Gestão de Conflitos e Negociação AULA 3. Temas: O contato inicial e a exploração

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1 Gestão de Conflitos e Negociação AULA 3 Temas: O contato inicial e a exploração

2 A primeira fase de uma negociação é aquela em que se buscam maiores informaçõessobre os possíveis interlocutores e as suas instituições. É também quando se iniciam os contatos, normalmente por telefone ou por meio de uma pessoa da rede de contatos. No entanto, antes de iniciarmos o contato com um potencial parceiro, é importante levantar informações (exploração) oriundas de várias fontes, como a imprensa, a internet e os contatos pessoais, para tentarmos identificar oportunidades para nós e para a outra instituição, tais como um convênio para estágio dos estudantes da graduação ou um campo de pesquisa para os alunos da pós.

3 Uma boa fonte de informações, frequentemente desprezada, são as pessoas da própria instituição, principalmente as que têm contato direto com os usuários. Pessoas em contato com o usuário, com frequência, enxergam efeitos de mudanças e decisões importantes, como a de contratar pessoas para novas atividades, construir prédios novos, e oportunidades de novas parceiras. É importante manter um diálogo com essas pessoas e incentivá-las a trazerem informações sobre possíveis oportunidades que tenham identificado para a instituição.

4 Durante a análise de informações, é importante que seja avaliado se o que se pretender obter da parceria contribuirá efetivamente para a nossa própria organização e se temos condições de proporcionar valor ou não para a outra instituição. Essa fase normalmente precede uma reunião inicial. No entanto, a existência do problema ou da oportunidade não necessariamente implica que a outra parte queira fazer alguma coisa a respeito. Exemplo disso ocorre em empresas privadas em que, embora paguem altos custos de manutenção em máquinas antigas e que poderiam, com o mesmo montante de dinheiro, adquirir máquinas mais nova se com garantia de um ano, os negociadores relutam em levar a negociação adiante porque há pessoas que acham que o processo todo seja muito complicado ou trabalhoso.

5 Nessas condições, observamos que, apesar de a negociação ser vantajosa para a empresa, quando algumas pessoas se mostram insensíveis aos argumentos apresentados, elas comprometem o avanço das negociações. Nesse tipo de situação, o acesso a outras pessoas da organização, aquelas que sejam mais sensíveis aos argumentos financeiros, faz a negociação desenrolar-se com o mais amplo sucesso. Todavia, outros argumentos, que não somente os financeiros, não devem ser desconsiderados, uma vez que podem ser importantes para outras pessoas da instituição. Portanto, devemos buscar também essas pessoas para obter maior apoio à solução na instituição com a qual estivermos negociando.

6 O negociador deve usar sua rede de relacionamentos. O contato inicial deve ser feito, sempre que possível, por meio das pessoas que conhecemos e que conheçam outros colegas ou amigos das organizações com as quais queremos negociar.

7 Nessas circunstâncias, há uma tendência ou uma preferência por contatos que venham por meio da própria rede de relacionamentos dos interessados por vários motivos, entre os quais destacamos o seguinte: Eles tendem a confiar mais em pessoas recomendadas por conhecidos, ou seja, há transferência de credibilidade; Os amigos e os colegas tendem a trazer oportunidades que julgam interessantes; Se há uma relação de amizade entre o interlocutor e aqueles que servem como intermediários para um contato, estes últimos tendem a permitir o acesso aos primeiros somente quando estão certos de que quem solicitou o contato não será inconveniente ou incômodo em relação ao interlocutor.

8 Nessa situação, se a pessoa que recomenda alguém tem algum tipo de relação com seu interlocutor, este, por consideração àquele que recomendou, será mais flexível e mostrará mais disposição em receber o indivíduo que foi objeto de recomendação. É fundamental, porém, lembrar que, nessa condição, o recomendado conseguiu apenas uma porta de entrada mais acessível, além do tempo e da consideração do interlocutor. Portanto, deve usar esta porta de forma inteligente e proveitosa, respeitando a consideração que este teve ao dispor de tempo para conversar com ele.

9 Na dinâmica dos contatos, há aqueles em que não conhecemos a pessoa com quem vamos falar e também não há ninguém que possa fazer a ponte entre nós e o nosso interlocutor. Utilizamos nessas situações, principalmente, ligações telefônicas, conhecidas como cold calls, na língua inglesa, normalmente traduzida como ligações a frio. Normalmente esses contatos por telefone têm como objetivo interessar o interlocutor pelo negociador, pela organização, por seus produtos e serviços. Isso precisa ser feito de tal forma que consigamos marcar uma reunião para apresentar mais detalhes sobre o assunto. Devemos ter em mente que haverá um tempo muito curto para convencer a pessoa a nos receber; por isso, uma boa preparação antes desse contato é essencial.

10 Uma das formas mais conhecidas para nos prepararmos para uma ligação a frio é a técnica chamada de papo de elevador, muito difundida nos Estados Unidos da América, onde é conhecida como elevator spitch. Para podermos compreendê-la, vamos nos imaginar em uma situação como a que vamos simular: Ao entrarmos em um elevador, encontramos justamente aquela pessoa com a qual queríamos conversar e não havíamos conseguido até o momento. Ela nos cumprimenta e aperta o botão do décimo andar. A partir deste momento teremos dez andares para dizer quem somos, o que nossa empresa faz e de qual forma específica nós e nossa empresa poderíamos agregar valor para aquele cliente em particular.

11 É muito importante que nessa breve conversa façamos uso de uma linguagem o mais próxima possível daquela usada pelo nosso interlocutor no dia-a-dia. Tudo isso com o objetivo de conseguir que esse possível cliente abra um espaço em sua agenda para nos receber e tratar do assunto com mais detalhes; portanto, devemos ser concisos e objetivos. Essa abordagem, e isso é um fator de alta relevância, deve ser realizada na linguagem do interlocutor. Isso deve ser feito de uma forma que, além de ele compreender, esteja de acordo com a realidade por ele vivenciada e as necessidades que apresenta.

12 GESTÃO DE CONFLITOS E NEGOCIAÇÃO AULA 3

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