Paulo e demais localidades onde houver; 61

62 AGENDA Resumo das Atividades Desenvolvidas Requerimentos Internos Análise do Mercado Fornecedor Análise do Software de Gestão Modelos de Contratação Elaboração do Edital Estratégia de Implantação

63 Cenários para implantação do novo modelo de Gestão de Passagens Aéreas Cenários de Implantação Cenário 1 Cenário 2 Cenário 3 Abrangência do RP: Todos os órgãos do Estado Implantação: Piloto no órgão gestor Gradativa nos demais órgãos conforme demanda Volume consolidado Maior visibilidade ao mercado Maior participação dos órgãos Abrangência do RP: Apenas órgão Gestor Implantação: Piloto no órgão gestor Gradativa nos demais órgãos através de carona Prós Maior agilidade no planejamento Maior controle na implatação Abrangência do RP: Apenas principais Órgãos Implantação: Piloto nos principais Órgãos Gradativa através de carona ou realização de outro RP Boa agilidade no planejamento Menor risco na implantação Demora e dificuldade no planejamento Maior complexidade e risco na implantação Contras Menor volume negociado Potenciais complicações nas adesões como carona 63 Menor volume negociado Maior esforço no Piloto

64 Próximos Passos - Plano de implantação do Registro de Preços de Passagens Aéreas 2008 Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Órgão Planejamento SIRP Estimativa de demanda nos órgãos participantes do RP Vigência do Contrato Publicação do Edital Prazo estendido para questionamentos e audiência pública Situação dos contratos atuais Valor SEE Julho / 2008 $ ,00 DER Julho / 2008 $ ,00 SEPLAG Outubro / 2008 $ ,00 SEF Dezembro / 2008 $ ,00 SES Dezembro / 2008 $ ,00 SEDE Em análise Em análise SETUR Em análise Em análise Pregão e Recursos Prazo para eventuais recursos. Fim da vigência do contrato da SEGOV. Sugestão de aditivo no prazo 4 meses. 65% do Total Ata RP Publicada Fim dos contratos atuais da SEE e DER Início implantação do novo modelo Próximos passos Implantação SEE Implantação DER Implantação SEPLAG Implantação SEDE e SETUR Implantação SEF Implantação SES Implantação gradativa nos demais órgãos através de carona Análise dos quantitativos contratados Negociação de tarifas NET (sem comissão) com as Cias. Aéreas nos principais trechos utilizados Planejamento no SIRP para todos os órgãos com base nos quantitativos analisados