RAINT. Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna. janeiro/2016

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1 RAINT Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna 2015 janeiro/2016

2 Índice 1. Introdução Objetivos Ações de Auditoria Interna Relatórios Emitidos Aplicação de Horas Exames Programados Metodologia Mitigação das Vulnerabilidades dos Objetos Auditados Relato Gerencial sobre a Gestão dos Controles Internos Recursos Humanos e Sistêmicos Movimentações de Pessoal Capacitação Ferramenta para Gestão dos Processos de Auditoria Reuniões Técnicas Revisão do Manual de Auditoria Interna Apresentações Institucionais Recursos Orçamentários Anexo I Anexo II Anexo III - Descrição dos Relatórios Emitidos. - Escopo e Plano de Ação dos Relatórios Emitidos. - Trabalhos Realizados em 2015 (Auditoria Programada) Pág. 2

3 1. Introdução O RAINT Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna fornece à Administração da Liquigás e às diversas esferas do Controle Interno da União, informações sobre as atividades desenvolvidas, pela Auditoria Interna em O RAINT foi elaborado em conformidade com as seguintes Instruções Normativas: IN nº 01, de 03 de janeiro de 2007 da Secretaria Federal de Controle SFC (Estabelece o conteúdo do PAINT Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna e do RAINT Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna). IN nº 07, de 29 de dezembro de 2006 da Controladoria-Geral da União CGU (Estabelece normas de elaboração e acompanhamento da execução do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna das entidades da administração indireta do Poder Executivo Federal, e dá outras providências). Cabe registrar que em 17/11/2015 a Controladoria Geral da União publicou a IN nº 24, que dispõe sobre o PAINT (Plano Anual de Auditoria Interna) e sobre o RAINT (Relatório Anual de Atividades da Auditoria Interna) substituindo os documentos acima citados. Visto que a nova IN foi emitida no período de elaboração do RAINT (Relatório Anual de Atividades da Auditoria Interna), em 31/12/2015, através do documento Orientações sobre a Instrução Normativa CGU nº 24/ PAINT e RAINT, a Secretaria Federal de Controle Interno formalizou não haver óbices quanto à elaboração desse relatório no formato e de acordo com os conteúdos previstos nas normas anteriores. 2. Objetivos Apresentar o quantitativo dos recursos humanos e financeiros, a eficiência e eficácia da atuação da Auditoria Interna da Liquigás Distribuidora S/A, bem como, os resultados obtidos no exercício. Pág. 3

4 3. Ações de Auditoria Interna Do total de 26 trabalhos previstos no PAINT/2015 foram realizados 25 (96% do total programado). O trabalho referente ao Controle de Acesso ao Sistema SAP ECC foi cancelado, a pedido da Área Gestora, visto que o sistema GRC Access Control da SAP (governança, risco e compliance) suporte ao Controle de Acesso ao Sistema SAP ECC se encontrava em consolidação. Esse trabalho foi reprogramado, sendo incluído no PAINT (Plano Anual de Auditoria Interna) de Como resultados dos trabalhos, a AUDI emitiu em 2015, 23 Relatórios de Auditoria, assim distribuídos: 15 Relatórios referentes ao PAINT/2015; 06 Relatórios referentes ao PAINT/2014; 02 Relatórios referentes a Trabalhos Especiais realizados em Os demais 10 processos de controle, referentes ao PAINT/2015, já tiveram o encaminhamento da minuta do relatório aos respectivos Gestores para indicação dos planos de ação Relatórios Emitidos Nº RELATÓRIO DATA EMISSÃO ASSUNTO 01/15 (*) 05/02/2015 Controles Sobre a Segurança Física do Ambiente de TI. 02/15 (*) 09/02/2105 Compras e Pagamentos de Materiais e Serviços de Informática. 03/15 (*) 18/03/2015 Transporte Distribuição de GLP Envasado. 04/15 (*) 23/03/2015 Compras e Pagamentos de GLP. 05/15 (*) 25/03/2015 Locação de Caminhões para Transporte de GLP Granel. 06/15 (*) 07/05/2015 Proventos e Descontos Folha de Pagamento. 07/15 12/05/2015 Resultado do 3º Ciclo da Autoauditoria em Depósitos. 08/15 01/06/2015 Controle e Pagamento de Vales Pedágio. 09/15 19/06/2015 Controles sobre a Instalação e Utilização de Softwares de Terceiros. 10/15 25/06/2015 Contratação e Controle dos Serviços de Fornecimento de Refeições. Pág. 4

5 Continuação. Nº RELATÓRIO DATA EMISSÃO 11/15 28/07/ /15 31/07/2015 ASSUNTO Controle sobre a Concessão, Aprovação e Documentação das Despesas de Viagem. Resultado do 1º Ciclo da Autoauditoria em Compras Locais e Fiscalização de Contratos de Manutenção Instalações Granel. 13/15 11/08/2015 Controle sobre a Utilização de Vasilhames Cedidos a Revendedores. 14/15 03/09/2015 Controle e Pagamento do Serviço de Assistência Médica. 15/15 08/09/2015 Controle e Pagamento dos Transportes para Transferência e Recebimento de GLP. 16/15 05/10/2015 Controle e Pagamento dos Serviços de Vigilância e Segurança. 17/15 19/10/2015 Formação do Preço de Venda Granel Bloco II 18/15 (**) 03/11/ /15 (**) 05/11/2015 Trabalho Especial - Compras Junto ao Fornecedor Arxo Industrial do Brasil Ltda. Trabalho Especial Contratação de Serviços de Infraestrutura da Sede. 20/15 22/11/2015 Contratação dos Serviços de Feiras e Eventos. 21/15 17/11/2015 Controle Sobre o Contencioso Jurídico 22/15 08/12/ /15 10/12/2015 Faturamento do Consumo de GLP a Clientes com Medição Individualizada Avaliação dos Controles Internos dos Centros Operativos e dos Depósitos (*) Referente ao PAINT/2014. (**) Referente a Trabalhos Especiais. O detalhamento dos trabalhos, considerando as Áreas, Unidades auditadas, escopo examinado, cronograma executado, recursos humanos empregados e relatórios emitidos e minutas de relatório, encontra-se nos Anexos I, II e III. A análise dos processos de controle acima resultou em 120 planos de ação, dos quais 91 foram implantados em 2015 e 29 estão em andamento. Os planos de ação concluídos proporcionaram à Administração da Liquigás o apoio para implantação de melhorias nos controles internos e na eficácia dos processos verificados pela AUDI. Pág. 5

6 Informações mais detalhadas constam nos Relatórios Trimestrais de Atividades da Auditoria Interna, encaminhados para a Diretoria Executiva e para o Conselho de Administração. 4. Aplicação de Horas O PAINT Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna de 2015 apresentou horas disponíveis para os trabalhos de Auditoria Interna, já descontadas as férias, treinamentos e reuniões internas, distribuídas como segue: Horas Orçadas (PAINT 2015) ATIVIDADES HORAS ORÇADAS PARTICIPAÇÃO Realização de Auditorias Programadas (Auditores) % Acompanhamento das Auditorias (Gerentes) % Mapeamento de Processos (Avaliação de Riscos) % Certificação Planos Ação 480 3% Programa Petrobrás de Prevenção a Corrupção - Liquigás 460 3% Avaliação de Riscos - Grade Geral de Trabalhos 460 3% Trabalhos Especiais e Apoio as Áreas Auditadas 200 1% Atendimento a Órgãos Externos (CGU/TCU) 200 1% Atendimento ao CGU (IN 01 de SFC) 200 1% TOTAL % Horas Efetivas (RAINT 2015) ATIVIDADES HORAS EFETIVAS Realização de Auditorias Programadas (Auditores) % Trabalhos Especiais e Apoio as Áreas Auditadas 268 2% Atendimento ao CGU (IN 01 de SFC) 160 1% Subtotal (Horas Aplicadas Diretamente nos Trabalhos) % Acompanhamento das Auditorias (Gerentes) % Mapeamento de Processos (Avaliação de Riscos) 366 3% Certificação Planos Ação 177 1% Programa Petrobrás de Prevenção a Corrupção - Liquigás 292 2% Avaliação de Riscos - Grade Geral de Trabalhos 203 1% Atendimento a Órgãos Externos (CGU/TCU) 234 1% PARTICIPAÇÃO TOTAL % Pág. 6

7 A variação entre as horas previstas (15.120) e as efetivas (14.748), no total de 372 horas, refere-se ao período necessário para substituição de 03 Auditores. 5. Exames Programados Dos 26 trabalhos de auditoria programados no PAINT 2015, foram realizados 25 (96%), assim distribuídos: AUDITORIAS PREALIZADAS (POR MACROPROCESSO) 6. Metodologia A metodologia aplicada na execução das auditorias programadas está formalmente estabelecida no Manual de Auditoria Interna - Liquigás, sendo suportada pelo sistema TRUSTY e compreende as seguintes etapas principais: Registro e conhecimento da operação, com a elaboração de macrofluxo do processo e respectivos testes de aderência ( walkthrough ); Avaliação do sistema de controle interno, com identificação das atividades de controle e os riscos associados; Definição do escopo do trabalho; Elaboração do Programa de Trabalho; Pág. 7

8 Execução do Programa de Trabalho; Análise da documentação necessária para suportar os achados de auditoria; 7. Mitigação das Vulnerabilidades dos Objetos Auditados A mitigação das vulnerabilidades dos objetos auditados (Artigo 2º 1º inciso IV da Instrução Normativa 01 de 03/01/2007) é realizada através das seguintes fases, aplicadas para todos os trabalhos realizados: Emissão dos Relatórios O resultado dos trabalhos realizados é reportado inicialmente através de uma minuta de relatório, a qual é encaminhada para o Gestor de 1º nível, responsável pelo processo de controle auditado, que deve apresentar um plano de ação para mitigação dos pontos abordados, com a data prevista para sua implementação, para acompanhamento pela AUDI. Após essa fase é emitido o Relatório Final, contendo o plano de ação indicado pelo Gestor de 1º nível e a data prevista para sua implementação. O Relatório Final é formalmente encaminhado para conhecimento da Presidência, Diretoria e Gerência de 1º nível, relacionadas ao processo de controle auditado. Acompanhamento dos Planos de Ação A implementação dos planos de ação indicados pelos Gestores de 1º nível, são acompanhados através do sistema Trusty, que emite automaticamente s de cobrança. Após o registro da implementação dos planos de ação, a AUDI certifica a informação encaminhada pelo Gestor de 1º nível. Trimestralmente a AUDI encaminha para a Diretoria Executiva, posição atualizada de todos os pontos pendentes de regularização. O Conselho de Administração é informado quanto aos pontos pendentes de regularização há mais de um ano. Pág. 8

9 8. Relato Gerencial sobre a Gestão dos Controles Internos Os trabalhos desenvolvidos pela AUDI tem por objetivo a avaliação dos sistemas de controle interno obedecendo à metodologia prevista no Manual de Auditoria Interna Liquigás, considerando o escopo definido para cada trabalho e a extensão dos testes aplicados. Com base nos 25 processos de controle analisados, referente ao PAINT/2015, considerando o escopo adotado e os resultados obtidos nos testes aplicados, a AUDI concluiu que, de forma geral, as rotinas analisadas atendem adequadamente as boas práticas de controle interno. O processo de controle interno da Empresa é estruturado, obedecendo, dentre outros, os seguintes aspectos: Utilização do sistema informatizado SAP ECC que se enquadra no conceito de ERP (Enterprise Resource Planning), integrando os principais processos (contábil, financeiro, comercial, compras, etc.), atendendo as necessidades de informações das diversas Áreas; Manutenção de sistema eletrônico para divulgação e arquivo dos Normativos Internos; Utilização de Tabela de Limites de Competência TLC, para definição das autonomias de aprovação considerando as principais operações; A Diretoria atua como Órgão Colegiado, deliberando sobre os diversos assuntos de sua competência e acompanhando as operações da Empresa, por meio de reuniões semanais, que são registradas em atas específicas; Comitês Internos reúnem-se periodicamente, com a participação da Alta Administração, visando o acompanhamento de atividades específicas da Empresa; A Auditoria Interna reporta-se ao Conselho de Administração e tem autonomia para definição dos processos a serem auditados, para aplicação de sua metodologia de trabalho e para execução dos trabalhos; Pág. 9

10 Os aspectos tratados nos Relatórios de Auditoria são reportados internamente às Gerências (Corporativa, Geral ou de Mercado), ao Diretor, a Diretoria Executiva, ao Conselho Fiscal e ao Conselho de Administração, sendo acompanhados pela Auditoria Interna até a implantação do plano de ação indicado pelo Gestor. Em alinhamento com o Sistema Petrobras e através da Auditoria Interna, a Liquigás iniciou a implantação do Programa Petrobras de Prevenção da Corrupção (PPPC), que representa um conjunto de medidas com foco na melhoria dos controles internos, e que tem a finalidade de prevenir, detectar, apurar e corrigir desvios (fraude e corrupção), mediante ações integradas de controle das diversas atividades da Companhia. Quanto à análise do Plano Plurianual e de indicadores de desempenho adotados pela Liquigás, conforme IN 01, de 03 de janeiro de 2007 da SFC, art.7º, A AUDI realizou o trabalho de Auditoria nº 26, previsto no PAINT/2015, com emissão de relatório gerencial. Nesse trabalho foi verificada a conformidade dos controles praticados na Liquigás, sem ressalvas. 9. Recursos Humanos e Sistêmicos 9.1. Movimentações de Pessoal O quadro de pessoal para cumprimento dos trabalhos programados no PAINT/2015 foi de 01 Assistente Administrativo, 07 Auditores, 02 Gerentes e 01 Gerente Geral. Em 2015 houve o desligamento de 02 Auditores e a transferência de Área de 01 Auditor. A substituição das 03 posições foi realizada por empregados cedidos de outras Áreas Capacitação Quanto à capacitação e reciclagem técnica do quadro de Auditores, foram utilizados R$ 3,2 mil em treinamentos, incluindo os seguintes cursos: Auditoria Interna (Nível I); Congresso Latino Americano de Segurança da Informação, Auditoria e Governança de TI. Pág. 10

11 9.3. Ferramenta para Gestão dos Processos de Auditoria A realização dos trabalhos da Auditoria Interna é suportada pelo sistema TRUSTY Audit Paperless System, incluindo o módulo de CSA Control Self Assessment, com os seguintes ganhos e melhorias no processo de auditoria da Liquigás: Avaliação dos processos de controles internos auditados com base em análise estruturada para identificação dos riscos existentes; Análise dos processos de controle interno adotados nas Unidades da Liquigás, através de autoavaliações realizadas pelos Gestores locais e suportada pelo módulo de CSA Control Self Assessment do sistema TRUSTY Audit Paperless System; Registro eletrônico da documentação e testes que suportam os processos de auditoria, com otimização do tempo gasto nos trabalhos e redução da utilização e arquivo de papéis Reuniões Técnicas No transcorrer do ano, foram realizadas 05 reuniões técnicas com toda a equipe de Auditores, o que, além de reciclar assuntos técnicos, tem por finalidade equalizar a metodologia de trabalho da AUDI e o aprimoramento do conhecimento geral da equipe Revisão do Manual de Auditoria Interna. O Manual de Auditoria Interna da Liquigás foi revisado e atualizado, refletindo a metodologia de trabalho adotada Apresentações Institucionais Em novembro de 2015, a AUDI realizou apresentação para os Gerentes de Operações e Supervisores de Depósitos (total de 61 colaboradores), sobre os resultados e melhorias obtidas com a realização dos trabalhos de autoauditoria. Também foram realizadas apresentações específicas do PPPC (Programa Petrobras de Prevenção da Corrupção) com a participação das Unidades de São Paulo, Centro Oeste e Nordeste (total de 69 colaboradores). Pág. 11

12 10. Recursos Orçamentários O custeio efetivo do Departamento totalizou R$ 3.117,0 mil contra os R$ 2.848,0 mil orçados. A variação negativa de R$ 269,0 refere-se basicamente às despesas relacionadas a pessoal , ,0 DESPESAS R$ Realizado Orçado 2.849, ,4 224,9 245,4 42,4 40,2 Total Pessoal Rateios Diversos Outras Despesas São Paulo, 22 de janeiro de Marcos Antonio Pinto Gerente Geral de Auditoria Interna Liquigás Distribuidora S.A. Pág. 12