PARTE I PROCEDIMENTOS PARA: Cadastro de usuários Dados físicos Energia elétrica Geração de informações mensais

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1 MANUAL DO SISTEMA DE GESTÃO REGULATÓRIA (SONAR) PARTE I PROCEDIMENTOS PARA: Cadastro de usuários Dados físicos Energia elétrica Geração de informações mensais 2015

2 Conteúdo 1 INTRODUÇÃO CADASTRO DE USUÁRIOS INFORMAÇÕES PRELIMINARES DETALHAMENTO DO CADASTRO DE USUÁRIOS Liberação de acesso aos Programas Criação de Grupo de Usuário RECUPERAÇÃO DE SENHA COMO RESETAR A SENHA NO CADASTRO DE USUÁRIO ALTERAÇÃO DE SENHA PREENCHIMENTO DE DADOS FÍSICOS PREENCHIMENTO MANUAL PREENCHIMENTO FACILITADO VALIDAÇÕES DADOS FÍSICOS PREENCHIMENTO E IMPORTAÇÃO DA PLANILHA DE ENERGIA ELÉTRICA PREENCHIMENTO DA PLANILHA IMPORTAÇÃO DAS INFORMAÇÕES DE ENERGIA ELÉTRICA (ARQUIVO TEXTO TXT ) Verificação do arquivo importado GERAÇÃO DAS INFORMAÇÕES MENSAIS

3 1 INTRODUÇÃO Este manual tem por objetivo auxiliar os usuários do sistema de gestão regulatória da ARES-PCJ, detalhando os procedimentos necessários para cadastros de usuários, envio das informações de dados físicos e energia elétrica, bem como geração das informações mensais. 2 CADASTRO DE USUÁRIOS O cadastro de usuários possibilita o preenchimento de todas as informações de usuários, criação de grupos de usuários, dentre outros controles. 2.1 INFORMAÇÕES PRELIMINARES Para cadastro de usuários que utilizarão o sistema, é necessário nome completo do usuário e um válido. O cadastro do Login não permite letras maiúsculas, espaços em branco entre os nomes ou ainda ao final destes, nem acentos e caracteres especiais como: ç - % - $ e etc. Sugerimos a padronização na criação do Login, exemplo: usar o primeiro nome do usuário. Em caso de usuários com o mesmo nome, sugerimos a inclusão de uma letra a mais, referente ao sobrenome e assim sucessivamente. Exemplo: João de Souza e João Bernardes Logins: joaos e joaob O Login é utilizado como chave de identificação no sistema para registrar as atividades que o usuário executa. De forma geral, nos demais campos sugerimos que se observe as regras gramaticais, como o uso de letras maiúsculas quando necessário e letras minúsculas nos demais casos. No primeiro acesso do usuário, a senha é o seu próprio . Ainda neste primeiro acesso, o sistema solicitará a alteração da senha. 3

4 2.2 DETALHAMENTO DO CADASTRO DE USUÁRIOS Para efetuar o cadastro de usuários, clique em: Parâmetros e Cadastros. Usuário. Será apresentada a seguinte tela: Login: nome do usuário que fica registrado internamente no sistema, quando ele executa uma tarefa. Nome: nome completo. do usuário: o é utilizado para acessar o sistema, por isso deve ser um válido. Administrador: a seleção desta opção permite que o usuário tenha acesso total ao sistema, podendo enviar e alterar diversos dados, desta forma apenas os responsáveis por administrar o sistema que devem ter esta opção selecionada. Dados retroativos: sempre selecionar esta opção para todos os usuários. As informações que são cadastradas no sistema sempre são de um período anterior ao mês atual, ou seja, retroativo. Ativo: selecionar para manter um usuário ativo. 4

5 Recebe balancete: somente selecionar para os usuários responsáveis em fazer a importação do Balancete. Aprovador: não há necessidade de alteração, pois esta é uma opção utilizada somente na Reguladora. Resetar senha: opção utilizada para resetar/apagar a senha de um usuário, em geral quando o usuário esquece a senha. Cópia Permissão: é um facilitador que permite copiar todas as permissões de um usuário já cadastrado para outro usuário. O novo usuário irá ter acesso aos mesmos programas que o usuário utilizado como referência. 5

6 2.2.1 Liberação de acesso aos Programas Após efetuar o cadastro é necessário liberar os programas que serão utilizados pelo usuário. Para liberação: Clicar em Parâmetros e Cadastros. Clicar em Programa X Usuário. Selecionar o usuário. Selecionar o Tipo: Programa. Carregar. Selecionar o programa que deseja liberar que consta do lado direito e usar a seta para transferir para o lado esquerdo. Observação: A seta simples transfere um a um os programas. A seta dupla transfere todos ou uma seleção. Para determinadas seleções podem ser utilizadas as teclas SHIFT e CTRL do teclado. 6

7 2.2.2 Criação de Grupo de Usuário Na mesma tela de cadastro de usuários, há a opção de grupo de usuário, sendo permitido Incluir, Editar, Salvar e Excluir Grupo de Usuários. Para incluir um novo grupo: Clicar em grupo de usuários. Clicar em incluir. Preencher o nome do grupo. Clicar em salvar. Exemplo1: Grupo de Usuários = Consulta - Podemos vincular a este grupo todos os usuários que irão realizar apenas consulta das informações no sistema. Exemplo2: Grupo de Usuários = Administradores - Podemos vincular a este grupo apenas os usuários que devem ter acesso aos programas do sistema, que permitem manutenção de informações, por exemplo. 7

8 Grupo de Usuário x Usuários Após criar um grupo, ainda na mesma tela, clicar em Grupo de Usuários X Usuários, selecionar o grupo, e serão apresentados todos os usuários já previamente cadastrados no sistema. Basta selecionar os usuários com um clique e utilizar as setas para transferi-los para o lado direito, classificando-os assim neste Grupo de Usuário. 8

9 2.3 RECUPERAÇÃO DE SENHA Caso o usuário não lembre a senha, poderá solicitar uma nova. Ao acessar o sistema, na primeira tela há a opção Esqueceu ou não sabe sua senha?. Selecionar esta opção e informar o , o sistema irá enviar um com a senha provisória. Acessar o sistema com a senha provisória. Logo após entrar no sistema, será solicitada a troca da senha. 9

10 Exemplo de com senha provisória que será enviada ao usuário. Basta copiar e colar no campo da senha para acessar o sistema. Conforme solicitado, informamos que sua senha provisória foi gerada. Por favor, utilize a senha abaixo para realizar o primeiro acesso. Senha: lv6cqwelx6dksai Após o acesso com a senha provisória, será solicitada a criação de uma nova senha Em caso de dúvidas, entre em contato por meio do link Fale Conosco em O sistema utiliza o suporte@sonarsolucoes.com.br para o envio de . Caso não tenha recebido o com a senha provisória: 1º Verifique se o não está na caixa de lixo eletrônico ou spam. 2º Verifique se o suporte@sonarsolucoes.com.br, foi adicionado como confiável. Se mesmo com estes procedimentos não conseguir recuperar a senha, solicite ao responsável pelo cadastro de usuário que resete sua senha, diretamente no cadastro de usuário. 10

11 2.4 COMO RESETAR A SENHA NO CADASTRO DE USUÁRIO Para resetar a senha do usuário, clique em: Parâmetros e cadastros. Usuário. Selecionar o usuário. Selecionar a opção Editar. Resetar senha. Salvar. O sistema irá gerar uma mensagem de Senha Resetada com Sucesso e irá informar que a nova senha foi enviada para o do usuário. O usuário deve verificar o com a senha provisória e acessar o sistema com esta senha. Logo após entrar no sistema será solicitada a troca da senha provisória. 11

12 2.5 ALTERAÇÃO DE SENHA Caso o usuário deseje alterar a senha, deverá selecionar a opção Alterar senha na tela de entrada e informar o e a senha atual. Logo após entrar no sistema irá surgir uma tela para que o usuário digite a nova senha. 12

13 3 PREENCHIMENTO DE DADOS FÍSICOS Devem ser preenchidos os dados físicos referentes à água, esgoto e colaboradores, todas as informações são extremamente importantes, devendo todos os campos ser informados. Para iniciar o preenchimento destes dados é necessário clicar em: Procedimentos mensais, e Selecionar o ícone do dado físico a ser preenchido. O cadastro de dados físicos pode ser realizado de duas formas: Manual, onde o usuário digita todas as informações. Facilitado, onde o sistema permite ao usuário cadastrar uma nova competência usando dados de um período anterior. 3.1 PREENCHIMENTO MANUAL Para realizar o preenchimento manual: Selecione Incluir. Selecione ou digite o Ano. Selecione ou digite o Período. Selecione o código do dado disponível na tabela. Preencha a quantidade ou valor. Clique em salvar. 13

14 Importante: o sistema somente permite apenas o cadastro em subitens. Exemplo: 1.01 População Total Atendida (Ativa) => Item (é a soma dos 2 subitens abaixo) População Urbana Atendida (Ativa) => subitem População Rural Atendida (Ativa) => subitem. 14

15 3.2 PREENCHIMENTO FACILITADO O sistema possibilita o preenchimento facilitado, desde que o usuário já tenha inserido informações em pelo menos um período. Nesta função serão apresentados os códigos dos dados físicos já previamente informados no mês anterior, em ordem crescente, para isso: Selecione o último mês cadastrado. Selecione aplicar na tela irão aparecer os dados do mês selecionado. Selecione lançamento mensal surgirá o questionamento para confirmação. Confirme se estiver correto. Confirme o período para o qual deseja realizar o cadastro. Cadastre a quantidade e/ou valor. 15

16 Confirme o período para o qual deseja realizar o cadastro ou altere se necessário. Logo após estes procedimentos, o sistema abrirá a tela para preenchimento da informação do dado físico correspondente, trazendo o código em ordem crescente. É possivel preencher e confirmar, ignorar ou cancelar a operação. Confirmar: confirma a informação cadastrada. Ignorar: ao ignorar o cadastro o sistema passa para o próximo código. Cancelar: o que foi confirmado até aquele momento é gravado e o sistema volta para a tela principal. Observação: Para voltar a cadastrar, o usuário deve realizar o mesmo procedimento. 16

17 3.3 VALIDAÇÕES DADOS FÍSICOS O sistema realiza algumas validações no preenchimento dos dados fisicos, são elas: 0 zero - o sistema pede a confirmação se o valor digitado for = 0 % de Variação acima ou abaixo da parametrizada pela Reguladora - a Reguladora pré define um percentual de variação limite, tanto para mais como para menos, para os valores a serem cadastrados. Se o percentual exceder é apresentada a mensagem abaixo. Se o valor estiver correto basta selecionar Yes. O sistema irá abrir uma caixa texto caso o usuário deseje/necessite cadastrar alguma justificativa para tal variação. Esta justificativa irá gerar um Relatório para a Reguladora, por isso as regras de ortografia devem ser observadas (acentuação, uso de letra minúsculas e maiúsculas quando necessária). Se não precisar de justificativa, selecione Cancelar. 17

18 4 PREENCHIMENTO E IMPORTAÇÃO DA PLANILHA DE ENERGIA ELÉTRICA Para as informações relativas à energia elétrica o usuário deverá preencher a planilha em Excel já encaminhada por , sendo a planilha correta a Versão 2, pois contém mais detalhamentos. Esta planilha é Padrão, desta forma só é possível a inserção de linhas, não devendo ser acrescentadas colunas e nem alterada/criada qualquer descrição, bem como não se deve alterar a estrutura dos códigos utilizados, visto que estes dados são essenciais para a importação dos dados. Qualquer alteração que seja necessária precisa ser avaliada pela ARES-PCJ. 4.1 PREENCHIMENTO DA PLANILHA Todas as informações deverão ser preenchidas, para que a importação ocorra com sucesso, segue abaixo algumas instruções. Mês: deve ser selecionado na célula B1 e automaticamente a planilha será atualizada. Nº da Unidade Consumidora (UC): é o Número da Unidade Consumidora constante na fatura. Endereço: é o endereço constante na fatura preencher também a Cidade e o Estado. Valor e kwh: deverão ser preenchidos para todas as UC s que forem cadastradas na planilha. Para casos de tarifa mínima, onde não há quantidade de kwh a ser informado, informar zero na quantidade de kwh e incluir na coluna Observação: Tarifa mínima. A mesma UC poderá ser cadastrada em mais de um Código para situações em que se deseje fazer o rateio. Exemplo: Se a mesma UC for relativa à Água e Esgoto. Se houver a necessidade de incluir linhas, lembre-se de verificar as fórmulas de somatórias do grupo onde as linhas foram incluídas, sendo necessário faça as devidas correções. Também verifique e copie a fórmula nas linhas da coluna M. A coluna M também não pode conter linhas em branco. Nunca usar um código que já pertencia a uma UC para incluir uma nova UC. Se uma UC ficar INATIVA, poderá mantê-la na planilha, para não correr o risco de usar o código novamente. Basta não cadastrar valor e kwh e acrescente na coluna Observação: Inativa. As linhas da planilha que não forem utilizadas, não precisam ser excluídas, pois não alteram as fórmulas. 18

19 4.2 IMPORTAÇÃO DAS INFORMAÇÕES DE ENERGIA ELÉTRICA (ARQUIVO TEXTO TXT ) Ao preencher a planilha de Energia Elétrica são geradas na coluna M as informações que devem ser copiadas e coladas em um editor de texto, como o bloco de notas. Desta forma, selecione da linha M1 até a última linha, copie e cole no bloco de notas, como demonstrado abaixo. A primeira linha do arquivo no bloco de notas deve ficar em branco. No final do arquivo não deve restar nenhuma linha em branco. Salve o arquivo em um diretório, como o C:/ de forma que possa acessar quando for importar para o sistema. 19

20 Após geração das informações no bloco de notas txt, o arquivo deverá ser importado no sistema, clicando em: Procedimentos Mensais. Importação de arquivos. Selecionar Tipo de dado importado = Energia Elétrica. Selecionar Ano. Selecionar Período. Selecionar o Arquivo a ser importado (arquivo txt gerado como descrito acima). Executar. Quando estiver selecionada a opção Sobrepor Informações?, ao importar novamente um arquivo o sistema irá alterar as informações já existentes no banco de dados. 20

21 As informações que o sistema sobrepõe são: Descrição Valor Endereço Importante: Se no novo arquivo existir uma informação nova, que não constava na primeira importação, o sistema faz a inclusão normalmente. Porém, se no novo arquivo for excluída uma informação que constava no arquivo anterior, o sistema irá manter a informação na base de dados inalterada, pois o programa não faz a exclusão. Neste caso o usuário deverá fazer a exclusão manualmente Verificação do arquivo importado Após a importação do arquivo com os dados de energia elétrica, para validação do arquivo importado acesse o ícone Elétrica e selecione o período, ano e clique em aplicar. Na tela serão demonstradas todas as informações que foram importadas. Após consulta, utilize o ícone do excel e exporte as informações. Abra o arquivo gerado e substitua os totalizadores por fórmulas de soma. 21

22 Outra opção é após executar a rotina de Geração de Informações Mensais de Elétrica, acessar o Relatório de Evolução Mensal de Elétrica e verificar se o valor total confere com o valor total da Planilha de Elétrica, clicando em: Econômico Energia Elétrica Para facilitar a validação o usuário poderá abrir os grupos, conforme descrito abaixo: Selecione a opção Filtro Usado. Selecione Visualizar Código. Selecione as setas para expandir os grupos que desejar. Com estas verificações, caso sejam encontradas diferenças de valores, é necessário: Verificar se houve inclusão de linhas na planilha e se as fórmulas também foram copiadas para estas novas linhas. Verificar se as somatórias estão contemplando as novas linhas inseridas. Após estes procedimentos, deverá providenciar as devidas correções, com importação da planilha novamente, caso necessário. 22

23 5 GERAÇÃO DAS INFORMAÇÕES MENSAIS Após preencher as informações é necessário gerar os relatórios para efetuar o processamento. Os relatórios podem ser gerados separadamente, à medida que os cadastros forem concluídos. Para geração devem ser realizados os seguintes procedimentos: Clique em gerar Informações Mensais. Selecione Ano Base. Selecione Período. Selecione os Relatórios desejados. Processar. Observação: Os Indicadores já estão todos selecionados. A opção seleciona todos os relatórios em um único click. A funcionalidade Limpar a Estrutura de Relatórios somente é usada caso ocorra algum problema na estruturação dos códigos dos dados físicos ou ainda das contas contábeis. Ao ser executado este procedimento, todos os relatórios de todos os períodos e anos são excluídos e deverão ser gerados novamente. A opção Processar até mês 12, em geral é selecionada em parceria com a ação acima, pois facilita a geração dos novos relatórios, uma vez que gera automaticamente para o período de 12 meses. Importante: Estas opções somente serão utilizadas em casos bem específicos, principalmente a primeira opção, por este motivo muita atenção ao executar este procedimento. É recomendado que antes deste procedimento entre em contato com o suporte da empresa Sonar. 23

24 Agência Reguladora dos Serviços de Saneamento das Bacias dos Rios Piracicaba, Capivari e Jundiaí ARES-PCJ Rua Sete de Setembro, 751 Centro, Americana-SP (19) , (19) geyse@arespcj.com.br/lucas@arespcj.com.br Suporte da empresa Sonar - Maricleusa maricleusa.s@sonarsolucoes.com.br (47)