Metodologia de Gestão de Riscos nos Projetos Estratégicos

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1 Metodologia de Gestão de Riscos nos Projetos Estratégicos Fevereiro/2014

2 AGENDA Gestão de Riscos Metodologia de Gestão de Riscos nos Projetos Estratégicos

3 AGENDA Gestão de Riscos Metodologia de Gestão de Riscos nos Projetos Estratégicos

4 GESTÃO DE RISCOS O que são? O risco do projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto, como tempo, custo, escopo ou qualidade PMBOK (2004, p. 238)

5 GESTÃO DE RISCOS Um risco é... A possibilidade de se obter um ganho (oportunidade)... A possibilidade de sofrer uma perda (dificuldade)... Características dos : São inerentes a qualquer empreendimento ou organização; Não são intrinsecamente bons nem ruins; O risco não deve ser visto como algo a ser temido (ou como algo a torcermos por ele), mas como algo a ser gerenciado! Fórum de e Gestão - Governo do Estado de MG - GATTONI, Roberto - Gestão Estratégica de Riscos

6 GESTÃO DE RISCOS Origens dos : Da missão ou dos objetivos de um empreendimento / organização; Dos tomadores de decisão, ou do gerenciamento organizacional; Dos colaboradores, funcionários, clientes, parceiros, fornecedores e de outras partes; Do orçamento, dos custos, do cronograma e das pessoas envolvidas em um projeto, empreendimento; Fórum de e Gestão - Governo do Estado de MG - GATTONI, Roberto - Gestão Estratégica de Riscos

7 GESTÃO DE RISCOS Origens dos : De mudanças organizacionais propostas ou em curso; Da cultura organizacional; Do próprio modus operandi de uma instituição; Da relação da organização com o ambiente em que se situa; De aspectos legais, governamentais, políticos, econômicos. Fórum de e Gestão - Governo do Estado de MG - GATTONI, Roberto - Gestão Estratégica de Riscos

8 GESTÃO DE RISCOS Impacto dos : Aumento de custos e atrasos em cronogramas e planos; Funcionalidades inadequadas; Cancelamento de projetos e empreendimentos; Mudanças súbitas de pessoal ou desmoralização de equipes; Fórum de e Gestão - Governo do Estado de MG - GATTONI, Roberto - Gestão Estratégica de Riscos

9 GESTÃO DE RISCOS Impacto dos : Insatisfação do cliente; Prejuízo à imagem da companhia; Queda no desempenho, ineficiências, retrabalhos; Problemas legais e regulatórios. Fórum de e Gestão - Governo do Estado de MG - GATTONI, Roberto - Gestão Estratégica de Riscos

10 GESTÃO DE RISCOS Riscos no setor público: Riscos Próprios da Administração Pública Government PMBOK McPhee Unidade Estratégica do Reino Unido Risco de continuidade no poder, sendo necessário levar em conta a importância da opinião pública * Riscos Estratégicos derivados do mal entendimento do ambiente em que a organização se insere * Riscos Ambientais: fatores macro-ambientais, competitivos e de mercado * Riscos Operacionais: de processo e relacionados às entregas de governo * Riscos Ambientais * Riscos de Paralisação * Riscos de Segurança * Riscos Relacionados à agenda de serviços públicos desafiadora * Transferência de ao setor privado * Riscos de Inovação * Riscos relativos à imagem e sobrevivência dos governos

11 GESTÃO DE RISCOS Riscos no setor público: Unidade Estratégica do Reino Unido Nível Estratégico: As decisões envolvem a formulação de objetivos estratégicos, a alocação de recursos e as opções na formulação de políticas em relação às possíveis mudanças nas circunstâncias que cercam o ambiente de governo. Nível de Programa: As decisões são relacionadas ao estabelecimento de projetos, aquisições, estrutura organizacional, orçamento, qualidade dos serviços e continuidade ou sobrevivência. Nível Operacional ou de Projeto: as decisões se concentram nos aspectos técnicos, gerenciamento de recursos e de cronograma e relacionamento com fornecedores e parceiros. McPhee Gerenciamento de Riscos Globais na Organização Gerenciamaneto de Riscos do Negócio Gerenciamento de Riscos

12 GESTÃO DE RISCOS Gestão de : O gerenciamento dos é um meio pelo qual a incerteza é sistematicamente gerenciada para aumentar a probabilidade de cumprir projetos Verzuh (2000, p. 109) O gerenciamento de é uma forma organizada de identificar e medir os e de desenvolver, selecionar e gerenciar as opções para seu controle Kerzner (2006, p. 238)

13 GESTÃO DE RISCOS Princípios da gerência de bem sucedida: Avaliar continuamente ao longo do projeto; Realizar tomadas de decisões baseada em ; Estabelecer algum nível de formalidade; Cobrir todas as pessoas e processos-chave; Buscar a identificação de de forma positiva. Fórum de e Gestão - Governo do Estado de MG - GATTONI, Roberto - Gestão Estratégica de Riscos

14 GESTÃO DE RISCOS Processos da Gestão de Riscos: Quantitativa Qualitativa Fonte: PMBOK, 2008

15 GESTÃO DE RISCOS Por que não fazemos gestão de? Modelo atual baseado em Planos de Ação Descolamento entre Planos de Projetos, Status Report e Planos de Ação Processo de monitoramento se concentra apenas em problemas percebidos durante a execução dos projetos Gerenciamento dos Problemas!!

16 GESTÃO DE RISCOS Por que não fazíamos gestão de? Não existiam processos e ferramentas definidas para as etapas de gerenciamento de ; Visão limitada dos que cercam cada projeto; Gerenciamento de não é utilizado para a tomada de decisão; Falta de conscientização sobre a importância de gerenciar os nos projetos.

17 AGENDA Gestão de Riscos Metodologia de Gestão de Riscos nos Projetos Estratégicos

18 A Metodologia construída segue os parâmetros definidos pelas boas práticas de gestão de projetos, seguindo os processos definidos pelo PMBOK; Foi construída por uma equipe da SEPLAG em 2011, com a colaboração de algumas AGEIs.

19 Premissas utilizadas na construção da Metodologia: Definição de critérios objetivos para a classificação dos ; Participação efetiva do Gerente do Projeto, AGEIs e SEPLAG; Incorporação da Gestão de Riscos no cotidiano dos projetos; Atuação proativa na identificação e tratamento dos.

20 : Nesse momento, foi definida a construção da metodologia para tratar os dos Projetos Estratégicos e a utilização do Sistema de e Gestão da Estratégia como principal ferramenta.

21 : A principal forma de identificação dos dos projetos estratégicos será por meio do Workshop Anual de de Riscos. Além do Workshop, a identificação de deve ocorrer durante toda a execução do projeto!

22 : Workshop de de Riscos: O que é? Reunião realizada com os principais envolvidos dos projetos, onde é realizado um brainstorming para a identificação dos. Período de realização: No momento de revisão do planejamento dos Projetos Estratégicos. Excepcionalmente, nesse ano, o primeiro workshop será realizado em Julho.

23 : Workshop de de Riscos: Quem deve participar: Gerente do programa; Gerente do projeto; Responsáveis pela execução das atividades do projeto; Área meio do órgão; NCGERAES; E, se possível e cabível, parceiros externos (como OSCIPs, entidades de outras esferas de governo, etc).

24 : Workshop de de Riscos: Coordenação: Deve ser coordenado pela AGEI. Quanto à técnica utilizada: O brainstorming é uma técnica na qual um grupo de pessoas se reúne e são estimuladas a falar livremente sobre determinado assunto, buscando levantar o maior número possível de ideias diferentes. É necessário no mínimo um moderador e um observador, além de alguém para anotar as ideias.

25 : Workshop de de Riscos: Quanto a técnica utilizada: Moderador: Tem a função de conduzir o Workshop de acordo com as orientações definidas. Deve ficar atento a possíveis desvios de foco e controlar o tempo. Observador: Deve observar o comportamento das pessoas e auxiliar o anotador lembrando-lhe de possíveis ideias esquecidas por ele. Anotador: Deve digitar todas as ideias possíveis.

26 : Workshop de de Riscos: Orientações: O Workshop deve ser guiado pela Estrutura Analítica do Projeto (EAP), passando pelos subprojetos, de forma que todo o projeto seja analisado.

27 : Workshop de de Riscos: Orientações: Os seguintes pontos devem ter a devida atenção: 1. Escopo: Os limites e os objetivos estão bem definidos e todos tem clareza dos mesmos? O que pode invalidar ou prejudicar a entrega final do projeto?

28 : Workshop de de Riscos: Orientações: Os seguintes pontos devem ter a devida atenção: 2. Tempo: Quais pontos são críticos para a execução do projeto? O que pode atrasar seu projeto? Onde está a fragilidade do cronograma?

29 : Workshop de de Riscos: Orientações: Os seguintes pontos devem ter a devida atenção: 3. Custo: Quais itens são cercados de incerteza?

30 : Workshop de de Riscos: Orientações: Os seguintes pontos devem ter a devida atenção: 4. Stakeholders: Todos os atores estão alinhados? Há um fluxo de comunicação? Existe algum risco relacionado a atores externos ao governo?

31 : Workshop de de Riscos: Orientações: O produto do Workshop é uma lista, ainda que desorganizada, com as principais ideias levantadas. Os identificados no brainstorming normalmente são desorganizados, podendo causar confusão entre os conceitos como causa, situação de risco / oportunidade e impacto. Após a reunião faz-se necessário um momento de organização das ideias. Para tanto, deve-se utilizar a planilha padrão de suporte.

32 : Organização das ideias: Workshop de de Riscos Programa: Descreve qual é a causa do risco Projeto: Responsável pela AGEI: Participantes do Workshop Gerente do Programa: Gerente do Projeto: Responsável pelo GERAES: Descreve qual (is) subprojeto é afetado Nome Instituição Telefone Descreve qual (is) é a contramedida potencial Riscos Causa Situação de risco / oportunidade Subprojeto afetado Impacto no projeto Contramedida potencial Descreve qual é a situação de risco / oportunidade Descreve qual (is) é o impacto no projeto: Escopo, tempo, custo, qualidade, imagem do governo, etc

33 : Organização das ideias: Orientações: Após a organização dos, os mesmos devem ser levados e validados pelos Gerentes dos Projetos, passandose assim para a fase de análise.

34 : Exercício conjunto: de do projeto de construção de uma casa (15 min); Organização das ideias e preenchimento da planilha (15 min). Discussão (15 min).

35 : Após a identificação dos, para cada risco identificado deve-se responder uma série de perguntas que indicará a classificação do risco.

36 : Classificação dos : Caracterização do risco Atributos Qualitativos Impacto do risco Classificação Quantitativa Probabilidade do risco

37 : Perguntas para a definição da classificação: 1. Qual é a causa do risco? Caracterização do risco Busca responder o que pode fazer com que o risco aconteça. Indica possíveis contramedidas. 2. Qual é a natureza do risco? Busca identificar o tipo do risco. Ex: Licitação, compras, obras, financiamento, etc.

38 : Perguntas para a definição da classificação: Caracterização do risco 3. O risco está relacionado a algum contrato? Busca identificar se o risco se relaciona a algum contrato. Pode influenciar a uma boa gestão de contratos. 4. Qual é o gatilho do risco? Busca responder a partir de qual situação a contramedida deve ocorrer. Na maioria das vezes, o gatilho se dá no momento de identificação do risco

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40 : Perguntas para a definição da classificação: Impacto do risco 1. Qual é a abrangência do risco? Busca identificar a área de impacto do risco. Impacta apenas o projeto: 1 Impacta o programa: 2 Impacta áreas além do programa que está inserido: 3

41 : Perguntas para a definição da classificação: Impacto do risco 2. Quais são os stakeholders envolvidos? Busca identificar os atores que estão envolvidos no risco. Internos à Secretaria: 1 Externos à Secretaria mas internos ao governo: 2 Externos ao Governo: 3

42 : Perguntas para a definição da classificação: Impacto do risco 3. Qual é o impacto no custo do projeto? Determina o impacto no custo do projeto. Não apresenta impacto no custo do projeto: 1 Apresenta impacto de até 20% do custo do projeto: 2 Apresenta impacto de mais de 20% do custo do projeto: 3

43 : Perguntas para a definição da classificação: Impacto do risco 4. Qual é o impacto no tempo do projeto? Determina o impacto nos prazos do projeto. Não apresenta impacto no tempo de um subprojeto: 1 Apresenta impacto de até 15% do tempo de um subprojeto: 2 Apresenta impacto de mais de 15% do tempo de um subprojeto: 3

44 : Perguntas para a definição da classificação: Impacto do risco 5. Qual é o impacto no escopo do projeto? Determina o impacto no escopo do projeto. Não afeta o escopo do projeto: 1 Afeta mais da metade dos subprojetos: 2 Afeta a entrega final: 3

45 : Perguntas para a definição da classificação: Impacto do risco 6. Qual é o impacto na imagem do governo? Determina o impacto na imagem do governo. Não gera pressão ou pressão pontual: 1 Gera pressão da sociedade civil organizada: 2 Gera pressão da mídia: 3

46 : Perguntas para a definição da classificação: Impacto do risco 7. Qual é o impacto na qualidade? Determina o impacto na qualidade do projeto. Não tem impacto nos indicadores e/ou requisitos do projeto: 1 Impacta até 50% dos indicadores e/ou requisitos: 2 Impacta mais de 50% dos indicadores e/ou requisitos: 3

47 : Perguntas para a definição da classificação: Probabilidade do risco 1. Existe algum indício que levou à identificação do risco? Busca identificar a relação do risco a algum evento. Indícios fracos: 1 Indícios razoáveis: 2 Indícios fortes: 3

48 : Perguntas para a definição da classificação: Probabilidade do risco 2. O risco está relacionado à alguma dificuldade/oportunidade recorrente? Busca identificar uma possível recorrência do risco. Dificuldade/oportunidade rara: 1 Dificuldade/oportunidade inconstante: 2 Dificuldade/oportunidade freqüente: 3

49 : Perguntas para a definição da classificação: Probabilidade do risco 3. Este risco já se tornou uma dificuldade/oportunidade em projetos anteriores semelhantes? Busca identificar se existe histórico de parecidos que possa indicar a probabilidade de ocorrência. Consigo identificar em poucos projetos semelhantes: 1 Consigo identificar em alguns projetos semelhantes: 2 Consigo identificar em vários projetos semelhantes: 3

50 : Perguntas para a definição da classificação: Probabilidade do risco 3. Na sua percepção, qual é a probabilidade de ocorrência? Determina a probabilidade de ocorrência do risco. Baixo: 1 Médio: 2 Alto: 3

51 : Com a elaboração dessas perguntas, há a tentativa de se objetivar a definição do impacto e da probabilidade, não dependendo apenas de percepções tomada de decisão. maior apoio para A partir da pontuação de cada pergunta, gera-se uma nota de classificação do risco, variando de 1 a 9.

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53 de resposta ao risco: Após a análise aprofundada do risco, devemos definir (ou confirmar) a contramedida a ser tomada; Estratégias de resposta : Prevenir: Tomar medidas que evitem a ocorrência do risco Transferir: Repasse do risco para outra entidade. Ex: Contratação de seguro, terceirização.

54 de resposta ao risco: Estratégias de resposta : Mitigar: Tomar medidas que reduzam a probabilidade de ocorrência (causa) do risco ou seu impacto (consequência). Ex: Risco de incêndio: construção do local com materiais a prova de fogo (causa); instalação de extintores automáticos (consequência).

55 de resposta ao risco: Estratégias de resposta : Aceitar: Alguns apresentam um baixo impacto, fazendo que o custo de se utilizar de outras estratégias seja maior que o benefício. Explorar: Relacionado às oportunidades. Tomar medidas que potencialize a probabilidade e / ou consequência.

56 de resposta ao risco: Após a definição das contramedidas, deve-se elaborar um plano de ação para os encontrados, estando o gatilho acionado ou não.

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58 : O monitoramento dos deve ser feito diariamente pelo Gerente do Projeto! A partir da análise, outros atores são definidos também como responsáveis pelo monitoramento, nos seguintes critérios:

59 : pelo GERAES: Abrangência: impacta o programa ou impacta áreas além do programa que está inserido ; Stakeholders envolvidos: externos à Secretaria mas internos ao governo ou externos ao Governo ; Custo: apresenta impacto de mais de 20% do custo do projeto ;

60 : pelo GERAES: Imagem do governo: gera pressão da sociedade civil organizada ou gera pressão da mídia ; Quando a nota do risco for maior ou igual a 6 e não se encaixar em nenhuma das situações anteriores o NCGERAES poderá escolher qual risco deve monitorar.

61 : pela AGEI: Demais que não se enquadrem nas definições de monitoramento pelo GERAES e que apresentam nota de classificação maior que 2, sem perder de vista os monitorados pelo NCGERAES!.

62 : O follow-up dos será tratado nas reuniões já existentes: Pré-status dos Projetos Estratégicos; Status Report do programa; Reunião Gerencial; e Reunião de Comitê de Resultados. No entanto, o monitoramento deve ser feito constantemente, pois os planos de ação podem não respeitar a periodicidade das reuniões.

63 : É muito importante a verificação de mudanças nas condições e/ou possíveis consequências causadas pelo risco;

64 : Reavaliação constante dos ; Finalização e avaliação da efetividade da contramedida tomada, criando assim um histórico capaz de subsidiar novas tomadas de decisão; Inserção de novos identificados na execução do projeto; Adaptação das contramedidas previamente definidas caso necessário.

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66 Obrigado!

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