GESTÃO DE PROGRAMAS DE MOBILIDADE Data:

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1 PROCEDIMENO DO SISEMA DA QUALIDADE Nº: PSQ-11 Edição: A Revisão: 02 1 Identificação da possibilidade de actividades de internacionalização 2 CANDIDAURA CARA UNIVERSIÁRIA ERASMUS 3 ACORDOS BILAERAIS 4 Cooperação internacional Resp.: Departamento 5 CANDIDAURAS À AGÊNCIA NACIONAL (PROALV) 6 - ACIVIDADES DE MOBILIDADE 7 RELAÓRIOS INERCALARES 8 REFORÇOS FINANCEIROS 9 RELAÓRIO ANUAL FINAL 10 ACEROS FINANCEIROS Se optou por imprimir este documento, verifique previamente a sua validade antes da sua próxima utilização Imp Elaborado / Data Verificado / Data Aprovado / Data Pág 1 de 9

2 PROCEDIMENO DO SISEMA DA QUALIDADE Nº: PSQ-11 Edição: A Revisão: 02 Entrada/Origem Actividade Saída/Destino Possibilidade de desenvolver actividades de internacionalização da UAb 1 e 2 A UAb candidata-se à obtenção do Certificado de Qualidade EUC (Carta Universitária Erasmus) para que possa usufruir do Programa. Candidatura à obtenção do Certificado de Qualidade EUC Candidatura à obtenção do Certificado de Qualidade EUC 3 Permanentemente e não exclusivamente no âmbito do Programa de Aprendizagem ao Logo da Vida Erasmus, a UAb estabelece com instituições congéneres acordos bilaterais para desenvolvimento da cooperação internacional. Acordos bilaterais estabelecidos Acordos bilaterais estabelecidos 4 Com base nos acordos bilaterais mantidos pela UAb, desenvolvem-se actividades de cooperação internacional. Actividades de cooperação internacional Acordos bilaterais estabelecidos 5 Anualmente a UAb apresenta candidatura à Agência Nacional para a Gestão do Programa de Aprendizagem ao Longo da Vida para a obtenção de suporte para as suas actividades no âmbito do PROALV Erasmus. Candidatura ao PROALV - Erasmus Candidatura ao PROALV - Erasmus 6 As actividades de mobilidade são desenvolvidas de acordo com os P 11-01; P 11-02; P e P 11-04, respectivamente: Mobilidade de Estudantes incoming; Mobilidade de Pessoal incoming; Mobilidade de Estudantes outgoing; Mobilidade de Pessoal outgoing. Actividades de mobilidade Actividades de mobilidade 7 e 8 Ao longo do ano são emitidos Relatórios intercalares das actividades, com base nos quais poderão ser solicitados reforços financeiros à Agência Nacional para a Gestão do PROALV. Relatórios intercalares Pedido de reforço financeiro Actividades de mobilidade 9 e 10 No final do ano é emitido o Relatório Anual Final, com base no qual são efectuados os acertos financeiros necessários. Relatório Anual Final Acertos financeiros realizados Imp Elaborado / Data Verificado / Data Aprovado / Data Pág 2 de 9

3 PROCEDIMENO DO SISEMA DA QUALIDADE Nº: PSQ Decisão de candidatura ao EUC 2.2 Elaboração da candidatura ao EUC (Erasmus University Charter) FASE DE CANDIDAURA À CARA UNIVERSIÁRIA ERASMUS (EUC) 2.3 Assinatura da candidatura ao EUC 2.4 Envio à Comissão Europeia da candidatura ao EUC 2.5 Análise e decisão Resp.: Comissão Europeia Aprovada? ACORDOS BILAERAIS Imp Elaborado / Data Verificado / Data Aprovado / Data Pág 3 de 9

4 PROCEDIMENO DO SISEMA DA QUALIDADE Nº: PSQ O Reitor decide sobre a candidatura da UAb à Carta Universitária Erasmus (EUC). 2.2 e 2.3 O GDERI elabora a candidatura e o Reitor assina-a. 2.4 e 2.5 O GDERI envia a candidatura para a Comissão Europeia que a analisa e emite decisão. 2.6 Caso a Comissão Europeia não aceite a candidatura à EUC o processo termina. Caso a candidatura à EUC seja aceite, estabelecem-se acordos bilaterais com parceiros institucionais que permitem operacionalizar a estratégia de internacionalização. Imp Elaborado / Data Verificado / Data Aprovado / Data Pág 4 de 9

5 PROCEDIMENO DO SISEMA DA QUALIDADE Nº: PSQ Recepção de proposta de acordo bilateral de Parceiro Institucional Resp.: UAb 3.9 Proposta de celebração de acordo bilateral Resp.: Departamento/ Professor FASE DE CELEBRAÇÃO DE ACORDOS BILAERAIS 3.2 Análise da proposta e envio para o(s) Departamento(s) 3.10 Análise e decisão sobre a proposta de celebração de acordo bilateral Resp.: Departamento 3.3 Análise e parecer Resp.: Departamento(s) Aprovada? 3.5 Comunicação da decisão ao Parceiro Institucional 3.6 Arquivo 3.4 Parecer positivo? 3.7 Assinatura do acordo bilateral 3.8 Envio do acordo bilateral ao Parceiro Institucional 3.12 Recepção da decisão e contacto com a área de relações internacionais do Parceiro Institucional 3.13 Negociação das condições para o acordo bilateral e Departamento/ Parceiro 3.14 Acordo possível? 3.15 Emissão do acordo bilateral 3.16 Assinatura do acordo bilateral 3.17 Envio do acordo bilateral ao Parceiro Institucional 3.18 Recepção, análise e decisão sobre o acordo bilateral Resp.: Parceiro Institucional 3.19 Acordo assinado? 3.20 Reformulação/ Adenda do acordo bilateral 3.21 Comunicação da formalização do acordo ao Departamento 3.23 Arquivo do acordo bilateral 3.22 Necessária adenda? Imp Elaborado / Data Verificado / Data Aprovado / Data Pág 5 de 9

6 3.1 A UAb pode receber proposta de acordo bilateral de um Parceiro Institucional. PROCEDIMENO DO SISEMA DA QUALIDADE Nº: PSQ O GDERI analisa a proposta de acordo e envia-o para o(s) Departamento(s) para que este(s) possa(m) emitir parecer quanto à sua pertinência. 3.3, 3.4, 3.5 e 3.6 O Departamento emite parecer. Caso este seja no sentido de não aceitar o acordo, o GDERI comunica ao Parceiro Institucional a decisão e arquiva a proposta. 3.7 e 3.8 Caso o parecer do Departamento seja favorável, o GDERI envia o acordo bilateral ao Parceiro Institucional. 3.9 A proposta de celebração de acordo bilateral pode ser da iniciativa do Departamento/ Professor com relações privilegiadas com o Parceiro Institucional e 3.11 O Departamento analisa e decide sobre a proposta de celebração de acordo bilateral. Caso a decisão seja desfavorável, não se concretiza o acordo. 3.12, 3.13 e 3.14 Caso o Departamento aprove o acordo bilateral, este é encaminhado para o GDERI que contacta a área de relações internacionais do Parceiro Institucional e são negociadas as condições do acordo bilateral. Caso não seja possível o entendimento entre as partes, não se concretiza o acordo. 3.15, 3.16 e 3.17 Caso seja possível chegar a um acordo com o Parceiro Institucional, o GDERI emite o acordo bilateral, o Reitor assina-o e o GDERI assegura o envio ao Parceiro O Parceiro Institucional analisa e decide sobre a proposta de acordo bilateral e envia a decisão à UAb. 3.19, 3.20 e 3.21 Caso o acordo não seja devolvido assinado, o GDERI reformula o acordo ou elabora uma adenda e o processo retoma na actividade Caso o acordo bilateral seja devolvido assinado, o GDERI comunica ao Departamento a formalização do acordo e 3.22 Durante a vigência do acordo, caso seja necessário, o GDERI elabora adendas ou procede a reformulações e actualizações do acordo. No final da vigência do acordo bilateral, o GDERI assegura o seu arquivo. Imp Elaborado / Data Verificado / Data Aprovado / Data Pág 6 de 9

7 PROCEDIMENO DO SISEMA DA QUALIDADE Nº: PSQ Proposta de candidatura ao Programa de Aprendizagem ao Longo da Vida (PROALV) FASE DE CANDIDAURAS DESCENRALIZADAS 5.2 Assinatura da candidatura ao PROALV 5.3 Envio à Agência Nacional da candidatura ao PROALV 5.4 Análise e decisão Resp.: Agência Nacional Aprovada? 5.6 Recepção do contrato financeiro 5.7 Assinatura do contrato financeiro 5.8 Envio à Agência Nacional o contrato financeiro assinado 5.9 Envio de cópia do contrato financeiro aos SOF 5.10 Divulgação da aprovação junto dos Departamentos 5.11 Recepção do financiamento 5.12 Controlo financeiro 5.13 Elaboração do relatório final A Imp Elaborado / Data Verificado / Data Aprovado / Data Pág 7 de 9

8 PROCEDIMENO DO SISEMA DA QUALIDADE Nº: PSQ-11 A 5.14 Assinatura do relatório final 5.15 Envio do relatório final à Agência Nacional 5.17 Prestação de esclarecimentos à Agencia Nacional 5.16 Aprovado na totalidade? 5.18 Acerto de contas 5.19 Encerramento da candidatura e arquivo Imp Elaborado / Data Verificado / Data Aprovado / Data Pág 8 de 9

9 PROCEDIMENO DO SISEMA DA QUALIDADE Nº: PSQ , 5.2 e 5.3 O GDERI elabora proposta de candidatura ao PROALV, submete-a ao Reitor para assinatura e envia-a para a Agência Nacional de Gestão do PROALV. 5.4 e 5.5 A Agência Nacional de Gestão do PROALV analisa a candidatura e decide. Caso a candidatura não seja aprovada, o processo termina. 5.6, 5.7, 5.8, 5.9 e 5.10 Após a aprovação da candidatura o GDERI recebe o contrato financeiro, submete-o a assinatura e envia-o de volta à Agência Nacional de Gestão do PROALV. O GDERI remete uma cópia do contrato financeiro aos Serviços Operacionais e Financeiros e divulga a aprovação da candidatura junto dos Departamentos. 5.11, 5.12, 5.13, 5.14 e 5.15 A UAb recebe os fundos e o GDERI assegura o controlo financeiro da candidatura, elaborando os relatórios intercalares e um relatório no final são assinados pelo Reitor e enviados à Agência Nacional. 5.16, 5.17 e 5.18 Caso o relatório final não seja aprovado na totalidade, o GDERI presta os esclarecimentos necessários à Agência Nacional e procede ao acerto de contas O GDERI assegura o encerramento da candidatura e o arquivo da mesma. Imp Elaborado / Data Verificado / Data Aprovado / Data Pág 9 de 9