MANUAL DO SUPERGED MANUAL SUPERGED
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- Otávio Beppler Meneses
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2 MANUAL SUPERGED Esclarecimentos Iniciais O programa Superged foi concebido a partir da necessidade de diminuir os erros cometidos na emissão de notas fiscais, recibos e demais documentos nos recebimentos de serviços prestados ao Sebrae, na condição de prestadores de serviços de consultoria, instrutoria e outras contratações. Portanto, esta aplicação destina-se facilitar a emissão dos documentos destinados aos recebimentos e, como consequência, promover um avançado controle de todos elementos envolvidos, desde a emissão das cartas contratos, como as datas de recebimentos e consultores envolvidos. Apesar de ter foco nas contratações com o Sebrae nada mpede de se controlar contratações com outras empresas, mediante a devida adequação das informações nele inseridas, sem necessidade de alterações no cerne da aplicação. Vale esclarecer, no entanto, que a aplicação não emite nota fiscal, mas elabora o texto a ser copiado e colado na nota fiscal, evitando divergências indesejadas. O desenvolvimento desse sistema ainda é uma iniciativa amadora. Com as contribuições dos diversos usuários ele poderá ganhar traços profissionais e atender a outras necessidades. O banco de dados utilizado na aplicação é Microsoft Access. No entanto, a máquina do usuário não precisa ter esse programa instalado, pois o instalador do Superged promove as devidas adaptações. O sistema foi concebido para uma ou mais empresas, sendo que a versão para uma só empresa foi denominada de Superged Mono Empresa e a versão destinada a controlar mais de uma empresa foi denominada Superged Multi Empresas. Quanto custa o Superged O Superged está sendo disponibilizado gratuitamente para uso na forma em que se encontra. Apenas se o usuário necessitar de adaptações o sistema será cobrado pelo preço sugerido para o mercado. Isso não impede que o usuário faça espontaneamente qualquer doação. Se esse for o seu interesse, basta enviar um para wstech@wstech.com.br, que a equipe de produção aceitará de bom grado. Caso o usuário pretenda adaptações para uoso definitivo basta entrar em contato pelo wstech@wstech.com.br que a proposta de adaptação e venda será enviada. Condições Requeridas para rodas o sistema. O Superged roda em qualquer máquina que tenha instalado o Microsoft Windows, a partir da versão 97 e o mínimo de 2 mega de memória. Manual do Superged Página 2
3 Para que serve, na prática, o Superged Este sistema tem como controle principal o número da carta contrato emitido pela empresa contratante, no caso, o Sebrae. Apesar disso, contratações de outras empresas podem ser controladas, desde que o usuários preencha informações compatíveis. A lógica do sistema é cadastrar todos os dados da carta contrato e, a partir de então, controlar todas as informações nela contidas, através do armazenamento em banco de dados. No momento de emitir a nota fiscal, o usuário gera um texto que, depois de formatado e ajustado é colado no corpo da nota fiscal, no sistema próprio do município correspondente. Depois disso, poderá ser controla a data de pagamento, o valor líquido, os impostos retidos, os pagamentos pendentes com e sem notas fiscais emitidas, entre outras informações. Além disso, exitem dois outros módulos que facilitam sobremaneira os controles da empresa: um deles é o controle de impostos pagos em guias (aquele que o contador emiti o DARF); o outro é o controle dos pagamentos realizados a consultores, vinculando-os às cartascontratos. Instalação Após baixar o arquivo correspondente a sua necessidade (SupergedMono para controlar apenas uma empresa; SupergedMulti para controlar mais de uma empresa), execute o arquivo e proceda a instalação do sistema, a qual é semelhante a qualquer outro sistema. Se o instalador pedir senha, envie um para wstech@wstech.com.br com o assunto solicitação de senha, que enviaremos com prazer. Esse controle é apenas para sabermos a quantidade de usuários que se interessa ou utiliza o sistema. Caso queira mudar o diretório destino da instalação, basta alterar no momento em que o mesmo é apresentado. O instalador criará no seu desktop um atalho. O sistema é multiusuário, ou seja, ele pode ser utilizado em rede, por mais de uma pessoa no mesmo instante. Utilizando o sistema Ao pressionar o atalho pela primeira vez, surgirá a tela abaixo, a qual contém uma série de informações que não vem ao caso nesse momento. Apenas dê um clique na linha abaixo do texto: Diretório do banco. Feito isso, surgirá na mesma linha o diretório no qual a aplicação está instalada. Essa operação corresponde a criar o banco de dados aonde serão armazenadas todas as informações digitadas. Manual do Superged Página 3
4 Em seguida surgirá outra tela conforme abaixo, pedindo para confirmar a informação. Confirme e verá surgir nova tela, conforme apresentada abaixo. Pressione no símbolo verde e mais uma tela surgirá para eu você confirme a informação. Manual do Superged Página 4
5 Ao confirmar ainda aparecerá outra tela, informando que não existe banco de dados, e se ele deve ser criado. A resposta é SIM. Nesse caso a resposta é sim, mas é bom ficar atento, pois durante o uso do sistema pode acontecer dessa pergunta aparecer e a resposta certa poderá ser NÃO, pois isso poderá apagar todas as informações existentes no banco de dados em uso. Por essa razão, sempre deverá ter cópia do banco de dandos guardado em outro diretório, sempre que fizer alterações. Após pressionar SIM, a tela que surgirá, será a de controle de acesso, a qual solicitará ao usuário que coloque o seu nome (login) e a respectiva senha, a qual lhe foi atribuída pelo supervisor do sistema. A partir da segunda vez que usar o sistema essa será a tela que aparecerá sempre. Vale lembrar que um login e uma senha já vem no sistema: o login é Z e a senha também é Z. Recomendamos alterar essa senha imediatamente após o primeiro acesso. Em algumas versões poderá conter login supervisor e senha superged. Após colocar o login e a senha basta perssional o botão onde tem um símbolo verde. Pronto, você acesso ao superged. Informados o login e a senha o sistema poderá perguntar ainda se deve reparar o banco de dados. É sempre bom aceitar essa providência para que os dados se rearrumem, caso tenha havido alguma alteração decorrente de alguma queda de tensão ou falta de energia durante o uso do sistema ou outra ocorrência inusitada. Manual do Superged Página 5
6 Ultrapassada a fase de reorganização dos arquivos, surgirá a tela de entrada do sistema, onde constam os menus, ícones e os comandos do sistema e sua a logomarca. Agora é hora de iniciar os trabalhos. O menu principal do sistema mostra as seguintes opções: Movimento, Cadastro, Consultas, Parâmetros, Relatórios, Arquivo, Editar, Exibir, Janela e Ajuda. Alguns itens contidos dentro desses menus também são mostrados em destaque na última linha, antes da imagem da logomarca do sistema. São eles: Editar, Cartas Contratos, Pagamentos, Impostos Guias e Consultas, além de Backup. Vamos analisar e aprender a usar cada um deles, começando pelo pelo começo, ou seja, o Cadastro. Os primeiros passos Para abrir qualquer janela para digitar dados deve-se clicar no menu superior (horizontal) ou o menu visual e escolher a janela de dados desejada (cartas-contrato, pagamentos, impostos em guias e consultas), conforme consta abaixo. Manual do Superged Página 6
7 Outra dica relevante é que a maioria dos itens que aparecem no menu superior também fazem parte do menu visual abaixo. Aberta uma janela de dados, o primeiro passo é acionar o ícone, que fica na parte superior do sistema e compõe um menu com uma série de ferramentas. Essa ação abrirá o primeiro registro da tabela que se deseja alimentar, incluir dados. É importante frisar que ao entrar no sistema e, tendo a necessidade de alterar os dados nele contidos, isso só será possível se pressionar antes o botão, no menu acima. 1. Cadastro Todo sistema possui informações que são permanentes e evitam que o usuário cometa erros. Por exemplo: cada usuário, se tivesse ampla liberdade para escrever o nome de uma cidade o faria de diversas formas. A cidade de Teresina poderia ser escrita de diversas formas: Teresina, Terezina, Theresina, etc. Para evitar isso criou-se o sistema de tabelas, onde se cadastra uma única vez o nome de uma cidade ou outro dado que se precise utilizar com frequência, e sempre que necessário se busca essa informação. Assim, o menu cadastro é aonde se encontram quase todas as tabelas do sistema, sendo o preenchimento de todas elas a primeira atividade e requisito para se utilizá-lo. Os campos são consequências dos dados contidos nas cartas contratos emitidas pelo Sebrae. As tabelas são as seguintes: Consultores Permite, de forma resumida, o cadastro de todos os consultores da empresa. Caso haja interesse, os demais dados dos consultores poderão ser inseridos. Manual do Superged Página 7
8 Contratante Tabela onde se inclui os nomes das contratantes (Sebrae e suas filiais ou outras organizações). Inclui o nome reduzido da empresa Sebrae, Anpei, Senai, etc. Área do Conhecimento Insere-se nessa tabela a área do conhecimento constante da carta-contrato. Sub-área do conhecimento Insere-se nessa tabela a sub-área do conhecimento constante da carta-contrato. Cidades Cadastra-se tantas quantas cidades sejam necessárias, ou seja, onde a empresa prestará serviço. Manual do Superged Página 8
9 IN SEBRAE - Instrução Normativa Sebrae Em alguns Estados o Sebrae utiliza uma tabela de pagamento de horas que enquadra o tipo de trabalho realizado (Consultoria, Instrutora, Palestra, etc). Caso não seja necessário preencher, basta deixar em branco. Programa Cadastre-se nessa tabela o programa que está sendo utilizado para contratar, como por exemplo SEBRAETEC. Pode também usar o SGC como se fosse um programa. Favorecido Nessa tabela se cadastra a empresa que está sendo beneficiada com a consultoria. Pode também ser um setor ou um grupo de pessoas ou o próprio Sebrae, quando o trabalho é feito por consultores dentro do Sebrae. Manual do Superged Página 9
10 Natureza contratação A natureza da contratação implica no tipo de imposto municipal que será cobrado. Portanto, as possibilidades até então utilizadas são: consultoria, instrutoria e palestra. Essa informação vai aparecer no recibo a ser enviado ao Sebrae na hora do pagamento do trabalho. Setor demandante Aqui se informa qual o setor do Sebrae que está demandando a consultoria. Características dos impostos O módulo de controle de impostos pagos através de guias necessita identificar os nomes dos impostos e também o código perante as respectivas receitas federal e municipal. Por exemplo: COFINS é a sigla; e o seu código junto a receita federal é Contratação Reduzido O objeto da contratação contido na carta-contrato geralmente é um texto muito longo e tem o seu espaço próprio. Mas para agililzar a localização e a formalização de relatórios, criou-se um nome reduzido para a contratação. Por exemplo: Planejamento Estratético, Pesquisa de Mercado, Registro de Patente, etc. Manual do Superged Página 10
11 2. Tabelas de Parâmetros As próximas 3 tabelas foram colocadas em um menu separadamente porque possuem uma característica própria. A informação contida nelas é única, só é cadastrada uma vez e é utilizada em diversos locais. Tanto que elas não existe sequencial. Somente no sistema Multi- Empresas podemos cadastrar mais de uma empresa, etc. Dados da Empresa Superged Mono-Empresa As informações dessa tabela são corriqueiras e auto-instrutiva, motivo pelo qual não será dada orientação sobre o seu preenchimento por entender não ser necessário. Dados da Empresa Contratada Superged Multi-Empresas As informações dessa tabela são corriqueiras e o preenchimento auto-instrutivo, motivo pelo qual não será dada orientação sobre o seu preenchimento por entender não ser necessário. A diferença para a tabela acima é a existência de um código sequencial para outras empresas. Manual do Superged Página 11
12 Conta corrente Superged Mono-Empresa Nessa tabela devem ser informadas as contas correntes nas quais os respectivos créditos dos serviços prestados devem ser efetuados pela contratante. Conta Corrente Superged Multi-Empresas Nessa tabela devem ser informadas as contas correntes nas quais os respectivos créditos dos serviços prestados devem ser efetuados pela contratante. Alíquota dos impostos Superged Mono-Empresa O sistema calcula automatica os impostos a serem recolhidos pelo contratante. Para tanto é necessário informar as alíquotas correspondentes. Manual do Superged Página 12
13 Vale salientar que este sistema está configurado para trabalhar exclusivamente com empresas optantes por pagamento de seus impostos com base no LUCRO LÍQUIDO, já que a maioria das empresas de consultoria utilizam esse formato. Alíquota dos Impostos Superged Multi-Empresas O sistema calcula automatica os impostos a serem recolhidos pelo contratante. Para tanto é necessário informar as alíquotas correspondentes. Vale salientar que este sistema está configurado para trabalhar exclusivamente com empresas optantes por pagamento de seus impostos com base no LUCRO LÍQUIDO, já que a maioria das empresas de consultoria utilizam esse formato. 3. Tabelas de Movimento Este é o módulo de cadastramento de todas as informações da carta contrato. Quase todos os campos desta aba vão buscar as informações cadastradas nas tabelas que foram alimentadas anteriormente. Lançamentos de Contratos (Cartas-contrato) aba dados do contrato e da contratante Ao acionar o ícone acima citado, o sistema cria um número sequencial e permite que todos os demais campos sejam cadastrados. Todas as informações a serem incluídas estão na carta contrato. O campo seguinte à sequência é o número da carta contrato, a qual deve ser cadastrada exatamente como consta no formulário enviado pelo Sebrae, a partir do SGC. A terceira informação é o código do consultor, enquanto a quarta é o nome do mesmo consultor. Manual do Superged Página 13
14 As demais informações são a continuidade da carta contrato, motivo pelo qual não será necessário orientar o seu preenchimento pois o formulário é auto-instrutivo. Lançamentos de Contratos (Cartas-contrato) aba dados financeiros A aba de dados financeiros merece um cuidado maior, pois representa o sucesso completo no suporte à emissão da nota fiscal. Manual do Superged Página 14
15 Esse é o detalhe de cada campo: Dta C. Contrato Informar a data da carta-contrato, ou seja, a data que entrou no SGC e deu o ACEITE. É a mesma data do Aceite. Qtd. Parcelas Informar a quantidade de parcelas, quando o contrato for parcelado. Total horas Informar a quantidade total de horas do contrato. Por exemplo, se for em 12 parcelas, o número a ser colocado é 12. Valor contrato Valor total do contrato, considerando a soma de todas as parcelas. GED É o número obtido ao assinar a carta contrato junto ao sistema de assinatura de cartas contrato. Dta relatório É a data que foi postado o relatório no SGC. Esta parcela Refere-se à parcela que está sendo contratada no mês. Ao mesmo tempo que cadastra o contrato o usuário cadastra também a primeira parcela. As demais parcelas devem ser cadastradas imediatamente, usando o mesmo número de carta contrato. Existe um recurso no sistema que repete um registro para inclusão de mais parcelas. Basta pressionar a tecla F3 para que os dados sejam repetido após a inclusão do último registro. Aí o usuário altera os dados como Esta Parcela, valor da parcela, etc. Valor hora É o valor da hora do contrato. Qtd Horas É a quantidade de horas da parcela. Valor parcela Esse campo não é editável. O valor surgirá como multiplicação da quantidade de horas e valor da hora. Manual do Superged Página 15
16 Tranp/Hosp É o valor pago pelo Sebrae para cobrir despesas de viagem (transporte, hospedagem, etc). Total parcela É a soma do valor da parcela, com as despesas de transporte. Corresponde ao valor total da consultoria e o mesmo que constará da nota fiscal. Valor NF Esse valor deve ser digitado. Ele aparece como sugestão mas precisa observar se está igual ao valor da parcela. Impostos Os impostos são calculados ou não, dependendo da vontade do usuário. Para isso necessita marcar o quadrículo que fica ao lado de cada um deles. O cálculo só ocorrerá se o valor da nota fiscal for preenchido e as alíquotas tiverem sido preenchidas na tabela alíquotas de impostos. O ISS é o único imposto que pode ser alterado nessa tabela, pois ele varia conforme o tipo de serviço (consultoria = 5%, instrutoria = 3% e palestra (dependendo do município) = 5%). O valor de cada imposto só vai aparecer depois que o registro for salvo. Total dos impostos Esse campo calcula automático e corresponde à soma dos impostos. Número da NF Deverá ser informado o número da Nota Fiscal quando se receber autorização para encaminhar a documentação Sebrae. Data NF Informar a data de emissão da nota fiscal Líquido NF Corresponde ao valor da nota fiscal menos os impostos a deduzir. Nota Fiscal Ativa? Alguns contratos são cancelados mesmo após emitir a nota fiscal, em virtude de motivos diversos. Nesses casos deve ser desmarcado o quadrículo para que o valor não conste nos relatórios como pendência. Manual do Superged Página 16
17 Trabalho cancelado? Há trabalhos que são cancelados antes de emitir nota fiscal. Para manter controle desses contratos basta marcar o quadrículo caso haja o cancelamento antes da nota fiscal. Data receb Data em que ocorrer o pagamento da consultoria pela contratante. Valor recebido Lançar o valor creditado na conta da empresa, o qual deve ser igual ao líquido previsto. Pagamentos a Consultores Tabela destinada a registrar os pagamentos feitos pela empresa para trabalhos realizados a consultores após a realização dos trabalhos. Impostos pagos em guias Nem todos os impostos são retidos diretamente na nota fiscal. Além do mais, os que são retidos são apenas parte, devendo a diferença ser paga diretamente pela empresa. Mensalmente o contador manda as guias para pagamento. Essas guias, após pagas podem ser controladas através dessa tabela. Manual do Superged Página 17
18 4. Consultas Em contrução 5. Relatórios Recibo Sebrae É o recibo a ser impresso ao Sebrae, o qual acompanha a nota fiscal e a declaração de que o sócio executou o serviço, quando for o caso. O sistema gera automaticamente, com base nas informações inseridas da carta-contrato. Declaração Serviços Sócio É a declaração de execução de serviços pelo sócio, a qual acompanha a nota fiscal. O sistema já tem ela pronta. Texto Nota Fiscal O sistema gera um texto que deve ser organizado e formatado, o qual deve ser colado no sistema de emissão de notas fiscais da Prefeitura Municipal. Isso elimina qualquer possibilidade de divergência entre o recibo e a nota fiscal. Contratos Recebidos Esse relatório lista todos os contratos recebidos no período que será solicitado. Contratos Recebidos Consultor Esse relatório é igual ao anterior, com a vantagem de trazer o recebimento separado por cada consultor da empresa. Contratos em Aberto Sem Nota Fiscal Relatório que demonstra os contratos que estão em aberto e que ainda não teve nota fiscal emitida e encaminhada ao contratante. Contratos em Aberto Com Nota Fiscal Este relatório indica quais contratos estão em aberto, mas com nota fiscal emitida e encaminhada para o contratante. Contratos em Aberto Todos Todos os contratos em aberto, incorporando as duas opções anteriores e todos que eventualmente possam ter ficado de fora da seleção. Isso protege algum erro de digitação de data. Manual do Superged Página 18
19 Impostos Retidos O relatório apresenta por tipo, cada um dos impostos retidos. Impostos Pagos em Guias Todos os impostos pagos em guias são apresentados por tipo nesse relatório. Contratos Cancelados Os contratos cancelados por alguma razão são apresentados nesse relatório. Pagamentos a Consultores O relatório aponta todos os pagamentos feitos a consultores. Horas por Consultor A empresa poderá controlar através desse relatório a quantidade de horas prestada por consultor e por empresa favorecida. Horas por Favorecido As horas de consultoria prestadas por cada consultor por favorecido e por trabalho realizado. É para esse fim que se cadastra o objeto da contratação de forma reduzida. Muitos outros relatórios poderão ser montados a partir do prório sistema, fazendo-se o que se chama de filtragem, ou seja, a montagem dos dados que se deseja. Basta manusear os recursos oferecidos pela tela que antecede cada relatório. Pressionando a imagem do funil que aparece abaixo, surgirá outra tela que permitirá a filtragem. É a imagem seguinte. Manual do Superged Página 19
20 6. Arquivo Em construção Manutenção de senhas 7. Editar, Exibir, Janela e Ajuda Manual do Superged Página 20
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