RELATÓRIO DE TRANSPARÊNCIA

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1 RELATÓRIO DE TRANSPARÊNCIA Artigo 62º-A do Decreto-Lei n.º 224/2008 de 20 de Novembro - Dever de elaboração e divulgação do relatório de transparência PERGUNTAS E RESPOSTAS 1. Os revisores oficiais de contas e as sociedades de revisores oficiais de contas que realizam a auditoria às contas de entidades de interesse público, nos termos definidos no artigo 2.º do Decreto -Lei n.º 225/2008, de 20 de Novembro, devem publicar no seu sítio na Internet, no prazo de três meses a contar do fim de cada exercício financeiro, um relatório anual de transparência, que deve incluir, pelo menos: Quem fica sujeito à preparação do relatório de transparência? Apenas os Revisores Oficiais de Contas (ROC) e as Sociedades de Revisores Oficiais de Contas (SROC) que realizam a auditoria às contas de entidades de interesse público, nos termos definidos no art. 2º do DL 225/2008, de 20 de Novembro, estão sujeitos à elaboração e publicação do relatório de transparência. Por auditoria às contas, deve entender-se a realização de um exame às demonstrações financeiras com vista à expressão de uma opinião profissional que seja ou possa ser publicamente divulgada. Não se incluem assim as auditorias cujos relatórios emitidos restrinjam a sua utilização ao fim desejado e proíbam a sua divulgação pública (por exemplo, exame realizado unicamente para conforto ao auditor da empresa-mãe). Também a realização de outros trabalhos de garantia de fiabilidade que não a auditoria das contas (por exemplo, exames simplificados, exames sobre componentes das contas, ou outros procedimentos de auditoria acordados) não determina a obrigatoriedade de preparação do relatório de transparência. 1

2 Exerço a minha actividade como sócio de uma SROC, ou exerço a minha actividade como ROC contratado, tenho algum dever na preparação do relatório? É dever da sociedade de que é sócio, ou do ROC ou SROC que o contratou, a preparação e divulgação do relatório de transparência, não lhe sendo exigido apresentar um relatório separado. Onde deve ser divulgado o relatório de transparência? O relatório de transparência deve ser divulgado no site do ROC ou SROC. Caso o ROC ou SROC não disponha ainda de site próprio, deve diligenciar no sentido de o criar em tempo útil, pois a existência desse meio de comunicação é considerada essencial para os ROC e SROC que realizem auditoria a entidades de interesse público. O relatório de transparência é já devido relativamente a 2008? Trata-se de um dever profissional incluído no Estatuto da OROC, tal como alterado pelo DL 224/2008, de 20 Novembro, cujas disposições transitórias são omissas quanto a este aspecto. O CNSA entende que não existe qualquer disposição legal que difira a entrada em vigor do disposto no art. 62-A daquele Decreto-Lei, pelo que o mesmo deve ser preparado e publicado. Contudo, admitindo-se que em certos casos a prestação da informação financeira a incluir no relatório pressupõe a adaptação dos sistemas de informação em uso pelos ROC ou SROC, admite-se que neste primeiro ano essa informação possa ser prestada numa forma mais sucinta do que nos anos seguintes. 2

3 1.a) Uma descrição da estrutura jurídica e da propriedade; 1.b) Sempre que a sociedade de revisores oficiais de contas pertencer a uma rede, uma descrição da rede e das disposições jurídicas e estruturais da rede; 1.c) Uma descrição da estrutura de governação da sociedade de revisores oficiais de contas; Exerço a minha actividade a título individual, como trato os aspectos da propriedade e governação no relatório de transparência? Se realiza a auditoria às contas de algumas entidades de interesse público, tem o dever de preparar o relatório de transparência, e nele relatar que exerce a sua actividade a título individual, identificando a estrutura e organização que utiliza na prestação dos serviços, designadamente quantas pessoas tem ao seu serviço, sejam revisores ou não revisores oficiais de contas, assim como o respectivo vínculo. O que é que deve ser incluído na descrição da estrutura jurídica de uma SROC? A descrição da estrutura jurídica de uma SROC inclui: a indicação do tipo jurídico da sociedade, designadamente se é apenas uma sociedade civil, ou uma sociedade civil sob a forma comercial e nesse caso qual a forma. O que é que deve ser incluído na descrição da propriedade de uma SROC? A descrição da propriedade da SROC inclui: a indicação do nome dos seus sócios que têm a qualificação de ROC e do nome daqueles que não têm essa qualificação bem como a percentagem de participação no capital da sociedade de cada uma destas categorias de sócios e os respectivos direitos de voto, para efeitos do disposto no art. 97º do Estatuto da OROC. 3

4 Se a SROC ou o ROC pertence a um agrupamento deve indicar que pertence a uma rede? Deve, se o agrupamento constituir uma rede nos termos do nº 11 do artigo 68-A do Estatuto da OROC. O que é que deve ser incluído na descrição da rede e das disposições jurídicas e estruturais da rede? Caso o ROC ou a SROC pertença ou esteja ligado a uma rede, tal como definida no nº 11 do artigo 68º-A do Estatuto da OROC, deve na descrição da rede incluir: o nome da rede, a indicação da natureza jurídica da relação subjacente, designadamente se nasce de um contrato, sociedade, associação, agrupamento, etc.; as suas subsidiárias ou participadas e/ou outras entidades ou sociedades que em Portugal compõem a rede, bem como os elementos comuns (nome, partilha de recursos, resultados, custos ou propriedade), a descrição da sua actividade e respectivo peso relativo no volume de facturação da Rede em Portugal; o início (indicando a data se há menos de 5 anos) e prazo de vigência da relação (indicando data do término se definida); a identificação de eventuais deveres, obrigações ou outros condicionantes no exercício da sua actividade no âmbito da rede; caracterização, quando aplicável, da rede global ou internacional. O que é que deve incluir a descrição da estrutura de governação de uma SROC? A descrição da estrutura de Governação de uma SROC deve incluir: a indicação do nome das pessoas que compõem o órgão de gestão e/ou administração bem como o nome dos membros do órgão de fiscalização e respectivos mandatos, a indicação dos órgãos ou dos responsáveis por operacionalizar e monitorizar os sistemas de controlo de qualidade interno e de controlo de independência, bem como dos responsáveis, se aplicável, pelos diferentes serviços prestados pela SROC. Deve ainda incluir as regras aplicáveis à assinatura dos documentos, no âmbito do exercício das funções de interesse público. 4

5 1.d) Uma descrição do sistema interno do controlo de qualidade da sociedade de revisores oficiais de contas e uma declaração emitida pelo órgão de administração ou de direcção relativamente à eficácia do seu funcionamento; Quais são as áreas tipicamente cobertas pelo processo de qualidade de uma SROC? As áreas tipicamente cobertas pelo sistema de controlo de qualidade interno, para além do modo como está documentado e é comunicado, são as seguintes: A cultura de compromisso com qualidade vinda do topo; Programa de formação e desenvolvimento das pessoas; Processo de aceitação e continuidade de clientes; Processo de garantia de independência e identificação de conflitos de interesse; Consultas técnicas a peritos em matérias específicas (i.e. instrumentos financeiros, sistemas informáticos, fiscalidade, etc.); Revisões independentes conduzidas por revisores externos à equipa de projecto; Metodologia de auditoria e ferramentas utilizadas; Processo de inspecção interna para aferir a eficácia do funcionamento do sistema de controlo de qualidade. Que aspectos devem ser abordados na declaração do órgão de administração/direcção relativamente à eficácia do funcionamento do sistema de controlo de qualidade da SROC? A declaração do órgão de administração/direcção consiste numa declaração, a efectuar no próprio relatório, relativamente à eficácia do funcionamento do sistema de controlo de qualidade da SROC e poderá abordar, entre outros, os seguintes aspectos: As vertentes do processo de qualidade instituído na SROC que foram objecto de verificação no ano; O formato e periodicidade das verificações sobre o sistema de controlo de qualidade efectuadas; 5

6 Como são comunicados os incumprimentos e como é prevenida a ocorrência futura de situações similares. 1.e) Uma indicação de quando foi realizada a última verificação de controlo de qualidade a que se refere o artigo 68. Devem ser indicadas as verificações de controlo de qualidade efectuadas antes das alterações verificadas no artigo 68º pelo Decreto-Lei 224/2008 de 20 de Novembro? Sim, a obrigação de relato incide sobre a última verificação efectuada no âmbito do art. 68º do Estatuto da OROC, ou seja, o controlo de qualidade efectuado pela OROC, no âmbito dos controlos regulares e programados, mesmo antes de estarem sujeitos à supervisão do CNSA. 1.f) Uma listagem das entidades de interesse público relativamente às quais a sociedade de revisores oficiais de contas realizou, no exercício financeiro anterior, uma revisão legal das contas ou auditoria imposta por disposição legal; Devem ser incluídas auditorias contratuais, nomeadamente por opção dos accionistas ou órgão de gestão, ou impostas pelos estatutos da sociedade? A obrigação abrange as auditorias impostas por lei a entidades de interesse público e ou realizadas para essas entidades em que o respectivo relatório, obedece às normas de auditoria em vigor e não inclui restrições quanto ao seu uso. Esta informação pode ser apresentada numa óptica de grupo económico? Não, todas as entidades de interesse público devem ser elencadas individualmente. Quais os trabalhos de auditoria que devem ser incluídos em cada relatório de transparência? Devem ser reportados os nomes das entidades de interesse público relativamente às quais, no ano civil anterior, o ROC ou a SROC tenham emitido Certificação Legal de Contas ou Relatório de Auditoria, elaborado de acordo com as normas de 6

7 auditoria em vigor, sem qualquer restrição quanto ao seu uso, sendo assim relevante o facto de a data da sua emissão respeitar ao ano civil anterior. Para efeitos do relatório de transparência de 2009 devem incluir-se os nomes das entidades que, de acordo com a definição incluída no artigo 2º do Decreto Lei 225/2008 de 20 de Novembro, teriam sido consideradas de interesse público em g) Uma declaração sobre as práticas de independência da sociedade de revisores oficiais de contas, que confirme igualmente a realização de uma análise interna da conformidade destas práticas de independência; O que deve ser incluído na declaração sobre as praticas de independência? Esta declaração, a efectuar no próprio relatório, sobre as práticas da SROC para salvaguardar a sua independência face aos seus clientes de auditoria, poderá incluir, entre outros os seguintes aspectos: Regras sobre a detenção de interesses financeiros pela SROC, os seus sócios e demais pessoal envolvido em cada trabalho; Divulgação das regras de independência dentro da SROC e formação ministrada: Requisitos para a rotação do sócio encarregado pela auditoria e processo de monitorização; Sistema de aprovação prévia da prestação de outros serviços a clientes de auditoria; Sistema de monitorização do cumprimento das regras de independência aplicáveis aos interesses financeiros e à prestação de outros serviços (auto-revisão); No caso de a SROC pertencer a uma rede, descrever como é que se assegura que as restantes sociedades da rede cumprem com as regras de independência da SROC; Regras e comunicação sobre assuntos de independência, com os órgãos de fiscalização/supervisão dos clientes que sejam sociedades de interesse público. O que deve ser incluído na confirmação sobre a realização de uma análise interna da conformidade das praticas de independência? 7

8 Nesta confirmação, a efectuar no próprio relatório, podem ser descritas as análises e/ou confirmações obtidas para verificar o cumprimento da SROC, seus sócios e empregados com as praticas de independência em vigor. Tal descrição pode incluir: Verificações sobre a tempestividade e a correcção da actualização dos sistemas de controlo de interesses financeiros e de entidades restritas; Verificações do cumprimento das regras de aprovação de outros serviços prestados a clientes de auditoria: Confirmações obtidas dos sócios e demais empregados relativamente ao cumprimento das regras de independência e deontologia. 1.h) Uma declaração sobre a política seguida pela sociedade de revisores oficiais de contas relativamente à formação contínua dos revisores oficiais de contas; O que é que deve ser incluído na declaração sobre a política seguida pela SROC relativamente à formação contínua dos ROC? Esta declaração, a efectuar no próprio relatório, pode consistir numa descrição que inclua as principais vertentes do processo de formação contínua dos ROC, nomeadamente a existência de um programa de formação contínua, sua interligação com o plano de carreiras e com a afectação aos diferentes trabalhos de auditoria e os procedimentos de monitorização e reporte para a OROC do cumprimento com o regulamento de formação da OROC. 1.i) Informações financeiras que demonstrem a relevância da sociedade de revisores oficiais de contas, em especial o volume de negócios total repartido pelos honorários auferidos pela revisão legal das contas individuais e consolidadas e pelos honorários facturados relativamente a outros serviços de garantia de fiabilidade, serviços de consultoria fiscal e outros serviços não relacionados com a revisão ou auditoria; As informações financeiras para demonstrar a relevância da SROC, em especial a repartição do volume de negócio total repartido pelos honorários auferidos pela revisão legal das contas individuais e consolidadas e pelos honorários facturados relativamente a outros serviços de garantia de fiabilidade, serviços de consultoria fiscal e outros serviços não relacionados 8

9 com a revisão ou auditoria devem incluir as restantes sociedades da rede em Portugal? Caso a SROC esteja integrada numa rede que em Portugal inclua outras sociedades, deve a informação para demonstrar a relevância da SROC incluir também o volume de honorários auferidos por essas sociedades. A informação financeira a incluir deve obrigatoriamente incluir o volume de negócios total, repartido como segue: - Revisão Legal das Contas - Outros serviços de garantia de fiabilidade - Serviços de consultoria fiscal - Outros serviços não relacionados com a revisão ou auditoria. Caso algum ou alguns dos serviços acima sejam prestados por sociedades diferentes da SROC, indicar daqueles os montantes auferidos por cada uma delas. As informações acima, nomeadamente a relativa aos serviços de consultoria fiscal e os outros serviços não relacionados com a revisão ou auditoria podem incluir, sem ser em separado, os montantes auferidos de clientes que não sejam clientes de revisão legal das contas ou de outros serviços de garantia de fiabilidade. De igual modo, caso não seja possível a correcta separação entre os montantes auferidos a título de revisão legal e a título de outros serviços de garantia de fiabilidade, estas duas classificações podem ser agrupadas num único montante. Por honorários auferidos entendem-se aqueles que tenham sido reconhecidos no ano a que respeita o relatório independentemente de terem sido facturados ou cobrados. 1.j) Informações quanto à base remuneratória dos sócios. Que informação sobre a base remuneratória do sócios deve ser incluída? Deve incluir-se uma descrição, se aplicável, de diferentes classes de sócios e do método pelo qual são remunerados, i.e., lucros, lucros mais salários e planos de pensões, etc.. 9

10 Descrever também o funcionamento do sistema através do qual os lucros são atribuídos a cada sócio. Indicar obrigatoriamente se os sócios de auditoria recebem alguma compensação específica pela venda de outros serviços a clientes de auditoria. 10

11 2. Mediante solicitação fundamentada de um revisor oficial de contas ou de uma sociedade de revisores oficiais de contas, o CNSA pode autorizar a não divulgação das informações referidas na alínea f) do n.º 1, na medida necessária para atenuar uma ameaça iminente e significativa à segurança pessoal de qualquer pessoa. O pedido de autorização de não divulgação de informação deve ser acompanhado de provas de ameaça eminente? Sim. Devem ser indicados os motivos e eventuais provas da existência dos mesmos. Na eventualidade de ameaça prolongada, deverá a SROC/ROC apresentar anualmente o pedido de autorização de não divulgação de informação? Sim. As autorizações devem ser anuais. 3. O relatório de transparência deve ser assinado pelo revisor oficial de contas ou pela sociedade de revisores oficiais de contas, consoante o caso, podendo esta assinatura ser feita, nomeadamente, por assinatura electrónica, tal como o previsto na lei. Como deve ser assinado o relatório de transparência? O relatório de transparência deve ser assinado pelo revisor oficial de contas ou pela sociedade de revisores oficiais de contas, consoante o caso, podendo esta assinatura ser feita, nomeadamente, por assinatura electrónica, tal como o previsto na lei. 11

12 Outros assuntos Quem deve verificar o cumprimento da obrigação formal de divulgar o relatório de transparência? No âmbito dos controlos de qualidade regulares a OROC deverá em primeira linha averiguar se ao ROC / SROC é aplicável a preparação e divulgação do relatório de transparência, se o mesmo foi preparado também para os anos anteriores e se o mesmo reflecte adequadamente os aspectos que o relatório de transparência deve reflectir. Qual o formato a que deve obedecer o relatório de transparência? A lei define o conteúdo mas não o formato do relatório. Contudo, reconhece-se ser desejável algum grau de uniformização que facilite a comparabilidade. Assim, com base na experiência colhida nos relatórios já publicados em outros Estados Membros, sugere-se o modelo do Anexo A. 12

13 ANEXO A ENTIDADE ABC RELATÓRIO DE TRANSPARÊNCIA RELATIVO AO ANO FINDO EM XX/XX/XXX. Introdução Referencia às disposições legais que obrigam à preparação e divulgação do relatório. Estrutura jurídica e propriedade A informação referida na alínea a) do n.º 1 do art. 62-A. No caso das SROC, indicação da proporção de capital detida por sócios ROC e por sócios não-roc. Ligação com uma rede A informação referida na alínea b) do n.º 1 do art. 62-A, ou indicação de que não existe ligação a qualquer rede. Estrutura de governação A informação solicitada na alínea c) do n.º 1 do art. 62-A. Sistema de Controlo Interno da Qualidade A informação referida nas alíneas d) e e) do n.º 1 do art. 62-A. Politicas e práticas de Independência A informação referida na alínea g) do n.º 1 do art. 62-A. Politicas e práticas adoptadas na formação contínua dos Sócios e Colaboradores participantes em trabalhos de auditoria A informação referida na alínea h) do n.º 1 do art. 62-A. Informações Financeiras A informação referida na alínea i) do n.º 1 do art. 62-A. Bases da remuneração dos Sócios A informação referida na alínea j) do n.º 1 do art. 62-A (não aplicável aos ROC individuais). Outros assuntos Utilizar apenas se aplicável. Anexo I Lista de Entidades de Interesse Publico Lista referida na alínea f) do n.º 1 do art. 62-A. 13

14 Assinatura 14