BANCO DE IDÉIAS DO PROJETO ECOBRASKEM: UMA FERRAMENTA PARA GESTÃO DE OPORTUNIDADES

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1 BANCO DE IDÉIAS DO PROJETO ECOBRASKEM: UMA FERRAMENTA PARA GESTÃO DE OPORTUNIDADES LAYSA LIMA 1, VICTÓRIA SANTOS 2, ALAN QUADROS 3, RICARDO KALID 4, ASHER KIPERSTOK 5, EMERSON SALES 6, KARLA OLIVEIRA ESQUERRE 7, RODOLFO SCHUBACH 8 Temas de Gestão Gestão de Oportunidades 1 Estudante de Engenharia Sanitária e Ambiental, UFBA, Bolsista do Projeto ECOBRASKEM; lay.lima@yahoo.com.br 2 Estudante de Engenharia Química, UFBA; Bolsista do Projeto ECOBRASKEM, victoria_ens@yahoo.com.br. 3 Estudante de Ciência da Computação, UFBA; Bolsista de Informática, alanquadros@gmail.com. 4 Vice-coordenador do Projeto ECOBRASKEM e Professor do Departamento de Engenharia Química da UFBA; kalid@ufba.br. 5 Coordenador do Projeto ECOBRASKEM e do Programa de Pós-Graduação em Tecnologias Ambientais nos Processo Produtivo; asher@ufba.br. 6 Pesquisador do Projeto ECOBRASKEM e Professor do Instituto de Química da UFBA; eas@ufba.br. 7 Pesquisadora do Projeto ECOBRASKEM; karla.esquerre@gmail.com 8 Engenheiro de SSMA da Braskem/UNIB, rodolfo.schubach@braskem.com.br. A otimização ambiental de indústrias envolve um extenso trabalho de identificação de oportunidades de melhorias nos processos produtivos; assim, a gestão dessas oportunidades torna-se atividade decisiva para o aproveitamento do potencial criativo de participantes e colaboradores. Este estudo objetiva o gerenciamento de idéias para melhorias operacionais numa planta industrial do Pólo Petroquímico de Camaçari. Inicialmente, desenvolveu-se uma ferramenta, apropriadamente denominada Banco de Idéias - um ambiente de acesso fácil e seguro para registro das idéias provenientes de integrantes da empresa e universidade. Com a divulgação do Banco em reuniões e seminários internos, idéias passaram a ser cadastradas, sendo que, atualmente, tem-se cerca de noventa idéias categorizadas com base em relatos técnicos. Após o cadastro das oportunidades, as mesmas foram submetidas à avaliação com relação aos investimentos e impactos ambientais concebidos pela implementação das mesmas. Para realizar esta etapa, elaboraram-se questionários nos quais critérios como: Redução do consumo de água, Facilidade de implementação e Investimento estimado foram avaliados. Em entrevistas, profissionais de cada área responderam os questionários computando-se a média dos resultados na Matriz Avaliação de Idéias desenvolvida em Excel. Os dados dessa matriz geraram um gráfico em Origin - demonstrativo das oportunidades, a partir do qual as idéias prioritárias foram identificadas.

2 1. INTRODUÇÃO Durante o andamento de projetos, é freqüente a proposição de novas idéias para o trabalho. Muitas vezes, essas sugestões se apresentam viáveis e, sendo assim, agregariam valor aos projetos caso fossem implementadas (em alguns casos, determinam o sucesso dos mesmos). O fato é que, embora freqüentes, raramente essas sugestões são aproveitadas devido à não existência de um sistema que proporcione o registro, armazenamento e gerenciamento das mesmas. Com isso, o potencial criativo dos participantes e colaboradores do projeto torna-se sub-utilizado. A ferramenta Banco de Idéias surgiu para suprir essa demanda. Ela possibilita que pessoas registrem suas sugestões enquanto uma equipe (ou indivíduo) se responsabiliza pelo gerenciamento das mesmas. Dessa forma, a análise do potencial das propostas sugeridas torna-se possível. Neste trabalho, entende-se como idéia a livre elaboração intelectual do autor que culmina na proposição de uma sugestão, enquanto oportunidade é a idéia que apresenta viabilidade de implantação, ou seja, sua implantação é oportuna as circunstâncias são favoráveis à mesma. Em 2003, no Projeto Braskem-Água (Teclim-UFBA, 2003/2004) foi desenvolvido o Banco de Idéias do Projeto Braskem-Água, cujo gerenciamento era atributo de uma equipe alocada para tal atividade. Desse banco, várias idéias sugeridas foram selecionadas para estudo no decorrer da segunda versão desse projeto, o Projeto Ecobraskem (Teclim-UFBA, 2005/2006). Neste, a ferramenta continuou sendo utilizada. Mais do que isso, ela foi aperfeiçoada. Por esta razão, várias modificações ocorreram até alcançar seu formato atual: um banco de dados digital, acessado via internet para cadastramento, armazenamento e avaliação das sugestões registradas. No Banco de Idéias podem ser encontradas sugestões propostas por profissionais do meio acadêmico bem como por àqueles que trabalham na área de operação na indústria. Proposições partiram também do comum acordo entre membros acadêmicos e operadores de área na indústria, utilizando-se do melhor de seu cotidiano: o meio acadêmico com suas teorias fundamentadas e o meio industrial com a observação prática do que pode ser feito com viabilidade na

3 indústria. Certamente, esta é uma característica positiva de integração implantada ainda na época do Braskem-água e que foi intensificada no Ecobraskem. Neste artigo são apresentados os resultados de pesquisa quanto ao desenvolvimento e operacionalização do Banco de Idéias. Na Sessão 2 são apresentados os procedimentos relacionados ao método operacional do banco, ou seja, como se dá a sua utilização e como esse se encontra estruturado. Na Sessão 3 é são detalhados os resultados do trabalho, inclusive modificações realizadas na estrutura do Banco no decorrer do trabalho e um exemplo de aplicação. As conclusões e sugestões para continuação do trabalho são apresentadas na Sessão 4 2. METODOLOGIA 2.1. Estruturação do Banco de Idéias A estruturação do Banco de Idéias dá-se em cima de formulários eletrônicos, que se comunicam com uma base de dados, onde as informações de cada idéia, projeto e usuário ficam armazenadas. Nesses formulários, as seguintes informações devem ser fornecidas pelo proponente (autor): Dados referentes à idéia. O autor fornece dados pessoais para contato e insere o título da idéia, sua área de aplicação e o estágio do processo no qual deverá ser implementada. Nessa sessão também ficam armazenados a data e o horário de inserção da idéia. O preenchimento dos campos do formulário referentes a tais informações é obrigatório. Descrição/exposição da oportunidade. Nesta etapa o autor descreve sua idéia como lhe convier. Há também espaços para o proponente registrar o investimento e os impactos financeiros estimados, bem como para anexar arquivos associados à idéia proposta. Outros campos de preenchimento se referem aos resultados, dificuldades e ganhos que a implementação da idéia proporcionaria. Nessa etapa, o único campo obrigatório é a descrição da idéia. A não obrigatoriedade de preenchimento de alguns campos do formulário de inserção da idéia tem como objetivo motivar o autor a registrar sua sugestão mesmo que esta ainda não esteja totalmente elaborada. Dessa forma, o mesmo não se sente desestimulado em contribuir por não apresentar todos os dados a respeito da idéia.

4 Por ser uma ferramenta também utilizada em outros projetos, as idéias são segmentadas por projeto, de forma que as informações de um projeto são confidenciais e restritas a ele. Cada projeto tem seus membros cadastrados no sistema, e cada membro, acessa o banco de acordo com sua respectiva restrição. Os usuários estão divididos em três grupos de diferente restrição: o grupo dos leitores, que tem acesso somente-leitura às idéias e podem responder os questionários do projeto do qual faz parte; o grupo dos colaboradores que, além de lerem as idéias, podem também inserir novas idéias e comentários; e, por fim, os coordenadores, os quais podem ler, inserir, excluir e editar idéias e comentários, bem como atribuir permissões para os usuários participantes do projeto, e também gerar relatórios sobre as avaliações das idéias. Além das informações relativas às idéias descritas no formulário de cadastro da mesma, o banco de idéias também dispõe de informações sobre os seus usuários e projetos. No caso dos usuários, através do sistema pode-se consultar a freqüência de acesso de cada usuário ao banco, além de informações pessoais sobre o usuário, como foto, , nome completo, telefone e etc. Quanto aos projetos, há uma breve descrição dos mesmos, constando o nome e as empresas parceiras que os financiam. O Banco de Idéias foi desenvolvido sobre plataforma livre (Linux, PHP, Apache e MySQL) e, atualmente, utiliza de tecnologia WEB 2.0, possibilitando, através de AJAX, o envio de mensagens eletrônicas e o upload de arquivos, gerando assim um maior grau de interatividade com o usuário. A estruturação atual foi desenvolvida a partir de uma versão anterior, a qual possuía algumas falhas que dificultavam, por exemplo, a operação do banco e limitava a capacidade de divulgação e de interação da equipe desenvolvedora do projeto com os usuários. Algumas das modificações realizadas para aprimoramento do Banco são apresentadas no Sessão 4, Resultados e Discussões Operacionalização A operação do Banco de Idéias do Projeto Ecobraskem pode ser dividida em dois momentos. O primeiro é referente ao registro das sugestões por parte dos usuários e o segundo ao gerenciamento realizado por uma equipe. Os atributos dos usuários consistem no cadastramento de suas idéias e na verificação periódica do estado da mesma, cobrando da equipe gestora o

5 andamento dos estudos. Por outro lado, a equipe gestora deve fazer a divulgação do Banco, identificar e corrigir falhas nas idéias já registradas, promover e publicar a avaliação das idéias, bem como seus resultados, e identificar fonte de melhorias nesse processo viabilizando-as. Tais atividades serão detalhadas a seguir. Divulgação Refere-se ao ato de tornar a ferramenta conhecida. O público-alvo corresponde aos integrantes e colaboradores do projeto, incluindo engenheiros e operadores da empresa. A divulgação é realizada, atualmente, seguindo duas estratégias: (1) apresentação formal da ferramenta em seminários, cursos e palestras do projeto, e (2) envio de mensagem eletrônica contendo texto explicativo e convidando a pessoa a usar a ferramenta. Identificação e correção de falhas Como todas as idéias podem ser acessadas e visualizadas por todos os usuários, e serão submetidas à avaliação, a linguagem das mesmas deve ser compreensível para todos. Por isso, um dos atributos da equipe gestora é identificar textos confusos, ou com equívocos na linguagem e, posteriormente, alterá-los, tornando-os mais elucidativos. Embora os textos possam sofrer alterações, o sentido original dos mesmos é mantido. Quando necessário, a equipe recorre ao próprio autor da idéia para confirmar o objetivo do texto. Identificação de fontes de melhorias As necessidades de aprimoramento da ferramenta são oriundas de observações da equipe e demais integrantes do projeto, bem como dos demais usuários, com relação ao seu modo de funcionamento. Essas necessidades consistem em pontos nos quais existem falhas que precisam ser corrigidas ou em sugestões de melhorias na operação, estrutura, linguagem, etc. da ferramenta (sem necessariamente serem falhas). Como exemplo tem-se que durante a operação do banco, observou-se que o ordenamento das idéias em sua página inicial seria mais motivador se elas estivessem listadas em ordem decrescente, pois, dessa forma, logo que o banco fosse acessado, o usuário verificaria rapidamente o número de idéias já cadastradas

6 e se sentiria estimulado a registrar suas idéias. Além disso, essa simples alteração facilitaria o trabalho da equipe gestora no momento de apresentar o andamento em reuniões do projeto e mesmo quando nas apresentações de divulgação da ferramenta. Com isso, providenciou-se essa alteração e seu resultado foi comprovado. Promoção da avaliação das idéias O objetivo da etapa de avaliação é justamente identificar as idéias com maior potencial de tornarem-se oportunidades. Inicialmente, as idéias são agrupadas de acordo com a área da empresa à qual se referem (por exemplo, idéias referentes à área de produção de aromáticos). Concomitantemente, a equipe gestora seleciona funcionários da empresa e formam grupos que avaliarão as idéias concernentes às suas respectivas áreas. Quando a idéia refere-se a mais de uma área da planta industrial, ou é aplicada à empresa como um todo, o grupo de avaliadores da mesma é composto por pesquisadores integrantes do projeto e funcionários da empresa que tenham conhecimento integral dos processos produtivos. Após a seleção dos avaliadores, estes são convidados pela equipe gestora utilizando mensagem eletrônica ou telefone (contato direto). Quando através de mensagem eletrônica, são apresentadas as idéias a serem avaliadas e a descrição do processo de avaliação. No processo de avaliação o avaliador acessa o Banco de Idéias e, em seguida, seleciona a idéia pela qual é responsável. Na página da mesma, o avaliador abrirá o formulário de avaliação, preenchendo-o e salvando-o em seguida na mesma página. O formulário de avaliação consiste num questionário elaborado pela equipe gestora, no qual são apreciados quatro aspectos referentes a cada idéia. O primeiro aspecto consiste nos impactos ambientais referente ao desempenho da idéia com relação ao consumo de água e energia. Quanto maior a redução, melhor o desempenho com relação a esse aspecto. O segundo envolve aspectos técnico-operacionais referentes à facilidade de implementação e funcionamento da idéia depois de implantada. Aspectos culturais compreendem o terceiro tópico e consiste na avaliação da possibilidade e viabilidade de a idéia ser aproveitada fora dos limites da planta, por exemplo, nas comunidades nas quais os funcionários moram. Refere-se ainda aos

7 impactos psico-sociais da mesma. Dessa forma, a idéia terá melhor resultado à medida que será exportável para outros ambientes que não a planta industrial. Aspectos financeiros são considerados no quarto tópico e referem-se aos valores estimados de retorno financeiro e investimento proporcionados pela implantação e operação da idéia. Quanto maior o retorno e menor o investimento, maior potencial terão as idéias de tornarem-se oportunidades. Médias ponderadas das notas atribuídas por cada grupo de avaliadores, para cada idéia são então computadas na Matriz Avaliação de Idéias. A Matriz, desenvolvida no EXCEL e aprimorada pela equipe gestora no sentido de tornar-se aplicável ao trabalho com o Banco de Idéias, fornece finalmente, a ordem de prioridade das idéias cadastradas, ou seja, indica as idéias com maior potencial. Em seguida, com os dados da Matriz, gera-se o Demonstrativo das Idéias Prioritárias. Esse demonstrativo consiste num gráfico desenvolvido em ORIGIN no qual a informação da matriz pode ser melhor visualizada, como pode ser visto na Figura 1. Figura 1: Exemplo de um demonstrativo de idéias prioritárias. O eixo das abscissas corresponde ao investimento estimado para implementação da idéia e o das ordenadas representa os impactos positivos correspondentes à união dos aspectos que foram avaliados no questionário, excluindo o investimento. Dessa forma, considera-se que as idéias que se localizarem no segundo quadrante apresentam maior impacto positivo e menor investimento estimado, indicando-se, portanto, como prioritárias em um posterior estudo de viabilidade e detalhamento. Essa etapa conclui o objetivo final da gestão do Banco de Idéias do Projeto Ecobraskem: identificar as idéias com maior potencial de tornarem-se oportunidades.

8 3. RESULTADOS E DISCUSSÃO Atualmente, há noventa e quatro idéias cadastradas no Banco. Dessas, 25% encontrava-se em processo de avaliação ou já haviam sido implantadas desde o início do Projeto Ecobraskem (em fevereiro de 2005). No decorrer de sua operacionalização, o Banco de Idéias do Projeto Ecobraskem sofreu várias modificações. Algumas dessas são descritas a seguir. No início do projeto Ecobraskem, os formulários para cadastramento das idéias, além de estarem disponíveis na internet, também eram disponibilizados na forma impressa a fim de facilitar a proposição das idéias por parte dos funcionários da empresa que em sua maioria, no período do Projeto Braskem-Àgua, não tiram acesso fácil à internet. Dessa forma, os funcionários preenchiam os formulários manualmente e os gestores os recebiam e transcreviam para a versão eletrônica. Uma vez que se constatou que os funcionários já não tinham mais essa dificuldade, o formato impresso tornou-se desnecessário e o cadastro passou a ser realizado somente via internet. O processo e formato de avaliação da idéias também sofreram alterações. Inicialmente, a avaliação era realizada através de reunião entre membros da equipe gestora e funcionários selecionados previamente. Dessa forma, era obtida uma visão do avaliador com relação à idéia e tirava-se uma conclusão a partir de todas as reuniões para cada idéia. Como resultado, gerava-se um gráfico demonstrativo, o qual era feito manualmente. Dessa forma, o processo tornava-se demorado, uma vez que dependia da disponibilidade de avaliadores e membros da equipe gestora para a realização das reuniões. Além disso, como os resultados não eram contabilizados numericamente, a conclusão ficava a mercê do julgamento subjetivo dos gestores. As primeiras modificações ocorreram no formato da avaliação, a qual passou a ser feita através de questionários cujos resultados são inicialmente convertidos em notas (números) e são transcritas para a Matriz Avaliação de Idéias. Os resultados da Matriz geram então o Demonstrativo da Idéias Prioritárias. Com isso, a subjetividade dos gestores passou a ter menor influência sobre o resultado final, tornando-o mais fiel às opiniões dos avaliadores. Posteriormente, devido à dificuldade dos gestores em marcar reuniões com os avaliadores selecionados, o questionário passou a ser disponibilizado na internet, na página da idéia. Dessa

9 forma, a reunião presencial tornou-se desnecessária, uma vez que, como o questionário passou a ser respondido e arquivado no próprio banco, os gestores, para tratar os dados, necessitam somente acessar o banco e computar as informações dos questionários respondidos. Cabe ressaltar, entretanto, que, mesmo sem uma metodologia de desenvolvimento completamente estruturada, o processo de implementação de uma idéia pode ser acelerado por outros motivos, como apresentado no estudo de caso a seguir. 4.1 Estudo de Caso O tempo entre a sugestão e a implementação da proposição varia em função de características da mesma. Muitas vezes se faz necessário o estudo da proposição em vários aspectos e isto pode levar um pouco mais de tempo quanto maior e mais complexas forem suas abrangências e influências na área industrial. Como exemplo, a idéia Segregação do circuito de produção de água potável da produção das outras águas industriais proposta pelo engenheiro de Segurança e Meio Ambiente da Braskem Moisés Augusto (Braskem Água, 2003). A idéia em questão foi proposta quando a metodologia do Banco de Idéias ainda não contemplava em seu gerenciamento a avaliação sistemática das idéias cadastradas. O fato de ser uma proposição pertinente à visão da empresa, e também por ser primordial para o desenvolvimento de outras proposições, diretamente dependentes dos seus préstimos, fez com que recebesse uma atenção especial. Na metodologia vigente na época, existiam dificuldades na fase de avaliação das idéias, principalmente se esta era desconexa das demais. O processo somente se tornava mais ágil quando se observava a existência de certa interdependência entre as idéias. Ocorria assim, um maior estímulo ao estudo de algumas proposições em virtudes de estas serem essenciais para a implementação de outras sugestões.

10 A idéia do engenheiro Moisés foi levada a fórum para avaliação com certa urgência. Ela era uma condição necessária para que fosse dado prosseguimento a uma série de outras sugestões, também já cadastradas no banco de idéias e que culminariam em avanços no desempenho da empresa. Atualmente a metodologia do Banco de idéias propõe uma forma mais eqüitativa no gerenciamento das proposições, pois, mesmo as idéias desconexas sem relação direta com outras proposições cadastradas, poderão entrar no processo de avaliação de idéias com a mesma relevância. A segregação das idéias em áreas afins e outras melhorias na gestão, para a conseguinte avaliação, apontam para um melhor tratamento da sugestão de forma que possa ser extraído o seu potencial de oportunidade. 5. CONCLUSÃO A presença da Universidade na implantação de determinadas proposições da prática industrial é importante na determinação de inovações fundamentadas no conteúdo acadêmico, pois promove constantemente a formulação de bases teóricas cada vez mais consistentes que, quando associadas à vivência prática da área de operação industrial podem contribuir com avanços tecnológicos e economia de recursos além de redução de perdas na indústria. Como verificado neste trabalho, a parceria universidade/empresa, aspecto dos mais positivos trabalhados na gestão do Banco de idéias, proporciona um fluxo em duplo sentido, pois a universidade apresenta novidades possíveis de serem traduzidas através de tecnologias e idéias sendo a própria indústria, o laboratório das inovações surgidas no meio acadêmico. Concordando com o afirmado por Kiperstok et al. (2003), a indústria oferece à universidade o campo para a aplicação das teorias elaboradas e uma chance de pô-las em prática. Finalmente, o Banco de idéias realmente se traduz como uma ferramenta de grande utilidade para a aplicação de inovações tecnológicas. Aliado às proposições de melhorias ambientais, a ferramenta tem-se mostrado eficiente para o conceito de sustentabilidade da indústria no meio ambiente.

11 6. AGRADECIMENTOS Os autores deste trabalho gostariam de agradecer à Braskem e a FINEP - Financiadora de Estudos e Projetos que, através de um projeto cooperativo do Fundo Setorial de Petróleo e Gás, CT-PETRO, financiam este projeto e à Rede de Tecnologias Limpas da UFBA, que, juntamente com a Braskem, coordenam o projeto. 7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BRASKEM ÁGUA. Relatório Final. Agosto, KIPERSTOCK, A.; SILVA, M.; KALID, R. A.; SALES, E. A.; PACHECO FILHO, J. G.; OLIVEIRA, S; PERAZZO, C; FONTANA, D. Minimização do uso da água na indústria através da parceria entre universidade e empresas: o Projeto Braskem-Água. Bahia Análise & Dados, v. 13, p , 2003.